Na počátku 20. století čelil právník Reginald Heber Smith neobvyklé výzvě: provozovat právní poradnu s minimálním rozpočtem.
Aby mohl sledovat práci provedenou v tisících případů, vyvinul systém, který přesně zaznamenával počet hodin, které každý právník strávil na každém úkolu.
O sto let později se mnoho kreativních a marketingových agentur stále potýká se stejným dědictvím: modelem, který předpokládá, že každá produktivní minuta je fakturovatelná.
Otázka však nyní zní: jaké jsou skryté náklady agentur, které nesledují fakturovatelné a nefakturovatelné hodiny?
V tomto blogovém příspěvku prozkoumáme, jak tato sto let stará účetní myšlenka stále ovlivňuje vaše marže. Jako bonus se podíváme na způsoby, jakými vám může ClickUp pomoci. 🎯
⭐ Doporučená šablona
Šablona ClickUp Consultant Time Tracking Template je navržena tak, aby pomáhala konzultačním a agenturním týmům denně spravovat klienty, projekty a výstupy. Každá minuta může být spojena s úkolem, schůzkou nebo výstupem, což poskytuje úplný přehled o tom, co je fakturovatelné a co ne.
Toto nastavení eliminuje dohady a pomáhá vám sledovat čas strávený na úkolech a projektech a jeho souvislost s celkovou ziskovostí projektu.
Skryté náklady spojené s nesledováním fakturovatelných a nefakturovatelných hodin
I v rušných, vysoce výkonných agenturách se ne každá odpracovaná hodina promítne do výnosů.
Hovory s klienty, interní schůzky, rychlé revize a administrativní úkoly se sčítají. Pokud však nejsou řádně sledovány, tiše snižují zisky. Pojďme se podívat, kde se objevují dodatečné náklady a proč je správa časových rozvrhů důležitá.
Ztracené příležitosti k výnosům
Když se fakturovatelné hodiny nesledují, agentury přicházejí o peníze.
Vezměme si například designovou agenturu pracující na projektu brandingu: designér stráví 10 hodin finalizací revizí klienta. Pouze šest z těchto hodin je zaznamenáno kvůli zapomenutým záznamům a zaokrouhlení dolů. V průběhu několika projektů může tato nesrovnalost agenturu stát tisíce dolarů každý měsíc.
📮 ClickUp Insight: Zatímco 40 % zaměstnanců tráví méně než hodinu týdně neviditelnými úkoly v práci, šokujících 15 % ztrácí více než 5 hodin týdně, což odpovídá 2,5 dne v měsíci!
Tato zdánlivě nevýznamná, ale neviditelná ztráta času může pomalu snižovat vaši produktivitu. ⏱️
Využijte funkci sledování času a AI asistenta ClickUp a zjistěte, kam přesně mizí ty neviditelné hodiny. Odhalte neefektivitu, nechte AI automatizovat opakující se úkoly a získejte zpět drahocenný čas! Podívejte se na toto video a dozvíte se více o časových rozvrzích a schvalování v ClickUp. 👇🏼
Snížená produktivita
Zmatení hranice mezi fakturovatelnými a nefakturovatelnými činnostmi může snížit efektivitu týmu.
Například marketingový stratég může část dne strávit prací na kampani pro klienta, ale také kontrolovat interní e-maily, připravovat zprávy a účastnit se ad hoc schůzek. Bez přesného sledování času není možné zjistit, kolik času bylo skutečně stráveno úkoly generujícími příjmy.
Výsledkem je zdvojování úsilí, ztráta soustředění a ztráta času při pokusech o spojení roztříštěných pracovních postupů.
🧠 Zajímavost: Vše odstartovala docházková hodina. Willard Bundy si v roce 1888 nechal patentovat první praktickou docházkovou hodinu a tato mechanická schopnost zaznamenávat odpracované hodiny umožnila moderní fakturaci na základě odpracovaného času.
Obtížnost předpovídání rozpočtů projektů
Zanedbávání nefakturovatelných hodin často vede k podcenění nákladů na projekt.
Předpokládejme, že konzultační firma se uchází o nového klienta. Na dodávku služeb vyčlení 50 hodin, ale zapomene zohlednit interní plánování, schůzky o stavu projektu a kontroly kvality. Když projekt překročí rozpočet, termíny se nedodrží, ziskové marže se sníží a spokojenost klienta poklesne.
