Lindsey Rossi a New Reach Marketing működési vezetője. Szakterülete a rendszerek kiépítése és a vállalat működésének fejlesztése. Szabadidejében Lindsey szeret zenét írni, énekelni, énekórákat tartani és a szabadban lenni.
Vállalkozás indításakor könnyű összerakni egy rendszert a projektek kezelésére anélkül, hogy a skálázhatóságra gondolnánk. Lehet, hogy olyan eszközöket használsz, mint a Google Sheets és a szövegszerkesztő alkalmazások, és már kinőtted a jelenlegi rendszeredet.
Ha úgy érzi, hogy nincs rend a dolgokban és időt pazarol, egy hatékony projektmenedzsment-eszköz használata lehet a megoldás a vállalat növekedésének és skálázhatóságának támogatására.
A New Reach Marketing 2020-ban kisvállalkozásként indult, és akkoriban a működését teljes egészében a Google Sheets segítségével irányították.
Ahogy cégünk egyre nagyobb lendületet vett és egyre több ügyfelet szerzett, tudtuk, hogy a meglévő rendszerünk nem lesz skálázható és kezelhető.
Hat hónap alatt több projektmenedzsment (PM) eszközt is kipróbáltunk, és végül a ClickUp mellett döntöttünk, mert felhasználóbarát, időt takarít meg, és testreszabható az egyedi üzleti igényeinkhez.
Íme, hogyan vált az alternatív projektmenedzsment-platformra való áttérés az egyik legjobb döntéssé, amit ügynökségként hoztunk.
A probléma: rendezetlen munkafolyamatok, a projektek kezelésének nehézségei és a kommunikációs zavarok
Képzelje el, hogy beérkezik a munkahelyére, és azonnal elárasztják a szöveges üzenetek, a Slack-üzenetek és egy teendőlista, amelyben nincs egyértelműség, és a feladatok fontossági sorrendje sem látható.
Minden reggel egy órát vagy annál is többet tölt azzal, hogy rendet rakjon, de még mindig fogalma sincs, hogyan kezdje a napját.
Megnyitod a Google Drive-ot, hogy megtaláld a megfelelő Google Sheet-et, és átnézed az üzeneteket, hogy biztosan ne maradjon ki semmi.
Számtalan adatsort görget végig, hogy megtalálja a szükséges információkat – a rendszer működik, de alig.
Így nézett ki a helyzet a New Reach Marketingnél, mielőtt áttértünk a ClickUpra.
Az idő múlásával egyre nehezebb volt kezelni a táblázatainkat. Csak a tartalmi táblázatunkban elértük a 648 sort, és egyetlen táblázatban több lap is volt, hogy az összes ügyfelünk különböző projektjeit kezelhessük! 😱
Szinte lehetetlen volt nyomon követni a dolgokat, és folyamatosan elkerültek a figyelmünket bizonyos részletek.
Projektmenedzsmentünk nem volt optimalizálva az általunk várt növekedéshez.
Megmutatok néhány képernyőképet a régi Google Sheets-fájljainkról, majd később bemutatom az új rendszerünket is, hogy láthasd, hogyan működött a cégünk a ClickUp bevezetése előtt és után.
De először is hadd mutassuk be röviden, milyen típusú cégről van szó, és hogyan sikerült a ClickUp-ot az üzleti igényeinkhez igazítanunk.
Mit csinálunk ügynökségként: bepillantás a régi rendszerünkbe
Ahhoz, hogy betekintést nyerhessen abba, hogyan segített nekünk a ClickUp az 800 000 dolláros ARR-re történő bővülésben, először át kell tekintenie, mivel foglalkozik a cégünk.
A New Reach Marketing a SEO-ra és a tartalommarketingre specializálódott. Számos, különböző szegmensekben működő és eltérő célokkal rendelkező ügyfelünk van, és három különböző típusú ügyfélkört kezelünk, beleértve a linképítési és a tartalommarketinges ügyfeleinket is.
