조달 전문가에게 업무 생활에 대해 물어보면 그들의 혼란스러운 세계를 엿볼 수 있습니다. 조달 관리자 는 항상 여러 우선순위의 균형을 맞추고 있습니다.
한편으로는 다양한 내부 이해관계자로부터 자재를 조달하고 공급업체를 온보딩하여 적시에 양질의 공급과 서비스를 보장해야 한다는 압박을 받기도 합니다.
그리고 모든 조달이 엄격한 예산 내에서 이루어지도록 해야 한다는 추가적인 압박도 있습니다. 또한 조달 기능은 합리적인 가격, 양질의 공급, 적시에 공급업체에 대한 결제 등 공급망 문제로 인해 어려움을 겪기도 합니다.
조달 전문가들이 어려움을 겪는 이유는 무엇일까요? 가장 일반적인 조달 과제는 무엇인가요? 기술은 조달 문제를 해결하는 데 어떻게 도움이 될까요?
이 블로그 게시물에서는 공급망 관리를 간소화하는 솔루션과 함께 이러한 영역을 자세히 살펴봅니다 조달 프로세스 .
조달 과제 이해하기
조달 팀을 괴롭히는 핵심 과제를 살펴보기 전에 조달 기능이 어려움을 겪는 이유를 분석해 보겠습니다.
구매 부서는 적시에 양질의 자재를 확보하는 비즈니스의 관리 기능으로 여겨졌습니다. 그러나 2000년대 이후에는 조직의 전략적 문제를 포함하여 조달의 역할이 더욱 확대되었습니다.
오늘날 조달 전문가는 비즈니스 수익에 긍정적인 영향을 미치는 전략을 개발할 책임이 있습니다. 또한 구매 주문 및 공급업체를 관리하고 규정 준수 확인을 수행하는 등 일상적인 업무도 최적화해야 합니다.
공급업체 및 벤더 관리, 공급망, 비용 최적화, 위험 완화는 현대 조달 관리자의 추가 책임입니다.
그러나 시장 위험, 원자재 부족, 불안정한 글로벌 무역 문제, 비즈니스 리더들의 신기술에 대한 안일한 접근 방식은 조달 부서를 위기에 몰아넣고 있습니다.
조달의 8가지 공통 과제 # 8가지 공통 과제
조달 프로세스의 광범위한 특성으로 인해 다양한 위험과 과제에 노출되어 있습니다. 가장 일반적인 조달 과제는 다음과 같습니다:
인플레이션 상승
원자재 비용의 상승으로 인해 조달 전문가들은 잠 못 이루는 밤을 보내고 있습니다. 공급망 중단, 배송 위험, 협소한 노동 시장, 비지지적인 경제 정책 등의 요인으로 인해 비용이 증가했습니다.
코로나19와 계속되는 전쟁은 자재 비용 상승의 두 가지 주요 요인입니다. 간헐적인 봉쇄 조치로 생산성이 낮아지면서 수요와 공급의 격차가 확대되었고, 결국 가격 상승으로 이어졌습니다.
러시아와 우크라이나는 주요 에너지 수출국이지만 분쟁으로 인해 생산이 저조하여 조달 팀이 필수 자원을 프리미엄으로 준비해야 한다는 압박이 가중되고 있습니다. 침공 이후 에너지 가격은 다음과 같이 상승했습니다 5개월 동안 20% .
조달 관리자는 급격한 물가 상승으로 인해 비용 효율적인 조달 전략을 유지하는 데 도움이 필요합니다. 따라서 인플레이션 상승은 2024년 비즈니스 리더들이 극복해야 할 가장 큰 조달 과제 중 하나입니다.
인재 부족
기업이 직면한 중요한 과제는 조달 기능 및 공급망 산업에서 더 많은 숙련된 전문가가 필요하다는 것입니다. 위대한 사임 를 시작으로 미국 시장에 영향을 미친 경기 침체와 같은 후폭풍이 노동 시장을 뒤흔들고 있습니다.
기업들은 그 공백을 메우기 위해 기존 직원들에게 더 적은 인력으로 더 많은 일을 하도록 강요하고 있습니다. 따라서 기존 직원들은 과중한 업무에 시달리며 지속적으로 소진되고 있습니다. 생산성은 사상 최저치를 기록하고 있으며, 노동력 결근률이 증가하여 조달 전략이 더욱 복잡해지고 있습니다.
2024년에 조달 리더는 직원의 시간과 에너지를 낭비하는 비효율적인 프로세스를 파악하고 이를 자동화할 방법을 찾아야 합니다.
