Az ajánlattételi felhívás (RFP) megírása és kezelése kihívást jelenthet. Számos üzleti folyamatot érint, függetlenül attól, hogy új beszállítóval szeretne együttműködni és biztosítani szeretné, hogy a megfelelő versenyképes ajánlatot találja meg, vagy potenciális ajánlattevőként szeretné nyertes ajánlatát olyan szerződéssé alakítani, amely előnyös az üzleti tevékenységének.
Szerencsére a folyamatnak nem kell manuálisnak lennie. Valójában a megfelelő RFP szoftver hatalmas változást hozhat.
Természetesen először meg kell találnia a megfelelő szoftvert. Számos olyan lehetőség áll rendelkezésre, amelyek segítenek optimalizálni az ajánlatok munkafolyamatait. Azonban nem minden automatizálási eszköz egyforma, és ez minden bizonnyal igaz az ajánlatok automatizálására szolgáló szoftverekre is. Ezért ebben az útmutatóban az üzleti igényeinek leginkább megfelelő RFP-kezelő szoftverekre fogunk összpontosítani.
Mi az ajánlattételi szoftver?
Az RFP szoftver olyan eszközöket jelöl, amelyek segítenek az ajánlatok kidolgozásában, kategorizálásában és elküldésében a potenciális ügyfeleknek, ugyanakkor segítik a dokumentumok értékelését, bemutatását és megválaszolását a szállító oldalán.
Más szavakkal, az RFP szoftver segít Önnek és ajánlatkészítő csapatának az RFP-válaszok beszerzésében és kezelésében.
Az alapvető funkciókon túlmenő részletek a kérdéses platformtól függően eltérhetnek. Találhat olyan all-in-one eszközt, amely a beszerzési csapatokat az RFP-válaszok minden részében segíti. Alternatívaként találhat olyan menedzsment megoldást is, amely elsősorban ajánlat-sablonok létrehozására és testreszabására irányul.
Természetesen a lehetőségek között szerepelnek a dokumentumelemző szoftverek is, amelyek célja konkrétabban az ajánlatok elemzése és nyomon követése, hogy megkönnyítsék a beszállító kiválasztását.
Ennek eredményeként az ideális megoldás a folyamat racionalizálására és automatizálására vonatkozó jelenlegi és jövőbeli igényeitől függ. Ezen árnyalatoktól függetlenül az RFP szoftverek bármely szervezet erőforrás-gazdálkodásának fontos részévé válhatnak.
Mit kell keresni egy RFP szoftverben?
A megfelelő RFP szoftver segítségével megbízható, kifinomult és előírásoknak megfelelő ajánlatokat kérhet, gyűjthet és fogadhat el. Ennek elérése érdekében a legjobb eszközök általában néhány közös jellemzővel rendelkeznek:
- Könnyű használat: Az RFP-folyamat összetett, ezért minden szoftvernek segítenie kell annak egyszerűsítésében és racionalizálásában, hogy gyorsan kidolgozott ajánlatokat lehessen benyújtani.
- Sablonkönyvtár: Minél jobban támaszkodhat a meglévő RFP-sablonokra, annál jobb. Ugyanez vonatkozik az értékesítési folyamat korábbi szakaszaira is, például az információkérés (RFI) és a projektjavaslat-sablonok használatára.
- Automatizálási képességek: Az ajánlatkészítő szoftver egyben dokumentumautomatizáló szoftver is, egy hatékony automatizálási megoldás, amely órákat takaríthat meg a folyamat során.
- Többfelhasználós hozzáférés: Az automatizálás során nem történik RFP-válaszkezelés. A többfelhasználós hozzáférés lehetővé teszi a nagyobb ajánlatkészítő csapatok számára, hogy könnyedén együttműködjenek a jobb és több üzlet megkötésében.
- Kapcsolat a nagyobb folyamatokkal: Az RFP-folyamat egy vállalkozás minden részét érinti. A legjobb esetben a szoftver is így fog működni, összekapcsolva az ajánlatokat, a projektjavaslatokat és a szerződés-felülvizsgálati folyamatot.
