Dalam dunia bisnis yang dinamis saat ini, kolaborasi tim memainkan peran penting dalam memastikan kesuksesan. Kolaborasi ini mendorong inovasi, mendorong keragaman dalam pemecahan masalah, dan mendorong berbagi pengetahuan dan keterampilan.
Di ClickUp, kami percaya bahwa kerja sama tim bukan hanya tentang bekerja bersama adalah menggunakan kekuatan yang berbeda dari setiap anggota tim untuk mencapai tujuan bersama. Dalam blog ini, kami akan membahas nuansa kolaborasi tim, mengeksplorasi dampaknya terhadap produktivitas dan menawarkan wawasan untuk mengoptimalkan upaya kolaboratif Anda.
Baik Anda perusahaan baru maupun organisasi yang sudah mapan, memahami pentingnya tim kolaboratif bisa memberi Anda keunggulan kompetitif dibandingkan kompetitor.
Mari kita mulai!
Apa itu Kolaborasi Tim?
Kolaborasi tim yang sukses terjadi ketika tim yang terdiri dari dua orang atau lebih bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Proses ini membutuhkan komunikasi, kepercayaan, dan rasa hormat yang tinggi di antara setiap anggota tim. Dan jika dilakukan dengan benar, hal ini akan menghasilkan hasil yang luar biasa.
Manfaat Kolaborasi Tim yang Efektif
Sebuah survei dari Queens University menemukan 75% karyawan merasa kolaborasi sangat penting di tempat kerja. Namun hanya sekitar 39% karyawan yang percaya bahwa perusahaan mereka tidak cukup kolaboratif.
Melalui Queens University of Charlotte
Ketika orang-orang bekerja bersama, mereka berbagi ide dan menghasilkan solusi dengan lebih cepat. Hal ini memberi jalan bagi tim untuk memecahkan masalah secara kreatif dan menghasilkan pekerjaan yang lebih berkualitas.
Kolaborasi tim yang sukses juga membantu anggota tim Anda merasa lebih terlibat dan berinvestasi dalam pekerjaan mereka. Jika Anda pernah menjadi bagian dari sebuah tim, Anda tahu bahwa lebih mudah untuk termotivasi dan fokus pada tujuan bersama.
Dan manfaat yang paling berdampak yang akan Anda lihat dari kolaborasi tim yang efektif antara lain:
Peningkatan produktivitas
Bukan hal yang sulit untuk dipahami, bukan? Namun, hal ini perlu diulangi. Ketika anggota tim dapat berkolaborasi dengan lebih sedikit rintangan yang menghalangi, mereka menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Hal ini pada akhirnya akan meningkatkan tingkat produktivitas seluruh tim.
Komunikasi yang lebih baik
Kolaborasi tim memastikan semua orang yang terlibat memiliki pemahaman yang sama. Setiap ketidakselarasan proyek ditangani dengan cepat, dan Anda dapat mengurangi kesalahpahaman yang dapat memperlambat hasil.
Fleksibilitas tambahan Alat bantu kolaboratif dan perangkat lunak dapat memberikan kemampuan kepada anggota tim untuk bekerja dari mana saja dan kapan saja-yang menghasilkan jadwal yang lebih fleksibel bagi anggota tim untuk
berkolaborasi secara asinkron atau dalam waktu nyata. Periksa alat asinkron ini !
Pengambilan keputusan yang lebih baik
Siapa yang tidak suka membuat keputusan yang lebih baik?
Ketika anggota tim berkolaborasi dengan lebih efektif, mereka menyelaraskan berbagai sudut pandang, keterampilan, dan data untuk keputusan yang lebih baik yang berujung pada hasil yang lebih baik.
Daftar manfaat yang didapat dari
kolaborasi tim yang nyata
memang panjang. Namun, aspek penting dalam memastikan kolaborasi tim adalah melengkapi setiap anggota tim dengan alat bantu yang tepat untuk berhasil.
Jenis Kolaborasi Tim
- Kolaborasi asinkron : Jenis kolaborasi tim ini adalah ketika para anggota tim mengerjakan tugas yang berbeda dan berkomunikasi pada waktu yang berbeda, baik melalui email, sistem obrolan, atau platform perpesanan lainnya. Kolaborasi asinkron dapat membantu mencapai hasil yang lebih efisien sekaligus memungkinkan fleksibilitas yang lebih baik untuk mengakomodasi jadwal kerja yang berbeda.
