A csapatok elmerülnek az információk tengerében. Az átlagos tudásmunkás naponta közel 1 200-szor vált alkalmazás között.
Ez azt jelenti, hogy naponta közel 50 percetől 1,8 óráig kell válaszokat keresniük a dokumentumokban, csevegésekben és adatbázisokban.
Látja a problémát? A kritikus fontosságú tudás olyan rendszerek között van szétszórva, amelyek nem kommunikálnak egymással. A hagyományos keresés nem képes összekapcsolni a pontokat. Csak egyező kifejezéseket keres, és linkek listáját adja vissza.
Bemutatjuk: a mélykeresést. Ez a funkció megérti a kérdése mögött rejlő szándékot, összekapcsolja a munkájában szereplő kapcsolódó fogalmakat, és világos, gyakorlatban is alkalmazható válaszokat kínál.
Az alábbiakban bemutatjuk, mi is az a mélyreható keresés, hogyan változtatja meg a csapatok információkeresési módját, és hogyan segít abban, hogy kevesebb időt töltsön a kereséssel, és többet a munka előrehaladásával.
Mi az a mélykeresés?
A mélykeresés egy mesterséges intelligencián alapuló vállalati keresési módszer, amely fejlett LLM-keresőmotorokat és nagy nyelvi modelleket használ a kérdés mögött rejlő jelentés és szándék megértéséhez.
A rendszer nem csupán a kulcsszavakat egymástól függetlenül hasonlítja össze. A mesterséges intelligencia segítségével megérti a kontextust, az összefüggéseket és a fogalmakat. Ezután releváns információkat és kulcsfontosságú betekintéseket gyűjt össze a kapcsolódó adatforrásokból, például nagy dokumentumgyűjteményekből.
Ahhoz, hogy megértsük, miért fontos ez, érdemes összehasonlítani a mélykeresést a hagyományos, kulcsszóalapú kereséssel. Íme a kettő közötti különbségek:
| Funkció | Hagyományos kulcsszó keresés | Mesterséges intelligenciával támogatott mélyreható keresés |
| Keresési módszer | Pontosan egyezik a kulcsszavakkal és kifejezésekkel | Megérti a keresési szándékot, a kontextust és a szemantikát |
| Eredmények | A kulcsszavak előfordulási helyeit tartalmazó linkek/fájlok listája | Összeállítja a választ a hivatkozott forrásokkal együtt |
| A kontextus megértése | Alacsony. A keresések egymástól függetlenül kerülnek feldolgozásra | Magas. Megérti a projekt, a személy és a beszélgetés kontextusát |
| A kétértelműségek kezelése | Nem megfelelő. Az „Apple” lehet gyümölcs vagy cég is. | Erős. A felhasználói szerepkörből és a legutóbbi tevékenységekből következtet a jelentésre |
| A lekérdezések összetettsége | Legalkalmasabb egyszerű, tényszerű keresésekhez | Kiválóan alkalmas komplex, többrészes kérdések megválaszolására |
| Tanulás | Ugyanazon lekérdezésre ugyanazokat az eredményeket adja vissza | A használat és a visszajelzések alapján folyamatosan fejlődik |
A kulcsszavas keresés akkor működik jól, ha pontosan tudja, mit keres, de a mélyreható keresés akkor is hatékony, ha nem tudja. Ez a különbség abból adódik, hogy a munkahelyi kérdések többsége nem egyértelmű vagy elszigetelt. Ilyenek például:
- „Mit határoztak el ezzel a projekttel kapcsolatban?”
- „Miért változtattuk meg az ütemtervet?”
- „Mi akadályozza ezt a feladatot?”
- „Megoldotta már valaki ezt a problémát?”
Ezekre a kérdésekre adott válaszokhoz kontextusra, előzményekre és értelmezésre van szükség – vagyis intelligens keresésre. A szemantikai megértés lehetővé teszi a mélyreható keresés számára, hogy összekapcsolja a kapcsolódó megbeszéléseket, döntéseket és dokumentumokat, még akkor is, ha azok nem pontosan ugyanazokat a szavakat használják.
Ez az, ami „mélységet” kölcsönöz neki.