- Fejlett funkciók: Az integrált átvilágítási kérdőívek vagy a mesterséges intelligencia (AI) javíthatják a folyamatot, például az AI írási eszközök, amelyek segítenek az értékesítési és marketing csapatoknak jobb ajánlatokat készíteni és javítani a válaszok minőségét.
A 10 legjobb RFP eszköz
Vessünk egy pillantást rájuk! Ezek a legjobb ajánlatkészítő szoftverek, amelyek célja, hogy bárki, beleértve a kisvállalkozásokat, a kormányzati szerződő feleket és a több leányvállalattal rendelkező szervezeteket is, javítsa hatékonyságát és jobb ajánlatokat kapjon projektjeihez.
1. ClickUp
A marketing- és értékesítési csapatok számára nincs jobb platform a ClickUpnál, amelyen nyomon követhetik ajánlataik előrehaladását, és integrálhatják azokat egy nagyobb munkamenedzsment eszközbe. A ClickUp segítségével minden szükséges eszköz a rendelkezésére áll a projekt átfogó dokumentálásához és optimalizálásához.
Kezdje egy kiterjedt sablonkönyvtárral, amely tartalmazza a ClickUp RFP Process Template sablont is. Ez segít nyomon követni a folyamat minden részét, beleértve az eredeti ajánlattételi felhívás megfogalmazását, az egyes RFP-válaszok kezelését és a szerződés felülvizsgálati folyamatát. A folyamat során az értékesítési és ajánlatkészítő csapatok mindig naprakészek lesznek a feladatokkal, a határidőkkel és más fontos információkkal kapcsolatban.
És ez csak a kezdet. A ClickUp Docs nem csupán egy hatékony dokumentumkezelő megoldás, hanem rengeteg RFP- és RFQ-sablont is tartalmaz, így soha nem kell a nulláról kezdenie a jóváhagyott tartalmakkal. Továbbra is személyre szabott ajánlatokat kérhet, de olyan konzisztenciával, amelyet a sablonok nélkül egyszerűen nem tudna elérni.
A ClickUp legjobb funkciói
- Kiterjedt sablonlista az ajánlatok elkészítésének és a teljes folyamat kezelésének megkönnyítésére
- Projektmenedzsment integráció, hogy ne csak értékesítési dokumentumokat tároljon, hanem feladatokat is kioszthasson és munkafolyamatokat hozhasson létre, hogy minden alkalommal a legjobb ajánlatot válassza ki.
- ClickUp AI, egy fejlett funkciókból álló csomag, amely a platformot automatizált írási eszközzé, dokumentumelemző szoftverré és még sok mássá alakítja.
- Fejlett Microsoft Word integráció a dokumentumok gyors áthelyezéséhez az MS Wordból a ClickUpba
A ClickUp korlátai
- A mobilalkalmazáson nem minden nézet elérhető.
- A ClickUp nem egy dedikált ajánlatkezelő szoftver, ami azt jelentheti, hogy azoknak a felhasználóknak, akik csak ezekre a specifikus funkciókra van szükségük, meredek tanulási görbe várható.
ClickUp árak
ClickUp értékelések és vélemények
- G2: 4,7/5 (több mint 10 000 értékelés)
- Capterra: 4,6/5 (több mint 4000 értékelés)
📮 ClickUp Insight: A kontextusváltás csendesen rontja a csapat termelékenységét. Kutatásaink szerint a munkahelyi zavarok 42%-a a platformok közötti váltogatásból, az e-mailek kezeléséből és a megbeszélések közötti ugrálásból származik . Mi lenne, ha megszüntethetné ezeket a költséges zavarokat? A ClickUp egységesíti a munkafolyamatokat (és a csevegést) egyetlen, egyszerűsített platformon. Indítsa el és kezelje feladatait csevegés, dokumentumok, táblák és más eszközök segítségével, miközben az AI-alapú funkciók biztosítják a kontextus összekapcsolását, kereshetőségét és kezelhetőségét!
