A hónap vége van, és Ön egy hegynyi készletadatra bámul, amelyet rendszerezni, nyomon követni és jelenteni kell. A Microsoft Excel táblázata megnyitva van, a cellák kitöltésre várnak.
Hogyan egyszerűsítheti ezt a folyamatot néhány kattintással?
Ebben az útmutatóban megmutatjuk, hogyan kezelheti a készleteket az Excelben. Megbeszéljük azt is, hogy az Excel készletnyilvántartási táblázata hogyan viszonyul a speciális készletkezelő szoftverekhez, hogy eldönthesse, melyik eszköz felel meg leginkább az Ön igényeinek.
⏰ 60 másodperces összefoglaló
A megfelelő eszközökkel a készletkezelés jelentősen egyszerűsíthető.
- Az Excel egy költséghatékony megoldás kisvállalkozások számára a készlet nyomon követésére és kezelésére.
- A legfontosabb funkciók között szerepelnek a testreszabható sablonok, az automatizált számítások és a trendek felismerésére szolgáló, mesterséges intelligencián alapuló elemzés.
- A pontos nyilvántartás vezetése az Excelben rendszeres ellenőrzéseket igényel a hibák és eltérések elkerülése érdekében.
- Az Excel készletkezelésében gyakori buktatók közé tartozik az inkonzisztens adatbevitel és a kézi hibák.
- A speciális készletkezelő szoftverek valós idejű nyomon követést, automatizálást és jobb adatintegritást kínálnak.
- A ClickUp automatizálási, testreszabható irányítópultjai és jelentéskészítő eszközei ideális megoldást kínálnak a készletkezelés méretezéséhez, ahogy vállalkozása növekszik.
Az Excel táblázatok megértése a készletek kezeléséhez
Akár kisvállalkozást vezet, akár egy hatalmas üzemet felügyel, tudnia kell, hogy mi van raktáron és mi fog elfogyni.
⭐ Kiemelt sablon
Az üzleti készletek kezelése Excelben egyre nehezebbé válik? Könnyítse meg és egyszerűsítse a ClickUp ingyenes készletkezelési sablonjával.
A hatékony készletkezelés elengedhetetlen minden vállalkozás értéklánc-elemzésében. Világszerte sok vállalkozás a lehető legegyszerűbb módon, Excel táblázatok segítségével kezdi meg a készletnyilvántartást.
Miért érdemes az Excel programot használni a készletkezeléshez?
A készletek azok az áruk és anyagok, amelyeket egy vállalkozás viszonteladásra vagy gyártásra tart. Ezek a vállalkozás tulajdonában lévő áruk, amelyek csak arra várnak, hogy eladják őket, vagy valami csodálatosat alkossanak belőlük.
Míg a nagyobb szervezeteknek speciális e-kereskedelmi készletkezelő szoftverekre lehet szükségük, a kisebb vállalkozások kihasználhatják az Excel egyszerűségét és rugalmasságát. Az Excel táblázatok sokoldalú eszközök, amelyek segítenek nyomon követni, kezelni és elemezni a készletértékét.
Íme egy rövid áttekintés az Excel azon funkcióiról, amelyek ideálisak a készletkezelési rendszerhez:
Készletlisták
Az Excel segítségével világos és hozzáférhető nyilvántartásokat vezethet, amelyek segítségével nyomon követheti a készletszinteket és a készletváltozásokat.
Tekintse ezt digitális irattárának. Szervezze meg a termékeket, mennyiségeket és részleteket strukturált módon. Viszonylag könnyen állítsa be manuálisan a mennyiségeket és a termékadatok. Használjon képleteket, legördülő listákat és feltételes formázást a munka felgyorsításához.
Automatizált számítások
Az Excel képleteinek segítségével kevesebb időt kell fordítania a számok ellenőrzésére, és több időt tud fordítani vállalkozása vezetésére. Nincs szüksége számológépre. Alkalmazzon egy függvényt (képletet), válassza ki a cellákat (értékeket), és nyomja meg az Enter billentyűt – ennyire egyszerű.
AI az elemzéshez
Az Excel „Adatok elemzése” funkciója felismeri a mintákat, előrejelzi a trendeket és az adatok alapján javaslatokat tesz. Mintha egy mini adatelemző dolgozna az Ön alkalmazásában!