계약 관리
계약 관리는 공급업체 관계를 유지하기 위한 기본입니다. 계약은 공급업체와의 새로운 관계의 시작을 알리는 법적 문서이지만, 그 목적은 그보다 훨씬 더 광범위합니다.
비즈니스가 경쟁력 있는 가격으로 제품을 공급할 수 있도록 하는 것이 목표입니다. 계약은 자재의 안정적이고 품질 좋은 납품과 거래의 전반적인 비용 효율성을 보장합니다.
그러나 대부분의 조달 팀은 긴 처리 시간, 수동 프로세스, 공급업체 관련 문제, 커뮤니케이션 및 조정 부족, 계약 분실 등으로 인해 잠재력을 최대한 발휘하지 못합니다.
이로 인해 비용 절감의 기회를 놓치고, 규정 미준수 위험에 노출되며, 공급업체와의 관계가 악화되고, 의사 결정이 제대로 이루어지지 않습니다. 기업은 공급망 관리 프로세스를 자동화하고 중앙 집중화할 수 있는 효율적인 조달 시스템이 필요합니다.
부정확한 데이터
대부분의 기업에서 구매팀은 다음을 관리합니다 데이터 입력 수동으로. 자동화 및 분석 기능이 제한된 스프레드시트와 레거시 시스템에서 데이터를 입력합니다. 데이터를 수작업으로 처리하기 때문에 주로 일관성이 없고 인적 오류가 발생하기 쉽습니다.
품질이 좋지 않은 데이터베이스의 결과는 잘못된 의사 결정과 느린 의사 결정으로 이어집니다. 비즈니스는 중요한 기회를 놓치고 재고 수준 데이터의 불일치로 인해 초과 재고를 주문하는 등 원치 않는 위험에 노출됩니다.
반면 정확하고 신뢰할 수 있는 데이터를 통해 구매 담당자는 올바른 의사결정을 내리고 구매 프로세스에 대한 가시성을 확보할 수 있습니다.
수요 패턴, 시장 위험, 배송 수요, 리드 타임 및 ROI와 같은 공급업체별 핵심 성과 지표에 대한 실시간 인사이트와 정확한 데이터를 얻을 수 있습니다.
빠르게 성장하는 기업의 구매 부서는 중앙 집중식 데이터 솔루션을 사용하여 데이터 수집과 분석을 자동화함으로써 업무와 재무 감사를 더 쉽게 수행할 수 있습니다.
내부 커뮤니케이션 부재
부실한 내부 커뮤니케이션은 전략적 리더의 역할을 맡은 구매팀에 대한 고위 경영진의 기대와 공개적으로 모순되기 때문에 구매 분야에서 가장 놀랄 만한 문제 중 하나입니다.
구매팀은 독립적으로 일하기 때문에 주로 재무 정보 및 기능 간 협업과 같은 다른 팀의 리소스에 의존합니다.
그러나 이러한 정보는 강력한 내부 커뮤니케이션 네트워크가 구축되어 있을 때 얻을 수 있습니다.
구매팀이 직면한 중요한 과제 중 하나는 사일로에서 일하기 때문에 조직 전체의 전략을 알지 못하고 미래 수요에 대한 이해가 제한적이라는 점입니다.
기술 부족으로 인해 데이터 입력이 수작업으로 이루어지고 체계적이지 않아 주요 프로세스가 느려집니다. 또한 현재의 문제점을 해결할 수 있는 능력이 떨어지고 비즈니스가 위험에 더 취약해집니다. 기업이 변화하는 비즈니스 조건에 적응하고 조달 문제를 극복하려면 기술 시스템이 필요합니다.
리스크 관리
조달 팀은 리스크 관리를 위한 강력한 기반이 있을 때 최상의 결과를 제공합니다. 조달은 긴 프로세스이며 여러 내부 및 외부 요인이 영향을 미칩니다.
이러한 요소는 직원 행동과 같은 내부 위험과 글로벌 이벤트와 같이 통제하기 어려운 외부 위험으로 이어지기도 합니다.
그러나 다음과 같은 위험은 조달 관리자가 공급망에서 관리해야 할 위험 관리 목록의 맨 위에 있습니다:
가격 불안정
현재 공급망 시장은 변동성이 매우 큽니다. 지속적인 가격 변동은 조달 비용을 증가시킵니다. 공급업체가 더 많은 비용을 요구함에 따라 재고 부족을 피하려면 유연한 예산을 확보하는 것이 필수적입니다.