- Kolaborasi sinkron: Kolaborasi sinkron adalah ketika anggota tim bekerja bersama secara real time dan berkomunikasi secara virtual secara langsung. Hal ini mengharuskan semua orang untuk online pada waktu yang sama untuk mendiskusikan topik, berbagi ide, atau menyelesaikan proyek. Jenis kolaborasi ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih efisien dan juga dapat membantu membangun hubungan di antara anggota tim.
- Kolaborasi lintas fungsi: Kolaborasi lintas fungsi melibatkan anggota tim dari berbagai area organisasi yang bekerja sama untuk mencapai tujuan. Jenis kolaborasi ini memungkinkan perspektif dan keahlian yang berbeda untuk digunakan, yang dapat menghasilkan solusi yang lebih inovatif dan kreatif.
- Kolaborasi paralel: Kolaborasi paralel adalah ketika dua tim atau lebih mengerjakan tugas yang terkait namun membutuhkan keahlian yang berbeda atau memiliki tujuan yang berbeda. Jenis kolaborasi ini dapat membantu membagi beban kerja dan membuat tugas lebih mudah dikelola untuk diselesaikan oleh tim.
- Kolaborasi hibrida: Kolaborasi hibrida menggabungkan elemen-elemen dari kolaborasi asinkron dan sinkron, yang memungkinkan tim untuk bekerja bersama secara real time namun tetap memberikan kebebasan kepada anggota untuk mengatur jadwal mereka sendiri. Ini merupakan pendekatan yang efektif ketika tim perlu berkolaborasi dalam mengerjakan tugas, namun juga harus fleksibel dalam mengatur waktu.
- Kolaborasi offline: Kolaborasi offline adalah ketika tim bekerja bersama tanpa menggunakan teknologi, namun mengandalkan pertemuan fisik dan lokakarya untuk mengembangkan ide dan menemukan solusi. Jenis kolaborasi ini dapat membantu menciptakan pengalaman tim yang kolektif sekaligus membina hubungan yang kuat di antara para anggota.
10 Strategi Kolaborasi Tim
1. Gunakan perangkat lunak kolaborasi tim
Anda akan membutuhkan yang terbaik alat kolaborasi tim untuk benar-benar naik level. Untungnya, ClickUp adalah alat untuk melakukannya. Lihat sumber daya dan fitur-fitur ini untuk mengelola kerja tim Anda .
Untuk memulai, lihat panduan praktis ini Tutorial Memulai yang akan menguraikan semua yang perlu Anda ketahui tentang ClickUp.
Berikut ini adalah ikhtisar singkat dari fitur-fitur kolaborasi utama ClickUp:
- Hierarki : Cara Anda membuat Ruang, Folder, dan Daftar adalah langkah pertama untuk meningkatkan kolaborasi tim
- Proyek dan Daftar : Platform lain tidak memiliki pengaturan yang dibutuhkan untuk pekerjaan yang hebat. Tentu saja, Anda dapat memulai dengan baik, tetapi ketika tugas Anda meningkat, semuanya menjadi tidak terkendali. Proyek dan Daftar memberi Anda lebih banyak fleksibilitas dan kontrol atas cara melakukan pekerjaan Anda
- Daftar Periksa dan Templat **Jangan pernah melewatkan satu langkah pun dari sebuah tugas, dan selesaikan satu per satu. Hal ini bekerja dengan baik untuk tugas-tugas dengan beberapa langkah yang harus dilakukan oleh orang yang berbeda dalam tim Anda. Anda juga dapat menyimpan daftar periksa sebagai templat untuk digunakan lagi dan lagi
- Beberapa penerima tugas : Kolaborasi berarti bekerja bersama! Dan terkadang dibutuhkan lebih dari satu orang untuk menyelesaikan sebuah tugas. Dengan ClickUp, Anda selalu dapat memberikan tugas kepada lebih dari satu orang, dan bahkanmemberikan komentar *Klik Notepad : Mencatat pengingat danitem tindakan yang ingin Anda bagikan kepada orang lain nanti
2. Membangun tim lintas fungsi
Secara tradisional, sebagian besar tim mengambil pendekatan jalur perakitan, dengan setiap pekerja berkontribusi pada tugas yang ditugaskan di lini produksi.
Namun ada cara lain: Gabungkan anggota tim dengan keterampilan, bakat, dan minat yang berbeda sehingga mereka dapat bekerja sama untuk membuat produk lebih cepat.
Keindahan tim lintas fungsi adalah bahwa mereka dapat menangani masalah tertentu dengan lebih efisien dan lebih sedikit langkah di antaranya. Tambahkan otomatisasi ke dalam campuran dan fitur-fitur seperti Pelacakan sasaran di ClickUp dan Anda siap untuk berlomba.