Készlet sablonok
Az Excel strukturált és testreszabható opciókkal rendelkező, kész készletkezelési sablonokat kínál. Csak töltse ki az információkat, és máris készen áll.
Íme egy példa egy Excel készletkezelési sablonra.
Excel készletkezelési technikák
Bár az Excel nem egy kifejezetten készletkezelésre szolgáló megoldás, hatékony funkciókkal rendelkezik, amelyek segítenek a szervezettség és a hatékonyság megőrzésében. Lássuk lépésről lépésre, hogyan lehet készletkezelő táblázatot létrehozni az Excelben:
1. lépés: Hozzon létre egy Excel táblázatot a készletekhez
Nyissa meg az Excel programot, és kezdjen egy üres munkafüzettel. A munkafüzet egy vagy több táblázatot tartalmazó fájl. Egyszerűen indítsa el az Excel programot, kattintson a Fájl menüpontra, válassza az Új lehetőséget, majd az Üres munkafüzet lehetőséget.
Most már rendelkezik egy üres vászonnal, amelyen felépítheti készletnyilvántartóját.
2. lépés: Adja hozzá a szükséges termékkategóriákat oszlopokként
Állítson be világos, könnyen navigálható oszlopokat a készletéhez. Nevezze el az első oszlopot Terméknév vagy Tétel leírása néven. Ezután hozza létre a többi fontos oszlopot, mint például SKU (készletnyilvántartási egység), Készletszint és Újrarendelési pontok.
💡Profi tipp: Időt takaríthat meg az Excel beépített készletkezelési sablonjainak használatával.
Így néz ki egy tipikus Excel-készletnyilvántartás:
Tegye táblázatát a lehető leginformatívabbá és legfunkcionálisabbá, hogy gyorsan rendezhesse és szűrje adatait.
3. lépés: Az értékesítés során módosítsa a mennyiségeket
A pontos készletkezelés elengedhetetlen a hatékony kapacitástervezéshez. Pontosan meg kell határoznia azokat az erőforrásokat, például a készletet és a raktározást, amelyek szükségesek a jelenlegi és jövőbeli igény kielégítéséhez anélkül, hogy túlterhelné a működését.
Az értékesítés során tartsa naprakészen a készletek szintjét. Ezzel elkerülhető a készlethiány és a túlterhelt erőforrások.
A készlet frissítéséhez keresse meg az adott tételt a táblázatban, és módosítsa a mennyiséget a megfelelő oszlopban. Egyszerű Excel-képletekkel automatikusan kiszámíthatja az összegeket, és feltételes formázással kiemelheti a fogytán lévő tételeket, így könnyebben nyomon követheti a készletét és elkerülheti a készlethiányt.
💡Profi tipp: Ha fejlettebb beszerzési funkciókat keres, az SAP Ariba és a Coupa eszközök zökkenőmentes integrációt kínálnak az Excel programmal. Ezek a beszerzéskezelő szoftverek lehetővé teszik a beszerzési folyamatok, például a megrendelések nyomon követése és a tömeges frissítések kezelését.
4. lépés: Adatok áttekintése és ellenőrzése
A készletadatok rendszeres felülvizsgálata és ellenőrzése elengedhetetlen a pontosságuk biztosításához.
Rendszeresen szánjon időt arra, hogy összehasonlítsa a fizikai készletét az Excel táblázatban szereplő számokkal. Keresse meg az eltéréseket, az elavult információkat vagy a beérkező és kimenő készletekkel kapcsolatos hiányzó adatokat.
Az Oracle Transportation Management és a Zoho Inventory logisztikai szoftverek integrálása egyszerűsítheti ezt a folyamatot azáltal, hogy a készletadatokat valós idejű nyomon követéssel hangolja össze.
Ezek az ellenőrzések segítik az adatok pontosságának fenntartását, és betekintést nyújtanak a készletek alakulásába, például a készletszint ingadozásába vagy a szezonális keresletváltozásokba. Ezek a trendek előre jelezhetik a jövőbeli igényeket, ami végső soron javítja a működési hatékonyságot és csökkenti a költségeket.
