Cara Menugaskan Tugas kepada Anggota Tim

Pertimbangkan hal ini-Anda hanya tinggal dua minggu lagi menuju peluncuran besar, dan tekanannya semakin besar. Seperti menyulap bola pada pertunjukan sirkus, Anda harus mencari tahu siapa yang melakukan apa, terutama ketika kru Anda tersebar di berbagai departemen dan permintaan tugas datang dari segala penjuru.

Hal berikutnya yang Anda tahu, Anda memiliki tiga orang yang mengerjakan tugas yang sama, dan waktu yang berharga hilang begitu saja.

Itulah mengapa memiliki sistem penugasan tugas yang terstruktur tidak hanya bagus untuk dimiliki - ini adalah penyelamat. Ini adalah peta jalan Anda untuk menghemat waktu, meningkatkan komunikasi, dan meningkatkan efisiensi tim Anda.

Jadi, mari kita telusuri bagaimana Anda bisa mengubah pembagian tugas menjadi bahan untuk meraih kesuksesan.

Memahami Penugasan Tugas

Menugaskan tugas kepada anggota tim, yang juga dikenal sebagai penugasan tugas, berarti mendistribusikan beban kerja untuk suatu proyek atau tujuan di antara anggota tim berdasarkan keahlian, ketersediaan, kepercayaan, dan peran mereka, sehingga tugas dapat diselesaikan secara efisien dan tepat waktu.

Menugaskan tugas bukan hanya tentang mencentang kotak. Ini adalah tentang mengatur pekerjaan Anda untuk mencapai tujuan yang lebih besar.

Membedakan antara tugas dan subtugas

Tugas adalah item pekerjaan yang berdiri sendiri, dan sub-tugas adalah komponen sub-ordinat yang lebih terperinci namun penting untuk menyelesaikan tugas yang lebih besar.

Mari kita pahami hal ini secara mendetail dengan sebuah contoh.

Untuk departemen pemasaran, tujuan utama untuk satu kuartal mungkin adalah 'Meluncurkan kampanye media sosial baru'

Sekarang, tugas utama ini perlu dipecah menjadi beberapa sub-tugas. Tabel berikut menunjukkan daftar sub-tugas:

menyesuaikan strategi | Melakukan penyesuaian berdasarkan data keterlibatan | Manajer Pemasaran | | |

Dengan memecah tugas menjadi sub-tugas, anggota tim dapat bekerja lebih efisien dan memastikan bahwa setiap aspek dari tujuan menyeluruh tercakup.

Ketika memahami hubungan antara keduanya, penting untuk mengetahui bahwa tugas dan sub-tugas berbeda satu sama lain pada tingkat yang berbeda, seperti hierarki, ruang lingkup, pelacakan, kompleksitas kepemilikan, dan ketergantungan.

Baca juga: Cara Melacak Tugas di Tempat Kerja

Hubungan antara pemberian tugas dan produktivitas tim

Bagaimana jika Anda diberi tugas untuk meningkatkan produktivitas tim Anda sebesar 50%? Kedengarannya seperti instruksi yang membuat frustasi, bukan? Terutama jika instruksinya jelas seperti lumpur dan realistis seperti mengharapkan kucing Anda untuk mengerjakan pajak Anda.

Namun, inilah masalahnya-ketika Anda memberikan tugas dengan baik, tugas tersebut secara otomatis menjadi kode curang untuk produktivitas tim.

Mari kita uraikan:

• Penyeimbangan beban kerja: Ini bukan tentang pilih kasih. Sebarkan tugas berdasarkan keterampilan, bukan hanya keandalan. Tentu saja, Karen selalu datang tepat waktu, tetapi jika dia tenggelam dalam pekerjaan sementara yang lain memutar-mutar jempolnya, Anda akan mengalami kelelahan
• Peran yang jelas: Ketika semua orang tahu apa yang harus dilakukan masing-masing, separuh pekerjaan sudah selesai. Kebingungan? Hilang. Akuntabilitas? Melalui atap
• Rasa memiliki: Ketika Anda mendelegasikan tugas yang jelas yang dapat ditangani oleh setiap anggota tim, Anda dapat melihat bahwa mereka memilikinya seperti bos. Kebingungan akan berkurang dan lebih banyak motivasi
• Kemampuan beradaptasi: Penugasan tugas yang efektif harus mempertimbangkan keadaan yang berubah-ubah dan memungkinkan adanya pergantian dengan cepat. Hal ini membuat tim Anda tetap produktif bahkan ketika ada masalah yang menghadang
• Kolaborasi: Pembagian tugas yang baik seperti mengadakan pesta yang meriah-ini membuat orang berbicara, yang berarti Anda dapat melihat tim Anda mengobrol, berbagi pengetahuan, dan memecahkan masalah bersama

