Több feladat és projekt kezelése kihívást jelent, miközben gondoskodnia kell az erőforrások kezeléséről, a csapatával való hatékony kommunikációról és a határidők betartásáról.
A táblázatok használata már nem olyan hatékony, mint régen. Több kisebb feladat gyorsan hatalmas, rendezetlen káoszba torkollhat. A hagyományos munkamenedzsment-megközelítésekre támaszkodva könnyen túlterheltté és eredménytelenné válhat.
Emellett elég rugalmasnak kell lennie ahhoz, hogy alkalmazkodni tudjon a projekt hatókörének, követelményeinek vagy korlátainak változásaihoz. Egy kisebb követelmény figyelmen kívül hagyása vagy egy határidő elmulasztása az egész munkafolyamatot tönkreteheti.
Itt jönnek képbe a feladatkezelők, hogy rendet tegyenek a káoszban. Segítenek a munkaszerkezetet kezelhető elemekre bontani, így hatékonyan tud több projektet egyszerre kezelni.
A feladatkezelők irányító központként szolgálnak, biztosítva, hogy produktív maradjon és soha ne mulassza el a határidőket.
Ebben a bejegyzésben bemutatjuk a feladatkezelőben szükséges különböző funkciókat, hogy segítsünk kiválasztani a szükségleteinek megfelelőt, amellyel hatékonyan elvégezheti feladatait. ✅
A feladatkezelő használatának előnyei
A feladatkezelők számos előnnyel járnak: egyszerűsített munkafolyamatok, jobb termelékenység, valamint az irányítás és a teljesítmény érzése.
De ez még nem minden. Nézzük meg közelebbről a kiváló feladatkezelő szoftverek használatának további előnyeit:
1. Jobb feladatláthatóság
A feladatkezelő szoftverek segítségével a nagy projektek kisebb feladatokra bonthatók, amelyeket a projekt életciklusának minden szakaszában el lehet végezni. Ez megkönnyíti az elvégzendő feladatok áttekintését és az egyes feladatok nyomon követését egyetlen irányítópultról.
Ha például olyan új termékfunkciót indít, amelyhez tartalmi eszközökre van szükség, akkor feladat-dashboardokat hozhat létre, hogy nyomon követhesse a csapat tagjainak elvégzendő különböző feladatokat.
A feladat-dashboardok teljes, 360 fokos áttekintést nyújtanak az összes folyamatban lévő feladatról, így mindig tisztában lehet a helyzetével.
Különböző nézetek, például Gantt-diagramok és grafikonok értékes betekintést nyújtanak a tervezésbe, a felügyeletbe és a jelentésekbe. A nézetet testreszabhatja, hogy betekintést nyerjen a projekt előrehaladásába.
2. Hatékonyabb feladatkövetés
A feladatkezelők lehetővé teszik, hogy egy helyen kövesse nyomon az összes feladatot a különböző szakaszokban, ami egy lépéssel megelőzi a papír-ceruza vagy a táblázatkezelő programok használatát.
A hatékony keresési funkciók segítségével valós időben láthatja a feladatokat és azt, hogy ki dolgozik rajtuk.
A ClickUp például lehetővé teszi több nézet létrehozását, amelyek segítségével nyomon követheti az egyes feladatok állapotát:
3. Javított üzleti folyamatok
A kiváló feladatkezelők vizualizálják a munkafolyamatokat és a feladatokat, hogy egyszerűbbé tegyék a problémák azonosítását és megoldását, mielőtt azok az egész projekt munkafolyamatát tönkretennék.
Ugyanakkor számítani kell a nem egyértelmű ütemtervek és az elfeledett feladatok miatt bekövetkező véletlen hatékonysági veszteségekre.
A Harvard Business Review jelentése szerint minden hatodik IT-projektnél 70%-kal túllépik a tervezett ütemtervet.
A feladatkezelők lehetővé teszik a feladatok központosítását, így mindig előrehaladhat a határidőkkel, és időt takaríthat meg a továbbfejlesztett időgazdálkodási funkcióknak köszönhetően, mint például az időkövetés vagy a feladat automatizálás, amely automatikusan elindít bizonyos eseményeket, miután egy feladatot befejezettnek jelöltek.
Például nyomon követheti, mely munkafolyamatok tartanak tovább a szükségesnél, és automatizálhatja az ismétlődő feladatokat.
Ha egyes feladatok több időt igényelnek, mert a végtermék jóváhagyása előtt több iterációra van szükség, akkor támogathatja csapattagjait, hogy hatékonyabban tudjanak dolgozni.
