Banyak praktik terbaik pengembangan perangkat lunak yang berfokus pada apa yang harus dilakukan saat ini-paling tidak dalam sprint saat ini. Meskipun hal ini diperlukan, namun juga merupakan cara pandang yang picik.
Tim produk yang baik juga memperhatikan masa depan. Proses penting dalam perencanaan yang berfokus pada masa depan tersebut adalah perawatan backlog.
Perawatan backlog yang bijaksana dapat mengubah produktivitas tim Anda, menyederhanakan proses, dan mengarah pada pengiriman yang sukses. Inilah caranya.
Apa itu Backlog Grooming?
Backlog grooming, juga dikenal sebagai penyempurnaan backlog, adalah evaluasi kolaboratif, peningkatan, penentuan prioritas, dan pembaruan item-item pada backlog produk.
Hal ini jangan disamakan dengan proses backlog sprint yaitu item-item dari sprint saat ini yang belum diselesaikan, yang hanya diambil setelah disempurnakan dan dianggap siap untuk dikembangkan.
Biasanya, proses perawatan backlog melibatkan sesi berulang, di mana seluruh tim lintas fungsi membahas item untuk memastikan item tersebut selaras dengan arah strategis proyek dan sumber daya yang tersedia.
Manfaat dari Backlog Grooming
Dalam setiap rapat perencanaan sprint, tim memilih dan memprioritaskan item dari backlog untuk dikembangkan. Pada titik ini, mereka juga mengevaluasi dan mengembangkan fitur/cerita pengguna yang mereka pilih.
Mengapa tim produk harus melihat item backlog yang mungkin atau mungkin tidak diambil di masa depan dan merapikannya? Mari kita lihat.
Membuat perencanaan sprint menjadi lebih mudah: Backlog yang terawat dengan baik memprioritaskan tugas berdasarkan nilai, kompleksitas, dan urgensi. Selama perencanaan sprint, Anda dapat fokus pada relevansi langsung dengan kebutuhan pasar/bisnis dan bergerak maju secara efektif.
Meningkatkan produktivitas: Bagian penting dari penyempurnaan backlog adalah menambahkan informasi ke cerita pengguna melalui definisi, hasil yang diharapkan, dan kriteria penerimaan. Ketika pengembang mulai bekerja, mereka sudah memiliki semua yang mereka butuhkan untuk membangun produk yang hebat.
Membawa prediktabilitas: Dengan memecah tugas-tugas yang lebih besar menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola, perawatan backlog membawa rasa pengulangan dan prediktabilitas ke dalam proses. Hasilnya, tim dapat menangani pekerjaan dengan lebih efisien, menghindari kelumpuhan yang sering terjadi pada proyek yang luar biasa.
Mendukung alokasi sumber daya: Perawatan backlog memastikan bahwa sumber daya dialokasikan untuk tugas-tugas yang menawarkan nilai paling besar. Hal ini mencegah backlog menjadi tempat pembuangan untuk setiap ide atau permintaan, yang dapat mengurangi fokus dan menghambat kemajuan.
Kolaborasi tim yang lebih baik: Melalui sesi perawatan rutin, anggota tim dapat berdiskusi dan menyelaraskan arah dan prioritas proyek. Mereka dapat memvisualisasikan keadaan masa depan dari beberapa perangkat lunak papan tulis terbaik . Diskusi ini memastikan setiap orang memiliki konteks yang sama dan bekerja untuk mencapai tujuan yang sama.
Potensi kelemahan dari backlog grooming dan cara mengatasinya
Meskipun sangat bermanfaat, backlog grooming, jika dilakukan dengan cara yang salah, dapat menimbulkan kerugian yang signifikan. Berikut ini adalah beberapa kelemahan potensial dari backlog grooming dan cara menghindarinya.
Sesi perawatan kotak waktu: Tim dapat menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengerjakan tugas-tugas perawatan, bahkan dalam sprint saat ini, sehingga membuang-buang sumber daya yang sangat penting. Jadi, tetapkan batas waktu untuk sesi perawatan dan arahkan percakapan agar terfokus dan produktif.
Ketahuilah kapan harus berhenti: Tanpa proses yang jelas, tim delivery akan memprioritaskan dan memprioritaskan ulang tugas-tugas yang sama, sehingga menyebabkan kelumpuhan analisis. Untuk menghindari hal ini, ketahuilah kapan harus berhenti dan terima bahwa Anda dapat melakukan penyesuaian saat informasi baru tersedia.
