Az Amerikai Pszichológiai Társaság munkahelyi jólétről szóló felmérése szerint a munkavállalók 71%-a jelentette, hogy stresszt érez a munkahelyén. Ez nem csak mentális kimerültséget jelent: a munkavállalók 44%-a jelentette, hogy fizikailag is kimerültnek érzi magát.
Erre válaszul a vállalatok olyan alkalmazotti juttatásokat vezettek be, mint a korlátlan szabadság és a négynapos munkahét, hogy ösztönözzék őket a pihenésre.
A vállalatok azt mondhatják: „Gyerünk, vegyél ki szabadságot!”, de a működési realitások gyakran megnehezítik a munkavállalók számára, hogy teljesen kikapcsoljanak és feltöltődjenek. A túlterhelő munkaterhelés, a szabadságkéréssel járó megbélyegzés és egyéb tényezők miatt a munkavállalók visszariadnak.
A megoldás: szabványosított szabadságkérelem-folyamat – szabadságkérelem-sablonokkal –, amely csökkenti a szabadságkérelem benyújtásának és jóváhagyásának érzelmi terheit, és biztosítja, hogy minden alkalmazottat egyenlően kezeljenek a szabadságkérelem benyújtásakor.
Ez a cikk ezt a témát járja körül, és 10 ingyenes sablont kínál, amelyek segítségével zökkenőmentes és stresszmentes szabadságkérelmezési folyamatot hozhat létre minden érintett számára.
Mik azok a szabadságkérelem-sablonok?
A szabadságkérelem-sablon egy szabványosított dokumentum, amelyet a munkavállalók használnak, hogy hivatalosan szabadságot kérjenek. A szabadságkérelmek sablonba foglalásával a vállalatok felgyorsíthatják a jóváhagyási folyamatot, csökkenthetik a hibák számát, és ami a legfontosabb, biztosíthatják a szabadságra vonatkozó szabályok betartását.
A szabadságkérelem sablonja általában a következő három részből áll:
- Munkavállalói adatok: A munkavállalóval kapcsolatos alapvető információk, például neve, azonosító száma, osztálya és beosztása.
- Kérelem részletei: a kezdő és befejező dátum, a szabadság típusa (nyaralás, betegszabadság, személyes okok stb.) és a távollét rövid indoka.
- Jóváhagyási szakasz: Ez a terület az aláírások és dátumok számára van fenntartva a jóváhagyási folyamat dokumentálása érdekében, és tartalmazza a munkavállaló aláírását, a felettes jóváhagyását, valamint esetenként a HR megerősítését is.
Bár a szabadságkérelmek alapvető felépítése változatlan marad, a vállalat méretétől, az iparágtól és a konkrét szabadságpolitikától függően eltérések lehetnek. Például egyes vállalatok megkérdezhetik, hogy milyen módon szeretné, ha a szabadsága alatt kapcsolatba lépnének Önnel, vagy megemlíthetik, hogy ki lesz a közvetlenül felelős személy (DRI) a projektjeiért, amikor Ön nem elérhető.
Mi jellemzi egy jó szabadságkérelem-sablont?
A megfelelő szabadságkérelem-sablon fontos a zökkenőmentes és hatékony HR-folyamatokhoz. Egyszerűsítenie kell a dolgokat, nem pedig növelnie a munkaterhelését.
A sablon kiválasztásakor figyelembe veendő legfontosabb tényezők:
- Audit trail: A sablonnak tartalmaznia kell a kérelmek állapotának nyomon követésére szolgáló funkciókat, beleértve a benyújtás dátumát, a jóváhagyási szinteket és a verzióelőzményeket – ez különösen fontos, ha a átláthatóságot a vállalat egyik alapvető értékének tartja.
- Minden információt tartalmaz: Minden fontos részletet tartalmaznia kell, amelyre a munkavállalónak és a jóváhagyónak egyaránt szüksége van, így minimalizálhatja a oda-vissza kommunikációt.
- Alkalmazkodó: Az alapvető információkon túl egy jó sablonnak testreszabhatónak kell lennie a különböző szabadságtípusokhoz.
