Miközben ezt a cikket írom, hét böngészőfület váltogatok, a ClickUp-ot az időkövetéshez, a Slack-et a kommunikációhoz, és a dokkolón töltődő mobiltelefonomat, amely előttem látható. Ha ez túl sok egyszerre megnyitott alkalmazásnak tűnik egy egyetlen feladat elvégzéséhez, akkor még csak most kezdődik.
„Egyetlen ellátási lánc tranzakció végrehajtásához minden résztvevő körülbelül 350 alkalommal váltott 22 különböző alkalmazás és egyedi webhely között” – írták a kutatók a Harvard Business Review [HBR] folyóiratban.
Kutatásukban az átlagos felhasználó naponta körülbelül 1200-szor váltott különböző alkalmazások és webhelyek között. Mindezek a figyelemelterelések nyilvánvalóan költségekkel járnak. Ebben a blogbejegyzésben megvitatjuk az alkalmazások közötti állandó váltás költségeit (más néven váltási adót) és azt, hogyan lehet elkerülni azokat.
Mi az a toggle tax?
A váltási adó az a termelékenységvesztés, amelyet a gyakori feladat- vagy alkalmazásváltás okoz. A váltási elem a munkahelyi kontextusváltásra utal. Az adó elem pedig az árat jelenti, amelyet fizetnie kell:
- Fizikai váltás a lapok, alkalmazások vagy eszközök között
- További betöltési idő ezeknek a lapoknak, alkalmazásoknak vagy eszközöknek
- Az új alkalmazáshoz, annak felületéhez és céljához való alkalmazkodás
- Az információk összegyűjtése vagy a művelet végrehajtása az új alkalmazásban, mielőtt továbblépne a munkafolyamat következő lépésére.
- A munkafolyamatba nem tartozó alkalmazások által okozott zavaró tényezők, például a személyes mobiltelefonon megjelenő túl sok értesítés
A toggle tax különböző módon befolyásolhatja a szervezet termelékenységét.
Milyen hatással van a toggle tax a termelékenységre?
Első pillantásra több alkalmazás/lap használata nyilvánvalónak, sőt szükségesnek tűnik. Hogyan írhatna egy író kutatás nélkül? Hogyan programozhatna egy fejlesztő a szerszámkészlete nélkül? Hogyan férhetne hozzá egy ügyfélszolgálati vezető az összes szükséges információhoz több alkalmazás használata nélkül?
Bár az alkalmazások közötti váltás bizonyos mértékben elkerülhetetlen, a váltási adó túlzott mértékben exponenciálisan magas lehet.
Stressz és koncentrációvesztés: A túlzott váltás miatt az agy kortizolt, a stressz hormonját termeli, ami jelentős hatással van a munkára. Csökkenti a koncentrációt, késlelteti a legegyszerűbb feladatokat is, és hatással van a munkavállaló jólétére.
Hatékonyságcsökkenés: Az alkalmazások közötti váltás minden alkalommal újrafókuszálást igényel. A rövid távú memóriában tárolt információk csökkennek, elveszik a kontextus, és az egész folyamat hatékonysága csökken.
Hatékonyságcsökkenés: A HBR tanulmánya megállapította, hogy az egyének minden kontextusváltáskor több mint két másodpercet veszítenek. Ez azt jelenti, hogy hetente akár négy órát, évente pedig öt munkanapot töltesz csak azzal, hogy újra orientálódj. Ez felesleges késedelmeket és általános hatékonyságcsökkenést okoz.
Magasabb hibaarány: A figyelem állandó váltakozása hibákhoz és figyelmetlenséghez vezethet, ami növeli a hibák kijavításának költségeit.
Alacsonyabb munkaminőség: A kontextusváltás rontja a koncentrációt. A szétszórt figyelem azt jelenti, hogy az irodai dolgozók több időt és kognitív erőfeszítést fordítanak munkájuk elvégzésére, és nincs mentális kapacitásuk a minőség javítására.
A kreativitás gátlása: Amikor valakinek minden folyamat során több tucat alkalmazás között kell váltogatnia, akkor inkább a teendőlista, mint a kreativitása vezérli. A kontextusváltás túlzott toggle tax-hoz vezet, mivel széttöri a figyelmet, megzavarja a mély munkát, gátolja a kreativitást és az innovációt.
Ha valaha is Alt-Tab-elt egy alkalmazáshoz, és azon kapta magát, hogy „várjunk csak, mit is csináltam?”, akkor fizetett toggle taxot. Valaki, aki évente 100 000 dollárt keres, akár 9000 dollárt [akár öt heti bért] is fizethet toggle taxként.
Ez iparágonként jelentősen eltérhet. Íme, hogyan.