Amikor egy ügyfél javítani szeretné általános rangsorolását a keresőmotorokban, a linképítést ránk bízza. Íme a hét marketingkampány, amelyek közül válogatunk, amikor tervet készítünk linképítési ügyfeleink számára:
- Vendégposztok
- Infografikák
- Listák terjesztése (amely magában foglalhatja a visszalinkelések vásárlását is, ha azok referral forgalmat generálnak)
- A „felhőkarcoló-technika”
- Említések nyomon követése
- Forrásoldalak
Minden kampány három különböző szakaszon megy keresztül, függetlenül attól, hogy milyen kampányt futtatunk.
- Potenciális ügyfelek felkutatása
- Személyre szabás
- Kapcsolatfelvétel
A legnépszerűbb kampányunk a vendégposztolás – íme egy rövid áttekintés arról, hogyan működik a vendégposztolás:
1. lépés: Potenciális ügyfelek felkutatása
Olyan webhelyeket keresünk, amelyek blogjai kapcsolódnak az ügyfél célpiaci szegmenséhez, és megszerezzük az e-mail adataikat.
2. lépés: Személyre szabás
Megnézzük a potenciális ügyfél blogját, keresünk benne valamit, ami tetszik nekünk, és személyre szabjuk az e-mail sablont. Emellett kommentet is hagyunk a blogon, hogy felkeltsük a potenciális ügyfél érdeklődését. Ez javítja a válaszadási arányt, mivel hideg e-maileket küldünk.
3. lépés: Kapcsolatfelvétel
E-maileket küldünk a potenciális ügyfeleknek, és amikor választ kapunk, témajavaslatokat küldünk a blogjukhoz. Amint a kiadó kiválaszt egy témát, elküldjük a tartalmi megkeresést a szerkesztőnknek, és a vendégposztokba belefoglaljuk az ügyfelünk weboldalára mutató linkeket.
Tartalom-ügyfeleink számára mélyreható kulcsszó-kutatást végzünk, egyedi grafikákat készítünk az organikus linképítés ösztönzése érdekében, és úgy alakítjuk ki a cikket, hogy az felülmúlja azokat a versenytárs cikkeket, amelyek a célzott kulcsszóra rangsorolódnak.
Korábban mindezt a Google Sheetsben végeztük, és mivel nem különálló projektekként kezeltük őket, nem tudtuk méretezni a folyamatokat, és nem tudtuk könnyen kezelni a dolgokat.
Vessen egy pillantást a régi tartalomtáblázatunkra ⬇️
Kicsit nyomasztó, igaz? Ez még csak nem is a Google Sheets-en tárolt összes információ teljes áttekintése.
Nagyon nehéz volt számunkra nyomon követni, hogy hány cikk van folyamatban az ügyfeleink számára, és mennyi ideje tart már az egyes státuszokban! Elvesztek a dolgok, és rengeteg időbe telt, mire elkészült egy jelentés egy ügyfél számára.
Így kezeltük ügyfelünk aktív kampányainak állapotát. Itt tároltuk a kampányadatokat (az összes futó kampány részleteit) és az ügyfél munkalapját is ⬇️
Ez pedig egy teljes áttekintés ügyfeleinkről, céljaikról, valamint az előrehaladás százalékos arányáról ahhoz képest, hogy hol tartottunk a hónap elején. Ez kifejezetten a linképítési ügyfeleink számára készült, mivel a ClickUp bevezetése előtt még nyomonkövetési rendszerünk sem volt a helyszíni ügyfeleink számára.
Mint láthatod, volt ugyan rendszerünk, de az biztosan nem volt skálázható. 😬
Az első projektmenedzserünk az Asanát választotta megoldásként, de ez messze nem oldotta meg a problémát – sőt, csak tovább rontotta a helyzetet.
Az első probléma az volt, hogy a Google Sheetsről az Asanára való átállás során nem egy sima átmenetet hajtottak végre, hanem fokozatosan próbáltak áttérni. Ez még több kommunikációs problémát okozott, mivel ugyanazokat a projekteket több helyen is kezelték.
