Pernahkah Anda mencoba mengekspor data dari SharePoint ke Excel, hanya untuk mengalami frustrasi karena masalah pemformatan dan informasi yang hilang? Anda tidak sendirian.
Banyak pengguna menghadapi rintangan ini ketika menganalisis data mereka. Mengekspor data dengan mulus dari SharePoint membutuhkan lebih dari sekadar menekan 'Ekspor'
Mari cari tahu cara mengekspor daftar SharePoint ke Excel dan bagaimana Anda dapat mengatasi tantangan umum dari proses tersebut. Kami juga akan mengeksplorasi bagaimana mengadopsi solusi alternatif dapat meningkatkan pengalaman manajemen data Anda.
Kapan Mengekspor Daftar SharePoint ke Excel
Excel adalah alat manajemen kerja yang populer di kalangan pelajar, profesional, dan organisasi. Biasanya digunakan untuk manajemen dan analisis data sederhana, keserbagunaan dan keramahan penggunanya telah menghasilkan Excel digunakan bahkan untuk manajemen proyek .
Mengekspor data ke Excel dari aplikasi lain yang kurang fleksibel sering kali membantu pengguna memformat, memproses, dan menganalisis data dengan lebih baik.
Berikut ini beberapa skenario yang biasanya dipilih pengguna untuk mengekspor data. Dengan memahami situasi ini, Anda dapat mengambil keputusan yang tepat untuk memenuhi kebutuhan manajemen data Anda.
Manipulasi data tingkat lanjut
SharePoint adalah alat yang sangat baik untuk mengelola tugas-tugas dasar seperti berbagi dokumen, kolaborasi, dan kontrol versi dalam tim. Integrasinya dengan Microsoft 365 membuatnya ideal untuk menyimpan dan mengatur informasi di seluruh proyek, tetapi kemampuannya lebih cocok untuk tugas-tugas langsung ini.
Excel lebih unggul dalam hal menangani kalkulasi yang rumit, analisis data yang mendetail, dan manajemen basis data . Misalnya, jika Anda mengelola data keuangan atau melakukan analisis statistik, Excel menawarkan fungsi lanjutan seperti tabel pivot, VLOOKUP, dan rumus kompleks yang dapat menangani kumpulan data besar dengan mudah.
Selain itu, dalam skenario di mana data Anda tersebar di beberapa daftar dan pustaka dokumen, mengekspornya ke Excel memastikan Anda memiliki tempat terpusat untuk analisis dan pelaporan. Gunakan fitur seperti pemformatan bersyarat untuk menyoroti poin data penting dalam file Excel Anda, memastikan informasi penting menonjol.
Berbagi dengan pengguna eksternal
Dalam proyek kolaboratif, Anda mungkin menghadapi situasi di mana tidak semua anggota tim atau pemangku kepentingan eksternal memiliki akses ke SharePoint. Meskipun SharePoint memang mendukung berbagi eksternal, sering kali diperlukan pengelolaan izin atau pengaturan akses tambahan, yang dapat memperlambat segalanya, terutama jika pengguna tidak memiliki akun Microsoft atau menghadapi masalah kompatibilitas. Hal ini bisa menjadi tantangan ketika berbagi daftar atau data penting.
Excel menawarkan fleksibilitas yang lebih besar dalam berbagi data. Anda bisa mengirim file melalui email, layanan cloud seperti OneDrive, atau alat pihak ketiga tanpa mengkhawatirkan pembatasan SharePoint. Penerima dapat dengan mudah berinteraksi dengan data, bahkan jika mereka tidak menggunakan SharePoint. Excel Online juga mendukung kolaborasi waktu nyata, memberikan pengalaman yang mulus tanpa rintangan akses, meskipun penting untuk menyeimbangkan fleksibilitas dengan keamanan di lingkungan yang sensitif.
Pencadangan dan pengarsipan
Perlu snapshot cepat dari data Anda pada titik waktu tertentu? Mengekspornya ke Excel adalah cara terbaik untuk mencadangkan dan mengunjungi kembali. Anda dapat melacak perubahan, mengelola berbagai versi analisis Anda, dan kembali ke versi sebelumnya jika perlu. Ini sangat berguna jika Anda bekerja dengan pemangku kepentingan eksternal yang mungkin memerlukan data historis atau perlu meninjau bagaimana analisis telah berkembang. Sementara SharePoint menawarkan kontrol versi, Excel menyediakan kontrol yang lebih terperinci atas kumpulan data dan perhitungan individual.