**Fokus pada tujuan jangka panjang: Ketika Anda merawat backlog Anda secara teratur, Anda dapat kehilangan jejak tujuan jangka panjang dan mengoptimalkan berdasarkan ketersediaan sumber daya atau kebutuhan langsung.
Hindari hal ini dan arahkan perawatan backlog ke arah visi menyeluruh proyek. Memasukkan tinjauan tonggak pencapaian ke dalam proses perawatan memastikan bahwa tugas jangka pendek dan tujuan jangka panjang selaras.
Ingatlah untuk menjadi kreatif: Sifat terstruktur dari sesi ini dapat menghambat kreativitas, karena fokusnya cenderung pada penyempurnaan dan estimasi daripada ide. Doronglah curah pendapat terbuka di luar proses perawatan untuk menyeimbangkan kreativitas dengan produktivitas.
Sementara kita secara teoritis memahami apa yang bisa dilakukan oleh backlog grooming, mari kita bahas lebih dalam tentang apa yang bisa dilakukan dalam praktiknya.
Backlog Grooming atau Penyempurnaan dalam Manajemen Proyek
Jika manajemen proyek adalah proses perencanaan, penjadwalan, dan pelaksanaan serangkaian tugas untuk mencapai tujuan bersama, maka backlog grooming akan menjadi salah satu keputusan terpenting yang Anda buat.
Tidak seperti metode pengembangan perangkat lunak tradisional seperti waterfall atau metode jalur kritis, yang menawarkan sedikit fleksibilitas untuk beradaptasi dengan perubahan pasar, agile engineering - dan backlog grooming - memberdayakan Anda untuk selalu mengikuti kebutuhan pengguna dan permintaan pasar.
Dalam manajemen proyek, terutama dalam pengembangan perangkat lunak tangkas, perawatan sangat penting dalam bidang-bidang berikut.
Lingkup pekerjaan
Perawatan backlog memperjelas ruang lingkup pekerjaan. Hal ini membantu mengevaluasi pekerjaan yang perlu dilakukan dan memperkirakan upaya/waktu. Hal ini memungkinkan manajer proyek untuk mengidentifikasi ketergantungan dan membuat penyesuaian proaktif.
Perencanaan sprint
Perawatan backlog yang tangkas merupakan prasyarat untuk perencanaan sprint yang baik. Persiapan yang baik memastikan backlog dan sprint diisi dengan item pekerjaan yang dipahami dengan baik dan ukurannya akurat, sehingga meminimalkan kejutan dan hambatan.
perencanaan sprint dan backlog dengan ClickUp_
Bingung harus mulai dari mana? Templat Backlog dan Sprint ClickUp adalah titik awal yang tepat untuk Anda.
Produktivitas dan kecepatan tim
Tumpukan pekerjaan yang rapi:
- Menawarkan tampilan 360 derajat dari beban kerja proyek, yang mencakup semua fitur yang direncanakan, peningkatan, dan perbaikan bug
- Memprioritaskan tugas berdasarkan kontribusi yang diharapkan untuk tujuan proyek
- Mendukung alokasi sumber daya dengan perkiraan upaya/waktu tertentu
Kelincahan
Perawatan backlog memberikan fleksibilitas yang sangat dibutuhkan dalam tim pengiriman yang gesit. Hal ini meningkatkan organisasi tugas untuk mewujudkan etos tangkas dalam peningkatan berkelanjutan dan responsif terhadap perubahan.
Kolaborasi pemangku kepentingan
Ketika Anda mengajak pemangku kepentingan bisnis dan tim klien ke sesi persiapan, Anda mengubah mereka menjadi peserta aktif dalam perjalanan proyek, menumbuhkan rasa kepemilikan dan visi bersama. Hal ini juga membantu mengurangi risiko melalui identifikasi dini dan mendiskusikan potensi masalah atau hambatan.
Pertanyaan penting dalam proses yang sangat penting untuk manajemen proyek yang efektif adalah siapa yang harus menghadiri sesi perawatan backlog. Kami akan menjawabnya di bagian selanjutnya.
