Töltött már órákat a digitális tárolója átkutatásával, hogy megtalálja azt a fájlt, amelyet biztosan elmentett?
Az ilyen esetek gyakrabban fordulnak elő, mint szeretnénk. Sehol sem találjuk a szükséges fájlokat, és a csapatunk belefárad a várakozásba.
Nem kell, hogy így legyen. A fájlszervező szoftverek segíthetnek megoldani a hiányzó fájlok rejtélyes esetét. Egy ilyen eszköz lehetővé teszi a digitális eszközök kezelését, mentését és keresését egy adott névjegyzék és szervezeti struktúra alapján, így fájljai mindig kéznél vannak.
Vessünk egy pillantást a 2024-es év 10 legjobb fájlkezelő szoftverére, elemezzük azok funkcióit, előnyeit és hátrányait, és nézzük meg, hogyan segíthetnek Önnek a munkahelyi szervezettségben.
Mit kell keresnie a fájlok szervezésére szolgáló szoftverekben?
A digitális fájlszervező szoftvernek meg kell felelnie az Ön üzleti igényeinek. Íme néhány fontos funkció, amelyre figyelnie kell:
- Felhasználóbarát felület: Válasszon egy intuitív felhasználói felülettel rendelkező fájlkezelő szoftvert, amely biztosítja, hogy minden csapattag könnyedén navigálhasson a fájlok között.
- Fájlszervező funkciók: Keressen olyan funkciókat, mint a mappa létrehozás, a fájlok kategorizálása és a címkézés, hogy strukturált és szervezett fájlrendszert tudjon fenntartani.
- Keresési funkció: A fájlok gyors megtalálásához elengedhetetlen egy hatékony keresési funkció. Az eszköznek támogatnia kell a kulcsszókeresést, a szűrőket és a fejlett keresési opciókat.
- Verziókezelés: Dokumentumok közös szerkesztése során a verziókezelési funkciók elengedhetetlenek a változások nyomon követéséhez, a korábbi verziók visszaállításához és az adatvesztés elkerüléséhez.
- Biztonsági intézkedések: Adjon elsőbbséget a titkosítás, a hozzáférés-vezérlés és a biztonságos megosztási lehetőségek funkciókkal rendelkező szoftvereknek, hogy megvédje az érzékeny fájlokat és biztosítsa az adatok titkosságát.
- Platformok közötti kompatibilitás: Válasszon olyan szoftvermegoldást, amely különböző operációs rendszereken és eszközökön zökkenőmentesen működik, így növelve a rugalmasságot és az elérhetőséget.
- Fájlok szinkronizálása: Az egyszerű szinkronizálási funkciók több eszközön is naprakészen tartják a fájlokat, csökkentve ezzel az adatok eltérésének kockázatát.
- Testreszabható sablonok: Válasszon olyan eszközt, amely előre formázott, testreszabható sablonokat kínál, például SOP-sablonokat vagy márkázási sablonokat. Ezek időt takarítanak meg és biztosítják a különböző fájlformátumok közötti konzisztenciát.
A 10 legjobb fájlszervező szoftver
Számos fájlkezelő szoftver elérhető a piacon, de nem mindegyik képes a fájlokat úgy rendszerezni, ahogyan Ön szeretné. Több eszközt kipróbáltunk, és kiválasztottuk a 10 legjobbat:
1. ClickUp
A ClickUp projektmenedzsment szoftvere minden méretű vállalkozásnak segít a projektekhez kapcsolódó fájlok és dokumentumok szisztematikus szervezésében. A ClickUp univerzális kereső funkciójával bármilyen fájlt megtalálhat, legyen az a ClickUp-ban, egy csatlakoztatott alkalmazásban vagy a helyi meghajtón. Az univerzális keresővel egyedi keresési parancsokat adhat hozzá, például linkekhez vezető gyorsbillentyűket, szövegek későbbi tárolását és még sok mást, hogy mindent egy helyen kereshessen.
