„Ez a megbeszélés e-mailben is elintézhető lett volna. ”
Igen. Mindannyian jártunk már ebben a helyzetben, amikor egy újabb felesleges megbeszélésen töltött idő miatt morgolódtunk, és lopva az óránkat néztük. Valójában a kutatások azt mutatják, hogy az összes megbeszélés 70%-a valójában megakadályozza a munkavállalókat abban, hogy minden feladatukat elvégezzék.
A rossz hír: a túl sok megbeszélés ronthatja a haladást és a munkaerő termelékenységét.
A jó hír: teljes mértékben Ön irányítja, hogy ez a helyzet megváltozzon!
Tehát, foglalkozzunk egyszer és mindenkorra ezzel a túlterheléses értekezletek problémájával.
Íme egy útmutató, hogyan nyerheted vissza az idődet azáltal, hogy hatékonyabbá teszed az értekezleteket és több produktív órát szánsz a munkanapodra.
Igazgatósági ülések vagy unalmas ülések? A felesleges megbeszélések hatása
A felesleges megbeszélések áradata túlságosan gyakori a modern munkahelyeken. Íme, hogyan vezet ez az alkalmazottak elégedetlenségéhez:
- Alacsonyabb termelékenység: A teli naptár és a tervezett megbeszélések miatti állandó megszakítások gátolják a koncentrációt. Ez akadályozza a feladatok elvégzését és megakadályozza, hogy elmélyüljön a munkában.
- Kommunikációs kihívások: Bár a kommunikáció minden megbeszélés céljának középpontjában áll, a túl sok megbeszélés ütemezése éppen ellenkező hatást vált ki. A túl sok megbeszélés akadályozza a hatékony kommunikációt és együttműködést, ami félreértésekhez, kommunikációs zavarokhoz és késésekhez vezet.
- Információtúlterhelés: Az értekezletek során túl sok mindent próbálnak elintézni (vagy megbeszélni) túl kevés idő alatt. A túl sok értekezlet csak tovább súlyosbítja ezt a problémát. Az ebből eredő, megszakítás nélküli, nagy mennyiségű információtúlterhelés miatt a résztvevőknek nehéz megőrizni a legfontosabb tanulságokat és a megvalósítható részleteket.
- Fojtott kreativitás: A formális megbeszélések arra késztetik a résztvevőket, hogy a szabályok szerint járjanak el. A túl sok megbeszélés a bizalomhiányos mikromanagement területére is átterjedhet. Ez a csapat tagjainak kreativitását és ötletelési képességét csökkenti, ami gátolja az innovációt.
- Pazarló erőforrások: A túl sok megbeszélés több erőforrást is felemészt. Egyrészt vannak olyan alkalmazottak, akiknek le kell foglalniuk a naptárukat, és a megbeszélés ideje alatt rendelkezésre kell állniuk. Másrészt pazarló az idő és az erőfeszítés, amely a megbeszélések ütemezéséhez szükséges. Végül pedig a munkaidő csökkentése pénzügyi erőforrások pazarlását jelenti.
- A munkavállalók elkötelezettségének csökkenése: Legyünk őszinték, senki sem örül igazán annak, hogy egymást követő megbeszéléseken kell részt vennie. Ez túlterhelő, fáradtsághoz, elkötelezettség csökkenéséhez és a morál romlásához vezet.
Hogyan állapíthatja meg, hogy túl sok megbeszélése van?
Túlterhelt a találkozókezelő szoftvere? Elérte csapata a találkozók telítettségi szintjét? Íme néhány jel, amely arra utal, hogy több találkozót tervezett, mint amennyire szükség van:
- A naptárja tele van egymást követő megbeszélésekkel, így alig marad ideje a mélyreható munkára.
- Nehézséget okoz a munkanapjának ütemezése és a fontos feladatokhoz szükséges, megszakítás nélküli időtartamok kijelölése?
- Nehézséget okoz a feladatok elvégzése vagy a határidők betartása a megbeszélések és az azok utáni teendők miatt bekövetkező állandó megszakítások miatt?
- A rengeteg megbeszélés kimeríti és stresszel tölti el.
- Nehéz döntéseket hoznia, mert az ismétlődő megbeszélések elemzési bénulást okoznak.
- Kevés befolyása van a saját idejére és a munka-magánélet egyensúlyára, mivel a megbeszélések behatolnak a magánéletébe.
- Úgy érzi, hogy a megbeszélések időpazarlás, mivel nincsenek egyértelmű céljaik és kézzelfogható eredményeik?