Ez a különbség abban a pillanatban válik nyilvánvalóvá, amikor egy valódi, munkával kapcsolatos kérdést tesz fel. Tehát amikor azt kérdezi: „Mi a helyzet az Atlas bevezetésével?”, a mélykeresés nagy nyelvi modelleket használ annak megértéséhez, hogy:
- Az „Atlas” egy projekt neve, nem pedig egy térképkönyv
- A „Státusz” valószínűleg az aktuális fázist, az akadályokat és a következő mérföldkövet jelenti.
- A válasz a feladatok, az idővonalak, a legutóbbi megjegyzések és a célokhoz kapcsolódó dokumentumok között rejlik
Ahelyett, hogy számos különböző eszköz között kellene keresgélnie, a mélyreható keresés fejlett mesterséges intelligenciával összekapcsolja ezeket a jeleket egyetlen, használható válasszá.
⚡Sablonarchívum: Ingyenes tudásbázis-sablonok Word és ClickUp formátumban
Hogyan működik a Deep Search?
A mélyreható keresés megérti, hogyan kapcsolódnak egymáshoz a feladatok, dokumentumok, beszélgetések és döntések. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy:
Bontsa le a bonyolult kérdéseket
A munkahelyi kérdések többsége többrétegű. Több célt, feltételezést és rejtett további kérdést tartalmaznak.
Ha például azt kérdezi: „Összegezze a bétatesztből származó visszajelzéseket és azt, hogy mire helyezzük a hangsúlyt a V2-es verzióban”, a mélykeresés ezt nem egyetlen lekérdezésként kezeli.
A rendszer a kérdést alapvető összetevőire bontja, majd releváns forrásokat keres, és fejlett mesterséges intelligencia segítségével kivonja a legjelentősebb információkat:
- Keresse meg az összes releváns visszajelzési dokumentumot, felmérési eredményt és a „beta” címkével ellátott megjegyzéseket
- Azonosítsa a közös témákat, véleményeket és javasolt fejlesztéseket
- Hasonlítsa össze a V2 termékfejlesztési ütemtervvel és a sprinttervekkel
- Ötvözze a kettőt egy „mit hallottunk” és „mit teszünk” összefoglalóvá.
Ezzel időt takaríthat meg a kézi kereséssel töltött időhöz képest, még akkor is, ha már rendelkezik jól szervezett dokumentumkezelési munkafolyamattal.
💡 Profi tipp: Legyen konkrét a keresési lekérdezéseiben. Ahelyett, hogy „projektfrissítések” kifejezést használna, kérdezze meg: „Milyen akadályokat jelentett a tervezőcsapat a héten?” Minél több kontextust ad meg, annál jobb eredményeket kap.
📮 Nem a munka, hanem a végtelen keresés lassítja a csapatokat
A munkavállalók napjuk közel 30%-át különböző eszközökben való kereséssel töltik. Nézze meg, hogyan gyűjti össze a ClickUp BrainGPT vállalati keresője a feladatokból, dokumentumokból, megjegyzésekből és alkalmazásokból származó információkat egy helyen, hogy a csapatok gyorsabban munkához láthassanak.
Gyűjtse össze a válaszokat a különböző forrásokból
A munkával kapcsolatos információk ritkán találhatók meg egyetlen helyen. Egyetlen döntés is több helyen felbukkanhat: egy dokumentumban, egy feladathoz fűzött megjegyzésben, egy értekezlet összefoglalójában és egy csevegőben írt nyomonkövető üzenetben.
A hagyományos keresés minden elemet külön-külön talál meg, és Önre hagyja, hogy összekapcsolja a pontokat.
A Deep Search ezt elvégzi Ön helyett. Minden csatlakoztatott forrásból – dokumentumokból, feladatokból, csevegésekből, e-mailekből, sőt, a Google Drive-hoz vagy az OneDrive-hoz kapcsolt fájlokból is – kinyeri a releváns információkat.
