Pernahkah Anda bertanya-tanya apa yang membedakan proyek biasa dengan proyek yang luar biasa? Jawabannya terletak pada desain proyek. Sebuah proses awal dalam siklus hidup proyek desain proyek adalah tulang punggung dari semua proyek.
Pada tahap desain proyek, Anda membuat cetak biru untuk sukses dan membentuk ide mentah Anda menjadi jalur terstruktur untuk mencapai tujuan proyek Anda.
Proses desain proyek tidak hanya sekadar menyusun rencana; namun lebih dari itu. Ini adalah tentang membayangkan setiap langkah secara strategis, memahami risiko, merencanakan kontinjensi, dan memastikan setiap komponen selaras dengan tujuan menyeluruh.
Dalam artikel ini, kami akan mengajak Anda membahas semua aspek penting dalam desain proyek, mulai dari alasannya hingga contoh-contoh nyata.
Apa itu Desain Proyek?
Desain proyek adalah fase awal dari sebuah proyek di mana manajer proyek merencanakan sumber daya, hasil, dan jadwal. Mulai dari merencanakan visi dan tujuan proyek hingga menentukan anggaran dan strategi evaluasi, banyak keputusan penting yang terjadi selama fase ini.
Tujuan utama dari fase ini adalah untuk memberikan kerangka kerja yang jelas dan komprehensif yang memandu tim proyek di seluruh siklus hidup, mulai dari inisiasi hingga penutupan.
Curah gagasan, kembangkan strategi, kumpulkan sumber daya, dan tetapkan tujuan akhir dengan bereksperimen menggunakan berbagai alat seperti diagram alur, prototipe, tayangan foto, sketsa, dan gambar. Dan ingatlah untuk mengeluarkan papan ide dan libatkan anggota tim Anda dalam prosesnya.
papan Tulis ClickUp
memudahkan anggota tim untuk berkolaborasi, bertukar pikiran, mengatur ide, dan membuat koneksi
Elemen-elemen penting dari tahap ini adalah sebagai berikut:
- Definisi ruang lingkup: Mendefinisikan visi, tujuan, dan hasil proyek dengan jelas
- Penetapan tujuan: Menetapkan tujuan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, dan relevan
- Perincian tugas: Menyusun proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan mudah dikelola
- Identifikasi ketergantungan: Lihatlah urutan tugas dan identifikasi ketergantungan
- Perencanaan sumber daya: Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, seperti orang, material, dan anggaran
- Pengembangan jadwal: Buat jadwal yang realistis dengan tonggak dan tenggat waktu untuk setiap fase proyek
- Penilaian risiko: Mengidentifikasi potensi risiko dan mempersiapkan diri untuk menghadapi kemungkinan-kemungkinan yang terjadi
Setelah rencana proyek selesai, bagikan kepada para pemangku kepentingan dan calon investor untuk mendapatkan persetujuan mereka dan memulai tahap inisiasi. Karena pada dasarnya ini adalah tahap untuk bertukar pikiran dan mengumpulkan ide-ide Anda, sangat penting untuk menggunakan alat bantu agar ide-ide Anda lebih nyata dan konkret.
perangkat lunak manajemen proyek ClickUp menunjukkan tampilan status proyek, upaya tim, dan tugas yang disederhanakan Perangkat lunak manajemen proyek ClickUp menawarkan alat bantu seperti bagan Gantt, ClickUp AI, dan banyak lagi yang meningkatkan kejelasan rencana proyek Anda dan memfasilitasi pemahaman yang lebih komprehensif mengenai proyek yang diusulkan di antara para pemangku kepentingan.
Pentingnya Desain Proyek dalam Manajemen Proyek
Proyek proses desain sangat penting untuk keberhasilan dan efektivitas proyek yang sukses. Sebagai cetak biru proyek Anda, keberhasilan tahap ini akan menentukan seberapa lancar proyek Anda akan berjalan. Ini karena semua langkah Anda akan didasarkan pada desain yang Anda buat di sini.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa desain proyek sangat penting dalam manajemen proyek:
Kejelasan visi
Desain proyek membantu memperjelas visi dan tujuan proyek secara keseluruhan. Desain proyek menyediakan peta jalan yang menguraikan tujuan, sasaran proyek, dan hasil serta memastikan semua orang berada di halaman yang sama.
