Mari kita atur suasana. 🎥
Anda adalah seorang manajer proyek di sebuah perusahaan yang akan meluncurkan produk baru-sangat menarik!
Anda telah menghabiskan waktu berjam-jam untuk mengkurasi peta jalan proyek yang sempurna dan berbulan-bulan mencoba mewujudkan ide-ide tim Anda menjadi tindakan.
Anda menetapkan tujuan SMART, membuat rencana kontingensi dan memperhitungkan beberapa waktu penyangga jika ada tantangan yang tidak terduga. Namun, proyek Anda masih tertinggal jauh di belakang. 🤯
Jadi, apa yang Anda lakukan? Panik? Membalik meja? Panggil pelatih hidup Anda?
tidak!
Anda menarik napas dalam-dalam dan mulai mencari cara untuk mengganti waktu yang hilang secara strategis. 🤓
Ikutlah bersama kami dalam perjalanan ini saat kami menjelajahi salah satu yang paling populer alat perencanaan untuk mengejar ketertinggalan dalam manajemen proyek, kapan menggunakannya, dan bagaimana cara menerapkannya, dengan sukses!
Netflix/ GIPHY
Halo, nama saya ______ dan proyek saya terlambat dari jadwal
Keterlambatan dalam sebuah proyek adalah hal yang sangat umum dan pada suatu saat, hal ini bisa terjadi pada semua orang! Dan terkadang, hal ini benar-benar di luar kendali Anda.
Kurangnya bahan, komunikasi yang buruk, kelelahan, dan tujuan yang tidak jelas dapat membuat Anda mundur lebih cepat dari yang Anda kira, tetapi ada beberapa alat yang dapat Anda gunakan sebagai manajer proyek untuk mengejar ketertinggalan di timeline Anda untuk memenuhi tenggat waktu akhir Anda.
Di situlah teknik kompresi jadwal berperan. Ini adalah metode untuk membantu Anda tetap berada di jalur yang tepat untuk menyelesaikan proyek pada tanggal awal . 🙌🏼
Ditambah lagi, teknik ini sangat serbaguna dan dapat diterapkan pada semua jenis proyek.
Para insinyur, pengembang, perancang, dan manajer produk yang berpengalaman mungkin sudah menganggap teknik ini cukup umum, tetapi mereka yang berkecimpung di bidang konstruksi, medis, dan real estat juga telah menemukan kesuksesan dalam menerapkan alat ini dalam industri mereka! Khususnya, teknik pelacakan cepat.
Pelacakan cepat dalam manajemen proyek adalah salah satu alat kompresi jadwal yang paling umum, dan meskipun Anda tidak perlu membiasakan diri untuk menggunakannya, pelacakan cepat sama sekali bukan ciuman kematian bagi proyek Anda garis waktu proyek .
Bonus: Template rencana kontingensi !
Apa itu pelacakan cepat dalam manajemen proyek?
Kami sangat senang Anda bertanya.
Pelacakan cepat dalam manajemen proyek adalah di mana tugas-tugas yang awalnya direncanakan untuk dilakukan satu demi satu dilakukan secara paralel atau sebagian tumpang tindih dengan yang lain.
Atau, melakukan beberapa tugas sekaligus untuk satu proyek, dan tanpa memengaruhi ruang lingkup proyek! Jadi, Anda akan tetap memenuhi tenggat waktu akhir. 😎
Pelacakan cepat hanya menjadi pilihan jika tugas yang tumpang tindih tidak bergantung satu sama lain dan termasuk dalam jalur kritis -juga dikenal sebagai serangkaian tugas utama dalam proyek Anda yang menentukan tanggal pengiriman akhir.
Pikirkan: Tonggak sejarah atau Lari cepat di ClickUp !
PeacockTV/ GIPHY Tempat yang berguna untuk memulai adalah dengan melihat peta jalan proyek Anda dan mengidentifikasi tugas-tugas yang menandakan kapan proyek Anda akan memasuki fase berikutnya. Biasanya tugas pertama atau tugas terakhir dalam fase-fase tersebut merupakan indikator yang baik! Ini akan memberi Anda gambaran tentang tugas mana yang dapat menyebabkan hambatan potensial jika dilakukan secara bersamaan.
