A munkavállaló és a vezetőjének vezetője közötti találkozó – más néven skip-level meeting – általában eskalációs mechanizmusnak tekinthető. Általános megegyezés szerint akkor vonjuk be a vezetőt, ha probléma adódik. Ez azonban nem feltétlenül így kell lennie.
A rendszeresen tartott skip-level megbeszélések segítenek az alkalmazottaknak és a vezetőknek a tudás megosztásában. Lehetővé teszik számukra, hogy megosszák az egyedi pozíciójukból és perspektívájukból nyert betekintést.
Például egy ügyfélszolgálati munkatárs, aki közel áll az ügyfelekhez, betekintést nyerhet azok problémáiba. A COO, aki közel áll a CEO-hoz, többet tudhat a stratégiáról és a jövőbeli tervekről. Amikor ez a két személy találkozik, az elősegíti az üzleti kontextus megosztását.
Ebben a blogbejegyzésben azt vizsgáljuk, hogyan tudja a vezetők vezetőjeként a szervezet előnyére fordítani a szintet átugró megbeszéléseket.
Mi az a szintet átugró megbeszélés?
A skip-level meeting egy beszélgetés egy alkalmazott és felettesének felettese között, a közbenső vezető jelenléte nélkül. A szervezeti hierarchiában egy szintet kihagy, innen ered a neve.
Tegyük fel például, hogy Ön egy városi értékesítési vezető, akinek közvetlen beosztottjai klasztermenedzserek. Minden ügyfélmenedzsernek lehetnek értékesítési fejlesztési képviselői (SDR-ek), akik nekik jelentenek.
A skip-level megbeszélés Ön és az SDR-ek között zajlik, a klaszter menedzser jelenléte nélkül.
A szintet átugró megbeszélések előnyei
A vezetők hetente többször is találkozhatnak csapataikkal – állandó megbeszéléseken, értékeléseken, ügyfélmegbeszéléseken stb. Ha egy alkalmazott kihívással szembesül, közvetlen vezetőjéhez fordul, így fenntartva a együttműködési kapcsolatot.
A következő szintű vezetők esetében azonban ez nem így van. Ők gyakran távol állnak közvetlen beosztottaik csapataitól és munkájuktól. A skip-level meetingek áthidalják ezt a szakadékot.
A szintet átugró megbeszélések előnyei a munkavállalók számára
Hangjukat hallatni: Gyakran előfordul, hogy az alkalmazottak olyan kihívásokkal szembesülnek, amelyeket közvetlen feletteseik nem tudnak megoldani. Például egy drága új eszköz megvásárlása, amelyet a közvetlen felettesnek nincs jogosultsága jóváhagyni.
Ilyen esetekben a szintet átugró megbeszélések lehetővé teszik számukra, hogy aggályaikat egy magasabb beosztású személynek terjesszék elő.
Érezze, hogy figyelnek Önre: Az alkalmazottak, különösen azok, akik a terepen vagy az irodától távol dolgoznak, úgy érzik, hogy elszigetelten dolgoznak. Még akkor is, ha együttműködnek kollégáikkal vagy közvetlen feletteseikkel, előfordulhat, hogy nem érzik magukat a munkájuk nagyobb céljának részeseinek.
A skip-level megbeszélések – csakúgy, mint az összes munkatársat érintő vagy a vállalat külső helyszínein tartott megbeszélések – segítenek a munkatársaknak abban, hogy érezzék, hogy figyelnek rájuk, ami növeli a moráljukat.
Ossza meg betekintését: A helyszínen dolgozó alkalmazottak ismerik az ügyfelek igényeit, ami hatalmas értéket jelent a szervezet számára. Egy időkövető eszközt értékesítő SDR rájöhet, hogy az ügyfelek szeretnék, ha ezeket a bejegyzéseket automatikusan munkaidő-nyilvántartássá lehetne konvertálni.
Az ilyen betekintések a napi tevékenységek nyüzsgésében nem feltétlenül jutnak el a termékcsapathoz. A szintet átugró megbeszélés lehetőséget és időt biztosít az azonnal megvalósítható betekintések megosztására.
