Az új csapattagod, aki alig várja, hogy bizonyítsa értékét, rendszeresen későig marad, hogy befejezze a feladatokat. A fizetésnapon azonban a túlórái nem jelennek meg, ami frusztrációt és zavart okoz.
Ismerősnek tűnik?
A ledolgozott órák pontos kiszámítása nem csak az idő nyomon követéséről szól, hanem a bizalom erősítéséről és arról, hogy minden percnyi erőfeszítés elismerést és jutalmat kapjon.
Akár kisvállalkozást, akár nagy szervezetet vezet, elengedhetetlen a munkavállalók munkaidejének pontos nyilvántartása.
Ebben a blogban megvizsgáljuk, hogyan lehet kiszámítani a munkaórákat és biztosítani a pontos kompenzációt, bemutatva különböző módszereket és munkaidő-kalkulátor eszközöket.
A munkaidő megértése
Amikor a munkaórákról beszélünk, akkor egy alkalmazott vagy vállalkozó által egy adott időszakban, például egy nap, egy hét vagy egy hónap alatt ledolgozott vagy ledolgozásra tervezett teljes időtartamra utalunk.
Az amerikai tisztességes munkaügyi törvény (FLSA) szerint ez magában foglalja a munkavállalóknak fizetendő, munkával kapcsolatos tevékenységekre fordított tényleges időt.
Bár nem minden szervezetnek kell nyomon követnie a munkaórákat (különösen, ha nem óradíjban fizetnek), a szabadúszókkal, alvállalkozókkal, építőmunkásokkal vagy részmunkaidős alkalmazottakkal dolgozó vállalkozásoknak gondosan kell számolniuk.
A pontos időkövetés elengedhetetlen a csapat termelékenységének és a vállalkozás hatékonyságának megértéséhez. Ha világos képet kap arról, hogyan töltik az időt, jobban fel tudja mérni a teljesítményt, meg tudja határozni a fejlesztendő területeket és racionalizálhatja a működést.
Olvassa el még: Hány órát kell dolgoznia hetente, hogy elkerülje a kiégést?
A ledolgozott órák kiszámításának lépései
Végigmenjünk a lépéseken, hogy egyszerűen és hatékonyan számoljuk ki a munkavállalók ledolgozott óráit, és így biztosak lehessünk abban, hogy minden pontosan stimmel.
1. lépés: Határozza meg a kezdési és befejezési időpontokat
Az idő pontos nyomon követéséhez kezdje azzal, hogy rögzíti az egyes munkaszakaszok pontos kezdési és befejezési idejét. Használhat időmérőt, digitális szoftvert vagy akár kézi időkártyát is – ami Önnek a legjobban megfelel.
A legfontosabb, hogy a nyomonkövetési módszer pontos adatokat szolgáltasson, és figyelembe vegye a túlórákat vagy a fizetés nélküli szüneteket a munkaszerződés alapján.
2. lépés: Az időformátumok átalakítása az egyértelműség érdekében
A számítások egyszerűsítése érdekében alakítsa át a kezdési és befejezési időpontokat katonai időre vagy 24 órás formátumra. Ez azt jelenti, hogy a 9:00 AM 09:00-ra, a 5:00 PM pedig 17:00-ra változik.
A 24 órás formátum kiküszöböli az AM és PM közötti zavart, így a kivonás könnyebb és hibamentes. Az időformátum átalakítása biztosítja a kezdési időpontok és a befejezési időpontok kivonásának egyértelműségét.
3. lépés: Vonja le a kezdési időt a befejezési időből
Az időátváltás után vonja le a kezdési időt a befejezési időből, hogy kiszámítsa a teljes ledolgozott óraszámot.
Ha egy alkalmazott 09:00 és 17:00 között dolgozik, akkor egyszerűen kivonja a 09:00-t a 17:00-ból, ami 8 órát eredményez. Ezzel a lépéssel megkapja az adott időszakban ledolgozott órák teljes számát.
4. lépés: Szünetek figyelembevétele
Ezután vonja le a fizetés nélküli szüneteket a teljes ledolgozott óraszámból.
Például, ha a munkavállaló 8 órás műszakja alatt 30 perces ebédszünetet tart, akkor ezt a 30 percet vonja le a teljes ledolgozott órák számából.
Tehát, ha az első számításban az átlagos ledolgozott órák száma 8 óra volt, akkor a 30 perces szünet figyelembevétele után a kiigazított összesen 7,5 óra lenne.
5. lépés: Konvertálja a végső eredményt tizedes formátumba
A bérszámfejtés megkönnyítése érdekében konvertálja a teljes ledolgozott óraszámot tizedes formátumba.
