Jak rozšířit počet zaměstnanců z 10 na 50, aniž byste ztratili svou kulturu

Co se vlastně pokazí, když tým roste? Je to kultura nebo nedostatek struktury?

Při 10 lidech je sladění přirozené. Kontext je sdílený, rozhodnutí jsou viditelná a kultura se posiluje každodenní prací. Nepotřebujete systémy, protože to za vás vyřeší blízkost.

Tento model přestává fungovat, jakmile tým roste.

S 30 až 40 zaměstnanci se kontext šíří nerovnoměrně. Týmy se uchylují k různým způsobům práce. Noví zaměstnanci se učí pozorováním, ne proto, že by věci byly jasně definovány. Nic není rozbité, ale konzistence začíná slábnout.

V tomto bodě kultura přestává být sdílenou zkušeností a začíná se stávat provozním problémem.

Rozšíření z 10 na 50 zaměstnanců vyžaduje strukturální změnu. Implicitní normy se musí stát explicitními systémy. Rozhodnutí musí být trvale viditelná. Komunikace potřebuje předvídatelné cesty. Znalosti musí být uloženy někde, kde jsou spolehlivější než v paměti.

Tento článek rozebírá, jak navrhnout tyto systémy v oblasti náboru, komunikace, správy znalostí a základní infrastruktury, aby kultura neoslabila s rostoucím počtem zaměstnanců.

Proč rozšíření z 10 na 50 zaměstnanců zničí většinu startupů

Při počtu 50 zaměstnanců se nemůžete spoléhat na rozhovory na chodbě, abyste udrželi všechny na stejné vlně.

Prostě proto, že už nejsou všichni v jedné místnosti. Technický tým řeší problémy, o kterých nevíte. Marketing provádí kampaně, o kterých obchodní oddělení neví. Nový zaměstnanec se zeptá: „Jak řešíme stížnosti zákazníků?“ a dostane tři různé odpovědi v závislosti na tom, koho se zeptá.

V tomto bodě většina startupů selhává.

✅ Ověření faktů: Výzkum Jordany Valenciové v Harvard Business Review zjistil, že rychle rostoucí společnosti ztrácejí kulturní soudržnost, pokud vedoucí pracovníci záměrně nepřepracují způsob přenosu kultury v souvislosti s růstem týmu. Problém spočívá v tom, že mechanismy, které ji původně vytvořily, přestávají fungovat.

3 hlavní důvody, proč se kultura startupu rozpadá při rozšiřování týmů

Kultura obvykle neztrácí svou sílu náhle. Ztrácí ji v malých, každodenních momentech, které lidé přestávají vnímat. Zmeškaná aktualizace. Rozhodnutí, které si nikdo nepamatuje. Nový zaměstnanec hádá, místo aby měl dostatek sebevědomí a věděl, kde hledat. Jak týmy rostou, tyto momenty se hromadí.

Následující tři vzorce jsou místy, kde většina startupových kultur začíná klouzat.

1. Rozrůstání práce přebírá kontrolu

Při 10 lidech pravděpodobně používáte 3–4 nástroje: Slack pro komunikaci, Google Docs pro spolupráci a možná nějaký lehký projektový tracker. Každý ví, kde co je, protože zatím není nic moc.

Při 30–40 lidech se tento počet exponenciálně zvyšuje. Technické oddělení používá Jira. Marketing žije v Asaně. Prodejní oddělení vše buduje v HubSpotu. Finanční oddělení používá samostatný nástroj pro rozpočtování. Personální oddělení zavádí typicky předražený systém HRMS.

Každý nástroj má samostatně smysl. Společně vytvářejí Work Sprawl. Nejedná se o nic jiného než fragmentaci práce napříč nespojenými platformami, která vytváří informační silosy a ničí produktivitu.

Takto to vypadá v praxi:

Informace existují, ale nejsou propojeny s rozhodnutími, majiteli a dalšími kroky. Lidé tráví více času hledáním souhrnů, než jejich využíváním k posunu práce vpřed.

Skutečná hodnota nespočívá pouze v zachycení informací. Pochází z toho, že tyto informace zůstávají spojeny s prací, kterou podporují. Když kontext zůstává v těsné souvislosti s úkoly a výsledky, mohou týmy jednat s jasností namísto dohadů.

