![Hogyan végezzen sikeres projekt utólagos elemzést [lépések, előnyök és elkerülendő hibák]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/ClickUp-Project-Management-gif.gif)
A projekt befejezése nagyszerű érzés! Ön és csapata kemény munkát végeztek és elérték a kívánt eredményt.
Most már megkönnyebbülten sóhajtani lehet. 😮💨 De várjon, még egy feladat maradt: a projekt utólagos elemzése.
A posztmortem nélkül elszalasztja a lehetőséget, hogy megértse, mi ment rosszul, és mi ment jól. A csapatnak késedelmei voltak a feladatok elvégzésében? Volt költségtúllépés vagy erőforráshiány?
Ha most nem mélyül el a problémák okainak vizsgálatában, akkor valószínűleg a következő projektjénél újra szembesülni fog velük.
Hogyan lehet hatékony utólagos elemzést végezni? Ne aggódjon, ebben a cikkben részletesen elmagyarázzuk. Mielőtt rátérnénk a lépésekre, beszéljünk arról, hogy mi is az utólagos elemzés és milyen előnyei vannak.
⏰ 60 másodperces összefoglaló
- A posztmortem egy projekt retrospektíva, amely lehetővé teszi a projektfolyamatok, sikerek és kudarcok áttekintését, hogy a jövőben javulhasson a teljesítmény.
- Ez segít azonosítani a fejlesztendő területeket és növelni a csapat hatékonyságát.
- Minden fontos érdekelt félnek, beleértve a projektmenedzsereket, a fejlesztőket és a minőségbiztosítási munkatársakat, részt kell vennie a projekt utólagos elemzésében.
- Kezdje azzal, hogy felméréseken vagy interjúk segítségével őszinte visszajelzéseket gyűjt a csapattól, majd elemezze az adatokat a minták azonosítása érdekében.
- Ezután dokumentálja a projekt utólagos elemzésének eredményeit egy átfogó jelentésben, ossza meg a jelentést az érdekelt felekkel, és hajtsa végre a jövőbeli projektekre vonatkozó intézkedéseket.
A projekt utólagos elemzésének megértése
Sok vállalat számára a projektmenedzsment életciklusa a mérföldkövek elérésével és az eredmények leadásával ér véget.
De itt van a bökkenő: sok csapat kihagy egy fontos lépést, a projekt kihívásainak és sikereinek értékelését. Az utólagos elemzés segít azonosítani a fejlesztésre szoruló területeket, hogy a következő projektben magasabb színvonalat érhessen el.
Mi az a projekt utólagos elemzés?
Gondoljon a projekt utólagos elemzésére úgy, mint egy nagy esemény utáni csapatmegbeszélésre, ahol összegyűjti a legfontosabb érdekelt feleket, hogy visszatekintsenek a projekt menetére.
Ahogyan decemberben leülsz a naplóddal, hogy átgondold az egész év hullámvölgyeit, úgy a posztmortem megbeszélés is lehetővé teszi, hogy megünnepeljétek a projekt eredményeit és tanuljatok a hibáitokból.
Ez lehetőséget nyújt ötletek kidolgozására és a legjobb gyakorlatok dokumentálására, amelyek segíthetnek a jövőbeli projektekben és javíthatják a jövőbeli eredményeket.
A projekt utólagos elemzésének előnyei
Az IT-projektek utólagos elemzéséről készült tanulmányból kiderül, hogy „az utólagos elemzés nem általános gyakorlat az IT-projektmenedzsment folyamatában”.
Lehet, hogy úgy gondolja, hogy a posztmortemek csak egy újabb feladat a már amúgy is tele lévő teendőlistáján, különösen akkor, ha új projektek várnak Önre.
De ezek elvégzése jól megéri. Íme néhány előny:
1. Keresse meg a hibákat és tanuljon belőlük
Minden projektnek, függetlenül attól, hogy mennyire sikeres, vannak buktatói. Az utólagos elemzések lehetőséget adnak arra, hogy átgondolja, mi ment rosszul és miért. Ha időt szán a hibák áttekintésére, legyen szó határidők elmulasztásáról, kommunikációs zavarokról vagy váratlan akadályokról, értékes tanulságokat szerezhet.
