Csapatod lelkesedik a generatív AI iránt, de mindenki különböző eszközöket használ, felügyelet nélkül. Világos korlátok nélkül ki teszed vállalatodat az AI terjedésének – az AI eszközök, modellek és platformok nem tervezett elterjedésének, felügyelet, stratégia és ellenőrzés nélkül.
Ez adatvédelmi kockázatokhoz, inkonzisztens munkaminőséghez és komoly megfelelési problémákhoz vezet, mivel a munkavállalók tudtukon kívül bizalmas információkat adnak meg nyilvános AI-modelleknek.
Az ebből adódó felelősségre vonhatósági hiányosságok megoldása nehéz és időigényes, mivel a vállalkozások 69%-a gyanítja vagy bizonyítékkal rendelkezik arról, hogy alkalmazottai tiltott AI-eszközöket használnak.
Ez a cikk bemutatja a 10 ingyenes AI-használati irányelv munkafolyamat-sablont, amelyek írásbeli irányelveit végrehajtható, nyomon követhető folyamatokká alakítják.
10 ingyenes AI-használati politika munkafolyamat-sablon egy pillanat alatt
| Sablon neve | Letöltési link | Ideális | Legjobb funkciók |
| Munkavállalói kézikönyvek, irányelvek és eljárások sablonja a ClickUp™-tól | Ingyenes sablon letöltése | Csapatok, akik első AI-irányelv-kézikönyvüket állítják össze, vagy szétszórt irányelveket egyetlen központi forrásba konszolidálnak | 12 előre elkészített szabályzat szakasz; beépített verziókezelés és revíziós előzmények; visszaigazolás nyomon követése; egyéni mezők osztály, kockázati szint vagy következő felülvizsgálati dátum szerinti címkézéshez |
| Vállalati szabályzat sablon a ClickUp-tól | Ingyenes sablon letöltése | Azok a csapatok, amelyeknek egy önálló dokumentumban (teljes kézikönyv kezelése nélkül) összefoglalt, célzott AI-használati irányelvre van szükségük. | Irányelvek áttekintése szakasz; jóváhagyási munkafolyamat feladatkiosztásokon keresztül (jogi, HR, vezetés); hatálybalépés dátuma és felülvizsgálati emlékeztetők egyéni mezők segítségével; kapcsolódó források (képzés, GYIK, megfelelőségi dokumentumok) |
| ClickUp által készített irányítási terv sablon | Ingyenes sablon letöltése | Olyan szervezetek, amelyek formális AI-irányítást alkalmaznak, meghatározott döntéshozatali szerepkörökkel és felügyelettel. | Irányítási struktúra feltérképezése (tulajdonjog és felelősségek); kockázatértékelési adattár; irányítási felülvizsgálatokhoz szükséges értekezletek ütemezésének nyomon követése; döntési napló |
| IT-biztonsági sablon a ClickUp-tól | Ingyenes sablon letöltése | Az IT- és biztonsági csapatok dokumentálják az AI-irányítást támogató technikai ellenőrzéseket (hozzáférés, adatvédelem, eszközök ellenőrzése). | Hozzáférés-ellenőrzési dokumentáció és szerepkörökön alapuló jogosultságok; a használati jogosultságokhoz kötött adatbesorolási mátrix; AI-vel kapcsolatos jogsértésekre vonatkozó incidenskezelési eljárások; AI-eszköz-szolgáltatók számára készült beszállítóértékelési ellenőrzőlista |
| Folyamatok és eljárások sablonja a ClickUp segítségével | Ingyenes sablon letöltése | A csapatok az AI-irányelveket ismétlődő, lépésről lépésre követhető eljárásokká alakítják, amelyeket a munkavállalók nap mint nap követhetnek. | Lépésről lépésre lebontott munkafolyamatok; szerepkörök kiosztása az egyes lépésekhez; beágyazott ellenőrzőlisták segítségével történő megfelelőségi ellenőrzések; a folyamat ábrázolása az egy pillanat alatt történő megértés érdekében |