Hogyan befolyásolja a toggle tax a különböző iparágakat?
A fentebb tárgyalt általános hatások minden iparágra vonatkoznak. Néhány iparág azonban másképp éli meg a váltási adót, mint mások. Íme, hogyan.
Pénzügy
A pénzügyi csapatok felelősek a komplex számításokért, jelentésekért, előrejelzésekért és a szabályoknak való megfelelésért. Minden egyes feladat elvégzéséhez az ERP, pénzügyi tervezés, bérszámfejtés, szabályoknak való megfelelés stb. szoftverek között váltanak, emellett projektmenedzsmentet, e-maileket és számtalan táblázatot is kezelnek.
A pénzügyi csapatok alkalmazottai számára a legnagyobb toggle tax a rendszerek közötti manuális adatátvitelből eredő hibák és pontatlanságok. Egy számításból kimaradt nulla túlzott összetett hatásokhoz vezethet!
Marketing
A marketingcsapatokról köztudott, hogy különféle alkalmazásokat használnak a tervezéshez, tartalomkészítéshez, kreatív anyagok tervezéséhez, publikáláshoz, terjesztéshez, nyomon követéshez, adatelemzéshez, projektmenedzsmenthez, ügyfélkapcsolat-kezeléshez [CRM] és egyebekhez.
Bár a marketing az egyik legkreatívabb részleg egy szervezeten belül, a marketingesek figyelmét végtelenül eltereli a használt eszközkészlet. Ez a figyelemelterelés hatással van a kreativitásra, és unalmat kelt a szervezeten belül.
Emberi erőforrások
A HR-csapat eszköztára tartalmaz alkalmazásokat a toborzáshoz, az új munkavállalók beillesztéséhez, a munkavállalók irányításához, a juttatások kezeléséhez, a teljesítményértékeléshez stb. Például egy tehetségszerzési szakember egyetlen jelöltet is több eszköz között váltogatva dolgoz fel: pályázók nyomon követési rendszer (ATS), e-mail, interjúütemező eszköz, dokumentumkezelő rendszer, Microsoft Teams stb.
Ez a széttagoltság lassíthatja a toborzást és növelheti a késedelmek miatt a legtehetségesebb munkavállalók elvesztésének kockázatát.
Termék
A termékfejlesztő csapatok technológiai eszközeikről ismertek. Dokumentumok, ütemtervek, célok, feladatok, hibajelentések, DevOps integrációk, standup jegyzetek, visszajelzések és retrospektívák, bemutató prezentációk, időszámláló szoftverek és így tovább. Szinte mindegyik üzleti eszköz szükséges.
Ezen eszközök konszolidálása és integrálása nélkül a közöttük való váltás szükségtelenül meghosszabbíthatja a ciklusidőket, ronthatja a minőséget és megakadályozhatja az innovációt.
Akár marketinges, író, programozó, ügyfélszolgálati vezető vagy művész, a toggle tax felesleges. Bár bizonyos mértékű kontextusváltás elkerülhetetlen, itt megmutatjuk, hogyan minimalizálhatja a váltással töltött időt egyszerű változtatásokkal a munkafolyamatokban.
Hogyan csökkenthető a toggle tax
Fontos megjegyezni, hogy pusztán több alkalmazás használata nem vezet toggle tax-hoz. A modern tudásalapú munkában számos alkalmazás szükséges a feladatok elvégzéséhez. Sok esetben ezek az alkalmazások a feladatok elvégzését is gyorsítják.
A váltási adó akkor jelentkezik, amikor szükségtelen és bonyolult módon túl gyakran váltunk ezek között az alkalmazások között. Íme, hogyan kezelhet több projektet és feladatot egyszerre, miközben könnyedén elkerüli a váltási adót.
Gondolja át munkafolyamatait!
Szánjon időt arra, hogy átgondolja a jelenlegi munkafolyamatokat. Például, mint marketingcsapat, gondoljon át minden feladatot, amit elvégez, és hogy a munka hogyan halad egyik lépésről a másikra.
Térképezze fel a folyamat során használt eszközöket. A ClickUp Whiteboard kiváló együttműködési felületet kínál a meglévő munkafolyamatok ábrázolásához.
Azonosítsa az ismétlődéseket és a felesleges elemeket. Például, lehet, hogy a Google Docs, a Microsoft Word és a Notepad programokat használja tartalom létrehozásához.
Tervezze meg az ideális állapotot. Használja a ClickUp Mind Maps alkalmazást, hogy elképzelje, hogyan nézhetne ki a leghatékonyabb folyamat. Vagy használja a ClickUp nézeteket, hogy több mint 15 testreszabható módon vizualizálja a munkafolyamatot.