💡 Tip pro profesionály: Sledujte příležitostné náklady spolu s neúčtovatelnými hodinami. Pokud tým stráví 40 hodin interním školením, vypočítejte ekvivalentní ztrátu účtovatelných hodin. To pomůže finančním vedoucím odůvodnit návratnost investic do školení.
Zvýšený počet sporů s klienty ohledně fakturace
Nejasné nebo nepřesné záznamy o čase mohou rychle vyvolat konflikty při fakturaci.
Předpokládejme, že agentura zabývající se vývojem webových stránek fakturuje klientovi 15 hodin práce na redesignu webových stránek, ale nezaznamenala menší úkoly, jako je řešení problémů nebo testování. Klient zpochybňuje účtované částky a zpožďuje platbu, zatímco agentura se snaží zdůvodnit odpracované hodiny.
🔍 Věděli jste? V 40. letech 20. století začala Americká advokátní komora (ABA) prosazovat myšlenku, aby právníci sledovali svůj čas v šestiminutových intervalech. Tato praxe byla formalizována v roce 1958, kdy ABA navrhla, aby právníci usilovali o fakturaci 1 300 hodin ročně.
Neefektivní přidělování zdrojů
Bez jasných údajů mohou manažeři špatně posoudit, jak členové týmu tráví svůj čas.
Například senior copywriter může vypadat jako nedostatečně využitý, protože jeho hodiny strávené neúčtovatelným výzkumem nebo mentoringem stážistů nejsou sledovány. Mezitím mohou být juniorní zaměstnanci přetíženi účtovatelnými úkoly. Takovéto nesprávné vyhodnocení kapacity může vést k vyhoření, plýtvání talentem a nerovnoměrnému provádění projektů.
💡 Tip pro profesionály: Přestaňte uvažovat pouze v hodinách a začněte uvažovat v modelech. Pokud vidíte, že stratégové vždy v pondělí zaznamenávají velké množství nefakturovatelných hodin, jedná se o systémový problém. Možná by bylo možné sloučit týdenní statusové hovory nebo nahradit polovinu přípravy automatizovanými zprávami.
Jak zmírnit skryté náklady spojené s nesledováním fakturovatelných a nefakturovatelných hodin
Kategorizace úkolů, důsledné sledování času, kontrola přehledů a úprava pracovních postupů pomáhají agenturám znovu získat kontrolu nad časovým managementem.
ClickUp vám v tom pomůže. 🤩
Jedná se o první konvergované pracovní prostředí s umělou inteligencí na světě, které kombinuje řízení projektů, správu znalostí a chat – vše poháněné umělou inteligencí, která vám pomáhá pracovat rychleji a chytřeji.
Zde je návod, jak můžete pomocí platformy zmírnit skryté náklady nesledovaných hodin:
Krok č. 1: Roztřiďte úkoly na fakturovatelné a nefakturovatelné
Začněte tím, že si ujasníte, co se považuje za fakturovatelné a co ne.
✔️ Zde je kontrolní seznam fakturovatelných hodin!
- Práce na projektech klientů (design, kódování, psaní, poradenství)
- Strategické schůzky a plánování výstupů pro klienty
- Schůzky a hovory s klienty týkající se konkrétních projektů
- Revize a úpravy požadované klienty
- Výzkum přímo podporující projekt klienta
- Výstupy (grafika, zprávy, prezentace)
- Workshopy pro klienty na místě nebo virtuální
- Korektury a kontroly kvality materiálů klientů
Zapište si je jako jednoduchý referenční seznam, aby všichni měli stejné informace. Poté usnadněte jejich sledování přidáním jednotných štítků, jako například „Fakturovatelné“ a „Nefakturovatelné“. Uspořádejte krátkou schůzku se svým týmem, abyste prošli příklady, aby všichni používali stejné standardy.
