A összefüggéstelen kommunikáció lassíthatja a munkát, eltéréseket okozhat és ronthatja az ügyfélkapcsolatokat.
Gyakori, hogy a vállalkozások ügyfeleket veszítenek el a lassú, következetlen válaszadási szokások miatt, amelyek a rossz belső kommunikációs gyakorlatokból erednek. Ezek a zavarok jelentősen ronthatják márkájának hírnevét az ügyfelek körében.
Az üzleti üzenetküldés ezt úgy oldja meg, hogy egyesíti a belső és külső kommunikációt. Belső szinten segít a szervezettség fenntartásában, az osztályok és a csapat tagjai közötti egyértelmű kommunikációval. Külső szinten lehetővé teszi az ügyfelekkel, beszállítókkal, a médiával és a nagyközönséggel való kapcsolatok kiépítését és fenntartását.
Ez a blog minden olyan információt tartalmaz, amit az üzleti üzenetküldésről tudni kell, beleértve az üzleti üzenetek példáit, a belső és külső üzleti üzenetküldés megvalósításának lépéseit, valamint az ehhez szükséges eszközöket.
Mi az üzleti üzenetküldés?
Az üzleti üzenetküldés azt a széles körű folyamatokat jelenti, amelyeket egy vállalkozás alkalmaz, hogy platformokon keresztül kommunikáljon ügyfeleivel. Célja, hogy a vállalkozásoknak omnichannel jelenlétet biztosítson, lehetővé téve számukra, hogy ügyfeleiket könnyedén kiszolgálják azok által preferált kommunikációs csatornákon.
A megfelelő üzleti üzenetküldő alkalmazások különböző üzenetküldő csatornákat használnak promóciós e-mailek, termékfrissítések és tranzakciós értesítések elküldésére az ügyfeleknek.
A hagyományos kommunikációs módszerekkel, például az e-mailekkel ellentétben az üzleti üzenetküldés valós idejű, kétirányú beszélgetéseket tesz lehetővé a célközönséggel az általuk már jól ismert üzenetküldő platformokon.
Az üzleti üzenetküldés hasonló lehet a csevegéshez, de a kettő nagyon különböző célt szolgál üzleti környezetben.
Miben különbözik az üzleti üzenetküldés a csevegéstől?
| Aspect | Csevegés | Üzleti üzenetküldés |
| Cél és hatály | Informális és kötetlen kommunikáció; általában személyes vagy könnyed munkahelyi beszélgetésekhez használják. | Célorientált kommunikáció; konkrét üzleti igényekre tervezve, például ügyfélszolgálat, vállalati frissítések és marketing céljára. |
| Platformintegráció | Egyszerű csevegőalkalmazások, amelyek általában nem integrálódnak teljes mértékben az üzleti rendszerekbe | Gyakran integrálják szélesebb körű üzleti eszközökkel, mint például CRM-ek, elemző eszközök és többcsatornás üzenetküldő rendszerek, lehetővé téve egy átfogó kommunikációs stratégia kialakítását. |
| Automatizálás és mesterséges intelligencia | Korlátozott AI és automatizálási funkciók | A fejlett platformok mesterséges intelligenciát és automatizálási funkciókat tartalmaznak, például csevegőrobotokat és automatikus válaszokat, amelyek lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy nagy mennyiségű interakciót kezeljenek, miközben fenntartják a vevők által elvárt minőséget. |
| Megfelelés és biztonság | Általában hiányoznak a formális megfelelési és adatvédelmi intézkedések | Betartja a szigorú szabályozásokat, mint például a GDPR és a CAN-SPAM, biztosítva a biztonságos és szabályoknak megfelelő kommunikációt, különösen azoknak a vállalatoknak, amelyek érzékeny ügyféladatokat kezelnek. |
Az üzleti üzenetküldés előnyei
Gyorsabb ügyfélszolgálat
A hagyományos csatornákkal, mint a telefon vagy az e-mail, ellentétben az üzleti üzenetküldési protokollok lehetővé teszik a támogató csapatok számára, hogy több beszélgetést is hatékonyan kezeljenek, így Ön hatékony valós idejű támogatást nyújthat. Míg az AI-alapú botok gyorsan kezelik a rutin ügyfélkérdéseket, a szolgáltatási ügynökök megoldhatják a kritikus problémákat, csökkentve ezzel a várakozási időt és növelve az ügyfél-elégedettséget.