- Skálázható: Ugyanazt a sablont (esetleg néhány kisebb módosítással) legalább néhány évig használhatja, vagy ha a vállalat létszáma növekszik.
- Integrációs lehetőségek: Keressen olyan sablont, amely integrálható a HR- és bérszámfejtő szoftverével, így nyomon követheti az alkalmazottak szabadságait.
Opcionálisan keressen olyan sablonokat, amelyekre fel lehet tenni a vállalat logóját, és amelyek mobilbarátok. Ez professzionális megjelenést kölcsönöz, és biztosítja a mobil eszközöket használó alkalmazottak számára a könnyű hozzáférést.
10 ingyenes szabadságkérelem-sablon
10 ingyenes szabadságkérelem-sablont választottunk ki Önnek, hogy egyszerűsíthesse HR-tevékenységeit és azonnal munkához láthasson:
1. ClickUp szabadságkérelem-sablon
A ClickUp szabadságkérelem-sablon úgy lett kialakítva, hogy egyszerűsítse a szabadságkezelés teljes folyamatát, a munkavállalók kérelmeitől a vezetők jóváhagyásáig. Segít nyomon követni a munkavállalók munkaidejét, és megtudni, ki és mikor van távol az irodától, így a távollétük idejére megfelelően megtervezheti a munkaterhelést.
A ClickUp Projects (a ClickUp feladatkezelő csomagja) alapján készült sablon lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy könnyedén benyújtsák szabadságkérelmeiket, megtekintsék azok státuszát, és akár értesítést is kapjanak, ha kérelemüket jóváhagyják vagy elutasítják.
A sablon legnagyobb előnye, hogy tartalmaz egy szabadságkérelem űrlapot, amelyen testreszabható mezők találhatók a szabadság típusára, az órák/napok számára, a kezdő és befejező dátumokra, valamint a hivatalos kérelem okára vonatkozóan. Emellett külön szakaszok is találhatók benne, ahol a kérelmező és a felettes elektronikus aláírást adhatnak hozzá.
Miután a munkavállaló benyújtotta az űrlapot, a ClickUp Automations segítségével hozzárendelheti azt közvetlen feletteséhez, aki áttekintheti a kérelmet. A vezetők a Tábla és Lista nézetek segítségével megtekinthetik, ki van szabadságon, és szűrhetik a kérelmeket azok státusza alapján – új, jóváhagyott vagy elutasított.
A mindenre kijelölt mezőkkel ez a sablon automatizálja a szabadságkérelmek teljes folyamatát, és biztosítja, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon. Ráadásul a űrlap objektív jellege lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy szabadságot kérjenek anélkül, hogy korlátozva vagy mikromanagement alatt állnának.
2. ClickUp PTO naptár sablon
Számtalan fantasztikus alkalmazás és nyomkövető létezik, de a időszervezés terén semmi sem múlhatja felül a vállalati naptárat. Akár feladatokat, megbeszéléseket vagy alkalmazottak szabadságait követi nyomon, a naptár olyan áttekinthető vizuális képet nyújt, amelyet más rendszer nem tud felülmúlni.
Ha szereti a naptár egyszerűségét és vizuális áttekinthetőségét, akkor a ClickUp PTO naptár sablon az Ön számára ideális. Megosztásra alkalmas naptár nézetet hoz létre az összes alkalmazott szabadságáról, így mindenki tudja, ki van bent és ki van kint.
A naptár nemcsak azt mutatja, hogy ki van távol az irodából, hanem azt is nyomon követi, hogy az egyes alkalmazottak hány nap szabadságot vettek ki. Ez különösen hasznos ahhoz, hogy ösztönözze a csapat tagjait a szabadságuk kihasználására.
Így működik:
- Először hozzon létre egy dokumentumot a ClickUp Docs- ban, és vázolja fel, hogy a munkavállalók mennyi szabadságot kapnak, és hogyan kezelik azt.
- Készítse el a szabadságkérelem űrlapot a ClickUp Forms segítségével.
- Használja a ClickUp naptár nézetét a munkavállalók fizetett szabadságának vizualizálásához.
