프로세스는 의도적으로 설계하든 그렇지 않든 존재합니다. 누군가에게 작업을 할당하면 그 사람은 자신만의 프로세스를 만들어 반복적으로 사용함으로써 작업을 더 쉽게 처리할 수 있습니다.
저는 이 글을 써달라는 요청을 받았을 때 Google Doc을 열어 개요를 복사하여 붙여넣고, 각 섹션에 대한 조사를 시작하고, 글을 쓰고, 편집하고, 교정하고, 하이퍼링크를 추가하고, 승인을 받기 위해 보냈습니다. 만약 작가가 열 명이라면 그 과정도 열두 가지가 될 것입니다.
하지만 하나의 브랜드로서 글쓰기, 편집, 출판, 배포에 일관성을 유지하려면 수십 개의 프로세스를 가질 여유가 없습니다. 하나의 일관된 프로세스가 필요합니다.
효율적이고 효과적이며 일관된 워크플로우를 설정하려면 철저한 프로세스 분석이 필요합니다. 이 블로그 게시물에서는 이를 설정하는 방법을 보여 드리겠습니다!
프로세스 분석이란 무엇인가요?
프로세스 분석은 비즈니스 활동의 내부 작동을 이해하고 문서화하는 체계적인 접근 방식입니다. 비즈니스에 따라 프로세스 관리 \BPM] 학파에서 프로세스 분석은 지속적인 개선의 중요한 부분입니다.
현재 ClickUp에서 관리되는 분석 프로젝트의 여러 단계에 있는 모든 프로세스의 예시입니다
프로세스 분석의 주요 목적은 개선 기회를 파악하는 것입니다. 이를 위해 비즈니스 프로세스 분석은 일반적으로 다음과 같은 연구를 진행합니다:
- 작업을 완료하기 위해 수행되는 단계
- 각 단계가 수행되는 방식
- 각 단계가 후속 단계에 미치는 영향
- 프로젝트에 기여하는 방식
- 각 단계에 대한 책임자
- 에스컬레이션 매트릭스
- 중복 및 백업 플랜
- 프로세스를 따르는 과정에서 팀원이 직면하는 어려움
이를 관찰하고 문서화하면 BPM 팀은 개선할 방법을 찾습니다 프로세스 효율성 진행 중인 일을 방해하지 않으면서도.
프로세스 분석은 일회성 활동이 아닙니다. 오히려 정기적으로 수행하여 지속적인 개선을 지원하는 것이 가장 좋습니다. 그 이유는 다음과 같습니다.
프로세스 효율성
프로세스 분석 수행의 ## 이점
지속적이고 전략적인 프로세스 분석은 수익 증대를 비롯하여 다양한 방식으로 비즈니스에 도움이 될 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.
기존 시스템 이해: 비즈니스 프로세스 분석은 현재 상황을 있는 그대로 파악할 수 있는 환상적인 방법입니다. 다음과 같은 질문에 답함으로써 효율성과 효과성을 측정하는 데 도움이 됩니다:
- 영업 팀이 CRM을 효율적으로 사용하고 있는가?
- 모든 사람이 파이프라인에 대한 가시성을 명확히 파악하고 있는가?
- 모든 티켓이 프로젝트 관리 도구에서 제기되고 있는가?
- 지난 스프린트에서 목표를 달성했는가?
- 고객 서비스 팀의 생산성이 향상되고 있나요?
개선 기회 파악하기: 기존 프로세스를 이해한 후에는 부족한 부분을 파악하고 해소할 수도 있습니다. 직관이 아닌 데이터를 기반으로 의사 결정을 내릴 수 있습니다. 물론 이것은 프로세스 분석의 가장 직접적이고 간단한 이점입니다.