És nem csupán felsorolja ezeket a forrásokat. Elolvassa őket, azonosítja a legfontosabb pontokat, majd ezeket egyetlen, koherens, világos nyelven megfogalmazott válaszba szövi össze, az eredeti tartalomra való hivatkozásokkal az ellenőrizhetőség érdekében. Itt tekintheti meg a kapcsolódó munkafolyamatot működés közben. 👇🏼
🔔 Barátian emlékeztető: A mélykeresés csak annyira működik jól, amennyire az adatai is azok. Az elavult dokumentumok, az ismétlődések és a rendezetlen szervezés zavaros eredményeket hoznak. A rendszeres tartalomellenőrzések és a megfelelően konfigurált tudásmenedzsment-szoftverek teszik hasznossá a keresést.
💟 Bónusz: A mesterséges intelligenciával támogatott vállalati keresés legfontosabb alkalmazási esetei
Mire használhatja a Deep Search szolgáltatást?
Az Enterprise AI Searchhez hasonló mélykereső eszközök akkor működnek a leghatékonyabban, ha a keresett válasz nem egyetlen fájlban található, hanem a csapat munkájának szövetébe szőve van.
A mélyreható keresés néhány felhasználási példája: 👇
1. Új munkatársak beillesztése
Az új munkakörben töltött első hetek gyakran olyanok, mintha információs lavina zúdulna ránk. Nem kell az új munkatársaknak hosszú linklistát adnia, és reménykednie abban, hogy ők majd összerakják a képet.
Egyszerű kutatási kérdéseket tehetnek fel.
📌 Példa: Melyek a bevált gyakorlataink az ügyfelekkel tartott induló megbeszélések lebonyolításához?
A mélyreható keresés összefogja a jóváhagyott értekezlet-sablont, kiemeli a legutóbbi sikeres kezdőértekezletek példáit, és előtérbe helyezi a korábbi megbeszélések során elhangzott tanácsokat arról, hogy mi működött jól.
🏅 Az eredmény? Az új csapattagok gyorsabban bekapcsolódnak a munkába, mert valódi eredményekből tanulnak, nem pedig elavult mappákból vagy másodkézből származó magyarázatokból.
👀 Tudta ezt? Amikor a tudás elsősorban beszélgetésekben, és nem dokumentációkban rejlik, a szervezetek hajlamosak 12–18 havonta ugyanazokat a döntéseket meghozni, ahogy a csapatok összetétele változik.
2. Felkészülés az értékelésekre
A teljesítményértékelések néha emlékezetpróbává válhatnak. A vezetők szétszórt jegyzetek, félig felidézett sikerek és bármilyen kéznél lévő dokumentáció alapján próbálják rekonstruálni a hónapok munkáját.
A mélyreható keresés változtat ezen. Egy vezető például a következő kérdéseket teheti fel:
- Melyek voltak ennek a személynek a legfontosabb hozzájárulásai az elmúlt negyedévben?
- Mely projekteket vezettek vagy segítettek előrehaladni?
- Milyen visszajelzéseket kaptak a feladatok és megbeszélések során?
A rendszer összefoglalja a feladatokból, megjegyzésekből, projektfrissítésekből és dokumentációból származó jelzéseket, hogy megalapozott összefoglalót nyújtson a hatásokról.
🏅 Eredmény: A vélemények objektívebbek, inkább tényeken alapulnak, és sokkal kevésbé függnek a frissességi torzítástól.
👀 Tudta ezt? Az információkereséssel kapcsolatos tudományos kutatások azt mutatják, hogy az emberek többször is átfogalmazzák ugyanazt a keresési lekérdezést, mert nem tudják, hogyan kell azt „helyesen” megfogalmazni. A szándékot értelmező rendszerek csökkentik ezt az oda-vissza ugrálást.
3. Projektellenőrzések
Tegyük fel, hogy hat hónappal a termék bevezetése után átfogó jelentést készít. A probléma az, hogy senki sem emlékszik már arra, miért születtek a legfontosabb döntések.
Ha az ellenőrzések a memóriára támaszkodnak, könnyen előfordulhatnak hiányosságok. A mélyreható keresés pótolja ezeket a hiányosságokat azáltal, hogy rekonstruálja a projekt döntési folyamatát az idővonalak, a függőségek és a beszélgetések alapján.
Az ellenőrök és a projektvezetők olyan kérdéseket tehetnek fel, mint például:
- Hol változott a hatály, és ki hagyta jóvá?
- Mely függőségek okoztak késedelmet vagy újramunkálást?