A gyakori buktatók és hibák elkerülése
A kézi készletkezelés az Excelben hibalehetőségekkel jár. A leggyakoribb hibák közé tartozik az inkonzisztens adatbevitel, a termékek helytelen címkézése és a készletszintek frissítésének elmulasztása. Ezek a hibák azért fontosak, mert túlzott készletezéshez, készlethiányhoz és pontatlan pénzügyi jelentésekhez vezethetnek.
Emlékszik a hírhedt JP Morgan London Whale-incidensre? 2012-ben a JP Morgan Chase elképesztő, 6 milliárd dolláros veszteséget szenvedett el, mert egy alkalmazott helytelen adatokat másolt át egyik táblázatból a másikba anélkül, hogy módosította volna a képleteket. Az ilyen incidensek rávilágítanak a pontosság fontosságára a pénzügyi és készletkezelésben.
Ezeknek a buktatóknak az elkerülése érdekében kövesse az alábbi bevált gyakorlatokat:
- Állítson be egyértelmű irányelveket az adatbevitelhez, beleértve a névadási konvenciókat és a frissítéseket.
- Képezze ki az összes felhasználót az egységes adatbevitelre
- Rendszeresen tartson frissítő foglalkozásokat, hogy kezelni tudja a frissítések miatt felmerülő új hibákat.
- Készítsen vészhelyzeti tervet a véletlen hibák kezelésére. Ez magában foglalhatja a hiba azonnali azonosítását és a csapat értesítését, hogy a meghatározott időn belül orvosolják az eltéréseket.
Ezt követően végezzen alapos adatfelülvizsgálatot a készletszintek korrekciója érdekében, valamint ok-okozati elemzést a probléma megismétlődésének megelőzése érdekében.
Az Excel készletkezelési előnyei és hátrányai
A készletkezelés terén az Excel olyan, mint az a megbízható régi autó a garázsában. Lehet, hogy nem a legújabb modell, de elvégzi a feladatát – legalábbis legtöbbször.
Vessünk egy pillantást az Excel használatának néhány előnyére az összes készletkezelési folyamatában.
- Költséghatékonyság: Az Excel sokkal költséghatékonyabb, mint a legtöbb speciális készletkezelő szoftver.
- Készletláthatóság: Könnyű létrehozni egy Excel táblázatot, amely áttekintést ad arról, hogy mi van raktáron, mi fogy gyorsan, és mi áll ott a tavalyi ünnepi akció óta.
- Többcsatornás koordináció: Az Excel egy helyen kezelheti a készletét, így összehangolhatja a készletszinteket, függetlenül attól, hogy online, üzletben vagy mindkét csatornán értékesít.
Most nézzük meg néhány okot, amiért ez a megbízható, régi készletkezelési megoldás nem mindig az a hős, akit szeretnénk, hogy legyen.
- Automatizálás hiánya: Az Excel beépített automatizálási funkcióinak hiánya komoly gondot jelent a mai felhasználók számára.
- Hibalehetőség: Egyetlen rossz billentyűleütés, és a készletei gyorsabban kicsúszhatnak az irányítás alól, mint ahogy azt mondani tudná, hogy „visszavonás”.
Készletkezelő szoftver vs. Excel készletkezelés
A készletkezeléshez az Excel helyett speciális alternatívákat is választhat. Néhány, mint például a Google Sheets, elég jól ismert; mások inkább speciálisabbak, mint például az Oracle NetSuite.
A készletkezelő szoftver kifejezetten arra szolgál, hogy segítse a vállalkozásokat a készletszintek, megrendelések, értékesítések és szállítások nyomon követésében és kezelésében. Automatizálja a készletkezeléssel hagyományosan összefüggő számos manuális folyamatot, javítva ezzel a működési hatékonyságot.