Siapa yang Harus Menghadiri Sesi Perawatan Backlog
Keefektifan proses perawatan backlog produk dalam metodologi agile dan scrum bergantung pada partisipasi aktif dan kolaborasi para pemangku kepentingan utama. Mereka yang harus menghadiri setiap sesi backlog grooming adalah sebagai berikut.
1. Pemilik produk
Pemilik produk bertugas mengartikulasikan visi dan memastikan bahwa simpanan produk menyelaraskan dengan itu. Peran pemilik produk dalam rapat perawatan backlog adalah:
- Mengartikulasikan nilai bisnis dari item backlog
- Memberikan kejelasan tentang persyaratan
- Membawa perspektif bisnis ke dalam pengembangan perangkat lunak
- Memastikan keselarasan dengan tujuan bisnis
2. Scrum master
Scrum master, pemimpin sesi grooming backlog, harus memastikan rapat berjalan produktif dan fokus. Tanggung jawab scrum master dalam sesi grooming adalah:
- Mengklarifikasi proses dan sistem yang diikuti oleh tim
- Mengajarkan kosakata umum tentangistilah-istilah scrum yang tangkas* Menjaga diskusi tetap pada jalurnya
- Menempa kemajuan melalui diskusi
- Memastikan kepatuhan terhadap prinsip-prinsip agile
3. Tim pengembangan
Pada akhirnya, pengembang dan analis kualitas akan membangun item di backlog, jadi mereka harus ada di sana. Mereka memberikan wawasan yang tak ternilai tentang kelayakan teknis dan upaya yang diperlukan. Mereka akan memastikan bahwa backlog tersebut realistis, dapat dicapai, dan selaras dengan kemampuan praktis.
4. Perwakilan bisnis
Perwakilan bisnis memastikan bahwa backlog mencerminkan prioritas bisnis. Partisipasi mereka dalam rapat penyempurnaan backlog menyelaraskan upaya pengembangan dengan tujuan bisnis.
Peran mereka dalam perawatan backlog yang tangkas meliputi:
- Memvalidasi relevansi item
- Mengevaluasi urgensi item
- Mengukur nilai item backlog dari segi bisnis
Sekarang, undanglah semua orang tersebut dan ajaklah mereka ke dalam sebuah rapat. Kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana melakukannya dengan benar.
Menjalankan Rapat Penyempurnaan Backlog
Tidak ada individu yang menyempurnakan backlog secara mandiri, meskipun banyak pemangku kepentingan yang menambahkan masukan mereka secara offline. Banyak penyempurnaan backlog produk terjadi dalam rapat melalui diskusi, kolaborasi, dan peningkatan berkelanjutan.
Anda membutuhkan proses yang tepat dan alat manajemen backlog produk untuk mengadakan rapat yang produktif. Kami membahas keduanya selanjutnya.
1. Mengumpulkan dan menganalisis data backlog
Langkah pertama, bahkan sebelum masuk ke rapat backlog, adalah mengumpulkan dan menganalisis data. Pada tahap ini, kumpulkan semua item yang ada, termasuk:
- Cerita pengguna
- Laporan bug
- Permintaan fitur
- Tugas-tugas utang teknis
Gunakan alat seperti ClickUp perangkat lunak manajemen proyek gratis untuk gambaran umum yang komprehensif dan terorganisir. Lihat backlog Anda dalam bentuk daftar, tabel, atau papan Kanban.
Anda juga dapat berbicara dengan tim kesuksesan pelanggan untuk mendapatkan umpan balik atau masukan spesifik yang mereka terima dari pengguna.
rencanakan backlog dan sprint Anda dengan tampilan daftar ClickUp
Jika Anda baru mengenal manajemen backlog, gunakan salah satu dari ini templat backlog produk untuk memulai.
2. Kategorikan item yang tertumpuk
Tidak semua tugas dibuat sama, jadi kategorikanlah tugas-tugas tersebut. Kenali mana yang termasuk dalam kategori item Anda:
- Fitur baru
- Peningkatan
- Bug dan perbaikan
- Pembaruan dokumentasi
Perbarui jenis tugas yang sesuai di ClickUp untuk akses yang lebih mudah.
buat database tugas Anda sendiri dengan kategori di ClickUp_
Langkah ini menyederhanakan penentuan prioritas dengan mengelompokkan tugas-tugas yang serupa, sehingga memudahkan pengalokasian sumber daya dan perkiraan jadwal.