3. Fokus pada efisiensi tim
Apa yang sebenarnya membuat sebuah tim yang efektif? Entah Anda berpikir bahwa ini semua tentang budaya, atau menetapkan tujuan yang lebih baik, berikut ini beberapa cara cepat untuk meningkatkan efektivitas tim Anda:
- Kirimkan pesan penyemangat jika ada sesuatu yang tidak berjalan sesuai rencana
- Tunjukkan apa yang berjalan dengan baik daripada hanya menunjukkan kegagalan tim
- Jadwalkan pertemuansesi curah pendapat untuk masalah yang mengganggu itu
- Gunakanalat manajemen proyek* Mengejar umpan balik dari pemimpin tim Anda
- Tetapkan tujuan pribadi dan pekerjaan yang jelas
4. Adakan pertemuan yang terfokus
Kita semua pernah mengikuti rapat yang sepertinya tidak ada gunanya tanpa akhir yang jelas. Bahkan, Anda mungkin tidak tahu apa tujuan dari rapat tersebut sejak awal.
Hal ini lebih sering terjadi daripada yang kita inginkan, yang mengikis moral tim dan tingkat energi. Singkatnya: Jangan habiskan energi tim Anda dengan ocehan yang tidak ada gunanya. Optimalkan rapat Anda.
Sumber daya terkait:
- 12 kiat tentang cara merencanakan rapat
- Kelola rapat Anda dengan ClickUp
- Cara menggunakan ClickUp untuk agenda
- Cara mengadakan pertemuan pembuka yang hebat
5. Memprioritaskan inspirasi tim
Meskipun tim Anda mungkin bersemangat untuk mencoret tugas-tugas dari daftar mereka dan menerima umpan balik dari manajer mereka pada suatu hari, mereka bisa saja datang ke tempat kerja tanpa inspirasi di hari berikutnya.
Apa yang bisa Anda lakukan? Pertimbangkan untuk menggunakan gamifikasi sebagai cara agar anggota tim tetap termotivasi. Misalnya, memberikan penghargaan poin karma kepada anggota tim yang dapat mereka kumpulkan dan ditukarkan dengan hadiah berharga.
Jika Anda ingin melangkah lebih jauh, temukan cara-cara kreatif untuk mendorong istirahat untuk mengurangi kelelahan. Tim Anda akan berterima kasih dan akan lebih siap untuk berkolaborasi dalam jangka panjang.
6. Tetapkan norma-norma tim untuk kinerja tim yang lebih baik
Standar apa yang dibutuhkan tim Anda untuk menciptakan budaya kolaboratif yang lebih baik?
Aturan keterlibatan apa yang harus digunakan oleh pimpinan Anda dengan karyawan Anda? Norma-norma tim hanyalah seperangkat standar pertama untuk kesopanan di tempat kerja .
Hal ini akan mengurangi dugaan tentang apa yang diperlukan untuk menjalankan proyek di antara setiap anggota tim ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai harapan.
7. Gunakan perpaduan yang tepat dari alat kolaborasi tim
Jangan lewatkan banyak sekali alat bantu perangkat lunak luar biasa yang dirancang khusus untuk membuat pekerjaan menjadi lebih cepat dan mudah. Untuk memulai, ini alat kolaborasi akan membantu Anda. Daftar ini penuh dengan segala sesuatu yang mungkin dibutuhkan oleh tim kolaborasi. Bahkan jika tim Anda sudah berada di depan kurva, Anda pasti akan menemukan sesuatu yang dapat membantu Anda.
Ingin lebih banyak lagi? Tinjau ini alat digital dan analog untuk membuat Anda tetap teratur.
Bonus: Film Teman Terbaik untuk Kerja Sama Tim
8. Menambahkan templat yang dapat digunakan kembali ke alur kerja Anda
Jika Anda meminta tim Anda untuk melakukan tugas yang sama setiap hari, setiap minggu, atau setiap bulan, maka inilah saatnya untuk menyimpan detail, info, dan daftar periksa dalam sebuah templat yang dapat digunakan kembali . Untungnya, ada sebuah Template ClickUp untuk setiap jenis kasus penggunaan!
Ambil langkah lebih jauh dan hubungkan tugas-tugas Anda dengan tanggal jatuh tempo yang berulang dan Anda juga akan mendapatkan pengingat. Templat yang terbaik menghemat waktu dan menghindarkan tim Anda dari kesibukan yang tak terelakkan akibat berkolaborasi.
9. Tingkatkan komunikasi tim Anda
Tidak ada salahnya untuk mempersiapkan diri dengan cara-cara untuk berkomunikasi dengan tim Anda dengan lebih efektif.