Az univerzális kereső a munkaterületen belül bárhonnan elérhető, beleértve a Parancsközpontot, a Globális műveletsávot vagy az asztalt – fájljai mindig csak egy kattintás vagy billentyűleütés távolságra vannak!
A rugalmasság és a jobb szervezés érdekében csoportosíthatja, rendezheti és szűrheti külső és ClickUp fájljait a Lista nézet segítségével, vagy Kanban stílusban rendezheti őket a Tábla nézet segítségével. A teljes munkaterület madártávlati képet az Összes nézet segítségével kaphatja meg.
A ClickUp egy lépéssel előrébb jár, hogy csökkentse a leterhelt csapatok munkaterhelését és növelje termelékenységüket, készen használható sablonok kínálatával.
Például a ClickUp projektmenedzsment mappaszerkezet-sablonjával egységes szerkezetet állíthat be minden projektjéhez, rendszerezheti a fájlok és rekordok különböző verzióit, és együttműködhet a csapat tagjaival.
Akár nyolc egyéni attribútumot is hozzáadhat, például a Felülvizsgálat dátuma, Osztály, Megjegyzések, Haladás, Erőforrás típus és mások, hogy elmentse a projektekkel kapcsolatos fontos információkat, és könnyen láthatóvá tegye a projektadatokat.
Segít jobban nyomon követni a projekteket, és időt takarít meg a dokumentumok keresésével.
A ClickUp legjobb funkciói
- Szervezze a fájlokat és mappákat címkékkel és jelölésekkel, hogy könnyebben megtalálja őket.
- Válasszon több mint 15 testreszabható nézet közül, hogy a fájljait és mappáit a saját igényeinek megfelelően szervezze és jelenítsen meg.
- Nagyítson az egyes feladatokra, hogy gyorsan megtalálja a kapcsolódó fájlokat.
- Kicsinyítse a képet, hogy átfogó képet kapjon a projekt előrehaladásáról és a szűk keresztmetszetekről a ClickUp agilis irányítópultjával.
- Készítsen teendőlistákat, vázolja fel a projektterveket, és hatékonyan tervezze meg a projektállapot-jelentéseket a ClickUp projektmenedzsment-sablonjaival.
- Élvezze a könnyen használható felhasználói felületet, amely különböző szintű technikai szakértelemmel rendelkező csapatok számára is alkalmas.
- Írjon, szerkesszen, dolgozzon együtt dokumentumokon, és ellenőrizze a verziótörténetet a ClickUp Docs segítségével, egy hatékony Google Docs alternatívával.
- Automatizálja az ismétlődő feladatokat, és nyerjen betekintést fájljaiba és adataiba a ClickUp Brain segítségével.
A ClickUp korlátai
- Kezdőknek enyhe tanulási görbe
- Néhány funkció még nem érhető el a mobilalkalmazásban.
ClickUp árak
- Örökre ingyenes
- Korlátlan: 7 dollár felhasználónként havonta
- Üzleti: 12 dollár felhasználónként havonta
- Vállalati: Árakért vegye fel velünk a kapcsolatot
- ClickUp Brain: Minden fizetős csomagban elérhető, 5 USD/munkahelyi tag/hónap áron.
ClickUp értékelések és vélemények:
- G2: 4,7/5 (több mint 9000 értékelés)
- Capterra: 4,7/5 (több mint 4000 értékelés)
2. OneDrive
Az OneDrive az egyik legnépszerűbb fájlszervező szoftver vállalkozások és szakemberek számára. A Microsoft ökoszisztéma részeként valós időben szervezi a fájljait az eszközök között.
Az OneDrive személyre szabott irányítópultot kínál a fájlok megosztásához, másokkal való együttműködéshez és a más Microsoft-eszközökön található fájlok nyomon követéséhez. A fájlokat színkódokkal, parancsikonok létrehozásával és az eszközön található fájlok offline kezelésével szervezheti jobban.
Az OneDrive előfizetés minden eszközön és Windows verzión működik, így nem kell aggódnia a felhasználói felület vagy a fájlok elérhetősége miatt.