A posztmortemek lehetővé teszik a projektmenedzserek, a csapatok és a szervezetek számára, hogy értékeljék a múltbeli tapasztalatokat és tanuljanak belőlük.
A posztmortemek lehetővé teszik a projektmenedzserek, a csapatok és a szervezetek számára, hogy értékeljék a múltbeli tapasztalatokat és tanuljanak belőlük.
A legfontosabb, hogy a megfelelő kérdéseket tegye fel:
- Mit tehettünk volna másképp?
- Mely rendszerek vagy folyamatok nem működtek megfelelően?
- Mely stratégiák, eszközök vagy folyamatok működtek hatékonyan?
💡Profi tipp: Használjon olyan eszközöket, mint a tanulságok sablonjai, hogy elemezze és dokumentálja a projekt eredményeit és kudarcait. Ez a fajta önreflexió a hibákat lehetőségekké alakíthatja, amelyekkel erősítheti csapatát és folyamatait, így jövőbeli projektjei zökkenőmentesebbé és sikeresebbé válnak.
2. Növelje a csapat hatékonyságát
A projektcsapat gyorsabban és hatékonyabban tud dolgozni, mert elemezte, hol és hogyan lehet időt megtakarítani a projekt késedelmes teljesítésének elkerülése érdekében. Azonosíthatja a szűk keresztmetszeteket, a hatékonysági hiányosságokat és azokat a folyamatokat, amelyek lassították a csapat munkáját.
Tegyük fel, hogy egy projekt a vártnál hosszabb ideig tartott a jóváhagyási késedelmek miatt. Az utólagos elemzés során megvizsgálhatja, miért tartott olyan sokáig a jóváhagyás – talán a folyamat túl bonyolult volt, vagy a projektcsapat tagjai nem voltak tisztában a követelményekkel. Ez alapján egyszerűsítheti a jóváhagyási folyamatot a jövőbeli projektekben, ezzel időt takarítva meg és elkerülve a hasonló késedelmeket.
🧠 Tudta? A Strathclyde-i Colin Eden professzor vezette csapat több mint 9 éven át utólagos elemzéseket végzett számos komplex projektben (köztük vasúti, repülési és építőmérnöki projektekben). Ez segített nekik megállapítani a projekt ok-okozati összefüggéseit, megérteni a több érdekelt fél dinamikus viselkedésének hatásait, valamint olyan rendszereket és visszacsatolási hurkokat létrehozni, amelyekkel elkerülhetőek a késések és zavarok.
3. Növelje a csapat morálját
A posztmortemek nem csupán a hibák azonosítását és azok kiváltó okainak elemzését jelentik. Elismeri és méltatja a csapat erőfeszítéseit, és segít a csapat tagjainak felismerni hiányosságaikat egy támogató és ítélkezésmentes környezetben.
Így a megbeszélés kevésbé lesz „hibakeresés”, hanem inkább értékes tanulási élmény.
Ha például csapata a kihívásokkal teli projekt ellenére sikeresen teljesítette a határidőket, szánjon időt arra, hogy elismerje ezt az eredményt. A kis sikerek, például a kreatív problémamegoldás vagy egy fontos mérföldkő elérése kiemelése erősíti az elismerés kultúráját.
Ha a csapat tagjai úgy érzik, hogy elismerik őket, akkor nagyobb valószínűséggel maradnak elkötelezettek és motiváltak, ami biztosítja a jobb együttműködést a jövőbeli projektekben.
📖 További információk: 5 valós projektmenedzsment példa a csapatának
4. Ösztönözze a folyamatos fejlesztést
A projekt utólagos elemzések a projekt eredményeinek szisztematikus áttekintése, amelynek célja a gyenge pontok és azoknak a területeknek a feltárása, ahol a folyamatok finomhangolásával a jövőben jobb eredmények érhetők el.
Tegyük fel, hogy megállapította, hogy a gyakori kommunikációs zavarok a projekt végrehajtásának késedelméhez és a határidők elmulasztásához vezettek. Beszélje meg ezeket a kihívásokat a posztmortem megbeszélésen, hogy kommunikációs csatornákat és irányelveket állapítson meg.