Emiatt csapatunk több időt pazarolt el, mint amikor kizárólag a Google Sheets-et használtuk, és őszintén szólva az emberek nem is használták túl sokat a platformot.
A csapatnak emellett nagyon nehéz volt beletanulnia a folyamatokba, és a rendszer nem volt elég testreszabható ahhoz, hogy megfeleljen az ügynökségünk igényeinek. Rengeteg időt töltöttünk azzal, hogy megpróbáljuk megérteni az Asanát, és mivel az idő pénz, így rengeteg pénzt is elpazaroltunk.
De hát ez a startupok természetéből fakad: rengeteg kezdeti nehézség és tanulási folyamat.
A megoldás: Átállás egy all-in-one projektmenedzsment-platformra
Végül is a ClickUp minden szükséges eszközt biztosított a gyors bővüléshez. A Google Sheetsben használt rendszerünket át tudtuk ültetni a ClickUpba, ami jelentősen megkönnyítette a csapat számára az átállást. Nem változtattunk a folyamatokon, csupán javítottuk a működést.
A ClickUp felhasználóbarát, remek hierarchiarendszerrel rendelkezik, és lehetővé teszi a csapatmunkát, a testreszabást és az automatizálást – ez pontosan az volt, amit kerestünk.
Alig több mint egy hónap alatt zökkenőmentesen átállítottuk a csapatunkat a ClickUp-ra. Ez jól bizonyítja, hogy a ClickUp mennyire felhasználóbarát és intuitív, és hogy milyen sok segédanyagot bocsátanak a kezdők rendelkezésére. Szóval, ha aggódsz az átállás miatt, ne tedd! Ha én meg tudtam csinálni, te is meg tudod. 😊
Hogyan használjuk a ClickUp-ot ügynökségként: bepillantás az új rendszerünkbe
Most, hogy megismerte a régi módszert, hadd mutassam meg, hogyan használjuk ma a ClickUp-ot ügynökségként.
Kezdjük a tartalmi területünkkel!
Az alábbi táblázati nézet bemutatja az egyes cikkek aktuális állapotát, amelyeken jelenleg dolgozunk. Ha megnézed a régi táblázatunkat, láthatod, hogy korábban nem volt lehetőségünk nyomon követni, hányszor foglalkoztunk az egyes cikkekkel, és azt sem tudtuk megmondani, hogy hány cikk volt az egyes szakaszokban. Határidők és valódi rendszerezés sem volt.
Bónusz: Szoftverek marketingügynökségek számára
Most, hogy a ClickUp-ot használjuk, a nézetek szűrésével láthatjuk, hogy hány cikk készül éppen egy ügyfél számára. Egyetlen kattintással teljes áttekintést kapunk a folyamatok aktuális állásáról. Emellett könnyebben nyomon követhetjük a határidőket, és sokkal egyszerűbben irányíthatjuk a csapatunkat.
Rengeteg egyedi státuszunk van, de ez nekünk jól működik, mert sokféle helyzetbe kerülünk különböző weboldalakkal kapcsolatban. Minden státuszhoz beállítottunk egy automatizálást, amely a folyamat során a megfelelő határidőt jeleníti meg, és a bővüléssel párhuzamosan azon dolgozunk, hogy a tartalomáramlásunkat még tovább javítsuk.
Íme egy bepillantás abba, hogyan kezeljük a weboldalunkon megjelenő tartalmakat a ClickUp-ban ⬇️
Íme egy rövid áttekintés arról, hogyan kezeljük az ügyfelek kampányait a ClickUp segítségével ⬇️
A kampányok a végéig újra és újra átfutnak ezen a három állapoton, ami általában csak akkor történik meg, ha más irányt választunk, vagy az ügyfél felmondja a szerződést. Ezt a ClickUp segítségével nagyon könnyű kezelni.
Most pedig vessünk egy pillantást az új és továbbfejlesztett ügyféllistánkra ⬇️
Hát nem csodálatos? Itt minden megtalálható, amit ügyfeleinkről tudnunk kell, és az aktív kampányokat is összekapcsoltuk az egyes ügyfelekkel. Emellett könnyedén áthelyezhetjük az ügyfeleket az egyes státuszok között.