| Végrehajtáskezelési sablon a ClickUp-tól | Ingyenes sablon letöltése | Azok a csapatok, amelyek AI-munkahelyi irányelvet vezetnek be, és a tervezést, képzést, bevezetést és alkalmazást projektként kezelik. | Fázisokra bontott bevezetési ütemterv függőségekkel; érdekelt felekkel való kommunikáció és visszaigazolások nyomon követése; képzési feladatok kezelése és teljesítésének nyomon követése; bevezetési mutatók egyéni mezők segítségével |
| Belső ellenőrzési ellenőrzőlista sablon a ClickUp-tól | Ingyenes sablon letöltése | A szabályoknak való megfelelést, a kockázatokat és a belső ellenőrzést felügyelő csapatok rendszeresen ellenőrzik az AI használatát a szabályzatnak megfelelően. | Előre meghatározott auditkritériumok ellenőrzőlista; bizonyítékok gyűjtése mellékletek (képernyőképek, naplófájlok, dokumentumok) segítségével; kategorizálás a súlyosság és a szükséges intézkedések szerint; a javítások nyomon követése |
| Belső ellenőrzési ellenőrzőlista sablon a ClickUp-tól | Ingyenes sablon letöltése | A csapatok proaktív módon figyelemmel kísérik az ellenőrzéseket, hogy megelőzzék az AI-irányelvek megsértését (ahelyett, hogy csak utólag végeznének ellenőrzéseket). | Ellenőrzési célok (mit akadályoz meg/észlel az egyes ellenőrzések); dokumentált tesztelési eljárások; az ellenőrzés felelősségének elosztása; kivételek naplózása dokumentált üzleti indoklással |
| Audit szabályzat sablon a ClickUp-tól | Ingyenes sablon letöltése | Az AI-auditok lebonyolításának (hatály, gyakoriság, képesítések, jelentések) szabványosításával foglalkozó szervezetek | Az audit hatókörének meghatározása (eszközök, tevékenységek, csapatok); az audit gyakorisága és kiváltó okai; az auditorok képesítései/képzési követelményei; az audit eredményeinek szabványosított jelentési követelményei |
| HubSpot AI-használati szabályzat sablonja induló vállalkozások számára | Töltse le ezt a sablont | Startupok és korai fázisban lévő csapatok, amelyeknek gyors alapvető AI-irányelvre van szükségük, de nem rendelkeznek dedikált megfelelőségi/jogi erőforrásokkal. | Startup-barát nyelv; testreszabási útmutatók; gyors bevezetés minimális módosításokkal |
Mi az AI-használati irányelv?
Az AI-használati irányelv egy hivatalos dokumentum, amely véget vet a káosznak. Ez az egyetlen hiteles forrás, amely pontosan leírja, hogy a munkavállalók hogyan használhatják – és hogyan nem használhatják – az AI-eszközöket a munkájuk során. Ez nem csak egy újabb informális irányelv, hanem egy dokumentált, végrehajtható szabvány, amely védi a szervezetét.
A vállalatok számára hatékony AI-irányelv általában a következőket tartalmazza:
- Jóváhagyott AI-eszközök: egyértelmű lista azokról a platformokról, amelyek használata engedélyezett.
- Tiltott felhasználások: Kifejezetten tiltott tevékenységek, például érzékeny ügyféladatok bevitelének nyilvános csevegőrobotba.
- Adatkezelés: szabályok arra vonatkozóan, hogy milyen típusú információk oszthatók meg az AI-rendszerekkel
- Kimeneti felülvizsgálat: Az AI által generált tartalom használata előtt szükséges emberi felügyeletre vonatkozó követelmények
- Felelősség: Világos parancsnoki lánc, amely meghatározza, ki felel a szabályok végrehajtásáért és a kérések kezeléséért.
📮ClickUp Insight: A felmérésünkben résztvevők 88%-a használja az AI-t személyes feladatokhoz, de több mint 50% nem meri használni a munkában. A három fő akadály? A zökkenőmentes integráció hiánya, a tudáshiány vagy a biztonsági aggályok.
