Mindannyian részt vettünk már olyan értekezleteken, amelyek váratlanul jelentek meg, felborították a napunkat, és mindenki azt kérdezte magától, hogy mi is történt valójában.
A Microsoft 2022-es Work Trend Index éves jelentése szerint az átlagos Teams-felhasználó heti értekezletek ideje 2020-hoz képest megdöbbentő 252%-kal nőtt, és a heti értekezletek száma is 153%-kal emelkedett.
Bár az értekezletek gyakoriságának növekedése néha nyomasztónak tűnhet, a rendszeres egyeztetések fontosak a folyamatos kommunikáció fenntartása és a csapatok összehangolása szempontjából.
Az ismétlődő értekezletek hatékony módszerek ennek elérésére. Fedezze fel az ismétlődő értekezletek tervezésének és ütemezésének bevált gyakorlatait, hogy maximalizálja azok hatását.
Mik azok az ismétlődő értekezletek?
Az ismétlődő értekezletek előre ütemezett, hetente, havonta vagy negyedévente megrendezett értekezletek. Ezek a rendszeres időközök biztosítják a folyamatos kommunikációt, segítve a csapat tagjait abban, hogy ötleteiket, előrehaladásukat és problémáikat a megfelelő időben hatékonyan közöljék.
Az ismétlődő értekezletek egyik példája a stand-up értekezlet, amelyen minden résztvevő röviden beszámol a jelenlegi munkájáról. A sikeres stand-up értekezlet fontos információkat nyújt a csapatvezetőnek, és egyértelmű határidőket szab a projekt befejezésére.
🧠 Érdekes tény: Az átlagos stand-up értekezlet körülbelül 15 percig tart – ez elég rövid ahhoz, hogy mindenki koncentráljon, de elég hosszú ahhoz, hogy a csapat összehangolódjon. A stand-up értekezletek további lerövidítése azonban növelheti a csapat elkötelezettségét, mivel ösztönzi a tömör frissítéseket és a kevésbé releváns témák elkerülését.
Az ismétlődő értekezletek fontossága
Hatékony kezelés esetén az ismétlődő értekezletek növelhetik a termelékenységet és javíthatják a döntéshozatalt. A vállalatok profitálhatnak a rendszeres ellenőrzésekből, amelyek segítenek tisztázni a célokat és kezelni a folyamatos kihívásokat.
Így teheti meg:
Következetesség és felelősségvállalás
Az ismétlődő értekezletek biztosítják a folyamatos kommunikációt és a felelősségvállalást, függetlenül attól, hogy csapata az irodában vagy távolról dolgozik. Természetüknél fogva ezek az értekezletek megkövetelik a résztvevőktől, hogy felkészülten érkezzenek, megosszák a legfrissebb információkat és aktívan vegyenek részt a megbeszélésekben.
A haladás nyomon követése
A csapat tagjai könnyedén nyomon követhetik a hosszú távú projekteket és ütemterveket, hogy áttekintsék a folyamatban lévő munkákat, megbeszéljék a projekt előrehaladását és megoldják az esetleges problémákat. Az ismétlődő értekezletek strukturált jellege ritmust teremt, biztosítva, hogy minden résztvevő tudja, mikor és hol találkoznak. Ez különösen előnyös nagy csapatok vagy összetett projektek irányításakor.
Csapatépítés
Az ismétlődő értekezletek elősegítik a csapatszellem és a kölcsönös megértés kialakulását, ami elengedhetetlen a produktív és együttműködésen alapuló környezet megteremtéséhez. Lehetővé teszik a csapat tagjai számára, hogy közösen oldják meg a kihívásokat, segítséget kérjenek és ünnepeljék a mérföldköveket.
Bevált gyakorlatok a produktív ismétlődő értekezletekhez
Az ismétlődő értekezletek előnyösek, de nem megfelelő szervezés esetén problémákat is okozhatnak.
Például, ha előzetes értesítés nélkül lemond egy ismétlődő értekezletet, az emberek időt pazarolhatnak az értekezletre való várakozással.