Ismerje meg a szervezeti stratégiát: Nem minden alkalmazottnak van világos képe a vállalati stratégiáról. Egy szoftverfejlesztő lehet, hogy mindent tud a fejlesztés alatt álló funkcióról, de nem tudja, miért került be a termékfejlesztési tervbe.
A vezetői szintű megbeszélések segítenek a vezetőknek abban, hogy elképzeléseiket és stratégiájukat az egész szervezet számára elérhetővé tegyék.
A vezetők számára a szintet átugró megbeszélések előnyei
Láthatatlan lehetőségek felismerése: A vezetők közvetlen és konkrét visszajelzéseket kaphatnak a terepen dolgozóktól. A számlákat fizető pénzügyi munkatárs észreveheti, hogy a szervezet túl sokat költ párhuzamos eszközökre.
Egy átlagos napon ezt talán figyelmen kívül hagynák. A szint feletti megbeszélés során azonban ezt jelzik a pénzügyi igazgatónak, ami több ezer dollár megtakarítást jelenthet.
Hatékony problémamegoldás: Amikor a csapat kommunikációját több vezetői szint szűri, a probléma kiváltó oka elveszhet. A szintet átugró megbeszélések segítségével a vezetés a kritikus kérdések mélyére hatolhat. Ez elősegítheti a munkafolyamat optimalizálását a végfelhasználó szemszögéből.
Hozzáférés az ügyfelek véleményéhez: A vezetők ritkán beszélnek közvetlenül az ügyfelekkel, kivéve, ha nagy/fontos ügyfélről van szó. A skip-level meetingek lehetőséget nyújtanak arra, hogy őszinte visszajelzéseket gyűjtsön minden ügyfélről anélkül, hogy mindegyikkel személyesen találkozna. Ez egy remek módszer a szervezeti tudás összegyűjtésére.
A munkavállalók moráljának javítása: A skip-level megbeszélések biztosítják, hogy a szervezet vezetői meghallgassák és megértsék a munkavállalókat. Ezáltal a munkavállalók elkötelezettebbnek és értékesebbnek érzik magukat. Azok a munkavállalók, akik úgy érzik, hogy munkájuk fontos, motiváltabbak lesznek, és többet fognak teljesíteni.
Kezelje a személyzeti kérdéseket: Az emberek azért tűrik el a rossz vezetőket, mert nem akarnak bajkeverőnek tűnni. A szintet átugró megbeszélések 360 fokos értékelést tesznek lehetővé a középvezetők számára. Így a vezetők foglalkozhatnak az alkalmazottak aggályaival, és képezhetik a feletteseket, hogy jobban teljesítsenek.
Lényegében a skip-level megbeszélések lehetővé teszik a vezetők számára, hogy változtassanak a dolgokon. Világosabb rálátást biztosítanak számukra. Segítenek nekik a gyors és hatékony fejlesztésekben. Ennek eredményeként a munkavállalók látják, hogy visszajelzéseiket értékelik és tiszteletben tartják.
Idővel ez a munkavállalók lojalitását eredményezi, ami jobb megtartási arányhoz és a szervezet jobb pénzügyi teljesítményéhez vezet.
Hogyan készüljünk fel a szintet átugró megbeszélésekre és hogyan tervezzük meg azok időpontját?
Menedzserként Ön felelős a rendszeres skip-level megbeszélések ütemezéséért. Íme, hogyan készülhet fel a skip-level megbeszélésekre és hogyan ütemezheti azokat a saját előnyére.
1. Tájékoztassa a felettesét
Amikor a csapat tagjai meglátják a vezetőjük vezetőjének találkozókérelmét, azt fogják gondolni: „Talán elbocsátanak?” Amikor a közvetlen beosztottai meghallják, hogy beszélt a csapatukkal, biztosan bizonytalanná válnak.
A vezetői szint feletti megbeszélések érzelmileg kimerítőek lehetnek a csapatok számára. Annak érdekében, hogy ne tegye ki csapatait felesleges stressznek, gondold át, hogyan szeretné megközelíteni a vezetői szint feletti megbeszéléseket.