Tanpa menerapkan yang lebih baik strategi komunikasi anda pasti akan menghadapi masalah yang merembet ke area pekerjaan lainnya:
- Gagal memenuhi tenggat waktu
- Melalaikan tugas-tugas
- Meminta waktu tambahan
- Meminta cuti
Pertimbangkan untuk selalu bertemu dengan tim Anda secara bersama-sama maupun empat mata. Ini adalah cara untuk tetap mengetahui apa yang terjadi dari sudut pandang individu maupun kelompok.
10. Hancurkan sekat-sekat terbesar Anda
Silo adalah rintangan terbesar bagi tim kolaboratif.
Kecuali jika Anda ingin mendorong pengambilan keputusan yang buruk, visibilitas proyek yang lebih rendah, dan membuat pekerjaan menjadi lebih sulit dari yang seharusnya, melakukan pekerjaan untuk memecah silo-silo kolaborasi tim adalah hal yang sangat penting bagi tim yang produktif secara berkelanjutan.
Inilah yang bisa Anda lakukan:
- Tetapkan tujuan bersama dan buatlah tujuan tersebut sangat terlihat oleh setiap anggota tim Anda
- Membuat template proses dan sistem yang digunakan secara konstan
- Menegakkan akuntabilitas di seluruh tim dalam berbagi kemajuan dan data
- Menyatukan semua data proyek dan riwayat proyek Anda dalam satu platform yang dapat diakses
- Mendorong visibilitas dengan alat bantu berorientasi kelompok
Alat Kolaborasi Tim
Langkah pertama untuk menciptakan lingkungan kerja yang kolaboratif? Pastikan Anda memiliki alat bantu kolaborasi yang tepat.
Berikut ini beberapa alat yang harus dimiliki: Alat bantu manajemen proyek kolaboratif : A alat manajemen proyek seperti ClickUp membantu tim Anda melacak tugas, tenggat waktu, dan kemajuan sambil memusatkan semua yang mereka butuhkan untuk memajukan proyek.
Alat obrolan tim: Alat obrolan seperti Slack sangat penting untuk menjaga setiap anggota tim tetap terhubung dan memfasilitasi komunikasi. Meskipun pemimpin tim juga bisa menggunakan fitur obrolan bawaan yang disediakan oleh banyak alat seperti ClickUp.
Alat berbagi file: A alat berbagi file seperti Google Drive memungkinkan seluruh tim Anda untuk berbagi dokumen penting, gambar, dan file lainnya dengan cepat dan mudah. Itulah mengapa ClickUp Docs adalah fitur luar biasa untuk memusatkan dokumen, memberikan tugas ke dokumen tersebut, dan berbagi dengan mudah dengan anggota tim Anda.
Alat konferensi video: Alat konferensi video seperti Zoom memungkinkan tim Anda untuk tetap terhubung meskipun mereka bekerja dari jarak jauh dan di zona waktu yang berbeda.
Papan tulis digital: The Papan Tulis ClickUp melengkapi tim dengan semua alat kolaborasi visual yang mereka gunakan untuk bertukar pikiran, menyempurnakan proyek, dan menghasilkan ide-ide terbaik mereka.
Buat kanvas yang sempurna untuk ide dan alur kerja tim dengan Papan Tulis ClickUp
Kolaborasi Tim di Lokasi Vs Tim Jarak Jauh
Kolaborasi Tim di Lokasi
Kolaborasi di tempat terjadi secara berbeda dari kolaborasi jarak jauh meskipun tujuan akhirnya tetap sama. Pertimbangkan beberapa kiat yang akan membantu Anda meningkatkan sesi kolaborasi di tempat.
Hilangkan hambatan
Jika kolaborasi tim yang luar biasa adalah tujuannya, Anda tidak akan bisa melangkah terlalu jauh tanpa terlebih dahulu meluangkan waktu untuk menghilangkan hambatan yang mungkin menghalangi. Ini berarti Anda perlu menyediakan perangkat lunak kolaborasi tim terbaik untuk tim Anda sehingga mereka dapat terhubung, mengedit, mengajukan pertanyaan, dan mencatat ide.
Sebagai contoh, fitur-fitur yang menghilangkan penghalang dalam alat kolaborasi seperti ClickUp termasuk:
- Alat bantu pembuatan dokumen bawaan untuk memetakan proses dan jadwal
- Pengingat otomatis untuk memastikan tim berkomunikasi sesuai jadwal
- Fitur pelacakan waktu untuk mendapatkan gambaran umum tingkat tinggi tentang di mana waktu tim Anda dihabiskan
- Alat bantu pembuatan formulir khusus untuk asupan dan pengorganisasian ide
Membuat kustomisasi Formulir di ClickUp untuk menangkap umpan balik dan mengubah tanggapan survei menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti
Ciptakan budaya kolaboratif
Membina lingkungan di mana orang-orang merasa nyaman bekerja sama dan berbagi ide membutuhkan pengaturan suasana. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan mengadakan pertemuan tim secara rutin di mana setiap orang didorong untuk berpartisipasi oleh mereka yang berada di posisi kepemimpinan.