❌ Zde jsou nefakturovatelné úkoly:
- Administrativní práce (e-maily, archivace, zadávání dat)
- Interní týmové schůzky a stand-upy
- Školení nebo profesní rozvoj
- Marketing nebo rozvoj podnikání pro agenturu
- Interní plánování projektů nebo dokumentace procesů
- Čas, který zaměstnanci tráví učením se novým nástrojům nebo softwaru
- Hodnocení výkonu nebo úkoly související s lidskými zdroji
- Správa kanceláře nebo koordinace týmu
Úkoly v ClickUp jsou základními stavebními kameny vašeho pracovního postupu. Každý z nich obsahuje několik komponent, včetně popisů, příloh, značek, kontrolních seznamů a komentářů. Tímto způsobem můžete úkoly označit jako „fakturovatelné“ nebo „nefakturovatelné“ a vytvořit tak konzistentní systém pro svůj tým, přičemž veškerý kontext zůstane na jednom místě.
Například autor obsahu, který pracuje na blogu klienta, vytvoří úkol s názvem „Návrh blogu klienta Y“ a označí jej jako „fakturovatelný“. Přidá popis s termíny a požadavky. Na konci měsíce vedoucí marketingu filtruje podle značek, aby roztřídil fakturovatelné hodiny.
Krok č. 2: Sledujte čas důsledně
Nyní je čas povzbudit svůj tým, aby zaznamenával čas každý den, místo aby čekal až do konce týdne, aby byly záznamy přesné a úplné.
ClickUp Time Tracking vám to usnadní. Umožňuje členům týmu spouštět a zastavovat časomíry pro úkoly z počítače, mobilního zařízení nebo dokonce z prohlížeče pomocí bezplatného rozšíření pro Chrome.
Preferujete ruční zadávání? Žádný problém. Můžete zadávat čas zpětně nebo určit časové období, za které chcete sledovat svůj pokrok. Každý záznam lze přímo propojit s úkolem nebo podúkolem, takže každá hodina je vázána na konkrétní výstup. Přizpůsobitelné časové rozvrhy vám umožňují zobrazit sledovaný čas podle dne, týdne, měsíce nebo jiného období. Můžete dokonce přidat odhadovaný čas do karet úkolů, abyste později mohli porovnat odhadované a skutečné hodiny.
Například agentura zabývající se sociálními médii pracuje na kampani pro klienta. Copywriter stráví dopoledne přípravou popisků pro příspěvky klienta na Instagramu. Jakmile začne psát, spustí časovač přímo na úkolu „Popisky pro Instagram – klient Z“.
Požádejte AI o kontextové informace
ClickUp Brain je platforma založená na umělé inteligenci, která je integrována přímo do vašeho pracovního prostoru a propojuje úkoly, dokumenty, lidi a znalosti organizace. Automatizuje rutinní činnosti v rámci řízení projektů, jako je sledování pokroku, stand-upy, aktualizace a generování úkolů, pomocí funkcí automatizace podporovaných umělou inteligencí, jako jsou AI Assign a AI Prioritize, což vašemu týmu umožňuje soustředit se na strategickou práci namísto neúčtovatelných úkolů.
Vraťme se k příkladu agentury zabývající se sociálními médii. Zatímco copywriter pracuje, ClickUp Brain může automaticky sledovat pokrok v dílčích úkolech, generovat souhrn dokončené práce a informovat zúčastněné strany o aktuálních fakturovatelných hodinách.
Pokud bude později vedoucí týmu potřebovat rychlý přehled, stačí se zeptat ClickUp Brain:
- Ukažte mi celkový počet fakturovatelných hodin pro [název klienta] za tento týden.
- Které úkoly trvají déle, než se předpokládalo?
- Vytvořte souhrn pokroku kampaně na Instagramu
ClickUp Brain také navrhuje úpravy, jako je přerozdělení zdrojů, pokud určité dílčí úkoly zaostávají, na základě sledovaného času.
💡 Tip pro profesionály: Využijte umělou inteligenci při kontrole času. Zadejte své historické údaje o fakturovatelných/nefakturovatelných hodinách do ClickUp Brain a odhalte skryté neefektivnosti – umělá inteligence může například upozornit, že seniorní designéři tráví více času interními schůzkami než juniorní designéři, což naznačuje špatné rozdělení úkolů.