2. Rozpad komunikačních vzorců

Zpočátku, když má vaše organizace pouze 10 zaměstnanců, je komunikace jednoduchá. Máte jednu poradu. Možná jednu týdenní synchronizaci. Důležité aktualizace se odehrávají v hlavním kanálu Slack, kde je může vidět každý.

Při 40 lidech se to rychle rozpadne.

Nyní máte několik týmů s různými harmonogramy, různými prioritami a různými komunikačními normami. Bezproblémový tok informací, který jste měli s 10 lidmi? Ten je pryč. Nahradil ho:

Noví zaměstnanci to pociťují nejvíce. Snaží se naučit, jak společnost funguje, ale informace, které potřebují, jsou roztříštěné, zastaralé nebo existují pouze v něčí hlavě. Řešením je vytvořit komunikační rytmy konzistentním a předvídatelným způsobem, aby se informace šířily po celé společnosti.

🛠️ Sada nástrojů: ClickUp pomáhá centralizovat komunikaci tam, kde se skutečně odehrává práce. To znamená, že důležité konverzace již nezmizí ve vláknech Slacku, ale zůstávají v ClickUp Chatu, kde jsou přímo propojeny s příslušnými úkoly a projekty.

3. Ztráta kmenových znalostí

Vaši první zaměstnanci jsou chodící databáze. Vědí, proč byla přijata určitá rozhodnutí, jaká zpětná vazba od klientů ovlivnila váš produkt a jaká nepsaná pravidla definují fungování vaší společnosti.

Jak rostete, tito lidé jsou stále více vytíženi. Účastní se schůzek, řídí týmy, řeší naléhavé problémy. Už nemohou odpovídat na každou otázku typu „jak máme…?“.

Později uvidíte následující:

Řešením je přeměna kmenových znalostí na zdokumentované procesy a prohledávatelné znalostní báze.

🤖 Poznámka: Kultura se rozpadá v momentě, kdy se zapracování stane volitelným

V okamžiku, kdy nový zaměstnanec musí zeptat se tří lidí, jak něco funguje, vaše kultura již byla narušena. Super Agent v ClickUp zajišťuje konzistenci tam, kde lidé nemohou, a mění zapracování nových zaměstnanců ze služby na systém.

Každá role se učí stejným způsobem, ze stejného zdroje a prostřednictvím stejných pracovních postupů. Kultura přestává záviset na paměti a začíná se rozvíjet podle plánu.

Jak vybudovat základy pro škálovatelnou kulturu

Viděli jste, co se pokazí. Nyní se dozvíte, jak tomu zabránit: vybudujte infrastrukturu dříve, než ji budete potřebovat.

Když je váš tým malý, kultura žije v hlavách lidí. Každý ji vstřebává díky blízkosti. Jak vaše společnost roste, přestává to fungovat. Potřebujete základ: zdokumentované systémy, centralizované pracovní postupy a dostupné znalosti, které se přizpůsobují počtu zaměstnanců.

Tato infrastruktura začíná u místa, kde jsou uloženy vaše informace.

Zde je návod, jak překlenout mezery a zavést systém, který má hmatatelný dopad na fungování vaší organizace.

Sjednoťte znalosti do jedné platformy

Když jsou informace uloženy na příliš mnoha místech, kultura se automaticky stává nekonzistentní. Lidé se nechovají jinak proto, že nesouhlasí s hodnotami – chovají se jinak, protože pracují s odlišnými informacemi.

Prvním krokem je konsolidace míst, kde se odehrává práce, rozhodování a dokumentace. V praxi to znamená centralizaci:

Když jsou úkoly, dokumenty a komunikace propojené, rozhodnutí zůstávají spojena s výsledky, místo aby se ztrácela v historii chatů. Takto kontext přežívá růst týmu.

Řešením je centralizovat vše do jediného pracovního prostoru, kde jsou propojeny úkoly, dokumenty a komunikace.

Pro společnosti, které se rozšiřují z 10 na 50 zaměstnanců, to znamená, že informace důležité pro kulturu jsou uloženy v jediném vyhledávacím centru, místo aby byly roztříštěny mezi různé nástroje.

Proměňte kulturu v živou dokumentaci

Většina společností dokumentuje kulturu příliš pozdě a když tak učiní, zmrazí ji ve statické příručce, kterou nikdo znovu neotevře.

Škálovatelná kultura vyžaduje živou dokumentaci. To znamená zapisovat věci takovým způsobem, který vybízí k použití, aktualizacím a diskusi, a ne k pasivnímu konzumu.

