더 나은 비디오 회의를 위한 20가지 Zoom 팁과 요령

팬데믹과 업무 스타일의 변화로 인해 내부 팀 및 클라이언트와의 Zoom 통화가 일상화되었습니다. 이러한 업무 스타일의 변화와 Zoom 회의의 중요성을 고려할 때 철저한 준비가 필요합니다.

오디오 음소거를 깜빡 잊고 어색한 Zoom 회의에 참석한 적이 있으신가요? 아니면 Zoom으로 원격 회의에 참여했는데 통화 1분 전에 PC가 업데이트되어 중요한 가상 회의에 늦은 적이 있으신가요?

누구나 겪어봤을 법한 일이지만, 어색한 가상 회의가 더 이상 반복되지 않으려면 다음 20가지 Zoom 팁과 요령을 숙지하세요.

Zoom의 이해와 사용 방법 알아보기

Zoom은 중소기업 및 대기업에서 가상 회의, 웹 세미나, 마스터 클래스, 1:1 세션을 주최하고 소규모 회의실을 만드는 데 사용하는 클라우드 기반 가상 커뮤니케이션 소프트웨어입니다.

Zoom의 고급 기능은 다음과 같습니다 Zoom 대안 의 장점은 실시간 협업 기능, 인스턴트 메시징, Zoom 룸 시스템입니다. 또한 모바일 및 데스크톱 앱에서도 Zoom에 쉽게 액세스할 수 있습니다.

Zoom의 가장 인기 있는 사용 사례는 다음과 같습니다:

• 정기적인 가상 커뮤니케이션으로 분산된 팀 통합
• 기술 전문가와 비기술 전문가 모두 쉽게 사용할 수 있는 간단하고 직관적인 Zoom의 사용자 인터페이스 활용
• Zoom의 합리적인 가격의 무료 플랜을 이용하세요
• Zoom 소회의실을 만들어 긴 세션을 여러 개의 작은 세션으로 나누기
• Zoom 채팅을 사용하여 팀원들과 협업하기

Zoom은 업무 성과를 향상시키는 훌륭한 애플리케이션이지만 모든 Zoom 통화가 원활하게 진행되는 것은 아닙니다. 몇 가지 고유한 문제로 인해 Zoom을 사용하기 어려울 때도 있습니다.

zoom 회의의 일반적인 문제 ## 몇 가지 문제

Zoom 회의를 만들고 참석할 때 겪는 어려움은 다양할 수 있습니다. 어떤 분들에게는 안정적인 인터넷 연결이 가장 큰 문제일 수 있습니다 회의 노트 을 사용하는 것은 다른 사람들에게는 더 어려운 일이 될 수 있습니다.

저희는 매일 여러 차례 Zoom 통화에 참석하는 많은 전문가들과 이야기를 나누고 가장 일반적인 Zoom 회의 문제 목록을 작성했습니다:

• 문서화 프로세스가 없는 경우회의 아젠다 문서화 프로세스 부재* 주요 논의 주제에서 벗어남
• 적절한 Zoom 회의실의 회의 ID를 찾기 어려움
• 마이크, 카메라, 스피커 및 배경 소음과 같은 기술적 측면을 미리 설정하지 않음
• 회의 토론에 집중하기 어려움
• 오디오 및 비디오 품질에 문제가 발생함
• 배경 소음을 줄이는 데 문제가 있는 경우
• 호스트의 동의 없이 Zoom 영상 통화에 스팸 회의 참석자를 자동으로 허용하여 프라이버시 문제가 발생하는 경우
• 대규모 팀에서 의견 공유에 어려움을 겪는 경우
• 언어 장벽으로 인해 다른 사람의 말을 이해하지 못하는 경우
• Zoom 채팅을 효율적으로 사용하지 않아 내부 커뮤니케이션이 복잡해짐
• 애플리케이션을 여러 번 전환하는 등 멀티태스킹 중 주의가 산만해지는 경우
• 추적하기가 어려운 경우회의 노트 이 중 공감할 수 있는 내용이 있나요?

그렇다면 Zoom 팁을 통해 이러한 문제를 쉽게 해결하는 방법을 알아보세요.

Zoom 비디오 회의를 위한 20가지 팁

Zoom 통화는 이제 다음과 같은 업무에 필수적입니다 비즈니스 프로세스 개선 . 특히 여러 위치에서 원격 근무하는 대규모 팀이 있는 경우, 현재 시장에서 Zoom만큼 효과적인 대안을 찾기는 어려울 것입니다. 이러한 팀은 Zoom 기능을 통해 반복 통화와 일일 스탠드업을 실행하고, 소회의실과 전체 세션을 만들 수 있습니다.