Membandingkan alokasi tugas dan pendelegasian

Alokasi tugas dan pendelegasian sering kali digunakan secara bergantian. Keduanya mungkin terdengar seperti saudara kembar, namun sebenarnya lebih mirip sepupu dengan kepribadian yang sangat berbeda.

Alokasi Tugas

Alokasi tugas melibatkan melihat gambaran yang lebih besar dan menyatukan bagian-bagian yang tepat dengan mencocokkan keterampilan dengan tugas, menyeimbangkan beban kerja di seluruh tim, dan menyelaraskan tugas dengan tujuan proyek.

Sebagai contoh, Anda mungkin memiliki beberapa tugas untuk menyelenggarakan acara perusahaan yang sukses, seperti menentukan tempat, katering, dan mengirimkan undangan tamu.

Tugas-tugas ini dialokasikan kepada orang yang berbeda sesuai dengan peran dan keahlian mereka. Koordinator logistik mungkin menangani pemesanan tempat, manajer operasional dapat mengawasi katering, dan tim pemasaran mungkin bertanggung jawab atas undangan tamu.

Delegasi

Pendelegasian berarti memberdayakan anggota tim, mengembangkan keterampilan dan kepercayaan diri mereka, dan membebaskan waktu Anda untuk tujuan yang lebih besar daripada hanya mencentang daftar tugas Anda.

**Sebagai contoh, jika Anda mendelegasikan pemesanan tempat kepada koordinator logistik, Anda mempercayai mereka untuk memesan tempat dan menangani negosiasi dan kontrak dengan vendor. Pendekatan ini mendorong rasa kepemilikan di antara anggota tim karena mereka memiliki hasilnya, bukan hanya tugasnya.

Manajer proyek terbaik tahu bagaimana melakukan keduanya secara efektif. Mereka beralih antara alokasi dan delegasi dengan tujuan yang sama: menciptakan tim berkinerja tinggi yang mampu mencapai tujuan.

Baca juga: Bagaimana Memprioritaskan Pekerjaan Anda

Strategi dan Tips Efektif untuk Menugaskan Tugas kepada Anggota Tim

Menugaskan tugas kepada anggota tim secara efektif sangat penting ketika mengelola beberapa proyek dengan tenggat waktu yang ketat dan tim yang tersebar di berbagai lokasi.

Meskipun proses ini mungkin tampak menakutkan, ClickUp , sebuah proyek dan alat manajemen tugas dapat membantu menertibkan kekacauan. Alat ini memungkinkan Anda untuk merencanakan, mengatur, dan berkolaborasi dalam proyek apa pun. Tugas ClickUp misalnya, memberikan gambaran yang jelas tentang tugas, penugasan, dan kemajuan, sehingga membantu Anda menjaga agar seluruh tim tetap selaras dan proyek tetap berada di jalurnya.

Sederhanakan pemberian tugas dan tingkatkan kolaborasi dengan ClickUp Tasks

Berikut ini cara Anda dapat menggunakannya:

• Saat membuat tugas, Anda dapat menugaskan tugas tersebut ke anggota tim tertentu secara langsung. Klik ikon plus di sudut kanan atas kotak seseorang dan tugas akan secara otomatis ditugaskan kepada mereka
• **Mendistribusikan tugas secara merata di antara anggota tim berdasarkan keterampilan dan keahlian mereka. Anda dapat mempertimbangkan tenggat waktu, prioritas, dan kapasitas individu untuk mengoptimalkan produktivitas

Apa lagi? ClickUp Brain menyediakan petunjuk untuk menetapkan tugas karyawan secara strategis.