Eszközök és információk összevonása
Ahhoz, hogy a munka zökkenőmentesen folyjon, össze kell gyűjtenie az információkat, és hozzáférést kell biztosítania a csapat minden tagjának. Például, ha Ön HR-szakemberként az ATS-ben tárolja a jelentkezők adatait, a Google Docs-ban az ajánlatleveleket, az e-mailekben pedig a tárgyalásokról szóló levelezést, akkor felesleges a három rendszer között váltani.
Próbálja meg az egész munkafolyamatot egy eszközben beállítani. A ClickUp Forms segít egy helyen rögzíteni a jelentkezők adatait. Az ajánlatlevelet PDF formátumban feltöltheti a jelentkezési feladathoz, és a megjegyzésekben kezelheti a tárgyalási megbeszéléseket. Ez segít a jelentkezők életciklusának kezelésében anélkül, hogy több alkalmazást kellene váltogatnia.
Találjon módszereket eszközei integrálására. Ha különböző szoftvereket kell használnia, gondoskodjon arról, hogy az információk bejussanak és kijussanak az elsődleges eszközéből. A ClickUp több mint 1000 integrációt kínál, így egyetlen felületen kezelheti az összes munkafolyamatot.
Építsen ki jelentéskészítési képességeket. Ezekkel az integrációkkal a ClickUp Dashboard lehetővé teszi, hogy az összes szükséges jelentést egy helyen tekintse meg. Tekintse meg a tehetségszerzés mutatóit, például az elfogadás arányát, a válaszadási időket, a jelentkezők tapasztalatait stb. Használja ezeket az információkat a munkafolyamatok optimalizálására, hogy elkerülje a toggle tax fizetését.
Hozzon létre egy all-in-one munkahelyet a kereső segítségével
Az információk konszolidálása lehetővé teszi a hozzáférést. De ez önmagában nem elég. Képzelje el, hogy egy szoftverfejlesztő csapatban dolgozik, ahol időt kell fordítania a programozni kívánt funkció elfogadásának kritériumainak keresésére.
Ahhoz, hogy hatékonyak legyenek, a csapatoknak képesnek kell lenniük információkat találni anélkül, hogy további toggle tax-ot kellene fizetniük. A ClickUp univerzális keresője pontosan ezt hivatott megakadályozni.
- Gyorsan megtalálhat bármilyen fájlt, legyen az a ClickUp-ban, egy csatlakoztatott alkalmazásban vagy a helyi meghajtón.
- Adjon hozzá egyéni keresési parancsokat, például linkekhez való gyorsbillentyűket, szövegek későbbi tárolását és egyebeket, hogy mindent egy helyen kereshessen.
- Bővítse a keresést kedvenc alkalmazásaira, és keressen mindent egy helyen.
- Kereshet szinte bárhonnan, beleértve a Parancsközpontot, a Globális műveletsávot vagy az asztalát.
Automatizálás
A csapatok különböző alkalmazások között váltanak apróbb feladatok elvégzése érdekében, például állapotfrissítés vagy feladatellenőrzés céljából, amelyek közül sok könnyen automatizálható. Az automatizálás egyszerűsíti a munkafolyamatokat, kezeli az ismétlődő feladatokat és minimalizálja a kézi munkát.
ClickUp automatizálások
A több mint 100 ClickUp automatizálással megszüntetheti az olyan felesleges munkákat, mint a feladatok kiosztása, megjegyzések közzététele, állapotok módosítása, késésekről való értesítés stb.
Például az ügyfél adatai, amelyeket a rendeléskezelő szoftverbe rögzítettek, automatikusan frissülhetnek a ClickUp-ban, így egyetlen megosztott munkafolyamatot lehet létrehozni, és nem kell ugyanazokat az adatokat több helyen manuálisan bevinni.
ClickUp Brain
Használja az AI-t feladataival kapcsolatban, hogy megszüntesse a váltási adót. A ClickUp Brain a találkozók jegyzetének összefoglalásától a válaszok megszerzéséig személyes asszisztensként segíti Önt egyedi igényeinek kielégítésében.
Takarítson meg a váltási adón, a ClickUp segítségével
A digitális világban végzett munka nagy része különböző helyekről származó adatokon alapul. Az adatok által nyújtott érték gyakran egy szervezet legnagyobb megkülönböztető tényezője. Azonban az ár, amit ezért fizet – azaz a toggle tax – gyakran túl magas lehet, és ezt semmilyen időgazdálkodási technika sem tudja megakadályozni.
A ClickUp segít Önnek. Számos funkcióval, nézettel, integrációval és AI-alapú univerzális keresővel a ClickUp az Ön all-in-one munkaterületévé válik.
Tegye hatékonnyá munkáját. Próbálja ki még ma ingyen a ClickUp-ot!