🧠 Tudta? Raymond Sheen, a Product and Process Innovation Inc. elnöke egy esetet emel ki, amelyben Chris, a reaktív problémamegoldó, és Pat, a proaktív tervező szerepelnek.
Pat időben elindította a projektet azáltal, hogy megelőzte a problémákat, míg Chris késleltette azt azzal, hogy reagált a problémákra. Utólagos elemzés nélkül a vállalat figyelmen kívül hagyta Pat proaktív megközelítését, és leépítés során elbocsátotta. Ez rávilágít az utólagos elemzés fontosságára a proaktív problémamegoldás elismerésében.
Most, hogy megértette a projekt utólagos elemzés előnyeit, vessünk egy pillantást az ilyen megbeszélések résztvevőire.
Kiknek érdemes részt venniük a projekt utólagos elemzésében?
A projekt utólagos elemzésekbe általában minden fontos érdekelt fél bevonásra kerül, beleértve a projektmenedzsereket, a csapat tagokat, a beszállítókat, az ügyfeleket, a szakértőket és a műszaki vezetőket. Íme, miért van rájuk szükség:
- A projektvezetők vagy menedzserek szervezzék meg a találkozót, vitassák meg az ütemtervet és a célokat, és végezzenek projektértékelést annak megállapítására, hogy mi működött és mi nem.
- Fejlesztők, hogy megosszák a projekt során tapasztalt technikai ismereteket és akadályokat.
- Termékmenedzserek, hogy megvitassák a felhasználói követelményekkel, piaci trendekkel és ügyféligényekkel kapcsolatos nézőpontokat.
- Minőségbiztosítási (QA) munkatársak a teszteléssel és a minőség-ellenőrzéssel kapcsolatos problémák kiemelésére
- Ügyfelek, akik értékes visszajelzéseket adnak a projekt eredményeiről
- Támogassa a csapatot a felhasználói visszajelzések gyűjtésében és a támogatási problémák azonosításában.
Ezenkívül bevonhatja a közvetett munkatársakat is a megbeszélésbe, hogy különböző nézőpontokat gyűjtsön és értékes betekintést nyerjen a standard projektfolyamatokba.
Hogyan lehet sikeresen elvégezni a projekt utólagos elemzését?
A leghatásosabb utólagos elemzések jól felépítettek és a megvalósítható eredményekre koncentrálnak.
A világos utólagos elemzési folyamat kialakítása nem feltétlenül bonyolult feladat – lényege, hogy megteremtse a feltételeket a őszinte megbeszélésekhez és a folyamatok javításához.
Mindenekelőtt állítsa össze a megbeszélés napirendjét.
Ez lehet például „A projekt céljainak és a tényleges eredmények összehasonlítása” vagy „A munkafolyamat szűk keresztmetszeteinek értékelése és optimalizálási stratégiák javaslata”. A posztmortem megbeszélés napirendje a projekt teljes áttekintése is lehet – a tervezéstől a végrehajtásig. Ezután kövesse az alábbi lépéseket:
1. lépés: Tervezze meg a találkozót és hívja meg a legfontosabb érdekelt feleket
Készen áll a találkozó napirendjével és a résztvevők listájával?
Remek! Most válasszon ki egy időpontot a projekt lezárását követő elemző megbeszélésre, még mielőtt a részletek elmosódnának.
Ütemezze meg a megbeszélést, és ossza meg nyilvánosan a naptárát, hogy mindenki naprakész legyen a megbeszélésekkel kapcsolatos frissítésekkel. Hozzon létre ismétlődő utólagos elemzéseket és állítson be emlékeztetőket, hogy ne maradjon le egyikről sem.
A ClickUp Naptár segítségével nyilvánosan megoszthatja naptárát, vagy megtekintheti csapattagjai naptárát, hogy megtalálja a megfelelő időpontot a megbeszélésre. Emellett eseményemlékeztetőket is létrehozhat, hogy ne maradjon le a posztmortem megbeszélésekről.
Miután megtervezte a találkozót, küldjön meghívót minden résztvevőnek a találkozó napirendjével együtt. A ClickUp Meetings segítségével kezelheti a találkozók napirendjét, megadhatja a teendőket, létrehozhat ellenőrzőlistákat és még sok mást. Ahelyett, hogy emberi asszisztenst nevezne ki a találkozóra, könnyedén jegyzetelhet, dokumentálhatja a részleteket, valamint szerkesztheti és rendszerezheti a találkozó jegyzetét az AI segítségével.