Alokasi sumber daya yang efisien
Aspek penting dari tahap ini adalah mengalokasikan sumber daya yang dibutuhkan. Dari memilih yang terbaik perangkat lunak manajemen proyek untuk memilih orang-orang terbaik untuk pekerjaan tersebut, manajer proyek dapat mengumpulkan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.
Pengambilan keputusan yang lebih baik
Rencana proyek yang dirancang dengan baik memastikan pengambilan keputusan yang tepat di sepanjang siklus proyek. Buat keputusan yang tepat waktu dan efektif dengan pandangan yang komprehensif tentang struktur dan tujuan proyek Anda.
Pemantauan dan evaluasi
Fase desain proyek membantu Anda membuat tolok ukur untuk memantau kemajuan dan mengevaluasi keberhasilan proyek. Hal ini memberikan dasar untuk membandingkan hasil aktual dengan tujuan yang direncanakan dan memungkinkan Anda membuat penyesuaian yang diperlukan.
7 Langkah Desain Proyek
Setelah Anda mengetahui pentingnya proses desain proyek, mari kita lanjutkan ke langkah-langkah yang terlibat. Sebelum terjun ke dalamnya, ingatlah bahwa tahap yang sukses hanya mungkin terjadi jika Anda menggunakan alat yang tepat dan mengikuti langkah-langkah penting prinsip-prinsip manajemen proyek .
1. Tentukan visi dan tujuan Anda*
Langkah pertama dalam desain proyek adalah menentukan visi dan tujuan Anda. Orang sering menggunakan kedua kata ini secara bergantian, tetapi keduanya menunjukkan aspek yang berbeda.
Sebagai contoh, visi sebuah startup teknologi adalah merevolusi komunikasi digital dengan menciptakan platform yang dapat diakses secara global. Jadi, tujuan mereka bisa jadi mencapai 10 juta pengguna aktif dalam 18 bulan ke depan dan hadir di dua pasar internasional baru pada akhir tahun fiskal berikutnya.
Perhatikan perbedaannya? Visi proyek Anda adalah tujuan akhirnya. Visi mendefinisikan apa yang ingin Anda capai dengan proyek ini. Sasaran Anda adalah sarana untuk mencapai visi ini.
Visi Anda mendefinisikan potensi proyek, yang dapat Anda tunjukkan kepada para pemangku kepentingan. Buatlah pernyataan visi yang menarik yang menggambarkan masalah yang ingin dipecahkan oleh proyek Anda.
dengan ClickUp, Anda dapat membagi sasaran Anda ke dalam beberapa folder, memastikan kejelasan yang lengkap_
Setelah Anda membuat pernyataan visi, tetapkan tujuan Anda. Tujuan Anda adalah solusi-bagaimana Anda akan menyelesaikan masalah yang telah ditetapkan dalam visi Anda. Anda juga bisa menggunakan kriteria SMART (spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu) untuk mengembangkannya.
Karena Anda akan memiliki lebih dari satu tujuan, pastikan tujuan-tujuan tersebut didefinisikan dengan jelas, terlihat, dan dapat diakses oleh semua orang dalam tim proyek untuk mencegah kebingungan.
2. Tetapkan hasil dan hasil akhir
Setelah tujuan Anda siap, langkah selanjutnya adalah menetapkan hasil proyek. Hasil biasanya lebih rinci dan terukur. Hasil tersebut dapat bersifat kuantitatif, seperti metrik keterlibatan pengguna dan target pendapatan, atau kualitatif, seperti peningkatan kepuasan pelanggan.