Tehát, ha egy alkalmazott 7 óra 30 percet dolgozik, ezt 7,5 órára kell átszámítani.
A tizedes órákat egyszerűsítik a bérek kiszámítását, különösen akkor, ha óra töredékekkel kell számolni.
Olvassa el még: Hogyan kezelje az időt a Pomodoro technikával?
6. lépés: Összeadja a fizetési időszak teljes óraszámát
Összegezze a teljes fizetési időszak alatt ledolgozott órákat.
Ha egy alkalmazott az első munkahéten 35 órát, a második héten 37,5 órát, a harmadik héten pedig 40 órát dolgozott, akkor a hónap összesen 112,5 órája.
Ezeknek az óráknak az összegzése átfogó képet ad a teljes munkaerő-befektetésről, és elengedhetetlen a pontos bérszámfejtéshez.
7. lépés: Számítsa ki a teljes bért
Az utolsó lépésben egyszerűen szorozza meg a teljes ledolgozott óraszámot az óradíjjal, hogy meghatározza a fizetendő összeget.
Ha egy teljes munkaidős alkalmazott órabére 40 dollár, és 37,5 órát dolgozott, akkor 40 dollár szorozva 37,5-tel, ami 1500 dollárt ad. Ez az összeg, amelyet a munkájáért fizetnie kell.
De mi a helyzet a túlórával?
A túlórák kezelése gondos számításokat igényel.
Először határozza meg a fizetési időszak standard óraszámát, például 40 óra hetente. Az ezt meghaladó munkaidő túlóraként számít.
Például, ha egy alkalmazott hetente 45 órát dolgozik, akkor 5 óra túlóra. Számítsa ki a túlórapénzt a vállalat túlóradíjának alapján, amely gyakran másfélszeres.
A rendszeres ellenőrzések és a megfelelő időmérési gyakorlatok segíthetnek a túlórák hatékony kezelésében és biztosíthatják, hogy a munkavállalók megfelelő fizetést kapjanak.
A megfelelő eszközök kiválasztása a ledolgozott órák kiszámításához
A ledolgozott órák és percek kiszámítása a megfelelő eszközökkel gyerekjáték lehet. Akár egy kis csapatot vezet, akár egy nagy szervezetet irányít, a megfelelő eszköz segíthet a folyamat racionalizálásában és a pontosság biztosításában.
Vessünk egy pillantást a rendelkezésre álló különböző eszközökre, vizsgáljuk meg, hogyan működnek, és fedezzük fel, melyik lehet a legalkalmasabb a szervezetének.
Kézi számítás
A kézi számítás a munkaidő nyomon követésének régi módszere.
A ledolgozott órák összeadásához tollra, papírra vagy egy egyszerű számológépre lesz szüksége. Jegyezze fel a kezdési és befejezési időpontokat a telefonjáról, órájáról vagy faliórájáról, és a nap végén végezze el a számításokat.
Egyszerű és egyértelmű, de némi erőfeszítést igényel a helyes elvégzéséhez.
Előnyök
- Egyszerű és nem igényel speciális eszközöket
- Költséghatékony, különösen kisvállalkozások számára
A hátrányok
- Időigényes és hibalehetőségekkel járhat
- Könnyű hibázni az órák összeadásakor, különösen hosszú időszakok esetén.
- Lehet, hogy fizikailag is jelen kell lennie a munkahelyen.
Táblázatok
A táblázatok előnyt jelentenek a kézi számításokkal szemben, mivel képletek segítségével automatizálhatja a matematikai műveleteket.
Az olyan eszközökkel, mint a Microsoft Excel vagy a Google Sheets, nyomon követheti az órákat, kiszámíthatja az összegeket és alapvető jelentéseket készíthet.
Előnyök
- Segít a számítási folyamat egyes részeinek szervezésében és automatizálásában.
- Csökkenti a hibalehetőségeket
- Az Excel vagy a Sheetshez hasonló eszközök képletekkel testreszabhatók a gyorsabb számítások és a jobb adatmegjelenítés érdekében.
A hátrányok
- A kezelése nehézkes lehet, és rendszeres frissítéseket igényel.
- Az adatok növekedésével ez bonyolultabbá válhat.
- Nincs valós idejű nyomon követés és integráció más rendszerekkel
Az olyan platformok, mint a ClickUp, sablonokat biztosítanak, hogy ez a folyamat zökkenőmentesebb legyen.
A ClickUp szolgáltatások munkaidő-nyilvántartási sablonja egyszerűsíti az idő, a költségek és az erőforrások nyomon követését. Könnyedén nyomon követi a számlázható órákat és az erőforrások felhasználását több projektben.