A távoli csapatok aszinkron kommunikációs eszközöket használhatnak, hogy ügyfélszolgálati munkatársaik bárhonnan a világon együttműködhessenek a bonyolult problémák megoldásában, és azokat gyorsan megoldhassák az ügyfelek számára.
💡Profi tipp: Vezessen be központosított kommunikációs stratégiákat az adatsilók felszámolása és az ügyfelek kontextusának több üzenetküldő csatornáról egy helyre történő összegyűjtése érdekében, egy egységes ügyfélszolgálati ügynök-kezelő platform segítségével.
Megnövekedett ügyfél-elkötelezettség
Az üzleti üzenetküldés a felhasználói viselkedés és preferenciák alapján személyre szabott. Ez lehetővé teszi, hogy a legfontosabb érintkezési pontokon bevonja az ügyfeleket, és fenntartsa érdeklődésüket a termékek vagy szolgáltatások iránt, növelve ezzel az ügyfelek életre szóló értékét.
Csökkentett költségek
A közhiedelemmel ellentétben az üzleti üzenetküldés olcsóbb, mint a hagyományos telefonhívások vagy a személyes ügyfélszolgálat, mivel lehetővé teszi, hogy egyszerre több ügyféllel is közvetlenül kommunikáljon. Például a rutin jellegű kérdéseket automatizálhatja botok és önkiszolgáló opciók segítségével, így az ügyfélszolgálati munkatársak komplexebb feladatokra koncentrálhatnak, például videohívásokon keresztül segíthetnek az ügyfeleknek a problémamegoldásban. Ezzel nincs szükség nagy ügyfélszolgálati csapatra, ami csökkenti a képzési, beillesztési és egyéb működési költségeket.
Elemzés és jelentések
Az ideális üzleti üzenetküldő szoftver fejlett projektmenedzsment funkciókat kínál a hatékony erőforrás-kihasználás és a mérföldkövek nyomon követése érdekében. Ezenkívül rendelkezésre állnak a projekt állapotának átfogó áttekintését biztosító irányítópultok és az egymástól eltérő rendszerek közötti zökkenőmentes adatáramlást biztosító integrációk.
Ezek a funkciók együttesen segítik a legfontosabb mutatók és KPI-k nyomon követését, lehetővé téve a gyorsabb és stratégiaibb döntéshozatalt.
További információ: KPI-k és mutatók: mik ezek és hogyan lehet őket nyomon követni
Üzleti üzenetküldés használati esetei és példái
Ügyfélszolgálati kommunikáció
Használati eset: Megrendelés és termékinformációk
Példa: Az e-kereskedelmi platformok más kommunikációs csatornák mellett élő csevegési funkciót is bevezethetnek, amelynek segítségével az ügyfelek azonnal kapcsolatba léphetnek az ügyfélszolgálati munkatársakkal. Az azonnali üzenetküldő csatorna segít az ügyfélszolgálati munkatársaknak a megrendelésekkel kapcsolatos kérdések vagy a termékekkel kapcsolatos információkérés megoldásában. Ez a több csatornán átívelő közvetlen kommunikációs csatorna csökkenti a válaszadási időt és megkönnyíti az egyszerű kérdések gyorsabb megoldását.
Visszaigazolás és szállítási értesítések
Használati eset: Megrendelés visszaigazolás és szállítás nyomon követése
Példa: Az online kiskereskedők automatikus szöveges üzeneteket és e-maileket küldenek az ügyfeleknek a megrendelések visszaigazolásáról, a várható szállítási dátumokról és a nyomon követési adatokról. A termék kiszállításakor az ügyfél egy üzenetet kap, amelyben egy link található, amellyel valós időben nyomon követheti a szállítást.
Marketing promóciók
Használati eset: Különleges ajánlatok és kedvezmények részletei
Példa: Az online márkák értesítik ügyfeleiket a Black Friday-n sorra kerülő akciókról. Sürgősség és hiányérzetet keltenek, hogy meglévő és új ügyfeleket vonzzanak, és nyereséget érjenek el az ünnepi szezonban.
Biztonsági riasztások és ellenőrzések
Használati eset: Tranzakciós értesítések
Példa: A bankok SMS-eket és push értesítéseket használnak, hogy valós idejű riasztásokat küldjenek a fogyasztóknak, ha gyanús tevékenységet észlelnek a számlájukon. Ha egy jogosulatlan személy ismeretlen eszközről próbál bejelentkezni, a rendszer automatikusan ellenőrző kódot küld az ügyfél regisztrált telefonszámára a kétfaktoros hitelesítéshez.