운영 효율성 향상: 다양한 팀에서 각자의 프로세스를 사용하는 것이 일반적입니다. 예를 들어, 영업팀은 상호작용을 기록하기 위해 Salesforce를 사용하고, 고객 성공팀은 관계를 관리하기 위해 ClickUp을 사용하며, 마케팅팀은 진행 상황을 추적하기 위해 Hubspot을 사용합니다. 이로 인해 많은 정보가 누락될 수 있습니다.
clickUp 대시보드에서 본 팀 생산성 및 효율성 지표표 참조
Good 워크플로우 분석 는 이러한 시스템 간의 통합을 개선하고 원활한 프로세스 흐름을 촉진합니다.
운영 비용 절감: 비즈니스 프로세스 분석은 중복, 병목현상, 비효율성을 파악합니다. 그런 다음 운영 리더는 이를 제거하여 자재 조달, 에너지 소비, 인건비 등의 비용을 절감할 수 있습니다 프로젝트 개발 단계.
고객 충성도 향상: 고객은 일관된 경험을 좋아합니다. 비즈니스 프로세스 분석은 이를 제공하는 데 도움이 됩니다. 더 적절하게는 비즈니스가 고객 경험의 문제와 단점을 파악하고 다음과 같이 개선할 수 있도록 도와줍니다 워크플로우 최적화 .
프로세스를 주시하면 반복되는 문제를 관찰하고 선제적으로 솔루션을 구축할 수 있습니다. 또한 클라이언트에게 예정된 문제를 미리 알려 신뢰를 쌓을 수도 있습니다.
규정 준수: 규정을 준수하지 않으려는 조직은 없습니다. 하지만 지속적인 모니터링과 주의가 없으면 규정 준수 문제를 간과하는 경우가 있습니다.
정기적인 비즈니스 프로세스 분석은 이를 방지하고 규제 처벌 및 법적 분쟁으로부터 비즈니스를 보호합니다.
더 나은 직원 경험: 비즈니스 프로세스 분석의 혜택을 받는 것은 고객뿐만이 아닙니다. 효율적인 프로세스는 업무량 감소로 이어져 만족도가 높아집니다. 동기 부여를 받은 직원들은 더 열심히, 더 잘, 더 높은 수익을 위해 일합니다.
경쟁 우위: 경쟁이 치열한 시장에서 진정한 경쟁 우위는 업무 수행 방식입니다. 프로세스 분석은 경쟁 우위를 유지하기 위해 프로세스를 모니터링, 평가, 개선하는 데 도움이 됩니다.
이제 프로세스 분석이 필요한 이유를 알았으니 이제 프로세스 분석의 유형과 수행 방법을 살펴보겠습니다.
프로세스 지도의 ## 유형
이름에서 알 수 있듯이 프로세스 지도 작성 는 프로세스 흐름을 시각적으로 지도화하는 데 도움이 되는 기법입니다. 프로세스가 어떻게 수행되는지, 관련된 단계는 무엇인지, 이해관계자는 누구인지, 소요 시간은 얼마나 되는지 그림을 그려줍니다.
프로세스 지도는 관련된 모든 것에 대한 개요 보기를 제공하므로 비즈니스 운영 팀이 잠재적인 개선 사항을 시뮬레이션하는 데 도움이 됩니다.
프로세스 지도는 다양한 방법으로 만들 수 있습니다. 가장 일반적으로 사용되는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.
기본 순서도
채용 프로세스 흐름도 템플릿_ 클릭하기
가장 인기 있고 일반적으로 사용되는 프로세스 지도는 Box와 화살표로 여정을 시각적으로 표현한 플로우차트입니다. 기본이라고 해서 한도가 정해져 있는 것은 아닙니다.
플로차트를 사용하면 여러 의존성과 상호 연결성이 있는 복잡한 프로세스를 지도화할 수 있습니다. 단계, 의사 결정 및 여러 경로를 수용할 수 있습니다. 또한 조건이 충족되지 않는 경우 이전 단계로 되돌아갈 수도 있습니다. 다양한 플로차트 중에서 선택할 수 있습니다 흐름도 템플릿 에서 Word, PowerPoint, Excel 또는 ClickUp.