V této fázi by týmy měly výslovně dokumentovat:

Když tato dokumentace doprovází každodenní práci, stává se spíše referenčním bodem než formalitou.

Umožněte okamžité vyhledávání znalostí

První zaměstnanci disponují obrovským množstvím implicitních znalostí. Jak tým roste, očekávat, že budou tyto znalosti předávat ručně, je nereálné a neudržitelné.

Vyhledatelnost je mostem mezi zkušenostmi a rozvojem. Místo toho, aby se každá otázka typu „jak máme…?“ směřovala k zakladatelům nebo prvním zaměstnancům, potřebují týmy způsob, jak najít odpovědi samostatně, z reálných a autoritativních zdrojů.

ClickUp Brain umožňuje prohledávat institucionální paměť vašeho týmu. Noví zaměstnanci kladou otázky v přirozeném jazyce, například „Jak řešíme výjimky v cenách?“, a dostávají odpovědi z celého vašeho pracovního prostoru: dokumentů, úkolů, komentářů, prostě všeho.

Což znamená:

Zviditelněte pracovní postupy

Kultura není jen to, co říkáte. Je to to, co lidé pozorují. Když jsou pracovní postupy skryté, lidé hádají. Když jsou pracovní postupy viditelné, učí se tím, že vidí, jak práce ve společnosti skutečně probíhá.

Viditelnost znamená, že lidé mohou okamžitě vyhledat:

Tento druh jasnosti je infrastruktura, nikoli mikromanagement. Když práce probíhá v jediném systému, viditelnost se stává standardem. Novým členům týmu není třeba kulturu vysvětlovat; vidí ji v akci prostřednictvím úkolů, aktualizací a rozhodnutí, která se odehrávají v reálném čase.

Jak definovat základní hodnoty, které se skutečně přizpůsobí vašemu týmu

Nejasné hodnoty se nedají škálovat. Pokud jsou hodnotami vaší společnosti fráze jako „Ceníme si excelence“ nebo „Buďte inovativní“, jsou k ničemu, když nový zaměstnanec potřebuje učinit rozhodnutí a vy nejste v místnosti.

Co znamená „dokonalost“ při volbě mezi rychlým dodáním nebo přidáním další funkce? Jak vypadá „inovace“, když klient požádá o něco, co jste nikdy předtím nedělali?

Hodnoty, které byly zřejmé a byly osmozou absorbovány 10 lidmi, je třeba explicitně přeložit pro tým 50 lidí. Vaši noví zaměstnanci nebyli u zrodu společnosti, takže potřebují, abyste jim vysvětlili, jak tyto hodnoty vypadají v praxi. To je klíč k zabránění oslabení firemní kultury.

Škálovatelné hodnoty jsou jiné. Jsou dostatečně konkrétní, aby mohly sloužit jako vodítko při rozhodování, a dostatečně pozorovatelné, aby se projevovaly v každodenním chování.

Aby byly vaše hodnoty realizovatelné, definujte je pomocí jasných příkladů chování.

Nenechte své hodnoty zapadnout v zapomenuté příručce, kterou personální oddělení posílá novým zaměstnancům a kterou už nikdo nečte. Zde je postup krok za krokem:

Místo spoléhání se na paměť, zpřístupněte hodnoty ve vašem pracovním prostoru, aby se na ně bylo možné přirozeně odkazovat v každodenní práci.

Když jsou hodnoty zdokumentovány, prodiskutovány a konzistentně viditelné v nástrojích, které váš tým používá každý den, je mnohem pravděpodobnější, že přežijí proces rozšiřování.

Způsoby, jak zachovat kulturu během rychlého růstu

Vybudovali jste infrastrukturu. Definovali jste praktické hodnoty. Nyní přichází na řadu realizace: zajistit, aby se kultura nerozpadla, když přidáte 20, 30, 40 nových lidí, kteří tam nebyli, když jste začínali.

Infrastruktura a hodnoty tvoří základ, ale kultura se sama neudržuje; vyžaduje každodenní praktiky, které posilují to, na čem záleží. Zde je pět praktik, které skutečně fungují, ne proto, že znějí dobře, ale proto, že řeší přesně ty momenty, kdy se kultura při rozšiřování rozpadá.