Az ilyen helyzetek elkerülése érdekében javasoljuk, hogy alkalmazzák a produktív értekezletekhez kapcsolódó bevált gyakorlatokat:
Határozzon meg egyértelmű célokat
Minden ismétlődő értekezletnek, amelyet ütemez, világos célokkal kell rendelkeznie. Így a résztvevők tudják, hogyan készüljenek fel az értekezletre. A világos értekezleti célok hiánya termelékenységet csökkentő tényező lehet, és olyan időveszteséget jelent, amelyet jobb lenne hasznos feladatokra fordítani.
Ez segít a megbeszélések fókuszáltan tartásában is, biztosítva, hogy a résztvevők megértsék és a kívánt eredmények elérése érdekében dolgozzanak. Miután mindenki elmondta az ötleteit, eldöntheti, milyen irányt követve érheti el céljait.
Válassza ki a megfelelő gyakoriságot és időtartamot
👀 Tudta? A Microsoft 2023-as Work Trend Index éves jelentése szerint a hatékonytalan értekezletek a termelékenység legnagyobb gátjai, míg a túl sok értekezlet a harmadik helyen áll.
Ez rávilágít arra, miért fontos a megfelelő gyakoriság és időtartam kiválasztása az értekezletekhez – a megfelelő egyensúly megteremtése segít elkerülni a felesleges megszakításokat és fenntartani a termelékenységet.
Szeretne hetente kétszernél többször részt venni ismétlődő értekezleteken? A kivételes eseteket leszámítva, miről beszélgetne naponta anélkül, hogy valódi előrelépés történne?
A túl hosszú értekezletek elvesztik a résztvevők figyelmét, elterelik őket a céljukról és időpazarlásnak bizonyulnak. Ezért, ha hetente egyszer vagy kétszer tart ismétlődő értekezletet, az ideális időtartam 30–60 perc.
💡Profi tipp: Az értekezletek gyakoriságát a csapat igényeihez igazítsa – túl gyakoriak, és kiégés veszélye áll fenn; túl ritkák, és elveszíti az irányt.
Napirendek létrehozása és megosztása
A napirend tartalmazza a találkozó legfontosabb információit, így a résztvevők tudják, mire számíthatnak. Ha tudják, hogy miről fog szó lenni a találkozón, időt takaríthatnak meg, és rögtön belevághatnak a megbeszélésbe.
Mielőtt elárasztanák a kérdések, hogy milyen információkat vegyen fel a jövőbeli értekezletek napirendjébe, és hol ossza meg azokat, mi megadjuk Önnek a válaszokat!
Az ideális értekezlet napirendje tartalmazza az értekezlet időpontját, helyszínét és a megvitatandó témákat. Ezen információk szervezéséhez és strukturálásához használhatja a Clickup Agenda Template (Clickup napirend-sablon) alkalmazást, amely lehetővé teszi, hogy az összes fontos információt egy helyen ossza meg.
Az értekezlet részletei között szerepelhet a típus, a hatály, a dátum, az időpont és a helyszín (személyes értekezlet helyszíne vagy link a távoli értekezletekhez ). Ezzel a sablonnal a következőket teheti:
- Osszon ki konkrét szerepeket a résztvevőknek, például moderátor, jegyzetelő és résztvevő, így biztosítva a felelősségek egyértelműségét.
- Készítsen táblázatot, amelyben felvázolja a napirendet, a kapcsolódó teendőket és az egyes feladatokért felelős személyeket.
- Kövesse nyomon az egyes résztvevők előrehaladását, biztosítva, hogy időben teljesítsék céljaikat, és továbbra is felelősséggel tartozzanak a csoport felé.
- Adja hozzá a napirendjéhez a találkozó utáni részleteket, például a találkozó összefoglalóját (vagy a rögzített találkozó linkjét) és a következő találkozóval kapcsolatos információkat.
Az ütemterv megosztásához használhat nyilvános vagy korlátozott hozzáférésű linket, letöltheti PDF, HTML vagy markdown formátumban, és elküldheti e-mailben. A fájlt feltöltheti a Google Drive-ra is, és a fájl linkjét csatolhatja a mindenki naptárába bejegyzett megbeszélés meghívójához.
