Mint minden projektmenedzser tudja, a projektbecslések elkészítése egyszerre fontos és stresszes feladat. Míg a projekt előrehaladtával könnyebb megérteni és elkészíteni a becsléseket, a kezdeti szakaszban nehéz pontos becsléseket készíteni.
Hogyan készít becsléseket egy projekt korai szakaszában, amikor még kevés adat áll rendelkezésre?
Az analóg becslés egy olyan projektmenedzsment technika, amely segíthet Önnek. Az analóg becslés a projektmenedzsmentben egy alapvető becslési technika, amely segít a költségbecslések elkészítésében, valamint a projekt időtartamának és erőforrás-igényének felmérésében a kezdeti szakaszban.
Vessünk egy pillantást arra, hogy mi is ez a technika, hogyan működik, milyen módszerekkel dolgozik, és még sok másra.
Mi az analóg becslés a projektmenedzsmentben?
Az analóg becslés a projektmenedzsmentben egy agilis technika, amely a múltbeli adatok felhasználásával, hasonló eredményekkel vagy feladatokkal rendelkező korábbi projektekből származó információk alapján becsüli meg a jelenlegi projekt költségeit, időtartamát és erőforrásait. Minél több információ áll rendelkezésre a múltból, annál pontosabb lesz az analóg becslés.
Így használhatja az analóg becslést a projektmenedzsmentben:
- Válasszon egy hasonló projektet: Válasszon egy olyan korábbi projektet, amely nagyon hasonlít az új projekthez. Például, ha a jelenlegi projektje piackutatásra vonatkozik, válasszon egy olyan korábbi projektet, amely hasonló tevékenységeket tartalmaz. A korábbi projekt és az Ön által becsült projekt közötti hasonlóságok határozzák meg a becslések pontosságát.
- Keresse meg a két projektben egyaránt releváns elemeket: azonosítsa a két projektben hasonló értékeket, például a költségeket, az időtartamot, a hatókört és a konkrét feladatokat, hogy becsléseket készíthessen.
- Jegyezze fel a hasonlóságokat: Készítsen listát a két projekt hasonló elemeiről, hogy könnyebben összehasonlíthassa őket.
- Válassza ki a becsléseit: Hasonlítsa össze a projektelemeket, és válassza ki a jelenlegi projekthez szükséges becsléseket az érdekelt felek követelményei alapján, például a költségvetés, az időkeret, a hatókör, a csapat tagjainak napi/heti munkaideje és a korábbi projektadatok alapján szükséges erőforrások figyelembevételével.
Analóg vs. paraméteres becslés
A paraméteres becslés egy adatalapú és pontosságon alapuló technika, amely tevékenységi egységárak és a változók közötti statisztikai összefüggések segítségével pontosan meghatározza a projekt költségeit, erőforrásait és időtartamát.
A projektmenedzsmentben mind a paraméteres, mind az analóg becslési technikák eltérő módon használják a korábbi adatokat. Íme néhány különbség az analóg és a paraméteres becslés között.
| Főbb különbségek | Analóg becslés | Paraméteres becslés |
| A becslés alapja | Hasonló projektek korábbi adatai alapján általános projektbecslést készít. Ehhez olyan részleteket vesz figyelembe, mint a korábbi projektek hatóköre, költsége és időtartama, valamint szakértői véleményeket. | Egységalapú számításokat és statisztikai elemzéseket használ a időtartam, a pénz és a projekt erőforrások becsléséhez. A történeti információkban a időtartammal, a költséggel vagy a projekt erőforrások értékével korreláló paraméterek azonosítását és felhasználását foglalja magában a jelenlegi projektértékek becsléséhez. |
| Pontosság és alkalmazhatóság | Kezdőpontként szolgál a projektbecslésekhez. Kevésbé pontos, mint a paraméteres becslés, és leginkább olyan projektekhez alkalmas, ahol korlátozott adatok állnak rendelkezésre. | Részletes számítások és statisztikai összefüggések segítségével pontosabb eredményeket nyújt, mint az analóg becslés. Leginkább jól meghatározott projektekhez ajánlott. |
| Összetettség | Egyszerű és gyors technika, statisztikai megközelítések nélkül. | Bonyolultabb és időigényesebb, mint az analóg becslés Statisztikai számításokat és kiigazításokat igényel |
Bár a különbségek most már egyértelműek, itt van, mikor érdemes paraméteres és analóg becslést alkalmazni a projektmenedzsmentben:
- Az analóg becslés használata: A projektmenedzserek általában az kezdeti fázisokban használják az analóg becslést, hogy hozzávetőleges becsléseket készítsenek. Használja ezt a technikát, ha részletes adatok nem állnak rendelkezésre.