가장 이상적인 접근 방식은 적절한 Zoom 에티켓과 최고의 실행 방식을 준수하여 Zoom 통화를 최대한 활용하는 것입니다.

1. ClickUp과 Zoom을 통합하여 비디오를 예약, 요약하고 녹화하기

직장에서 ClickUp을 사용하고 계신가요? 협업 레이어를 추가하여 Zoom 통합 를 클릭하여 ClickUp 내에서 회의를 주최하세요.

이 통합을 통해 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다:

• ClickUp 작업 내에서 Zoom 회의 버튼을 사용하여 Zoom 세션을 시작하세요. '/zoom' 명령어가 내장되어 있어 팀원들과 15분간 통화를 해야 할 때마다 Zoom과 ClickUp 사이를 전환할 필요가 없습니다. 또한, Zoom 회의가 시작되면 회의 링크가 작업 댓글에 자동으로 표시되어 모든 사람의 가시성을 확보할 수 있습니다

ClickUp에서 다음 회의 확대하기

• Zoom 영상 통화를 녹화하면 클라우드 녹화물이 수신함에 도착할 때까지 15~20분 정도 기다릴 필요가 없습니다. ClickUp은 회의가 끝난 직후 동일한 작업 내에서 회의 녹화 링크를 자동으로 업데이트합니다

회의가 종료되면 ClickUp이 자동으로 작업을 세부 정보로 업데이트합니다

• ClickUp 내에 Zoom 비디오 회의 체크리스트를 추가하고 회의가 계속 진행됨에 따라 체크리스트에서 작업을 하나씩 제거하십시오
• 체크리스트를 요약하여ClickUp 회의 전문가 편집 기능으로 회의에서 중요한 논의 사항을 모두 골라내어 MoM을 작성하는 전문가처럼 회의 내용을 정리하세요

2. 편리한 키보드 단축키를 사용하여 작업을 빠르게 완료하세요

다음은 유용한 Zoom 키보드 단축키입니다 가상 회의 zoom에서 실행합니다:

Zoom 바로 가기 키보드 단축키

3. Zoom에 이름과 선호하는 대명사 추가하기

전문적인 회의를 위해 플랫폼을 사용하는 모든 분을 위한 중요한 Zoom 팁 중 하나는 Zoom 포털에 법적 이름을 추가하는 것입니다. 이 작업은 한 번만 수행하면 Zoom 회의에 참여할 때마다 반영됩니다.

절차는 매우 간단합니다.

• Zoom 웹 포털에 로그인합니다
• '프로필'을 클릭한 다음 '편집'을 클릭합니다
• '표시 이름' 필드에 이름을 추가하고 변경 사항을 저장합니다

'표시 이름' 필드 아래에 선호하는 대명사를 입력할 수 있는 옵션이 표시됩니다. 다양성과 포용의 정신에 따라 선호하는 대명사를 추가해 보세요. 이렇게 하면 원격 회의 중에 다른 사람들이 여러분을 적절하게 호칭할 수 있습니다.

Zoom에 이름과 선호하는 대명사 추가하기

4. 한 번에 프라이버시 설정 설정하기

모든 Zoom 회의 프라이버시 설정을 미리 설정하면 호스트와 모든 게스트의 화상 회의 앱 경험이 향상됩니다.

다음 Zoom 팁을 사용하여 5분 안에 프라이버시 설정을 설정하세요:

• 개인 Zoom 회의실을 전문가용 Zoom 세션과 분리하기
• 웹 세미나 또는 공개 이벤트를 호스트할 때 프라이버시 보호를 위해 개인 이메일 ID를 사용하지 마세요
• Zoom 계정에서 엔드투엔드(E2E) 암호화를 사용 설정하세요. 이렇게 하면 게스트가 호스트의 권한 없이 회의를 녹화하거나 화면 공유를 시도하는 등의 정보 유출 활동이 자동으로 한도 내에서 제한됩니다
• 공개 이벤트를 호스트할 때는 원치 않는 게스트를 통화에서 제거하세요. 또한 이들의 음성 및 영상 통화를 완전히 차단하는 것이 좋습니다
• 100명 이상의 참석자가 있는 라이브 이벤트를 예약하는 경우 호스트보다 게스트가 먼저 회의에 참여하도록 허용하지 마세요. 게스트가 일찍 입장하여 지루해하지 않도록 하는 Zoom 팁입니다. Zoom 웹 포털의 '설정'으로 이동하여 '회의' 탭 위로 마우스를 가져간 후 아래로 스크롤하여 다음 옵션을 찾으세요

