Anda baru saja selesai menyusun email dan tiba-tiba menemukan kolom CC dan BCC.
Kemudian, sebuah pertanyaan muncul di kepala Anda: "Kepada siapa saya harus men-cc email ini?"🤔
Kita semua pernah mengalaminya.
Mengetahui kapan harus menggunakan CC atau BCC dapat memberikan dampak besar pada penerimaan email Anda.
Satu langkah yang salah, dan Anda bisa saja membagikan informasi sensitif kepada orang yang salah atau, lebih buruk lagi-mengecualikan seseorang yang seharusnya diikutsertakan (seperti atasan Anda!).
Dalam blog ini, kita akan membahas kebingungan mengenai CC vs BCC dan menjelaskan kapan Anda harus menggunakan salah satu dari kedua istilah tersebut.
Sebagai bonus, Anda bisa mendapatkan beberapa alat dan sumber daya yang berguna untuk membantu Anda mengasah kemampuan email Anda.
Memahami Bidang Email: Bidang "Kepada"
Kolom "Kepada" di email adalah tempat Anda meletakkan penerima utama.
Mereka adalah orang-orang yang ingin Anda ajak berkomunikasi secara langsung. Mereka adalah penerima utama pesan Anda. Ketika Anda mengirim email, alamat email ini dapat dilihat oleh semua orang yang menerimanya.
Kolom "Kepada" adalah cara terbaik untuk menjaga email Anda tetap sopan dan profesional. Untuk menghindari kotak masuk yang penuh dengan spam, batasi daftar alamat "Kepada" Anda hanya untuk mereka yang terlibat secara langsung
Tetapi bagaimana jika Anda ingin menyertakan orang lain tanpa menjadikan mereka sebagai fokus utama?
Di sinilah bidang CC (salinan karbon) dan BCC (salinan karbon buta) berperan. Kedua kolom ini memungkinkan Anda untuk mengirimkan email secara diam-diam ke penerima tambahan. Dengan menggunakan kolom khusus, Anda juga dapat mengelola tanggapan dan thread yang sedang berlangsung dengan lebih baik.
Apa yang dimaksud dengan CC dalam Email?
CC adalah singkatan dari salinan karbon. Ini digunakan untuk mengirim salinan email ke penerima lain. Penerima ini bukan penerima utama Anda, namun orang-orang di sekitar Anda yang masih perlu melihat email dan balasan email.
Misalnya, jika Anda merespons klien yang Anda tangani secara langsung, Anda mungkin masih ingin tetap mengirim CC kepada manajer Anda untuk percakapan penting yang berkaitan dengan biaya layanan atau eskalasi apa pun.
Ketika Anda menggunakan "CC," semua alamat email di bidang ini dapat dilihat oleh semua orang yang menerima email. Transparansi ini berguna untuk menjaga komunikasi yang jelas.
Kapan CC digunakan?
Anda menggunakan bidang email CC ketika ingin menjaga "pihak yang berkepentingan" tetap berada dalam lingkaran.
CC juga sangat membantu ketika mengirim pesan ke sebuah tim. Ini memungkinkan Anda untuk menambahkan beberapa orang tanpa menjadikan mereka sebagai fokus utama.
Mengetahui kapan harus menggunakan CC membantu menjaga agar utas email tetap teratur dan sesuai jalur.
💡Kiat Pro: Gunakan kotak masuk bersama untuk komunikasi tim yang lebih baik. Hal ini memungkinkan kolaborasi dan berbagi pengetahuan yang lebih baik karena anggota tim dapat dengan mudah mengakses dan berkontribusi pada percakapan dan proyek yang sedang berlangsung.
Apa yang dimaksud dengan BCC dalam Email?
BCC adalah singkatan dari salinan karbon buta. Anda menggunakan bidang email BCC untuk berkomunikasi dengan lebih dari satu penerima tanpa mereka melihat alamat satu sama lain.
Bidang ini membantu menjaga kerahasiaan dan keamanan alamat email Saat mengirim email menggunakan "BCC," penerima tidak dapat melihat alamat penerima lainnya.
Kapan BCC digunakan?
Anda menggunakan BCC untuk salah satu dari dua hal berikut: untuk menjaga kerahasiaan alamat email (seperti yang Anda inginkan saat mengirim email massal) atau untuk menandai orang di email tanpa memberi tahu penerima lain.
BCC juga berguna dalam komunikasi profesional. Misalkan Anda mengirim email ke beberapa pelamar kerja, mengundang mereka untuk menghadiri wawancara tahap pertama. Anda dapat menggunakan "BCC" Ini membuat semuanya tetap rapi dan memungkinkan Anda menjaga email tetap profesional dan pribadi pada saat yang bersamaan.
Baca Juga: Cara membuat templat email di Gmail .
CC vs BCC: Bagaimana Anda Tahu Mana yang Harus Digunakan?
CC dan BCC memiliki tujuan yang berbeda.