Sebagai contoh:

• Permintaan 1: Buatlah rencana penugasan tugas untuk proyek baru, dengan mempertimbangkan kekuatan dan ketersediaan setiap anggota tim. Sertakan jadwal dan ketergantungan antar tugas
• Permintaan 2: Rancang strategi distribusi tugas yang menyeimbangkan beban kerja berdasarkan keterampilan dan keahlian
• Permintaan 3: Buatlah peta jalan alokasi tugas untuk proyek-proyek yang kompleks, yang menguraikan tanggung jawab untuk setiap anggota tim

_Juga rea_d: Cara Membuat Dasbor Tugas untuk Mengelola Tugas

Menetapkan tujuan dan sasaran yang jelas untuk tugas

Menetapkan tujuan dan sasaran yang jelas adalah hal yang sangat penting bagi sebuah organisasi. Hal ini membuat anggota tim Anda tetap berada di jalur yang benar tanpa mengalihkan perhatian mereka dan selalu membuat mereka sadar akan prioritas mereka.

Untuk menyederhanakan hal ini, Anda dapat mendefinisikan penugasan tugas dengan menggunakan kerangka kerja tujuan SMART (Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Terikat Waktu) Templat Sasaran SMART ClickUp dirancang untuk membantu Anda membuat dan melacak tujuan untuk diri sendiri dan tim Anda.

Unduh Template Ini

Tetapkan tujuan untuk diri sendiri dan tim Anda dengan Templat SMART Goals dari ClickUp

Dengan templat ini, Anda bisa:

• Membuat status khusus, seperti 'Menghancurkannya' atau 'Keluar Jalur,' yang sesuai dengan bahasa tim Anda
• Menambahkan hingga 12 bidang khusus yang berbeda untuk membuat sasaran Anda sangat terukur. Ini seperti memberikan rapor pada tujuan Anda!
• Lihat kemajuan tujuan Anda dalam sekejap
• Ubah tujuan yang besar dan menakutkan menjadi tugas-tugas kecil. Tiba-tiba, 'tingkatkan pendapatan sebesar 50%' menjadi serangkaian langkah yang dapat dilakukan
• Gunakan tampilan papan untuk melihat apakah tujuan Anda dapat dicapai. Ini seperti pandangan mata burung dari lanskap proyek Anda
• **Tetapkan tonggak pencapaian untuk menjaga semua orang tetap berada di jalurnya dan gunakan otomatisasi untuk mempercepatnya. Ini seperti memiliki asisten pribadi untuk mencapai tujuan Anda

Memprioritaskan tugas berdasarkan kepentingan dan urgensi

Tidak semua tugas diciptakan sama. Anda mungkin perlu mengerjakan suatu tugas karena tugas tersebut tiba-tiba menjadi prioritas CEO (kepentingan) atau karena tenggat waktu yang semakin dekat (urgensi) Templat Manajemen Tugas ClickUp membantu Anda dengan mudah memvisualisasikan dan mengatur tugas berdasarkan prioritas, status, dan departemen.

Unduh Templat Ini

Dapatkan visibilitas proyek dan lihat siapa yang ditugaskan untuk tugas tertentu dengan Templat Manajemen Tugas ClickUp

Template ini mengatur daftar tugas Anda dengan tiga daftar: Item tindakan, ide, dan daftar pekerjaan yang ditandai berdasarkan prioritas. Ini berarti Anda mendapatkan gambaran yang jelas tentang tugas-tugas utama yang harus difokuskan dalam kategori yang sama tanpa menghabiskan terlalu banyak waktu.

Templat Penugasan Tugas ClickUp memiliki semua alat bawaan untuk membantu tim:

• **Mengelompokkan tugas berdasarkan status, prioritas, atau departemen
• Memvisualisasikan kemajuan tugas* menggunakan antarmuka yang intuitif
• **Memantau alur kerja berdasarkan kapasitas tim
• Mengoptimalkan proses untuk efisiensi
• Berkolaborasi dengan lancar dengan tim untuk menjadwalkan, menugaskan, dan menyelesaikan tugas

Baca juga: Apa yang Harus Dicari dalam Pengatur Tugas untuk Tim yang Produktif

Mendelegasikan tugas kepada anggota tim yang memiliki keahlian dan pengalaman yang diperlukan

Penting untuk memberikan tugas yang sesuai dengan kekuatan dan keterampilan setiap anggota tim. Kapan mendelegasikan tugas mempertimbangkan tidak hanya keahlian mereka tetapi juga kemauan dan kapasitas mereka untuk melakukannya.