A speciális készletkezelő szoftverek és az Excel készletkezelés közötti legfontosabb különbségeket az alábbi táblázat foglalja össze:
| Aspect | Készletkezelő szoftver | Excel készletkezelés |
| Felhasználóbarát | Kifejezetten készletkezelési feladatokra tervezve, gyakran intuitív felülettel. | Sok felhasználó számára ismerős, de a készletkezeléshez nem optimalizált |
| Automatizálás | Magas szintű automatizálás az adatbevitel, a frissítések és a jelentések terén | Nagymértékben támaszkodik a kézi bevitelre |
| Valós idejű hozzáférés az adatokhoz | Valós idejű nyomon követést és a készletek szintjének frissítését biztosítja. | Nincs valós idejű funkciója, így az adatok gyorsan elavulhatnak. |
| Skálázhatóság | Könnyen skálázható az üzleti növekedés és a nagyobb készletekhez | Korlátozott skálázhatóság; nagy adathalmazok esetén nem hatékony |
| Adatintegritás | Erősebb védelem az adatok sérülése és hibái ellen | A kézi adatbevitel miatt hajlamos az emberi hibákra |
| Együttműködés | Több felhasználót támogat ellenőrzött hozzáféréssel és a változások nyomon követésével. | Korlátozott együttműködési funkciók; több felhasználó egyidejű szerkesztése esetén hibalehetőségek |
| Integráció | Zökkenőmentesen integrálható más üzleti rendszerekkel (pl. ERP, e-kereskedelem) | Korlátozott integrációs lehetőségek; gyakran manuális adatátvitelre van szükség |
| Költség | Általában előfizetési vagy licencdíjakkal jár. | Olcsó vagy ingyenes |
| Jelentések és elemzések | Fejlett jelentéskészítő eszközök prediktív elemzésekhez és betekintéshez | Alapvető jelentéskészítési funkciók; hiányoznak a fejlett elemző eszközök |
| Testreszabás | Magasan testreszabható, hogy megfeleljen az egyedi üzleti igényeknek és munkafolyamatoknak | Korlátozott testreszabási lehetőségek; elsősorban előre elkészített sablonokra támaszkodik |
Mint látható, a speciális készletkezelő szoftverek jelentős funkcionális előnyökkel rendelkeznek az Excelhez képest. Ezért alkalmasabbak komplex készletkezelési igényű vállalkozások számára. Az egyetlen aggály azonban a költségük.
Mi lenne, ha a legjobbakat kaphatná mindkét világból? Robusztus funkcionalitás elfogadható áron?
A ClickUp választása a készletkezeléshez
A ClickUp egy testreszabható munkamenedzsment platform, amely kiváló táblázatkezelési funkciókat és még sok más szolgáltatást kínál.
A testreszabható irányítópultok, az automatizált feladatok és a valós idejű értesítések segítenek a készletek rendezettségének fenntartásában. Ezenkívül számos készletkezelési funkciót kínál, például a fontos dokumentumok, például az áruátvételi bizonylat (GRN) biztonságos tárolását a feladatokon belül.
Integrálható más, gyakran használt eszközökkel, megkönnyíti az időkövetést és fejlett jelentési lehetőségeket kínál. Hatalmas sablonkönyvtára pedig megkönnyíti a munkafolyamatok beállítását.
Vessen egy közelebbi pillantást a ClickUp néhány készletkezelési megoldására.
Automatizálás és hatékonyság
A ClickUp egy modern, felhasználóbarát megoldás, amely egyszerűsíti a készletkezelési folyamatot.
A szállítókezelési sablonok egyszerűsítik a szállítói információk és teljesítmény nyomon követését. A beépített automatizálás, például az ismétlődő feladatok és a feladatindítók, felgyorsítják a szállítók koordinációját és egyszerűsítik a megrendelések kezelését.
Az automatikus készletnyilvántartás, a valós idejű frissítések és az alacsony készletről szóló értesítések olyan funkciókkal a ClickUp olyan, mint egy személyi asszisztens, aki a készletek ellenőrzéséről gondoskodik.
Költség és rugalmasság
Az Excel egy nagyon költséghatékony és kényelmes megoldás. Ezeknek az előnyöknek azonban ára van: a komplex Excel táblázatok kezelése több időt és erőfeszítést igényel, ahogy vállalkozása növekszik.
A ClickUp emellett fejlett opciókat kínál kis előfizetési díj ellenében. (Természetesen a ClickUp életre szóló ingyenes verzióban is elérhető.
Az egyéni mezők és a többféle ClickUp nézet segítségével rugalmasan, a saját igényeinek megfelelően tekintheti meg az információkat.
Fontos megjegyezni, hogy a ClickUp-ot más célokra is felhasználhatja. Például a ClickUp üzemeltetési menedzsment szoftvere segíthet növekvő vállalkozásának.
Skálázhatóság
A ClickUpot a skálázhatóság szem előtt tartásával fejlesztették ki. Akár kisvállalkozás, akár nagyvállalat készleteit kezeli, a ClickUp Önnel együtt növekedhet.