그리고 ClickUp 프로세스 순서도 템플릿 는 채용 프로세스를 예시로 시각화합니다. 이 순서도에는 채용 관리자의 신규 리소스 요청부터 제안까지 모든 단계, 이해관계자, 한 단계에서 다음 단계로 넘어가는 흐름이 포함되어 있습니다.
최적: 여러 의사 결정이 수반되는 복잡한 순차적 프로세스.
스윔레인 다이어그램
스윔레인 다이어그램을 사용하여 프로세스 전반에서 누가 무엇을 하는지를 지도하세요_
스윔레인 다이어그램은 기본 플로차트를 개선한 것입니다. 수영장의 모양을 사용하여 비즈니스 프로세스를 시각적으로 표현하고, 프로젝트를 관련된 각 팀/개인별로 레인으로 세분화합니다.
스윔레인 플로차트는 모든 사람을 프로젝트 보드에 참여시키고 효과적으로 협업하는 데 도움이 됩니다. 다음과 같은 도움이 됩니다 워크플로우 최적화 작업과 책임을 명확하게 설명하여 작업 흐름을 최적화합니다. 엔지니어링 팀에서 점진적인 코드 변경을 배포하는 동안 지속적인 통합/지속 개발 [CI/CD]를 위해 일반적으로 사용됩니다.
최적의 대상: 단일 프로세스에서 작업하는 여러 기능 팀
값 스트림 지도
가치 흐름 지도를 사용하여 프로세스에서 부가가치가 없는 부분을 식별하여 최소화하세요 가치 흐름 지도 는 프로세스의 비효율성을 파악하고 부가가치를 창출하는 부분과 부가가치가 없는 부분을 명확하게 구분하는 데 도움이 됩니다. 일반적으로 제품 팀에서 사용하는 가치 흐름 지도는 네 가지 단계를 용이하게 합니다:
- 제품군 정의
- 현재 상태 문서화
- 미래 상태 설계
- 구현 플랜 만들기
가치 흐름 지도의 주요 목표는 비용, 시간, 리소스를 절약할 수 있는 변경 사항을 설계하는 것입니다.
가치 흐름 맵의 ClickUp 값 스트림 매핑 템플릿 를 사용하여 프로세스를 설계하고, 메모를 남기고, 파일을 첨부하고, 목표를 정의하여 공급 및 배송 물류의 윤곽을 잡을 수 있습니다. 템플릿 내에서 바로 개선 작업을 생성하고 할당할 수 있습니다.
이 템플릿으로 충분하지 않나요? 더 많은 기능이 있습니다. 다음을 확인하세요 상위 10가지 값 스트림 매핑 템플릿 를 사용하여 팀 프로세스를 개선하세요.
최적 대상: 제품에서 배송까지 프로세스를 설계하는 팀
SIPOC
clickUp에서 SIPOC 프로세스 지도 보기 보드 보기
SIPOC는 공급업체, 인풋, 프로세스, 아웃풋, 고객을 의미합니다. 아래의 식스 시그마 방법론인 SIPOC는 엔드투엔드 프로세스의 경계와 범위를 정의합니다.
이 방법론의 가장 큰 장점은 고객에 초점을 맞춘다는 점입니다. 이를 반영하기 위해 일부 전문가들은 고객을 최우선으로 하는 COPIS라는 용어를 사용하기도 합니다.
최적의 대상: 단계와 해당 이해관계자를 명확히 하고자 하는 비즈니스
비즈니스 프로세스 모델 및 표기법 [BPMN]
트리소테크에서 만든 Amazon 주문 처리를 위한 BPMN 예시 | via
비즈니스 프로세스 인큐베이터 오브젝트 관리 그룹에서 설계한 비즈니스 프로세스 모델 및 Notion은 복잡하고 상호 연결된 비즈니스 프로세스를 지도화하기 위한 세부적인 순서도입니다.
순서도와 마찬가지로 이벤트, 활동, 흐름, 게이트웨이의 단계가 포함되어 있습니다. 각 단계 아래에는 여러 개의 기호가 있습니다.