2. Loopio
Kifejezetten azoknak az értékesítési csapatoknak, amelyek rendszeresen nyújtanak be ajánlatokat, a Loopio egy központi tartalomkönyvtárat használ. Az eszköz minden ajánlat esetében tartalmat húz ki ebből a könyvtárból, hogy személyre szabott és releváns RFQ, RFP és RFI ajánlatokat hozzon létre, amelyek célja a potenciális partnerek figyelmének felkeltése.
A Loopio legjobb funkciói
- Központosított rendszer, amely egyszerűbbé teszi az egyéni ajánlatok benyújtását
- Tartalomblokkokat társítson egy témában jártas szakértőhöz, aki felelős azok frissítéséért és testreszabásáért az egyes dokumentumokban.
- Fejlett integrációk olyan eszközökkel, mint a Salesforce, a Slack és az MS Word, amelyek gyors dokumentumtervezést és nagyobb hatékonyságot tesznek lehetővé.
- Egyszerű felhasználói felület, amely jelentősen megkönnyíti az ajánlatok benyújtásának folyamatát.
A Loopio korlátai
- Ez a viszonylag egyszerű felhasználókezelő eszköz nem feltétlenül ideális a komplexebb csapatok számára.
- Egyes felhasználók ismétlődő szoftverhibákról számolnak be, például arról, hogy nem tudják elmenteni a tartalomblokkokban végzett módosításokat.
Loopio árak
- Alapvető információk: Az árakról érdeklődjön az értékesítési osztálynál.
- Plusz: Az árakért vegye fel a kapcsolatot az értékesítési osztállyal.
- Haladó: Az árakról érdeklődjön az értékesítési osztálynál.
- Vállalati: Az árakról érdeklődjön az értékesítési osztálynál.
Loopio értékelések és vélemények
- G2: 4,7/5 (490+ értékelés)
- Capterra: 4,6/5 (70+ értékelés)
3. Reszponzív
A korábban RFPIO néven ismert Responsive az ajánlatkezelő szoftverek piacának vezetője, köszönhetően az ajánlatok automatizálását célzó, mesterséges intelligenciával támogatott folyamatának. Ugyanez a szoftver nem csak ajánlatkéréseket, hanem RFI-válaszokat, biztonsági kérdőíveket és egyéb, az üzleti fejlődést segítő dokumentumokat is létrehoz.
A legjobb funkciók
- Intuitív és automatizált LookUp funkció a korábbi tartalmak megkereséséhez, amely az ajánlatkészítő szoftvert átfogó tartalomadatbázissá alakítja.
- AI-alapú ajánló motor, amely az adatbázisából javasolja azokat a tartalmakat, amelyek leginkább megfelelnek a benyújtani kívánt RFP-nek.
- Fejlett felhasználói jogosultságok biztosítják, hogy csapataid a megfelelő projektekhez és tartalmakhoz férjenek hozzá, anélkül, hogy biztonsági vagy adatvédelmi aggályok merülnének fel.
- Importálási és exportálási lehetőségek az ajánlatok áthelyezéséhez az ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerből, a Microsoft Wordból és más, már használt eszközökből.
Reagálási korlátozások
- A projektek közötti navigáció nem mindig intuitív, különösen akkor, ha a gyakran használt tartalmakhoz a központi könyvtárból is hozzáférünk.
- Az aktív projektek számának korlátozása nagyobb vagy több leányvállalattal rendelkező szervezetek számára nehézséget jelenthet.
Reagáló árazás
- Az árakról érdeklődjön az értékesítési osztálynál.
Reagáló értékelések és vélemények
- G2: 4,6/5 (több mint 600 értékelés)
- Capterra: 4,7/5 (70+ értékelés)
4. Qvidian
A Qvidian könnyen testreszabható sablonjaival és automatizált munkafolyamataival tűnik ki. De ez a felhőalapú RFP szoftver ennél is többet tud: virtuális együttműködési funkciói kifejezetten arra irányulnak, hogy segítsék a különböző helyszíneken dolgozó ajánlat- és pályázatcsapatokat az együttműködésben, hogy minden alkalommal a lehető legjobb ajánlatot tudják elkészíteni.
A Qvidian legjobb funkciói
- Márkás sablonkészítő, amely biztosítja, hogy minden ajánlat pozitívan mutassa be vállalkozását.