Inilah yang harus Anda ingat ketika memutuskan bidang mana yang akan digunakan.
1. Pentingnya preferensi penerima
Sebaiknya selalu pikirkan tentang bagaimana penerima lebih suka menerima email. Beberapa orang mungkin menginginkan transparansi, sementara yang lain menghargai privasi.
Gunakan CC untuk mereka yang harus disertakan secara jelas. Mereka penting dalam percakapan. Terakhir, Anda harus memastikan bahwa orang yang ditambahkan ke CC relevan dengan percakapan untuk menghindari email yang tidak perlu.
Namun, sebagai aturan praktis, jika Anda tidak yakin dengan preferensi mereka, lebih baik gunakan BCC untuk menghindari kesalahpahaman.
💡Tip Pro: Menggunakan BCC juga membantu mengurangi risiko respons "Balas Semua" yang tidak diharapkan, yang sering kali menyebabkan spam email dan kebingungan.
2. Menghormati privasi
Privasi sangat penting, terutama ketika mengirim ke beberapa penerima yang tidak saling mengenal.
CC menampilkan semua alamat, sehingga jelas siapa saja yang disertakan. BCC menyembunyikan alamat, sehingga menjamin privasi.
Ketika berurusan dengan informasi sensitif, BCC harus menjadi pilihan utama Anda. BCC melindungi identitas dan detail kontak semua penerima.
3. Jumlah penerima
CC bekerja dengan baik untuk email ke grup kecil yang dikenal karena mendorong komunikasi terbuka. Sementara itu, kebalikannya berlaku untuk BCC, yang sangat berguna ketika mengirim email ke daftar orang.
Kami menyarankan untuk menggunakan kolom BCC jika Anda mengirimkan buletin email atau menjalankan kampanye pemasaran email massal. Idenya adalah untuk menghindari mengekspos daftar alamat email yang panjang kepada penerima lain.
💈Bonus: Lihatlah perangkat lunak manajemen email terbaik tahun 2024 untuk mengubah kotak masuk Anda yang berantakan menjadi ruang kerja yang produktif.
Sederhanakan Manajemen Email dengan ClickUp
Kita semua pernah menggunakan penyedia email yang berbeda, dan kebanyakan dari mereka memiliki fungsi yang hampir sama. Masalah dengan sebagian besar alat ini adalah bahwa mereka tidak dibangun untuk komunikasi dan kolaborasi yang optimal.
Sebagai contoh, tim biasanya menggunakan aplikasi email untuk membaca dan mengirim email sebelum beralih ke alat yang sama sekali berbeda untuk komunikasi instan. Hal ini sering kali tidak perlu dan menyebabkan percakapan yang terfragmentasi di beberapa ruang kerja.
Bagaimana jika Anda bisa mengirim email, mengelola proyek, memeriksa tugas, dan berkolaborasi dengan tim Anda-semuanya di satu tempat? Dengan ClickUp, Anda bisa.
Fitur manajemen email di ClickUp
Selain kemampuan manajemen proyeknya, ClickUp memungkinkan Anda mengirim, menerima, dan mengelola email secara langsung di dalam platform, menjadikannya alat yang ampuh untuk manajemen email.
Anda juga bisa menggunakan opsi CC dan BCC untuk mengontrol visibilitas dan privasi, bersama dengan banyak fitur lain yang telah dibahas sebelumnya.
- Mengirim dan menerima email: Anda bisa mengaktifkankemampuan email di ClickUp dari ClickApps untuk mengirim email tanpa berpindah tab. Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengirim pesan dan balasan langsung dari ClickUp. Anda juga dapat menerima email dan menautkannya ke tugas-tugas yang relevan, yang membuat komunikasi Anda tetap terorganisir dan dapat ditindaklanjuti
gunakan alat Manajemen Email ClickUp untuk penanganan email yang efisien dan efisien_
- Manajemen proyek email: ClickUp menawarkan fiturmanajemen proyek email dengan solusi otomatismanajemen kotak masuk. Anda dapat tetap mengerjakan tugas-tugas email Anda tanpa perlu menyalin-tempel. Fitur ini memastikan bahwa semua informasi yang relevan ditangkap dalam tugas-tugas Anda
- Mengotomatiskan proses: GunakanOtomatisasi ClickUp untuk mengotomatiskan tugas-tugas email yang berulang, seperti mengirim pengingat, pemberitahuan, atau tindak lanjut, sehingga Anda bisa meluangkan waktu untuk pekerjaan yang lebih strategis. Otomatisasi ini dapat membantu merampingkan alur kerja dan mengurangi upaya manual
mengotomatiskan tugas-tugas Anda yang berulang dan menghemat waktu dengan menggunakan ClickUp Automation_
- Lampirkan email ke tugas: Bawa seluruh percakapan email ke dalam tugas. Melalui optimalisasimanajemen tugas emailanda dapat dengan mudah mendiskusikan detail dengan tim Anda dan menyimpan semua informasi terkait di satu tempat
- **Manajemen terpusat: Dengan mengelola email Anda dalam ClickUp, Anda dapat menyimpan percakapan Anda di samping pekerjaan terkait. Integrasi ini menghemat waktu dan membantu tim Anda tetap terkoordinasi
Selain itu, gunakan sumber daya seperti Templat Otomatisasi Email ClickUp untuk mengotomatiskan email dan tugas berdasarkan bidang khusus, pengiriman formulir, atau peristiwa tugas.