Lihatlah proyek atau tugas sebelumnya di mana anggota tim unggul. Ini akan memberi Anda wawasan tentang kemampuan mereka dan bagaimana mereka dapat berkontribusi pada tugas baru.

Kiat profesional: Meskipun mencocokkan tugas dengan keterampilan sangat penting, pertimbangkan untuk mendelegasikan tugas yang dapat membantu anggota tim berkembang. Hal ini dapat meningkatkan keahlian mereka dan mempersiapkan mereka untuk tanggung jawab di masa depan.

Mendorong masukan dari tim dan menumbuhkan rasa kepemilikan

Manajemen proyek bekerja paling baik jika anggota tim tidak bekerja secara terpisah-pisah. Semua orang harus memahami tanggung jawab dan kontribusi masing-masing. Ini semua tentang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama yang lebih besar daripada tugas individu.

Berikan tugas-tugas yang mereka sukai dan percaya diri kepada tim Anda, sehingga mereka merasa memiliki rasa memiliki dan bertanggung jawab. Jadilah seorang pemimpin yang kolaboratif dengan mendorong mereka untuk melangkah maju dan menyediakan sarana yang diperlukan, seperti pelatihan dan sumber daya. Hal ini meningkatkan semangat tim dan membuat semua orang lebih terlibat dan produktif.

Komunikasi yang konsisten selama proses pemberian tugas

Penting untuk menjaga komunikasi yang konsisten selama proses pemberian tugas. Jelaskan detail tugas, ekspektasi, dan tenggat waktu; dorong anggota tim untuk mengajukan pertanyaan dan mencari klarifikasi.

Memanfaatkan kolaborasi asinkronisasi untuk keuntungan Anda. Mengintegrasikan alat komunikasi tim dengan sistem manajemen kerja Anda untuk meningkatkan efisiensi adalah cara termudah.

Untuk membuat komunikasi menjadi efisien dan mudah saat memberikan tugas, gunakan ClickUp Tetapkan Komentar .

Buat item tindakan dan tetapkan ke anggota tim dengan ClickUp Assign Comments

Fitur ini memungkinkan Anda untuk secara instan memberikan komentar kepada anggota tim dan menugaskan kembali atau menyelesaikannya secara langsung dalam alur kerja tugas apa pun. Hal ini memastikan bahwa semua komunikasi yang terkait dengan tugas tetap terorganisir di satu tempat, sehingga detail penting tidak terlewatkan.

Menerapkan tindak lanjut untuk memastikan penyelesaian tugas

Sebagian besar tugas tidak hanya sekali selesai. Tindak lanjut yang cepat dapat berfungsi sebagai pemeriksaan rutin untuk meninjau kemajuan tugas. Tindak lanjut lainnya mungkin diperlukan untuk memastikan bahwa ketergantungan telah diatasi, sehingga memastikan penyelesaiannya tepat waktu. Pengingat ClickUp membuat tindak lanjut menjadi mudah. Untuk menentukan apa yang perlu ditindaklanjuti, cukup atur pengingat sebagai item tindakan yang lebih kecil. Anda dapat mendelegasikan pengingat atau buat sendiri.

Tetap berada di atas proyek Anda dengan Pengingat ClickUp

Pengingat memungkinkan Anda menentukan waktu dan tanggal yang ingin Anda ingatkan, bahkan menambahkan file yang terkait dengan tugas, dan menyesuaikan bagaimana dan kapan Anda ingin diberitahu, seperti:

• Pada tanggal jatuh tempo
• 10 menit sebelum
• 1 jam sebelum
• Kustom..
• Jangan beri tahu

Anda dapat memilih untuk mendelegasikan, menghapus, atau menandai pengingat sebagai selesai setelah tugas tindak lanjut selesai.

Baca juga: Turunkan Tingkat Stres dengan Task Batching: Panduan untuk Tetap Produktif dan Bertenaga

Cara Memberikan Tugas kepada Anggota Tim

Inti dari efisiensi manajemen tugas merupakan kerangka kerja yang solid yang dapat digunakan di berbagai tim, alur kerja, dan proyek. Mari kita pahami bagaimana Anda bisa menggunakan ClickUp untuk mengelola tugas secara efektif di antara anggota tim.