예를 들어 게이트웨이는 배타적, 포괄적, 이벤트 기반, 병렬 또는 이 둘의 조합일 수 있으며 각각 고유한 기호가 있습니다. 흐름은 시퀀스 흐름, 메시지 흐름, 연결 또는 데이터 연결로 표시할 수 있습니다.
이러한 세부 수준을 통해 BPMN은 모든 이해관계자에게 정확한 구현이 가능하도록 충분한 세부 정보를 제공합니다.
최적의 대상: 프로세스를 엔드투엔드 지도화하는 비즈니스, 소프트웨어 엔지니어링 팀에 가장 유용합니다
프로세스 분석 수행 방법
프로세스 분석은 일관성 있고 전략적이며 주기적이어야 합니다. 조직에서 이를 어떻게 실현할 수 있는지 알아보세요.
범위와 목적 정의하기
6개월마다 프로세스 분석을 수행해야 하지만 매번 범위와 목적이 같을 수는 없습니다. 분석하는 프로세스의 성숙도에 따라 범위와 목적이 크게 달라질 수 있습니다.
따라서 다음을 정의하는 것부터 시작하세요.
범위: 어떤 프로세스를 분석할 것인가? 분석의 범위는 어느 정도인가요?
예를 들어, 고객 성공을 담당하는 담당자는 고객의 구매 후 전체 여정을 분석할 수 있습니다. 여기서는 고객 샘플을 채취하고, 고객 여정의 단계와 마일스톤을 연구하고, 1~2회의 통화를 듣고, 몇 명의 고객 성공 담당 임원을 인터뷰할 수 있습니다.
반면에 월간 고객 리뷰를 심층적으로 분석할 수도 있습니다. 이 경우 특정 기간 동안 모든 고객 리뷰 통화를 듣게 됩니다. 고객이 어떻게 느꼈는지, 주요 불만 사항은 무엇인지, 고객이 원하는 해결책은 무엇인지에 대해 더 깊이 관찰할 수 있습니다.
목적: 무엇을 찾고 있나요? 조사 결과에 대해 어떤 조치를 취하시겠습니까?
물론 프로세스 분석의 즉각적인 목적은 개선 기회를 찾는 것입니다. 그러나 일부 개선에는 더 많은 비용이 들 수도 있고, 시간이 오래 걸리거나 조직의 다른 부분에 영향을 미칠 수도 있습니다. 시작하기 전에 목표가 무엇인지 생각해 보세요.
팀을 하나로 모으기
좋은 프로세스 분석을 위해서는 적절한 전문가가 필요합니다. 분석가 팀을 선택하세요:
- 분석 중인 프로세스에 대한 경험이 있습니다
- 프로세스를 정기적으로 사용
- 작업이 현재와 같은 방식으로 수행되는 이유를 파악합니다
- 더 큰 조직의 워크플로우에 미치는 영향 이해
관찰한 내용을 토론하고 논의할 수 있는 협업 환경을 조성하세요. ClickUp 작업 보기와 댓글은 이를 가능하게 하는 좋은 방법입니다.
관리자의 과중한 업무 부담이나 수동 핸드오프 없이 팀 수준의 보기, 워크플로우 및 자동화를 관리하세요.
현재 상태 파악
정성적 분석으로 시작하세요. 기존 프로세스를 감사할 때는 방법과 이유 모두에 집중하세요. 예를 들어, 현재 스프레드시트에 고객 불만 사항이 기록되고 있다는 사실을 알게 될 수 있습니다. 이유를 물어보세요. 이러한 선택에는 비즈니스적인 이유가 있을 수 있습니다.
편견 없이 열린 마음으로 비즈니스 프로세스 분석에 접근하세요. 최대한 자세하게 경청하고 정보를 수집하세요.