Zoom 내에서 프라이버시 설정 설정하기

5. 전문적인 프로필 사진과 가상 배경 추가하기

전문가 프로필 사진을 업로드하면 장시간 비디오 촬영 중에 비디오를 끌 수 있다는 추가적인 이점이 있습니다 Zoom 를 사용하면 다른 참가자가 빈 스페이스와 대화하는 것처럼 느끼지 않고 회의를 진행할 수 있습니다.

가상 Zoom 배경이 있는 전문가 프로필 사진은 다음과 같습니다:

를 통해 YouTube 프로필 사진을 변경하는 방법은 매우 간단합니다. '프로필'로 이동하여 '편집'을 클릭하여 변경하세요.

또 다른 Zoom 팁은 개인화된 Zoom 가상 배경을 추가하는 것입니다.

원격 근무 설정이 항상 최선은 아닙니다. Zoom을 사용하면 프라이버시를 강화하는 동시에 회의 전 정리에 신경 쓸 필요가 없는 가상 배경을 선택할 수 있습니다. 빛나는 금문교의 이미지든 별이 가득한 하늘이든 자신의 개성에 가장 잘 어울리는 가상 배경을 선택하세요. 'Zoom 설정'으로 이동하여 아래로 스크롤하면 이 옵션을 찾을 수 있습니다.

Zoom에서 가상 배경 설정하기

6. Zoom 대기실 설정하기

개인 회의 보안을 위한 최고의 Zoom 팁 중 하나는 대기실을 설정하는 것입니다. 호스트는 온라인 협업 이벤트에 진성 게스트를 추가하고 스팸성 참가자를 제거할 수 있습니다.

Zoom 대기실 설정하기

'미팅 설정'으로 이동한 다음 '미팅' 탭으로 이동하고 아래로 스크롤하여 Zoom 웹 포털의 '대기실' 필드를 켭니다.

7. 오디오와 비디오를 끈 상태에서 모든 Zoom 회의 시작하기

이른 아침 지저분한 침대 머리로 Zoom 통화에 참여하시나요? 아니면 회의가 시작하려는데 개가 짖어대는 것을 막느라 고생하시나요?

오디오 음소거를 해제하고 주변 소음을 줄이며 비디오 준비를 하기 전에 오디오를 음소거하고 비디오를 꺼서 안정을 취하는 것이 이러한 상황에서 놀라운 효과를 발휘하는 한 가지 Zoom 팁이 있습니다. 아래에 언급된 단계에 따라 이 설정을 기본적으로 설정할 수 있습니다:

• 기본적으로 오디오 음소거 회의 설정 > 오디오 > 회의에 참가할 때 마이크 음소거로 이동합니다
• 기본적으로 비디오 끄기: 비디오 설정 > 비디오 > 회의에 참여할 때 내 비디오 끄기로 이동합니다

8. 항상 갤러리 보기를 켜서 모든 회의 참가자를 확인하세요

웹 세미나와 같은 온라인 협업 이벤트이든 다른 Zoom 통화이든, 발표자뿐만 아니라 회의에 참석한 모든 사람을 관찰하는 것은 일반적인 Zoom 예의입니다. 그러기 위해서는 먼저 Zoom 회의에 참여할 때마다 '갤러리 보기'를 켜야 합니다.

Zoom 화면의 오른쪽 상단에 있는 '보기'로 이동하여 '갤러리'를 선택합니다

Zoom 회의 중 갤러리 보기를 조정하는 방법

갤러리 보기를 사용하면 하나의 회의 화면에서 49명 이하의 게스트를 볼 수 있습니다. 참가자가 더 많으면 여러 페이지에 대한 옵션을 활성화하세요.

Zoom에서는 소회의실을 설정하여 긴 세션을 100개의 짧은 세션으로 전환할 수 있습니다. 호스트는 이러한 세션에 참가자를 자동 또는 수동으로 할당할 수 있으며, 참가자는 원하는 소회의실을 유연하게 선택할 수 있습니다.