_Kami menyadari bahwa kami tidak memiliki cara yang efektif untuk melacak tugas dan tidak memiliki pandangan yang jelas tentang apa yang dilakukan tim produk, jadi kami mulai mencari platform baru. Kemudian kami menemukan ClickUp. Platform ini merupakan kombinasi yang sempurna-tidak terlalu teknis dan membingungkan, dan tidak terlalu mendasar. Platform ini memberikan kami fleksibilitas untuk membuat, memindahkan, dan mengatur tim dan proyek dengan cara mereka sendiri

Raúl Becerra, Manajer Produk, Atrato

Cara menggunakan ClickUp untuk mendelegasikan tugas - langkah demi langkah Manajemen tugas yang efisien melibatkan perencanaan yang cermat dan kolaborasi yang lancar-sesuatu yang sulit dicapai dengan spreadsheet atau catatan tempel.

ClickUp Beberapa Penerima Tugas memungkinkan Anda menugaskan beberapa orang untuk mengerjakan tugas, meningkatkan kolaborasi dan manajemen tugas.

Berikan tugas ke satu atau beberapa anggota tim dengan Multiple Assignees dari ClickUp

Berikut adalah cara menggunakan fitur ini:

1. Mengaktifkan beberapa penerima tugas:
   • Admin atau pemilik ruang kerja dapat mengaktifkan atau menonaktifkan fitur Beberapa Penerima Tugas ClickApp di ClickUp
   • Pergi ke sudut kanan atas, klik menu Tindakan Cepat, pilih ClickApp, dan temukan 'Beberapa Penerima Tugas' Mengaktifkan atau menonaktifkannya
   • Anda dapat memilih Ruang mana yang akan mengaktifkan fitur ini
2. Menugaskan beberapa orang: 1
   • Di tampilan Tugas, klik penerima saat ini
   • Pilih penerima tambahan dari menu tarik-turun
   • Untuk menghapus penerima tugas, arahkan kursor ke avatar mereka dan klik ikon 'x'
3. Mengurutkan dan memfilter:
   • Dengan Beberapa Penerima Tugas diaktifkan:
   • Mengurutkan tugas berdasarkan beberapa penerima tugas di tampilan Daftar dan Papan
   • Memfilter tugas berdasarkan beberapa penerima di tampilan Tugas

Baca juga: Cara Mendelegasikan Tugas di Tempat Kerja: 10 Tips untuk Mendelegasikan Secara Efektif

Alat dan fitur ClickUp untuk penugasan tugas

Baik menangani beberapa proyek atau perlu menjaga tim Anda tetap pada jalurnya, penjadwal tugas komprehensif ClickUp memiliki semua yang Anda butuhkan.

Memvisualisasikan tugas sesuai dengan kebutuhan Anda di ClickUp Views Tampilan ClickUp menawarkan 15+ tampilan yang dapat disesuaikan untuk membantu Anda memvisualisasikan tugas dan proyek Anda, sehingga memudahkan Anda untuk tetap berada di atas pekerjaan Anda. Berikut ini adalah tampilan inti yang dapat Anda gunakan:

• Tampilan Daftar : Dapatkan gambaran yang jelas tentang semua tugas Anda dengan mengaturnya dengan opsi penyortiran, pemfilteran, dan pengelompokan yang fleksibel
• Papan Kanban : Memvisualisasikan kemajuan tugas dan proyek berdasarkan status, penerima tugas, prioritas, dan lainnya untuk mengidentifikasi kemacetan dan menjaga proyek tetap berjalan
• Tampilan Kalender : Seret dan letakkan tugas dengan mudah untuk menjadwalkan dan memulai rapat, memungkinkan Anda mengelola pekerjaan dan tim Anda pada kalender yang fleksibel

Menggunakan Bidang Khusus ClickUp dan Status Khusus ClickUp untuk menambahkan lebih banyak detail dan kustomisasi pada setiap tugas.

Menetapkan status khusus dan tag tugas yang intuitif di dalam ClickUp

Tambahkan tag seperti 'Sedang dikerjakan' atau status daftar periksa sederhana seperti 'Belum selesai' Lacak kemajuan dan tetapkan tingkat prioritas-Identifikasi tugas prioritas dengan mudah menugaskan salah satu dari lima tingkat yang berbeda mulai dari yang rendah hingga yang mendesak, masing-masing diberi kode warna berbeda.