Tampilan data yang disesuaikan
Setiap proyek mungkin memerlukan perspektif yang berbeda pada data yang sama. Dengan mengekspor ke Microsoft Excel, Anda bisa membuat tampilan yang disesuaikan yang berfokus pada KPI atau fase proyek tertentu. Hal ini memastikan bahwa para pemangku kepentingan hanya melihat informasi yang relevan tanpa gangguan data yang tidak terkait.
Akses offline
Ketika Anda mengekspor data SharePoint Anda ke Excel, Anda mendapatkan keuntungan dari akses offline. Ini sangat bermanfaat bagi anggota tim yang mungkin tidak memiliki koneksi internet yang dapat diandalkan atau bekerja di lokasi terpencil. Mereka masih bisa memanipulasi dan menganalisis data tanpa bergantung pada daftar online SharePoint.
Singkatnya, opsi ekspor adalah pilihan terbaik Anda jika Anda membutuhkan kontrol lebih besar atas data Anda atau ingin membuatnya tersedia untuk orang lain di luar ekosistem SharePoint Anda.
Sekarang, mari kita langsung ke cara mengekspor daftar SharePoint ke Excel.
Baca juga: 10 Alternatif dan Pesaing SharePoint Terbaik
Cara Mengekspor Daftar SharePoint ke Excel
Mari kita jawab pertanyaan terbesarnya terlebih dahulu. Tidak, Anda tidak memerlukan alat canggih atau perangkat lunak pihak ketiga-hanya SharePoint dan Excel.
Berikut adalah panduan langkah demi langkah tentang cara mengekspor daftar SharePoint ke buku kerja Excel:
- Pilih daftar SharePoint: Mulailah dengan membuka situs SharePoint dan pilih daftar spesifik yang ingin Anda ekspor
- Ekspor ke Excel: Klik opsi Ekspor di bilah Perintah di bagian atas. Selanjutnya, pilih opsi Ekspor ke Excel di menu tarik-turun yang dihasilkan
melalui Microsoft
- Unduh file IQY: Simpan file dengan menggunakan opsi di kotak dialog Unduh File. Tindakan ini akan mengunduh file ke sistem lokal Anda. File yang diunduh adalah file kueri web yang digunakan Excel untuk mengambil data dari SharePoint
melalui Tips MSSQL
- Mengimpor data SharePoint: Buka file IQY di Excel setelah diunduh dan klik Aktifkan pada prompt yang muncul. Ini akan memungkinkan Excel untuk mengisi data daftar SharePoint di buku kerja Excel
- Simpan file Excel Anda: Simpan file sebagai file XLSX setelah data berhasil diekspor ke Excel
Sekarang, Anda bebas memanipulasi, menganalisis, dan membagikan data sesuka Anda.
Masalah Umum pada SharePoint
Berikut adalah beberapa masalah paling umum yang dihadapi pengguna saat menggunakan SharePoint dan integrasinya dengan Excel.
Masalah integritas data
Terkadang, ketika mengekspor kumpulan data yang lebih besar, perhatikan bahwa Anda mungkin menemukan bidang yang hilang atau data yang rusak, terutama jika daftar tersebut menyertakan metadata yang kompleks atau kolom khusus. Periksa kembali data Anda setelah ekspor untuk memastikan semuanya terbawa dengan benar.
Masalah penyegaran Excel
Jika Anda secara teratur mengekspor data dinamis yang sering diperbarui di SharePoint, Anda mungkin mengalami masalah dengan kemampuan Excel untuk menyegarkan data. Koneksi satu arah antara SharePoint dan Excel tidak selalu sempurna-menjaga agar data Anda tetap tersinkronisasi mungkin memerlukan penyegaran manual.
Izin yang dibatasi
Tidak semua pengguna SharePoint memiliki izin yang sama. Hal ini bisa menyulitkan ekspor bagi mereka yang memiliki akses ke file tetapi bukan admin situs. Pastikan pengguna yang perlu mengekspor data memiliki izin yang tepat untuk menghindari kebingungan dan hambatan.