Számos automatizálást hoztunk létre az adminisztratív feladatok csökkentése érdekében. Például, amikor a heti ügyfélórák száma növekszik, a ClickBot megjegyzést ír, amelyben értesíti az egyes projektekhez (potenciális ügyfelek felkutatása, személyre szabás, kapcsolattartás) időt allokáló csapattagot.
A ClickUp bevezetése előtt, amikor egy ügyfél szüneteltetni akarta a munkát, ezt a Slacken keresztül közölték, ami időnként nagyon zavaros volt. Most már egy kattintás elég, és az egész csapat tisztában van az ügyfél státuszával.
Emellett minden korábban említett ügyféltípusra van egy listánk. Hosszú távon további terjeszkedést tervezünk, és tudjuk, hogy ez lehetséges a ClickUp által kínált végtelen lehetőségeknek köszönhetően.
A ClickUp 5 legnépszerűbb előnye
1. Felhasználóbarát
A ClickUp egyik legkedveltebb tulajdonsága számunkra a felhasználóbarát jellege. Rendkívül könnyen kezelhető és nagyon intuitív. Íme négy dolog, ami zökkenőmentessé tette az átállást a ClickUp-ra:
- Lehetőség arra, hogy egy hónap alatt mindent beállítson, tapasztalat nélkül
- Az adatok egyszerű átvitele a Google Sheetsből a ClickUpba – még a linképítési ügyfeleinket tartalmazó régi Google Sheet-ünket is beágyaztuk, amíg a csapat jobban meg nem ismerte a ClickUpot. Miután mindenki megtalálta a helyét, létrehoztuk a Lista nézetet. Ez mindenki számára megkönnyítette az átállást.
- Számos forrás elérhető a ClickUp University-n és a ClickUp blogon keresztül.
- Gyors válaszok az ügyfélszolgálattól, ha hibát észlel vagy segítségre van szüksége
2. Világos hierarchiát kínál
Nagyon tetszik nekünk a ClickUp hierarchiája, mert így könnyű rendet tartani. A ClickUp segítségével:
- Tekintse át az egészet egy pillanat alatt
- Tekintse meg a teljes teret
- Térképek bontása és mappák megtekintése
- Mappák bontása és listák megtekintése
A nézeteket felelős személy, címkék, egyéni mezők és egyéb szempontok szerint is szűrheti!
Íme egy példa arra, hogyan használjuk ki a ClickUp hierarchiáját:
Itt láthatja a különböző Spaces-jeinket; ha az „Everything” gombra kattint, szó szerint mindent láthat, ami a ClickUp-ban az Ön vállalkozása számára történik. Innen megtekintheti az egyes Spaces-jeit.
Ha például rákattint a „Tartalom” területre, láthatja az azon a területen zajló összes tevékenységet. Színkódokkal jelöltem meg őket, így ha a listanézetben nézem az összes tartalmunkat, azok szín szerint lesznek csoportosítva.
Ha rákattint a „Guest Post Content” mappára, láthatja a mappában található összes elemet.
A mappa megnyitása után megtekintheti az abban található összes listát. Amint láthatja, tartalmunk két mappára van felosztva, és mindkettőben vannak listák, amelyek segítenek a rendszerezésben. Láthatjuk azt is, hogy hány feladat szerepel az egyes listákon. A ClickUp University-n elvégzett ClickUp-bevezető tanfolyam után sikerült igazán megértenem a ClickUp hierarchiáját.
3. Támogatja a csapatok közötti együttműködést
A ClickUp elősegíti a csapatok közötti együttműködést. Nagyon tetszik nekünk, hogy:
- Több felelős személy kijelölése egy feladathoz. Ez akkor hasznos, ha több embernek kell intézkednie egy feladat kapcsán, vagy nyomon kell követnie annak előrehaladását. Például, ha egy szerzőnek módosítania kell egy cikket, és a szerkesztőnknek át kell néznie azt a módosítást
- Hozzon létre alfeladatokat/ellenőrzőlistákat a csapattagok számára. A feladaton belül alfeladatokat és ellenőrzőlista-elemeket is hozzárendelhet, hogy mindenki megfelelő eszközökkel rendelkezzen a munkája elvégzéséhez.