A feladatkezelő kiválasztásakor figyelembe veendő legfontosabb funkciók
Ideje beszélni a feladatkezelőben figyelembe veendő legfontosabb funkciókról. Kezdjük!
1. funkció: Ütemezés készítésének lehetősége
A feladatütemezés segít az alkalmazottaknak vizualizálni céljaikat, és hatékonyan beosztani idejüket és erőforrásaikat a feladatok elvégzéséhez.
A feladatütemterv részletezi, hogy az egyes feladatok mennyi időt vesznek igénybe és mikor fejeződnek be. A feladatkezelőnek lehetővé kell tennie olyan ütemterv készítését, amely segít Önnek és alkalmazottainak a terv betartásában.
A ClickUp időgazdálkodási funkcióval naptár, Gantt-diagram, ütemtervek és munkaterhelési módok segítségével tervezheti meg idejét és feladatait. Itt megtekintheti a projekt ütemtervét, függőségeket hozhat létre és dátumokat módosíthat.
A jobb feladatütemezésnek köszönhetően csapata időben elvégzi a feladatokat, javul a kommunikáció, és ezáltal a csapat eredményei is jobbak lesznek.
2. funkció: Több nézet
A csapat összes feladatának nevét, határidejét, állapotát és prioritását részletesen bemutató többféle nézet segíthet abban, hogy tisztább képet kapjon a folyamatokról.
Csoportosítsa, szűrje és tekintse meg a projekt minden egyes feladatát többféle nézetben. Például a Csapat nézet segít meglátni, melyik tagok vannak nagyobb terhelés alatt, mint a többiek. A Naptár nézet viszont a határidők szerint csoportosítja a feladatokat.
A ClickUp Views több mint 15 teljesen testreszabható nézettel rendelkezik, amelyek szinte minden csapatfeladatot képesek kezelni. Választhat alapvető feladatnézetek, például lista, tábla és naptár, valamint fejlett nézetek, például Gantt, táblázat, idővonal, gondolattérkép stb. között.
Íme egy lista a ClickUp által kínált különböző nézetekről: 👇
- Lista nézet – egyszerűen felsorolja az összes feladatot egy áttekinthető, kezelhető listában.
- Táblázatos nézet – lehetővé teszi, hogy hatékony, szakaszokra vagy kategóriákra felosztott táblákat állítson be drag-and-drop funkcióval.
- Naptár nézet – a feladatokat dátumok szerint rendezi
- Gantt-nézet – ideális a feladatok függőségének nyomon követéséhez
- Tevékenységek nézet – összesített nézetet nyújt egy adott helyszínen végzett tevékenységekről.
- Idővonal nézet – a feladatok lineáris megjelenítése
- Munkaterhelés-nézet – segít megtekinteni az egyes csapattagok munkaterhelését egy adott időpontban.
- Táblázatos nézet – minden sor és oszlop azonos magasságú, ideális információk tömeges megtekintéséhez vagy importálásához.
- Elméleti térképek – építsen hierarchikus struktúrát a feladatok összekapcsolásához és csoportosításához egy fa-szerű struktúrában.
- Térképnézet – helyezze el feladatait a térképen.
A számos nézet közül választhat, így átfogóbb képet kaphat a célokról és feladatokról, és biztos lehet benne, hogy semmi sem kerüli el a figyelmét.
3. funkció: Testreszabási lehetőségek
A feladatkezelőnek lehetővé kell tennie a feladatok különböző elemeinek az Ön igényeinek megfelelő testreszabását.
A testreszabási funkciók lehetővé teszik a felhasználói felület személyes preferenciáknak megfelelő módosítását. Például kategóriákat és címkéket, színkódokat és testreszabható értesítési opciókat is beépíthet a feladatokba.
Emellett minden feladathoz feladatfüggőségeket is létrehozhat, hogy biztosan elvégezze az összes fontos feladatot a projekt minden szakaszában.
A ClickUp segítségével teljesen testreszabható feladatokat állíthat be egyedi feladattípusokkal ügyfelek vagy események számára. Több nézet közül választhat, és minden más, amit fentebb tárgyaltunk, a rendelkezésére áll.
💡 Profi tipp: A ClickUp hihetetlen testreszabhatóságot kínál a ClickApps segítségével, amelyek kis, funkcióalapú alkalmazások, amelyeket be- és kikapcsolhat, hogy olyan dolgokat vezéreljen, mint az automatizálás, a többfelelős feladatok, az egyéni mezők és még sok más.