- Fejlett elemzési funkciók az egyes ajánlatokra fordított idő, a nyerési arányok és egyéb releváns mutatók elemzéséhez.
- Integrált együttműködési eszközök, például közvetlen üzenetküldés, hogy a csapatok optimalizálhassák válaszkezelésüket.
- Elismert szolgáltatói személyzet, amely minden ügyfél számára kiterjedt, ingyenes támogatást nyújt.
A Qvidian korlátai
- Nincs fejlett keresési lehetőség, ezért a releváns tartalmak megtalálásához közvetlenül kell megadnia a kulcsszavakat.
- Egyszerre csak egy rekordot lehet szerkeszteni, ami lassítja a munkát, ha több ajánlaton dolgozik.
Qvidian árak
- Az árakról érdeklődjön az értékesítési osztálynál.
Qvidian értékelések és vélemények
- G2: 4,3/5 (60+ értékelés)
- Capterra: 4,5/5 (40+ értékelés)
5. RFP360
Sok szempontból az RFP360 a Responsive közvetlen megfelelője, és ugyanaz a cég gyártja. Ez egy válaszkezelő szoftver, amely lehetővé teszi a csapatának, hogy bármit kezeljen, beleértve a kérelemkezelést, a szerződéses tárgyalásokat és a felülvizsgálatot.
Az RFP360 legjobb funkciói
- Dinamikus irányítópultok, amelyek segítségével folyamatosan áttekintheti az egyes RFP-folyamatokat.
- Központosított üzenetküldés és valós idejű együttműködési eszközök az RFP értékelési folyamat javításához
- AI-alapú válaszkezelés, amely a meglévő tudásbázis alapján gyors válaszokat ír a beszállítók kérdéseire.
- Számos integrált kiterjesztés áll rendelkezésre, többek között az RFP tudásbázis MS Word-ben való használata vagy a szerződésekhez szükséges digitális aláírások gyűjtése a platform elhagyása nélkül.
Az RFP360 korlátai
- Az onboarding frusztráló lehet azoknak a csapatoknak, akik nem ismerik az RFP szoftvereket.
- A felhőalapú platformról nem lehet letölteni a kérdéseket, és a válaszokat offline módon kezelni.
RFP360 árak
- Az árakról érdeklődjön az értékesítési osztálynál.
RFP360 értékelések és vélemények
- G2: 4,4/5 (több mint 280 értékelés)
- Capterra: 4,5/5 (270+ értékelés)
6. QorusDocs
A QorusDocs büszke arra, hogy hatékonyságoptimalizált, felhőalapú ajánlatkezelő szoftverként segít a felhasználóknak gyorsabban jobb ajánlatokat készíteni. Áttekinthető felülete és munkafolyamata lehetővé teszi, hogy perceken belül személyre szabott ajánlatokat készítsen, így felgyorsíthatja az üzletkötést és csökkentheti az ismétlődő munkát.
A QorusDocs legjobb funkciói
- Tömeges testreszabási megközelítés, széles sablonválasztékkal, amelyeket gyorsan alkalmazhat az üzleti tevékenységéhez és az egyes projektekhez.
- AI-ajánlatírási opció az RFP alapján korai, finomítható vázlatok készítéséhez
- Átfogó üzletfejlesztési funkciók, beleértve az RFP-nek megfelelő prezentációs sablonokat és munkaleírásokat.
- Fejlett keresési funkció, amelyet a felhasználók imádnak, mivel böngészhetik a könyvtárban található meglévő tartalmakat és a korábbi ajánlatokat.
A QorusDocs korlátai
- A létrehozás dátuma szerinti automatikus rendezés miatt nem lehet kampányokat és dokumentumokat rendezni.
- Egyes felhasználók késleltetést jelentettek az ajánlatok és tartalomblokkok betöltésekor.
QorusDocs árak
- Az árakról érdeklődjön az értékesítési osztálynál.