💡Profi tipp: Egymást követő utólagos elemző megbeszélései vannak? Kövesse nyomon mindegyiket részletesen a ClickUp Meeting Tracker Template segítségével – készüljön fel a következő megbeszélésre, kövesse nyomon a teendőket, és tartsa mindenki számára egyformán elérhetővé az információkat.
2. lépés: Készítsen projektütemtervet és kulcsfontosságú mutatókat
A megbeszélés ütemezését követően itt az ideje felkészülni a posztmortemre.
Készítsen részletes projektütemtervet, és sorolja fel a nyomon követendő alapvető teljesítménymutatókat. Ez kontextust biztosít a megbeszéléshez, mivel a résztvevők gyorsan hozzáférhetnek a fontos részletekhez, például a projekt mérföldköveihez, határidőkhöz és eredményeihez.
Határozza meg az értékelni kívánt mutatókat. Íme néhány projektmutató, amelyet nyomon követhet:
- Célok elérése: Valamennyi projektcél megvalósult?
- Időszerűség: Elérték a mérföldköveket és a határidőket?
- Erőforrás-kihasználás: Hatékonyan osztották el az erőforrásokat?
- Költségvetés betartása: A projekt a költségvetés keretein belül maradt?
A dolgok megkönnyítése érdekében használjon projekt utólagos elemzési sablonokat. Ezek a sablonok időt takaríthatnak meg Önnek, mivel segítenek az utólagos elemzési felmérések felállításában, a kiváltó okok elemzésében, a sprintek áttekintésében, a visszajelzések gyűjtésében és a teljes projekt utólagos elemzésének kezelésében.
Például a ClickUp projekt utólagos elemzési sablon segítségével könnyedén összegyűjtheti az összes érdekelt fél visszajelzéseit. Ez segít tanulni a hibákból, felismerni a fejlesztési területeket és hatékonyabban megtervezni a következő projektet.
Ezzel a sablonnal a következőket teheti:
- Elemezze a projekt sikereit, kudarcait és tendenciáit
- Rögzítse a legfontosabb tanulságokat
- Dokumentálja a problémákat és a megállapításokat strukturált formában.
- Kövesse nyomon az előrehaladást és folyamatosan javítson
Például a sablon Bejelentkezési űrlap nézet segít összegyűjteni az érdekelt felek visszajelzéseit. A Függőben lévő feladatok nézet segítségével nyomon követheti a függőben lévő feladatokat, a Státusz nézet segítségével pedig a projekt előrehaladását. Emellett olyan egyéni státuszokat is kínál, mint a Vizsgálat, Új bejegyzés, Megoldva és Megoldatlan, amelyek segítségével nyomon követheti az egyes feladatok státuszát.
3. lépés: Gyűjtsön visszajelzéseket a csapattól felmérések vagy interjúk segítségével
A következő lépés az, hogy kérdőíveket küldjön ki minden résztvevőnek, és interjúkat készítsen velük, hogy visszajelzéseket gyűjtsön a projektről és a folyamatokról.
🌟 Igen-nem kérdéseket tegyen fel, hogy megállapítsa, betartották-e a projekt tervét. Például:
- A csapat betartotta a költségkeretet?
- A csapat betartotta a határidőket?
- Elérte a csapat az előre meghatározott sikermutatókat?
🌟 Adjon hozzá nyitott kérdéseket a felméréshez, vagy tegye fel őket az interjú során, hogy a csapat tagjainak sokféle véleményét összegyűjtse. Például:
- A csapatnak volt elég ideje a projekt befejezésére?
- Melyek voltak a projekt során felmerült főbb kihívások, és hogyan befolyásolták a munkát?
- A projekt mely aspektusai működtek jól, és melyek nem?
- Mely feladatoknál voltak a legnagyobb késések, és miért?
- Hatékony volt a kommunikáció és az együttműködés a csapatok között?
- Milyen kockázatok merültek fel a projekt során, és hogyan kezelték azokat?