Hatékonyan kezeli a nagy mennyiségű adatot, és testreszabható ClickUp Dashboards segítségével fejlett jelentéskészítési és elemzési funkciókat biztosít, segítve Önt a tájékozott döntések meghozatalában vállalkozása fejlődése során.
A ClickUp készletkezelési sablonja az Ön igényeihez igazítható, így minimális erőfeszítéssel könnyen beállíthatja és kezelheti készleteit. Emellett könnyen méretezhető is.
Íme néhány főbb funkciója:
- Előre elkészített egyéni mezők a készlet részleteinek nyomon követéséhez, például termékleírások, készletszintek és újrarendelési pontok.
- Könnyen használható nézetek, beleértve a Listát, a Naptárat és a Táblát, a készletfeladatok és ütemtervek kezeléséhez.
- Feladatok függőségei és emlékeztetők a készletek időben történő pótlásának és ellenőrzésének biztosításához
- Testreszabható irányítópultok a készletmutatók és a teljesítmény figyelemmel kíséréséhez
- Integráció más eszközökkel, például a Slackkel és az e-mailekkel a kommunikáció és az értesítések egyszerűsítése érdekében.
- Valós idejű együttműködési funkciók, amelyek lehetővé teszik a csapat tagjai számára, hogy egyszerre frissítsék a készletinformációkat.
- Egyszerűsített munkafolyamat-automatizálás a manuális feladatok csökkentése és a hatékonyság javítása érdekében
Átállás az Excelről a ClickUp-ra a készletkezeléshez
👀Tudta-e: Az Acuity Training tanulmánya szerint a világszerte működő vállalkozások körülbelül 54%-a használja a Microsoft Excel programot, ami globálisan több mint 2 milliárd felhasználót jelent. Nyilvánvaló, hogy az Excel jól működik. Valószínűleg Ön is használta már.
Azonban vállalkozásának növekedésével szükségessé válhat egy robusztusabb készletkezelési megoldás, például a ClickUp használata.
Készen áll a frissítésre?
Ha úgy találja, hogy készletei túlnőnek a táblázatkezelő programon, akkor talán itt az ideje fontolóra venni egy frissítést. Íme néhány jel:
- Ha több időt tölt a hibák kijavításával, mint a készletkezeléssel, akkor az Excel fejlett automatizálási funkcióinak hiánya lehet, hogy visszatartja Önt.
- A készlet növekedésével az Excelben való nyomon követés túlterhelővé válhat.
- Ha valós idejű frissítésekre és automatizálásra van szüksége, az Excel manuális folyamatai lelassíthatják a munkát.
- Ha több ember vesz részt a készletkezelésben, az egyetlen táblázatkezelő programon keresztüli koordináció kaotikus helyzetet eredményezhet.
Átállás az Excel készletkezelésről a ClickUp-ra
Az Excelről a ClickUp-ra való átállás nem feltétlenül jelent nagy kihívást.
Kezdje azzal, hogy áthelyezi meglévő adatait a ClickUp testreszabható irányítópultjára. Ezek az irányítópultok lehetővé teszik dinamikus listák létrehozását, a készletek szintjének nyomon követését és a több értékesítési csatornáról érkező megrendelések kezelését egy helyen.
Íme egy lépésről lépésre bemutatott módszer:
Exportálja Excel adatait
Kezdje azzal, hogy exportálja készletadatait az Excelből (XLSX, XLS vagy CSV formátumban), majd importálja azokat a ClickUpba.
Állítson be egyedi munkafolyamatokat
Testreszabhatja a ClickUp készlet sablonját, hogy az illeszkedjen a készletkezelési folyamataihoz, legyen szó készletszint nyomon követéséről, megrendelések kezeléséről vagy újrarendelési riasztások beállításáról.
A ClickUp készlet sablonjával a következőket teheti:
- Központosítsa az összes készletadatot egy egyszerűsített munkaterületen, hogy könnyen hozzáférhessen és kezelhesse azokat.
- Hatékonyan kövesse nyomon a készleteket, az eladásokat és az újrarendeléseket valós időben, így biztosítva, hogy soha ne fogyjon el a fontos termékekből.