- Milyen kockázatokat azonosítottak, de soha nem csökkentették?
A mélyreható keresés a feladatelőzményekből, az állapotváltozásokból, a megjegyzésekből és a kiegészítő dokumentumokból gyűjt össze bizonyítékokat, hogy bemutassa, hogyan alakult a projekt valójában, és ne csak annak összefoglalását mutassa be.
🏅 Eredmény: A projektellenőrzések a utólagos magyarázatokról átállnak a bizonyítékokkal alátámasztott betekintésekre, amelyeket a csapatok felhasználhatnak a jövőbeli teljesítmény javítására.
💟 Bónusz: Ha más vállalati keresőszoftvereket is szeretne felfedezni, mi már elvégeztük az előkészítő munkát az Ön számára. 👇
4. Korábbi döntések és azok kontextusának felkutatása
A csapatok gyakran emlékeznek arra, hogy mit döntöttek, de elfelejtik, miért. Amikor hónapokkal később újra felmerülnek a kérdések, a kontextus elvész a jegyzetek, megjegyzések és mellékes beszélgetések között.
A mélyreható keresés segítségével a következőket kérdezheti:
- Miért választottuk ezt a megközelítést?
- Milyen alternatívákról esett szó?
- Ki hagyta jóvá a végső döntést?
Így átfogó képet kap a döntéshozatali folyamatról.
🏅 Eredmény: A csapatok és a kutatási elemzők naprakész információk birtokában magabiztosan haladnak előre.
👀 Tudta ezt? A Forrester egyik tanulmánya szerint a munkavállalók a munkahétük akár 30%-át is csak információkereséssel töltik. A mélyreható keresés közvetlenül orvosolja ezt a termelékenységet rontó tényezőt.
Mélyreható keresés kontra mélyreható kutatás
A mélykeresést gyakran összekeverik a mélyreható kutatással.
Természetesen mindkettő az AI-ra épül, de nagyon különböző problémákat oldanak meg. A legfontosabb különbségek a következők: 👇
| Aspect | Mélyreható keresés | Mélyreható kutatás |
| Cél | Gyűjtse össze az információkat a csatlakoztatott alkalmazásokból és dokumentumokból, és szerezzen világos képet arról, hogy mi az, amit már tudunk. | Fedezzen fel egy témát mélyrehatóan, és dolgozzon ki új ötleteket, stratégiákat vagy terveket az adatok és a külső kontextus alapján egyaránt |
| Fő kérdés | „Milyen információink vannak már az X-ről?” | „Mit tegyünk az X-szel kapcsolatban?” vagy „Milyen következményei vannak az X-nek?” |
| A felhasználók gondolkodásmódja | Konkrét választ vagy az ismert adatok összefoglalását szeretné kapni | Szeretne véleményt kialakítani, megtervezni a következő lépéseket, vagy új megközelítéseket kidolgozni |
| Példa | „Jelentéseink szerint melyek voltak a legutóbbi negyedévben tapasztalt ügyfélelvándorlás három fő oka?” | „A piaci trendek és az ügyfélelvándorlási adataink alapján milyen új ügyfélmegtartási stratégiákat érdemes kipróbálnunk a következő negyedévben?” |
| Kimenet | Közvetlen válasz, amely konkrét dokumentumokra, jegyzetekre vagy jelentésekre utal, és pontosan megmutatja, honnan származik az információ | Írásbeli összefoglaló, ötletlista vagy terv, amely ötvözi a belső adatokat a külső kontextussal, és javaslatokat tesz a következő lépésekre |
| Az információk hatálya | A funkció a munkaterületére és az ahhoz kapcsolódó alkalmazásokra, például a Salesforce-ra korlátozódik. | A belső adatai, valamint a mesterséges intelligencia szélesebb körű tudása és a nyilvánosan elérhető információk felhasználásával új lehetőségeket javasol |
| Alkalmazási területek | Egy projektbe való beilleszkedés Dokumentált folyamatok felkutatása Bizonyítékok összegyűjtése jelentésekhez Ténybeli kérdések megválaszolása a múltbeli munkákkal kapcsolatban | Kampányötletek kidolgozása, stratégiai terv egyes szakaszainak megfogalmazása, tesztelésre szánt hipotézisek felállítása, új piaci lehetőségek felkutatása |
Röviden: a mélyreható keresés azt adja meg, amit már tud, így nem pazarolja az idejét tények keresésére. A mélyreható kutatás segít kitalálni, mi legyen a következő lépés, mind az Ön adatai, mind az online források felhasználásával.