4. funkció: Fájlkezelés
A fájlkezelés lehetővé teszi, hogy minden szükséges dokumentum és fájl kéznél legyen, anélkül, hogy különböző eszközökön kellene keresgélnie.
Feladatkezelő programot választva keressen olyan programot, amely robusztus fájlkezelési funkciókkal rendelkezik, hogy gyorsan tárolhassa és előhívhassa a szükséges fájlokat.
A feladatkezelőnek több fájlcsatolást is támogatnia kell, és szűrési lehetőségeket kell kínálnia a feladatok kiosztásakor.
A ClickUp projekt hierarchiájával munkaterületeket hozhat létre, és rendszerezheti a mappákat az egyes területeken belül.
Csatolhat fájlokat olyan felhőalapú tárolóalkalmazásokból, mint a Dropbox, a Google Drive, a Box és a Microsoft OneDrive/SharePoint.
Emellett minden mappát színkóddal láthat el, és a ClickUp Search segítségével megtalálhatja a tárolt fájljait. Az ingyenes csomag 100 MB tárhelyet tartalmaz, míg az összes fizetős csomag korlátlan tárhelyet kínál.
5. funkció: Biztonság
A feladatkezelőben tárolt fontos üzleti adatok védelme rendkívül fontos. Ellenőrizze, hogy a feladatkezelő rendelkezik-e olyan funkciókkal, mint a jelszóvédelem, a hozzáférés és a jogosultságok kezelésére szolgáló címkék, a felhasználói szerepkörök és a mappák.
A ClickUp teljes egészében az Amazon Web Services (AWS) platformon működik, világszínvonalú biztonsággal. Emellett megszerezte a Service Organization Controls (SOC 2) Trust Services Principles audit tanúsítványt is.
6. funkció: Mobil hozzáférhetőség
A feladatkezelő megoldásnak nem csak a számítógép képernyőjén kell működnie.
Keresse meg az iOS és Android kompatibilitást, a mobil és asztali verziók közötti zökkenőmentes szinkronizálást, valamint az offline hozzáférhetőséget a feladatkezelőjében.
7. funkció: Jelentéskészítési lehetőségek
Menedzserként nem csak a feladatok kiosztása és a munkafolyamatok létrehozása a fontos, hanem a csapat munkájának nyomon követése és a termelékenység maximalizálása is. A jelentések és az elemzések betekintést nyújtanak a csapat teljesítményébe és az előrehaladás nyomon követésébe.
Vegye figyelembe a feladatkezelési funkciókat, mint például a feladatbefejezési statisztikák, az időkövetési adatok és a feladatkorhatár-jelentések. A jelentéskészítési funkciók engedélyezésével a feladatkezelő eszköz kritikus frissítéseket küldhet Önnek a csapatáról.
A ClickUp Dashboards segítségével testreszabott adatok, listák, kártyák és grafikonok segítségével nyomon követheti és kezelheti a teljesítményt. A személyre szabott napi irányítópult megkönnyíti a termelékenység vizualizálását. Emellett értékelheti a csapat munkaterhelését, az értékesítési áttekintéseket stb.
8. funkció: Időkövetés
Egy másik fontos funkció az időkövetés, amely segít a feladatok elosztásában, az időkihasználás maximalizálásában és a jövőbeli ütemterv elkészítésében. Az időkövetés azért fontos, mert:
- Az időnyilvántartás a munkaidő-nyilvántartási lapokkal növeli a munka rugalmasságát és egészséges munka-magánélet egyensúlyt teremt.
- Továbbfejlesztett projektmenedzsment, amely egyértelműen megkülönbözteti, hogy melyik feladat mennyi időt vesz igénybe.
- Csökkentse az adminisztratív munkával töltött időt a kézi időnyilvántartás és a táblázatok kitöltésének megszüntetésével.
A ClickUp projektidő-nyomkövető funkcióval időt takaríthat meg és nyomon követheti azt a Google-bővítményekkel és olyan alkalmazásokkal való integrációval, mint a Toggl, Harvest, Time Doctor, Clockify stb. Emellett időtakarékos jelentéseket is biztosít egyéni és csapatidő-jelentésekkel és táblázatokkal.
9. funkció: Felhasználóbarát felület
Csapatának nem szabad időt pazarolnia a bonyolult szoftverek használatának elsajátítására. Válasszon egy felhasználóbarát felülettel és áttekinthető funkciókkal rendelkező feladatkezelő eszközt, hogy azonnal munkához láthasson.