Használjon folyamatábrázoló eszközt, hogy azonosítsa az összes feladatot, amelyet el kell végeznie, mielőtt részt vesz egy skip-level megbeszélésen. Íme néhány lépés, amelyet érdemes figyelembe venni.
- Legyen mindenki számára átlátható
- Hozzon létre egy rendszeres időzítést a szintet átugró megbeszélésekhez, hogy senki ne ijedjen meg, amikor megbeszéléskérést kap.
- Végezze el a negyedéves egyéni megbeszéléseket közvetlen beosztottaival a szintet átugró megbeszélések előtt.
- Tájékoztassa közvetlen beosztottjait a vezetői szintű megbeszélések ütemezéséről.
- Bátorítsa közvetlen beosztottjait, hogy tájékoztassák csapataikat, hogy találkozóra hívja őket.
2. Tudja meg, kivel fog találkozni
Tegyük fel, hogy öt közvetlen beosztottja van, és mindegyikük egy 5 fős csapatot vezet. Ez azt jelenti, hogy 25 különböző személyiséggel, munkastílussal, prioritásokkal és készségekkel kell megismerkednie. Mielőtt találkozót szervezne velük, próbálja meg megérteni őket.
Gyűjtsön előre információkat róluk. A humánerőforrás-irányítási rendszerből [HRMS] megtudhatja, hogy milyen szerepet töltenek be, milyen feladatokkal rendelkeznek, milyen céljaik vannak és milyen teljesítményt nyújtottak eddig.
Ahhoz, hogy megértsd őket mint személyeket, használhatod például a Clickup „Rólam” sablonját. Kérd meg őket, hogy válaszoljanak kérdésekre az értékeikről, erősségeikről, tapasztalataikról és egyebekről.
Használja ezeket az adatokat, hogy előre lássa a problémákat, és előre megfontolja a válaszokat.
3. Gondosan tervezze meg a szintet átlépő megbeszéléseket
A szintet átugró megbeszélések legjobb gyakorisága negyedévente egyszer. Ha ennél hosszabb időt hagy közöttük, akkor úgy tűnhet, hogy nem őszinte, csak a kötelezőt teljesíti. Ennél gyakrabban tartani őket pedig terhet jelenthet a napirendjében.
Negyedévente 25 emberrel találkozni nem könnyű feladat. Ezért rendkívül fontos, hogy a felettesével való megbeszéléseket megfelelően ütemezze. Javasoljuk a következő két módszer egyikét.
Csoportos ütemezés: öt 20 perces megbeszélés naponta, egy héten át, negyedévente. Ez ugyan egy egész hetet igénybe vesz, de segít az összes információ holisztikus és kontextusba helyezett összegyűjtésében. Emellett a negyedév hátralévő részében lehetőséged lesz a begyűjtött visszajelzések alapján intézkedéseket hozni.
Folyamatos ütemezés: Alternatív megoldásként hetente két emberrel is találkozhat a negyedév során. Ez segít elosztani a megbeszéléseket az időben, és szorosabban nyomon követni az előrehaladást.
A felügyeleti körétől függően úgy ütemezze meg a megbeszéléseket, ahogyan az Önnek a legmegfelelőbb. Ne gyűjtsön össze 2-3 embert egy ülésre, és ne tartson csoportos megbeszéléseket. A jó szint feletti megbeszélés mindig egyéni.
4. A szintet átugró megbeszélések ütemezésénél vegye figyelembe a sávszélességet
Ne feledje, hogy nem csak Ön az egyetlen elfoglalt személy a szervezetben. Ezért mielőtt megbeszélést szervezne, vegye figyelembe a felettesével való megbeszélésekre készülő csapat munkaterhelését. A projektmenedzsment eszközének képesnek kell lennie arra, hogy megmutassa, mennyire elfoglaltak a csapat tagjai.
A Clickup munkaterhelés-nézete összevont, valós idejű képet ad arról, hogy mit csinálnak az egyes csapattagok, és hogy tudnak-e szánni 20 percet arra, hogy beszéljenek Önnel.
Másrészt a kapacitásodra is figyelmet kell fordítanod. A ClickUp naptárnézete segít egy helyen megtekinteni az összes találkozódat, így biztos lehetsz benne, hogy nem terhelnek túl sok megbeszélés.