Setelah Anda menetapkan hasil yang diperlukan, dokumentasikan semua hasil utama Anda. Ada dua jenis hasil:
- Internal: Ini akan diberikan kepada anggota tim Anda atau departemen internal lainnya. Ini termasuk laporan pelacakan waktu, desain awal, laporan kemajuan, dan laporan anggaran
- Eksternal: Laporan ini akan diberikan kepada klien dan investor yang memiliki kepentingan dalam proyek. Laporan ini dapat mencakup laporan status proyeklaporan kemajuan, desain awal dan akhir, dan produk akhir
Beberapa hal penting yang perlu diingat saat menetapkan hasil proyek adalah:
- Anda tidak dapat menentukan hasil proyek tanpa memiliki hasil yang jelas dan terukur tujuan* Pisahkan hasil kerja Anda menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan dapat dicapai agar lebih mudah dicapai
- Tentukan tenggat waktu yang realistis dan ikuti tenggat waktu tersebut. Tentukan tenggat waktu sesuai dengan tingkat tugas untuk mengurangi kemungkinan penundaan
- Urutkan tugas-tugas tersebut berdasarkan prioritas. Dengan cara ini, tim Anda dapat mengerjakannya tepat waktu
- Buat saluran komunikasi untuk memastikan semua orang memahami hal yang sama
- Memanfaatkanalat manajemen proyek untuk melacak hasil kerja Anda, menetapkannya sebagai prioritas, dan mendapatkan wawasan waktu nyata
clickUp 3.0 memungkinkan Anda mengurutkan tugas sesuai dengan prioritasnya_
3. Pahami risiko dan kendala*
Setiap proyek memiliki risiko tertentu. Risiko ini bisa terkait dengan proses, orang, atau sumber daya. Itulah mengapa penting untuk mendapatkan pemahaman yang komprehensif tentang berbagai risiko yang dapat memengaruhi penyelesaian proyek Anda.
Dengan pengetahuan ini, Anda dapat mengembangkan strategi mitigasi dan menindaklanjutinya dengan departemen terkait. Strategi mitigasi juga akan meyakinkan para pemangku kepentingan utama Anda dan membangkitkan kepercayaan diri dalam proyek Anda.
Meskipun setiap proyek memiliki risiko dan kendala yang berbeda, ada beberapa yang umum terjadi. Mari kita bahas:
- Perluasan ruang lingkup: Ketika tujuan proyek tidak jelas dan dikomunikasikan dengan pihak-pihak terkait. Pastikan Anda menetapkan kejelasan mengenai parameter proyek sejak awal untuk menghindari risiko ini
- Sumber daya yang tidak mencukupi: Hal ini terjadi karena kurangnya sumber daya seperti uang, waktu, keterampilan, atau teknologi. Untuk memastikan hal ini tidak terjadi dalam jangka panjang, kembangkan rencana alokasi sumber daya
- Risiko kinerja: Risiko kinerja adalah ketika kinerja proyek Anda tidak sesuai dengan ekspektasi awal. Meskipun sulit untuk mengantisipasi alasan pasti di balik kinerja yang buruk, Anda dapat memitigasi hal ini dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk melacak kemajuan secara real-time dan mengidentifikasi masalah secara tepat waktu
4. Sempurnakan strategi Anda dengan visualisasi*
Menggunakan alat bantu visual dalam strategi proyek Anda akan membuatnya lebih menarik dan mudah dimengerti. Menurut Institut Manajemen Proyek "Manajemen proyek visual menawarkan informasi yang disampaikan sedemikian rupa sehingga siapa pun dapat mengkonsumsinya pada waktu, tempat, dan cara yang sesuai bagi mereka."
Dari bagan Gantt dan bagan kerja hingga peta pikiran dan desain layar, alat bantu visual dengan mudah mengkomunikasikan hal-hal yang terlihat rumit.
peta Pikiran ClickUp
memungkinkan Anda untuk menyusun dan mengatur informasi Anda
Berikut ini adalah beberapa alat bantu visual yang paling populer untuk digunakan dalam proyek Anda:
- Peta pikiran: Apeta pikiran membantu Anda memvisualisasikan dan menghubungkan hasil kerja. Gunakan peta pikiran untuk menciptakan ide-ide baru dan memahami berbagai konsep
- Diagram alir: Diagram alir memberikan visual langkah demi langkah dari suatu proses atau tugas
- Bagan Gantt: Bagan Gantt memungkinkan Anda memvisualisasikan panjang, tugas, jadwal, dan jadwal proyek untuk membantu Anda memahami waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas
- bagan PERT **Gunakan alat ini untuk mengatur dan memvisualisasikan tugas-tugas proyek Anda. Alat ini sangat berguna untuk proyek yang kompleks
- Garis waktu proyek: Garis waktu menunjukkan tugas atau peristiwa selama periode tertentu. Sebuah visual memastikan semua orang mengetahui fase-fase proyek
Pilihan lainnya adalah menggunakan perangkat lunak desain proses untuk memvisualisasikan proses kompleks proyek Anda. Karena banyak alat visual yang tersedia, memilih alat yang paling sesuai untuk tim Anda sangatlah penting. Misalnya, jika tim proyek Anda kecil dan proyeknya sederhana, Anda dapat menggunakan diagram alur untuk detailnya.