공급망 중단
공급망은 전쟁, 정치적 문제, 자연재해와 같은 요인으로 인해 예기치 않게 중단될 수 있습니다. 이 경우 가장 큰 어려움은 11시에 다른 공급업체로부터 자재를 조달하는 것입니다. 여기서 핵심은 조달 전문가와 협력하면서 이러한 인스턴스를 보다 효율적으로 관리할 수 있는 대응 시스템을 구축하는 것입니다.
사기
조달 프로세스에서는 직원, 공급업체, 계약업체 등 다양한 출처에서 사기가 발생하기 쉽습니다. 송장 사기는 일반적으로 공급업체가 비용을 부풀리고 조달 팀이 이를 확인하지 않고 승인할 때 발생합니다. 가격 담합은 계약업체가 팀을 이루어 원가를 올리거나 할인을 포기하는 또 다른 자주 발생하는 사기입니다.
공급업체 문제
견고하고 긍정적인 공급업체 관계를 유지하는 것은 조달 문제 해결의 토대가 됩니다. 많은 공급업체 문제는 불명확한 사양 및 요구사항과 같은 내부 요인으로 인해 발생합니다. 공급업체가 기대치를 명확히 전달하면 고품질 납품을 관리하기가 더 쉬워집니다.
마찬가지로 공급업체의 역량을 파악하기 위한 공급업체 평가 실사를 완료하지 않거나 KPI에 동의하지 않는 것도 공급업체 관계 관리의 긴장을 높이는 요인입니다.
기술 부재
조달 프로세스의 디지털화 부족은 조달 운영을 확장하려는 강력한 플랜을 가진 기업에게 문제입니다. 새로운 기술이 일상 활동에 필수적인 요소가 되지 않는다면 조달 전략의 잠재력을 충분히 발휘하지 못할 것입니다.
기술이 부족하면 데이터 입력이 수작업으로 이루어지고 체계적이지 않아 주요 프로세스가 느려집니다. 또한 현재의 문제점을 해결할 수 있는 능력이 떨어지고 비즈니스가 위험에 더 취약해집니다. 비즈니스는 변화하는 비즈니스 조건에 적응할 수 있는 기술 시스템이 필요합니다.
조달 과제 해결을 위한 기술의 역할 조달 문제 해결을 위한 기술의 역할
기술은 기업의 주요 조달 과제를 극복하는 데 핵심적인 역할을 할 것입니다. 다음은 디지털화로 인해 가장 큰 변화를 겪게 될 몇 가지 영역입니다:
프로세스 자동화
기술은 구매 요청, 구매 주문, 송장 처리와 같이 가치가 낮은 작업을 자동화함으로써 가장 눈에 띄는 변화를 가져올 것입니다. 동시에 자동화를 통해 인적 오류도 감소합니다.
따라서 구매 관리자는 새로운 전략적 이니셔티브 계획, 공급업체 협상 아이디어 개발, 공급업체 관리와 같은 중요한 전략 수준의 작업에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다.
전자 조달 시스템 구축
전자 조달 시스템은 조달 관리 소프트웨어 에서 전체 조달 프로세스를 자동화합니다 견적 요청(RFQ) 결제까지. 또한 정책을 시행하고 투명성을 높이는 데 중요한 역할을 합니다. 이 소프트웨어는 모든 내부 조달 데이터와 도구를 중앙 집중화하여 모니터링이 필요한 부분을 명확하게 보여줍니다.
와 함께 클릭업 견적 요청 템플릿 클릭 를 사용하면 공급업체와 효과적으로 커뮤니케이션할 수 있습니다
고급 분석 및 보고
디지털 트랜스포메이션을 통해 기업은 조달 데이터에 대한 심층적인 인사이트를 확보할 수 있습니다. 고급 분석 기능을 통해 조달 팀은 빅데이터를 분석하여 지출 패턴과 비용 절감 기회를 파악하고 공급업체의 성과를 평가할 수 있습니다.
인공지능(AI) 도구는 수요 예측, 시장 동향 파악, 조달 전략 최적화를 통해 이를 더욱 강화할 것입니다. 이러한 인사이트를 통해 경영진은 공급망 중단에 더욱 탄력적으로 대응하고 그에 따라 재고 관리 전략을 채택할 수 있습니다.
협업 개선
서로 다른 도구의 데이터를 중앙 집중화하여 모든 팀을 하나로 모을 수 있습니다. 실시간 협업 팀이 조달 관리 소프트웨어로 모든 종류의 데이터에 액세스할 수 있기 때문에 여러 부서 간의 실시간 협업은 더 이상 먼 꿈이 아닙니다.
이 소프트웨어는 모든 사람이 진행 상황을 파악하고 이해관계자가 전체 프로젝트를 한눈에 볼 수 있게 해줍니다.