5. Készítsen napirendet a vezetői szint feletti megbeszéléshez
Nincs annál pazarlóbb, mint egy napirend nélküli megbeszélés. Figyelembe véve, hogy egy skip-level megbeszélés alig húsz percig tart, egyértelmű tervre van szükség. A Clickup skip-level megbeszélés napirend sablonja remek kiindulási pont.
A napirend megtervezése közben gondoljon azokra a kérdésekre is, amelyeket a szintet átugró megbeszélésen feltehet. Íme néhány példa.
Ha Ön egy pénzügyi igazgató, aki egy számlázási munkatárssal találkozik, akkor felteheti a következő kérdéseket:
- Hány ügyfelünk halasztja el a fizetést a megállapodott határidőn túl?
- Hány késésért vagyunk felelősek, és hogyan tudjuk azokat orvosolni?
- Melyik fizetési csatornát részesítik előnyben az ügyfelek?
Ha Ön egy városi értékesítési vezető, aki SDR-ekkel tárgyal, felteheti a következő kérdést:
- Milyen panaszokat hallasz ismétlődően az ügyfelektől?
- Mely funkciókat kedvelik leginkább?
- Miért választják egyes potenciális ügyfelek a versenytársunkat a mi cégünk helyett?
Minden megbeszélésen fontolja meg a következő kérdések feltevését:
- Elégedett vagy a pozícióddal, a főnököddel és a munkáddal?
- Rendelkezik minden eszközzel, amire szüksége van a munkája megfelelő elvégzéséhez?
- Ha lehetősége lenne rá, mit változtatna meg a munkájában?
Ossza meg ezt a szintet átugró megbeszélés napirendjét néhány héttel előre az alkalmazottaival, hogy átgondolhassák és felkészülhessenek.
6. Készüljön fel a nehéz kérdések megválaszolására
A skip-level megbeszélések Önnek is nehézséget okozhatnak. Csapatának tagjai ezt a lehetőséget fogják kihasználni, hogy megvitassák aggályaikat (ami Önnek is az érdeke!). Ezért készüljön fel arra, hogy ezeket megvitassa. Gyűjtse össze az összes tényt és számot. Döntse el, hogy milyen információkat hajlandó megosztani velük.
Bármennyire is felkészül, a szintet átugró megbeszélések hatékonysága nagyban függ attól, hogyan vesz részt a beszélgetésben. Íme, hogyan javíthat ezen.
Hogyan lehet sikeres a szintet átugró megbeszélés?
Kezdje jóval az értekezlet előtt
Amikor elküldi a vezetői szintű megbeszélés napirendjét a csapatának, ösztönözze őket, hogy vizsgálják át és egészítsék ki a saját javaslataikkal. Amikor ezt megteszik, proaktívan fogadja el a hozzászólásaikat.
Ez az egyik legegyszerűbb módja a bizalom kiépítésének. Válaszával megmutatja nekik, hogy őszintén törődik a vezetői szint feletti megbeszéléssel és velük mint személyekkel.
Gyűjtsd össze a sikeres skip-level megbeszélések lebonyolításához szükséges eszközöket. Ez lehet egy AI eszköz a jegyzőkönyvek vagy összefoglalók elkészítéséhez, egy célkövető alkalmazás, egy hívásrögzítő szoftver vagy a kedvenc papírod és tollad.
Jöjjön el világos célokkal!
Lépjen be a megbeszélésre azzal a tudattal, hogy Ön és a magasabb szintű csapattagja mit szeretnének elérni ezzel a beszélgetéssel. A ClickUphoz hasonló eszközök segítenek nyomon követni a célokat és megtervezni a megbeszélés struktúráját.
Folytassa az előző szintfeletti megbeszéléseket
Ha már korábban is volt skip-level megbeszélésed ezzel a személlyel, folytasd onnan. Ismerd el a teendőidet és az azóta elért haladást. Ha nem sikerült megoldani egy problémát, magyarázd el, miért.