A ClickUp segítségével még könnyebb megosztani ezt a napirendet a belső csapat tagokkal – ez az alkalmazás mindenre kiterjedő munkaeszköz, amely központosítja a projektek, dokumentumok és tudás kezelését. Közvetlenül meghívhatja a kívánt csapat tagokat a dokumentumhoz, vagy megoszthatja azt a ClickUp munkaterületén vagy csapatterületén.
Ösztönözze a részvételt
Nincs értelme értekezletet szervezni, ha senki sem jelenik meg, igaz? A szerepe nem ér véget az értekezletek tervezésével és ütemezésével. Gondoskodnia kell arról, hogy ezek a csapatértekezletek szórakoztatóak, produktívak és vonzóak legyenek, hogy az értekezlet során ösztönözze a különböző nézőpontok megjelenését.
Miután ütemezte a találkozót, világosan vázolja fel és hangolja össze a követő lépéseket, hogy a találkozón elhangzottak konkrét eredményekké váljanak. Ha azonban utál jegyzetelni (mint mindannyian!), használhatja a ClickUp találkozó jegyzőkönyv sablonját strukturált találkozó jegyzetek készítéséhez.
💡Profi tipp: Készítsen napirendet mutatók, projekt ütemtervek vagy KPI-k segítségével, hogy a találkozók eredményorientáltak legyenek, és ne csak a helyzetről szóló frissítések sorozata.
A sablon könnyen használható formátuma, az előre elkészített oldalakkal az értekezletek összefoglalásához, biztosítja, hogy rögzítsd a legfontosabb eredményeket és tanulságokat. Ez egy együttműködési eszköz, amely kiválóan alkalmas mind kezdők, mind tapasztalt felhasználók számára, és teljes mértékben testreszabható.
Mi több? A ClickUp Brain segítségével automatikusan összefoglalhatja a megbeszéléseken elhangzottakat, és azokat végrehajtható feladatokká alakíthatja. Ezeket a feladatokat aztán a ClickUp-ban kioszthatja csapattagjainak, és automatikus emlékeztetőket küldhet nekik, hogy tájékozódjon a haladásukról.
Így a találkozó résztvevői azonnal a teendőikre koncentrálhatnak és elkötelezhetik magukat a határidők betartása mellett. Ez lehetővé teszi a csapatának, hogy a magas hozzáadott értékű tevékenységekre koncentráljon, ahelyett, hogy adminisztratív munkákba merülne.
A ClickUp Brain segítségével könnyedén létrehozhatja a találkozók napirendjét, ha megadja a legfontosabb részleteket, mint például a célokat, a résztvevőket és a témákat. Ez egyszerűsíti a tervezési folyamatot és biztosítja, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon a találkozó kezdete előtt.
De ahhoz, hogy mindez megvalósuljon, megfelelő eszközökre van szükség. Az olyan eszközök, mint a ClickUp, a Google Naptár, a Zoom és az AI-alapú asszisztensek segítenek az ismétlődő értekezletek ütemezésének, dokumentálásának és nyomon követésének kezelésében. A következő részben részletesebben beszélünk róluk!
A ClickUp átfogó feladatkezelési funkcióival, például az automatikus feladatfrissítésekkel biztosíthatja, hogy csapata a legfontosabb projektek ismétlődő mintáival lépést tartson, biztosítva ezzel a következetes kommunikációt és a haladás nyomon követését.
🧠Érdekes tény: A McKinsey jelentése szerint az AI bevezetésében élen járó vállalatok átlagosan 5-10%-os költségcsökkenést tapasztalnak . Ugyanakkor alkalmazottaik figyelmét értékesebb feladatokra irányítják, és ösztönzik az innovációt. Ez gyorsabb ciklusokat jelenthet a K+F tesztelés vagy a kódfejlesztés terén, vagy egyszerűen csak a csapatok nagyobb kreativitásának ösztönzését.
Olvassa el még: Hogyan kell lebonyolítani egy utólagos értékelő megbeszélést?
Hogyan ütemezzen ismétlődő értekezletet?
A világos célok kitűzése, a megfelelő értekezletek gyakoriságának kiválasztása és olyan eszközök kihasználása, mint a ClickUp Meetings, a Google Calendar és a Zoom, produktív, vonzó értekezletekhez vezethet, amelyek elősegítik a projekt előrehaladását és biztosítják a felelősségvállalást.