Az ügyfélélmény javítása
Használati eset: Személyre szabott szolgáltatások
Példa: Érkezésük előtt a szálloda vendégei üdvözlő üzenetet kapnak, amely tartalmazza a szolgáltatásokról, a bejelentkezési eljárásról és a helyi látnivalókról szóló információkat. A vendégek a tartózkodásuk alatt üzenetküldéssel szobaszervizt, takarítást vagy wellness-kezeléseket rendelhetnek. Ez a személyre szabott, valós idejű kommunikáció a vendégeknek azt az érzést kelti, hogy tartózkodásuk alatt értékesek és gondoskodnak róluk.
Az üzleti üzenetküldés bevezetésének lépései
Teljesítse az üzleti üzenetküldés előfeltételeit
Az üzleti üzenetküldés bevezetése előtt kövesse az alábbi alapvető lépéseket a zökkenőmentes bevezetés érdekében:
- Kutassa fel ügyfelei preferált kommunikációs platformjait és azt, hogy hogyan lépnek kapcsolatba a vállalkozásokkal. Határozza meg, hogy inkább SMS-re, e-mailre vagy közösségi média üzenetekre reagálnak-e.
- Határozza meg a megfelelő csatornákat, hogy elérje a közönségét. Gondolja át, hogy szüksége van-e SMS-re az azonnali értesítésekhez, WhatsApp-ra a közvetlen ügyfélszolgálathoz vagy e-mailre a marketinghez.
- Győződjön meg arról, hogy üzenetküldési stratégiája megfelel a GDPR, a CAN-SPAM vagy a TCPA előírásoknak, hogy megvédje az érzékeny ügyféladatokat és a magánéletet.
Célok kitűzése és az üzenetek típusának kategorizálása
Először határozza meg, mit szeretne elérni üzleti üzenetküldési stratégiájával. Célja a ügyfélszolgálat javítása, az elkötelezettség növelése vagy az eladások növelése?
Konkrét, mérhető célok kitűzése egyértelmű irányt ad üzenetküldési tevékenységének. A célok kitűzése után az üzeneteket a következő típusokba sorolhatja
- Működési: Ezek alapvető üzleti kommunikációs feladatok, beleértve az üdvözlő e-maileket, a felhasználási feltételek frissítéseit stb.
- Tranzakciós: Ez a kategória magában foglalja a megrendelés visszaigazolásokkal, szállítási információkkal és késedelmes szállításról szóló értesítésekkel kapcsolatos ügyfélkapcsolatokat.
- Marketing promóciók: Használja ezeket az üzeneteket, hogy promóciós tartalmakat küldjön ügyfeleinek, például információkat kedvezményekről és különleges ajánlatokról.
Válassza ki a megfelelő platformot
A megfelelő üzleti üzenetküldő szoftver kiválasztása az egyik legjobb kommunikációs stratégia, amelyet hatékonyan alkalmazhat csapatán belül és ügyfeleivel szemben.
Egy robusztus üzleti üzenetküldő platform képes többcsatornás kommunikáció kezelésére, zökkenőmentes integrációra a meglévő eszközökkel, fejlett funkciók, például automatizálás biztosítására, valamint valós idejű nyomonkövetési lehetőségek nyújtására.
A ClickUp egy integrált projektmenedzsment és üzleti kommunikációs platform, amely mindenféle üzleti kommunikációt támogat, így kiváló választás minden méretű vállalkozás számára.
A ClickUp CRM és a ClickUp Customer Service kombinálásával átfogó rendszert hozhat létre üzleti üzeneteinek kezelésére.
A ClickUp CRM tárolja az ügyféladatokat, nyomon követi az interakciókat és kezeli az értékesítési folyamatokat, míg az ügyfélszolgálati funkciók kezelik a beérkező kérdéseket, nyomon követik a problémákat és megoldásokat kínálnak. Ezek az eszközök együttesen lehetővé teszik a kommunikációs folyamatok racionalizálását, az ügyfél-elégedettség javítását és az általános üzleti hatékonyság növelését.
Használja ezeket a hatékony párosokat, hogy könnyedén hivatkozhasson az ügyfél előzményeire és korábbi interakcióira a támogatási jegyek kezelése során, biztosítva ezzel a következetes és személyre szabott válaszokat. Segítségükkel azonosíthatja az ügyfélszolgálati és értékesítési folyamatok fejlesztendő területeit, ami jobb üzleti eredményekhez vezet.