ClickUp 화이트보드를 사용하여 만든 간단한 마케팅 이메일 프로세스 지도 예시
프로세스를 명확하게 파악했다면 정량적 분석으로 넘어가세요. 다음 중 몇 가지를 중심으로 핵심 성과 지표를 수집하세요:
- 생산/해결 시간
- 서비스 수준 계약 [SLA] 준수율
- 오류율
- 에스컬레이션 비율
- 리소스 활용률
이 단계에서는 여러 개의 프로세스 지도 도구 와 현재 상태를 시각화하는 방법론이 있습니다. 몇 가지 예시와 제안 사항은 다음 섹션에 나와 있습니다.
신중하고 신중하게 분석하기
모든 데이터를 확보했다면 맥락에 맞게 분석하세요. 프로세스의 각 단계에서 비효율성, 의존성, 중복성이 있는지 면밀히 조사하세요. 그럴 수 있습니다:
- 여러 사람이 반복적으로 수행하는 작업
- 팀원들의 업무량이 충분하지 않은 경우
- 병목 현상으로 인해 너무 오래 걸리는 프로세스 단계
- 오류가 너무 많아 이를 수정하기 위해 추가 리소스가 필요한 경우
개선 사항을 제안하기 전에 다음 사항을 고려하세요.
벤치마킹: 다른 팀/부서/회사는 비슷한 프로세스에서 어떤 성과를 거두고 있나요?
영향 연구: 대안적인 단계/방법이 제안된다면 팀과 조직 전체에 어떤 영향을 미칠까요?
자원 분석: 대안을 실행하려면 무엇이 필요할까요? 비용은 얼마나 드나요? 시간이 얼마나 걸리나요? 추가 교육이 필요한가?
업무 중단: 변경하는 동안 어떤 프로세스가 영향을 받나요? 이것이 비즈니스에 어떤 영향을 미치나요?
개선 사항 제안
분석을 바탕으로 개선 사항을 제안하세요. 스프레드시트 사용에서 ClickUp 템플릿 온보딩으로의 간단한 변경일 수도 있습니다. 전체 시스템을 완전히 개편하는 것일 수도 있습니다. 어떤 개선 사항을 제안하든 철저하게 문서화하세요.
모든 변경 사항 목록 작성: 제안하는 모든 변경 사항을 크든 작든 모두 목록으로 작성하세요. 이를 문서화하면서 현재 프로세스의 개요를 설명하고 제안한 프로세스를 자세히 설명하세요. 변경 사항을 강조하세요.
우선순위 설정: 모든 것을 동시에 변경하는 것은 결코 좋은 생각이 아닙니다. 변경하고자 하는 사항의 우선순위를 정하고 한 번에 하나씩 변경하세요.
타임라인 설정: 즉각적인 변경이 필요한 단계부터 시작하여 점진적으로 확장하세요. 타임라인 만들기 프로젝트 타임라인 매주, 매월, 분기 또는 연도별로 완료해야 할 작업으로 세분화됩니다. 이를 통해 프로세스 개선 사항을 관찰하고 이상 징후를 조정하는 데도 도움이 됩니다. ClickUp의 간트 차트 보기 는 프로젝트 관리 도구에서 설정한 작업과 마감일을 기반으로 타임라인을 자동으로 생성합니다.
ClickUp의 간트 차트 보기로 프로세스 개선 구현하기
ROI 측정: 모든 변화에는 대가가 따릅니다. 따라서 개선 사항을 구현하는 데 드는 모든 비용을 문서화하세요. 또한 각 사례에 대한 투자 수익을 입증하세요.
변경 관리 시작: 자신에게 도움이 되지 않는 변화를 좋아하는 사람은 아무도 없습니다. 따라서 변화 관리 전략을 수립하여 모든 이해관계자를 보드에 참여시키세요. 그들에게 제안을 설명하고 동의를 얻으세요. 피드백을 경청하고 그에 따라 조정하세요.
변화에 대한 인센티브 제공: 여러분의 최선의 노력에도 팀의 협조가 필요합니다. 영업 팀이 CRM을 정기적으로 업데이트하지 않나요? 분기별 인센티브를 CRM 업데이트와 연계하세요. 일부 팀원이 새로운 기술을 좋아하지 않나요? 팀 내 챔피언을 찾아서 그들과 힘을 합치세요.