📮 ClickUp Insight: A válaszadók több mint fele naponta három vagy több eszközbe ír be adatokat, küzdve az „alkalmazások elszaporodásával ” és a szétszórt munkafolyamatokkal.
Bár ez produktívnak és mozgalmasnak tűnhet, a kontextus egyszerűen elveszik az alkalmazások között, nem is beszélve a gépelésből származó energiafelhasználásról.
A BrainGPT mindezt egybe fogja: mondja el egyszer, és frissítései, feladatai és jegyzetei pontosan oda kerülnek a ClickUp-ban, ahová tartoznak. Nincs többé váltogatás, nincs többé káosz – csak zökkenőmentes, központosított termelékenység.
A Deep Search használata a ClickUp-ban
Most, hogy már látja, mire képes a mélyreható keresés, a következő kérdés az: hogyan használhatja azt a munkafolyamatában?
Nem elég csak be- és kikapcsolni. Akkor működik a legjobban, ha része azoknak az eszközöknek, amelyeket a csapata már amúgy is használ. Ahol a projektek, dokumentumok, beszélgetések és célok egy helyen találkoznak.
Ismerje meg a ClickUp-ot, a világ első konvergens AI-munkaterületét.
A rendszer a munka minden területére kiterjeszti a mesterséges intelligenciával támogatott keresést, így segítve Önt abban, hogy a munkaterület elhagyása nélkül megtalálja a válaszokat és azok alapján cselekedjen. Azáltal, hogy az összes munkáját egyetlen platformon egyesíti, kiküszöböli a felesleges munkaterhelést.
Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan 👀
Keresés a munka minden szegletében
A ClickUp vállalati keresőjét úgy tervezték, hogy mindenből előkerítse a válaszokat, amivel a csapata dolgozik.
A rendszer a következő területeken végez keresést:
- A ClickUp-eszközök és -objektumok, beleértve a feladatokat, a dokumentumokat, a táblákat, a műszerfalakat, a csevegést, a tereket, a mappákat, a listákat és a mellékleteket
- Külső integrációs objektumok, például dokumentumok, webes források, táblázatok, diák, PDF-fájlok és mappák a mindennapi életben használt, csatlakoztatott eszközökből
Az indexelés mértéke a hozzáférési jogosultságoktól függ. Ha a kapcsolatot létrehozó felhasználó láthatja az adatokat egy csatlakoztatott eszközben, és azok támogatott objektumtípusba tartoznak, akkor azok kereshetővé válnak. Ez biztosítja, hogy az eredmények pontosak, a jogosultságokat figyelembe vevőek és relevánsak legyenek.
Íme, hogyan könnyíti meg az életét. 😎
Mivel az összes munkája már a ClickUp-ban található, a Vállalati Kereső mélyreható keresési lehetőségeket és valós idejű áttekinthetőséget biztosít az egész munkaterületén.
A ClickUp Brain, a beépített mesterséges intelligencia-asszisztens segítségével mélyreható keresési lehetőség is rendelkezésre áll. Így használhatja 👇
- A ClickUp eszköztáron nyissa meg a ClickUp AI alkalmazást
- A modell Keresés szakaszában válassza a Mélykeresés lehetőséget
- Írja be bonyolult, természetes nyelvű kérdését, majd nyomja meg az Enter billentyűt
Ezt követően a következő lépéseket is megteheti 👇
- Másolás: Másolja ki a szöveget, hogy kézzel beillessze egy másik helyre. A generált szöveg bármely részét kézzel is másolhatja.