이는 조달 부서가 계약 정보를 중앙 집중화하고 다음을 사용하여 위험을 평가함으로써 공급업체와의 투명성을 유지할 수 있는 좋은 기회입니다 공급업체 관리 소프트웨어 .
더 많은 혁신
구매 리더는 마침내 이해관계자 테이블에 앉아 제품 혁신 아이디어를 위해 일함으로써 회사 전략에 기여할 수 있게 됩니다.
R&D 부서와 협력하여 조달 프로세스를 보다 지속 가능하게 만드는 등의 플랜을 브레인스토밍하고 친환경 자재를 제공하는 공급업체와의 협력을 강조할 수 있습니다.
ClickUp으로 조달 문제를 극복하기 위한 일반적인 팁
조달은 긴 과정이며, 기술은 가장 시급한 과제를 해결하는 해답입니다. 그러나 기업은 운영을 간소화하기 위해 소프트웨어를 신중하게 선택해야 합니다.
ClickUp은 조달 프로세스를 자동화하여 부족한 부분을 채워주는 고급 조달 소프트웨어입니다. 클릭업은 자동화 기능은 조달 팀의 요구사항에 완벽하게 부합합니다.
ClickUp 자동화를 사용하여 조달 프로세스 내 반복적인 작업을 자동화하세요
사전 구축된 프로세스 자동화 요구사항에 따라 선택하고 맞춤형으로 설정할 수 있는 워크플로우를 제공합니다. 팀원에게 할당된 조달 요청과 상태 업데이트를 추적하세요.
ClickUp은 Slack 및 Google 스프레드시트와 같은 기존 도구와 통합되어 창을 전환하거나 팀 채팅 내에서 데이터에 액세스하지 않고도 팀과 협업할 수 있는 기능을 제공합니다. 내부 이해관계자와 토론을 시작하고, 승인을 받고, 관련 채널에서 견적을 공유하세요.
ClickUp의 조달 템플릿 을 사용하면 공급망 관리 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 이해관계자 접수 요청, 벤더 및 공급업체의 가격 제안 수락, 계약 협상 및 승인 워크플로우 등 모든 활동을 쉽게 추적, 관리 및 모니터링할 수 있습니다.
ClickUp 조달 템플릿을 사용하여 다양한 목적의 테이블, 목록 및 문서를 통해 전체 조달 프로세스를 효과적으로 탐색합니다
코드가 필요 없는 데이터베이스를 통해 진행 상황을 한 곳에서 시각화할 수 있습니다. 공급업체 및 팀원과의 커뮤니케이션과 협업을 최적화하여 공정성과 투명성을 보장하세요.
성공적인 공급망 관리에는 조달 실행 플랜과 공급망 최적화를 위한 전략 수립이라는 두 가지 측면이 있습니다.
실행 계획은 모든 소모품과 서비스를 제때에 예산 범위 내에서 확보할 수 있도록 보장합니다.
전략은 조직을 체계적으로 유지하고, 커뮤니케이션을 개선하며, 협상에서 앞서나가는 데 도움이 됩니다.
전략 ClickUp의 조달 실행 계획 템플릿 를 통해 이를 수행할 수 있습니다:
- 각 작업을 배치하고, 팀원에게 할당하고, 타임라인을 추가합니다
- 효율적인 실행을 위한 목표 우선순위 지정
- 진행 상황 업데이트를 경영진과 빠르고 쉽게 공유할 수 있습니다
ClickUp의 조달 실행 계획 템플릿을 사용하여 작업을 효율적으로 처리하고 효과적인 조달 절차를 설정하세요
가장 좋은 점은 ClickUp이 조달, 문서, 목표, 차트 등을 결합하여 하나의 작업을 완료하기 위해 여러 플랫폼을 뒤섞느라 시간을 낭비하지 않아도 된다는 것입니다.
예를 들어 ClickUp 목록 보기 는 사용자 정의 필드, 태그, 정렬 기능을 통해 조달 프로세스와 예산 관리에 이상적입니다. 작업의 개요 보기를 통해 작업을 빠르게 정렬하거나 필터링할 수 있습니다. ClickUp AI 는 조달 관리 문서와 템플릿을 자동으로 채워 팀의 생산성을 높이고 인적 오류를 줄여줍니다. 그런 다음, 조달 플랜을 몇 초 안에 실행 가능한 작업으로 전환하세요.
마지막으로, 모든 내부 및 외부 문서를 ClickUp 작업 공간에 저장하고 모든 조달 요구사항에 대한 단일 소스로 ClickUp을 사용하세요.
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