温かく迎えてくれる！
調査によると、第一印象は、新入社員が長期的にその組織にとどまる（あるいはとどまらない）ことを確信させることができる。
効果的なオンボーディング・プロセスは、組織と経営陣について多くを語り、数日、数カ月、数年後の設定となります。それは、あなたが新入社員を大切にし、彼らの活躍を望んでいることを示すものです。結局のところ、今日の新入社員は明日のスターパフォーマーなのです！
しかし、大規模なオンボーディングを行う場合、避けられない課題も出てきます。人事リーダーや採用マネージャーとして、障害に立ち向かい、オンボーディングの一貫性を維持しなければなりません。
私たちは、そのような課題を特定し、解決策を提供するお手伝いをします。
10 オンボーディングの課題と解決策
企業が直面する10のオンボーディングの課題とその解決策を深掘りしてみましょう。
1.不適切な職務内容
最大のオンボーディングミスは、曖昧な職務経歴書を掲載することだ。なぜなら、前回の採用時から多くのことが変わっている可能性があるからだ。
役割、必要なスキルや資格、報酬が明確でなければ、間違った人材を引き寄せることになりかねません。このような場合、採用プロセスを一からやり直すことになり、コストも時間もかかります。
解決策
- 上層部と協力する：人事リーダーや採用マネージャーは、各部門の責任者と協力し、会社が採用候補者に求めていることを概説し、それに従って職務記述書を作成することができます。
- Include all relevant information: 求人リストには、以下の情報が含まれていることを確認する：明確な仕事タイトル、責任と期待、必要なスキルと必要なスキル、資格、給与と福利厚生、仕事の形態、会社の簡単な紹介。
- 書類の更新：*古い職務経歴書を使用しなければならない場合は、組織の現在のビジョンとニーズに合うよう、徹底的に更新する。
2.過剰な手作業による事務処理
新入社員が入社すると、標準的なオンボーディング・プログラムによって、会社のシステム、規則、ツール、法的文書、仕事方法、福利厚生などが習得される。
多くの場合、マニュアル化された書類作成が必要となり、オンボーディング・エクスペリエンスの低下を招きます。というのも、現実問題として、入社初日に大量の書類に追われることを好む人はいない。
解決策
- ペーパーレス化：面倒なペーパーワークを削減し、リモートとオフィス内の両方の役割のための従業員オンボーディングソフトウェアを使用してデジタル化します。すべての入社手続き書類をセキュリティで一元管理されたリポジトリにまとめ、必要に応じて新入社員と共有しましょう。
- 早期開始：入社日を待たずに、必要な書類を送る。入社手続き書類 を歓迎パッケージの一部として前日か2日前に送る。新入社員は書類に目を通し、自分の役割をよりよく理解し、事前にクエリを明確にする時間を得ることができる。
- 役割に特化した書類を共有する：入社前に書類のリスト全体を共有するのではなく、関連する情報（部署固有のツール、トレーニングモジュール、SOP、チーム構成など）のみを提供することで、最初から整理された状態を保ち、前向きな入社体験を生み出す。
ネットフリックスはその好例だ。ソフトウェアエンジニアとしてNetflixに入社したCecili Reid氏は、同社でのオンボーディングプロセスを以下の記事で共有している。
:
_"初日に電子メールを開くと、オンボーディング・バディからオンボーディング・プランが送られてきた。オンボーディング・バディとは、新入社員がオンボーディングされる際に、その手ほどきをするチーム内の専任者のことだ。 オンボーディング・プランは、私のチームと私のためにカスタムされたもので、資格や環境を設定するために読むべき資料ややること、あるいはオンボーディングをよりスムーズにするための提案で構成されていた。私はチームミーティングやオンボーディングセッションの合間を縫って自分の時間でプランを進め、オンボーディングバディと毎日会いました。
私のバディとプランは、私がオンボーディングで本当に集中すべきことを決めるのを助けてくれた。
3.オンボーディングソフトウェアについて説明していない
あなたの
オンボーディング・ソフトウェアは、オンボーディング・プロセスの複数の可動部分を統合します。従業員が直面する可能性のある「初日の緊張」を和らげ、新しい役割になじみやすくし、雇用管理者が進捗を追跡できるようにします。
人事リーダーは、従業員がオンボーディング・ツールを使いこなしていると思いがちだが、必ずしもそうとは限らない。ソフトウェアの使用に関するガイダンスがないと、従業員は混乱してソフトウェアを最大限に活用できず、採用担当者は入社者の進捗を明確に把握することができません。