Imádni fogja a vizuális eszközöket, mint például a táblázatok és grafikonok, amelyek valós idejű betekintést nyújtanak az előrehaladásba. Ráadásul az olyan alkalmazásokkal való integráció, mint a Stripe és a PayPal, biztosítja, hogy minden pénzügyi adat szinkronizálva legyen.
A sablon ClickUp egyéni állapotokkal rendelkezik, mint például „Jóváhagyva” és „Figyelemre méltó”, és 12 ClickUp egyéni mezőt kínál, mint például „Óradíj” és „Fizetett betegszabadság”, amelyek lehetővé teszik a teljes körű nyomon követést.
A sablon lehetővé teszi a munkaidő-nyilvántartás alapján automatikus számlák létrehozását is, ami időt takarít meg és csökkenti a hibák számát.
👀 Bónusz: Próbálja ki a ClickUp egyéb munkaidő-nyilvántartási sablonjait, hogy a lehető legjobban kihasználhassa időgazdálkodási erőfeszítéseit.
Időkövető szoftver
Ezek az eszközök a munkaidő rögzítésének és kiszámításának folyamatának strukturálását hivatottak segíteni.
Az időkövető alkalmazások automatikusan rögzítik a munka kezdetét és végét; egyesek akár automatikus szünetlevonási és túlóra-számítási funkciókat is kínálnak.
Előnyök
- Automatizált munkaidő-nyomon követést biztosít, hogy csökkentsék az emberi hibák kockázatát.
- Támogatja az automatizált munkaidő-nyilvántartást és jelentéstételt.
A hátrányok
- Ez drága lehet, különösen kisvállalkozások számára.
- Ez a csapat számára tanulási folyamatot jelenthet.
Olvassa el még: 10 ingyenes időnapló sablon Excel, Word és ClickUp formátumban
Projektmenedzsment eszközök
Ezek az eszközök átfogó módszert kínálnak a munkaórák nyomon követésére, valamint a feladatok, projektek és határidők kezelésére egy helyen. A ClickUp időgazdálkodási megoldása egy ilyen eszköz.
A ClickUp projektidő-nyomkövető funkciója rendkívül sokoldalú. Az időt szinte bármilyen eszközről nyomon követheti, függetlenül attól, hogy Android-telefont, iPhone-t, asztali számítógépet vagy laptopot használ.
Kövesse nyomon az egész munkaterületén eltöltött időt, vagy koncentráljon bizonyos feladatokra, és a globális időzítő segítségével rugalmasan szüneteltetheti és folytathatja a nyomon követést.
Ezzel a funkcióval a következőket teheti:
- Személyre szabható munkaidő-nyilvántartások készítése: Nyomon követheti az időt nap, hét, hónap vagy egyéni időszakok szerint. A dátumok szerinti összesítésekkel értékes betekintést nyerhet az időbejegyzéseibe.
- Ismerje meg a nyomon követett időt: Elemezze, hogy az egyes feladatok vagy feladatcsoportok mennyi időt vesznek igénybe az egyes csapattagok számára.
- Testreszabható jelentések készítése: Készítsen jelentéseket az időbejegyzéseiből, beleértve a becsléseket és a számlázható és nem számlázható órák elkülönítését.
- Hasonlítsa össze a becsült időket: Ellenőrizze, hogy csapata a terv szerint halad-e, összehasonlítva a becsült időket a ténylegesen nyomon követett időkkel, így meg tudja ítélni, hogy tartja-e a menetrendet.
💡Profi tipp: Automatizálja a munkaidő-nyilvántartási emlékeztetőket egyenletes időközönként – naponta, hetente vagy kéthetente a ClickUp Automations segítségével. Ez segít biztosítani, hogy a munkaidő-nyilvántartási bejegyzések időben elkészüljenek, és csökkenti a kihagyott bejegyzések kockázatát.
És itt van még egy előny: ha már használ olyan eszközöket, mint a Toggl, az Everhour vagy a Clockify, a ClickUp zökkenőmentesen integrálható ezekkel, így az összes időadat zökkenőmentesen szinkronizálódik a ClickUp munkaterületével. Ez még hatékonyabbá teszi az idő és a projektek kezelését!
Előnyök
- Összevonja a ledolgozott órák nyomon követését a feladatkezeléssel és a jelentésekkel
- Egyszerűsíti a munkafolyamatot és jól integrálható más projektmenedzsment funkciókkal.
- Növeli a termelékenységet, és a segít pontosan megbecsülni a befejezés idejét.