Anda hanya dapat mempercepat tugas-tugas di jalur kritis karena tugas-tugas itulah yang benar-benar memajukan proyek dan tidak bergantung pada tugas-tugas lain yang dapat menghambat penyelesaiannya.
lebih lanjut tentang jalur kritis di sini ._
Tapi ClickUp, apakah ada alat kompresi jadwal lainnya?
Mengapa ya, tentu saja ada.
Crashing adalah alat kompresi jadwal umum lainnya yang digunakan oleh banyak manajer produk dapat mempertimbangkan pada saat mereka memutuskan apakah akan melakukan fast track.
Crashing proyek adalah tindakan membuang sumber daya tambahan ke dalam aktivitas atau tugas, daripada menyesuaikan peta jalan atau tanggal mulai Anda yang asli. Seperti pelacakan cepat, crashing tidak memengaruhi tanggal pengiriman akhir ketika dilakukan dengan sukses dan hanya dapat diterapkan pada tugas-tugas di jalur kritis Anda.
Namun dari sekian banyak teknik pemampatan jadwal di luar sana, aturan praktis yang baik adalah mencoba menggunakan fast tracking terlebih dahulu karena tidak ada biaya tambahan, dan Anda juga dapat menggunakan fast tracking secara bersamaan dengan teknik lainnya.
Kursus kilat dalam penghentian proyek
Jika Anda tahu bahwa Anda memiliki sarana untuk mengalokasikan bahan dan sumber daya dari luar ke proyek Anda, crashing mungkin terdengar seperti perbaikan yang lebih cepat daripada fast tracking, tetapi biaya bukanlah satu-satunya tantangan yang perlu dipertimbangkan.
Dengan menerapkan sumber daya tambahan pada tugas-tugas yang ada, Anda mendelegasikan lebih banyak pekerjaan kepada lebih banyak orang, yang dapat berubah menjadi situasi "terlalu banyak juru masak di dapur" lebih cepat daripada yang bisa Anda katakan dalam permainan kuis.
Warner Bros/ GIPHY Proyek yang akan datang juga dapat terganggu oleh anggota tim tambahan yang ditarik dari tugas-tugas lain untuk mengerjakan proyek lain yang sedang berjalan. Oleh karena itu, rencana darurat Anda membutuhkan strategi dan niat yang sama besarnya dengan rencana pelacakan cepat, karena bukan berarti satu alat lebih efektif daripada yang lain, namun Anda perlu mengetahui mana yang paling sesuai untuk situasi Anda.
Namun demikian, ada banyak sekali manfaat dari crashing apabila dilakukan dengan sukses-termasuk urutan yang tidak berubah!
Lihatlah secara realistis dan obyektif seperti apa biaya tambahan yang akan dikeluarkan untuk sumber daya dari luar, dan patuhi itu. Ini termasuk personel dan material.
Ingatlah bahwa crashing hanya berfungsi untuk aktivitas yang membutuhkan dukungan tambahan yang akan mempersingkat durasi tugas. Jadi, saat Anda mendelegasikan tugas kepada anggota tim dari luar, pastikan semua orang yang terlibat tahu persis apa yang mereka lakukan untuk menghindari duplikasi pekerjaan, kesalahan, dan jebakan produktivitas lainnya.
Meskipun crashing dapat digunakan secara bersamaan dengan pelacakan cepat, namun hal ini bisa berisiko dan mahal. Jadi kami sarankan Anda untuk melakukannya dengan hati-hati. 🚧
Kelemahan dari penggunaan kedua teknik ini secara bersamaan adalah peningkatan anggaran dan kelelahan karena lebih banyak orang yang bekerja, melakukan banyak tugas, dan menambahkan tugas dari proyek yang baru.
Ditambah lagi, jika pelacakan cepat gagal, banyak manajer proyek yang akhirnya beralih ke crashing! Jadi, jika proyek Anda terlambat dari jadwal dan Anda baru mengenal teknik kompresi jadwal, gunakanlah satu alat saja. 🙂
Waktu yang tepat untuk melakukan fast tracking ⏰
Meskipun beralih ke pelacakan cepat proyek mungkin tampak seperti tanda bahaya, hal ini sebenarnya lebih umum daripada yang Anda pikirkan.