解決策
- トレーニングのプロバイダー： オンボーディング・ソフトウェアの使い方を説明するために、事前に録音した資料や対面式のトレーニングを提供する。ツールに慣れる時間を与える
- 細部まで説明する：ツールに深く入り込み、細部まで説明する。技術的な専門知識に関係なく、全員がソフトウェアを手の甲のように理解していることを確認する。
- 課題に対処する： もしあれば、ツールに関する質問をするように新しい参加者を奨励し、彼らが問題につまずいたときにそれらを助ける。
4.最初の数日間は情報過多
人事リーダーは、新入社員が慣れるまでの間、自分でも気づかないうちに情報であふれかえってしまうことがある。これは、入社して数日から数週間の間に起こります。新入社員は、あまりに多くの情報を抱えているため、渡された情報を吸収することが難しい。
従業員の理解と責任遂行に役立つ鍵情報を提供することは重要ですが、情報に溺れさせることは移行を複雑にするだけです。
ソリューション
- 従業員ハンドブック従業員ハンドブックのデザイン (会社の方針とガイドラインを記載した文書）を作成し、職場で何が認められ、何が認められないかを伝えましょう。これは、チームのコミュニケーション、職場の安全、会社のリソース／財産の使用、服装規定、懲戒規則に関するクエリに答えるための常備薬として役立つはずだ。
社員ハンドブックは、企業理念を力強い一文にまとめたものだ：「どんな状況でも適切な判断をすること。"追加の規則はありません。"
同社のハンドブックは完了すると約7500ワードになるが、ウィットに富み、簡潔な表現で核となる哲学を見事に表現している。
- オンボーディング・チェックリスト：*オンボーディング・チェックリストを手元に置いておく。新入社員を迎える を手元に置いておきましょう。このチェックリストは、一貫したオンボーディング体験を保証し、エラーをなくし、すべてがスムーズに進むようにします。またオンボーディングテンプレート を利用することもできます。
- 時間を与える： 入社日の数日前に従業員ハンドブックを共有し（入社時の書類と一緒に）、新入社員が会社の倫理観に慣れる時間を設ける。入社当日は、すぐにオリエンテーションを行い、チームメイトに紹介することができます。
5.フィードバックを収集しない
新入社員の受け入れについて、すべての社員が同じように感じているとは限りません。最初のつまずきを防ぐ最善の方法の1つは、新入社員に入社時の経験について尋ねることだ。
新入社員は最初の数週間が最もエンゲージメントの高い時期であり、より透明性の高いフィードバックをする可能性が高い。時間をかけてフィードバックを収集し、照合することで、従業員が何を評価し、何をより良くやることができるかを正確に把握することができます。これは、オンボーディング・ジャーニーを微調整するのに役立ちます。
ソリューション
- 歓迎され、大切にされていると感じる社員は、自分の役割にやりがいを見出します。建設的なフィードバックが評価され、仕事に取り組めるような雰囲気を作り、従業員が自分の意見が重要であることを理解できるようにする。
- 一対一のセッションを行う： 新入社員と一対一のセッションを行うことで、より個人的なアプローチを試みることができる。これにより、人事チームは具体的な質問をすることができ、フィードバックをオンボーディング・ジャーニーの改善に役立てることができる。
- アンケートや投票を実施する： 定量的なアンケートを実施することで、オンボーディングの全体像を把握することができます。リソースやマイルストーンに関する質問を行い、従業員にとって何が重要かを把握し、簡単な世論調査を実施して、従業員がどのように仕事に慣れているかを理解する。
クリックアップでは、新入社員からの有益なフィードバックにより、オンボーディングプロセスを常に改善しようとしています。新入社員は専用のアンケートフォームに記入し、入社時に感じたことを共有しています。また、プログラムの改善案も共有します。また、ダッシュボードを使用してこのデータを視覚化し、より良いオンボーディング・エクスペリエンスを実現するための改善点を追跡しています。
6.明確な期待を設定していない
新入社員がチームに加わることは、社員にとっても会社にとっても多くの変化をもたらします。人事チームが犯しやすい最大の過ちの一つは、早い段階で明確な期待を設定しないことです。
仕事内容、期待、日々の業務を明確にすることで、新入社員の受け入れに大きな違いが生まれます。
ソリューション
- 新入社員に期待事項を伝える前に、期待事項のリストを作成し、洗練させる。こうすることで、ミスコミュニケーションを防ぎ、採用を効率化することができる。リストには、個人およびチームメンバーとして従業員に期待される価値やパフォーマンス、新入社員が会社から期待されるリソースを含めるべきである。