- Paraméteres becslés használata: A paraméteres becslés egy adatalapú megközelítés, amely részletes számításokat és projektértékelési adatokat igényel. Ezt a technikát főként olyan projekteknél alkalmazzák, amelyek részletes információkat és meghatározott paramétereket kínálnak, mint például az anyagok, a munkaerő vagy más projektelemek egységárai.
Az analóg becslés módszerei
Az analóg becslés a projektmenedzsmentben egy top-down becslési technika, ami azt jelenti, hogy megkapja a teljes projekt becslését, majd azt kisebb projektelemekre bontja. Íme két analóg becslési módszer, amelyet használhat.
Paraméteralapú analóg becslés
Ez a módszer a korábbi projektekből származó konkrét változókat vagy paramétereket felhasználva becsüli meg a jelenlegi projekt költségvetését, hatókörét és erőforrásait. Röviden: a kritikus projektparamétereket használja, amelyek hatással vannak az eredményekre és a projektmenedzsment KPI-jeire.
Például, ha egy korábbi értékesítési elemzési projektben a piackutatás 10 órát vett igénybe, akkor ezt a paramétert felhasználhatja a jelenlegi projektben egy hasonló piackutatási feladat időtartamának becsléséhez. Hasonlóképpen, a projektmenedzserek összehasonlítás útján becsülhetik meg a jelenlegi projekt egyéb paramétereit, például a költségeket vagy az erőforrásokat.
Életciklus-értékelésen alapuló analóg becslés
Ezzel a módszerrel a projektmenedzserek átfogó képet kapnak a korábbi projekt életciklusának szakaszairól – a kezdetektől a befejezésig –, hogy becsülni tudják az új projekt erőforrásait, költségeit és időkereteit.
Tegyük fel, hogy volt egy korábbi szoftverfejlesztési projektje, amelynek fázisai a következőek voltak: erőforrások összegyűjtése, tervezés, fejlesztés, tesztelés, telepítés, projektmutatók elemzése és visszajelzés. Az életciklus-értékelésen alapuló analóg becslés használatával elemeznie kell az egyes projektfázisokhoz rendelt konkrét erőforrásokat és időt. Ez az információ segít becsülni egy új szoftverfejlesztési projekt paramétereit.
Az analóg becslés előnyei és hátrányai
Más projektmenedzsment technikákhoz hasonlóan az analóg becslésnek is vannak előnyei és hátrányai.
Előnyök
- Minimális erőforrás- és költségigény: Az analóg becslés minimális erőforrásokkal gyorsan biztosít alapvető becsléseket. Ez egy költséghatékony technika, amely kevesebb folyamatot és dokumentációt igényel.
- Fokozatos becslésjavítás: Az analóg becslés a projekt korai szakaszában megfelelő, de a projekt bármely szakaszában hasznos lehet a becslések finomításához.
- Részletes becslés: Az analóg becslés a projektmenedzsmentben segít megbecsülni az egyes feladatokhoz szükséges időt és erőfeszítést, ezáltal segítve a teljes kép elemzését.
- Megvalósíthatósági elemzés: Ez a technika segít a projektcsapatoknak a megvalósíthatóság, a költségvetés és a potenciális megtérülés értékelésében, biztosítva a tájékozott döntéshozatalt.
Hátrányok
- Korlátozott pontosság: A technika pontossága korlátozott lehet a korlátozott projektinformációk és az erőforrások és inflációs rátákhoz hasonló változók változásai miatt.
- Feltételezéseken alapuló: Ez a technika a korábbi projektadatokon alapuló feltételezéseken nyugszik. A korábbi adatok azonban nem feltétlenül tükrözik pontosan a jelenlegi projektet.
- Nem alkalmas egyedi projektekre: Ha nincs rendelkezésre álló korábbi adat, az analóg becslés nem lesz megvalósítható.
Lépésről lépésre az analóg becsléshez
Az agilis becslési technikák közül az analóg becslés az egyik legegyszerűbb és leghasznosabb módszer a projekt kezdeti szakaszában történő becslések készítéséhez. Ahhoz, hogy a legtöbbet hozza ki ebből a technikából, használjon olyan projektmenedzsment szoftvert, mint a ClickUp.
A ClickUp egy all-in-one megoldás minden projekttel kapcsolatos feladatra. Tárolja a projektinformációkat, lehetővé teszi a munkafolyamatok beállítását, a haladás nyomon követését, a feladatok kiosztását és a projektfolyamatok racionalizálását.
Így használhatja ki a ClickUp-hoz hasonló projektmenedzsment szoftverek előnyeit, hogy analóg becsléssel készítsen becsléseket következő projektjéhez.
1. lépés: Ismerje meg az új projekt területét és technológiai követelményeit
Határozza meg a korábbi projekt területét (akár marketing, termékfejlesztés, építkezés vagy más területről van szó) és a szükséges technológiai erőforrásokat. Például az új projektje lehet szoftverfejlesztés vagy termékmarketing kezdeményezés. Miután meghatározta a területet, megérti a projekthez szükséges technológiát. Ez megkönnyíti a hasonló korábbi projektek keresését.