- Feladat létrehozása: Hozzon létre egy feladatot a válasz alapján
- Dokumentum létrehozása: Készítsen dokumentumot vagy PDF-fájlt a válasz alapján
- Próbálja meg újra: Ez a választás egy kissé eltérő választ generál
- Tetszik vagy nem tetszik: Szavazzon a válaszra, hogy segítsen nekünk a ClickUp AI fejlesztésében
Kapjon kontextusban gazdag válaszokat kérdéseire
A ClickUp Brain-t úgy fejlesztették ki, hogy az intelligenciát közvetlenül a munkafolyamatokba ágyazva kiküszöbölje a mesterséges intelligencia túlzott elterjedését.
Ez a kontextusfüggő mesterséges intelligencia megérti a munkáját, az eszközeit, a vállalati adatait és a kontextust.
Tehát, ha azt kérdezi a BrainGPT-től, hogy „Mi akadályozza ezt a projektet?”, akkor olyan akadályokat kap, amelyek konkrét feladatokhoz, releváns adatokhoz, függőségekhez és felelősökhöz kapcsolódnak.
Elemezze a komplex, több forrásból származó adatokat
A Brain több külső mesterséges intelligencia modellt és adatforrást egyesít – koordináló rétegként működve.
Nem kell a ChatGPT, a Claude, a Gemini és a különböző meghajtók között váltogatnia a különböző funkciók eléréséhez. A rendszer a feladathoz legmegfelelőbb modellt választja ki, miközben minden válaszát a munkaterületén található adatokra alapozza.
Végezzen kereséseket hangvezérléssel
A gépelés nem mindig a leggyorsabb keresési módszer, különösen akkor, ha az ötletek egy megbeszélés közben vagy a munka áttekintése közben merülnek fel. A ClickUp BrainGPT „Talk to Text” funkciójával hanggal is kereshet és kérdéseket tehet fel, anélkül, hogy megszakítaná a munkamenetét.
Természetesen beszélhet, és a BrainGPT a bevitt szöveget kontextusérzékeny lekérdezéssé alakítja, amely a feladatok, a dokumentumok, a beszélgetések és a kapcsolódó adatok között keres.
💡 Profi tipp: Ösztönözze a csapatokat arra, hogy a keresőt közös memóriaként kezeljék. Tanítsa meg nekik, hogyan kell címkéket hozzáadni, címeket frissíteni és gyakran ismételt kérdéseket (GYIK) közzétenni, hogy a rendszer folyamatosan fejlődhessen. A kereső csak annyira okos, amennyire azok az emberek, akik táplálják.
🚀 A ClickUp előnye: A ClickUp Super Agents még egy lépéssel tovább viszi a mélyreható keresést – a válaszok megtalálásától a cselekvésig.
A Super Agents képes:
- Folyamatosan figyelje a munkaterületét
- Fedezzen fel mintákat, kockázatokat vagy hiányzó információkat
- Indítson el több lépésből álló műveleteket a találatok alapján
Példa: A Super Agent figyelemmel kíséri a megakadt projekteket, a hiányzó jóváhagyásokat vagy a megoldatlan akadályokat, majd automatikusan jelzi azokat, vagy előre meghatározott intézkedéseket hajt végre.
Nézze meg ezt a videót, hogy többet tudjon meg a Super Agents-ről 👇
A Deep Search legjobb gyakorlatai csapatok számára
Ahhoz, hogy a legtöbbet hozza ki az Enterprise AI Search szolgáltatásból, kövesse az alábbi bevált gyakorlatokat ⭐
1. Koncentráljon a megfelelő kérdésekre
A mélykeresés leginkább nagy, rengeteg adattal rendelkező munkaterületeken és összetett, több lépésből álló keresések esetén bizonyul igazán hatékonynak. Ha egyetlen fájlra van szüksége, vagy egyszerű, helyspecifikus kérdése van, akkor gyorsabb megoldás a szokásos AI-parancs vagy a helyszíni szűrő használata.
Ne feledje, hogy a mélyreható keresés akkor működik a legjobban, ha a döntéseket, frissítéseket és eredményeket ott dokumentálják, ahol a munka ténylegesen zajlik. Minél átláthatóbb a nyilvántartási rendszere, annál pontosabbak lesznek a válaszai.
2. Tegyen fel természetes kérdéseket
Fogalmazza meg a keresést úgy, mintha egy, a munkát jól ismerő munkatársától kérdezné.