QorusDocs értékelések és vélemények
- G2: 4,4/5 (több mint 140 értékelés)
- Capterra: 4,7/5 (80+ értékelés)
7. PandaDoc
A PandaDoc nem csupán egy RFP szoftver, hanem ígérete szerint segíti a vállalkozásokat az ajánlatok, árajánlatok és szerződéskezelés terén, ami azt jelenti, hogy az ajánlatok elkészítésével új üzleteket szerezni egyszerű, gördülékeny folyamat, akárcsak a végleges szerződés elkészítése és aláírása, amellyel az új üzletet meg is szerezhetik.
A PandaDoc legjobb funkciói
- Drag-and-drop dokumentumkészítő, amely lehetővé teszi sablonok használatát vagy a nulláról való indulást, hogy egyszerűsített, aláírható dokumentumokat hozzon létre.
- Valós idejű együttműködés, megjegyzések és jóváhagyási folyamat, amelybe a csapat minden tagja bevonható.
- Natív CRM-integrációk az új üzleti lehetőségek e-beszerzési folyamatának egyszerűsítéséhez
- Beépített eszköz a digitális aláírásokhoz, amely megkönnyíti a dokumentumok elektronikus aláírását és azok jogi érvényességét.
A PandaDoc korlátai
- Ellentmondásos dokumentumszerkezet a felhőalapú iktatási rendszerben
- Korlátozott vagy nem létező kép-szerkesztési lehetőségek a dokumentumokon belül
PandaDoc árak
- Essentials: 19 USD/hó felhasználónként
- Üzleti: 49 USD/hó felhasználónként
- Vállalati: Az árakról érdeklődjön az értékesítési osztálynál.
PandaDoc értékelések és vélemények
- G2: 4,7/5 (2000+ értékelés)
- Capterra: 4,5/5 (1000+ értékelés)
8. Proposable
A Proposable segítségével minden méretű vállalat egyszerűsített, automatizált módon hozhat létre, nyomon követhet és aláírhat értékesítési dokumentumokat. Az eszköz célja az ajánlatkészítési folyamat teljes automatizálása, így alig maradnak kézi vagy ismétlődő feladatok, amelyek lassíthatják az üzletek előkészítését és lezárását.
A Proposable legjobb funkciói
- E-mailes és SMS-es értesítések a csapatának minden alkalommal, amikor egy potenciális ügyfél megtekinti az ajánlatot.
- Fejlett elemzési funkciók, amelyekkel értékesítési dokumentumait egy nagyobb csatornába helyezheti, hogy betekintést nyerjen értékesítési folyamatába.
- Fejlett dokumentumsablonok szinte minden iparághoz és felhasználási esethez
- Drag-and-drop szerkesztő, amely lehetővé teszi a közvetlen szerkesztést HTML és Cascading Style Sheets segítségével a fejlett elrendezések és stílusokhoz.
A javaslatok korlátai
- A dokumentumok szoftveren kívüli megtekintése problémás lehet az MS Word integráció hiánya és a PDF-exportáló eszköz formázási problémái miatt.
- A Proposable-t a legjobb RFP szoftverré tevő számos fejlett funkció csak a legmagasabb árkategóriában érhető el.
Proposable árak
- Solo: 19 USD/hó felhasználónként
- Csapat: 39 USD/hó felhasználónként
- Vállalati: 500 USD+/hó
Proposable értékelések és vélemények
- G2: 4,3/5 (70+ értékelés)
- Capterra: 4,4/5 (100+ értékelés)
9. Proposify
A Proposify kifejezetten kreatív cégek számára készült, és minden tervező azonnal megismeri az Adobe InDesign-hoz hasonló felületét. Mások értékelni fogják a továbbfejlesztett elemzési funkcióit, beleértve azokat az adatokat, amelyekből kiderül, hogy a dokumentumok mely részei kapták a legtöbb megtekintést és interakciót.
A Proposify legjobb funkciói
- Továbbfejlesztett tartalom- és márkamenedzsment, amely biztosítja, hogy minden dokumentuma azonnal megfeleljen a kívánt üzenetnek és vizuális megjelenésnek.
- Adatbiztonsági opciók, amelyek továbbfejlesztett adatvédelmi funkciókat és felhasználói jogosultságokat kínálnak
- Az egyes ajánlatok szakaszait elemző és az ajánlatok teljesítményét időben nyomon követő elemzések, amelyek segítségével betekintést nyerhet az új üzleti trendekbe és előrejelzésekbe.
