Tato příručka je určena majitelům nebo vedoucím agentur a služeb, kteří chtějí vybudovat škálovatelnější a prodejnější agenturu, zejména nyní, kdy ClickUp 4.0, Super Agents a AI mění způsob fungování agentur.
Autor se podělí o své zkušenosti se zakládáním, rozšiřováním a prodejem agentur a zdůrazní, jak ClickUp (zejména verze 4.0 a Super Agents) může transformovat fungování agentury.
Klíčové body zahrnují:
- Produktové služby jsou klíčové pro škálovatelnost a prodejnost, pomáhají zabránit rozšiřování rozsahu a umožňují opakovatelné systémy.
- Automatizace a umělá inteligence ClickUp zefektivňují procesy, jako je onboardování klientů, přidělování úkolů a průběžná správa klientů.
- Centralizace znalostí v ClickUp Docs (namísto roztříštěných nástrojů, jako je Google Docs) umožňuje týmům a AI agentům odpovídat na otázky, čímž se snižuje počet úzkých míst.
- Zaškolení týmu lze spravovat zcela v ClickUp pomocí šablon seznamů a úkolů pro školení a hodnocení výkonu.
- Marketingové pracovní postupy těží z ClickUp Automations a Super Agents, které pomáhají s vymýšlením obsahu, psaním návrhů, editací a propagací.
- ClickUp může sloužit jako helpdesk, kde Super Agents zpracovávají požadavky klientů a následné kroky, čímž zlepšují zákaznický servis a efektivitu.
- Jednotná platforma, jako je ClickUp, eliminuje neefektivitu nesourodých systémů a poskytuje centralizovaný kontext pro AI a agenty, aby mohli poskytovat lepší přehledy a zefektivnit provoz agentury.
Dokument dochází k závěru, že konvergence – sjednocení veškeré práce, komunikace a znalostí na jednom místě – v kombinaci s umělou inteligencí a automatizací je pro moderní agentury mocnou silou.
Proč má většina agentur potíže s rozšiřováním
Agentury a servisní firmy narážejí na překážky, když se každý projekt klienta stává jednorázovým a práce se rozprostírá napříč nesouvislými nástroji. Viděl jsem to na vlastní oči: co začíná jako hrstka klientů, se rychle stává bludištěm zakázkových požadavků, roztroušených dokumentů a procesů, které existují pouze ve vaší hlavě. Je to vyčerpávající a téměř nemožné škálovat nebo prodávat.
V roce 2013 jsem založil agenturu. Během následujících tří let se tato agentura rozrostla a byla převzata větší technologickou společností ve stejném odvětví. Později jsem založil další agenturu. Tato agentura používala ClickUp jako základní součást svého řízení a rozšiřování podnikání. Dnes pracuji v oddělení růstu ve společnosti ClickUp – pro mě je to tak trochu uzavření kruhu.
Od doby, kdy byla moje první agentura převzata, jsem pravidelným hostem podcastů a píšu články o tom, co je potřeba k vybudování škálovatelné a prodejné agentury.
Ale kdybych měl v roce 2025 začít znovu, s veškerými dostupnými zdroji a nástroji, jako jsou ClickUp 4. 0 a Super Agents, udělal bych některé věci jinak.
Tento průvodce je návodem: produktizujte své služby, budujte opakovatelné systémy, centralizujte znalosti a využívejte AI a agenty, aby se realizace posouvala vpřed, aniž byste se stali překážkou.
Zjistěte více o tom, jak vám Super Agents mohou skutečně pomoci:
Produktizujte služby, abyste eliminovali rozšiřování rozsahu
Produktizace je základem škálovatelnosti a prodejnosti. Promění zakázkovou práci v opakovatelný systém.
Nejprve bych chtěl hovořit o tom, co je jádrem toho, co činí agenturu škálovatelnou a prodejnou: produktizace.
Abych agenturu učinil škálovatelnou a prodejnou, zaměřil jsem se na vytvoření produktové služby, tj. přeměnu služby na projekt s pevným rozsahem.
Freelancerové a agentury často bojují s rozšiřováním rozsahu projektu: projekty začínají s jednou sadou výstupů, ale pak klient chce ještě jednu věc a pak další. A pak není konec v dohledu. A nakonec obětujete své víkendy a dovolené, protože to, co začalo jako zdánlivě jednoduchý projekt, se protáhne přesčasem s revizemi a „ještě jednou“.
S produktovou nabídkou služeb existuje pevně stanovený soubor výstupů s jasnými milníky. Cokoli mimo tento rozsah stojí navíc.