Berhati-hatilah saat memutuskan seberapa sering Anda menggunakan teknik ini, tetapi ada lebih banyak alasan untuk menggunakannya selain hanya karena tertinggal dalam suatu proyek, jadi tidak ada alasan untuk merasa malu!
Anda dapat menggunakan pelacakan cepat dalam manajemen proyek ketika Anda ingin menyelesaikan sebuah proyek untuk memulai peluang baru, diminta oleh klien, atau mendapat tekanan untuk menyelesaikan proyek Anda dari pesaing-tetapi waspadai risikonya!
Setiap jenis teknik pemampatan jadwal memiliki risiko dan tantangannya sendiri-sendiri, termasuk pelacakan cepat. Dan ini membutuhkan manajer proyek yang benar-benar tahu apa yang harus dilakukan. 🧐
Risiko dan keuntungan dari pelacakan cepat
Untungnya, untuk mempercepat peta jalan proyek Anda, Anda hanya menggunakan sumber daya yang telah Anda anggarkan sehingga hanya ada sedikit atau bahkan tidak ada biaya tambahan untuk tetap berada di jalurnya.
Namun, pelacakan cepat dalam manajemen proyek bisa berisiko.
Pelacakan cepat pada dasarnya adalah multitasking yang direncanakan dengan hati-hati dengan taruhan yang lebih tinggi. Seperti upaya multitasking lainnya, segala sesuatunya dapat dengan mudah menjadi sedikit di luar kendali saat menyulap beberapa tenggat waktu sekaligus.
Dengan beberapa item tindakan terjadi pada waktu yang sama, ada kemungkinan lebih tinggi untuk harus mengunjungi kembali tugas yang telah diselesaikan sebelumnya dan berpotensi untuk mengerjakannya kembali secara keseluruhan.
Kerumitan tambahan ini juga dapat menghambat kualitas dan efisiensi proyek, yang semuanya dapat memperlambat jadwal yang seharusnya dapat dipercepat oleh rencana pelacakan cepat Anda.
Dan meskipun Anda dapat menghindari beberapa biaya tambahan dengan tidak menggunakan sumber daya tambahan, waspadalah terhadap kelelahan!
PeacockTV/ GIPHY Anda dan tim Anda akan mendapatkan tugas-tugas yang ditambahkan ke dalam beban kerja Anda lebih cepat dari yang Anda perkirakan, dan menghemat uang mungkin terdengar keren di atas kertas, namun menjaga karyawan Anda tetap bahagia dan memiliki keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi yang sehat adalah hal yang sangat berharga. ✨
Tapi jangan biarkan risiko-risiko ini menghalangi Anda untuk melakukan pelacakan cepat manajemen proyek sama sekali! Ada beberapa cara untuk menghindari risiko-risiko ini, dan Anda hanya akan berkembang dengan alat ini melalui latihan dan perencanaan! Seperti yang selalu kami katakan di sini di ClickUp, kemajuan menuju kesempurnaan . 😎
Saran kami: berkomunikasi, berkomunikasi, lalu berkomunikasi lagi.
Kelihatannya sangat sederhana, tetapi ini berhasil...dan ini sedikit lebih sulit daripada kedengarannya.
Seorang manajer proyek yang mengetahui garis waktu seperti punggung tangan mereka dan dapat dengan cepat memperbarui tim tentang perubahan apa pun - hingga ke detail terkecil - dapat meredakan setiap kesengsaraan pelacakan cepat yang menghampiri Anda.
Terutama ketika tim sedang menambah beban kerja mereka, Anda harus memastikan bahwa semua orang tahu apa yang sedang terjadi, kapan hal itu berlaku, mengapa proyek ini dilacak dengan cepat, dan bagaimana hal itu akan berdampak pada pekerjaan mereka.
Meskipun pelacakan cepat seharusnya tidak memengaruhi ruang lingkup proyek Anda, masih akan ada beberapa tenggat waktu baru untuk setiap tugas di sepanjang jalan, dan semakin cepat Anda dapat membuat tim Anda memahami perubahan ini, semakin baik!
