Apa yang dimaksud dengan Sponsor Proyek? Peran dan Tanggung Jawab Sponsor Proyek

Di mana sebuah proyek dimulai dan di mana proyek itu berakhir? Dengan sponsor proyek.

Apa pun mulai dari membangun Jembatan Golden Gate hingga mengadakan pesta ulang tahun dapat dianggap sebagai proyek. Apa pun sifat proyeknya, proyek ini melibatkan banyak pemangku kepentingan di sepanjang siklus hidupnya.

Dari semuanya, kami berpendapat bahwa yang paling penting adalah sponsor proyek. Mari kita lihat bagaimana caranya.

Apa yang dimaksud dengan Sponsor Proyek?

Sponsor proyek memulai proyek dan menyetujui kiriman . Mereka adalah pemangku kepentingan bisnis yang bertanggung jawab untuk merencanakan dan melaksanakan proyek yang sukses. Mereka sering kali merupakan bagian dari tim kepemimpinan senior, dengan pengaruh dan otoritas yang signifikan, meskipun mereka tidak memiliki tanggung jawab manajerial langsung untuk proyek itu sendiri.

Untuk organisasi jasa, sponsor proyek mungkin berasal dari entitas eksternal, biasanya klien. Sponsor proyek berasal dari internal organisasi produk, terkadang dikenal sebagai pemilik proyek.

Sponsor Proyek vs Manajer Proyek

Karena sponsor proyek dan manajer proyek merupakan peran kepemimpinan, keduanya sering kali membingungkan satu sama lain. Mari kita perjelas perbedaannya terlebih dahulu.

Perbedaan antara sponsor proyek dan manajer proyek

Meskipun sponsor proyek berbeda dengan manajer proyek dalam beberapa hal, kolaborasi keduanya sangat penting bagi keberhasilan proyek.

Sponsor mendefinisikan tujuan dan ruang lingkup proyek, sementara manajer proyek melaksanakannya. Mereka melacak metrik proyek seperti waktu ke pasar atau kepuasan pelanggan.

Di sisi lain, manajer proyek melacak metrik tingkat proyek seperti produktivitas pengembang dan kualitas kode, yang berkontribusi pada metrik bisnis tingkat tinggi.

Sponsor menyetujui anggaran, jadwal, dll., tetapi manajer proyek memutuskan apakah mereka membutuhkan sumber daya tambahan dan membuat permintaan tersebut.

Bersama-sama, sponsor dan manajer bertanggung jawab atas manajemen proyek. Keberhasilan sebuah proyek mengharuskan mereka bekerja sama untuk memahami prioritas masing-masing.

Sponsor Proyek vs Pemangku Kepentingan Proyek

'Pemangku kepentingan' adalah istilah umum yang digunakan untuk siapa saja yang terlibat dalam proyek. Ini bisa berupa anggota tim, supervisor, manajer, mitra, vendor, pelanggan, otoritas pemerintah, atau perantara apa pun.

Dalam hal ini, sponsor proyek juga merupakan pemangku kepentingan proyek . Namun, tidak semua pemangku kepentingan adalah sponsor.

Peran Sponsor Proyek

Kepemimpinan bisnis

Sponsor proyek lebih dari sekadar membayar. Sponsor proyek bertindak sebagai penghubung antara bisnis dan teknologi. Mereka menawarkan wawasan dan panduan dari perspektif bisnis. Mereka akan memandu tim eksekusi tentang pelanggan, organisasi, strategi bisnis, dan rencana masuk ke pasar.

Katakanlah sebuah perusahaan ritel datang ke perusahaan teknologi untuk mengembangkan solusi point of sale (POS). Sponsor proyek, seorang pemimpin senior dalam perusahaan ritel, akan memberikan pengarahan kepada perusahaan teknologi tentang pengguna produk, alur kerja, persyaratan integrasi, dll.

Meskipun mereka mungkin tidak menentukan persyaratan teknis, mereka bertanggung jawab untuk memastikan produk tersebut memenuhi kebutuhan bisnis.