Anda juga dapat membuat saluran obrolan tim di mana orang-orang dapat dengan bebas mengajukan pertanyaan dan berbagi ide di waktu mereka sendiri.
Bonus: Kegiatan Membangun Tim !
Memperkuat komunikasi terbuka
Hal ini terlihat seperti menciptakan lingkungan di mana orang merasa nyaman untuk menyuarakan pendapat, ide, sanggahan, dan keraguan tentang apa pun yang perlu didiskusikan.
Obrolan, dokumen, penugasan peran, tugas, riwayat penandaan, dan formulir, semuanya membantu untuk memungkinkan proses komunikasi yang berkelanjutan .
Memperlancar komunikasi tim dengan saluran obrolan waktu nyata di ClickUp
Kolaborasi Tim Jarak Jauh
Kolaborasi di tempat adalah cara tradisional untuk memajukan proyek dan membuat keputusan yang lebih baik. Tapi sekarang, pekerjaan jarak jauh adalah norma baru bagi banyak tim saat ini.
Inilah sebabnya mengapa penting untuk menemukan yang dapat diandalkan bagi tim jarak jauh untuk berkomunikasi sama efektifnya dengan jika mereka berada di kantor untuk bertukar ide secara tatap muka.
Berikut ini cara mendorong anggota tim untuk berkolaborasi secara produktif.
Buat setiap anggota tim cepat tanggap
Ketika semua orang mengetahui tentang tujuan tim mereka akan lebih mungkin untuk tetap selaras dan mencapai target sesuai jadwal. Pastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama dengan mengadakan rapat tim secara rutin (secara virtual, tentu saja) dan menjaga komunikasi tetap terbuka.
Promosikan transparansi
Dorong transparansi dengan membuat "water cooler" virtual di mana anggota tim dapat mengobrol dengan santai. Atau adakan check-in rutin di mana setiap orang dapat berbagi apa yang sedang mereka kerjakan melalui obrolan Zoom secara langsung. Irama itu penting di sini. Meskipun Anda tidak perlu membebani tim Anda dengan banyak rapat Zoom, Anda dapat menjadwalkan rapat berulang setiap beberapa minggu sekali agar tim dapat berbagi umpan balik secara konstruktif.
Sinkronkan Kalender Google Anda dengan ClickUp
Memusatkan, memusatkan, memusatkan
Sumber daya tim yang terkotak-kotak adalah yang terburuk. Informasi hilang dalam kesemrawutan dan visibilitas tidak dapat ditemukan. Tetapi ada sejumlah alat hebat di luar sana seperti ClickUp yang membantu tim jarak jauh tetap terhubung dan memusatkan alat dan sumber daya yang dibutuhkan tim jarak jauh untuk menjalankan proyek.
Mendorong interaksi sosial
Hanya karena tim Anda bekerja dari jarak jauh, bukan berarti mereka tidak bisa bersosialisasi satu sama lain. Faktanya, interaksi sosial bisa menjadi cara yang bagus untuk mendorong kolaborasi.
Adakan happy hour atau rehat kopi virtual, atau buat klub buku virtual di mana anggota tim dapat mendiskusikan apa yang mereka baca.
Rayakan keberhasilan bersama
Saat tim Anda mencapai suatu tujuan, pastikan untuk merayakannya bersama. Hal ini akan membantu anggota tim merasa bahwa mereka adalah bagian dari unit yang kohesif, dan akan mendorong mereka untuk bekerja sama menuju kesuksesan di masa depan.
Pelajari lebih banyak cara untuk_ membangun kerja sama tim yang efektif !
ClickUp: Alat Terbaik untuk Tim Kolaboratif
Siapa pun yang mengatakan bahwa kolaborasi tim yang sukses itu sulit, mungkin tidak membaca panduan ini. Sebagian besar bercanda. Tapi keputusannya sudah ada: Kolaborasi tim itu mungkin dilakukan dan bisa produktif. Terlebih lagi jika Anda memiliki alat bantu yang tepat.
Tingkatkan strategi kolaborasi tim Anda dari pemula menjadi ahli kelas dunia dengan ClickUp!
Daftar ke ClickUp