- 期待の伝達：候補者がいつ連絡を受けるべきかを通知することで、例を設定する。採用段階では、従業員に何が期待されているかを数分かけて説明する。
- 期待を管理し追跡する： 期待を実施し、それが満たされているかどうかを確認するのは簡単ではありません。従業員が役割に慣れ、進捗を追跡できるようにするには30～60～90日のプランを作成する。を強調する。 /を強調する。 https://clickup.com/ja/blog/153418/undefined/ オンボーディング目標 /と と期待を、より小さな段階に分けた
7.オンボーディングを文脈化しない
複雑な組織では、新入社員はしばしば水を得た魚のように感じる。新入社員は、物事があまりに速く進みすぎて、何もわからないと感じる。
新入社員のスキルセットや期待を考慮せず、型にはまったオンボーディング・ジャーニーを用いると、問題はさらに大きくなる。
解決策
- 紹介ビデオを見るのとは正反対である。それは時間を浪費し、プロセスの次のステップと矛盾する。
リードは、ネットフリックスのオンボーディングセッションはどれも退屈ではなかったと強調している。
「誰かがスライドを読むのを1時間も2時間も座って（私の場合はコンピュータの前で）見ていたい人はいません。どのセッションもインタラクティブで、ネットフリックスの興味深いコンセプトやテーマが盛り込まれており、とても新鮮でした。例として、Kahoot！を使ったゲームで知識を試すプレゼンがありました。"
- 新入社員が自分の役割に接続していると感じられるようにする最善の方法は、部署やプロフィールに応じたインタラクティブなオンボーディング・ジャーニーを用意することです。
- プロセスを説明する： コンテキスト化されたオンボーディングフローは、新入社員がその使い方を知っているときに最も効果的です。人事チームは、従業員がセットアップを最大限に活用できるよう、事前に説明する必要がある。
8.低い従業員エンゲージメント
ギャラップ社によると
/だけである。 https://www.gallup.com/394373/indicator-employee-engagement.aspx 23％の従業員が仕事に従事している。 /%href/
世界全体では離職の原因は、仕事とキャリアが明確でないこと、上司との嫌な経験、会社への帰属意識の欠如などである。
人事チームは、エンゲージメントのメトリクスを活性化させることにもっと努力する必要がある。そのために、第一印象を長続きさせること以上に良い方法があるだろうか？
ソリューション
- 新入社員は、他の社員がどのように仕事をしているかを観察し、自分のポジションをイメージします。従業員にとって協力的で励みになる社内スペースを育てることができれば、新入社員はより仕事にやりがいを感じるだろう。
- 新入社員は、同僚や上司が自分の仕事を認めてくれることに感謝します。それは大きな自信となり、従業員の仕事への努力を後押しする。
- 頻繁にチェックインする： マネージャーや人事部の誰かが時々立ち寄ることで、人々が新入社員を気にかけていることがわかる。こうした小さな努力の積み重ねが、従業員のエンゲージメントを促進するのだ。
9.違いを認めない
新入社員と古参社員の間で、意見が大きく異なることに気づくかもしれない。これらは、世代的、文化的、あるいは気質的な違いから生じている可能性がある。ビューが対立するのは普通のことだが、従業員間には一定レベルの連携が必要だ。
人事リーダーや採用マネージャーがイニシアチブを発揮しなければ、チームを同じページにまとめ、共有目標に向かって仕事を進めることは難しいかもしれない。
解決策
- 例によってリードする： 入社プロセスでは、すべての従業員を平等に尊重する。全員を同じ形にしようとするのではなく、違いを祝う余地を残す。
- 協力的なスペースを作る： 新入社員も古参社員も、社員同士で協力し合い、お互いを知り、建設的に対立を解決し、一体となって仕事をするよう奨励する。
- メンターシップ・プログラムを設定する： 先輩チームメンバーは、新入社員が自分の責任を理解できるよう、一定期間メンターとして指導することができる。このようなプログラムにより、新入社員はチームの上層部との絆を深め、学ぶことができる。
10.バディシステムを使用しない
新しい組織に加わることは大きな変化だ。入社手続きがいかにスムーズであっても、それは大変なことだと感じる。従業員が新しいワークスペースに慣れるのが難しいと感じれば、モチベーションは低下し、転職を考えるようになるかもしれない。