❌ A „Q3 költségvetés” kifejezés beírása
✅ Próbálja ki: „Melyek voltak a három ok, ami miatt a harmadik negyedévben átcsoportosították a marketingcsapat költségvetését?”
Minél több kontextust ad meg, annál jobb lesz a válasz.
3. Kövesse nyomon a további lépéseket
Ha a mélyreható keresés kiegészítő kérdéseket javasol, használja azokat. Segítenek finomítani a keresést anélkül, hogy elölről kellene kezdenie, így mélyebbre áshat, és teljes képet kaphat a dolgokról.
4. Ellenőrizze és cselekedjen
Ellenőrizze a mélykeresés által előhívott forrásokat, hogy azok relevánsak és pontosak-e. Ezután használja fel az információkat: hozzon létre egy feladatot, indítson el egy dokumentumot vagy készítsen jegyzetet.
5. Adja meg a kizárásokat
Ha vannak olyan információk, amelyekre nincs szüksége, utasítsa a Deep Search-et, hogy hagyja figyelmen kívül azokat.
📌 Példa: A „marketingfeladatok kizárása” vagy a „2023–2025 közötti forrásadatok” segítségével releváns keresési eredményeket kaphat.
6. Említsd meg a kimeneti formátumot
Ha listára, összefoglalóra vagy fontossági sorrendre van szüksége, kérje meg a rendszert. Például így: „Sorold fel a projekt öt legnagyobb kockázatát, súlyosságuk szerint rangsorolva.” Ez időt takarít meg, és megkönnyíti a keresési eredmények alapján történő cselekvést.
7. Hosszú tartalmak összefoglalása
Ha az eredmények között hosszú dokumentumok vagy beszélgetésszálak szerepelnek, kérje meg a ClickUp BrainGPT-t, hogy foglalja össze azokat. Ez időt takarít meg, biztosítja, hogy egyetlen fontos részlet se maradjon ki, és segít abban, hogy a munkájára koncentrálhasson, ahelyett, hogy mindent saját maga olvasna át.
🔔 Baráti emlékeztető: Nem mindig van szükség a teljes munkaterület átfogó, alapos átkutatására.
A ClickUp segítségével bárhonnan használhatja a mesterséges intelligenciát – közvetlenül egy feladat, dokumentum, megjegyzés vagy tér belsejében –, ha kérdése egy konkrét munkához kapcsolódik. Ez a helyalapú mesterséges intelligencia automatikusan a megtekintett elemre szűkíti a kérdést, így a válaszok célzottabbak és gyorsabbak lesznek.
Használja ezt az alábbi esetekben:
- Éppen egy feladatot vizsgál át, és szeretne kontextust kapni annak előzményeiről vagy az akadályokról
- Éppen egy dokumentumot olvas, és tisztázásra vagy összefoglalásra van szüksége
- Ön egy adott projekthez kapcsolódó betekintést szeretne, nem pedig az egész munkaterületre vonatkozóan
A mélyreható keresés segít a munkaterületek közötti információk feltárásában. A helyalapú mesterséges intelligencia akkor a leghatékonyabb, ha a kontextus már egyértelmű, és Önnek csak válaszokra van szüksége.
A Deep Search használatával kapcsolatos figyelembe veendő korlátozások
Íme néhány, a mélykereséssel kapcsolatos korlátozás, amelyekkel tisztában kell lennie:
1. Megfelelő hozzáférési jogosultságok
A ClickUp Enterprise AI Search csak azokat a tartalmakat látja, amelyekhez hozzáférési jogosultsággal rendelkezik. A privát mappák, terek vagy csatlakoztatott alkalmazások csak akkor jelennek meg, ha Ön hozzáférést biztosít hozzájuk. Ez biztosítja az adatok biztonságát, de azt is jelenti, hogy egyes válaszok nem jelennek meg, ha azok korlátozott hozzáférésű területeken találhatók.
2. Adatminőség
A mélykeresés csak a rendszerezett fájlokkal és mappákkal működik. Ez azt jelenti, hogy nem tudja kiolvasni a „csendes adatokat”, vagyis az egymástól független eszközökben, helyi fájlokban vagy beszélgetésekben található információkat. A cím nélküli feladatok, a homályos dokumentumok vagy a csevegésben elrejtett döntések szintén megnehezítik a mélykeresés számára, hogy összekapcsolja a pontokat.
