„Mélyen sajnáljuk” – ez volt minden, amit a CrowdStrike mondhatott, miután egy hibás szoftverfrissítés világszerte több millió felhasználó számára a híres Blue Screen of Death (BSD) hibát okozta. A részvényárfolyam egy nap alatt 10%-os esése mellett a CrowdStrike-nak nem kevesebb, mint a dühös ügyfelek és az amerikai kongresszus előtt kellett felelnie.
Bár ez szélsőséges esetnek tűnhet, a véletlen hibák meglehetősen gyakoriak az üzleti életben. Ha több csapat dolgozik különböző földrajzi területeken komplex problémákon, számtalan dolog mehet tönkre.
Az ilyen katasztrófák megelőzésének egyik leggyakoribb – és leghatékonyabb – módja a belső audit. Erős folyamatokkal és GRC (Governance, Risk, and Compliance) szoftverrel a szervezetek proaktívan azonosíthatják a potenciális problémákat, és előre kezelhetik azokat.
Ebben a blogbejegyzésben bemutatjuk, hogyan hozhat létre auditstratégiát, és hogyan valósíthatja meg azt egy hatékony belső audit ellenőrzőlista segítségével.
Mi az audit?
Az audit egy folyamat, amelynek során a folyamatokat szisztematikusan vizsgálják és értékelik. Ezek a folyamatok lehetnek pénzügyi, működési vagy megfeleléssel kapcsolatosak.
Például a belső ellenőrök rendszeresen megvizsgálják vállalkozásuk bankszámlakivonatait, hogy felmérjék, vannak-e hibák vagy csalárd tranzakciók.
Egy szolgáltató szervezet, például egy étterem vagy egy wellnessközpont, auditokat végezhet arra vonatkozóan, hogy a személyzet hogyan teljesíti a feladatokat. A technológiai cégek gyakran használják a dogfoodingot belső auditok elvégzésére is.
Miért van szükség belső auditra?
Egyszerűen fogalmazva: a belső audit célja, hogy a munkák külvilág számára történő publikálása előtt felismerje a problémákat. Ez biztosítja a következőket:
- Pontosság: Az auditok további lehetőséget nyújtanak a csapatoknak annak biztosítására, hogy a munka pontos, teljes és hibamentes legyen.
- Kockázatkezelés: A belső audit azonosítja a potenciális kockázatokat, amelyek előre csökkenthetők a veszteségek és büntetések elkerülése érdekében.
- Minőség: Az auditok segítenek a kimenet minőségének biztosításában is, ellenőrizve, hogy azok megfelelnek-e a követelményeknek és az iparági szabványoknak.
- Teljesítmény: A belső auditok néha a teljesítményt értékelik, hogy szimulálják a valós helyzetet.
- Megfelelés: A leggyakoribb ok, hogy a belső auditok segítenek betartani a vonatkozó törvényeket, előírásokat és szabványokat.
- Érdekelt felek biztosítása: Azokban a vállalkozásokban, ahol befektetők vagy részvényesek vannak, a belső auditok bizalmat építenek a szervezet működésében és jelentésében.
Milyen típusú auditok léteznek?
Vállalkozásának jellegétől, céljaitól, igényeitől és érdekelt feleitől függően számos különböző auditot végezhet. Ezek többsége a következő három kategóriába sorolható.
Belső audit
A belső auditot a szervezet saját igényei alapján végzi. Az auditorok a szervezet aktív alkalmazottai vagy a feladatot végrehajtó osztály szakértői.
Például a tehetségmenedzsment csapat minden évben belső ellenőrzést végezhet az egyes alkalmazottak javadalmazási struktúrájáról. Ez arra szolgálna, hogy azonosítsák az esetleges tudattalan elfogultságokat vagy egyenlőtlenségeket.
Külső audit
A külső audit során független szakértőket vonnak be a szervezet folyamatainak vagy eredményeinek értékelésébe. A belső auditcsapat mellett a külső auditorok szélesebb körű ismeretekkel és tapasztalatokkal rendelkeznek. Ez hitelességet kölcsönöz a szervezetnek és bizalmat épít.
Az iparági testületek és szabványosítási szervezetek rendszeresen végeznek külső auditokat a vállalatoknál. Az ISO tanúsítványok a legkeresettebbek az iparágakban.