Pemformatan terbatas
Meskipun SharePoint mengekspor data ke Excel, ia tidak selalu membawa pemformatan seperti kode warna, filter, aturan pemformatan bersyarat, atau lebar kolom khusus. Kurangnya transfer yang mulus ini dapat menyebabkan ketidakkonsistenan dalam presentasi. Akibatnya, Anda mungkin perlu menginvestasikan waktu ekstra untuk mengatur ulang dan memformat data secara manual. Hal ini memperlambat alur kerja Anda.
Pengalaman pengguna yang tidak konsisten
Pengguna mungkin mengalami tingkat kinerja yang berbeda-beda saat mengakses SharePoint di berbagai browser web. Ketidakkonsistenan ini bisa mempengaruhi bagaimana data ditampilkan atau fungsi yang tersedia. Untuk menghindari komplikasi yang tak terduga, penting untuk menstandarkan penggunaan browser dalam tim.
Meskipun masalah ini bisa membuat frustrasi, mengetahui dan menerapkan Peretasan Excel dapat membuat perbedaan besar.
💡Tip Profesional: Microsoft Power Automate memungkinkan Anda untuk mengatur alur yang mengotomatiskan proses mengekspor daftar SharePoint ke Excel.
Kami juga memiliki beberapa rekomendasi alternatif, jika Anda ingin memiliki semua data Anda di satu tempat tanpa prosedur ekspor dan impor yang rumit.
Perkenalkan ClickUp: Alternatif Lengkap untuk SharePoint dan Excel
SharePoint dan Excel masing-masing memiliki kelebihan: SharePoint sangat bagus untuk manajemen dokumen dan kolaborasi, dan Excel sangat cocok untuk manipulasi dan analisis data.
Namun, bukankah akan lebih mudah untuk mengakses kedua kemampuan tersebut dalam satu platform?
Jika Anda bertanya-tanya bagaimana hal itu bisa dilakukan, jawabannya sederhana. Dengan ClickUp .
Dengan solusi manajemen proyek all-in-one, ClickUp membuat hidup lebih mudah bagi para pekerja pengetahuan seperti Anda, memungkinkan Anda mengelola proyek, berkolaborasi dengan tim, dan menganalisis data dengan lancar-semuanya di satu tempat.
Baca terus untuk mengetahui bagaimana ClickUp unggul (dalam permainan kata-kata) dalam memberikan yang terbaik dari kedua dunia.
Baca juga: 11 Alternatif dan Pesaing Excel Terbaik (Fitur, Kelebihan, Kekurangan, Harga)
Platform Manajemen Proyek ClickUp Platform Manajemen Proyek ClickUp memungkinkan Anda membuat alur kerja khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan proyek Anda yang unik, seperti kemampuan organisasi SharePoint.
Tampilan ClickUp
Namun, ClickUp lebih dari itu dengan menawarkan tampilan yang dapat disesuaikan seperti Daftar, Papan, Tabel, dan bagan Gantt, memungkinkan Anda memvisualisasikan tugas, tenggat waktu, dan ketergantungan dengan cara yang sesuai dengan alur kerja tim Anda-apakah Anda mengelola tugas-tugas sederhana atau proyek yang kompleks.
Dengan lebih dari 15 Tampilan ClickUp anda dapat terus melanjutkan proyek Anda tanpa harus repot-repot menggunakan banyak alat.
Buat daftar dan ubah menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti di satu tempat dengan ClickUp
Dasbor ClickUp
Tidak seperti Excel, yang membutuhkan ekspor data untuk analisis mendalam, fitur pelaporan dan analitik bawaan ClickUp memberikan wawasan waktu nyata tanpa kerumitan. Anda dapat melacak metrik utama, memantau kinerja proyek, dan membuat laporan terperinci langsung dari platform.
Kelola dan pantau beban kerja, kinerja tugas, dan hasil proyek di satu tempat dengan Dasbor ClickUp khusus Dasbor ClickUp membantu memvisualisasikan kemajuan tim, memastikan Anda tetap mendapat informasi dan membuat keputusan berdasarkan data, baik untuk mengoptimalkan sumber daya atau meningkatkan kolaborasi.