Kiat Pro💡: Gunakan fitur-fitur ini di samping penyesuaian Dasbor ClickUp yang membantu memprioritaskan tugas, melacak kemajuan, dan meningkatkan kinerja proyek.

Fitur unik ClickUp yang menyederhanakan penugasan tugas

Berikut adalah beberapa fitur lain yang ditawarkan oleh ClickUp yang dapat membantu dalam memberikan tugas:

1. Papan tulis kolaboratif Papan tulis ClickUp memungkinkan anggota tim Anda untuk mengumpulkan ide dan membuat alur kerja atau peta jalan hanya dengan menyeret dan melepaskan objek.*

Biarkan tim Anda tetap berada di halaman yang sama dengan Papan Tulis Kolaboratif ClickUp

Bagian terbaiknya adalah tim Anda dapat mengkoordinasikan tugas secara real-time. Semua orang dapat melihat aktivitas dan bekerja sama sebagai sebuah tim. Mereka dapat menambahkan lebih banyak kejelasan dengan menambahkan catatan, menautkan ke tugas, file, dokumen, dan banyak lagi.

2. Mengotomatiskan tugas Otomatisasi ClickUp dapat secara signifikan meningkatkan alur kerja Anda dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang dan merampingkan proses.

ClickUp mengotomatiskan pembuatan alur kerja di ruang, folder, atau daftar apa pun, begitu saja

Otomatisasi dapat membantu dengan hal-hal berikut ini:

• Otomatisasi berbasis status: Mengonfigurasi ClickUp untuk melakukan tindakan tertentu ketika status berubah. Sebagai contoh, Otomatisasi dapat secara otomatis memberikan tugas kepada pemimpin tim dan mengirimkan email kepada mereka ketika status berubah menjadi 'Selesai'
• Penerima tugas yang dinamis: Jaga agar Otomasi Anda tetap fleksibel dengan memberikan tugas kepada pembuat tugas, pengamat, atau pengguna yang memicu tindakan tertentu
• Penugasan tugas secara otomatis: Posting komentar, ubah status, pindahkandaftar tugas, dan hampir semua hal lainnya

3. Kotak masuk email

Kita semua tahu betapa berantakannya kotak surat kita. Pada waktu tertentu, Anda mungkin melihat 12.860 email yang muncul ketika Anda membukanya. Tab utama, sosial, dan pembaruan tidak membantu. Jadi, apakah Anda harus menggali tumpukan email yang tidak diinginkan untuk menemukan pembaruan pada tugas-tugas Anda? Jawabannya adalah TIDAK! Kotak Masuk ClickUp menyederhanakan pekerjaan Anda dan membantu Anda mengerjakan tugas-tugas yang ada di urutan teratas dalam daftar prioritas Anda tanpa kerumitan. Juga menawarkan:

• Hub terpusat: Semua komunikasi pekerjaan Anda ada di satu tempat, sehingga semuanya berjalan dengan lancar
• Sorot pemberitahuan penting: Kotak masuk terpisah yang menyaring kebisingan dan menyoroti pemberitahuan terpenting Anda, memungkinkan Anda untuk fokus pada apa yang paling penting
• Alur kerja kontekstual: Anda dapat melihat tugas dan pemberitahuan secara berdampingan, sehingga memberikan konteks yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan Anda secara efisien

4. Obrolan yang komprehensif

Komunikasi yang lancar adalah tulang punggung keberhasilan proyek apa pun. Namun tanpa konteks, komentar seperti 'Apa kabar terbaru?' sering kali dapat membuat Anda bingung. Obrolan ClickUp Menyatukan komunikasi di bawah satu atap, memungkinkan Anda berbagi informasi terbaru, menautkan sumber daya, dan berkolaborasi.

Tampilan Obrolan ClickUp memungkinkan Anda berkomunikasi dengan mudah tanpa kehilangan konteks

Anda juga bisa:

• Menetapkan tugas: Menggunakan@mentions untuk mengajak siapa pun ke dalam percakapan dan memberikan komentar untuk memastikan pekerjaan berjalan tanpa gangguan
• Sertakan tautan dan sematkan: Kelompokkan lampiran dengan mudah di dalam tugas dengan menyematkan halaman web, spreadsheet, video, dan tautan untuk akses cepat
• Format dengan mudah: Memformat komentar Anda dengan mudah sebagai daftar berpoin dan spanduk; Anda bahkan dapat menggunakanperintah /Slash pintasan untuk menghemat waktu dalam memformat