Egyéb példák: a Forest Stewardship Council a fenntartható erdőgazdálkodásért, a LEED az épülettervezésért és -kezelésért, valamint a Leaping Bunny az állatkísérletektől 100%-ban mentes termékekért.
Megfelelőségi audit
A megfelelőségi auditok azt értékelik, hogy egy szervezet betartja-e a meghatározott törvényeket, szabályozásokat vagy belső irányelveket. Ezek az auditok kizárólag az iparági szabványoknak, szerződéses kötelezettségeknek vagy kormányzati szabályozásoknak való megfelelésre koncentrálnak, hogy elkerüljék a szankciókat és fenntartsák az etikus gyakorlatokat.
A technológiai területen a GDPR vagy HIPAA előírásoknak való megfelelés rendszeres ellenőrzése bevett gyakorlat. Minden iparágnak megvannak a saját előírásai, amelyeknek a szervezeteknek rendszeres ellenőrzéseket kell végezniük.
Akár belsőleg végzi, akár külső segítséget vesz igénybe, az auditok elengedhetetlenek, ha vállalkozást vezet. Ez biztosítja minden érdekelt fél – ügyfelek, befektetők, részvényesek, alkalmazottak, beszállítók, partnerek stb. – számára, hogy a szervezet megfelel az általuk támasztott szabványoknak.
Ehhez átfogó és célorientált audit stratégiára van szükség. Íme, hogyan hozhatja létre azt.
Felkészülés az auditra
Mielőtt bármilyen auditot elkezdene, alaposan készüljön fel. Ezzel szilárd alapot teremt az auditálási folyamat számára.
1. Határozza meg az audit céljait
Határozza meg egyértelműen az audit célját. Kövesse nyomon a probléma történetét, és közben ismerje meg a kontextust.
Például egy műszaki vezető DevOps-auditot kérhet, mert az elmúlt hat hónapban magas volt a termelési visszavonások száma. Ebben az esetben ne állítsa be a célt „DevOps-audit elvégzése” formában. Ehelyett a „termelési visszavonások okainak azonosítása” legyen a célja.
2. Határozza meg az audit hatókörét
Ez a szakasz határozza meg, hogyan fogja végrehajtani az auditot. Ehhez jó módszer a 4W-k alkalmazása.
- Ki: Az auditért felelős és azt végrehajtó személyek és osztályok
- Mi: Az ellenőrzés alá vont folyamatok vagy rendszerek
- Mikor: Az ellenőrzés befejezésének határideje
- Hol: Az audit elvégzésének fizikai helyszíne, ha van ilyen.
Például egy DevOps-audit során a hatály a következőképpen nézhet ki.
Ki: A műszaki vezető felelős az audit felügyeletéért. Az auditot két fejlesztő, két minőségbiztosítási elemző és három DevOps mérnökből álló csapat végzi.
Mi: A CI/CD folyamatot auditálják, beleértve az összes automatizált és manuális folyamatot. A SOC 2 megfelelőségi szoftver is benne van.
Mikor: Az auditot 2025. július 1-jétől kezdődő nyolc héten keresztül végzik el.
Hol: A folyamatellenőrzés a staging és a termelési környezetben kerül végrehajtásra.
3. Az ellenőrzési területek lebontása
Miután elkészült a munkaterület, bontsa kisebb, kezelhető alprojektekre, feladatokra és alfeladatokra. Csoportosítsa a kapcsolódó feladatokat, és rendszerezze őket.
4. Hozzon létre konkrét feladatokat és kérdéseket
Ez az a lépés, ahol ténylegesen elkészíti a belső audit ellenőrző listákat. Itt felsorolja az audit minden területére vonatkozóan az összes megvalósítható és mérhető feladatot.
Például egy DevOps audit ellenőrzőlista tartalmazhat olyan kérdéseket, mint:
- A kód hibamentes a termelésbe való bevezetés előtt?
- Az ismert hibák hány százaléka kerül a termelésbe?
- Van-e kódfelülvizsgálat a vezető fejlesztő részéről a termelés előtt?
- Végzik-e az IT-megfelelőségi ellenőrzést a termelés megkezdése előtt?
- Kinek van hozzáférése a gyártás elindításához?