メンターだけでなく、新しい職場について（バーチャルで、あるいは直接会って）教えてくれる仲間のサポートも必要だ。それは、彼らが役割のニュアンスを理解するのに役立つだろう。これがなければ、オンボーディング・システム全体が、必要不可欠な人間味を失ってしまう。
ソリューション
- オンボーディング・バディを提供する： 新入社員とオンボーディング・バディをペアにすることを標準的な習慣にする。 マイクロソフトによると によると、オンボーディングバディと新入社員とのミーティングの頻度は、新入社員の生産性に対する認識に大きな影響を与えた。
最初の90日間に少なくとも1回はバディとミーティングを行った新入社員のうち、56％がバディによって自分の役割における生産性の進捗が加速したと感じていた。この番号は、ミーティングの回数が増えるにつれて着実に上昇した。ミーティングの回数が2～3回の人の割合は73％に上昇し、4～8回の人では86％に上った。
特筆すべきは、最初の90日間に8回以上バディとミーティングを行った新入社員のうち、なんと97%が、バディのおかげで急速な生産性を達成できたと評価していることだ。
- オンボーディング・バディは、従業員のサポート・システムとなり、会社のプロセスを教育し、自信を維持する。
- 新しい接続を作る奨励：バディは、他のチームメンバーに従業員を紹介することができます。これにより、従業員は安心して職場で打ち解け、接続を築くことができる。
オンボーディングの課題に対処するためのツール
オンボーディングの課題が解決されなければ、従業員満足度の低下につながる。このブログ記事で取り上げたヒントを活用すれば、オンボーディング・プロセスを簡素化することができる。
求人リストを出した瞬間から、従業員が入社してノリに乗ってくるまで、小さな変化を実施することが、長期的には大きな効果を生み出します。
すべてのステップを一元化するためには、包括的な人事ツールが必要です。これ以上の選択肢はないだろう。
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クリックアップの人事プラットフォームで入社プロセスを改善しよう
- カスタマイズ可能なClickUp HRプラットフォームで、従業員のパフォーマンス、エンゲージメント、能力開発を常に把握。 クリックアップダッシュボード
ClickUpのダッシュボードで、割り当てられたタスクや完了したタスク、タスクに費やした時間、完了日などをリアルタイムでレポート作成できます。
- カスタマイズ可能な投票、アンケート、リクエストを使ってフィードバックを収集。 クリックアップフォーム .従業員の反応データを追跡し、オンボーディングプロセスを改善するための洞察を得るのに役立ちます。
ClickUp Docsで会社のwikiに情報を追加、編集、共同作業。
- リーダーシップ、マネージャー、新入社員間のオープンなコミュニケーションチャンネルを確立する。 クリックアップコメント と ClickUpタグ
ClickUpコメントとClickUpタグを使って、新入社員とリーダーがタスクについてコミュニケーションできるようにする。
クリックアップでは、カスタムステータスやカスタムフィールドを作成することで、人事システムをパーソナライズすることができます。プロセスを文脈化するために役割固有の要素を追加しながら、一貫したオンボーディングエクスペリエンスを構築できます。
クリックアップのテンプレートでオンボーディングの課題に取り組む
ClickUpのテンプレートは、情報過多、知識格差、個人メンターへの過度の依存、ワークフロー、システム、プロセスの理解など、新チームメンバーのオンボーディングにおけるいくつかの課題に対処するための強力なソリューションを提供します。
以下のテンプレートを使用することで、これらの問題に正面から取り組むことができます。
1.ClickUp オンボーディングチェックリストテンプレート
ClickUpのオンボーディングチェックリストテンプレートでオンボーディングタスクを整理しよう。
オンボーディングは長く曲がりくねったプロセスです。従業員の個人情報を記録し、給与や福利厚生について話し合い、入社後のフィードバックを収集する。
は、すぐに使えるタスクリストを提供します。これには以下が含まれています：
- オンボーディングタスクを完了するためのステップバイステップの指示
- タスクのステータスと進捗状況のリアルタイムアップデート
- 期限と優先度の設定オプション
多忙な採用担当者にとって、より整理されたオンボーディング・エクスペリエンスを維持するための救世主です。また、リーダーはこのテンプレートを使って、新入社員の入社プロセスがどのように進行していくかをモニターすることもできます。