A hátrányok
- A beállítás és a kezelés bonyolult lehet.
- Ismeretlen felhasználók számára a tanulási görbe meredekebb lehet.
Időmérő óra
Ez egy hagyományosabb módszer a munkaidő nyomon követésére, de még mindig széles körben használják. Az alkalmazottak be- és kijelentkeznek, és az óra rögzíti a munkaidejüket.
Ez a módszer egyszerű és hatékony lehet olyan környezetben, ahol a munkavállalók a helyszínen dolgoznak.
Előnyök
- Egyszerű és könnyen használható
- Világos nyilvántartást biztosít a heti ledolgozott órákról.
A hátrányok
- Ez távoli vagy rugalmas munkakörnyezetben nehézkes lehet.
- Karbantartást igényelhet, és fizikai beavatkozásnak lehet kitéve.
Biometrikus rendszerek
Az ilyen rendszerek ujjlenyomatot, arcfelismerést vagy más biometrikus adatokat használnak a munkaidő nyomon követésére.
Ezek a rendszerek rendkívül biztonságosak és csökkentik a buddy punching (azaz az egyik alkalmazott bejelentkezik a másik helyett) kockázatát.
Előnyök
- Rendkívül pontos és biztonságos
- Csökkenti az időlopás és a helyettesítéses pontszerzés lehetőségét
A hátrányok
- A telepítése és karbantartása költséges lehet.
- Ez adatvédelmi aggályokat vethet fel a munkavállalók körében.
Bérszámfejtési rendszerek
A bérszámfejtő szoftverek, mint például a Paychex, Paycor, Jibble stb. , gyakran tartalmaznak időkövetési funkciót.
Ezek a rendszerek integrálják a munkavállalók ledolgozott óráit a bérszámfejtéssel, automatikusan kiszámítva a béreket a rögzített órák és az alkalmazandó tarifák alapján.
Előnyök
- Az integrált időkövetés egyszerűsíti a bérszámfejtést
- Biztosítja a munkaügyi törvények betartását és csökkenti az adminisztratív terheket.
A hátrányok
- Ez költséges lehet, különösen a kisvállalkozások számára.
- Az összes funkció teljes körű kihasználásához képzésre és beállításra lehet szükség.
A pontos munkaidő-számítás előnyei a foglalkoztatásban
Lássuk be: a munkaidő nyomon követése nem csak számolgatásról szól. Arról szól, hogy a csapata elégedett legyen és a legjobb formájában teljesítsen.
Íme egy áttekintés azokról az előnyökről, amelyeket a pontos időszámítás biztosít az alkalmazottai számára.
Elégedett alkalmazottak = jobb munkavégzés
Amikor a munkavállalók látják, hogy munkaidejüket pontosan nyomon követik, azt érzik, hogy idejüket értékelik. Ez növeli a moráljukat és motivációjukat.
A boldog alkalmazottak pedig produktívabbak is. Kutatások szerint a boldogabb alkalmazottak 13%-kal produktívabbak.
Idő- és pénzmegtakarítás
A régi módszerek, mint például a papír alapú munkaidő-nyilvántartás, lassúak és hibalehetőséget rejtenek magukban. A hibák kijavítása és ezeknek a nyilvántartásoknak a kezelése sok időt vehet igénybe.
A digitális időkövető eszközökkel csökkentheti a hibákat, és lehetővé teheti csapatának, hogy a valódi munkájára koncentráljon.
Megelőzi a munkavállalók kiégését
A pontos időkövetés segít a munkaterhelés kezelhetővé tételében.
Ha világos képet kap arról, hogyan telik el az idő, jobban eloszthatja az erőforrásokat, reális határidőket állíthat fel, és biztosíthatja, hogy mindenki munkaterhe méltányos legyen.
Ez segít megelőzni a kiégést és kordában tartani az elvárásokat, így csapata produktív maradhat és elkerülheti a túlterheltséget.
Olvassa el még: Hogyan oldhatók meg a gyakori időgazdálkodási kihívások?
A munkaidő jobb nyomon követése a ClickUp segítségével
A pontos időkövetés növeli a hatékonyságot és az elégedettséget a szervezetében. A rengeteg rendelkezésre álló eszköz közül a megfelelő kiválasztása nagy különbséget jelenthet.
A ClickUphoz hasonló modern megoldások egyszerűsíthetik az egész folyamatot, megkönnyítve a munkavállalók munkaidejének pontosabb rögzítését és nyomon követését.
Próbálja ki a ClickUp-ot, és nézze meg, hogyan könnyítheti meg az életét!