Ismétlődő értekezletek ütemezése különböző értekezlet-eszközökben
Ha olyan helyet keres, ahol központosíthatja naptárait, és nyomon követheti az összes értekezletet és feladatot, akkor a ClickUp a megfelelő eszköz az Ön számára. Integrálható a meglévő naptáralkalmazásokkal, és valós időben szinkronizálható velük.
Ha találkozót ütemezett a Google Naptár eseményeiben, a Zoomban vagy az Apple Naptárban, akkor ezeket mind megtekintheti a ClickUp Naptár nézetben. Emellett létrehozhat kisebb, a találkozó előtti és utáni feladatokat, és beállíthat emlékeztetőket azok elvégzésére, hogy biztosítsa a találkozó magas termelékenységét.
Ha több feladat és értekezlet is be van ütemezve ugyanarra a napra, akkor azokat a megfelelő helyre húzhatja, és módosíthatja a prioritásukat, hogy a fontos feladatok és értekezletek legyenek az elsők. Ezenkívül a napi, heti és havi nézetek segítségével vizualizálhatja munkáját, és nyomon követheti az adott időszakban elért eredményeket.
A ClickUp szinkronizálása naptáralkalmazásokkal
Íme a ClickUp és más naptáralkalmazások szinkronizálásának lépései:
- Nyissa meg a ClickUp alkalmazást. A jobb felső sarokban található profil ikon mellett található ikonra kattintva nyissa meg a gyors műveletek menüt.
- Ugrás az App Centerbe
- Válassza ki az összes alkalmazást, amelyet integrálni szeretne a ClickUp-ba.
- Az új ablakban kattintson a „Csatlakozás” gombra, és a Google Naptárhoz társított Google-fiókjának bejelentkezési oldalára kerül.
- Fogadja el a szükséges feltételeket, és állítsa be a jogosultságokat. Ha elkészült, kattintson az Engedélyezés gombra, és máris készen áll.
A ClickUp-ban minden esemény ClickUp-feladatként kerül azonosításra. Miután integrálta a naptárát, a ClickUp találkozó sablonját használhatja a találkozók (feladatok) szervezéséhez.
Ez a sablon az összes ütemezett feladatot és azok részleteit mutatja, beleértve a témát, a becsült időt, a határidőt és a prioritást.
Ismétlődő feladat (találkozó) létrehozása a ClickUp-ban
Most, hogy integrálta a ClickUp-ot a többi naptárával, nézzük meg, hogyan lehet találkozót ütemezni a ClickUp-ban:
- Nyissa meg a ClickUp alkalmazást, és lépjen a Naptár nézetre, vagy használja a Feladat nézetet új esemény létrehozásához.
- Kattintson a Feladat hozzáadása gombra a jobb felső sarokban, hogy megkezdje az értekezlet ütemezését.
- Adjon meg egy értekezlet címet, határidőt, prioritást és egyéb részleteket.
- Ahhoz, hogy a feladat ismétlődővé váljon, lépjen a bal oldali panelen az „értekezletek” menüpontra, és keresse meg azt az értekezletet, amelyet ismétlődővé szeretne tenni. A határidő oszlop alatt kattintson a naptár ikonra, majd a bal alsó sarokban kattintson az „Ismétlődő beállítás” gombra.
- Rendelje ezt a feladatot a megfelelő csapat tagokhoz. Emlékeztető beállításához keresse meg a feladatot a naptárban, kattintson a jobb gombbal a feladatra, majd kattintson az Emlékeztessen gombra.
- Mentse el és tekintse meg az értekezletet a feladatok, projektek és határidők mellett a központi naptárában.
Ha minden egy helyen található, sokkal könnyebb kezelni egy nagy csapatot. Ha egy feladat lassan halad, módosíthatja a prioritását, vagy emlékeztetőket állíthat be a gyors befejezés érdekében. Bármelyik feladathoz (értekezlethez) hozzáadhat időkövetőt, és nyomon követheti az egyes értekezleteken eltöltött időt.
Ismétlődő értekezletek ütemezése a Google Naptárban
Ki ne hallott volna a Google Naptárról? Ingyenes és könnyen használható.