Začleňte kulturu do každého rozhodnutí o přijetí nového zaměstnance

Když zoufale hledáte někoho na danou pozici, je lákavé snížit laťku, pokud jde o kulturní kompatibilitu. „Potřebujeme seniorního inženýra IHNED“ se změní na „Tento člověk má skvělý životopis a může nastoupit v pondělí.“

To je ta past.

Nesprávně vybraný zaměstnanec nejenže nepřispívá k úspěchu firmy, ale aktivně brzdí všechny ostatní. Klade otázky, které prozrazují, že nechápe, jak se zde přijímají rozhodnutí. Odmítá normy, které všichni ostatní přijali. Vytváří napětí, které se šíří po celém týmu.

Řešení? Systematizujte hodnocení kultury ve vašem náborovém procesu.

Jak na to:

Proměňte hodnoty ve viditelné každodenní návyky

Hodnoty vaší společnosti nemají žádný význam, pokud existují pouze jako slova na zdi. Aby měly hodnoty skutečný dopad, musí se projevovat v každodenním chování týmu, což znamená, že je třeba je zoperacionalizovat tím, že je přímo začleníte do svých pracovních postupů.

Pokud například kladete důraz na transparentnost, měli byste aktualizace projektů standardně zpřístupňovat celému týmu. Když někdo projeví základní hodnotu, veřejně ho za to pochvalte tak, aby to všichni viděli.

Začleňte své hodnoty do svých klíčových procesů, od způsobu vedení schůzek až po poskytování zpětné vazby a přijímání důležitých rozhodnutí v rané fázi:

Udělejte ze svých hodnot viditelnou a filtrovatelnou součást každodenní práce tím, že úkoly a projekty označíte konkrétní hodnotou, kterou představují. Abyste to plně začlenili do pracovního postupu, provádějte týmové retrospektivy, kde se explicitně diskutuje o tom, jak se vaše hodnoty projevily nebo neprojevily v nedávném projektu. ClickUp Whiteboards je k tomu skvělý!

💡Tip pro profesionály: Automatizujte klíčové, ale opakující se části procesu pomocí ClickUp Automations.

• Týdenní aktualizace a programy schůzek se vytvářejí a přiřazují automaticky; nic neunikne vaší pozornosti.
• Automaticky rozpoznávejte chování v souladu s hodnotami pomocí spouštěcích oznámení nebo potvrzení, když dojde k určitým akcím.

Posilujte nositele kultury v celé organizaci

Nemůžete být jediným člověkem, který předává kulturu. Jak rostete, stáváte se překážkou.

Nositeli kultury nejsou lidé, kteří mají „kulturu“ v názvu své pracovní pozice. Jsou to jednotlivci, kteří přirozeně ztělesňují vaše hodnoty v každodenní práci. Jsou to ti, ke kterým se noví zaměstnanci instinktivně obracejí pro radu. Ti, kteří udávají tón na schůzkách. Ti, kteří upozorní, když se něco nezdá v pořádku.

Jak je identifikovat:

Pokud formálně neposílíte nositele kultury, vaše kultura se stane nekonzistentní. Různé týmy si vytvoří různé interpretace toho, jak by měla práce probíhat. Noví zaměstnanci dostávají protichůdné signály o tom, co je skutečně důležité. V průběhu času se nositelé kultury vyčerpají z toho, že jsou neformálními kontaktními osobami bez uznání nebo autority. Zde je návod, jak je správně posílit:

Jak na to: Organizujte specializované prostory ClickUp, abyste svým zaměstnancům poskytli jasnou odpovědnost za projekty a zdroje související s kulturou, a učinili je tak aktivními účastníky rozšiřování vaší kultury. Tímto způsobem můžete posílit nositele vaší kultury, aby formovali kulturu vaší společnosti, a to tím, že jim poskytnete přehled o celofiremních iniciativách a možnost přispívat do centrální dokumentace kultury pomocí funkcí ClickUp pro udělování oprávnění a sdílení.

Konsolidujte své nástroje, než dojde k jejich nadměrnému rozrůstání

Různé nástroje vytvářejí různé pracovní postupy. Různé pracovní postupy vytvářejí různé normy. Než se nadějete, máte tři subkultury fungující na základě zcela odlišných předpokladů o tom, „jak tady pracujeme“.

Jedná se o neplánované šíření nástrojů a platforem bez dohledu, které vede k plýtvání penězi, zdvojování úsilí a bezpečnostním rizikům. Pokud různé týmy používají různé nástroje AI, vaše institucionální znalosti se stanou izolovanými, nekonzistentními a obtížně spravovatelnými.