A OneDrive legjobb funkciói
- Zökkenőmentes fájlszinkronizálás az eszközök között
- Használja a verziótörténet funkciót a régi fájlok nyomon követéséhez vagy visszaállításához.
- Használja ki az offline módot a helyi fájlok szervezéséhez
A OneDrive korlátai
- Alkalmi problémák a fájlok szinkronizálásával
- Egyes felhasználók a keresési funkciót hatékonytalannak tartják, különösen akkor, ha nagy számú fájlról van szó.
OneDrive árak
- OneDrive for Business (1. csomag): 5 USD/felhasználó havonta (éves számlázás)
- Microsoft 365 Business Basic: 6 USD/felhasználó havonta (éves számlázás)
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 USD/felhasználó havonta (éves számlázás)
OneDrive értékelések és vélemények
- G2: 4,3/5 (9000+ értékelés)
- Capterra: 4,5/5 (több mint 11 000 értékelés)
3. Abelssoft
Az Abelssoft digitális fájlkezelő szoftver minden fájlt a helyén tart, és rendet teremt az asztalán.
Korlátlan számú szabályt állíthat be a számítógépén található PDF-fájlok, képek, hangfájlok, dokumentumok, videók és egyéb médiatípusok rendezéséhez. A szabály beállítása után egyetlen kattintással automatikusan osztályozhatja a fájlokat a megfelelő mappákba. Ezzel a megfelelő fájlok megtalálása is gyerekjáték lesz!
Az Abelssoft Windows 11, Windows 10, Windows 8.1, Windows 8 és Windows 7 rendszereken működik.
Az Abelssoft legjobb funkciói
- Állítson be szabályokat, hogy eldöntse, mely fájlokat hova kell áthelyezni.
- Használja a drag-and-drop tölcsér funkciót, hogy a fájlokat automatikusan a megfelelő mappába helyezze, és ezzel értékes időt takarítson meg.
- Legalább hat hónapos ingyenes frissítések
- Gyorsan megtalálhatja a számítógépén tárolt bármilyen típusú fájlt.
Az Abelssoft korlátai
- Csak Windows PC-n működik. Más operációs rendszerekhez nem alkalmas.
- Nem támogatja a felhőben található fájlok szervezését.
Az Abelssoft árai
- Próbaverzió: Ingyenes
- Teljes verzió: 29,95 USD
Abelssoft értékelések és vélemények
- G2: Nincs elég értékelés
- Capterra: Nincs elég értékelés
4. Tabbles
A Tabbles egy fájlkezelő és dokumentum-együttműködési szoftver, amelynek középpontjában a fájlok címkézéssel történő strukturálása áll.
Lehetővé teszi, hogy címkéket adjon bármilyen típusú fájlhoz, beleértve a képfájlokat és a zenefájlokat is, amelyek helyi lemezeken, hálózati meghajtókon vagy a felhőben találhatók. Használhatja az automatikus címkézési funkciót is, amely automatikusan címkézi a fájlokat a nevük, tartalmuk vagy elérési útjuk alapján.
A Tabbles együttműködési funkciókat kínál: hozzáadhat megjegyzéseket a fájlokhoz vagy könyvjelzőkhöz, és kommunikálhat a csapatával. A címkék és a fájlok tartalma mellett a megjegyzések is kereshetők, így a fájlok visszakeresése gyors és zökkenőmentes.
A Tabbles legjobb funkciói
- Fájlok szervezése automatikus címkézéssel
- Keressen fájlokat címkék, megjegyzések és fájltartalom alapján egy egységes keresőmező segítségével.
- Címkézze meg a Google Drive-ban vagy a Dropbox felhőalapú mappákban tárolt fájlokat fájlszinkronizáló szolgáltatásokkal.