- Automatizálja a frissítéseket és a jelentéseket, csökkentve ezzel a kézi hibákat és időt takarítva meg a készletellenőrzések során.
A készletkezelés optimalizálása érdekében bővítse ezt a sablont olyan egyéni állapotok hozzáadásával, mint „Készleten”, „Alacsony készlet” és „Készlethiány”. Beépíthet egyéni mezőket is, például „SKU”, „Szállító”, „Újrarendelési pont” és „Utolsó rendelés”, hogy a fontos készletinformációkat rendszerezve tárolja, és átfogó képet kapjon a készlet állapotáról.
Figyelje és módosítsa
Miután a rendszer felállt és működik, figyelje annak teljesítményét, és szükség szerint végezzen módosításokat a készletkezelés optimalizálása érdekében.
Automatizálás és valós idejű jelentések a készletkezelésben
A ClickUp-ra való áttérés egyik legnagyobb előnye az automatizálás és a valós idejű jelentéskészítési funkciók. A ClickUp Automations segítségével automatizálhatja az adatbevitel és -frissítést, csökkentve ezzel az emberi hibák kockázatát és több időt szabadítva fel stratégiai tevékenységekre.
A ClickUp valós idejű jelentései lehetővé teszik, hogy egy gombnyomással naprakész betekintést nyerjen, ami segít a gyors és megalapozott döntéshozatalban.
📮ClickUp Insight: A válaszadók 21%-a szeretné kihasználni az AI-t a szakmai teljesítmény javítására, alkalmazva azt megbeszéléseken, e-mailekben és projektekben. Bár a legtöbb e-mail alkalmazás és projektmenedzsment platform integrálta az AI-t, ez nem feltétlenül elég zökkenőmentes ahhoz, hogy egységesítse a különböző eszközök közötti munkafolyamatokat. De mi a ClickUp-nál megfejtettük a titkot!
A ClickUp mesterséges intelligenciával támogatott értekezletkezelési funkcióival könnyedén létrehozhat napirendi pontokat, jegyzeteket készíthet az értekezletekről, feladatokat hozhat létre és rendelhet hozzájuk az értekezletek jegyzetéből, leírhatja a felvételeket és még sok mást – mindezt mesterséges intelligenciával támogatott jegyzetelőnkkel és a ClickUp Brain segítségével. Takarítson meg akár 8 órányi értekezletidőt hetente, akárcsak ügyfeleink a Stanley Securitynél!
A legjobbat pedig a végére tartogattuk: a ClickUp Brain.
A ClickUp Brain a ClickUp beépített, teljesen integrált AI asszisztense. A ClickUp platformon belül bárhonnan elérheti. Így használhatja ki:
- Tegyen fel kérdéseket („Mi a készletünk jelenlegi forgalmi aránya, és hogyan viszonyul ez az előző évhez?”)
- Táblázatok és nézetek létrehozása („Mutassa meg az összes olyan terméket tartalmazó táblázatot, amely a tavalyi karácsonyi szezonban elfogyott, és a jelenlegi keresletet”)
- Jelentések készítése („Írjon rövid összefoglalót az idei cipőkészlet havi változásairól”)
🎨Érdekesség: A 80 éves japán művész, Tatsuo Horiuchi gyönyörű festményeket készít a japán életről, művészeti formákról és tájakról... a Microsoft Excel segítségével!
Automatizálja készletkezelését a ClickUp segítségével
Egy bölcs ember egyszer azt mondta: „A globális gazdaság két dologra épül: a belső égésű motorra és a Microsoft Excelre.” Az Excel valóban kiérdemelte a hírnevét.
Az Excel segíthet a kisvállalkozásoknak a készletkezelésük javításában. De ahogy vállalkozása növekszik, rájön, hogy ideje frissíteni az Excel készletkezelő rendszerét.
A ClickUp modern, skálázható készletkezelési megoldásokat kínál automatizálással, valós idejű betekintéssel és olyan kifinomult funkciókkal, amelyekkel az Excel táblázatkezelő program nem tud versenyezni. Számos egyéb megoldást is kínál, például közös dokumentumkezelést és valós idejű csevegést, ami minden részleg számára megfelelő, mindent egyben tartalmazó alkalmazássá teszi. A jövőbe tekintő üzleti szakemberek számára skálázhatósága és rugalmassága nem elhanyagolható.