Hogyan lehet elkerülni a túl sok megbeszélést: tippek és trükkök
Szeretné csökkenteni a felesleges megbeszélések számát? Íme néhány tipp és trükk, amelyek segítenek elérni ezt a célt:
Tartson fenn nyitott ajtó politikát
Ha azt gondolja, hogy mi köze van az nyitott ajtó politikának a kevesebb megbeszéléshez, meg fog lepődni, mennyit tud a csapata informális, spontán beszélgetések során megvitatni.
Cserélje le a formális értekezleteket kisebb csoportos megbeszélésekre és brainstorming üléseken, például stand-up vagy huddle megbeszélésekre, és alkalmazottai gyorsan és hatékonyan fogják megoldani a problémákat. Ez nyitottabb és együttműködőbb munkakörnyezetet teremt, nagyobb önállóságot biztosítva, ami magasabb hatékonyságot és termelékenységet eredményez.
Ehhez a vezetőknek és menedzsereknek átlátható munkakultúrát kell kialakítaniuk, amelyben a munkavállalók nyugodtan feltehetik kérdéseiket és megoszthatják aggályaikat. Egy ilyen megközelítés különösen hatékony lehet a hierarchiát nem előíró fiatal szervezetek távmunkás rendszerében.
Rövid, célzott megbeszéléseket szervezzen
A rövidebb megbeszélések gyakran produktívabbak, mivel a résztvevők maximális koncentrációt érnek el és korlátozzák a felesleges kitéréseket. Ahelyett, hogy heti egyórás megbeszéléseket ütemeznél, oszd el ezeket a hét folyamán több 15-20 perces megbeszélésre.
Szokásává tegye, hogy előre felkészül az értekezletre (erről később bővebben), és csak a legfontosabb résztvevőket hívja meg. Az értekezletek ilyen pontos és stratégiai megközelítése jelentősebbé teszi azokat, mivel a kritikus részletekre összpontosít, csökkenti az értekezletek terhelését és optimalizálja az időkihasználást. A többi ügyet e-mailben vagy üzenetekben lehet intézni.
Készüljön fel a megbeszélésre
A felkészületlen értekezlet-szervezők és résztvevők az egyik fő oka a hatástalan értekezleteknek. Szokásává tegye tehát, hogy felkészüljön az értekezletekre.
Íme egy lépésről lépésre bemutatott módszer:
- Határozza meg a megbeszélés egyértelmű célját, és dokumentálja azt a megbeszélés napirendjében.
- Határozza meg a legfontosabb célokat és a kívánt eredményeket
- Ossza meg előre a résztvevőkkel az ilyen megbeszélések napirendjét, és ösztönözze őket, hogy olvassák át.
Ez a gyakorlat segít a résztvevőknek felkészülni, így időt takaríthat meg és maximalizálhatja a hatékonyságot.
Használja a ClickUp értekezlet-napirend sablont, hogy minden fontos téma szóba kerüljön. A sablon segít felkészíteni a résztvevőket azáltal, hogy felvázolja a megbeszélések témáit, strukturált folyamatot biztosít és ösztönzi mindenki aktív részvételét. Ez végső soron produktívabb és koncentráltabb értekezletekhez vezet.
Indítsa el az értekezletet a napirenddel
A megbeszélés napirendje nem csak a felkészüléshez szükséges, hanem a megbeszélés levezetéséhez is elengedhetetlen eszköz. Tekintse úgy, mint a jól megtervezett megbeszélés alapját.
Általában a megbeszélés napirendje tartalmazza a fő célokat, a legfontosabb témákat és a kívánt eredményeket. Kijelölhet egy megbeszélés-moderátort, hogy minden a terv szerint haladjon. A moderátor előre lefoglalhat időt a napirend különböző pontjaira, hogy minden arányos figyelmet kapjon.
A moderátoroknak is irányítaniuk/szervezniük kell a vita menetét, és biztosítaniuk kell mindenki részvételét. Szükség esetén feladatokkal láthatják el bizonyos résztvevőket vagy szakértőket, hogy azok tudják, mikor kell bekapcsolódniuk és értelmet adni a vitának.
Az értekezlet moderátora kritikus szerepet játszik abban, hogy minden csapattag és résztvevő ugyanazon az állásponton legyen.
Kövesse nyomon a megbeszélések jegyzetét
A megbeszélés napirendje a vízió, a jegyzetek pedig a valóság. A jegyzetek nyilvántartási eszközként szolgálnak, mivel mindenki számára – a résztvevőktől kezdve azokig, akik nem tudtak részt venni a megbeszélésen – tájékoztatást nyújtanak a megbeszélés egyértelmű céljáról és legfontosabb eredményeiről. Ezenkívül útitervként is szolgálnak, hogy a résztvevők koncentráltak maradjanak és elkerüljék a felesleges utólagos intézkedéseket. Gondoljon rá úgy, mint egy megvalósítható teendőlistára, amely a megbeszélés után is fenntartja a lendületet.