2. lépés: Keressen egy hasonló korábbi projektet
Kezdje azzal, hogy összeállít egy listát a korábbi projektekből (mondjuk tíz vagy több) olyan változók alapján, mint a terület, a csapatok, a projektmenedzsment célok vagy a kontextus. Ezután válogassa ki azokat a projekteket, amelyeket összehasonlíthatónak talál, amíg két vagy három projekt marad összehasonlításra.
3. lépés: Hasonlítsa össze a projekteket
Miután elkészült a hasonló projektek listája, kezdje el az összehasonlítást a legrelevánsabb változók alapján. Minél több hasonló változót talál, annál pontosabbak lesznek a projektbecslései.
A listán belül az egyes projekteket feladatokként hozzáadhatja a ClickUp-hoz. Ezenkívül a ClickUp egyéni mezők segítségével megadhatja az összes fontos tényezőt (költségvetés, ütemterv, erőforrások stb.), amelyek alapján összehasonlítani szeretné a projekteket. Az egyes változók értékeit ezután hozzárendelheti az egyes projektfeladatokhoz.
A lista nézet mellett a ClickUp Kanban Board segítségével áttekintheti a feladatokat, csoportosíthatja őket közös jellemzők, prioritás vagy állapot alapján, egyéni mezők segítségével rendezheti őket, és a kijelölt személyek alapján szűrheti a feladatokat.
Profi tipp: Használja a ClickUp időkövető funkcióját, hogy megalapozott döntéseket hozhasson a projektek összehasonlítása során. Ez értékes történeti adatokkal látja el, amelyeket felhasználhat az új projektekre vonatkozó reálisabb és pontosabb időbecslések elkészítéséhez.
4. lépés: Készítsen költség- és időtartam-becsléseket a tervezett projekthez
A költség és az időtartam a két legfontosabb változó, amelyet a projektmenedzserek először becsülnek meg. Miután összehasonlította a projekteket, készítsen durva becsléseket a projektek befejezéséhez szükséges időtartamról és a kapcsolódó költségekről. Becsülje meg a többi változót is a projekt tevékenységek és az érdekelt felek igényei alapján.
Használja a ClickUp költségelemzési sablonját a költségvetések megtekintéséhez és a projekt összköltségének nyomon követéséhez. Ez a sablon javítja az erőforrások elosztását, segít naprakész maradni a valós idejű költségteljesítményről, és segít megérteni a projekt életciklusának költségei és értéke közötti kompromisszumokat.
5. lépés: Azonosítsa a korábbi projektekben végzett hasonló tevékenységeket
Keressen hasonló tevékenységeket a korábbi projektekben, hogy végleges becslést készítsen. Például, ha termékfejlesztési projektről van szó, azonosítson hasonló tevékenységeket és témákat a korábbi projektekben, meghatározott fejlesztési szakaszokban, például a tervezés vagy a bevezetés során. Készítsen költség-, időtartam- és erőforrás-becsléseket ezekre az egyedi feladatokra.
Profi tipp: A ClickUp Brain átnézheti a hosszú termékfejlesztési dokumentumokat, és másodpercek alatt összefoglalja azokat Önnek. Ezek az összefoglaló dokumentumok segítenek gyorsan megérteni a termékfejlesztési dokumentumok legfontosabb aspektusait, és egyszerűbbé és gyorsabbá teszik a hasonló tevékenységek megtalálását a korábbi projektekben.
6. lépés: Készítse el a végleges becsléseket az összegyűjtött adatok alapján
Miután elkészültek a becslések, megkezdheti a projekt végrehajtását. Használja a végleges becsléseket (egy érték vagy értékek tartománya) a projekt végrehajtási munkafolyamatának létrehozásához.
A ClickUp munkamegosztási sablonja segítségével áttekinthető képet kaphat a projekt feladatairól, ütemtervéről és eredményeiről, valamint pontosabban becsülheti meg a projekt költségeit és erőforrásait. Használja ezt a sablont, hogy biztosítsa a feladatok meghatározását, az erőforrások kiosztását és a haladás következetes nyomon követését.
Nézze meg ezeket a munkamegosztási struktúra sablonokat!
Miután elkészítette a becsléseket, a ClickUp segítségével létrehozhat egy projektütemtervet, amely részletesen bemutatja azokat a stratégiai lépéseket, amelyeket csapatának meg kell tennie a projekt eredményeinek határidőre történő megvalósításához. Ez az ütemterv világosan bemutatja a projekt idővonalát, hatókörét, prioritásait, elvárásait és céljait, hogy a projekt gyorsabban haladjon előre.