De mi van akkor, ha az AI be van építve a munkaterületébe, és már biztonságos? A ClickUp Brain, a ClickUp beépített AI asszisztense ezt valósággá teszi. Megérti a közönséges nyelven megfogalmazott utasításokat, megoldva mindhárom AI-bevezetéssel kapcsolatos aggályt, miközben összekapcsolja a csevegést, a feladatokat, a dokumentumokat és a tudást a munkaterületen. Találjon válaszokat és betekintést egyetlen kattintással!
Miért van szüksége csapatának egy AI-használati politika munkafolyamatra?
Írtál tehát egy AI elfogadható használati irányelvet. A probléma az, hogy most egy megosztott meghajtón pihen, és digitális port gyűjt. Egy olyan irányelv, amelyet senki sem olvas, ugyanolyan, mintha egyáltalán nem lenne irányelv, hamis biztonságérzetet keltve, miközben a kockázatos viselkedés ellenőrizetlenül folytatódik.
Ahelyett, hogy reménykedne abban, hogy az emberek emlékeznek a szabályokra, be kell építenie a szabályok betartását közvetlenül a napi működésükbe. Ez a kulcsa a hatékony AI-szabályok érvényesítésének.
A munkafolyamat-sablon passzív dokumentumból aktív, automatizált folyamattá alakítja a szabályzatot, amelynek egyértelmű előnyei vannak:
- Következetesség: Minden csapattag pontosan ugyanazokat a lépéseket követi az AI-eszközök igénylésénél, jóváhagyásánál és az incidensek jelentésénél.
- Átláthatóság: A vezetőség valós időben, ellenőrizhető módon nyomon követheti, hogy ki, milyen célból és hogyan használja az AI-t.
- Alkalmazkodóképesség: Az AI-szabályozás változásával a munkafolyamatot egyszer frissítheti, és az új folyamat azonnal mindenki számára elérhetővé válik, anélkül, hogy a vállalat egészét újra képezni kellene.
- Felelősség: A felülvizsgálatok, kivételek kezelése és megfelelőségi ellenőrzések egyértelmű feladatfelelősségének köszönhetően semmi sem marad figyelmen kívül.
💡 Profi tipp: A ClickUp központosítja a szabályok létrehozását, nyomon követését és az együttműködést az AI-projekt munkafolyamatokkal együtt, csökkentve ezzel az eszközök széttagoltságát és javítva a irányítást.
Mit kell tartalmaznia egy AI-használati irányelvnek?
Mielőtt sablont választana, tudnia kell, hogy milyen egy jó sablon. Csapata talán csak néhány gyors szabályt szeretne megfogalmazni, de egy gyenge szabályzat ugyanolyan kiszolgáltatottá teszi Önt, mintha egyáltalán nem lenne szabályzata. Egy átfogó AI-munkahelyi szabályzat az első védelmi vonal az AI terjedése és a megfelelési kockázatok ellen.
Használja ezt a listát, hogy megbizonyosodjon arról, hogy irányelvei minden kritikus területet lefednek.
- Hatály és alkalmazhatóság: Határozza meg egyértelműen, hogy a szabályzat mely alkalmazottakra, alvállalkozókra és osztályokra vonatkozik.
- Jóváhagyott eszközök listája: Dinamikus listát vezet a jóváhagyott AI-platformokról, valamint az új platformok igénylésének és ellenőrzésének folyamatáról.
- Tiltott tevékenységek: Határozzon meg egyértelmű határokat, például tilos személyes azonosító információk (PII) vagy bizalmas ügyféladatok bevitelét nyilvános AI-eszközökbe.
- Adatok osztályozása: Egyszerű keretrendszert biztosít a munkavállalók számára, hogy az adatok érzékenysége alapján eldöntsék, mely információk használata biztonságos az AI-rendszerekben.
- Emberi felügyeleti követelmények: Határozza meg, hogy az AI által generált eredményeket mikor kell ember által ellenőrizni és jóváhagyni a használat előtt.