A Tabbles korlátai
- Modern felhasználói felület hiánya
- Kissé bonyolult a megtanulása
Tabbles árak
- Örökre ingyenes
- Alap: 3 €/felhasználó havonta (éves számlázás)
- Pro: 5 €/felhasználó havonta (éves számlázás)
- Vállalati: 6 €/felhasználó/hónap
Tabbles értékelések és vélemények
- G2: Nincs elég értékelés
- Capterra: 4,3/5 (20+ értékelés)
5. DocuWare
A DocuWare úgy lett kialakítva, hogy csökkentse a papírnyomokat azáltal, hogy intelligensen feltölti és rendszerezi a nagy méretű dokumentumokat a felhőben.
OCR (optikai karakterfelismerő) funkcióval rendelkezik, amely segít a régi dokumentumok digitalizálásában és tárolásában, hogy azok könnyen hozzáférhetők legyenek. A csapatok a DocuWare-t több eszközön is telepíthetik a zökkenőmentesebb együttműködés és a fájlok nyomon követése érdekében. Emellett vállalati szintű biztonságot és megfelelőséget biztosít a fájlok biztonsága érdekében.
A DocuWare hatékony indexelése, eszközön történő szkennelése és verziókövetése az egyik legintuitívabb fájlszervező szoftverré teszi a vállalkozások számára.
A DocuWare legjobb funkciói
- Szkennerelje be és válogassa szét a fizikai fájlokat, hogy csökkentse a kockázatokat és a papírmunkát.
- Takarítson meg időt a részletes szűrőkkel történő kereséssel
- Vezesse be a felhőalapú megoldást a rugalmasság és a megfizethetőség érdekében.
- Integrálja más üzleti eszközökkel a termelékenység javítása érdekében.
A DocuWare korlátai
- A meredek tanulási görbe túlnyomó lehet a nem technikai csapatok számára.
- A mobilalkalmazás nem kínálja az összes funkciót és szolgáltatásokat.
DocuWare árak
- DocuWare Cloud 4: Egyedi árazás
- DocuWare Cloud 15: Egyedi árazás
- DocuWare Cloud 40: Egyedi árazás
- DocuWare Cloud 100: Egyedi árazás
DocuWare értékelések és vélemények:
- G2: 4,5/5 (több mint 200 értékelés)
- Capterra: 4,6/5 (80+ értékelés)
6. Bynder
A Bynder egy fájl- és eszközkezelő szoftver vállalatok számára.
Az eszköz lehetővé teszi, hogy egyéni szűrőkkel keressen fájlokat, ellenőrizze a hozzáférési jogosultságokat, és megossza azokat belső vagy külső érdekelt felekkel. A fájlokat megosztás után is ellenőrizheti, ha lejárati dátumokat ad hozzá a jogosultságokhoz, és nyomon követi a megosztási előzményeket.
A Bynder mesterséges intelligenciát használ a duplikált fájlok eltávolítására és metaadatok hozzáadására a digitális eszközökhöz, hogy javítsa a kereshetőséget. Lehetővé teszi a fájlok csatornaspecifikus formátumokban történő letöltését, valamint azok kivágását vagy szerkesztését, hogy az egységességet fenntartsák a különböző érintési pontokon.
A Bynder legjobb funkciói
- A Bynder intuitív szűrőstruktúrájával másodpercek alatt megtalálhatja a fontos dokumentumokat.
- Ossza meg fájljait közvetlenül a digitális eszközkezelő rendszeréből (DAM)
- Védje digitális eszközeit a megosztott fájlokhoz való hozzáférési és használati jogok korlátozásával.
- Integrálja a Bynder API-t az vállalati erőforrás-tervező (ERP) szoftverébe
A Bynder korlátai
- Jelentős tanulási görbe
- A felhasználói felület lehetne jobb
Bynder árak
- Digitális eszközkezelés (DAM): Egyedi árazás
- DAM + Tartalomkezelési műveleteinek méretezése: Egyedi árazás
- DAM + Integrált digitális ökoszisztéma: Egyedi árazás
Bynder értékelések és vélemények
- G2: 4,5/5 (több mint 600 értékelés)
- Capterra: 4,5/5 (több mint 200 értékelés)
7. Dokmee
A Dokmee Dokumentumkezelő Rendszer (Dokmee DMS) zökkenőmentes megoldást kínál a fájlok rögzítésére, tárolására, keresésére, visszakeresésére és megosztására.