Ossza meg a könnyen áttekinthető értekezletjegyzeteket egy központi helyen, hogy azok könnyebben hozzáférhetők legyenek, és elkerülje az információszigeteket vagy a felesleges megbeszéléseket. Használja a feladatok prioritásainak meghatározásához és kiosztásához, a felelősségek és a feladatok tulajdonjogának meghatározásához, valamint a határidők kitűzéséhez. Ezenkívül rendszeresen tekintse át ezeket, hogy azonosítsa az ismétlődő témákat vagy a felesleges mintákat, és így növelje a termelékenységet.
A ClickUp előre definiált sablonokkal és beépített mezőkkel segíti Önt ebben a folyamatban!
Használja a ClickUp értekezletjegyzőkönyv-sablonját, hogy strukturált formában rögzítse a legfontosabb megbeszéléseket, döntéseket és következő lépéseket, és így csökkentse az értekezlet utáni nyomon követési feladatokat és jegyzetelést. Ez a sablon segít Önnek az összes értekezletinformációt egy helyen tárolni, hogy azok könnyen hozzáférhetők legyenek. Ezenkívül ez a sablon könnyen összekapcsolható feladatokkal, projektekkel és más dokumentumokkal, így átfogó képet kaphat a munkáról.
Kísérletezzen a megbeszélések típusával
Már említettük, hogy nem minden megbeszélésnek kell a hagyományos ülés formátumban zajlania. Érdemes tehát különböző típusú megbeszéléseket kombinálni, hogy a dolgok érdekesek maradjanak.
A virtuális térben tartott megbeszélések már mindennaposakká váltak a vállalati világban. Lehetségesek a stand-upok és sprintek is, amelyek modern változatát jelentik a formális megbeszéléseknek, és sokkal hatékonyabbak a rutin jellegű állapotfrissítések vagy brainstormingok esetében.
Lehetőség van séta-megbeszélések vagy csapatépítő tevékenységek szervezésére is, amelyek ötvözik a közös munka társas aspektusát a kapcsolatok erősítésével, a kreativitás fokozásával, az energiaszint növelésével és az együttműködés elősegítésével.
Próbáljon ki különböző formátumokat a különböző eredmények elérése érdekében, és maradjon annál, ami a szervezetének a legjobban megfelel.
Ötvözze a szinkron és az aszinkron kommunikációt
Az aszinkron kommunikáció, ha jól alkalmazzák, a túlterhelés ellenszere. Ha szinkron és aszinkron kommunikációs csatornákat hoz létre, hamar rájön, hogy kevesebb megbeszélésre van szükség.
Például használhat egy projektmenedzsment eszközt, mint a ClickUp, hogy valós idejű betekintést nyerjen a feladatok állapotába, vagy közvetlen jelentéseket osszon meg egy együttműködési platformon keresztül. A ClickUp Chat ideális az aszinkron kommunikációhoz, mert lehetővé teszi, hogy a saját tempójában küldjön és fogadjon üzeneteket.
Hozzon létre szálakat konkrét témákhoz, használja a reakciókat és a megemlítéseket a csapatával való kapcsolattartáshoz, és használja ki az olyan funkciókat, mint a fájlmegosztás és a feladat létrehozása közvetlenül a csevegésben. Ez a központi hub szervezetté és hozzáférhetővé teszi a beszélgetéseket, elősegítve a zökkenőmentes csapatmunkát a valós idejű interakció nyomása nélkül.
Ha az információk zökkenőmentesen áramlanak az érdekelt felek között, könnyebb kérdéseket feltenni, visszajelzéseket vagy friss információkat adni, valamint a hivatalos megbeszéléseken kívül is nyomon követni az előrehaladást.
Ezzel értékes értekezletidőt takarít meg, ami növeli a munkahét hosszát, és lehetővé teszi, hogy olyan értékorientáltabb vagy összetettebb feladatokra koncentráljon, amelyek időt és figyelmet igényelnek.
Ne feledje, hogy az aszinkron és szinkron kommunikáció „megfelelő” keveréke az információ típusától, valamint a csapat kommunikációs stílusától és preferenciáitól függ. Ezért határozza meg, mi működik a legjobban.