새로운 비즈니스 프로세스를 주시하세요
모든 프로세스 개선 이니셔티브는 주기적으로 진행되어야만 성공할 수 있습니다. 따라서 마지막 단계는 첫 번째 단계로 되돌아가는 것입니다.
변경 사항을 구현한 후에는 첫 번째 단계로 돌아가 새로운 프로세스를 분석하기 시작하세요.
- 개선이 원하는 효과를 가져왔나요?
- 메트릭이 개선되었나요?
- 새 프로세스로 인해 발생한 다른 격차는 없나요?
여기에서 지속적인 개선 전략을 수립하세요.
ClickUp 템플릿을 사용한 비즈니스 프로세스 분석 실행하기
프로세스 분석을 처음 사용하거나 현재 수행 중인 프로세스 분석 방법을 최적화하려는 경우에는 ClickUp 프로세스 감사 및 개선 템플릿 는 시작하기에 좋은 곳입니다.
ClickUp의 프로세스 감사 템플릿을 사용하여 품질 검사, 분석 및 변경 관리를 통해 비즈니스 프로세스를 최적화하세요
범주화: 템플릿을 사용하여 프로세스, 리소스, 관리 및 모니터링에 걸쳐 프로세스 분석 작업을 분류하세요. 예를 들어, 청결과 관련된 작업은 관리 중인 리소스 및 성공 메트릭 아래에 목록이 표시됩니다.
이렇게 하면 프로세스 소유자를 지정하고, 활동을 관리하고, 모든 작업의 진행 상황을 추적하는 데 도움이 됩니다.
감사 점수 할당: 모든 작업에 대한 관찰 결과를 바탕으로 감사 점수를 할당할 수 있습니다. 예를 들어, 프로세스의 어떤 부분에 할당된 리소스가 적절하지 않은 경우 해당 부분에 점수를 부여할 수 있습니다.
템플릿은 규정 준수, 개선 기회, 사소한 규정 미준수, 중대한 규정 미준수 등의 옵션을 제공합니다. 각 작업에 점수를 매기는 방식에 따라 이를 맞춤형으로 설정할 수 있습니다.
증거 업로드: 관찰한 내용을 입증할 수 없는 경우 비즈니스 프로세스 분석이 완료된 것이 아닙니다. 이 템플릿을 사용하면 사진, 스크린샷 또는 문서로 증거를 업로드할 수 있습니다.
프로젝트 관리: 사용자를 할당하고, 마감일을 설정하고, 작업 항목을 추가하고, 댓글에 대해 공동 작업하세요. 감사 점수 보드 보기를 사용해 각 작업의 상태를 확인하세요. 주의 필요 목록 보기를 사용해 우선순위가 높은 작업을 모니터링하세요.
ClickUp 내에서 바로 프로젝트로 프로세스 분석을 관리하세요.
ClickUp으로 프로세스 분석 및 최적화하기
좋은 프로젝트 관리는 단순한 작업 관리 그 이상입니다. 회사의 모든 회원이 정보, 도구, 프로세스를 통해 최고의 업무를 수행할 수 있도록 지원합니다.
팀 규모나 업종에 관계없이 좋은 프로젝트 관리의 중요한 부분은 정기적인 프로세스 분석과 지속적인 개선입니다.
하지만 오늘날의 프로젝트 팀은 정기적인 비즈니스 프로세스 분석을 수행할 시간이나 리소스가 없습니다. 일상적인 활동의 강도에 묻혀 프로세스 분석은 뒷전으로 밀려나기 마련입니다.
그럴 필요는 없습니다. ClickUp의 다양한 프로세스 분석 템플릿을 사용하면 여정을 가속화하고 아이디어를 실행에 옮길 수 있습니다. 지금 ClickUp을 무료로 사용해 보세요 를 통해 프로세스를 개선할 수 있는 방법을 알아보세요.