🌟 Ezenkívül szubjektív kérdéseket is felvehet, hogy visszajelzéseket gyűjtsön a csapattagok tapasztalatairól. Például:
- Milyen tapasztalatai voltak a csapat tagokkal és az ügyféllel való együttműködés során?
- Mi tetszett a legjobban a projektben?
- Mi volt a projekt legnehezebb része?
Az ilyen felmérések segítenek azonosítani a közös mintákat és akadályokat, amelyeket a megbeszélés során meg kell oldani.
Készítsen részletes felméréseket a ClickUp Forms segítségével, és gyűjtsön össze a szükséges adatokat. Többféle mezőtípus áll rendelkezésre, amelyekkel mind mennyiségi, mind minőségi adatokat rögzíthet – a hosszú szövegektől a névjegyekig és az értékelésekig.
4. lépés: Nyílt és őszinte beszélgetés elősegítése
Miután megkapta a felmérésre adott válaszokat, minden készen áll a megbeszélésre.
A megbeszélés napján ösztönözze a őszinte beszélgetéseket, anélkül, hogy eltérne a megbeszélés napirendjétől. Gondoskodjon arról, hogy a résztvevők habozás nélkül osszák meg gondolataikat.
Mit kell tenni:
🙌 Hozzon létre egy biztonságos, kritika nélküli környezetet, hogy elősegítse a bizalom kialakulását az érdekelt felek között, és ösztönözze őket arra, hogy habozás nélkül osszák meg véleményüket.
🙌 Kezdje azzal, ami jól sikerült, hogy pozitív hangulatot teremtsen, és a résztvevők később nyugodtan osszák meg konstruktív visszajelzéseiket.
🙌 Alkalmazzon aktív hallgatást, figyelmesen reagáljon, és tisztelje egymás véleményét!
🙌 Fókuszáljon a folyamatokra, ne az emberekre. Például mondja azt, hogy „Javítanunk kell az ütemterv-stratégiáinkat”, ahelyett, hogy „X és Z okozta a késedelmet”.
🙌 Emlékeztesse a résztvevőket, hogy a cél a tanulás és a fejlődés, nem pedig a kritizálás vagy a hibáztatás.
🙌 Egyetlen megbeszélésen több fontos témát is érinthet, így elkerülheti, hogy a résztvevőket túlterhelje.
🙌 Szánjon elegendő időt minden egyes témára, hogy a résztvevők hozzászólhassanak.
A ClickUp Docs segítségével dokumentálhatja a projekt utólagos elemző megbeszélések során szerzett ismereteket, vagy leírhatja az utólagos elemző megbeszélések szabályait. A dokumentumot könnyedén szerkesztheti csapattagjaival valós időben, és megoszthatja másokkal.
Hozzászólásokat és teendőket is hozzárendelhet, miközben biztosítja a hozzáférés-ellenőrzést.
A ClickUp Chat megkönnyíti a projekt utólagos elemzését, mivel központosítja az összes projekthez kapcsolódó kommunikációt. Részletesen áttekintheti a projekt eredményeit és kihívásait, valamint szinkronizálhatja a projekt feladatait és dokumentumait.
A legjobb rész? Azonnal reagálhat a visszajelzésekre, ha a fontos üzeneteket feladatokká alakítja.
Emellett minden projekthez külön csatornát hozhat létre, hogy elkerülje a zavart és hatékonyan végezze el a projekt utólagos elemzését. Ez azt jelenti, hogy nem kell lapot váltania a projekt sikereinek vagy kudarcainak áttekintéséhez.
5. lépés: Elemezze az adatokat, hogy azonosítsa a mintákat és a tanulságokat
Tegyük fel, hogy felmérte a csapatát, és interjúkat készített az ügyfelekkel és a beszállítókkal, hogy megismerje a projektben szerzett tapasztalataikat. A következő lépés az összes válasz és megbeszélés elemzése, hogy azonosítsa a visszatérő problémákat és sikereket. Először gyűjtsön össze releváns adatokat, hogy világos képet kapjon a projektről.