Fektessen be a megbeszélések technológiájába
A technológia jelentősen hozzájárulhat az értekezletek hatékonyságának növeléséhez. Akár a távoli munkavállalók összehozásáról van szó, időzónáktól függetlenül, akár a naptárak kezeléséről – mindig van olyan eszköz, amellyel mindezt jobban lehet csinálni. Például egy értekezlet-automatizáló eszközzel ütemezheti, meghívhatja és eloszthatja az értekezlet anyagait a résztvevők között.
Hasonlóképpen, a videokonferencia-eszközök lehetővé teszik a személyes beszélgetéseket egy virtuális térben. Akár a találkozók rögzítésére és jegyzetek készítésére is felhasználhatja őket.
Ezenkívül a munkafolyamat-kezelő eszközök segítenek szorosabban figyelemmel kísérni a csapat munkaterhelését és teljesítményét, így nem kell értekezleteket szervezni a haladásról szóló beszámolók, az erőforrások optimalizálása stb. céljából.
Alternatív megoldásként használhat egy hatékony projektmenedzsment platformot, mint például a ClickUp, hogy mindezt egy központi helyről intézhesse!
Jelölj ki „megbeszélésmentes” napokat
Jelölj ki egy adott munkanapot a héten, amikor nem tartasz megbeszéléseket, hogy így „méregtelenítsd” a sok megbeszélés között. Ösztönözd ezt a gyakorlatot azzal, hogy a naptárban kijelölöd az adott napot, amikor nem tartasz megbeszéléseket. Ösztönözd az alkalmazottaidat is, hogy tegyenek hasonlóan.
Fontolja meg egy szervezet-szintű értekezletmentes nap bevezetését, mivel a csapatok és osztályok közötti eltolása rémálommá válhat a funkciók közötti vagy osztályok közötti csapatmunka ütemezésében. Ezzel csökkenne a csapatokra nehezedő nyomás is, hogy részt vegyenek az értekezleteken, mivel most már udvariasan elutasíthatják azokat.
Szánja ezt a megbeszélésmentes napot a mély munkára, a problémamegoldásra és a stratégiai tervezésre, hogy alkalmazottai zavartalanul dolgozhassanak.
Mérje meg az értekezletek hatékonyságát
Egy folyamat soha nem tekinthető teljesnek, ha nem zárja le a „mérés és optimalizálás” ciklussal. Az értekezletek esetében kövesse nyomon az olyan mutatókat, mint az értekezletenként eltöltött idő, a részvételi arány, a teljesített feladatok és a résztvevők elégedettségi szintje.
A ClickUp Tasks hatékony eszköz lehet az értekezleteken meghozott intézkedések nyomon követéséhez. Könnyedén nyomon követheti az értekezletek eredményeit, ha az értekezleten meghozott minden intézkedéshez külön feladatot hoz létre, és azokat a felelős csapattagoknak rendeli hozzá. A feladat státuszát (teendő, folyamatban, befejezett) felhasználva gyorsan felmérheti a teljesítési arányt. Minél több feladatot teljesít a csapata, annál hatékonyabbak az értekezletek.
Rögzítse és elemezze ezeket az adatokat, hogy felfedezze a fejlesztésre szoruló területeket. Ismételje meg ezeket az adatalapú optimalizálásokat, és hamarosan észreveszi, hogy jobban kihasználja a rendelkezésre álló időt és a megbeszélések eredményeit.
Sablonok a sikerhez
Ha egy bizonyos értekezletformátum jól működik Ön és csapata számára, akkor használja azt. Szabványosítsa az értekezletformátumokat, napirendeket, jegyzeteket és egyéb részleteket, hogy egyszerűsítse a tervezési és végrehajtási folyamatot. Készítsen sablonokat a gyakori értekezletekhez, például jegyzetekhez, standup okhoz, frissítések hez és brainstorming ülések hez.
A kialakult és következetes struktúra követése csökkenti az értekezlet előkészítéséhez szükséges időt. Biztosítja, hogy minden részletet figyelembe vegyenek, és lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy produktívabbak legyenek. Az ilyen sablonok használata előre jelezhetőbbé teszi az értekezletek sikerét.
ClickUp: Útmutató a hatékony értekezletekhez
A ClickUp az együttműködés és a kommunikáció központi platformja. Ez a tökéletes eszköz olyan hatékony csapatok létrehozásához, amelyek kevesebb idő alatt és kevesebb megbeszélésen keresztül többet érnek el. A ClickUp ezt úgy valósítja meg, hogy központi platformként szolgál a projektmenedzsment, a feladatok szervezése, valamint a szinkron és aszinkron kommunikáció számára.
Íme néhány ClickUp funkció, amely segíthet elkerülni a felesleges megbeszéléseket:
- ClickUp naptár nézet: vizualizálja csapata értekezlet-ütemtervét, azonosítsa a lehetséges ütközéseket, és jelölje be az értekezletek nélküli napokat egy interaktív naptárban.