Otomatisasi email
Dengan templat ini, Anda bisa:
- Menetapkan proses otomatisasi email: Mengidentifikasi email yang perlu diotomatisasi dan menguraikan tindakan spesifik yang diperlukan untuk setiap email
- Menetapkan pemicu otomatisasi: Menetapkan aturan atau ketentuan yang akan memulai pengiriman email otomatis berdasarkan peristiwa atau kriteria tertentu
- Mengoptimalkan otomatisasi email: Tinjau dan sesuaikan proses otomatisasi Anda secara teratur untuk memastikan proses tersebut efisien, efektif, dan selaras dengan tujuan Anda
💈Bonus: Lihat beberapa peretasan Gmail yang bermanfaat untuk meningkatkan manajemen email Anda.
Manfaat menggunakan ClickUp untuk Manajemen Email
kirim dan kelola email dalam satu platform yang komprehensif dengan fitur Manajemen Email ClickUp
- Produktivitas yang lebih baik: DenganIntegrasi Email ClickUpanda bisa mengintegrasikan Gmail dengan ClickUp untuk mengelola email dan tugas-tugas Anda secara efisien di satu tempat. Ini mengurangi waktu yang dihabiskan untuk berpindah antar aplikasi dan fokus untuk menyelesaikan pekerjaan
- **Pengaturan yang mudah di ujung jari Anda: Tautkan email ke tugas, beri tahu tim Anda, dan tetapkan tugas berdasarkan email yang diterima. Ini membuat semuanya tetap teratur dan memastikan semuanya berjalan dengan lancar
- Kolaborasi yang lebih baik: Tandai tim Anda di email,berikan komentardan kelola tanggapan tanpa meninggalkan ClickUp. Fitur ini meningkatkan kerja tim dan membuat semua orang tetap berada di halaman yang sama
- Komunikasi yang lancar dengan templat: Gunakan templat dan tanda tangan yang relevan untuk menyederhanakan komunikasi. Ini sangat berguna untuk dukungan pelanggan dan pelacakan pelamar
- Aman dan patuh: ClickUp menawarkan fitur keamanan yang kuat untuk memastikan komunikasi email Anda aman dan sesuai dengan standar industri
- Penjadwalan email: Jadwalkan semua komunikasi di masa depan dan pastikan setiap email pribadi
Kapan menggunakan CC dan BCC di ClickUp
- CC untuk transparansi: Gunakan kolom CC untuk memberi informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Strategi manajemen email seperti ini ideal untuk komunikasi dengan lebih dari satu penerima
- BCC untuk privasi: Kolom BCC melindungi privasi penerima. Gunakan ini saat mengirim email ke orang-orang yang tidak saling mengenal atau saat menjalankan kampanye email massal (di mana Anda ingin melindungi detail kontak dalam daftar email Anda)
Baca selengkapnya: Jelajahi alternatif untuk Google Workspace untuk kebutuhan email dan manajemen proyek Anda.
Berpikir Lebih Baik, Tulis Email Lebih Cerdas di ClickUp
Tiga dari lima profesional lebih suka menggunakan email untuk berkomunikasi.
Namun, inilah masalahnya-kebanyakan orang mengacaukan kolom CC dan BCC mereka karena mereka tidak yakin dengan peran penerima. Seandainya saja kita bisa melacak proyek, mengelola tugas, dan mengirim email ke banyak orang dalam satu platform.
Kabar baiknya adalah ClickUp melakukan hal tersebut dan masih banyak lagi!
Sebagai contoh, jika Anda tidak suka dengan kotak masuk email yang melimpah, Anda bisa mengaturnya dengan menggunakan ClickUp. Alat ini membantu Anda memprioritaskan email yang penting dan mengurangi waktu respon, yang mengarah ke pendekatan kotak masuk-nol .
ClickUp juga mendukung integrasi Gmail, sehingga Anda selalu mendapatkan notifikasi tentang tugas yang tertunda dan tindak lanjut. Selain itu, ClickUp memiliki AI-nya sendiri yang membantu membuat konsep email, mengubah email-email tersebut menjadi tugas-tugas yang dapat ditindaklanjuti, dan memberi Anda informasi setiap kali Anda mencari kata kunci. Daftar di ClickUp hari ini uji pengetahuan CC/BCC yang baru Anda temukan, dan kirimkan email-email yang mengagumkan.