2.ClickUp従業員オンボーディングテンプレート
ClickUpのオンボーディング・テンプレートで、新しい役割へのスムーズな移行を実現しましょう。
このテンプレートで ClickUp従業員オンボーディングテンプレート を使えば、新入社員が入社後数週間で何を期待され、入社後90日以内にどのように役割を果たせるか、ロードマップを示すことができます。
従業員の自主性を奪うことなく、新しい役割を明確にすることができます。測定可能な目標で進捗を簡単に追跡でき、必要に応じて先輩や同僚に助けを求めることもできる。
このテンプレートは、従業員が仕事を遂行するために覚えておく必要がある細々としたことをすべて集約している。社員は自分の役割を理解するために複数のドキュメントを行き来する必要がなく、ビジネスに専念することができます！
3.ClickUp従業員オンボーディングテンプレート（90日間）
ClickUpのEmployee Onboarding Templateを使って、新入社員が入社後3ヶ月以内に仕事のノウハウを学べるように誘導しましょう。
30-60-90のオンボーディングフレームワークに従えば、
はあなたのワークフローにぴったりです。
このテンプレートは、新入社員が入社後30日、60日、90日の間に何を達成し、どのような社員研修を受けるべきかをまとめた、新入社員のためのアクションプランを作成するのに役立ちます。
テンプレートを使って、役割の使命とビジョン、具体的な役割の説明、所有権領域、主要な責任、主要な利害関係者、測定可能な目標について詳しく説明する。
このアプローチについて、以下の例で理解を深めよう。
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あるマーケティング会社の新人マーケティング・アナリストのために30-60-90のプランを作るとしたら、次のようになるだろう：
最初の30日間
- オリエンテーションとオンボーディング： 会社の文化、方針、手順に慣れる。チームメンバーや関係者とミーティングを行う。
- ツールやシステムを学ぶ：代理店が使用するマーケティング分析ツールやプラットフォームを理解する。
- 過去のキャンペーンを研究する：代理店のアプローチ、成功、および改善のための領域を理解するために、以前のマーケティングキャンペーンを確認します。
- チームメンバーのシャドーイング: シニアアナリストや他のチームメンバーのシャドーイングに時間を費やし、ワークフローやプロセスを理解する。
- データ分析を開始する：トレンド、パターン、および洞察を識別するために、最近のキャンペーンからデータの分析を開始します。
31～60日目
- データの深堀り: 過去のキャンペーンのデータ分析を継続し、よりニュアンスや文脈に基づいた分析手法に焦点を当てる。
- クライアントや社内関係者にキャンペーンのパフォーマンスをレポートするための標準化されたテンプレートを作成する。
- 戦略ミーティングに参加し、データ分析やリサーチに基づくインプットを提供する。
- 独立したプロジェクトを開始する：シニアチームメンバーの指導の下、独立した小規模プロジェクトを引き受ける。
- フィードバックに基づく仕事：同僚や上司からフィードバックを受け、改善点や改良点を特定する。
61～90日目
- 小規模プロジェクトのリーダー: データ収集から分析、レポート作成まで、小規模なマーケティング分析プロジェクトをリードする。
- 独立したプロジェクトから得られた知見をチームやクライアントに発表し、実用的な洞察を導き出す能力をアピールする。
- スキルを磨く： フィードバックと自己評価に基づいて特定のスキルを磨くことに集中する。これには、データ可視化スキルの向上、高度な統計技術の習得、新しい分析ツールの習得などが含まれる。
- 戦略開発に貢献する：今後のキャンペーンのマーケティング戦略の開発に積極的に貢献する。
- 次のフェーズへの準備： 最初の90日間の成果と課題を振り返り、その学びを次の役割に活かしていく。
役割や業種によってテンプレートを微調整することもできます。
ClickUpでオンボーディングプロセスをより簡単に
オンボーディングの一般的な課題に対処するには、適切なスタートを切ることが重要です。ポジティブな第一印象を優先することで、定着率と幸福度が高まり、「アットホーム！」という文化が生まれます。
クリックアップのオールインワン・プロジェクト管理・人事管理プラットフォームを使えば、文書化、コミュニケーション、フィードバック収集、進捗追跡を簡素化できます。これにより、オンボーディングが簡単になります！
を試してみてください！