Ez az eszköz minden méretű vállalkozás számára alkalmas, és lehetővé teszi a fájlok különböző mappákba történő rendezését, akár manuálisan, akár automatizáltan. Lehetővé teszi, hogy Ön irányítsa digitális eszközeit – osszon meg bármilyen típusú fájlt, működjön együtt a csapattagokkal, és használja ki a verziókezelés előnyeit a dokumentumok szerkesztéséhez.
A munkafolyamatot az üzleti igényeinek megfelelően testreszabhatja. A munkafolyamat-beérkező levelek mappa mind a webes, mind a mobil szoftververziókban elérhető, így útközben is jóváhagyhatja és kezelheti a fájlokat.
A Dokmee legjobb funkciói
- Kövesse nyomon a fájlok tevékenységét a beépített ellenőrzési naplóval.
- Rendezze a fájlokat mappákba és szintekbe, akár manuálisan, akár automatikusan.
- Jegyzeteket fűzhet a fájlokhoz, és megoszthatja azokat a csapatával.
- Állítson be egyéni szabályokat, hogy munkafolyamata zökkenőmentesebb legyen.
A Dokmee korlátai
- Egyes felhasználók nehezen kezelhetőnek találják a felhasználói felületet.
- A keresési funkciónak hatékonyabbnak kell lennie.
Dokmee árak
- Egyedi árazás
Dokmee értékelések és vélemények
- G2: Nincs elég értékelés
- Capterra: 4,7/5 (50+ értékelés)
8. Google Drive
A Google Workspace ökoszisztéma részét képező Google Drive az egyik legnépszerűbb felhőalapú fájlszervező megoldás. A Drive segítségével az internethez csatlakoztatott szinkronizált eszközökről érheti el dokumentumait, fényképeit és egyéb fájljait.
Mappákat hozhat létre, fájlokat kategorizálhat, és hatékony keresési funkciókat alkalmazhat a visszakeresés egyszerűsítésére. A kollaboratív funkciók valós idejű szerkesztést és megosztást tesznek lehetővé, javítva a csapatmunkát és a termelékenységet.
A Google Drive legjobb funkciói
- Integrálja más hatékony eszközökkel a Google ökoszisztémában
- Jelölje meg a fontos fájlokat csillaggal, vagy adja hozzá őket a Prioritás oldalhoz.
- Használja a verziótörténetet a változások részletes rögzítéséhez.
- Szabályozza, ki tekintheti meg, szerkesztheti vagy kommentálhatja a fájljait, és őrizze meg az adatok titkosságát.
A Google Drive korlátai
- Offline állapotban nem működik jól
- A testreszabási lehetőségek hiánya
A Google Drive árai
- Business Starter: 7,20 USD/felhasználó/hónap
- Üzleti standard: 14,40 USD/felhasználó havonta
- Business Plus: 21,60 USD/felhasználó havonta
- Vállalati: Egyedi árazás
Google Drive értékelések és vélemények
- G2 (Google Workspace): 4,6/5 (több mint 42 000 értékelés)
- Capterra: 4,8/5 (több mint 27 000 értékelés)
9. Dropbox
A Dropbox egy fájlmegosztó szoftver, amely robusztus felhőalapú tárolási és fájlszervezési funkciókkal rendelkezik. Alkalmas egyéni felhasználók és bármilyen méretű csapatok számára.
Az eszköz számos szűrőt kínál több fájl kezeléséhez. A tartalmakat kulcsszavak segítségével rendezheti, a fájlokat tevékenység vagy időkeret alapján csoportosíthatja, vagy a Dropbox intelligens ajánlásai alapján a fájlokat meglévő almappákba sorolhatja.
A fájlok közös szerkesztéséhez megoszthatja a mappákat a csapattagokkal, és szabályozhatja, hogy ki tekintheti meg vagy szerkesztheti azokat. Testreszabhatja a fájlrendszer felépítését, hogy a jogosult csapattagok hozzáférhessenek a szükséges fájlokhoz.