Kombinálja az analóg becslést a ClickUp Roadmap Template-jével, hogy zökkenőmentes és stratégiai projekttervezést biztosítson. Ez a teljes mértékben testreszabható projektütemterv számos eszközzel rendelkezik, amelyek segítenek a projektek nyomon követésében, a feladatok stratégiai megtervezésében és prioritásainak meghatározásában, valamint a belső csapatokkal való együttműködésben, hogy a határidők betartása biztosítva legyen.
Analóg becslés példa
Egy projektmenedzser feladata, hogy becsülje meg egy új közösségi média marketing kampány költségét és időtartamát. Íme a részletek:
- Projekt: Új weboldal elindítását népszerűsítő közösségi média marketing kampány
- Cél: Forgalom generálása az új weboldalra – havi 18 000 látogató.
- Kihívás: Mivel a projekt még korai szakaszban van, a menedzser nem rendelkezik részletes ütemtervekkel vagy költségbecslésekkel.
- Megoldás: A menedzser analóg becslést alkalmaz a projektmenedzsmentben, hogy hozzávetőleges becsléseket készítsen. A lépések a következők: A projektmenedzser felsorol tíz hasonló, korábbi közösségi média marketing kampány projektet. Miután alaposan áttekintette az egyes projekteket, a menedzser megkeresi a leginkább hasonló változókat: költség, időtartam, tevékenységek, hatókör, célközönség és közösségi csatornák. Ezeket az adatokat felhasználva a projektmenedzser kiszámítja a jelenlegi projekt becsléseit. Mivel a kezdeti becslések nem feltétlenül pontosak, a menedzser a projekt előrehaladtával fokozatosan finomíthatja a becsléseket további részletek felhasználásával.
- A projektmenedzser felsorol tíz hasonló, korábbi közösségi média marketing kampány projektet.
- Miután alaposan áttekintette az egyes projekteket, a menedzser megkeresi a leginkább hasonló változókat: költség, időtartam, tevékenységek, hatókör, célközönség és közösségi csatornák.
- Ezen adatok alapján a projektmenedzser kiszámítja a jelenlegi projekt becsléseit. Mivel a kezdeti becslések nem feltétlenül pontosak, a menedzser a projekt előrehaladtával fokozatosan finomíthatja a becsléseket a részletesebb adatok felhasználásával.
- A projektmenedzser felsorol tíz hasonló, korábbi közösségi média marketing kampány projektet.
- Miután alaposan áttekintette az egyes projekteket, a menedzser megkeresi a leginkább hasonló változókat: költség, időtartam, tevékenységek, hatókör, célközönség és közösségi csatornák.
- Ezen adatok alapján a projektmenedzser kiszámítja a jelenlegi projekt becsléseit. Mivel a kezdeti becslések nem feltétlenül pontosak, a menedzser a projekt előrehaladtával fokozatosan finomíthatja a becsléseket a részletesebb adatok felhasználásával.
A ClickUp segítségével pontos projektbecsléseket kaphat
Az analóg becslés a projektmenedzsmentben népszerű a szakemberek körében. Miért? Mert könnyen használható, gyors eredményeket ad és kevesebb folyamatot igényel.
Egy új projekt kezdetén az analóg becslés a legalkalmasabb módszer a projekt költségeinek, erőforrásainak és időtartamának hozzávetőleges becsléséhez. Bár ez egy alapvető technika, a becslések meglehetősen megbízhatóak lehetnek.
A ClickUp segítségével az analóg becslési folyamat még egyszerűbbé válik. A ClickUp könnyen használható és testreszabható projekt táblái és sablonjai lehetővé teszik, hogy pillanatok alatt elkészítse projektbecsléseit. Regisztráljon most ingyen, és próbálja ki!
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
Mi a különbség a paraméteres és az analóg becslés között?
A paraméteres és az analóg becslés közötti fő különbség a projektmenedzsmentben az, hogy a paraméteres becslési technika összehasonlításokat és egységalapú számításokat használ. A paraméteres becslések a változók közötti statisztikai összefüggéseket használják a jelenlegi projektköltségek vagy erőforrások kiszámításához. Az analóg becslések viszont a hasonló korábbi projektekből származó történeti adatokat használják egy új projekthez.
Mi az analóg becslő?
Az analóg becslés olyan módszer, amely hasonló korábbi projektekből származó információkat használ a jelenlegi projekt költségének és időtartamának becsléséhez. Az analóg becslési módszer során a pontos becslések elkészítéséhez egy új projekthez nagyon hasonló korábbi projektet választanak ki.
Mi az analóg becslés elve?
A projektbecslés analógia elve azt jelenti, hogy a költségbecslésekhez stb. a új projekthez hasonló korábbi projekt paramétereit használjuk. Ez az elv képezi az analóg becslés alapját a projektmenedzsmentben, ahol a becsléseket a korábbi projektek történeti adatai alapján készítik.