A belső audit ellenőrzőlista elkészítésekor vegye figyelembe az alábbi szempontokat:
Tartsa egyszerűnek: Használjon világos és tömör nyelvet, kerülje a felesleges bonyolultságot. Összpontosítson olyan végrehajtható feladatokra, amelyeket mindenki könnyen megérthet és követhet.
Legyen releváns: Igazítsa ellenőrzőlistáját az audit céljaihoz, hatóköréhez és az alkalmazandó szabványokhoz. Csak azokat a tételeket vegye fel, amelyek közvetlenül az ellenőrzött területeket érintik.
Például, ha GDPR-megfelelési ellenőrzőlistát készít, kerülje el, hogy ugyanazon auditba más jogi követelményeket is felvegyen.
Tartsa fenn a következetességet: használjon szabványosított formátumokat, terminológiát és értékelési kritériumokat minden feladatnál.
5. Készítse elő a szükséges dokumentációt
Határozza meg azokat a konkrét nyilvántartásokat, jelentéseket vagy adatokat, amelyek igazolják az egyes ellenőrzőlista tételek megfelelését vagy működési hatékonyságát. Például egy pénzügyi audit során szükség lehet mérlegekre, számlákra és adóbevallásokra.
A DevOps audithoz szükség lehet szabványos működési eljárásokra (SOP-k), szerepkörök és felelősségek mátrixára, termelési kiadási folyamatokra stb.
6. Véglegesítés és szabványosítás
Végezzen kis léptékű meta-auditot, hogy ellenőrizze, nincs-e redundancia, hiányosság vagy nem egyértelmű elem az audit ellenőrzőlistájában. Az eredményeket felhasználva finomítsa az ellenőrzőlistát, és javítsa annak használhatóságát és hatékonyságát.
A világosság kedvéért formázza úgy, hogy legyenek rendezett szakaszok és hely a jegyzetek vagy megállapítások számára. A jövőbeli auditokhoz szabványosítsa, hogy biztosítsa a következetességet és a könnyű használatot a szervezet egészében.
Példa belső ellenőrzési ellenőrzőlistára
A felkészülés befejezése után rendelkezésére áll egy belső audit ellenőrzőlista, amely nagyjából az alábbiakhoz hasonló lesz.
Az audit céljai és hatálya
Ez egy rövid szakasz, amely felvázolja az audit folyamat céljait és célkitűzéseit. Tartalmazza a RACI mátrixot és az eskalációs folyamatokat is.
Audit ellenőrzőlista
Ez magában foglalja az audit folyamat részeként elvégzendő összes munkát. Néhány gyakran használt elem:
Felkészülés
- Gyűjtse össze az összes releváns információt és hozzáférést
- Tervezze meg a naponta elvégzendő munkákat
- Szerezze be a szükséges jóváhagyásokat a legfontosabb érdekelt felektől.
Az audit végrehajtása
- Mérje meg az egyes folyamatok hatékonyságát
- A szűk keresztmetszetek azonosítása
- Tekintse át a legfontosabb teljesítménymutatókat és a hozzájuk tartozó mérőszámokat.
- Értékelje a szabályzat betartását
- Futtassa a Sarbanes-Oxley törvény SOX megfelelőségi ellenőrzőlistáját
Követő intézkedések
- Dokumentálja a megállapításokat
- Adjon ajánlásokat a korrekciós és megelőző intézkedésekre vonatkozóan.
- Rendeljen felelősségeket és határidőket a problémák megoldásához.
- Frissítse a megfelelőségi ellenőrzőlistát
- Tervezzen nyomonkövetési auditokat a haladás figyelemmel kísérésére.
Audit eredmények
A belső audit tipikus eredménye egy jelentés, amelyet a megfelelő érdekelt feleknek küldenek, és amelyben leírják a megállapításokat és ajánlásokat.
Például, ha a DevOps audit feltárta, hogy a visszavonások oka a hibás vagy hibás kódok termelésbe küldése, akkor az audit jelentés ezt megemlíti. Ezenkívül javasolhat egy hivatalos kódfelülvizsgálati folyamatot is, hogy a jövőben elkerülhetőek legyenek a visszavonások.
Minden terv kész és minden készen áll; nézzük meg, hogyan végezheti el helyesen az auditot.