소회의실을 만들려면 다음과 같이 하세요: 설정 > 소규모 회의 > 참가자 할당 > 회의 예약으로 이동합니다.

via Zapier

9. 하나의 Zoom 링크를 사용하여 반복 회의 예약하기

단 하나의 미팅 URL을 사용하여 Google 캘린더에서 반복 미팅을 예약하면 미팅 시작 직전에 여러 번 초대를 보내는 수고를 덜 수 있어 시간을 크게 절약할 수 있습니다.

팔로워 확보 단계: 미팅 > 회의 예약 > 반복 회의 박스 체크 > 빈도 추가 > 저장.

Zoom에서 반복 회의를 설정하는 방법

예약된 이벤트를 변경하면 개인 미팅 ID로 Google 또는 Outlook 캘린더가 자동으로 업데이트되고 예정된 모든 미팅에 대한 기본값 설정이 됩니다.

10. 손들기 기능 사용 연습하기

가상 세계에서는 다른 사람이 말하는 도중에 끼어드는 것은 큰 실수입니다. 가상 회의에서 자신의 생각을 표현하는 것은 까다로울 수 있습니다. 다행히도 Zoom에는 손들기 이모티콘이 있습니다. 가상으로 손을 흔들어 다른 사람에게 할 말이 있다는 것을 표시하면 호스트가 모든 사람이 한꺼번에 말하는 혼란 없이 발언권을 줄 수 있습니다.

두 가지 방법으로 사용할 수 있습니다:

• 통화 화면에서 '리액션' 버튼으로 이동하여 이 이모티콘 '✋'를 선택하면 회의 참가자들에게 발언하고 싶고 차례를 기다리고 있음을 알릴 수 있습니다. 이 기능을 사용하려면 프로필 설정으로 이동하여 '비언어적 피드백' 기능을 켜세요
• 통화 중 채팅 창에 동일한 이모티콘을 게시하여 팀원들에게 발언 대기 중임을 알립니다

11. 이모티콘 반응 스킨톤 사용 설정하기

모든 이모티콘 피부 톤의 기본값은 노란색이지만, Zoom에서는 6가지 피부 톤으로 맞춤 설정할 수 있습니다. 프로필 > 설정 > 이모티콘 피부색 변경으로 이동합니다.

via Zoom

12. Zoom 회의의 실시간 녹취록 옵션 켜기

Zoom에서는 회의 중에 실시간 트랜스크립트를 켤 수 있습니다. 영상 통화를 호스트하는 경우 화면 하단으로 스크롤하여 '녹화' 버튼 옆에 있는 '실시간 트랜스크립트' 버튼을 클릭하세요.

모든 화자에 대한 자막을 생성하고 나중에 전체 대화 내용을 보기 위해 회의록 (MoM).

Zoom에서 라이브 전사

통화 녹취 기능은 참가자들이 의미 있는 토론을 놓치지 않도록 해주기 때문에 다양한 인종의 회원으로 구성된 다양한 팀에게 훌륭한 옵션입니다.

13. Zoom 아바타 활용하기

Zoom 세션에서 늘 똑같은 모습에 지치셨나요? Zoom 아바타로 전환하여 회의에 재미를 더해보세요.

아바타를 선택하는 단계는 설정 > 배경 및 효과 > 아바타입니다.

via HelloTech 여러 개의 즐겨찾기 동물 아바타 중에서 선택하여 프로필 사진을 재미있는 동물 캐릭터로 바꿀 수도 있습니다. 회의 모습은 다음과 같이 표시됩니다:

프로필에 재미있는 Zoom 아바타 추가하기

14. 브레인스토밍 세션에 Zoom 화이트보드 최대한 활용하기

Zoom 화이트보드는 브레인스토밍을 위한 원스톱 솔루션입니다 시각적 협업 소프트웨어 를 사용하세요:

• 브레인스토밍 세션을 시작하고, 이미지와 마인드맵을 추가하고, 모든 회의 참가자와 공유할 수 있습니다
• 더 큰 규모의 팀에 가상 캔버스를 제시합니다
• 실시간 대화형 화이트보드를 만들어 협업을 간소화하세요

화이트보드에 액세스하는 방법은 간단합니다. 통화 화면에서 '콘텐츠 공유' 버튼을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 아래로 스크롤하여 화이트보드를 찾습니다.