Mengaktifkan aliran informasi

Dokumen ClickUp untuk mengelola rencana riset pengguna dan survei

Sepanjang proyek, mereka memastikan aliran informasi yang lancar di antara para pemangku kepentingan. Mereka menghubungkan anggota tim dengan sumber daya dan pakar yang mereka butuhkan.

Sebagai contoh, mereka dapat menghubungkan tim riset pengguna dengan target audiens yang tepat untuk melakukan survei atau memantau perilaku.

Pengawasan proyek

Sponsor proyek bertanggung jawab untuk menetapkan tujuan dan mengidentifikasi metrik keberhasilan. Setelah tim proyek kembali dengan rencana, mereka meninjau ruang lingkup dan menyetujui peluncuran.

Dari waktu ke waktu, mereka melakukan tinjauan dan retrospeksi dengan tim proyek untuk memastikan mereka tetap berada di jalurnya. Mereka juga secara aktif menghilangkan hambatan di sepanjang jalan. Mereka bertanggung jawab atas kinerja proyek.

Pengambilan keputusan tingkat tinggi

ClickUp Whiteboard untuk melakukan curah pendapat tentang pohon keputusan

Mereka membuat keputusan tingkat tinggi tentang anggaran proyek dan arah proyek. Mereka juga bertanggung jawab untuk menyetujui permintaan besar dari tim proyek untuk sumber daya tambahan, perpanjangan tenggat waktu, dll.

Manajer proyek dapat membuat pohon keputusan untuk membantu sponsor membuat keputusan penting, dengan menguraikan implikasi dari keputusan tersebut.

Validasi akhir

Sponsor proyek memiliki wewenang untuk menyetujui hasil proyek . Mereka memverifikasi apakah hasil kerja memenuhi persyaratan teknis dan bisnis. Sebuah proyek membutuhkan tanda tangan sponsor untuk penutupan dan pembayaran proyek.

Beberapa peran dan tanggung jawab ini mungkin tumpang tindih dengan manajer proyek atau pemangku kepentingan lainnya. Jadi, mari kita perjelas perbedaannya terlebih dahulu.

Pentingnya Memiliki Sponsor Proyek

Peran sponsor proyek tidak seperti yang biasa Anda lihat sebagai manajer proyek. Mengingat sifat strategis dari peran sponsor proyek, peran ini sering diabaikan.

Dalam beberapa kasus, peran ini juga tidak didefinisikan dengan baik. Peran sponsor proyek dibebankan kepada pemimpin senior yang sudah memiliki berbagai tanggung jawab lain. Hal ini hanya akan menghambat keberhasilan proyek. Inilah caranya.

Penyelarasan bisnis: Baik saat Anda membangun teknologi atau mendesain logo baru, sponsor proyek penting untuk memastikan bahwa proyek tersebut memenuhi kebutuhan bisnis.

Manajemen hubungan: Sponsor proyek menjaga hubungan yang sehat dengan para pemangku kepentingan utama seperti klien, vendor, dan otoritas pemerintah. Hubungan tersebut memungkinkan kolaborasi proyek .

Persetujuan dan pendanaan: Mereka bertanggung jawab untuk menyetujui anggaran, mengeluarkan dana, dan menegosiasikan permintaan tambahan, jika ada.

Penyelesaian konflik: Ketika ada perbedaan pendapat tingkat tinggi, sponsor proyek membangun konsensus dan membuat keputusan yang sulit. Misalnya, jika ada ambiguitas dalam bagaimana sebuah fitur didefinisikan, yang menyebabkan kebingungan di antara tim teknologi, sponsor proyek membantu mengklarifikasi. Mereka memainkan peran penting dalam memastikan proyek tidak terhenti.

**Memperjuangkan tujuan: Mereka memperjuangkan proyek dan tujuannya di antara para pimpinan senior dan dewan, membawa visibilitas dan keterlibatan dari para pemangku kepentingan utama. Mereka memastikan bahwa proyek tersebut mendapatkan pengakuan yang layak.