Audit végzése: lépésről lépésre
Ismételjük meg: az audit előkészítése vitathatatlanul a folyamat legkritikusabb lépése. Ez határozza meg, hogy mit, hogyan, mikor és hol ellenőriz. Tehát mielőtt elkezdené az értékelést, végezze el az audit előtti tevékenységeket és tervezést.
Készítsen átfogó ellenőrzési ellenőrzőlistát, majd kezdje meg az ellenőrzéseket.
1. Adatok gyűjtése
Gyűjtse össze az összes jelenleg rendelkezésre álló adatot. Ha például DevOps-auditot végez, az adatok a következőket tartalmazhatják:
- A korábbi gyártási folyamatokból és visszavonásokból származó meglévő jelentések
- Automatizált auditnaplók
- Meglévő visszatekintések arról, hogy miért történt ez
- Építészeti tervek és egyéb folyamatábrák
- A folyamatra vonatkozó visszajelzések a csapatvezetők és a tagok részéről
Bizonyos esetekben érdemes megnézni a GRC szoftver adatait is.
2. Végezze el az ellenőrzéseket
Ez egyszerűnek tűnhet, de bizony nem könnyű feladat. Az auditbizottság feladata minden folyamat minden egyes lépésének értékelése. Legyen óvatos és alapos!
- Vizsgálja meg az összes adatot aprólékos részletességgel!
- Ellenőrizze az audit hatókörébe tartozó összes folyamatot a belső audit ellenőrzőlista segítségével.
- Ha valami nem stimmel, tegyen fel megfelelő kérdéseket az illetékes csapattagnak.
- Minden lépésnél egyértelműen jegyezze fel megfigyeléseit.
3. Gyűjtse össze az audit bizonyítékait
Az audit és a véletlenszerű vélemény közötti különbség a bizonyítékokban rejlik. Egy alapos belső audit konkrét bizonyítékokat szolgáltat a hatékonysági hiányosságokról, rendellenességekről, hibákról, csalásokról vagy egyéb eltérésekről a folyamatban. Összpontosítson a megfelelő, releváns és megbízható bizonyítékok gyűjtésére, hogy szilárd alapot teremtsen következtetéseihez.
4. Az ellenőrzési bizonyítékok elemzése
Gondosan elemezze a bizonyítékokat, hogy megértse, mi történik és miért. Használjon adatelemzést, benchmarkingot és kockázatértékelési technikákat a minták, rendellenességek vagy problémás területek azonosításához.
5. Jelentse az audit eredményeit
Most pedig foglalja össze az ellenőrzés eredményeit egy dokumentumban. Ez a következőket tartalmazza:
- Célok: Rövid bevezető arról, mit szeretne elérni.
- Eredmények: Az audit alapján tett megfigyelések és következtetések
- Ajánlások: Javasolt fejlesztések a megfigyelt hatékonysági hiányosságok vagy a nem megfelelőségek esetén.
- Következő lépések: A következő auditra vonatkozó jövőbeli tervek vagy szükséges változtatások
Bár az auditok minden szervezetnél megszokottak, számos dolog rosszul sülhet el. Íme néhány bevált gyakorlat, amellyel elkerülhető ez.
Az ellenőrzési ellenőrzőlista használatának bevált gyakorlata
Az ellenőrzési ellenőrzőlista az Ön kincses térképe. Megmutatja az ellenőrzési feladat elvégzéséhez szükséges utat. A világos, releváns, használható kincses térkép elengedhetetlen a sikerhez. Vegye figyelembe ezeket a tippeket, amikor elkészíti a sajátját.
Ellenőrizze az ellenőrzési ellenőrzőlistáját: Igen, jól olvasta. Annak érdekében, hogy az ellenőrzőlista releváns és hatékony maradjon, rendszeresen vizsgálja felül. Frissítse, hogy tükrözze a szervezeti folyamatokat, a felelős érdekelt feleket, a rendszer változásait stb.
Nézzen kívülről befelé: Ne zárkózzon el a külvilágtól, amikor belső audit ellenőrzőlistáját készíti. Rendszeresen vegye figyelembe az iparági szabványokat és a szabályozási fejleményeket. Ez segít abban, hogy az audit ellenőrzőlista mindig a kor és a helyszínnek megfelelő legyen.