Jednou z výhod nabídky produktových služeb ze strany poskytovatele služeb je to, že práce s tímto pevně daným rozsahem vám umožňuje budovat opakovatelné systémy a procesy.
Bez ohledu na to, kolik klientů získáte, všichni dostanou stejné zapracování a stejné pracovní postupy při poskytování služeb.
Produktizace byla pro rozšíření mé první agentury zásadní. Díky ní jsme s malým počtem zaměstnanců dosáhli za tři roky 100 klientů v oblasti webového designu a marketingových služeb.
Kromě toho produktizace a budování opakovatelného procesu poskytování služeb podobného montážní lince vytváří systém, ve kterém se nakonec můžete zcela vyřadit z pracovního postupu.
Před produktizací jsem měl klienty s nekonečnými požadavky na revize. Projekty, které měly trvat jeden měsíc, trvaly šest měsíců. Po produktizaci, s jasnými pravidly a výstupy, bylo možné projekty dokončit mnohem rychleji a s menším zpožděním.
V mnoha agenturách, které znám, je zakladatel nakonec úzkým hrdlem. Projekty nemohou pokročit bez jeho souhlasu nebo zapojení, což v konečném důsledku znamená, že zakladatel nemůže odejít, když si chce vzít dovolenou nebo se soustředit na podnikání, místo aby v něm pracoval.
Rychlá ochrana, kterou byste měli zdokumentovat (a prosazovat):
- Co je zahrnuto
- Co není zahrnuto
- Jak fungují revize
- Co spouští změnu objednávky
Vytvořte systémy, které fungují bez vás
Jakmile jsou služby produktizovány, systémy a automatizace jsou tím, co mění „opakovatelné“ na „škálovatelné“.
Vybudování produktového servisu může být velmi škálovatelné, pokud máte správné nástroje a opakovatelné systémy.
Krása platformy jako ClickUp spočívá v tom, že nejenže můžete budovat opakovatelné systémy, ale AI a automatizace za vás mohou převzít velkou část manuální práce.
Podívejme se například na onboardingu klientů.
V ideálním světě by každý nový klient procházel podobným procesem.
- Pro nové klienty budete pravděpodobně potřebovat:
- Abyste věděli, k čemu se klient přihlašuje a jaké budou jeho nároky
- Chcete-li se o klientovi dozvědět více (aby vyplnil dotazník nebo absolvoval úvodní pohovor)
- Sledujte data svých klientů
- Nastavení složek a systémů klienta
ClickUp Automations a systémy vám s tím mohou pomoci.
Zde je příklad toho, jak jsem použil ClickUp k zefektivnění a automatizaci onboardingu klientů:
- Spusťte pracovní postupKdyž klient podepíše smlouvu, zaplatí počáteční fakturu a odešle formulář pro zapojení, každý krok spustí integraci do ClickUp.
- Vytvořte projekt onboardingu automatickyClickUp vytvoří kaskádu úkolů a položek projektu spojených s daným klientem.
- Zaznamenávejte údaje o klientech do seznamu ve stylu CRMCentralizovaný seznam klientů se aktualizuje o nové klienty a klíčové údaje z dotazníků se ukládají do vlastních polí.
- Vytvořte jednorázový kontrolní seznam pro onboardingu s přiřazením odpovědnostiClickUp vytvoří speciální seznam pro onboardingu s ~20 úkoly pro onboardingu spojenými s klientem. Úkoly zahrnují závislosti (například „Toto nelze zahájit, dokud nejsou splněny předpoklady“) a jsou přiřazeny konkrétním členům týmu.
- Automaticky odblokujte práci, jakmile jsou splněny předpokladyJakmile jsou úkoly dokončeny, závislosti vyřešeny a následné úkoly se automaticky přesunou do stavu Připraveno k akci, takže přidělené osoby vědí, že mohou začít.
- Přechod klienta na „živou“ dodávku služebJakmile jsou úkoly onboardingu dokončeny, klient je oficiálně spuštěn.
- Zrychlete průběžnou opakující se práciClickUp automaticky vytváří opakující se úkoly v seznamu průběžných klientů a přiřazuje je na základě kapacity a dostupnosti týmu.
- Přidejte proaktivní kontroly během prvních 60 dnůOpakující se kontrolní úkoly jsou vytvořeny pro první dva měsíce, aby byla zajištěna vysoká úroveň zapojení.