- ClickUp Chat View: Valós idejű beszélgetések elősegítése feladatok vagy projektek keretében, hogy azonnali visszajelzéseket, pontosításokat és frissítéseket kapjon.
- ClickUp Notepad: Szervezze meg ötleteit és dokumentumait, és ossza meg őket aszinkron módon csapatával, hogy optimalizálja az élő megbeszélések számát.
- ClickUp Whiteboards: Dolgozzon együtt csapatával egy informális térben, ahol vizuálisan tervezhet projekteket, cserélhet ötleteket és hozhat döntéseket.
- ClickUp Mind Maps: Hagyja ki a hosszú személyes megbeszéléseket, és teremtsen kreatív problémamegoldó környezetet a csapat kohéziójának javítása érdekében.
- ClickUp Docs: Központosítsa az értekezletek dokumentumait (jegyzetek, napirendek stb.) és ossza meg az információkat zökkenőmentesen, miközben fenntartja a hozzáférés-ellenőrzést és a verziótörténetet.
- ClickUp Brain: A ClickUp Brain segítségével blokkolhatja az értekezletek időpontjait, automatizálhatja a meghívókat, létrehozhat értekezlet-összefoglalókat, lefordíthatja az értekezlet jegyzeteket és még sok minden mást.
- ClickUp időkövetés: kövesse nyomon az értekezletekre fordított időt és erőforrásokat, hogy meghatározza a termelékenység és az időgazdálkodás javításának lehetőségeit.
És mielőtt elfelejtené, megkapja a ClickUp sablonokat is, amelyek megkönnyítik az egyszerű feladatok elvégzését, mint például a megbeszélések napirendjének, jegyzőkönyveinek, projektterveinek elkészítése stb. Valójában máris elkezdheti a következő sablonnal:
A ClickUp Meeting Tracker Template segít nyomon követni a megbeszélések részleteit, a döntéseket vagy a teendőket, miközben felelősségeket oszt és fenntartja a felelősségre vonhatóságot, hogy minimalizálja a követő megbeszélések szükségességét. Használja ezt a sablont a szervezés javításához, a haladás nyomon követésének megkönnyítéséhez, a megbeszélések összefoglalásának egyértelművé tételéhez, valamint a jegyzetelés és az áttekintés egyszerűsítéséhez, biztosítva, hogy mindenki tájékozott és összehangolt maradjon.
Csak a fontos értekezletek, mostantól a ClickUp segítségével
A túl sok értekezlet rontja a termelékenységet. A túl sok értekezlet gátolja az innovációt, rontja a munkavállalók hangulatát és pazarolja a vállalat erőforrásait. A fenti stratégiák közül néhány, például a világos napirendek meghatározása, a résztvevők számának korlátozása és a technológia kihasználása jelentősen csökkentheti a túl sok értekezlet negatív hatását.
Ahelyett, hogy több különálló eszköz, platform és rendszer segítségével kezelné munkáját és megbeszéléseit, próbálja ki az egy helyen elérhető megoldást: a ClickUp-ot.
A ClickUp lenyűgöző funkcióival könnyebben racionalizálhatja a kommunikációt, az együttműködést és a projektmenedzsmentet, így csapattagjai több időt fordíthatnak a munkára, és csak akkor kell összeülniük, amikor szükséges.
Szerezze vissza idejét és legyen produktívabb. Regisztráljon még ma a ClickUp-ra!
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
Hány megbeszélés számít túl soknak egy nap?
Sajnos erre a kérdésre nincs általános érvényű válasz. A szám a csapat méretétől, a szerepektől és a felelősségi köröktől, valamint a vállalati kultúrától függően változhat. Általában azonban tanácsos a megbeszéléseket a legproduktívabb óráidra ütemezni, hogy azok a legfontosabb munkádra koncentrálhass.
Az értekezletek hány százaléka időpazarlás?
Bár nincs erről pontos statisztika, a munkavállalók gyakran panaszkodnak arra, hogy a megbeszélések egy része nem produktív. Egyes szakértők azt javasolják, hogy a megbeszélésekre fordított időt a teljes munkaidő 20%-ára korlátozza.
Hogyan korlátozhatom az értekezletek számát?
A megbeszélések számát a következőképpen korlátozhatja:
- Az értekezletek szükségességének értékelése
- A megbeszélések összevonása
- Világos napirendek meghatározása
- A résztvevők számának korlátozása
- A technológia kihasználása
- Találkozómentes napok ütemezése
- Az értekezletek hatékonyságának nyomon követése