Tugas ClickUp
Selain itu, ClickUp menyederhanakan manajemen tugas dengan fitur-fitur yang mengubah daftar Anda menjadi item yang dapat ditindaklanjuti dalam platform yang sama. Tugas ClickUp menawarkan cara yang tangguh untuk menetapkan, memantau, dan berkolaborasi dalam tugas, memastikan bahwa daftar tugas Anda tetap terorganisir dan sesuai konteks. Anda bisa dengan mudah menugaskan tugas ke anggota tim tertentu, menetapkan prioritas, dan menentukan tanggal jatuh tempo agar semua orang tetap bertanggung jawab dan berada di jalurnya. Dengan ketergantungan tugas, Anda bahkan dapat mengelola aliran pekerjaan untuk memastikan tugas diselesaikan dalam urutan yang benar.
Gunakan ClickUp Tasks untuk mengubah daftar tugas Anda menjadi item yang dapat ditindaklanjuti-lengkap dengan detail seperti jenis tugas, ketergantungan, prioritas, dan dokumentasi kontekstual
Setiap tugas bertindak sebagai pusat terpusat yang berisi semua detail relevan yang dibutuhkan tim Anda. Anda bisa menambahkan lampiran secara langsung ke tugas-apakah itu dokumen, gambar, atau tautan-sehingga sumber daya penting selalu tersedia. Hal ini mengurangi kebutuhan untuk mencari file di berbagai platform, sehingga semuanya tetap terhubung dan dapat diakses.
_Kami membuat semua tim kami mencari di satu tempat untuk semua pekerjaan mereka berkat ClickUp. Tidak perlu lagi berpindah-pindah alat!
Alex, Kepala Petugas Teknis di Liquid Barcode
Dengan dasbor ClickUp yang tangguh, manajemen tugas yang fleksibel, dan tampilan yang dapat disesuaikan, Anda mendapatkan fungsionalitas penuh SharePoint untuk kolaborasi dan Excel untuk pelacakan dan analisis-yang disederhanakan ke dalam satu platform yang mudah digunakan.
Baca juga: 11 Templat Manajemen Tugas Gratis di ClickUp dan Excel
Templat Daftar Tugas Harian ClickUp
Dengan Templat Daftar Tugas Harian ClickUp anda tidak lagi memerlukan daftar SharePoint untuk membuat Anda tetap berada di jalur yang benar saat mengejar target harian.
Templat Daftar Tugas Harian ClickUp
Templat ini membantu Anda memprioritaskan tugas-tugas penting dalam hari Anda, memastikan Anda fokus dan mengejar apa yang paling penting.
Templat ini dilengkapi dengan Status Khusus untuk menandai tugas sebagai tugas yang harus dilakukan, sedang berlangsung, atau selesai. Terdapat penghitung beruntun bawaan untuk menambah motivasi saat Anda memeriksa tugas-tugas secara konsisten. Anda juga bisa meningkatkan pelacakan tugas harian Anda dengan pengingat otomatis, catatan, pelacakan kemajuan, label, dan banyak lagi di dalam ClickUp.
Baca juga: 20 Template Manajemen Proyek Gratis
Mengubah Daftar Sharepoint Menjadi Wawasan yang Dapat Ditindaklanjuti
Mengekspor daftar SharePoint ke Excel adalah salah satu cara untuk meningkatkan kemampuan manajemen data Anda.
Dengan fitur-fitur canggih Excel untuk manipulasi data, visualisasi, dan berbagi, Anda dapat mengatasi beberapa tantangan yang terkait dengan SharePoint. Namun, terus-menerus beralih di antara alat dapat memperlambat Anda. Untuk benar-benar bekerja lebih efisien, Anda memerlukan platform terintegrasi di mana semuanya menyatu dengan mulus.
ClickUp dirancang untuk melakukan hal tersebut. Dengan alat produktivitas yang komprehensif, Anda bisa mengkonsolidasikan tugas, mengelola data, dan berkolaborasi dengan tim Anda. Bagian terbaiknya adalah Anda bisa melakukan semua ini tanpa harus berpindah-pindah platform. Dengan memiliki semua pekerjaan di satu tempat, Anda dapat fokus pada hal yang penting-menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan efektif.
Tingkatkan cara Anda bekerja dengan memulai uji coba ClickUp gratis hari ini!