를 통해 Zoom

15. 자동 예약된 Zoom 회의에 대한 알림 설정하기

Zoom 앱을 통해 휴대폰에서 회의 알림을 활성화하면 워크스테이션에서 떨어져 있을 때에도 예정된 Zoom 회의에 대한 알림을 받을 수 있습니다.

설정으로 이동하여 '나에게 상기시켜 주기' 옵션을 클릭하고 토글합니다. 통화 몇 분 또는 몇 시간 전에 알림을 받고 싶은지 선택하세요.

via 테크니페이지

16. 고급 화면 공유 선택하기

호스트는 고급 화면 공유 옵션을 선택해 Zoom 회의의 협업 특성을 향상시킬 수 있습니다. Zoom의 화면 공유 주석 도구를 사용하세요:

• 화면의 특정 영역을 정확히 지정
• 커서를 화살표로 변환하고 화면의 아무 곳이나 클릭하여 화살표를 '고정'합니다
• 호스트의 커서를 점으로 바꾸기

17. 통화 중 커뮤니케이션에 Zoom 팀 채팅 사용

특정 팀원에게 개별적으로 직접 메시지를 보낼 수 있는데 왜 여러 팀원들이 참여하는 회의를 중단하고 특정 팀원에게 무언가를 말해야 할까요? Zoom의 기본 제공 인스턴트 메시징 채팅을 사용하면 가능합니다:

• 원격 통화 전 또는 통화 중 채팅 가능
• 연락처와 파일을 원활하게 검색
• 참가자 추가, 제거, 음소거 및 차단
• 모바일 및 데스크탑에서 Zoom 회의 참석

가장 좋은 점은? Zoom 팀 채팅은 무료입니다.

18. 화면 공유 전 탭 닫기

업무 통화 중에 화면을 보여줘야 하는데 실수로 Amazon 위시리스트가 노출된 적이 있으신가요?

그 성가신 탭 때문에 매번 짜증나시죠?

팀과 전체 데스크톱 화면을 공유하기 전에 불필요한 탭을 닫으세요.

회의 탭과 기타 관련 폴더 및 애플리케이션을 열어두면 Zoom과 다른 애플리케이션 사이를 전환할 필요가 없습니다. 개인 정보를 보호하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 컴퓨터 작업 속도도 빨라집니다!

19. Zoom 회의 전 소프트웨어 업데이트 피하기

가끔 화면에 '업데이트를 설치할 준비가 되었습니다'라는 메시지가 표시될 때가 있습니다.

Zoom 회의 전에 이러한 팝업이 표시되면 '지금 업데이트' 옵션을 클릭하지 마세요. 대신 근무일이 끝날 때까지 기다렸다가 모든 소프트웨어 업데이트를 실행하세요.

20. 'Zoom 피로'의 초기 징후를 파악하고 해결하기

세션에 참석할 때 모든 사람이 나를 쳐다보는 것 같은 느낌을 자주 받으시나요? 장시간의 잦은 회의는 인지 과부하로 이어져 압도감과 피로감을 유발할 수 있습니다.

이는 가상 근무자들 사이에서 흔히 나타나는 증상인 'Zoom 피로'의 징후입니다. 다행히도 이 문제를 해결하기 위해 취할 수 있는 몇 가지 단계가 있습니다.

스탠포드 대학교의 가상 인간 상호작용 연구소(VHIL)의 커뮤니케이션 교수인 제레미 베일런슨은 다음과 같은 몇 가지 제안을 합니다 연구 논문 를 참고하면 Zoom 피로 증상을 완화하는 데 도움이 됩니다:

• Zoom 창 크기 줄이기
• 연속된 원격 회의 중 '자기 보기 숨기기' 옵션 활성화하기
• 장시간 회의 중에는 비디오를 꺼서 화면에서 휴식을 취하세요
• 오디오 휴식을 취해 지속적인 구두 활동으로 인한 부담감을 관리하세요

팁과 요령으로 다음 Zoom 통화를 성공으로 이끄세요

Zoom 회의가 항상 최상의 경험을 제공하는 것은 아니지만, 글로벌 팀과 원격 팀 간의 격차를 효과적으로 해소하여 정보에 쉽게 액세스할 수 있게 해주는 것은 부인할 수 없는 사실입니다.

이 간단한 Zoom 팁과 요령을 활용하면 성공적인 Zoom 회의를 쉽게 주최할 수 있습니다.

ClickUp 작업 내에서 바로 Zoom 회의를 시작하여 원격 근무를 간편하게 진행하세요. ClickUp에 무료로 가입하세요 .