Nézzük meg, hogyan ütemezhet ismétlődő találkozót a Google Naptárban:
- Nyissa meg a Google Naptárat, kattintson a bal felső sarokban található „Létrehozás” gombra, majd válassza az „Esemény” lehetőséget a legördülő menüből.
- Adja meg az értekezlet részleteit, például a címét, dátumát és időpontját.
- A „Nem ismétlődik” legördülő menüben válassza ki az ismétlődési mintát – ez lehet napi, heti, havi, vagy testreszabható az Ön által preferált gyakoriságnak megfelelően.
- Küldjön megbeszélés-meghívót a résztvevőknek az e-mail címeik megadásával.
- Állítsa be a szükséges emlékeztetőket vagy értesítéseket, majd kattintson a Mentés gombra.
- A naptári esemény létrehozásra kerül, és hozzáadódik az összes meghívott résztvevő Google Naptárához.
Ismétlődő csapatértekezletek ütemezése a Zoomban
Kövesse az alábbi lépéseket, hogy ismétlődő értekezletet ütemezzen a Zoomban:
- Jelentkezzen be Zoom-fiókjába
- Kattintson a műszerfalon az „Ülés ütemezése” opcióra.
- Írja be az értekezlet címét, leírását és időpontját
- Jelölje be az Ismétlődő értekezlet jelölőnégyzetet.
- Válassza ki az ismétlődés beállításait, beleértve a gyakoriságot, a befejezés dátumát és az értekezletek ismétlődésének gyakoriságát (naponta, hetente stb.). Ha elkészült, kattintson a Mentés gombra.
- Másolja a létrehozott értekezlet linkjét, vagy küldjön értekezlet meghívót közvetlenül a résztvevőknek.
A ClickUp integrációja a Google Naptárral és a Zoommal lehetővé teszi a megbeszélések ütemezését és kezelését, miközben biztosítja, hogy a találkozó részletei egy helyen legyenek tárolva. Emellett emlékeztetőket is beállíthat, hogy a találkozó előtt értesítse a résztvevőket, ösztönözve őket a nagyobb részvételre.
A ClickUp Zoom integráció fantasztikus módja a termelékenység növelésének, mivel összekapcsolja a feladatkezelést a videokonferenciákkal.
Íme, mit tehet Önért:
- Könnyű értekezletek ütemezése: Ismétlődő Zoom-értekezleteket közvetlenül a ClickUp Tasks alkalmazásból ütemezhet, így gyorsan és egyszerűen intézheti a dolgait.
- Legyen naprakész: kapjon értesítéseket a feladataival kapcsolatos új Zoom-találkozókról, hogy csapata mindig naprakész legyen.
- Azonnali értekezletek indítása: Indítson Zoom értekezleteket közvetlenül a ClickUp Tasks vagy a Chat alkalmazásból egyszerű parancsokkal.
- Felvételek elérés: Ha rögzíti az értekezletet, a ClickUp linkkel ellátja a felvételeket és a leiratokat, így a fontos információk könnyen megtalálhatók.
Ez az integráció segít egyszerűsíteni a munkafolyamatokat azáltal, hogy ötvözi a projektmenedzsmentet a kommunikációs eszközökkel, így minden hatékonyabbá válik!
Maradjon szervezett és naprakész a ClickUp segítségével
Senki sem állíthatja, hogy minden tételt emlékszik a heti teendőlistájáról (és ha mégis, akkor hazudik!). Az ismétlődő értekezletek segítenek emlékezni és könnyen nyomon követni a dolgokat azáltal, hogy fenntartják a folyamatos kommunikációt, nyomon követik a projekt előrehaladását és elősegítik a csapatok közötti együttműködést. A produktív értekezletek hatékony eszközök a csapatok összetartásának fenntartásához, különösen a mai hibrid és távoli munkakörnyezetekben.
A ClickUp megkönnyíti az ismétlődő értekezletek ütemezését, az összes értekezlet részleteit egy helyen tárolja, és lehetővé teszi a teendők és az előrehaladás egyszerű nyomon követését. A mindennap használt értekezlet-eszközökkel való hatékony integrációja miatt ez a tökéletes választás, ha feladatait és beszélgetéseit egy platformon szeretné összefogni.