Ezenkívül keressen jó ügyfélszolgálatot és képzési forrásokat. Ezek a funkciók minimalizálják a tanulási görbét, és segítenek gyorsan megtanulni a feladatkezelő program fejlett funkcióinak használatát.
10. funkció: Integrációs képességek
Egy jó feladatkezelő szoftvernek zökkenőmentesen integrálódnia kell az Ön által használt egyéb alkalmazásokhoz.
Például az e-mail integrációk segítenek az e-mailek feladatokká alakításában, a naptárintegráció pedig a határidők és az ütemezés kezelésében, míg a jegyzetelési alkalmazások lehetővé teszik az ötletek gyors rögzítését.
Tegyük fel, hogy egy érdekelt fél e-mailben küld visszajelzést a marketingkampányról. Ebben az esetben a csapat tagjai könnyedén átalakíthatják azt feladattá a platformon belül, és kioszthatják a megfelelő csapat tagoknak.
Ezekkel az integrációkkal megszűnik a platformok közötti folyamatos váltás szükségessége. Nemcsak a munkafolyamatok válnak zökkenőmentesebbé, hanem több időt is megtakaríthat.
A ClickUp használata feladatkezelőként
Most már tudja, hogy az alapvető feladatkezelő szoftverek nem elégségesek. Olyan eszközt keres, amely rendelkezik a fentebb említett összes kiváló funkcióval?
Használja a ClickUp-ot, a legjobb feladatkezelő szoftvert, amely egyetlen alkalmazásként minden más alkalmazást helyettesíthet.
A ClickUp hatalmas segítséget nyújtott a Lidsnek a csapatok közötti együttműködés és a munkák hatékony kezelése terén. Felgyorsította a munkafolyamatokat, egyszerűsítette az adminisztrációt és javította az eredményeket. A vállalat a ClickUp projektmenedzsment eszközökkel több mint 100 órát spórolt meg a csapatok számára.
A ClickUp segített a Cemexnek is abban, hogy a projektátadást órákról másodpercekre csökkentse, és egy platformot biztosított, amelyen több mint 50 csapattaggal lehet egy helyen együttműködni. A Cemex automatizálással, továbbfejlesztett felvételi folyamatokkal, valós idejű láthatósággal és egyszerűsített folyamatokkal biztosítja a jobb munkafolyamatokat és projektkivitelezéseket.
A ClickUp Tasks segítségével testreszabható beállításokkal tervezhet, szervezhet és együttműködhet a feladatokon, egyszerűsítve ezzel a feladatkezelést.
Íme, hogyan bizonyul előnyösnek a ClickUp Tasks, egy ingyenes feladatkezelő szoftver:
- Együttműködés: Gyorsítsa fel a csapatmunkát a gyors együttműködési funkciókkal, amelyek több felelős és kommentárszálak használatát teszik lehetővé. Hozzászólásokat is hozzáadhat cselekvési tételekként, és megoszthatja a képernyőfelvételeket a jobb érthetőség érdekében.
- Rugalmasság: Több nézetben is megjelenítheti a feladatokat, és könnyedén navigálhat közöttük. A testreszabható alfeladatokkal bármikor megszerezheti az összes szükséges információt.
- Egyedi feladat típusok: Kezeljen bármilyen típusú munkát a ClickUp egyedi feladat típusokkal, különböző névkonvenciók használatával és a feladat típusok meghatározásával.
- Testreszabott sablonok: Átlátható munkafolyamatokat hozhat létre és időt takaríthat meg a sablonok segítségével. A feladatlista-sablonokat később is létrehozhatja és újra felhasználhatja, hogy időt takarítson meg.
- Időbecslések: Ismerje meg alaposan a csapat termelékenységét az időkövető segítségével, hogy előrehaladjon a céljaival és azonosítsa a hiányosságokat.
- Prioritások: Öt prioritási szinttel, az alacsonyaktól a sürgősekig, összpontosítson a legfontosabb feladatokra. Tájékoztassa a csapatot arról, mely feladatokkal kell foglalkozniuk, és melyeket kell később elvégezni.
- Címkék: Adjon hozzá egyéni címkéket, hogy a feladatokat a kívánt módon kategorizálja, és különböző projektekből és helyszínekről szűrje őket.
- Kapcsolatok és függőségek: Adjon hozzá kapcsolatokat, hogy gyorsabban válthasson a kapcsolódó feladatokra, és adjon hozzá függőségeket a feladat különböző műveleteinek sorrendjének meghatározásához.
- Képernyőfelvétel: Csökkentse a megbeszélések időveszteségét és a hosszú e-mail-váltásokat azáltal, hogy képernyőfelvételek megosztásával felgyorsítja a csapat kommunikációját.