Ha egy alkalmazott úgy érzi, hogy az előző megbeszélés nem hozott eredményt, akkor kevésbé valószínű, hogy ezúttal lelkesen részt vesz benne. Biztosítsa a beosztottjainak, hogy a vezetői szint feletti megbeszélés fontos és hatással van a munkájukra.
Legyen nyitott
Bár felkészült erre a megbeszélésre és megismerte a másik felet, ne feledje, hogy ez a megbeszélés inkább róluk szól, mint Önről. Tehát tegyen fel kérdéseket és hallgasson türelmesen, anélkül, hogy közbeszólna.
Legyen nyitott. Ne hordozzon magában előre megfogalmazott elképzeléseket vagy másoktól hallott ötleteket. A megbeszélés során ne ítélkezzen.
Adjon visszajelzést
Az alkalmazottak szeretnék hallani Öntől, hogy hogyan teljesítenek, és mit tehetnének jobban. Adjon visszajelzést munkájukról és az ülésen elhangzottakról. Dokumentálja és ossza meg velük, hogy a következő ülésen tovább építhessen rá.
Unalmasnak találja a visszajelzési dokumentumok elkészítését? Próbálja ki a Clickup AI-alapú asszisztensét, amely összefoglalja a megbeszélések jegyzetét, azonosítja a teendőket és javaslatot tesz az ütemtervre.
Tiszta cselekvési tervekkel távozzon
A skip-level megbeszélés csak annyira jó, amennyire Ön a megbeszélt pontok alapján cselekszik. Annak érdekében, hogy biztosan részt vegyen és érdeklődjön, feltétlenül dokumentálja a megbeszélés jegyzőkönyvét. Készítsen megfelelő jegyzeteket. Ha bizonytalan, próbálja ki a ClickUp egyik megbeszélés-jegyzet sablonját. Készítsen másolatot, és testreszabja azokat a skip-level megbeszélések céljának és felépítésének megfelelően.
A ClickUp Meetings segítségével a vezetői szintű megbeszéléseket egy lépéssel tovább viheti: jegyzeteket készíthet, napirendet kezelhet és teendőket állíthat be. Vállaljon felelősséget a teendőkért, és vegye fel őket a feladatkezelő rendszerébe. Szükség esetén állítson be határidőket és egyéb ellenőrzési pontokat.
Tartsa fenn a nyílt kommunikációt a megbeszélés után is
Ne várjon a következő szintfeletti megbeszélésre. Tartson fenn nyílt kommunikációs csatornát alkalmazottaival, hogy megbeszéljék és elvégezzék a teendőket. Használja a Clickup csevegőablakát, hogy valós időben együttműködhessen feladataiban.
- Ha feladatokat delegál, ossza meg azokat más csapattagokkal.
- Ossza meg eszközeit, linkjeit és egyebeket
- Kommentálja az elért eredményeket vagy a kihívásokat, amelyekkel szembesül.
Külön ablakot is létrehozhat a szintet átugró megbeszélésekkel kapcsolatos csevegésekhez, hogy azok ne zavarják meg projektjeit.
Legyen sikeres a következő felettesével való megbeszélésén a ClickUp segítségével
A skip-level megbeszélések rálátást nyújtanak a mindennapi munkában észrevétlen dolgokra. Segítenek a vezetőknek a problémák mélyebb megértésében. Segítenek az alkalmazottaknak a jobb részvételben. Ha jól végzik, a skip-level megbeszélések növelhetik az alkalmazottak morálját, javíthatják a termelékenységet, és nyitott, átlátható kultúrát teremthetnek.
Hatalmas előnyei ellenére a skip-level megbeszélések nem könnyűek megtervezni, ütemezni, előkészíteni és lebonyolítani. A ClickUp segít ebben.
A Clickup projektmenedzsment szoftvere olyan funkciókkal rendelkezik, amelyek segítenek hatékony skip-level megbeszéléseket tartani. Akár az emberek munkaterhelésének ellenőrzése, a megbeszélések napirendjének elkészítése, a megbeszélések során jegyzetek készítése, akár azok automatikus összefoglalása, a ClickUp mindet elvégezheti.
Vezessen skip-level megbeszéléseket profi módon a ClickUp segítségével. Regisztráljon még ma ingyen!