Menugaskan tugas ke orang di luar ClickUp dan manfaatnya

Anda dapat menugaskan tugas kepada individu di luar organisasi yang bertindak seperti kolaborator eksternal untuk proyek jangka pendek. Beginilah cara kerjanya:

1. Email atau pesan:
   • Mengkomunikasikan detail tugas melalui email atau platform perpesanan
   • Jelaskan dengan jelas tanggung jawab, tenggat waktu, dan informasi yang relevan
   • Gunakan baris subjek yang deskriptif untuk memastikan penerima memahami urgensinya
2. Dokumen yang dibagikan:
   • Buat dokumen bersama (misalnya, Google Docs, Microsoft Word) untuk menguraikan tugas
   • Sertakan deskripsi tugas, tanggal jatuh tempo, dan penerima tugas
   • Membagikan tautan dokumen dengan anggota tim eksternal
3. Rangkuman tugas:
   • Berikan ringkasan atau pembaruan tugas secara teratur
   • Gunakan poin-poin ringkas untuk menyoroti kemajuan, tantangan, dan langkah selanjutnya
   • Pastikan anggota tim eksternal menerima ringkasan ini dengan segera
4. Alat kolaborasi:
   • Jelajahi alat kolaborasi yang dapat diakses oleh pengguna ClickUp dan anggota tim eksternal
   • Platform ini memungkinkan penugasan dan pelacakan tugas bahkan untuk yang bukan pengguna

Beberapa manfaat memberikan tugas kepada orang di luar ClickUp:

• Tugas yang didefinisikan dengan jelas memastikan bahwa setiap orang mengetahui tanggung jawab mereka Anggota tim eksternal memahami peran mereka dan dapat berkontribusi secara efektif
• Penugasan tugas memfasilitasi komunikasi tentang kemajuan, pembaruan, dan tantangan Kolaborator eksternal menerima informasi yang tepat waktu melalui email, pesan, atau dokumen bersama
• Alokasi tugas yang tepat mencegah duplikasi upaya Sumber daya (waktu, keterampilan, alat) digunakan secara efisien
• Anggota tim eksternal dapat berpartisipasi tanpa memerlukan akses ClickUp. Alat kolaborasi menjembatani kesenjangan antara pengguna dan non-pengguna ClickUp

Mengatasi tantangan dalam pemberian tugas

Menugaskan tugas kepada anggota tim dapat menjadi hal yang penting bagi pemimpin tim dan manajer proyek. Menjaga tim tetap termotivasi dan terlibat sambil memastikan tugas-tugas sesuai dengan kekuatan masing-masing anggota sangat penting untuk menjaga beban kerja yang seimbang dan mencegah kelelahan.

berikut ini adalah beberapa masalah umum yang dihadapi selama penugasan tugas: 1

• Miskomunikasi: Kurangnya konteks tentang tugas yang didelegasikan dapat terlihat seperti lomba lari estafet di mana tongkat estafet harus diteruskan dengan mulus
• Pendelegasian yang berlebihan: Hal ini dapat membuat anggota tim menjadi terlalu tipis, sehingga sulit untuk mengikuti semuanya
• Pengelolaan mikro: Menyebabkan pemborosan waktu karena banyak waktu yang dihabiskan untuk tindak lanjut dan mengelola kemajuan
• Kurangnya integrasi: Ini berarti tidak ada proses yang disederhanakan untuk meminimalkan komunikasi bolak-balik