- Moje agentura měla několik odlišných prostorů pro provozování podnikání, včetně:
- Prostor pro klientské služby
- Prostor pro správu lidských zdrojů a dovolených
- Prostor pro marketing a správu obsahu
Vybudujte agenturu budoucnosti s ClickUp 4. 0 a superagenty
Pokud ClickUp již dříve pomáhal agenturám s rozšiřováním, ClickUp 4. 0 + Super Agents mění to, co lze spustit automaticky a co již nevyžaduje lidský zásah.
To vše však bylo před ClickUp 4. 0.
Kdybych dnes zakládal agenturu, udělal bych některé věci jinak:
Centralizujte znalosti, aby agenti mohli odpovídat na otázky
Nezbytnou součástí budování agentury a rozšiřování týmu je sdílení znalostí.
Noví členové týmu musí být proškoleni. Členové týmu potřebují standardní operační postupy a dokumentaci pro provádění procesů a rozhodovacích toků.
Dříve jsem SOP vytvářel výhradně v Google Docs a nahrávkách Zoom.
Problémem je, že když informace existují mimo váš pracovní systém, dochází k vážnému nedostatku kontextu. Umělá inteligence a agenti mohou být velmi výkonní, ale pouze pokud mají přístup k potřebným znalostem.
Kdybych to dělal znovu, využil bych ClickUp Docs a vše bych centralizoval.
Vytvořil bych interní Wiki v rámci ClickUp Docs, kde by byly uloženy relevantní informace o společnosti, přístupné týmům, které je potřebují.
Důležité je, že bych tyto znalosti zpřístupnil Super Agents a ClickUp Brain.
Pokud se tak člen týmu dostane do slepé uličky, může se zeptat agenta: „@AgentKnowledgeBot, co mám v této situaci dělat?“ a získat konzistentní odpověď, aniž by musel čekat na manažera.
Konkrétní příklad agentury: díky centralizovaným znalostem může člen týmu požádat agenta o radu, jak nastavit DNS záznamy klienta, a obdržet pokyny přizpůsobené nastavení daného klienta na základě již uložených údajů o klientovi.
Využití agentů k zodpovídání dotazů bez zapojení vedení snižuje překážky a zvyšuje výkonnost.
Proveďte onboardingu týmu uvnitř ClickUp
Když jsem budoval svou poslední agenturu, využil jsem online kurzové nástroje, které jsem naprogramoval, abych vyškolil členy týmu v našich interních systémech. Stalo se však dalším nástrojem, který bylo nutné pravidelně aktualizovat, jak se měnily naše procesy.
Kdybych to dělal znovu, vytvořil bych onboardingu zcela v ClickUp.
A já bych si vypůjčil vzorec, který jsem zažil během onboardingu v ClickUp: než jsem získal přístup k určitým systémům, musel jsem absolvovat interní kurzy vytvořené výhradně v ClickUp. To je praktická ochrana pro každou rostoucí firmu.
Takto by to mohlo fungovat ve vaší agentuře:
Pro nové zaměstnance můžete použít šablonu ClickUp Onboarding Checklist Template.
- Každý seznam obsahuje úkoly s videem a písemnými materiály.
- Když nastoupí nový zaměstnanec, vytvoří se šablona seznamu a přiřadí se mu.
- Každý modul má své požadavky. Zaměstnanec zadá práci jako komentář nebo do vlastního pole a poté úkol dokončí.
- Správce zkontroluje práci a vyhodnotí výkonnost předtím, než udělí přístup k citlivým systémům.
Zajistěte, aby marketingové pracovní postupy byly podporovány agenty, nikoli zakladateli
ClickUp je užitečný pro správu marketingových iniciativ: přizpůsobené projekty, automatizace a viditelnost.
Super agenti vám však mohou pomoci ještě více, zejména v oblasti správy obsahu.
Inspirován vlastním obsahovým enginem ClickUp, bych pro obsahový marketing v agentuře udělal následující:
- Zaznamenávejte nápady na jednom místěVytvořte si jeden seznam pro nápady na obsah a druhý pro frontu a kalendář psaní.
- Nápad uchovejte v ideové fázi, dokud není připravenNápady zůstávají v ideové fázi, dokud nejsou načrtnuty a schváleny k realizaci.
- Použijte Super Agent pro tvorbu nápadů a osnovA Super Agent pomáhá generovat témata a návrhy osnov na základě vašeho ICP, služeb a minulých výsledků.
- Přesuňte schválená témata do WIP k napsáníAutor přesune úkol do WIP, přiřadí jej sobě a napíše návrh článku.
- Automatické předání editoroviKdyž se změní stav konceptu, úkol se automaticky přiřadí editorovi a vytvoří se kontrolní seznam nebo podúkoly.