A Dropbox legjobb funkciói
- Rendezze és ossza meg fájljait az internethez csatlakozó eszközökön
- Fájlok szerkesztése közvetlenül a Dropboxon, platformváltás nélkül
- Legyen naprakész a fájlokban végzett legutóbbi változásokról
- Szabályozza, ki férhet hozzá a fájlokhoz olyan funkciók segítségével, mint a jelszóvédelem, a letöltési engedélyek és a lejárati linkek.
A Dropbox korlátai
- A fájlok eszközök közötti szinkronizálása időigényes folyamat.
- Drága előfizetések
A Dropbox árai
- Alap: Ingyenes
- Plusz: 11,99 USD/felhasználó havonta
- Profi: 22 USD/felhasználó havonta
- Alapcsomag: 24 USD/felhasználó/hónap
- Haladó: 32 USD/felhasználó havonta
- Vállalati: Egyedi árazás
Dropbox értékelések és vélemények
- G2: 4,4/5 (több mint 23 000 értékelés)
- Capterra: 4,6/5 (több mint 21 000 értékelés)
10. WinZip
A WinZip személyes és üzleti használatra egyaránt alkalmas, és egyszerű módszert kínál a fájlok keresésére, megnyitására, szerkesztésére, áthelyezésére és megosztására a számítógépről, a hálózatról vagy a felhőalapú tárhelyről.
Az eszköz képes különböző tömörítési formátumokat kicsomagolni, mint például Zip, Zipx, RAR, VHD és mások, valamint titkosított Zip vagy Zipx fájlokat létrehozni. Egyetlen platformon keresztül fájlokat PDF-ekké alakíthat, vízjeleket adhat hozzá és kényelmesen megoszthatja a fájlokat.
A WinZip Enterprise robusztus testreszabási lehetőségekkel rendelkezik. Különböző méretű vállalatok az üzleti igényeiknek megfelelően testreszabhatják a funkciókat és az integrációkat.
A WinZip legjobb funkciói
- Zipelje, kicsomagolja és rendszerezze digitális eszközeit a termelékenység növelése érdekében.
- Védje a jelszavak és személyes adatokhoz hasonló érzékeny információkat a WinZip titkosítási funkcióival.
- Szerezzen fejlett biztonsági és licencelési lehetőségeket a WinZip Enterprise segítségével.
- Használja ki a SharePoint integrációt és a felhőalapú tárolás integrációját az Enterprise beállításban.
A WinZip korlátai
- A kínált funkciókhoz képest drága
- Nincs meg benne az a kifinomultság és a fejlett biztonsági opciók, amelyeket más modern eszközök kínálnak.
WinZip árak
- WinZip Standard: 29,95 USD
- WinZip Pro Combo: 59,95 USD
- Big Zipper: 84,95 dollár
WinZip értékelések és vélemények
- G2: Nincs elég értékelés
- Capterra: 4,5/5 (40+ értékelés)
Tartsa kézben fájljait a digitális fájlszervező szoftverrel
A fájlszervező rendszerek biztosítják a megfelelő fájlokhoz való gyors hozzáférést a megfelelő időben, időt takarítanak meg és hatékonyabbá teszik a csapatok munkáját. Válasszon egy eszközt, amellyel egy helyen kezelheti a munkafolyamatot és a kapcsolódó fájlokat, anélkül, hogy alkalmazások között kellene váltania.
És mi lehetne jobb választás, mint a ClickUp?
Ez az ingyenes projektmenedzsment szoftver hierarchikus struktúrában rendezi a fájlokat, lehetővé téve a munkafolyamatok vizualizálását, a fájlok megkeresését és a csapatokkal való zökkenőmentes megosztását. A ClickUp nagymértékben testreszabható, így a csapatok igényeihez igazíthatja és növelheti a termelékenységet. Búcsút inthet a rendetlenségnek, és soha többé nem veszíti el a fájljait. Regisztráljon még ma a ClickUp-ra.