- Incidensjelentés: Hozzon létre egy egyszerű folyamatot, amelynek segítségével a munkavállalók jelzhetik a szabályzat megsértését vagy az AI-vel kapcsolatos potenciális biztonsági problémákat.
- Képzés és visszaigazolás: Dokumentálja, hogyan fogják a munkavállalókat kiképezni a szabályzatról, és hogyan fogják visszaigazolni, hogy elolvasták és megértették azt.
- Felülvizsgálati gyakoriság: Határozza meg, hogy milyen gyakorisággal kerül sor a szabályzat felülvizsgálatára és frissítésére, hogy lépést tartson az új technológiákkal és szabályozásokkal.
📮ClickUp Insight: Míg a felhasználók 34%-a teljes bizalommal működik az AI-rendszerekkel, egy valamivel nagyobb csoport (38%) a „bízz, de ellenőrizz” megközelítést alkalmazza.
Egy önálló eszköz, amely nem ismeri a munkakörnyezetét, gyakran nagyobb kockázatot jelent a pontatlan vagy nem kielégítő válaszok generálása szempontjából.
Ezért hoztuk létre a ClickUp Brain-t, az AI-t, amely összeköti a projektmenedzsmentet, a tudásmenedzsmentet és az együttműködést a munkaterületén és az integrált harmadik féltől származó eszközökön. Kapjon kontextusfüggő válaszokat a váltási adó nélkül, és tapasztalja meg a munkahatékonyság 2–3-szoros növekedését, akárcsak ügyfeleink a Seequentnél.
10 ingyenes AI-használati politika munkafolyamat-sablon
Az AI-irányítás nulláról történő elindítása jelentős időt és erőfeszítést igényel. Nem tudja, mit vegyen bele, hogyan strukturálja, és hogyan tegye végrehajthatóvá. Ez késedelmekhez vezet, amelyek meghosszabbítják vállalatának kockázati kitettségét.
Ezek az AI-használati irányelvekhez tartozó munkafolyamat-sablonok biztosítják a szükséges struktúrát ahhoz, hogy gyorsan felépíthesse átfogó irányítási keretrendszerét. Ahelyett, hogy a nulláról kezdené, alkalmazza ezeket a sablonokat a szervezetének sajátos igényeihez, függetlenül attól, hogy startup vagy nagyvállalatról van szó.
1. ClickUp™ alkalmazott kézikönyvek, irányelvek és eljárások sablonja
A ClickUp alkalmazás által kínált Alkalmazotti kézikönyvek, irányelvek és eljárások sablon egy átfogó keretrendszer, amely lehetővé teszi az összes vállalati irányelv, beleértve az új AI-használati irányelveket is, dokumentálását egy központi és könnyen hozzáférhető helyen.
Tökéletes megoldás azoknak a szervezeteknek, amelyek első hivatalos AI-irányelvüket dolgozzák ki, vagy szétszórt irányelveket egyetlen, hiteles kézikönyvbe szeretnének összefogni.
Miért fog tetszeni ez a sablon:
- Előre elkészített szabályzatok: Kezdje a 12 használatra kész szabályzattal, amelyek az adatok osztályozását, a jóváhagyott eszközök listáját és az incidensjelentéseket fedik le – testreszabhatja a nyelvet az iparágának megfelelően.
- Verziókezelés: A beépített revíziós előzményekkel automatikusan nyomon követheti az AI-irányelv minden frissítését, így mindig világos képet kap arról, hogy mi és mikor változott.
- Visszajelzések nyomon követése: Ne kelljen többé aláírásokat hajszolnia, hanem közvetlenül a rendszerben ellenőrizheti, hogy mely alkalmazottak tekintették át és fogadták el a szabályzatot.
- ClickUp egyéni mezők: Szervezze meg irányelveit úgy, hogy osztály, kockázati szint vagy következő felülvizsgálati dátum szerint címkézi őket, így könnyen szűrhet és jelentéseket készíthet.