- Integrációk: Csatlakozzon kedvenc eszközeihez, mint például a Slack, Zoom, Clockify, Timely, GitLab, Dropbox, Zoom, Toggl, Webhooks stb.
Ez egy olyan hely, ahol minden feladatkezelési készségét felhasználhatja. Mentse el fontos adatait, hozzon létre táblázatokat, használja a Google Docs szolgáltatást, és szüntesse meg a több alkalmazás használatának szükségességét.
Ez az egyszerű feladatkezelő szoftver minden szükséges eszközt biztosít a feladatok hatékony kezeléséhez.
ClickUp napi teendőlista sablon
A ClickUp nem csak egy szoftver, hanem egy kiterjedt eszköz, amely számos erőforrással rendelkezik, többek között sok sablonnal, hogy gyorsan elindulhasson.
A ClickUp napi teendőlista sablonja egy rutintervező nyomkövetőt biztosít, hogy feladatait nyomon követhesse. Ez a sablon lehetővé teszi, hogy másodpercek alatt elinduljon a testreszabható feladatokkal.
Hozzon létre hatékony teendőlistákat a ClickUp segítségével. Ez a sablon a következőképpen segíthet Önnek:
- Állítson fel elérhető célokat, hogy hozzájáruljon a hosszú távú sikerhez.
- Kövesse nyomon pontosan a projekt előrehaladását, és tartsa a feladatok nyomon követését egy helyen.
- Testreszabható feladatok, hogy csapata koncentrált maradjon és a határidőket betartsa
- Napi teendők nyomon követése automatikus jegyzetekkel és emlékeztetőkkal a haladás nyomon követéséhez
- Bontsa fel a feladatokat kis teendőlistákra, és maradjon motivált a feladatok elvégzése közben.
ClickUp egyszerű feladatkezelés
A ClickUp egyszerű feladatkezelési sablon egy másik értékes sablon a feladatkezelési megoldások egyszerűsítéséhez.
A sablon néhány főbb funkciója:
- Készítsen teendőlistákat a munkához, és bontsa fel a projekteket kisebb, könnyebben kezelhető feladatokra.
- A feladatok prioritásainak meghatározása, vizualizálása és szervezése következetes és időszerű módon
- Világos struktúra a feladatok és címkék hozzáadásához, határidővel, prioritással és befejezési státusszal.
Válassza ki a csapatának legmegfelelőbb feladatkezelő szoftvert
A feladatkezelő és projektmenedzsment szoftverek segítségével a feladatok kezelése gyerekjáték lesz az elosztás, az ütemezés és az időkövetés révén. Emellett a készen használható sablonok segítségével azonnal elkezdheti a feladatok kezelését. Takarítson meg időt, szerezzen jobb áttekinthetőséget, és ütemezze a csapat feladatait rugalmas nézetekkel.
Ezekkel a funkciókkal a feladatkezelők jelentősen egyszerűsíthetik a munkáját, és előnyösek lehetnek a csapat és a vezetőség számára is.
A ClickUp-hoz hasonló feladatkezelő segít az együttműködésben, a testreszabásban, az időkövetésben, a képernyőfelvételek készítésében, a címkék hozzáadásában és más eszközökkel való integrációban, mindezt egy helyen. Ez egy olyan szoftver, amely segít a feladatkezelés minden aspektusának azonnali kezelésében.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra, és váltson hatékony és eredményes feladatkezelő eszközökre.
GYIK
1. Hogyan szervezi a feladatkezelést?
A feladatkezelés szervezése egyszerűvé és hatékonnyá válhat egy olyan feladatkezelővel, amely lehetővé teszi a feladatok ütemezését, a határidők beállítását, a csapatával való együttműködést és az időmegtakarítást.
2. Mi a feladatkezelő munkája?
A feladatkezelő segít a feladatok elosztásában a csapat tagjai között, biztosítja, hogy a csapat a terv szerint haladjon, segít a csapatnak a határidők betartásában, és folyamatosan figyelemmel kíséri a csapat teljesítményét, hogy azonosítsa a teljesítménybeli hiányosságokat.
3. Hogyan szervezi és rangsorolja a feladatokat?
A feladatkezelő a munkavállalók rendelkezésre állása és kapacitása alapján szervezi és osztja el a feladatokat. Emellett címkékkel és jelölésekkel segíti a feladatok fontossági sorrendjének megállapítását, így a munkavállalók tudják, melyiket kell először elvégezniük.