Tidak ada salahnya juga untuk berbagi risiko yang disebutkan di atas yang terlibat dengan pelacakan cepat sehingga Anda (atau manajer proyek Anda) bukan satu-satunya yang mencari hambatan tertentu sebelum tanggal pengiriman Anda.
Oke, itu mungkin terdengar berlebihan. Tapi itu hanya karena kami ingin memastikan Anda siap dan siap untuk menjalankan rencana pelacakan cepat terbaik sepanjang masa!
Inilah salah satu cara untuk melakukannya.
Cara mempercepat proyek Anda
Bukan berarti pelacakan cepat lebih baik daripada semua alat kompresi jadwal lainnya, tetapi ini tentang mengetahui alat mana yang tepat untuk Anda! Dan bagaimana cara menggunakannya.
Sebelum Anda memulai upaya apa pun untuk mempercepat jadwal proyek yang tertinggal, pastikan Anda siap dengan perangkat lunak manajemen proyek untuk membantu Anda mengelola semua bagian yang bergerak di satu tempat.
Seperti ClickUp !
unduh ClickUp dan akses di perangkat apa saja, kapan saja
ClickUp adalah solusi manajemen kerja yang kuat dengan ratusan alat untuk merampingkan proses manajemen proyek Anda dengan mengkonsolidasikan tugas , dokumen komunikasi, dan kemajuan dalam satu platform.
Platform ini menawarkan kolaborasi dan kustomisasi pada inti setiap fitur untuk menjaga seluruh tim proyek tetap terhubung dan menjaga transparansi pada setiap tahap dalam proyek Anda.
Terlebih lagi, ini terintegrasi dengan lebih dari 1.000 alat lainnya untuk menyelaraskan dengan tumpukan teknologi Anda saat ini dan memastikan bahwa Anda tidak membuang waktu dalam hal menghemat waktu untuk proyek-proyek Anda! Bahkan untuk proyek yang sedikit tertinggal. 🙌🏼 Sprint di ClickUp dapat membantu Anda merencanakan durasi proyek dan tugas secara efisien dalam timeline apa pun dan memvisualisasikan beban kerja Anda dengan 15+ tampilan termasuk Gantt , Dewan dan Peta Pikiran -sebuah "kemenangan" besar bagi para manajer proyek dalam tim lintas fungsi .
Menggambar hubungan antara tugas dan tugas Milestone dalam tampilan Gantt di ClickUp
Meskipun ClickUp dapat menyimpan dan mengatur aset Anda seperti seorang profesional, pelacakan cepat tidak terjadi dengan sendirinya. Dibutuhkan perencanaan yang matang seperti halnya peta jalan proyek awal Anda, dan kami memiliki kiat-kiat untuk membantu Anda memulai dalam lima langkah sederhana. 🖐🏼
5 langkah untuk pelacakan cepat
Meskipun semua kebutuhan proyek berbeda, setiap upaya untuk mengerjakan ulang jadwal saat ini membutuhkan sedikit waktu dan efisiensi untuk mengajak seluruh tim bekerja sama.
Rencana pelacakan cepat yang Anda buat dapat dipengaruhi oleh jumlah tugas yang terlambat, tugas yang bergantung, waktu, dan mengapa proyek terlambat sejak awal, tetapi lima langkah ini akan membantu Anda memutuskan apakah alat ini tepat untuk Anda dan bagaimana cara untuk memulai kembali.
1. Identifikasi masalah untuk menentukan tujuan Anda.
Lihatlah persyaratan proyek Anda, tujuan awal, sasaran, prioritas, dan tonggak sejarah . Identifikasi tempat dan alasan yang membawa proyek Anda ke titik ini dan tanyakan pada diri Anda sendiri apakah pelacakan cepat dapat menyelesaikan masalah, atau berpotensi menyebabkan lebih banyak masalah.
Di ClickUp Dasbor anda dapat dengan mudah menentukan "kesehatan" proyek Anda secara keseluruhan dengan gambaran umum tingkat tinggi dari kemajuan proyek Anda. Lihat jumlah Milestone dalam proyek Anda, beban kerja tim Anda saat ini, kinerja, dan Sprint dalam hitungan detik.