📚 Olvassa el még: Robusztus tudásbázis felépítése az AI-használati irányelvekhez
2. Vállalati szabályzat sablon a ClickUp-tól
Használja a ClickUp vállalati szabályzat sablonját, hogy egyértelmű szerkezetű, beépített jóváhagyási munkafolyamatokkal rendelkező, célzott, egyedi AI-használati szabályzatot hozzon létre.
Ideális azoknak a csapatoknak, amelyeknek dedikált AI-használati szabályzatra van szükségük, anélkül, hogy egy teljes alkalmazotti kézikönyvet kellene kezelniük.
Miért fog tetszeni ez a sablon:
- A szabályzat áttekintése szakasz: Határozza meg a szabályzat célját, hatályát és alkalmazhatóságát a legelején, hogy az olvasók azonnal megértsék, mire vonatkozik.
- Jóváhagyási munkafolyamat: Szüntesse meg az e-mailek oda-vissza küldözgetését a beépített ClickUp Tasks feladatokkal, amelyek automatikusan továbbítják a szabályzatot a jogi, HR és vezetői részlegeknek jóváhagyásra.
- Hatálybalépés dátumának nyomon követése: A ClickUp egyéni mezőinek segítségével rögzítheti, mikor lép hatályba egy szabályzat, és automatikus emlékeztetőket állíthat be a következő felülvizsgálat időpontjára vonatkozóan.
- Kapcsolódó források: Tartson mindent összekapcsolva azáltal, hogy a képzési anyagokat, a GYIK-et vagy a külső megfelelőségi dokumentumokat közvetlenül a szabályzathoz csatolja.
3. ClickUp kormányzási terv sablon
A ClickUp irányítási terv sablonja egy stratégiai tervezési sablon, amely segít létrehozni a teljes szervezeti keretrendszert, amely az AI-irányelvek létrehozásához, végrehajtásához és frissítéséhez szükséges.
Leginkább olyan szervezetek számára ajánlott, amelyek formális AI-irányítást alkalmaznak, meghatározott szerepkörökkel, felelősségi körökkel és döntéshozatali folyamatokkal.
Miért fog tetszeni ez a sablon:
- Irányítási struktúra feltérképezése: Vizuálisan határozza meg, ki felelős az AI-irányelvekkel kapcsolatos döntésekért, a végrehajtó szponzoroktól kezdve a részlegvezetőkig.
- Kockázatértékelési szakaszok: Hozzon létre egy központi adattárat, amelyben dokumentálja a potenciális AI-kockázatokat és az azok kezelésére alkalmazott kockázatcsökkentési stratégiákat.
- Találkozók ütemezésének nyomon követése: Tervezze meg és kezelje az ismétlődő irányító bizottsági felülvizsgálatokat, hogy biztosítsa a következetes felügyeletet.
- Döntési napló: A jövőbeni hivatkozás céljából vezessen ellenőrizhető nyilvántartást a legfontosabb irányítási döntésekről, beleértve azok indokait és eredményeit.
💡 Profi tipp: Lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy önállóan használják és megértsék a szabályzatokat a ClickUp-ban. Egyesítse az összes szabályzatát egyetlen központban a ClickUpDocs segítségével, és jelölje meg a kritikusakat Wiki-ként. A ClickUp Enterprise Search biztosítja, hogy a keresők gyorsan megkapják a válaszokat és az AI összefoglalókat, ha szükséges.
Az alábbi videó bemutatja, hogyan használhatja az AI-t belső keresőeszközként.
4. IT-biztonsági sablon a ClickUp-tól
Foglalkozzon az AI-irányítás technikai hátterével azáltal, hogy dokumentálja a hozzáférés-ellenőrzéseket, az adatvédelmi intézkedéseket és a beszállítói biztonsági protokollokat. A ClickUp IT-biztonsági sablonja azoknak az IT- és biztonsági csapatoknak készült, akik az AI-használat technikai dimenzióit, például az adatbevitel korlátozásait és az eszközök ellenőrzését tartják szem előtt.
Miért fog tetszeni ez a sablon:
- Hozzáférés-ellenőrzési dokumentáció: Határozza meg pontosan, hogy ki használhatja az egyes AI-eszközöket, és milyen jogosultsági szinteken, hogy érvényesíthesse a szerepkörökön alapuló hozzáférést.