5. Mempersiapkan diri untuk kemungkinan-kemungkinan yang tidak terduga
Tidak peduli seberapa detail dan menyeluruh perencanaan proyek Anda, segala sesuatunya mungkin tidak selalu berjalan sesuai rencana. Oleh karena itu, langkah selanjutnya dalam desain proyek adalah mengembangkan rencana kontinjensi. Ini adalah rencana B untuk digunakan jika terjadi peristiwa risiko yang teridentifikasi. Risiko bisa berupa apa saja, mulai dari kurangnya anggaran dan keterampilan hingga kesalahan manajemen atau miskomunikasi.
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat rencana kontinjensi:
- Karena Anda telah mengidentifikasi risiko pada langkah sebelumnya, sekarang saatnya untuk mengembangkan strategi mitigasi. Alokasikan sumber daya, termasuk anggaran dan personil, untuk mengimplementasikan strategi mitigasi
- Selanjutnya, tentukan titik-titik pemicu yang mengindikasikan terjadinya risiko. Kembangkan rencana respons terperinci untuk setiap risiko yang teridentifikasi, termasuk siapa yang bertanggung jawab atas respons tersebut dan tindakan spesifik yang akan dilakukan
- Mengintegrasikan rencana kontinjensi ke dalam dokumentasi proyek secara keseluruhan. Hal ini akan memastikan seluruh tim proyek mengetahui langkah-langkah kontinjensi
- Memantau lingkungan proyek secara teratur untuk mengetahui perubahan yang mungkin berdampak pada risiko yang teridentifikasi
6. Menyelesaikan anggaran Anda
Setelah Anda menyelesaikan dasar-dasar desain proyek Anda, sekarang saatnya memutuskan anggaran Anda. Anggaran yang komprehensif memastikan sumber daya tersedia selama pelaksanaan proyek dan mengurangi kemungkinan pembengkakan biaya.
Oleh karena itu, alokasikan jumlah tertentu untuk setiap aktivitas, tugas, dan proses proyek. Anggaran juga membantu Anda menentukan kelayakan proyek. Jika biaya melebihi keuntungan yang diharapkan, proyek tersebut mungkin tidak layak.
Sangat penting untuk mengingat hal-hal berikut saat membuat anggaran:
- Pertimbangkan anggota tim, sumber daya eksternal, pelatihan, peralatan, ruang, dan layanan profesional yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek
- Perkirakan jumlah untuk setiap sumber daya yang telah Anda identifikasi
- Anda bisa membandingkan anggaran Anda saat ini dengan anggaran yang digunakan untuk proyek serupa
- Jangan lupa untuk mengalokasikan anggaran untuk rencana kontinjensi Anda
- Sebutkan semuasumber daya yang dialokasikan dalam dokumen proyek
Karena anggaran proyek adalah dokumen yang komprehensif, menggunakan alat manajemen proyek seperti ClickUp adalah yang terbaik. ClickUp memungkinkan Anda untuk berbagi dan memperbarui anggaran Anda, bersama dengan cara-cara inovatif untuk memvisualisasikannya
7. Menetapkan proses pemantauan dan persetujuan
Proses pemantauan dan persetujuan menetapkan kriteria keberhasilan proyek Anda, menjadikannya bagian yang tak terpisahkan dari manajemen proyek. Di sinilah Anda menentukan apakah Anda telah mencapai hasil dan hasil yang diinginkan.