Visszajelzések beszerzése: Az auditoroknak távolságtartást és tekintélyt kell fenntartaniuk ahhoz, hogy komolyan vegyék őket. Ez azonban nem akadályozhatja meg abban, hogy érdemi visszajelzéseket gyűjtsön a belső érdekelt felektől, akik közül sokan részt vehetnek az Ön által auditált folyamatban. Hozzon létre egy dokumentum-felülvizsgálati folyamatot a visszajelzések gyűjtésére.
Alkalmazza a szabványosított ellenőrző listákat: Az iparági testületek és tanúsító szervezetek biztosan már rendelkeznek megbízható ellenőrző listákkal. Keresse meg a Creative Commons licenc alatt elérhető listákat, és alkalmazza azokat a saját folyamataihoz.
Tartsa digitális formában: Használjon digitális ellenőrzőlistát a hozzáférhetőség és a hatékonyság maximalizálása érdekében. Akár olyan megfelelőségi menedzsment eszközök is hasznosak lehetnek, amelyek valós idejű riasztásokat, automatizálást és együttműködési funkciókat nyújtanak. Nézzük meg, hogyan működne ez.
Eszközök és források az ellenőrzési ellenőrzőlisták elkészítéséhez
Az auditok hosszú folyamatok, amelyek sok időt és energiát igényelnek. Egy robusztus projektmenedzsment eszköz, mint a ClickUp, megkönnyítheti a munkáját. Íme, hogyan.
Szerkezetes tervezés sablonokkal
Ne érezze úgy, hogy üres lapról kell kezdenie az ellenőrzési sablon elkészítését. Bármelyik nyilvánosan elérhető ellenőrzőlistát igazíthatja az Ön igényeihez.
A munkájának strukturálására használhatja a teljesen testreszabható, kezdőknek is könnyen kezelhető ClickUp audit terv sablont is. Ezzel a dokumentum sablonnal könnyedén azonosíthatja a megfelelőségi követelmények legfontosabb területeit, összegyűjtheti az adatokat, rendszerezheti az ismereteket, valamint megtervezheti és végrehajthatja az auditot.
Hatékony és újrafelhasználható ellenőrző listák
Egy jó ellenőrzőlista az audit alapja. Készítsen tehát egy ellenőrzőlista-sablont, amelyet újra és újra felhasználhat. Ha nem tudja, hol kezdje, nézze meg a ClickUp belső audit ellenőrzőlista-sablonját. Ezt a kezdőknek is könnyen használható, azonnal felhasználható sablont a következőkre használhatja:
- Az ellenőrzési tételek azonosítása
- Hozzon létre újrafelhasználható ellenőrzőlistákat a megfelelő audit pontszámokkal, erőfeszítési szintekkel és egyéb egyéni mezőkkel.
- Másolja le és használja, amikor csak szükséges!
- Együttműködés az érdekelt felekkel és rugalmasság megőrzése
Feladatkezelés az ellenőrzésekhez
Mi más az audit, ha nem egy sor konkrét feladat? Kezelje hatékonyan az auditokat a ClickUp Tasks segítségével. Ossza fel az auditot feladatokra és alfeladatokra. Szükség esetén hozzon létre kisebb ellenőrző listákat a feladatokon belül. Dolgozzon együtt a releváns személyekkel úgy, hogy @megemlíti őket a megjegyzésekben. Szükség szerint feladatokkal is megbízhat másokat.
Audit automatizálás
Az auditok kis, ismétlődő feladatok gyűjteményei, amelyek közül sok hatékonyan automatizálható. A ClickUp Automations előre megtervezett sablonokat és triggereket tartalmaz, amelyek széles körű forgatókönyveket támogatnak.
- Több ellenőrző lista elemeit kell frissítenie? Automatizálja a folyamatot az egyik lista triggerjei alapján.
- Értesítenie kell egy érdekelt felet a súlyosan nem megfelelő tételekről? Automatizálja a címkézést és az @említéseket.
- Új feladatokat kell létrehoznia az audit pontszám alapján? Automatizálja a feladat létrehozását az állapotváltozás alapján.