- Adatbesorolási mátrix: Az adatok érzékenységi szintjeit konkrét AI-használati engedélyekhez rendeli, így a munkavállalók egyértelmű útmutatást kapnak arról, hogy mit lehet biztonságosan megosztani.
- Incidenskezelési eljárások: Proaktívan dokumentálja az AI-hez kapcsolódó biztonsági incidensek kezelésének lépésről lépésre történő eljárásait, mielőtt azok bekövetkeznének.
- Szállítóértékelési ellenőrzőlista: szabványosítsa az új AI-eszközszolgáltatók értékelésének módját a vállalat biztonsági követelményeihez képest.
5. Folyamatok és eljárások sablonja a ClickUp-tól
Alkalmazzon magas szintű irányelveket konkrét, megismételhető eljárásokká, amelyeket a munkavállalók mindenféle találgatás nélkül követhetnek. A ClickUp folyamat- és eljárássablonja tökéletes azoknak a csapatoknak, amelyeknek pontosan meg kell mutatniuk a munkavállalóknak, hogyan kell igényelni, használni és jelenteni az AI-eszközöket a mindennapi munkájuk során.
Miért fog tetszeni ez a sablon:
- Lépésről lépésre lebontott feladatok: Határozza meg az AI-eszköz használatának munkafolyamatának minden szakaszát, a kezdeti kérelemtől a végső eredmény felülvizsgálatáig.
- Feladatok kiosztása: Tisztázza, ki felelős az eljárás egyes lépéseiért, hogy elkerülje a zavart és biztosítsa a felelősségre vonhatóságot.
- ClickUp ellenőrzőlisták: ágyazza be a megfelelőségi ellenőrzési pontokat közvetlenül az eljárásaiba, a minden szakaszban kitöltendő beágyazott ellenőrzőlisták segítségével.
- Folyamatábra vizualizáció: ábrák segítségével vizuálisan ábrázolja eljárásait, hogy azok mindenki számára könnyebben érthetőek legyenek egy pillantásra.
6. Végrehajtáskezelési sablon a ClickUp-tól
Kezelje AI-irányelv-bevezetését úgy, mint egy hivatalos projektet, egyértelmű mérföldkövekkel, feladatokkal és határidőkkel, hogy a bevezetés során semmi ne maradjon ki. A ClickUp implementációs menedzsment sablonja olyan csapatok számára készült, amelyek új AI-munkahelyi irányelvet vezetnek be, és minden mozgó elemet kezelniük kell, a tervezéstől a képzésig és az elfogadásig.
Miért fog tetszeni ez a sablon:
- Bevezetési ütemterv: Tervezze meg a szabályzat bevezetését szakaszokban, a függőségeket és a határidőket egyértelműen feltüntetve a ClickUp Gantt-diagramon.
- Érdekelt felek kommunikációjának nyomon követője: Naplózza az összes, a különböző részlegekhez intézett megkeresést, és kövesse nyomon azok visszaigazolási állapotát egy helyen.
- Képzési feladatkezelés: Az AI-irányelvekkel kapcsolatos képzési foglalkozások kijelölése és nyomon követése minden érintett alkalmazott számára.
- Bevezetési mutatók: Használja a ClickUp egyéni mezőket, hogy a bevezetés után nyomon kövesse a szabályzat ismertségét és a szabályok betartásának arányát a szervezeten belül.
💡 Profi tipp: Az Ambient Answers, egy előre elkészített Autopilot Agent, amely a Chat Channels-ben érhető el, részletes, pontos és kontextusérzékeny válaszokat ad a csapatod kérdéseire.
7. Belső ellenőrzési ellenőrzőlista sablon a ClickUp-tól
A Clickup belső ellenőrzési ellenőrzőlista sablonjával rendszeresen felülvizsgálhatja vállalatának AI-használatát a megállapított irányelvekhez képest. A sablon olyan megfelelőségi, kockázatkezelési és belső ellenőrzési csapatok számára készült, amelyeknek rendszeresen AI-irányelv-ellenőrzéseket kell végrehajtaniuk.
