"Rapat adalah tempat kerja yang sesungguhnya."_
Saya sering mengatakan hal seperti ini-dan untuk alasan yang bagus.
Pikirkanlah: Rapat selama satu jam dengan delapan orang bukan hanya satu jam, melainkan delapan jam. Itu adalah satu hari kerja penuh yang hilang dalam enam puluh menit. Kami tidak akan sembarangan menghabiskan uang senilai delapan jam, namun kami menghabiskan delapan jam waktu bersama tanpa berpikir panjang.
Dulu saya percaya bahwa kerja asinkron adalah jawabannya. Saya mengganti rapat dengan dokumen yang terperinci, sehingga setiap orang dapat meninjau dan berkontribusi sesuai dengan kecepatan mereka masing-masing. Hal ini terasa sangat membebaskan! Semua orang bekerja dengan kecepatannya sendiri, tanpa terganggu oleh ping notifikasi rapat yang terus menerus. Saya sangat bersemangat dengan pendekatan ini, orang-orang mulai memanggil saya "Async Dean"
Namun ada sesuatu yang tidak beres.
Beberapa anggota tim berkembang pesat sementara yang lain melayang. Ketidakselarasan tumbuh. Keputusan terhenti. Dan saya menyadari sesuatu yang mengejutkan: beberapa pekerjaan terbaik kami terjadi hanya ketika kami menerima telepon. Masalah yang kami coba perbaiki mulai muncul dengan cara yang baru.
Inilah yang saya pelajari: Rapat tidak secara inheren buruk-mereka hanya dirancang dengan buruk.
Mengapa Sebagian Besar Rapat Gagal
Sebagian besar rapat dirancang untuk gagal sebelum dimulai. Rapat tersebut terburu-buru, membengkak, dan tidak memiliki arah.
Inilah alasannya:
Masalah Konteks
Rapat yang hebat tidak dimulai ketika orang-orang bergabung dalam panggilan telepon-mereka memulainya jauh sebelumnya. Tanpa konteks yang sama, rapat akan menjadi sesi mengejar ketertinggalan yang mahal. Tidak ada yang mau menghabiskan waktu 20 menit untuk mempelajari apa yang seharusnya sudah mereka baca sebelumnya.
Jebakan Agenda yang Tidak Jelas
"Membahas pembaruan proyek" bukanlah sebuah agenda-ini adalah pengakuan atas perencanaan yang buruk. Agenda yang sebenarnya menjawab pertanyaan seperti: keputusan apa yang sedang kita buat? Masalah apa yang sedang kita selesaikan?
Tanpa jawaban-jawaban ini, Anda hanya memesan ruang kalender.
Efek Kepadatan
Rapat berkembang dengan fokus, dan fokus akan hilang dalam keramaian. Setiap peserta yang tidak perlu akan melemahkan percakapan. Anda akan berakhir dengan penonton alih-alih kontributor, masing-masing bertanya-tanya mengapa mereka ada di sana.
Keputusan yang Menghilang
Keputusan yang dibuat namun tidak didokumentasikan sama saja dengan tidak pernah terjadi. Tanpa pencatatan yang jelas dan tindak lanjut yang jelas, rapat menjadi sebuah lingkaran diskusi yang tak berujung, dari minggu ke minggu. Anda tidak bergerak maju-Anda hanya berputar-putar.
Cara yang Lebih Baik
Rapat seharusnya tidak hanya menghabiskan waktu saja-rapat seharusnya menghasilkan kemajuan. Namun, seberapa sering rapat hanya menghasilkan catatan yang berserakan, keputusan yang terlupakan, atau butir-butir tindakan yang tidak pernah ditindaklanjuti? Alat-alat yang dirancang untuk membantu kita berkolaborasi sering kali membuat kita memilah-milah kekacauan.
Itulah yang ingin kami perbaiki. Tim kami telah memikirkan secara mendalam tentang bagaimana mengubah rapat dari sumber frustrasi menjadi sumber momentum.
Salah satu cara yang kami lakukan adalah dengan Pencatat AI -alat yang dibuat untuk mengubah kekacauan setelah rapat menjadi wawasan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti.
ini dia idenya..._
Tangkap Keputusan, Bukan Hanya Kata-kata
Rapat penuh dengan keputusan dan wawasan yang berharga, namun sering kali terkubur dalam tumpukan catatan. AI Notetaker memastikan bahwa setiap keputusan yang dibuat dicatat dan dapat dibagikan dengan mudah kepada siapa pun-apakah mereka ada di ruangan atau tidak.
Mengubah Percakapan Menjadi Tindakan
Mencatat apa yang dikatakan tidaklah cukup. Rapat harus mendorong pekerjaan ke depan. AI Notetaker menangkap item tindakan, menugaskan mereka ke orang yang tepat, dan memastikan tidak ada yang terlewatkan.
Pertahankan Konteks
Setiap rapat terjadi dalam proyek yang lebih luas. Dengan menghubungkan diskusi ke tugas, file, dan keputusan yang lalu, AI Notetaker memberikan konteks lengkap-sehingga tim Anda bisa bergerak maju tanpa perlu mengulang masa lalu.
Lebih dari sekadar ringkasan, ini adalah tentang kejelasan dan momentum.
Ketika rapat terhubung dengan lancar dengan pekerjaan itu sendiri, rapat tidak lagi menguras tenaga dan mulai memberikan waktu:
Tidak perlu lagi mengejar-ngejar catatan, tidak perlu lagi bertanya-tanya apa yang sudah diputuskan.
bagian terbaiknya?
Ini bukan hanya tentang mencatat apa yang dikatakan - ini tentang menghubungkannya dengan pekerjaan yang terjadi sebelum dan sesudah rapat.
Setiap diskusi memiliki konteks, setiap keputusan memiliki tindak lanjut.
Pertanyaan yang Sebenarnya
Setiap pertemuan harus dimulai dari sebuah kejelasan: "Apa tujuan dari pertemuan ini? Apakah kita sedang memecahkan masalah, membuat keputusan, atau menetapkan arah yang jelas?"_
Jika Anda tidak dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda tidak perlu mengadakan rapat-Anda perlu berpikir ulang.
Tujuannya bukan untuk mengadakan lebih banyak rapat atau lebih sedikit rapat. Tujuannya adalah mengadakan rapat yang lebih baik. Rapat yang menghargai waktu Anda dan memberikan lebih banyak daripada yang diambil. Rapat yang mengubah percakapan menjadi kemajuan.
Karena jika dilakukan dengan benar, rapat bukanlah tempat pekerjaan mati. Rapat adalah tempat di mana pekerjaan menjadi hidup.
**Siap untuk Mengubah Pertemuan Anda?
Berhentilah membiarkan rapat mencuri waktu dan energi Anda - ubahlah rapat menjadi senjata rahasia Anda untuk kemajuan.
Dengan AI Notetaker ClickUp, Anda dapat mencatat setiap keputusan, item tindakan, dan konteks dengan mudah, memastikan tim Anda tetap fokus selama rapat - dan selaras untuk langkah selanjutnya setelahnya.