Közös betekintés
Tartsa rendezett állapotban a megállapításait a ClickUp Docs segítségével. Ossza meg azokat biztonságosan másokkal, hogy megjegyzéseket és javaslatokat kapjon. Szükség esetén közvetlenül a dokumentumokból is létrehozhat feladatokat.
Bonyolultabb problémák esetén használjon mesterséges intelligenciát. A ClickUp Brain segít ötleteket generálni, jegyzeteket összefoglalni és azonnal friss információkat kapni az előrehaladásról. Válaszokat kaphat az auditprojekt kezelésével kapcsolatos kérdéseire is.
Ezzel az audit befejeződött, és a jelentés elkészült. Mi a következő lépés?
Audit utáni intézkedések és fejlesztések
Az audit nem a végső lépés. Valójában ez csak egy kritikus mérföldkő a folyamatos fejlesztési ciklusban. Ez azt jelenti, hogy az audit után még sok munkát kell elvégeznie.
Végrehajtja a korrekciós intézkedéseket: Végrehajtja az audit ajánlásait a nem megfelelőségek megoldása, az ellenőrzési hiányosságok megszüntetése és a hatékonysági problémák kijavítása érdekében.
Például, ha a DevOps audit ajánlása szerint egy alapvető felülvizsgálati lépést kell hozzáadni, akkor azt valósítsa meg a mérnöki projektmenedzsment részeként.
Feladatok kiosztása: Integrálja az audit ajánlásait a folyamatokba. Ossza ki a feladatokat, állapítsa meg a határidőket és kövesse nyomon az előrehaladást.
Megelőző intézkedések bevezetése: Miután megoldotta a problémát, vezessen be intézkedéseket annak megelőzésére, hogy az újra előforduljon.
Például automatizált kódellenőrzést vezethet be a DevOps folyamat részeként. Beállíthat egy jóváhagyási folyamatot is, amely biztosítja, hogy egy vezető fejlesztő engedélyezze a kódot a termelésbe való bevezetéshez.
Frissítse a szabályzatokat: Az audit ajánlásai alapján frissítse a belső ellenőrzéseket, szabályzatokat, SOP-kat, képzéseket stb. Hozzon létre egy folyamatot a jogi keret változásainak rendszeres figyelemmel kísérésére és az azokhoz való megfelelő alkalmazkodásra. Tegye ezt a szervezeti tudás részévé.
Kövesse nyomon az előrehaladást: Ne várjon a következő auditig, hogy megtudja, működött-e! Kövesse nyomon és mérje az előrehaladást minden lépésnél. Használja a ClickUp Dashboards alkalmazást a valós idejű nyomon követéshez és a teljesítményjelentésekhez.
Például létrehozhat widgeteket a ClickUp Dashboards-on a kódfelülvizsgálattal és visszavonásokkal kapcsolatos feladatokhoz. Használja ezt a két elem közötti összefüggés figyelemmel kísérésére, és annak biztosítására, hogy az audit ajánlásai hasznosak legyenek az alapvető problémák megoldásában.
Ne hagyjon ki egyetlen auditot sem a ClickUp segítségével
Lássuk be: hibák mindig előfordulnak, különösen, ha emberekről van szó. Bár ezeket nem lehet teljesen elkerülni, megfelelő folyamatokkal minimalizálni lehet őket.
A jó belső audit fenntartja a szervezeti folyamatok pontosságát, hatékonyságát, eredményességét és integritását. Emellett segít fenntartani a biztonsági, jogszabályi, szabályozási és minőségirányítási rendszerek szabványait. A gyakori belső és külső auditok kezelik a kockázatokat és csökkentik azok hatását.
Másrészt a gyakori auditok jelentős időt, erőforrásokat és költségvetést is igényelhetnek. Az auditok következetes végrehajtásának és a folyamatok folyamatos fejlesztésének egyetlen módja azok operacionalizálása.
A ClickUp projektmenedzsment eszköze erre a célra kiválóan alkalmas. Hatékony feladatkezelésével, egyszerűsített munkafolyamataival, valós idejű figyelemmel kísérésével és könnyű együttműködési lehetőségeivel a ClickUp nagyméretű auditkezelést támogat. Állítsa be egyedi auditjait a ClickUp-on. Próbálja ki a ClickUp-ot még ma ingyen!