Miért fog tetszeni ez a sablon:
- Auditkritériumok ellenőrzőlista: Időt takaríthat meg az előre meghatározott elemekkel, amelyeket minden AI-politika audit során ellenőrizni kell, biztosítva ezzel a felülvizsgálatok következetességét.
- Bizonyítékok gyűjtése: Csatoljon kiegészítő dokumentációt, képernyőképeket vagy naplófájlokat közvetlenül az egyes audit elemekhez, hogy teljes és megalapozott nyilvántartást hozzon létre.
- Kategorizálás: Címkézze a problémákat súlyosságuk (pl. magas, közepes, alacsony) és a szükséges intézkedések szerint, hogy könnyebben rangsorolhassa a javítási feladatokat.
- Javítások nyomon követése: Rendeljen javító intézkedéseket az ellenőrzések során feltárt problémákhoz, és kövesse nyomon azok állapotát, amíg azok teljes mértékben megoldásra nem kerülnek.
8. Belső ellenőrzési ellenőrzőlista sablon a ClickUp-tól
Váltson a reaktív ellenőrzésről a proaktív ellenőrzésre azáltal, hogy rendszeresen ellenőrzi, hogy AI-biztonsági intézkedései a tervezett módon működnek-e. A ClickUp belső ellenőrzési ellenőrzőlista sablonja segít a csapatoknak megelőzni az AI-irányelvek megsértését, ahelyett, hogy csak utólag észlelnék azokat.
Miért fog tetszeni ez a sablon:
- Ellenőrzési célok: Határozza meg egyértelműen, hogy az egyes belső ellenőrzések mit hivatottak megelőzni vagy felderíteni (pl. „Megakadályozza a személyes adatok nyilvános AI-eszközökbe való bevitelét”).
- Tesztelési eljárások: Dokumentálja a pontos lépéseket, amelyek szükségesek annak ellenőrzéséhez, hogy minden ellenőrző mechanizmus megfelelően működik-e.
- A felelősök kijelölése: Tisztázza a felelősségi köröket azáltal, hogy minden biztonsági intézkedést egy adott személyhez vagy csapathoz rendel különböző részlegeken belül.
- Kivételek naplózása: Hozzon létre egy hivatalos folyamatot az ellenőrzések megkerülésének nyomon követésére, és dokumentálja az üzleti indokokat.
9. Audit szabályzat sablon a ClickUp-tól
Hozza létre irányítási programjának meta-rétegét azáltal, hogy formalizálja, hogyan, mikor és ki fogja végrehajtani az AI-irányelvek auditjait. A ClickUp audit-irányelv sablonja azoknak a szervezeteknek szól, amelyek készek szabványosítani a megfelelőségi felülvizsgálatokhoz való hozzáállásukat dokumentált szabványokkal és ütemtervekkel.
Miért fog tetszeni ez a sablon:
- Az ellenőrzés hatókörének meghatározása: Határozza meg, hogy mely AI-tevékenységek, eszközök és csapatok tartoznak az ellenőrzési felülvizsgálatok hatókörébe.
- Audit gyakorisága: Határozzon meg egy egyértelmű felülvizsgálati ritmust – legyen az negyedéves, éves vagy bizonyos események, például egy új eszköz bevezetése által kiváltott.
- Auditorok képesítése: Határozza meg azokat a kritériumokat és képzéseket, amelyek szükségesek azoknak a személyeknek, akik jogosultak AI-politika auditok elvégzésére.
- Jelentési követelmények: egységesítse az audit eredmények dokumentálásának és a vezetőségnek és más érdekelt feleknek történő közlésének formátumát.
💡 Profi tipp: Segítségre van szüksége a munkahelyén meglévő AI-irányelvek módosításához? A ClickUp Brain generatív AI-je segíthet. Csak adjon meg egy utasítást, és a rendszer a kívánt módon módosítja a szöveget.