Dapatkan gambaran umum tingkat tinggi tentang kemajuan proyek Anda di Dasbor di ClickUp
2. Periksa jadwal proyek Anda saat ini.
Tanyakan pada diri Anda sendiri:
- Berapa banyak waktu yang Anda butuhkan untuk pulih?
- Tugas-tugas apa saja yang berada di jalur kritis?
- Tugas-tugas mana yang bergantung pada orang lain?
- Apa dampak perubahan ini terhadap beban kerja setiap individu?
Sebelum menyesuaikan jadwal Anda saat ini, pastikan Anda dapat menjawab setiap pertanyaan ini untuk menghindari masalah tambahan dan risiko pelacakan cepat di masa mendatang!
3. Cari peluang jalur cepat Anda.
Ingat, Anda hanya bisa melakukan fast track pada tugas-tugas yang berada di jalur kritis. Tumpang tindih tugas-tugas yang tidak bergantung satu sama lain, dan jika Anda belum melakukannya, ubah tugas-tugas ini menjadi Milestone di ClickUp!
Tugas yang diubah menjadi Milestone akan dipisahkan dari tugas lain dengan bentuk berlian di garis waktu proyek . Membuka Milestone juga akan segera menunjukkan kepada Anda hubungan tugas dan ketergantungan yang perlu diingat.
Tips profesional lainnya? Lihat garis waktu proyek Anda sebagai Gantt Chart atau Peta Pikiran untuk representasi yang lebih visual tentang seperti apa jadwal Anda yang dipadatkan.
Dan apakah kami menyebutkan bahwa ClickUp menawarkan kedua tampilan ini dan lebih dari 13 lainnya ? 👀
4. **Lihatlah sumber daya Anda. Apakah rencana jalur cepat Anda realistis?
Lihatlah beban kerja tim Anda yang akan melakukan pelacakan cepat dan membuat sprint untuk membagi tugas yang tersisa ke dalam kerangka waktu yang dapat dikerjakan.
Hal ini dapat membantu Anda untuk tetap mengetahui tenggat waktu yang baru dan dengan mudah memantau kelompok tugas mana yang akan dilakukan pada waktu yang mana.
Buat, kelola, dan sesuaikan Lari cepat di ClickUp atau lihat bagian Pusat Templat untuk mengotomatiskan proses manajemen proyek sambil memotong pekerjaan yang berulang!
5. Monitor kemajuan Anda.
Pelacakan cepat membutuhkan lebih dari sekadar rencana yang solid atau bahkan manajer proyek yang solid-Anda juga membutuhkan platform yang kuat untuk tetap berada di atas pekerjaan yang telah Anda lakukan.
Sering-seringlah berkomunikasi secara langsung dengan tim Anda di tempat yang mudah diakses. Sistem manajemen kerja all-in-one seperti ClickUp dapat membantu menyederhanakan proses proyek Anda sekaligus menghilangkan kebutuhan untuk memeriksa berbagai tab dan program untuk mengirim pesan cepat.
Sering-seringlah mengecek status tugas yang sedang dikerjakan, dan juga dengan tim Anda! Pastikan rekan-rekan Anda beradaptasi dengan baik dengan perubahan baru dan siap untuk mendukung dan berputar lagi sesuai kebutuhan. Anda bisa melakukannya. 💪🏼
HBOmax/ GIPHY
Tendang segala sesuatunya ke gigi tinggi
Ulangi setelah kami: tertinggal adalah hal yang normal dan terjadi pada semua orang pada suatu saat.
Cobalah untuk tidak menjadikannya sebagai kebiasaan. 😉
Alat kompresi jadwal seperti pelacakan cepat ada di sini untuk membantu Anda mengubah rencana proyek untuk menyelesaikan segala sesuatunya tepat waktu, bahkan jika peta jalan mengalami beberapa perubahan yang tidak terduga di sepanjang jalan.
Jadi, tarik napas dalam-dalam, bagikan rencana pelacakan cepat Anda dengan tim, dan beralihlah ke solusi manajemen kerja seperti ClickUp untuk menyesuaikan dan mengelola tenggat waktu dengan mudah sesuai kebutuhan!