- Csatlakoztassa a ClickUp-ot a HR-szoftveréhez, hogy nyomon követhesse az alkalmazottak szabadságainak számát és frissíthesse azokat.
Végül a naptárat nyilvánossá teheti, hogy növelje a láthatóságot és az átláthatóságot az összes alkalmazott számára.
3. ClickUp kérelem űrlap sablon
Ez nem egy közvetlen szabadságkérelem-sablon, hanem egy zökkenőmentes szabadságkérelem-folyamat alapja. A ClickUp kérelemformanyomtatvány-sablon egyszerűsíti a beilleszkedési folyamatot azáltal, hogy egyszerre gyűjti össze az új alkalmazottaktól az összes szükséges információt.
Amikor új csapattag csatlakozik, a munkavállaló (vagy a csapatvezetője) és csapata könnyedén kérheti a People Ops csapatot, hogy hozzák létre a munkavállaló profilját, és biztosítsanak hozzáférést a PTO űrlaphoz és naptárhoz.
Az űrlap tartalmaz néhány alapvető mezőt, de hozzáadhat további mezőket a műszak részleteihez, a helyszínre vonatkozó információkhoz vagy egyéb releváns adatokhoz. Ha például különböző régiókban és különböző szabadságtípusoknál, például szabadság és betegszabadság esetén eltérő szabadságpolitikát alkalmaz, megadhatja, hogy melyik politika vonatkozik az új alkalmazottra.
Így bizonyíthatja elkötelezettségét a munkavállalók jóléte és a munka-magánélet egyensúlya iránt.
Olvassa el még: A 10 legjobb online alkalmazotti képzési szoftver
4. ClickUp csapatkérelmek sablon
A különböző kérelmekhez tartozó többféle űrlap kezelése nagyon gyorsan kaotikus helyzetet eredményezhet, különösen, ha Ön egy startup vagy kis- és középvállalkozás (KKV), amelynek túl sok teendője van. Ilyen esetekben segítséget nyújthat egy egyetlen űrlap, amely minden alkalmazotti kérelemhez használható.
A ClickUp Team Requests Template egy általános űrlap, amelyet a munkavállalók bármilyen kérelem benyújtásához használhatnak – a hardvereszközök és szerszámok hozzáférésétől a szabadságig. Ez megkönnyíti a vezetők munkáját is, mivel nem kell több űrlapot ellenőrizniük, hogy van-e új kérelem.
Csak annyit kell tennie, hogy hozzáad egy új kategóriát a „szabadságok”hoz az űrlapon, valamint egyéni mezőket a szabadság részleteihez, és máris kész. Mivel a ClickUp Forms feltételes mezőkkel rendelkezik, az alkalmazottaknak csak az egyes kérelemtípusokhoz releváns mezőket jelenítheti meg.
Míg a táblázatos nézet lehetővé teszi a csapatvezetőknek a kérelmek kategorizálását, a ClickUp Automations segítségével a szabadságkérelmeket magas prioritásúként jelölheti meg, hogy azok a lehető leghamarabb feldolgozásra kerüljenek.
Ez segít egy egységes, hatékony rendszert létrehozni az összes belső kérelem kezelésére.
5. ClickUp csapatütemterv-sablon
A munkatársak távolléte alatti munkaterhelés-kezelés elengedhetetlen ahhoz, hogy a szervezet minden üzleti folyamata zökkenőmentesen működjön. Segít a vezetőknek a feladatok újraelosztásában, hogy a projektek a tervek szerint haladjanak, még akkor is, ha a csapat tagjai nincsenek az irodában. Így a munkatársak stressz nélkül élvezhetik szabadságukat, anélkül, hogy aggódniuk kellene a felhalmozódó munkájuk miatt – ami az egyik fő oka annak, hogy a legtöbb munkatárs nem mer szabadságot kérni.
A ClickUp Team Schedule Template egy egyszerű feladat sablon, amelyet a csapatvezetők és menedzserek bármikor lemásolhatnak és felhasználhatnak, amikor jóváhagyják a kért szabadságokat. A ellenőrzőlista négy teendőt tartalmaz:
- Tekintse át a munkavállalók ütemtervében szereplő feladatok határidejét és esedékességét.