Szisztematikusan elemezze az adatokat, hogy azonosítsa azokat a területeket, amelyekre figyelmet kell fordítania. Ez magában foglalhatja a következőket:
- 📊 Mérőszámok: költségvetés betartása, határidők, erőforrások kihasználtsága és a teljesítés minősége
- 📝 Visszajelzés: Felmérések vagy visszajelzési űrlapok az érdekelt felektől, a csapat tagjaitól és az ügyfelektől
- 🎯 Mérföldkő-áttekintés: áttekintés a legfontosabb eredményekről és azokról a területekről, ahol a célok nem teljesültek.
Például, ha több csapattag, ügyfél és beszállító is említette, hogy késedelmesen kapta meg a legfrissebb projektfrissítéseket, ez arra utalhat, hogy egy részletesebb, a kommunikáció gyakoriságát és csatornáit pontosan meghatározó tervre van szükség. Ez segít elkerülni a kommunikációs zavarokat és a késedelmet a jövőbeli projektekben.
Használja a testreszabható ClickUp Dashboards alkalmazást, hogy könnyen érthető kördiagramok, oszlopdiagramok, grafikonok, haladási sávok és egyéb eszközök segítségével vizualizálja az adatokat.
A ClickUp Dashboards segítségével:
- Elemezze a projekt költségvetését valós időben
- Értékelje a csapat teljesítményét
- Azonosítsa a projekt szűk keresztmetszeteinek kiváltó okait
- Szerezzen hasznos információkat a megalapozott döntéshozatalhoz
6. lépés: Dokumentálja az eredményeket egy átfogó jelentésben
Összegyűjtse az elemzés összes eredményét, és kezdjen el egy átfogó jelentést készíteni, amely tartalmazza a következőket:
⚠️ Kihívások: Konkrét problémák, azok okai és hatása
🏆 Sikerek: Sikeres stratégiák, amelyeket érdemes megismételni
🚧 Kockázatok: Lehetséges akadályok a jövőbeli projektekben
📝 Főbb tanulságok: Tanulságok és megvalósítható ötletek
🚀 Javítások: Világos, gyakorlatias ajánlások a következő lépésekhez
Idő és erőfeszítés megtakarítása érdekében használjon jelentési irányítópultokat, hogy az eredményeket könnyen érthető módon mutassa be. Könnyedén elvégezheti a következőket:
- Az adatok vizualizálása diagramokkal, grafikonokkal és idővonalakkal
- Testreszabhatja a nézeteket a márka színeivel és elrendezésével a professzionalizmus érdekében.
- Kövesse nyomon és exportálja az időnaplókat a jobb erőforrás-tervezés érdekében
Ezenkívül használhat utólagos jelentés sablonokat, hogy könnyedén elvégezze a projekt utólagos elemzését, és dokumentálja a megbeszélésen elért eredményeket.
✨Érdekesség: A Google Glass projektet 2012-ben tesztelték, majd 2013-ban egy ajánló kampányt indítottak, hogy szélesebb közönséget érjenek el. Azonban 2015-re leállt az értékesítés, mert a Google a csúcskategóriás termékjellemzőkre koncentrált, de elmulasztotta kommunikálni azok előnyeit a közönség felé.
A projekt utólagos elemzése segített a csapatnak megérteni, hogy mennyire fontos a termék előnyeinek egyértelmű bemutatása a célközönség számára, valamint a felhasználói igények és visszajelzések meghallgatása.
7. lépés: Ossza meg a jelentést, és hajtsa végre a megvalósítható ajánlásokat
Végül ossza meg a posztmortem jelentést az összes projektérdekelt féllel. Tartson egy rövid megbeszélést, hogy megvitassák a projekt eredményeit, kivonják a megvalósítható tanulságokat, és javaslatokat tegyenek a fejlesztésekre. Miután megtervezte a fejlesztéseket, ossza szét a feladatokat a projektfolyamat változásainak megvalósításához, és kövesse nyomon azok ütemtervét a ClickUp Gantt-diagram sablonjával.
Ráadásul a következő projekttől kezdve a projektállapot-jelentéseket felhasználhatja arra, hogy a legfontosabb érdekelt feleknek áttekintést adjon a projekt aktuális állapotáról. Ez segít abban, hogy mindenki tájékozott legyen a haladásról, és proaktív módon azonosítsa és kezelje a potenciális problémákat.