3. Emberi ítélőképességre van szükség
A mélykeresés tudásbázis-keresést hajt végre, megjeleníti a forrásokat és kapcsolatokat javasol, de nem hoz döntéseket. Az eredmények értelmezése és az azok alapján történő cselekvés továbbra is az Ön és csapata feladata.
4. A lekérdezés hatóköre és teljesítménye
A komplex lekérdezések több időt vehetnek igénybe, mivel a mélyreható keresés alaposan átvizsgálja az adatokat. A márkaidentitással kapcsolatos összes információ összefoglalása több időt vesz igénybe, mint egy csapat e heti prioritásainak áttekintése. Gyors keresések esetén a standard keresés vagy az AI-alapú csevegő lehet a gyorsabb megoldás.
5. Forrásellenőrzés
Az AI néha hihető, de helytelen információkat generálhat. A ClickUp Deep Search csökkenti ezt a kockázatot azzal, hogy a válaszokat a munkaterületéhez köti, és megjeleníti a forráslinkeket. Mindig ellenőrizze azonban ezeket a forrásokat, hogy megbizonyosodjon az információk pontosságáról.
📚 Olvassa el még: A legjobb AI-alapú keresőmotorok, amelyekre szüksége van a technológiai eszköztárában
A mélykeresés jövője
A mélykeresés máris megváltoztatja, ahogyan a csapatok információkat keresnek, de ez még csak a kezdet. Íme, merre tart ez a fejlődés:
1. Legyen előrelátóbb és kontextustudatosabb
A mélyreható keresés megérti a szerepkörét, feladatait, naptárát és a projekt jelenlegi szakaszát. Megtalálja a releváns dokumentumokat, emlékezteti Önt a korábbi döntésekre, és jelzi a lehetséges ütközéseket, mielőtt azok problémává válnának.
2. Automatizálja a válaszok keresését és a jelentések készítését
Egyetlen parancsra automatikusan létrehozhat egy projektleírást korábbi hasonló munkák alapján, vagy elkészítheti a heti állapotjelentést a feladatfrissítések, a csevegések hangulata és a dokumentumváltozások alapján.
3. Ne csak válaszokat, hanem cselekvéseket is indítson el
A mélyreható keresés nem csupán a legrelevánsabb eredményeket jelenítheti meg, hanem cselekvési javaslatokat is tehet. Például egyetlen kattintással jelölheti az elakadt ügyféljóváhagyást, felajánlhatja az emlékeztető elküldését, módosíthatja az ütemtervet, és értesítheti a csapatot.
4. A tudás személyre szabása minden szerepkör számára
A szokásos keresősáv helyett a mélykeresés megtanulja az Ön és csapata szokásait, hogy olyan ismereteket nyújtson, amelyeket csak Ön tart fontosnak. Például, ha Ön marketinges, a rendszer felhívhatja a figyelmét az új kampányok teljesítményére vonatkozó adatokra.
5. Összekapcsolja a munkát a különböző platformok és csapatok között
A mélyreható keresés több platformon és engedélyezett munkaterületen is működik, így könnyebben megtalálhatja a megfelelő információkat, függetlenül attól, hogy azok hol találhatók.
Találja meg a munkájában rejtőző válaszokat a ClickUp Deep Search segítségével
Az információk keresése a munkahelyen nem feltétlenül lassítja le a munkáját.
A termelékenység csökkenése és a késleltetett döntések annak a következményei, hogy az információk szigetszerűen vannak tárolva, és a kontextus szétszórt.
A ClickUp vállalati keresője megérti a kontextust, a komplex feladatokat és azt, hogyan áramlik a tudás a valós munkában. Ahelyett, hogy a csapatokat arra kényszerítené, hogy mappákban, csevegésekben és irányítópultokon kutassanak, a feladatokra, dokumentumokra, beszélgetésekre és a kapcsolódó eszközökre alapuló válaszokat jelenít meg.
Ha nem akarja tovább átkutatni a munkáját, hanem inkább megkérdezni tőle, amit tudnia kell, regisztráljon ingyenesen a ClickUp-ra. Találja meg a munkájában már elrejtett válaszokat.