- Tekintse át, ki más vesz részt a projektben (vagy tudna segíteni).
- Ellenőrizze a jelenlegi és jövőbeli ütemtervüket.
- Erősítse meg velük, hogy el tudják-e vállalni a kiemelt fontosságú feladatokat.
A feladatok újraelosztásának strukturált megközelítésével ez a rendszer biztosítja a projekt folytonosságát, megakadályozza a szűk keresztmetszetek kialakulását, és ami a legfontosabb: csökkenti a szabadságon lévő alkalmazottak és kollégáik stresszét.
6. ClickUp műszakbeosztási sablon
Ha a hagyományos 9-17-es munkaidőben dolgozó alkalmazottak munkaterhelésének kezelése is bonyolult, akkor ez kétszeresen igaz a több műszakban dolgozó vállalatokra. Egy jól felépített műszakbeosztás, amely világos áttekintést ad a csapat rendelkezésre állásáról, segíthet a szabadságok hatékony tervezésében és jóváhagyásában.
A ClickUp műszakbeosztási sablon jelentősen leegyszerűsíti ezt a folyamatot.
A sablon segít a szerepköröket műszakokra bontani, azokat a felelős személynek kiosztani és a távolléteket nyomon követni. Ez lehetővé teszi Önnek, hogy:
- Egy pillantással láthatja, ki mikor dolgozik.
- Könnyedén nyomon követheti, ki van szabadságon és miért.
- A műszakokat a csapat rendelkezésre állása alapján állítsa be.
- Jelezze előre a személyzeti igényeket és a potenciális hiányokat
A műszakinformációk központosításával a sablon stratégiailag javítja a csapat tagjai közötti kommunikációt és együttműködést.
Úgy érzi, hogy a folyamat javítható lenne? A ClickUp Goals segítségével felmérheti, hogy a műszakok mennyire hatékonyan működnek, és megkeresheti a fejlesztésre szoruló területeket. Mérföldköveket és célokat állíthat be, hogy mérje a folyamatok hatékonyságát és megtalálja a fejlesztésre szoruló területeket. Például a ClickUp True/False céljait használhatja annak ellenőrzésére, hogy naponta teljesíti-e a személyzeti követelményeket.
Alapvetően nem csak a műszakbeosztásokat kezeli, hanem azok maximális hatékonyságát is optimalizálja.
7. ClickUp csapatütemterv-naptár sablon
A ClickUp csapatütemterv-naptár sablonja megkönnyíti a szabadságra menő alkalmazott átadását, biztosítva, hogy a fontos feladatok és információk még a távollétük előtt megosztásra kerüljenek. Ez minimálisra csökkenti a projekt késedelmeket, zökkenőmentes átmenetet biztosít, és lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy szabadságuk alatt teljesen kikapcsolódjanak.
A sablon négy nézettel rendelkezik:
- Projekt tevékenységek: „Lista nézet”, ahol áttekintheti a csapatnak kiosztott összes feladatot, valamint új feladatokat hozhat létre és kezelhet.
- Heti ütemterv: Kanban-stílusú tábla, amely vizuálisan rendezi a feladatokat a határidőik alapján.
- Munkaerő-igény: Ez a nézet világos képet ad az egyéni és a csapat munkaerő-igényéről, segítve a feladatok egyensúlyba hozását és a túlterhelés elkerülését. A legjobb az, hogy a nézet időtartamát egy hónapra, két hétre vagy egy hétre módosíthatja, és proaktívan tervezheti a munkavállalók szabadságait.
- Csapat ütemezése: Ez egy naptár nézet, amely megjeleníti a feladatok időtartamát és átfedéseit, lehetővé téve a hatékony időgazdálkodást és erőforrás-elosztást.
Ez segít a csapattagoknak összehangolni erőfeszítéseiket, akár egy kolléga távolléte alatt további feladatokat vállalnak, akár potenciális függőségeket azonosítanak. Ugyanakkor a vezetők hatékonyan újraeloszthatják a munkát anélkül, hogy bárkit túlterhelnének.