Úspěšné rozšíření z 10 na 50 zaměstnanců bez ztráty firemní kultury vyžaduje vybudování infrastruktury, která udržuje všechny propojené a sladěné. Jednotný pracovní prostor vytváří jednotný způsob práce.

6 běžných kulturních úskalí, kterým je třeba se při rozšiřování vyhnout

Při rychlém růstu z 10 na 50 zaměstnanců je snadné upadnout do běžných pastí, které mohou neúmyslně narušit právě tu kulturu, kterou se snažíte chránit.

Uvědomění si těchto úskalí je prvním krokem k jejich vyhnutí:

Úspěšné rozšíření firemní kultury spočívá v záměrné dokumentaci, konzistentních komunikačních rytmech, posílených nositelích kultury a jednotných systémech. Společnosti, které si i přes rychlý růst zachovávají svou jedinečnou identitu, jsou ty, které kulturu považují za systém, který je třeba navrhnout, a ne za atmosféru, na kterou je třeba doufat.

Definitivní průvodce pro vytvoření akčního plánu rozšiřování vaší kultury

Rozšíření kultury z 10 na 50 zaměstnanců spočívá v konzistentních, záměrných rozhodnutích o tom, jak budovat infrastrukturu, definovat hodnoty, najímat lidi a strukturovat práci. Zde je kontrolní seznam, který vám pomůže:

Pokud máte 10–15 zaměstnanců (budujete základy):

Pokud máte 15–30 zaměstnanců (prevence fragmentace):

Pokud máte 30–50 zaměstnanců (posilování v měřítku):

Kultura nezmizí. Jen se ztratí v hluku.

Jak týmy rostou, kultura neztrácí svou hodnotu proto, že by lidé zapomněli na její hodnoty. Ztrácí ji, když se signály týkající se způsobu práce stávají nekonzistentními. Rozhodování je obtížnější. Kontext se ztrácí. Noví zaměstnanci si nejsou jisti, která verze „jak pracujeme“ je ta správná.

Týmy, které se rozšiřují hladce, řeší tento problém tím, že od začátku kladou důraz na jasnost. Zviditelňují práci, zajišťují trvalost rozhodnutí a snadný přístup k informacím, takže správné chování se upevňuje přirozeně, bez nutnosti neustálého vysvětlování.

Právě zde přichází na řadu ClickUp. Díky sjednocení úkolů, dokumentů, komunikace a znalostí do jediného pracovního prostoru pomáhá ClickUp rostoucím týmům proměnit jejich provozní zásady v každodenní praxi.

Když je jasné, jak pracujete, není třeba kulturu chránit. Ta se rozvíjí sama s růstem společnosti. Jste připraveni vybudovat tu svou? Začněte s ClickUp zdarma!

Často kladené otázky

Evoluce je záměrná adaptace vaší kultury, která zachovává základní hodnoty a zároveň aktualizuje postupy pro nové kontexty a větší tým. Zředění je neúmyslné oslabení vaší kultury, kdy se hodnoty stávají vágními nebo nekonzistentními, protože nebyly během růstu aktivně udržovány.

Vzdálené a hybridní týmy musí být ještě více záměrné, pokud jde o dokumentaci a komunikační rytmy, protože kulturu nelze přenášet prostřednictvím fyzické blízkosti. Centralizovaná platforma, jako je ClickUp, která sjednocuje práci, komunikaci a znalosti, se stává nezbytnou infrastrukturou pro silnou distribuovanou kulturu.

Obě tyto věci jsou důležité, ale měli byste upřednostnit kulturní kompatibilitu u rolí, které zahrnují významnou týmovou interakci nebo rozhodovací pravomoc, protože hodnoty se učí mnohem hůře než dovednosti. U vysoce specializovaných, nezávislých technických rolí mohou mít občas přednost dovednosti, ale je to kompromis, který by měl být učiněn s rozvahou.

Ano, je možné obnovit poškozenou kulturu, ale je to mnohem obtížnější než ji udržet od samého začátku. Vyžaduje to otevřené přiznání problémů, silné znovuztvrzení konkrétních hodnot ze strany vedení a provedení strukturálních změn, jako je konsolidace nástrojů nebo nové komunikační rytmy, které podpoří požadovanou kulturu.