- Feladatlinkek küldése. Ez akkor hasznos, ha sürgősebb kérések merülnek fel. Időnként a Slackben is elküldjük a feladatokat, hogy mindenki tisztában legyen velük. Más felhasználási lehetőség lehet például a feladatok elküldése az ügyfeleknek. Ha úgy szeretné, beállíthat egy integrációt a ClickUp és a Slack között, hogy automatikus üzeneteket küldjön.
- Vendégek meghívása. Ezt a funkciót gyakran használjuk a csapatunkhoz tartozó vendégszerzők és szabadúszó írók esetében. Lehetővé teszi számunkra, hogy íróinkat kizárólag a tartalmi felületünkre hívjuk meg, így nem férhetnek hozzá az érzékeny ügyféladatokhoz.
4. Magas fokú testreszabhatóság
Vállalkozásunk számára elengedhetetlen volt egy olyan platform megtalálása, amely rengeteg testreszabási lehetőséget kínál. A ClickUp segítségével a következőképpen testreszabhatod a beállításokat:
- Tér létrehozása és a működés kialakítása a vállalat igényeinek megfelelően. Igényeinek függvényében akár olyan ClickApps-alkalmazásokat is bekapcsolhat, mint az időkövetés, az időbecslések, a sprintek és az egyéni mezők.
- Igény szerinti egyéni nézetek létrehozása. Ide tartoznak olyan lehetőségek, mint a táblás nézet, a listás nézet, a Google Táblázatok beágyazása, a dokumentumnézet, a naptárnézet és még sok más. A nézeteket rögzítheti és védheti is.
- Egyéni mezők a fontos információk tárolásához. Ez elengedhetetlen a vállalkozásunk számára, és egy értékes ClickApp, amelyet minden területen használunk. Az egyéni mezőket többek között az ügyféladatok és a tartalmi információk tárolására használjuk. Számos lehetőség közül választhat
- Egyedi állapotok létrehozása. Az állapotokat tetszés szerint nevezheti el és rendezheti! Nagyon tetszik nekünk, hogy bármikor frissíthetjük és áthelyezhetjük őket.
5. Hasznos automatizálási funkciók
A ClickUp számos automatizálási funkcióval rendelkezik, amelyeket bármely szinten – térben, mappában vagy listákban – bevezethet. Automatizálások:
- Időmegtakarítás
- Intuitív és könnyen beállítható
- Segítsen abban, hogy a feladatok ne maradjanak elintézetlenül
- Csökkentjük az adminisztratív feladatok számát, ami pénzt takarít meg számunkra
Problémáink megoldása és a skálázás a ClickUp segítségével
A ClickUp segített cégünknek a bővülésben, és lehetővé tette számunkra, hogy több ügyfelet és munkát vállaljunk.
A ClickUp-ra való áttéréssel sikerült megoldanunk vállalatunk problémáinak nagy részét. Ez újabb lehetőségeket nyitott meg az üzlet bővítésére és a további növekedésre. Mielőtt áttértünk a ClickUp-ra, csak egy csomagot kínáltunk ügyfeleinknek, most már három van.
Ez lehetővé tette számunkra, hogy új ügyfeleket vegyünk fel és új munkatársakat alkalmazzunk. Rendszereztük a folyamatokat, és egy helyen vezetjük a cég minden részlegének folyamatban lévő feladatairól szóló nyilvántartást.
Ha tehát azonosulni tudsz a történetünkkel, vagy egyszerűen csak a vállalkozásod bővítését tervezed, akkor melegen ajánljuk a ClickUp használatát, hogy minden munkádat egy helyen összegyűjthess, a munkafolyamatodat szervezett, következetes és kezelhető állapotban tartsd, miközben kiküszöbölöd a több alkalmazás használatából adódó felesleges súrlódásokat. 🙏