A projekt utólagos elemzés során elkerülendő hibák
A fenti lépések végrehajtása nem elegendő a sikeres projekt utólagos elemzéshez. A szuper sikeres utólagos elemzéshez el kell kerülnie ezeket a hibákat 👇
Ne halogassa a megbeszélést!
A projekt utólagos elemzésében a megfelelő időzítés a legfontosabb. Ha nem szervezi meg a megbeszélést a projekt befejezése után azonnal, a résztvevők elfelejthetik a részleteket, elveszíthetik érdeklődésüket, vagy más projekttel lesznek elfoglalva.
✅ Megoldás: Vegye fel a projekttervbe a posztmortem megbeszélést. Adjon a csapatának egy rövid szünetet a határidő lejárta után, de ne hagyja, hogy hetek teljenek el. Tartsa meg a megbeszélést néhány nappal a projekt befejezése után, amíg az élmény még friss a résztvevők emlékezetében.
Külső érdekelt felek kihagyása
Ha nem veszi figyelembe a külső érdekelt felek, például az ügyfelek, a beszállítók és a felhasználók visszajelzéseit, akkor nem kap teljes képet a projekt sikereiről és kudarcairól. Például fontos tudni, hogy egy alkalmazás megfelel-e a felhasználói követelményeknek a szoftver leszállítása után.
✅ Megoldás: Végezzen 360 fokos utólagos elemzést, bevonva a külső érdekelt feleket is. Ezáltal átfogóbb képet kaphat a projekt pozitív és negatív oldalairól.
💡Profi tipp: A ClickUp visszajelzési cselekvési terv sablonja segíthet összegyűjteni az ügyfelek visszajelzéseit, prioritásba rendezni a fejlesztendő területeket, cselekvési tervet készíteni és a visszajelzések alapján azonnal cselekedni.
Nincs egyértelmű napirend a megbeszéléshez
Világos napirend nélkül a posztmortemek könnyen eltérhetnek a tervtől. Ráadásul, ha a résztvevők nem tudják, mire számíthatnak, akkor nem lesz kedvük részt venni a megbeszélésen.
✅ Megoldás: Állítson össze és ossza meg a megbeszélés napirendjét, hogy a megbeszélés fókusza egyértelmű legyen. Sorolja fel a megbeszélés témáit, hogy elkerülje a témától való eltérést, és állapítson meg alapszabályokat a negatív beszélgetések és a hibáztatások elkerülése érdekében.
A megbeszélések előkészítésének elkerülése
Ha nem készül fel megfelelő dokumentumokkal a megbeszélésre, akkor az nagy valószínűséggel kudarcba fullad. A résztvevők nem lesznek tisztában a projekt részleteivel, ami több konfliktushoz vezet, mint megoldáshoz.
✅ Megoldás: Készítse elő a megfelelő dokumentumokat a megbeszélés előtt – a posztmortem napirendjét, kérdőívet és egyéb kiegészítő dokumentumokat, mint például a projekt költségvetését, ütemtervét, erőforrás-tervét és az ügyfelek visszajelzéseit. Ezek előkészítése eredményesebbé teszi a megbeszélést.
Biztosítsa a jövőbeli sikereket a projekt utólagos elemzésekkel
Az utólagos elemzések olyan projektösszefoglalók, amelyek segítenek a folyamatok újragondolásában, figyelembe véve a projekt érdekelt feleinek visszajelzéseit. Az eredmény? Hatékonyabb megközelítés a jövőbeli projektekhez.
A kulcs a megfelelő szoftver, amely segít a sikeres utólagos elemző megbeszélés lebonyolításában.
A ClickUp projektmenedzsment megoldása számos funkcióval segíti Önt a posztmortem sikeres megszervezésében. Használhatja a Form View funkciót felmérések elvégzéséhez, a Dashboards funkciót jelentések készítéséhez, a Docs funkciót a megállapítások dokumentálásához, a beépített Chat funkciót a világos kommunikációhoz, valamint rengeteg sablont a KPI-k és visszajelzések, valamint a megbeszélések minden aspektusának nyomon követéséhez és kezeléséhez.
Akkor mire vár még? Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-ra, és fedezze fel a további funkciókat! 🏃➡️