- Proveďte první kontrolu úprav agentemAgent proškolený podle vašeho stylového průvodce a příkladů provede první kontrolu úprav a značek.
- Dokončete lidskou editací Lidský editor provede finální kontrolu a změní stav na Připraveno k naplánování.
- Vytvářejte propagační materiályDalší Super Agent navrhuje příspěvky na sociálních sítích, které propagují článek.
- Naplánujte a nastavte datum zveřejněníPo naplánování se datum zveřejnění nastaví a sleduje v kalendáři.
- Ověřte, publikujte a uzavřete smyčkuPo datu publikace agent ověří, zda je URL aktivní, a označí stav jako Publikováno, nebo nahlásí problém editorovi.
📘 Přečtěte si také: Jak jsem vytvořil superagenta ClickUp pro provozování našeho sociálního programu pro zaměstnance
Používejte ClickUp jako lehký help desk
ClickUp můžete také použít jako help desk.
Klienti mohou odesílat formuláře ClickUp nebo e-mailové žádosti o podporu.
Super Agent pak může zkontrolovat ticket, načíst kontext klienta, nahlédnout do vaší interní znalostní báze a připravit odpověď.
Tím můžete zkrátit dobu zákaznického servisu, zlepšit rychlost odezvy a zajistit konzistentnost odpovědí.
Z pohledu klienta dostane rychlou odpověď napsanou v jazyce přátelském k zákazníkovi, která problém důkladně vyřeší.
Snižte počet překážek u klientů díky proaktivnímu sledování.
Pokud mají klienti dokumenty nebo zdroje, které s vámi chtějí sdílet, mohou tak učinit prostřednictvím formuláře ClickUp. Po odeslání můžete nechat Super Agenta materiály zkontrolovat a pokračovat dál.
Většina agentur oceňuje, že klienti jsou často velkým úzkým hrdlem.
Možná čekáte na to, až klienti zašlou svou zpětnou vazbu, vstupní formuláře nebo požadované podklady, a to i několik měsíců (v některých případech dokonce let).
Super Agent vám pomůže udržet přehled o tom, co klienti potřebují, a automatizovat následnou komunikaci s nimi. `
Konvergence a kontext
Problém agentury málokdy spočívá v „nedostatku úsilí“. Jde spíše o fragmentaci: práce, dokumenty, konverzace a kontext klienta jsou rozptýleny na příliš mnoha místech.
Moje první agentura se spoléhala na nesouvislé systémy, které mezi sebou nekomunikovaly.
- Interní komunikace probíhala prostřednictvím Slacku a e-mailu.
- Dokumenty byly uloženy v Google Docs.
- Vzhledem k vývoji agentury jsme neustále měnili nástroje pro řízení projektů.
- Úkoly klientů byly spravovány na jednom místě.
- Help desk v jiném
- Kalendář obsahu v jiném
Zpětně lze říci, že to nebylo zcela efektivní. Některá data byla redundantní, nacházela se na více místech a vyžadovala údržbu na více místech, a žádný ze systémů nesdílel kontext.
Neměl jsem nic podobného tomu, co má dnes ClickUp.
Když jsem poprvé nastoupil do ClickUp, bylo pro mě velmi poučné vidět, jak organizace s více než 1 000 zaměstnanci skutečně funguje uvnitř své produktivní platformy. Mít interní komunikaci na jednom místě, mít možnost vyhledávat a odkazovat na úkoly v chatech, vytvářet úkoly z diskusí a spravovat dokumenty na stejném místě je neuvěřitelně efektivní.
Místo pěti systémů, které vyžadují nedokonalou integraci pro sdílení dat (ale ne kontextu), má ClickUp vše na jednom místě. Centralizovaný kontext pomáhá zabránit ztrátě informací. A zajišťuje, že když používáte AI jako ClickUp Brain, může čerpat z úkolů, komentářů, souvisejících dokumentů a konverzací spojených s prací.
Pro agenturu se tato konvergence, všechny informace na jednom místě, stává silnou silou, když se spojí s agenty, aby zefektivnila provoz a poskytování služeb.
Závěrečné myšlenky: Rozšíření pochází ze systémů
Pokud chcete škálovatelnou a prodejnou agenturu, potřebujete dvě věci: produktové služby a systémy, které zajistí konzistentní dodávky bez hrdinských činů zakladatele.
ClickUp 4. 0, ClickUp Brain a Super Agents nenahrazují základy. Dělají je opakovatelnými.
Pokud chcete vybudovat agenturu, která funguje hladce, aniž byste museli být u každého rozhodnutí, začněte centralizací dodávek, znalostí a následných kroků v ClickUp.