- Ügyfélszerkesztő funkciók, amelyek egyszerűsítik az értékesítési folyamatot és növelik az időt, amely alatt nyertes ajánlatokat tud kötni.
A Proposify korlátai
- Egyes felhasználók egyenetlen teljesítményről számoltak be, egy adott hónapban több alkalommal is előfordult, hogy a szoftver nem működött.
- A kisvállalkozások nem biztos, hogy elegendő üzleti forgalmat generálnak ahhoz, hogy a költségeket igazolják, vagy a leghasznosabb funkciókat kihasználják.
Proposify árak
- Csapatcsomag: 49 USD/hó felhasználónként
- Üzleti terv: Az árakról érdeklődjön az értékesítési osztálynál.
Proposify értékelések és vélemények
- G2: 4,7/5 (2000+ értékelés)
- Capterra: 4,7/5 (több mint 2000 értékelés)
10. Jobb ajánlatok
A legfontosabb értékajánlat a cég nevében rejlik. A szoftver célja, hogy az ajánlatok készítését még a kisvállalkozások számára is megkönnyítse. Miután megismerkedett a felületével, perceken belül gyönyörű dokumentumokat készíthet, amelyeket elküldhet potenciális ügyfeleinek – nem is beszélve arról, hogy szerződéskezeléssel üzletet is köthet.
A Better Proposals legjobb funkciói
- Kreatív piactér, amely látszólag korlátlan kép-, vizuális elem- és sablonkönyvtárat kínál.
- Intuitív szerkesztő, amely megkönnyíti az értékesítési dokumentumok elkészítését, még az új felhasználók számára is.
- Integrált aláírási és fizetési funkciók, amelyek optimalizálják az e-beszerzési folyamatokat
- Kiterjedt integrációk CRM- és ügyfélszolgálati eszközökkel, feladatkezelő platformokkal és egyebekkel.
A Better Proposals korlátai
- A beállítás és a bevezetés folyamata néha zavaros lehet.
- Az online dokumentumszerkesztés során nincs automatikus mentési vagy helyreállítási lehetőség.
A Better Proposals árai
- Starter: 19 USD/hó felhasználónként
- Prémium: 29 USD/hó felhasználónként
- Vállalati: 49 USD/hó felhasználónként
Better Proposals értékelések és vélemények
- G2: 4,4/5 (40+ értékelés)
- Capterra: 4,8/5 (több mint 140 értékelés)
Javítsa beszerzési folyamatát a megfelelő ajánlatkezelő szoftverrel
Hogyan találhatja meg azt az eszközt, amellyel optimalizálhatja ajánlatkészítő csapatai munkáját és hatékonyságát?
Ismerje meg a ClickUp-ot! Ez nem csupán ajánlatkezelésre szolgál, hanem egy felhőalapú eszköz, amely az egész üzleti fejlesztési folyamatban segítséget nyújt. Ez magában foglalja az ajánlatkérési és információkérési sablonok biztosítását az értékesítési és ajánlatkészítő csapatok számára, hogy gyorsan összeállíthassák a szabványosított űrlapot, de ennél sokkal többet is kínál.
A ClickUp integrált tartalomkezelési folyamatának köszönhetően az ajánlat-szerződéses csapatok zökkenőmentesen együttműködhetnek a válaszok kategorizálásában és a következő fontos szakaszba, azaz a jóváhagyott tartalom szerződéssé alakításába. Eközben a fejlett kulcsfunkciók, például az AI, megkönnyítik a hibátlan ajánlatok iránti kérelmek létrehozását, amelyek könnyebben értékelhetők.
A legjobb az egészben, hogy a ClickUp-ot a Free Forever Plan keretében kötelezettség nélkül kipróbálhatja. A kisvállalkozások pénzügyi igazgatói és szerződéses csapatai például teljes mértékben kipróbálhatják ezt a menedzsment megoldást, mielőtt havi költségeket vállalnának.
Mire vár még? Hozzon létre még ma ingyenes ClickUp-fiókot, és kezdje el optimalizálni ajánlatkezelését minden területen.