3. Prioritaskan, bilas, ulangi
Prioritaskan item berdasarkan faktor-faktor utama, seperti nilai bisnis, dampak terhadap pelanggan, dan kelayakan teknis. Ingatlah bahwa pekerjaan tidak akan selesai jika Anda hanya memprioritaskan satu hal saja. Dalam setiap sesi perawatan backlog, tinjau kembali-setidaknya secara sepintas-semua tugas yang diprioritaskan sebelumnya dan pastikan tugas-tugas tersebut masih dalam status yang sama.
4. Memperkirakan upaya dan sumber daya
Untuk setiap tugas yang diprioritaskan, perkirakan upaya dan sumber daya yang dibutuhkan. Pada tahap ini, dapatkan dukungan dari seluruh tim, termasuk pengembang, penguji, dan spesialis DevOps.
tambahkan perkiraan waktu ke ClickUp untuk melihat perbandingannya dengan yang sebenarnya_
Tambahkan cerita pengguna yang komprehensif dan kasus penggunaan untuk memastikan estimasi Anda akurat. Pastikan bahwa setiap tugas memiliki penjelasan fitur dari perspektif pengguna akhir.
Tetapkan kriteria penerimaan yang jelas dan terukur. Hal ini memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang perlu dicapai agar tugas dianggap selesai.
Petakan ketergantungan antar tugas. Mengidentifikasi potensi hambatan atau risiko yang terkait dengan setiap item yang diprioritaskan, seperti tantangan teknis atau keterbatasan sumber daya.
5. Jadwalkan sesi peninjauan dan penyempurnaan
Atur sesi penyempurnaan backlog secara teratur dengan tim proyek untuk meninjau kemajuan, menilai kembali prioritas, dan memperbarui backlog. Hal ini akan membuat backlog tetap relevan dan selaras dengan tujuan proyek dan ekspektasi pemangku kepentingan.
Menjaga jalur komunikasi yang terbuka dengan semua pemangku kepentingan, sehingga memungkinkan adanya umpan balik secara langsung. Menggabungkan pelajaran dari tugas-tugas yang telah diselesaikan untuk menyempurnakan dan menyesuaikan backlog.
6. Mendokumentasikan dan membagikan pembaruan
Simpan catatan rinci tentang semua perubahan yang dibuat selama proses penyempurnaan backlog dan bagikan pembaruan dengan pemangku kepentingan yang relevan. Hal ini akan mendorong transparansi dan membuat semua orang mendapat informasi tentang kemajuan dan arah proyek. Dokumen ClickUp adalah cara yang bagus untuk merekam sesi perawatan Anda. ClickUp Brain juga dapat membantu meringkas, mengoreksi, dan menyempurnakan catatan Anda!
Alat dan Teknik untuk Merapikan Backlog yang Efektif
Dengan proses yang telah ditetapkan, mari kita lihat beberapa alat lincah dan praktik terbaik perawatan backlog yang dapat membantu, termasuk Perangkat lunak manajemen produk ClickUp .
Rapat penyempurnaan backlog kotak waktu
Durasi rapat penyempurnaan backlog dapat bervariasi, tergantung pada kompleksitas proyek dan kematangan tim. Namun, sebagai pedoman umum, sesi ini harus berlangsung selama 1 hingga 2 jam.
Jangan ragu untuk menggunakan Pelacakan waktu ClickUp untuk mengukur waktu yang dihabiskan untuk sesi perawatan.
pelacak waktu ClickUp yang kuat_
Ringkas dan fokus
Sangat mudah untuk mendiskusikan setiap ide kecil dan lupa waktu. Jadi, masuklah ke dalam rapat dengan agenda yang dengan jelas menguraikan hasil yang diharapkan. Jaga agar diskusi tetap terfokus pada hal itu. Dokumentasikan percakapan serta poin-poin yang tidak dapat Anda diskusikan.
ClickUp Docs adalah cara terbaik untuk melakukan ini. Anda juga dapat menghubungkan ClickUp Docs ke berbagai tugas/sub-tugas, menugaskan pengguna, berbagi, dll., untuk memandu sesi perawatan Anda.
halaman bersarang, opsi gaya, tabel, sematan, dan lainnya di ClickUp Docs_
Jadwalkan terlebih dahulu
Tidak ada yang menyukai ping ad hoc tentang sesi perawatan selama 2 jam. Jadwalkan pertemuan berulang sebagai bagian dari proyek.