Proses persetujuan yang efisien memastikan transparansi, akuntabilitas, dan pengambilan keputusan yang efektif di seluruh siklus proyek. Pemantauan proyek dan proses persetujuan meliputi hal-hal berikut:
- Mengidentifikasi dan mendefinisikan KPI terukur yang selaras dengan tujuan proyek
- Menguraikan prosesgaris waktu proyek menjadi tonggak-tonggak penting
- Memilih alat dan sistem yang tepat untuk memantau aktivitas
- Menugaskan tanggung jawab kepada anggota tim Anda
- Menentukan kriteria untuk mendapatkan persetujuan pada berbagai tahap proyek
- Mengembangkan rencana komunikasi untuk berbagi pembaruan kemajuan dan permintaan persetujuan
Bagaimana Cara Meningkatkan Desain Proyek?
Proses desain proyek tidak berakhir setelah mengikuti tujuh langkah yang disebutkan di atas. Seperti halnya proses apa pun, selalu ada ruang untuk perbaikan. Oleh karena itu, menyempurnakan strategi, menggabungkan pelajaran yang didapat dari proyek sebelumnya, dan menggunakan alat dan teknologi baru sangatlah penting.
Menggunakan alat manajemen proyek seperti ClickUp akan membantu membuat fase desain proyek Anda lebih lancar, lebih cepat, dan lebih inovatif. Mari kita pahami caranya.
lihat bagaimana caranya tujuan tim sejajarkan dengan ikhtisar proyek langsung di dasbor ClickUp 3.0
- ClickUp menawarkan fitur garis waktu interaktif dan memungkinkan Anda menetapkan garis waktu yang jelas untuk berbagai bagian proyek Anda. Tetapkan tanggal mulai dan tenggat waktu, ketergantungan, dan prioritas
- Pisahkan proyek kompleks menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola dan tetapkan ke anggota tim yang berbeda
- Dengan ClickUp Docs, Anda mendapatkan gambaran umum yang komprehensif tentang proyek Anda. Gunakan untuk berbagi umpan balik dan maket serta berkolaborasi dengan anggota tim Anda secara real-time
- Alat ini juga memungkinkan Anda memvisualisasikan kapasitas tim, sehingga mudah untuk melacak dan meningkatkan efisiensi mereka
- Selain itu, manfaatkan alat bantu seperti Gantt danGrafik PERT untuk melihat kemajuan proyek dan memvisualisasikan proses
Contoh Desain Proyek
Alat bantu manajemen proyek seperti bagan Gantt sangat berguna selama desain proyek. Sebagai contoh, bagan Gantt menunjukkan peta jalan dan jadwal proyek jika Anda mengerjakan proyek pengembangan perangkat lunak.
Bagan Gantt di bawah ini menunjukkan peta jalan produk dan jadwal untuk proyek tersebut.
tampilan bagan Gantt ClickUp untuk tim produk_ menunjukkan peta jalan dan jadwal proyek.
Bagan Gantt menggambarkan semua informasi yang relevan dengan cara yang mudah dicerna dan terstruktur. Bagan ini juga membantu Anda membagikannya dengan semua pemangku kepentingan proyek yang relevan.
Gantt chart adalah salah satu dari sekian banyak alat bantu untuk desain proyek Anda. Fitur lainnya, seperti mode tampilan tim, memungkinkan Anda untuk memantau dan melacak kemajuan setiap anggota tim dalam tim proyek Anda.
tampilan tim yang disederhanakan yang ditawarkan oleh ClickUp_
Rancang dan Kelola Proyek Secara Efektif
Desain proyek adalah cetak biru yang mengubah visi proyek Anda menjadi tujuan yang dapat dicapai. Desain ini menawarkan jalur terstruktur untuk diikuti oleh tim. Dengan mendefinisikan tujuan Anda, menetapkan hasil, memahami risiko dan visualisasi, menyiapkan rencana darurat, membuat anggaran, dan mengembangkan prosedur pemantauan, memastikan proyek Anda dimulai dan berakhir dengan sukses.
Dan ingatlah untuk memanfaatkan fitur-fitur yang kuat dari alat manajemen proyek ! Alat bantu seperti ClickUp akan membuat fase desain proyek Anda lebih lancar dan membantu mengurangi risiko tepat waktu.