10. AI-használati szabályzat sablon a HubSpot for Startups-tól
A HubSpot for Startups AI használati szabályzat sablonjával, egy kisebb csapatok és startupok számára készült, azonnal használható dokumentummal gyorsan elindíthatja AI-szabályzatát anélkül, hogy azt a nulláról kellene felépítenie. Kiváló választás azoknak a kezdő vállalkozásoknak, amelyeknek most kell létrehozniuk a szabályozást, de nincs erre szakosodott jogi vagy megfelelőségi személyzetük.
Miért fog tetszeni ez a sablon:
- Startup-barát nyelv: A szabályzatot úgy írták meg, hogy figyelembe vegye azokat a csapatokat is, amelyek nem rendelkeznek speciális megfelelőségi szakértelemmel.
- Alapvető irányelv-szakaszok: Az alapvető elemeket fedi le, beleértve az elfogadható használatot, az adatkorlátozásokat és a közzétételi követelményeket.
- Testreszabási útmutató: A sablon hasznos megjegyzéseket tartalmaz arról, hogyan lehet a különböző szakaszokat konkrét iparágakhoz vagy üzleti modellekhez igazítani.
- Gyors bevezetés: Gyors megvalósításra tervezték, így minimális módosításokkal alapvető irányelveket hozhat létre.
Íme egy rövid összefoglaló arról, hogy a ClickUp mesterséges intelligenciája milyen módon segít Önnek a munkában való hatékonyság növelésében:
Hatékony AI-irányítási folyamatok kialakítása a ClickUp segítségével
Az AI-irányításhoz nem csupán egy statikus dokumentumra van szükség, hanem olyan munkafolyamatokra is, amelyek a szabályzatot beépítik a napi működésbe, egyértelmű tulajdonjogot biztosítanak és rendszeres felülvizsgálatokat tesznek lehetővé. Azok a csapatok, amelyek strukturált szabályzatok nélkül alkalmazzák az AI-t, az AI elterjedésével, megfelelési kockázatokkal és következetlen gyakorlatokkal szembesülnek.
Az AI munkafolyamat-sablonok alapot biztosítanak az AI használatának szabályozásához anélkül, hogy mindent nulláról kellene felépíteni. Az AI képességeinek bővülésével és a szabályozások szigorodásával a dokumentált, végrehajtható irányelvekkel rendelkező szervezetek gyorsabban alkalmazkodnak, mint azok, amelyek igyekeznek felzárkózni.
Kezdje el ingyenesen a ClickUp használatát, és alakítsa ki még ma az AI-használati szabályzat munkafolyamatát.
Gyakran ismételt kérdések
Az AI-használati irányelv meghatározza a munkavállalók számára a napi szabályokat, míg az AI-irányítási irányelv egy magas szintű keretrendszer, amely meghatározza, hogy a szervezet hogyan kezeli az AI-kockázatokat és stratégiákat. Gondoljon a használatra úgy, mint a „mire”, az irányításra pedig úgy, mint a „hogyan és miért”.
A munkafolyamat-sablonok interaktív folyamattá alakítják az irányelvét. A megfelelőségi ellenőrzési pontokat és jóváhagyásokat közvetlenül a napi feladatokba ágyazzák, így automatikus ellenőrzési nyomvonalat hoznak létre, és biztosítják a szabályok betartását anélkül, hogy a memóriára kellene támaszkodni.
A vállalati AI-használati irányelveknek minden alkalmazottra, alvállalkozóra és harmadik fél beszállítóra ki kell terjedniük, akik hozzáférnek a vállalati rendszerekhez vagy adatokhoz. Lényegében mindenkit be kell vonni, aki a szervezetnél végzett munkája során AI-eszközöket használhat.
A legtöbb szervezet negyedévente vagy bármely jelentős változás esetén, például új AI-eszköz bevezetésekor, jelentős szabályozási frissítéskor vagy biztonsági incidens esetén felülvizsgálja AI-használati irányelveit. Az irányelvnek tartalmaznia kell egy meghatározott felülvizsgálati gyakoriságot, hogy ne váljon elavulttá.