Tanggung Jawab Sponsor Proyek Selama Berbagai Tahapan Proyek

Setelah mengetahui peran dan tujuan keseluruhan dari sponsor proyek, mari kita lihat tanggung jawab mereka selama berbagai tahapan proyek: Inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, dan penutupan proyek .

Inisiasi proyek

Tanggung jawab sponsor proyek dalam memulai proyek meliputi:

• Mendefinisikantujuan proyek dan ruang lingkup
• Menandatangani piagam proyek
• Menjelaskan persyaratan bisnis dan hasil yang diharapkan
• Mentransfer informasi tingkat tinggi kepada tim proyek tentang bisnis dan pelanggan

Terkadang, mereka menunjuk manajer proyek dan memandu mereka dalam perekrutan dan orientasi anggota tim.

Perencanaan proyek

Memberikan pandangan yang jelas dan terorganisir kepada sponsor proyek tentang rencana proyek

Setelah proyek dimulai, sponsor bertindak sebagai juara proyek. Mereka tidak lagi terlibat dalam kegiatan yang rumit. Mereka mengarahkan rencana proyek ning phase dan mendorongnya ke eksekusi.

• Memberikan masukan yang diperlukan untuk merencanakan proyek
• Menetapkan baseline untuk metrik
• Memastikan rencana proyek sejalan dengan rencana bisnis
• Meninjau permintaan dan memberikan persetujuan

Eksekusi proyek

Di sini, peran sponsor proyek menjadi lebih terbatas. Namun, mereka bekerja sama dengan manajer proyek untuk memastikan kelancaran eksekusi.

• Memantau kemajuan dari waktu ke waktu
• Melacak metrik proyek dan memberikan umpan balik
• Memastikan bahwa proyek bergerak ke arah yang benar dengan kecepatan yang tepat
• Mengevaluasi dan menyetujui permintaan dari tim proyek untuk sumber daya atau anggaran tambahan
• Menyelesaikan konflik antar pemangku kepentingan, jika ada

Penutupan proyek

Sponsor proyek menutup proyek. Mereka bertanggung jawab untuk:

• Mengevaluasi hasil proyek terhadap persyaratan bisnis
• Mengukur hasil proyek
• Menandatangani pengiriman
• Menyetujui penutupan dan pembayaran proyek secara formal

Cara untuk Bekerja Secara Efektif dengan Sponsor Proyek

Setiap manajer proyek bekerja dengan sponsor secara teratur, setidaknya setiap bulan, bahkan setiap minggu. Namun, hubungan mereka tidak langsung.

Manajer proyek berkolaborasi dengan sponsor proyek dalam berbagi informasi, memahami persyaratan bisnis, dan memecahkan masalah. Peran sponsor proyek adalah menyiapkan manajer proyek untuk sukses.

Namun, sponsor proyek adalah pemimpin senior yang memiliki otoritas lebih besar daripada manajer. Manajer proyek menyajikan kemajuan, hasil, dan data untuk ditinjau. Manajer proyek melapor kepada sponsor dalam kapasitas ini, meskipun ini bukan hubungan manajer-bawahan.

Navigasi hubungan ini dapat menjadi rumit. Berikut adalah cara-cara manajer proyek dapat bekerja secara efektif dengan sponsor proyek.

Mengatur proyek

Membuat tugas dan sub-tugas dengan ClickUp

Pertama dan terutama, sponsor proyek membutuhkan visibilitas. Mereka perlu mengetahui bagaimana proyek akan dijalankan. Gunakan alat bantu yang komprehensif perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp untuk mengatur proyek. Dengan ClickUp, Anda bisa:

• Memecah proyek menjadi beberapa tugas dan sub-tugas
• Menulis deskripsi untuk setiap tugas untuk memperjelas persyaratan bagi anggota tim Anda; sponsor dapat memvalidasi, jika diperlukan
• Menetapkan tanggal mulai dan berakhir untuk setiap tugas
• Menyertakan prioritas, ketergantungan, dan tag

Jika Anda adalah agensi independen atau pekerja lepas, klien Anda kemungkinan besar adalah sponsor proyek Anda. Dalam kasus seperti itu, cobalah perangkat lunak manajemen proyek untuk usaha kecil untuk mengatur diri Anda sendiri.