Berikut adalah bagaimana ClickUp dapat membantu

• Jenis dan kategori tugas: ClickUp memungkinkan anda untuk menentukan jenis dan kategori tugas. Jenis tugas menggambarkan karakteristik spesifik dari tugas (misalnya, 'Desain,' 'Rekayasa,' 'Pemasaran'), sementarakategori tugas mengelompokkan tugas-tugas yang terkait bersama-sama (misalnya, 'Membangun Tim,' 'Penjualan'). Dengan mengatur tugas dengan cara ini, Anda dapat menghindari miskomunikasi dan memastikan kejelasan
• Tingkat prioritas: ClickUp menyediakan limatingkat prioritas (mulai dari rendah hingga mendesak) untuk tugas-tugas. Prioritas dengan kode warna membantu Anda dan tim Anda dengan cepat mengidentifikasi dan menindaklanjuti tugas yang membutuhkan perhatian segera
• Daftar periksa: Gunakan daftar periksa di dalam tugas untuk memecah tugas yang kompleks menjadi langkah-langkah yang lebih kecil. Anda bahkan dapat menugaskan item daftar periksa kepada anggota tim, memastikan tanggung jawab yang jelas dan mencegah pendelegasian yang berlebihan
• Lacak waktu:Pelacakan Waktu ClickUp memungkinkan karyawan untuk menambahkan entri waktu untuk setiap tugas dengan catatan aktivitas mereka. Hal ini sangat membantu untuk pekerja lepas atau karyawan paruh waktu yang dibayar per jam, membantu mengukur jam yang dapat ditagih dan produktivitas secara akurat
• Kemampuan Integrasi:
  • Kemampuan IntegrasiIntegrasi ClickUp memungkinkan komunikasi dan berbagi data tanpa hambatan di seluruh platform. Integrasi ini membantu mengurangi tantangan kurangnya integrasi

Baca juga: 10 Templat Prioritas Gratis untuk Mengatur Tugas Tim Anda

Meningkatkan keterlibatan karyawan dan meningkatkan moral tim secara keseluruhan melalui penugasan tugas yang strategis

Berikut ini beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan keterlibatan karyawan saat memberikan tugas kepada anggota tim:

• Menyelaraskan tugas dengan tujuan pertumbuhan pribadi: Bicaralah dengan anggota tim Anda mengenai aspirasi karier mereka dan berikan tugas yang selaras dengan tujuan pengembangan mereka
• Rotasi proyek-proyek yang menantang: Lakukan hal ini dengan mendistribusikan pekerjaan di seluruh tim, menemukan bidang-bidang yang menarik minat setiap anggota tim, dan melihat bagaimana tujuan mereka berubah dari waktu ke waktu. Hal ini dapat mencegah monopoli pekerjaan yang menarik dan memberikan kesempatan kepada semua orang untuk bersinar
• Menerapkan pembagian tugas antar rekan kerja: Ambilkolaborasi tim dengan mendorong anggota tim untuk mendelegasikan sub-tugas satu sama lain. Pasangkan anggota tim yang berpengalaman dengan mereka yang ingin mengembangkan keterampilan baru. Hal ini akan membangun kepercayaan, mendorong kolaborasi, dan mengembangkan keterampilan kepemimpinan di semua tingkatan
• **Ciptakan peluang lintas fungsi: Lakukan upaya sadar untukberkolaborasi lintas departemen untuk memperluas perspektif, membangun empati, dan menciptakan budaya perusahaan yang lebih kohesif
• Memungkinkan pembuatan tugas: Membuatnya fleksibel bagi anggota tim untukmengatur tugas yang lebih baik agar sesuai dengan gaya kerja atau minat mereka sesuai dengan alasannya. Otonomi ini dapat meningkatkan keterlibatan secara signifikan
• Atribusi tugas yang transparan: Memastikan kontribusi individu disorot saat mempresentasikan proyek yang telah diselesaikan. Pengakuan ini meningkatkan semangat kerja dan mendorong keterlibatan di masa depan

Baca juga: Manajemen Proyek vs Manajemen Tugas - Apa Bedanya?

Tetapkan Tugas Secara Efisien dengan ClickUp

Pemberian tugas memainkan peran penting dalam manajemen proyek dan kolaborasi tim yang efektif. Anda memberikan kejelasan dan akuntabilitas dengan memberikan tugas, memastikan setiap anggota tim mengetahui tanggung jawab mereka.

Alokasi tugas yang efisien merampingkan alur kerja, menyeimbangkan beban kerja secara optimal, dan memungkinkan pelacakan kemajuan. Selain itu, sistem ini mendorong kolaborasi, memungkinkan anggota tim berbagi wawasan dan mencapai hasil yang lebih baik.

ClickUp menyediakan alat dan fitur yang dibutuhkan untuk menyederhanakan proses ini. Dengan fitur-fitur seperti beberapa penerima tugas, bidang khusus, otomatisasi, dan elemen kolaborasi real-time, seperti alat obrolan dan komentar, Anda dapat memberikan tugas dan memastikan kolaborasi di dalam tim Anda. Daftar ke ClickUp hari ini!