De ez még nem minden. Nézzük meg, hogyan segíthetnek a ClickUp robusztus funkciói a belső összehangoltság és a zökkenőmentes üzleti üzenetküldési folyamat elősegítésében.
Az üzleti üzenetküldés integrálása a ClickUpba
Hozza össze a csapatokat a ClickUp Chat View segítségével
A ClickUp Chat View központi szerepet játszik a hatékony külső üzleti üzenetküldési stratégia kialakításában. Lehetővé teszi a folyamatban lévő projektek megbeszélését, fájlok hozzáadását és valós idejű frissítések megosztását anélkül, hogy különböző alkalmazások között kellene váltani, így egy ügyfélközpontú belső üzleti kommunikációs szoftverré teszi a csapatok számára.
Könnyű csoportos vagy egyéni üzeneteket küldeni, és bárkit hozzáadni a beszélgetéshez a @mentions segítségével. Az önálló üzenetküldő alkalmazásokkal ellentétben a Chat View fókuszáltan tartja a beszélgetéseket, és biztosítja, hogy azok közvetlenül kapcsolódjanak a végrehajtható feladatokhoz. Például könnyedén megbeszélhet egy potenciális hibát az ügyfélszolgálati csapattal, létrehozhat egy feladatot a csevegésből a ClickUp Tasks segítségével, és hozzárendelheti azt a termékcsapathoz. Ez zökkenőmentesebbé teszi a belső összehangolást, és javítja a válaszadási időt, amelyet az ügyfelek elvárnak az Ön vállalkozásától.
Kezelje projektjeit a beérkező levelek mappájából a ClickUp e-mailes projektkezelővel
Előfordul, hogy egy projektet több érdekelt féllel, például ügyfelekkel, beszállítókkal vagy partnerekkel kell megbeszélnie, miközben mindent a releváns projekthez vagy feladathoz kell kapcsolnia. Ahelyett, hogy az e-mail alkalmazás és a projektmenedzsment eszköz között váltogatna, a ClickUp e-mail projektmenedzsment szoftver segítségével központi ClickUp beérkező levelek mappájából közvetlenül kezelheti a belső és külső kommunikációt.
Az e-mailek közvetlen összekapcsolásával a releváns feladatokkal és projektekkel könnyedén hivatkozhat a beszélgetésekre, és mindenki számára biztosíthatja az egységes tájékoztatást. Ezenkívül a ClickUp e-mail automatizálási funkciói egyszerűsíthetik a rutin feladatokat és biztosíthatják az ügyfelek időben történő válaszadását.
Ez időt takarít meg és segít fenntartani a pozitív és professzionális imázst.
💡Profi tipp: Adjon hozzá egyéni e-mail címeket a terjesztési listához, hogy egyszerűsítse a munkahelyi kommunikációt és biztosítsa, hogy minden érdekelt fél időben megkapja a frissítéseket.
Ossza meg visszajelzéseit egyértelműen a ClickUp Clips segítségével
A ClickUp Clips hatékony módszert kínál az üzleti külső üzenetek fejlesztésére vizuálisan vonzó és megosztható tartalmak létrehozásával. Ezek a rövid videoklipek felhasználhatók összetett fogalmak magyarázatára, termékek vagy szolgáltatások bemutatására, valamint gyors frissítések nyújtására ügyfeleknek vagy partnereknek.
Van egy zavaros ügyfele, aki komplex problémával fordul Önhöz a csevegőn? Rögzítsen egy videót, és lépésről lépésre vezesse végig a megoldáson.
Az Ön felhasználási esetétől függően a ClickUp Clips-et beágyazhatja e-mailekbe, közösségi média bejegyzésekbe vagy weboldalára. A klipekhez nyilvánosan megosztható linkek létrehozásának lehetősége lehetővé teszi, hogy azokat könnyedén szélesebb közönségnek terjessze és növelje elérhetőségét.
A klipeket feladatokká is konvertálhatja, és tulajdonosokat rendelhet hozzájuk további intézkedésekhez. Ez kiválóan alkalmas arra, hogy belső szinten összehangolja csapatát az üzleti üzenetküldés terén.
💡Profi tipp: Használja a ClickUp Brain alkalmazást a klipek automatikus átírásához, a kiemelt részek beolvasásához, az időbélyegek kattintásához és a részletek másolásához, hogy azokat bárhol felhasználhassa.
Küldjön automatikus értesítéseket a ClickUp Automations segítségével
A ClickUp Automation célja, hogy megszüntesse az üzleti üzenetküldési folyamat unalmas, ismétlődő feladatait.