8. ClickUp óránkénti ütemterv sablon
Az órabéres alkalmazottak szabadságainak nyomon követése kaotikus lehet, ha nincs pontos rendszer. A fix fizetésű alkalmazottakkal ellentétben az órabéres alkalmazottak fizetése a ténylegesen ledolgozott órák alapján kerül kiszámításra. Ez azt jelenti, hogy nem csak a „szabadnapokat”, hanem a „szabad órákat” is nyomon kell követnie.
A ClickUp óradíjas munkarend-sablon keretrendszert biztosít az óradíjas munkavállalók kezeléséhez, naptárnézetek és időkövetők kombinációjával. Ez segít nyomon követni a tényleges munkaidőt és biztosítja a pontos bérszámfejtést.
A sablon heti naptár nézetet tartalmaz, ahol hatékony időgazdálkodás érdekében megtervezheti az alkalmazottak ütemtervét.
Ha egy alkalmazott egy órát (vagy egy napot) szeretne szabadságra menni, akkor azt az adott időtartamot „Távollét” ként blokkolhatja , és hozzáadhat egy megjegyzést, amelyben elmagyarázza, miért vette ki azt a szabadságot. Nagyon kényelmes, igaz?
9. Szabadságnyilvántartási HR-sablon a Template.net webhelyről
Ha kisvállalkozás vagy, vagy inkább a szabadságkérelmek nyomon követésének egyszerű módszerét részesíted előnyben, akkor ez a Szabadságnyilvántartás HR sablon a Template.net-től segíthet. Csak másold le minden alkalmazott számára, és frissítsd, amikor valaki szabadságra megy. Ez egy egyszerű módszer a szabadságnapok és egyéb távollétek nyomon követésére.
A sablon tartalmazza az alapvető részleteket, mint például a munkavállalói információk, a PTO-jogosultság, a szabadságtípusok, a fennmaradó egyenleg és a már igénybe vett szabadságok története. Ha különböző szabadságpolitikák és kategóriák vannak – teljes munkaidőben, részmunkaidőben stb. dolgozók számára –, akkor hasznos lehet a szabályzat hozzáadása minden munkavállalói nyilvántartáshoz.
Így nem csak központosítja az alkalmazottak szabadságnyilvántartását, hanem biztosítja a vállalat szabadságpolitikájának betartását is.
Olvassa el még: Hogyan kerülhető el a mikromanagement a munkahelyen
10. Startup alkalmazottak szabadságkérelmi űrlapja a Template.net webhelyről
A listánk utolsó sablonja szintén egyszerű. A Template.net Startup Employee Time Off Request Form egy egyszerű űrlap, amelyet a munkavállalók megoszthatnak vezetőikkel, amikor szabadságot kérnek.
Négy szakaszból áll: alkalmazotti adatok, szabadság részletei, vezető jóváhagyása (és megjegyzések) és HR jóváhagyása. Fájlokat is csatolhat, ha vállalati szabályzata szerint betegszabadság igénybevételéhez orvosi igazolás szükséges.
Ez a sablon különösen alkalmas kisvállalkozások és induló cégek számára, ahol egyszerű szabadságkezelési rendszert részesítenek előnyben.
Kezelje az alkalmazottak szabadságait a ClickUp segítségével
A jól felépített szabadságkezelési rendszer nemcsak segít nyomon követni a távolléteket és kezelni a munkaterhelést, hanem biztosítja a helyi munkaügyi előírások betartását is. A ClickUp pedig ebben segíthet.
A munkakezelő eszközök csomagja – szabadságkérelmek sablonjai, csapatütemtervek, időkövetés és munkaterhelés-kezelési funkciók – segíthet egyszerűsíteni a folyamatot, csökkenteni a oda-vissza levelezést, és olyan kultúrát teremteni, amely előtérbe helyezi a munka és a magánélet egyensúlyát.
Ráadásul, mivel a ClickUp több mint 1000 alkalmazással és platformmal integrálható (beleértve a legtöbb HR- és bérszámfejtési szoftvert), automatikusan nyomon követheti a szabadságokat és biztosíthatja a pontos kifizetéseket.
Miért ne próbálná ki? Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-ra, és egységesítse szabadságkérelmi (és jóváhagyási) folyamatát.