Tampilan Kalender ClickUp adalah cara terbaik untuk mengintegrasikan sesi persiapan rutin dalam tugas dan jadwal proyek. Atur pengingat otomatis untuk memastikan semua pemangku kepentingan bergabung dalam rapat. Untuk setiap rapat, sertakan detail tentang hasil yang ideal sehingga para pemangku kepentingan dapat mempersiapkan diri.
Jadikan rapat menjadi kolaboratif
Gunakan alat bantu visual dalam rapat persiapan Anda untuk mendorong semua orang berpartisipasi. Mintalah masukan dan inspirasi ide.
ClickUp Whiteboard adalah cara yang bagus untuk mencatat cerita pengguna baru secara visual, memprioritaskan tugas, dan menghubungkannya sebagai peta pikiran.
mengelola alur kerja yang lincah dengan ClickUp_
Menggunakan teknik estimasi tangkas
Estimasi bisa jadi membosankan, sehingga orang hanya menebak-nebak atau mengira-ngira. Hindari hal ini dengan membuatnya kontekstual dan, mungkin, bahkan menyenangkan. Beberapa teknik estimasi tangkas yang umum digunakan adalah:
- Perencanaan poker: Cara yang menyenangkan untuk memperkirakan upaya dengan mendiskusikan dan menugaskanpoin cerita yang lincah untuk cerita pengguna
- Ukuran kaos: Gunakan ukuran relatif (misalnya, XS, S, M, L, XL) untuk memperkirakan upaya yang diperlukan untuk setiap item backlog
Coba kerangka kerja prioritas
Penentuan prioritas adalah bagian besar dari perawatan backlog produk. Gunakan teknik terbaik untuk melakukan bagian ini dengan benar. Dua metode yang umum digunakan adalah:
- Metode MoSCoW: Kategorikan cerita pengguna ke dalam ember Harus memiliki, Harus memiliki, Bisa memiliki, dan Tidak akan memiliki
- Matriks nilai vs. upaya: Merencanakan tugas pada matriks berdasarkan nilainya terhadap proyek dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikannya
Jadikan Sesi Perawatan Backlog Anda Berikutnya dengan ClickUp
Salah satu prinsip dasar pengembangan perangkat lunak tangkas adalah kesederhanaan-seni memaksimalkan jumlah pekerjaan yang tidak dilakukan-sangat penting.
Prinsip ini menekankan perlunya memprioritaskan pekerjaan dengan hati-hati dan sengaja sehingga kita hanya melakukan apa yang menghasilkan nilai maksimal. Backlog grooming adalah alat yang hebat untuk mencapai hal itu.
Backlog grooming membantu manajer proyek/produk memvisualisasikan masa depan dengan lebih jelas. Ini membantu mereka membentuk peta jalan produk dalam jangka menengah dan jangka panjang sambil secara aktif mengerjakan sprint saat ini.
Tim produk dapat secara dramatis meningkatkan efektivitas perawatan backlog dengan alat manajemen proyek yang tepat.
Dengan deskripsi fitur yang terperinci (cerita pengguna), kriteria penerimaan (daftar periksa), pelacakan waktu, penjadwalan, pengingat, komentar, dan fitur kolaborasi, Perangkat lunak manajemen proyek yang gesit dari ClickUp dirancang khusus untuk pengembangan perangkat lunak tangkas, termasuk perawatan backlog.
Lihat bagaimana ClickUp mendukung perawatan backlog. Coba ClickUp secara gratis hari ini .
Pertanyaan Umum Tentang Perawatan Backlog
1. Apa kata yang lebih baik untuk perawatan backlog?
Backlog grooming juga disebut penyempurnaan backlog atau story grooming.
2. Apa tujuan dari grooming dalam scrum?
Tujuan dari grooming dalam Manajemen proyek scrum adalah meninjau, memprioritaskan, dan menyempurnakan item-item backlog produk untuk memastikan kejelasan, relevansi, dan keselarasan dengan tujuan proyek.
3. Apa peran dari perawatan backlog?
Peran backlog grooming adalah untuk memastikan backlog produk tim pengembangan perangkat lunak tetap terorganisir, diprioritaskan, mutakhir, dan siap digunakan.