Az automatizált munkafolyamatok beállításával előre meghatározott feltételek alapján kiválthat bizonyos műveleteket, például követő e-mailek küldését, feladatok kiosztását a csapat tagjainak az ügyfelek e-mailjei alapján, vagy az ügyféladatok frissítését.
Ez az automatizálás nemcsak időt takarít meg, hanem csökkenti a hibák kockázatát is, és biztosítja, hogy minden üzenet pontosan és időben elküldésre kerüljön. Ezenkívül a ClickUp más eszközökkel való integrációja lehetővé teszi a folyamatok automatizálását több platformon, tovább növelve a hatékonyságot és javítva a márka hírnevét.
A ClickUp üzleti üzenetküldéshez való használatának előnyei
- Központosítsa az összes csatorna kommunikációját, legyen az belső vagy ügyfelekkel való, egy platformon belül.
- Növekedjen vállalkozásával együtt, a ClickUp pedig Önnel együtt fejlődik, fejlett funkciókat kínálva a teljesítmény romlása nélkül.
- Gondoskodjon arról, hogy az ügyfelekkel közvetlenül kapcsolatba kerülő csapatok minden tagja egyformán értse a helyzetet, világos, nyomon követhető kommunikációval.
A csapat bevezetése és képzése
Biztosítson átfogó képzést, hogy csapata megismerje az üzenetküldési csatornákat, és megértse az üzenetek megfelelő hangnemét, stílusát és időzítését.
Kipróbálhatja a kommunikációs terv sablonokat, hogy mindenki megfelelően kommunikáljon. A sablon felvázolja a projekt részleteinek, céljainak, összefoglalójának és a versenytársak elemzésének megosztására szolgáló kommunikációs tervet, hogy segítsen hatékony üzleti kommunikációs stratégiák kidolgozásában.
Használja a ClickUp kommunikációs terv sablonját , hogy betekintésen alapuló, megvalósítható tervet készítsen a belső és külső kommunikáció javítására.
Segít meghatározni az üzleti üzenetküldés céljait és azonosítani a célközönség eléréséhez legalkalmasabb csatornákat. A célkitűzés és a haladás nyomon követése funkciók segítségével nyomon követheti kommunikációs erőfeszítéseinek eredményeit és javíthatja a tervezést. Használja ezt a sablont, hogy egyértelmű, következetes kommunikációs csatornákat hozzon létre az ügyfelek és a többfunkciós csapatok számára.
Az ügyfél-elkötelezettség növelése üzleti üzenetküldéssel
Miután üzleti üzenetküldő rendszere elkészült, összpontosítson annak kihasználására, hogy fokozza az elkötelezettséget, növelje az eladásokat, és jelentősebb párbeszédeket folytasson felhasználóival a következők révén:
- Személyre szabás: Az üzleti üzeneteket a vásárlói preferenciák és a korábbi interakciók alapján személyre szabhatja, hogy személyre szabottabb élményt teremtsen.
- Kétirányú kommunikáció: Ösztönözze az ügyfeleket, hogy üzleti üzenetküldő csatornákon keresztül lépjenek kapcsolatba vállalkozásával. Például engedje meg nekik, hogy SMS-ben, WhatsAppon vagy élő csevegésen keresztül közvetlenül tegyenek fel kérdéseket vagy adjanak visszajelzést.
- Automatikus nyomon követés: Állítson be automatikus nyomon követő üzeneteket az elhagyott kosarak vagy a vásárlás utáni értékelések esetében, hogy fenntartsa az ügyfelek érdeklődését.
Javítsa üzleti üzenetküldését a Clickup segítségével
A hatékony üzleti üzenetküldési protokoll biztosítja a belső csapatok összehangoltságát és az ügyfelek elkötelezettségét. Az üzleti üzenetküldés integrálása a működésébe lehetővé teszi a gyorsabb ügyfélszolgálatot és a személyre szabottabb ügyfélkapcsolatok kialakítását.
Az olyan funkcióknak köszönhetően, mint a Chat View, az Email Integration és a Clips, a ClickUp egy könnyen használható platformba központosítja az összes kommunikációt és projektmenedzsmentet. Ez lehetővé teszi a csapatának, hogy nyomon kövesse a feladatokat, hatékonyan bevonja az ügyfeleket, és az üzleti kommunikációs platformokon keresztül pontos üzeneteket küldjön.
Készen áll az üzleti üzenetküldés fejlesztésére? Regisztráljon még ma ingyenesen a ClickUp-on.