Sampaikan rencana Anda

Gunakan ClickUp untuk memperkirakan kebutuhan proyek . Kemudian, presentasikan rencana Anda kepada sponsor proyek dan dapatkan persetujuan mereka. Setelah Anda menyiapkan proyek di ClickUp, gunakan tampilan bagan Gantt untuk memvisualisasikannya dari waktu ke waktu.

Gunakan Papan Tulis ClickUp untuk menjelaskan topik yang kompleks. Gunakan ClickUp Mind Maps untuk membuat jalur logis dan mendemonstrasikan alur kerja.

Mengkonsolidasikan sumber daya

Sponsor proyek mengharapkan pengetahuan yang telah mereka bagikan kepada manajer proyek dan tim awal ditransfer secara hati-hati kepada setiap anggota tim/pemangku kepentingan. Untuk memastikan hal ini:

• Pasang piagam proyek di ClickUp Docs
• Siapkan tujuan proyek sebagaiSasaran ClickUp dan hubungkan tugas sehingga semua orang dapat mengaksesnya

Memfasilitasi komunikasi

Tidak ada sponsor proyek yang menginginkan informasi yang tidak tersampaikan. Gunakan Manajemen proyek ClickUp untuk membangun transparansi dan kejelasan komunikasi.

• Berikan akses kepada sponsor ke Ruang Kerja ClickUp untuk visibilitas penuh
• Gunakan komentar di bawah setiap tugas untuk mendiskusikan masalah secara kontekstual
• Tetapkan item tindakan kepada sponsor ketika Anda membutuhkan klarifikasi tentang apa pun
• Gunakan tautanObrolan ClickUp untuk kolaborasi waktu nyata

Aktifkan notifikasi di aplikasi atau melalui email sehingga sponsor proyek tidak akan pernah melewatkan pembaruan.

Memperkuat dokumentasi manajemen proyek

Setiap sponsor proyek menyukai dokumentasi yang baik. Gunakan ClickUp Docs untuk menulis dokumentasi yang diformat dengan baik untuk setiap fitur. Hubungkan mereka ke tugas-tugas, sehingga Anda tidak akan pernah kehilangan mereka di tumpukan jerami.

Mengotomatiskan pelaporan

Dasbor ClickUp untuk pelaporan

Berikan informasi kepada sponsor proyek Anda tentang kemajuan Anda bahkan sebelum mereka memintanya. Gunakan Dasbor ClickUp untuk pelaporan waktu nyata dengan laporan untuk:

• Kemajuan proyek terhadap tujuan
• Membakar dan membakar grafik
• Waktu yang dilacak vs. perkiraan
• Mengidentifikasi hambatan dalam alur kerja
• Beban kerja dan alokasi sumber daya

Jika sponsor proyek Anda meminta laporan spesifik, buat bagan khusus untuk apa pun yang Anda perlukan langsung di dalam alat manajemen proyek Anda.

Tergantung pada seberapa aktif sponsor proyek, mereka akan membutuhkan pembaruan berbagai detail secara teratur. Sesuaikan rincian dan frekuensi pembaruan dengan ClickUp. Berikan akses akun tamu mereka untuk menyesuaikan pembaruan mereka sendiri.

Berkolaborasi dengan lancar dengan sponsor proyek Anda dengan ClickUp

Sponsor proyek akan berjalan bersama Anda dari awal hingga akhir. Gunakan ClickUp untuk memulai proyek dengan percaya diri, menjalankannya secara efisien, dan mengakhirinya dengan bangga.

Biasanya, manajer proyek menghabiskan banyak waktu untuk membuat laporan untuk sponsor proyek setiap bulannya. Hilangkan pekerjaan yang berulang-ulang. Kelola proyek secara efektif dan berkolaborasi dengan sponsor di satu tempat, di ClickUp! Coba ClickUp secara gratis sekarang.