Krok č. 3: Pravidelně kontrolujte zprávy
Stanovte si harmonogram pro prohlížení časových výkazů. Může to být například:
- Denně pro rychlou kontrolu jednotlivých úkolů
- Týdně pro aktivní projekty
- Měsíčně pro celkové trendy
Porovnejte fakturovatelné a nefakturovatelné hodiny, abyste odhalili vzorce, jako jsou opakující se úkoly s nízkou hodnotou nebo nedostatečné fakturace. Dávejte pozor na výjimky: úkoly, které trvaly mnohem déle, než se očekávalo, nebo byly nesprávně zařazeny. Sdílení těchto zjištění s týmem pomáhá všem pochopit dopad jejich času a udržuje vysokou motivaci.
ClickUp Automations může zrychlit vykazování sledování času. Funguje na jednoduché logice „Pokud se stane toto, proveď toto“ a může kombinovat spouštěče, akce a podmínky tak, aby vyhovovaly vašemu pracovnímu postupu.
Zde je několik příkladů automatizace:
- Upozorněte manažery, když úkol překročí odhadovaný počet hodin.
- Automaticky označujte úkoly jako fakturovatelné nebo nefakturovatelné na základě typu úkolu.
- Posílejte týdenní souhrny sledovaných hodin vedoucím týmů.
- Aktualizujte přehledy vždy, když jsou zaznamenány nebo aktualizovány časové záznamy.
S ClickUp Brain můžete dokonce vytvářet vlastní AI agenty pomocí přirozeného jazyka, například:
- Každý pátek mě informujte, pokud některý úkol překročil odhadovaný počet hodin v tomto týdnu.
- Zvýrazněte úkoly, které jsou o více než 10 % delší, než byl jejich odhad.
- Automaticky odesílejte přehled celkového počtu fakturovatelných hodin za každého klienta.
Takto to vypadá v praxi:
💡 Tip pro profesionály: Používejte mikro rozpočty pro nefakturovatelné hodiny. Místo toho, abyste řekli „udržte administrativu pod 20 %“, stanovte pro každý projekt maximální nefakturovatelný rozpočet (například 10 hodin). Tím si týmy uvědomí rozsah projektu a budou nuceny kreativně řešit problémy, když dosáhnou limitu.
Více informací o automatizaci pracovních postupů naleznete zde. 👇🏼
Krok č. 4: Upravte pracovní postupy na základě získaných poznatků
Využijte data k přijímání chytřejších rozhodnutí. Zaměřte se na činnosti s vysokou návratností investic a omezte interní práci s nízkou hodnotou. Vylepšete odhady úkolů pomocí skutečných údajů o čase, aby budoucí nabídky projektů byly přesnější.
Upravte přidělování zdrojů tak, že více lidí přidělíte k vysoce hodnotným fakturovatelným úkolům, a zefektivněte nezbytnou, ale časově náročnou nefakturovatelnou práci pomocí šablon, automatizace nebo outsourcingu. V průběhu času tyto malé úpravy přispějí k vyšší produktivitě.
Dashboardy ClickUp poskytují centralizovaný přehled o vašem pracovním prostoru a umožňují vám vizualizovat a analyzovat data v reálném čase. Pomocí pohyblivých a přizpůsobitelných karet můžete sledovat průběh úkolů, výkonnost týmu, časové zprávy a dokonce integrovat data z externích nástrojů.
Přizpůsobte si dashboardy pomocí filtrů a nastavení tak, abyste se mohli soustředit na to, co je nejdůležitější, ať už se jedná o metriky na úrovni projektu, hodiny specifické pro klienta nebo celkovou produktivitu týmu.
Předpokládejme, že marketingová agentura spravuje několik kampaní. Na svém panelu ClickUp nastaví několik karet:
- Karta pro hlášení času ukazuje fakturovatelné a nefakturovatelné hodiny podle člena týmu a projektu.
- Karta průběhu úkolů vizualizuje dokončené a nevyřízené úkoly pro každého klienta.
- Karta pracovní zátěže zobrazuje kapacitu každého jednotlivého člena týmu.
- Karta pro klienty poskytuje přehled o stavu projektu, termínech a výstupech.
Bonus: Šablona!
Jako bonus, pokud se vám nechce nastavovat vlastní pracovní postup, můžete využít šablonu pro freelancery! ⚡
Šablona ClickUp pro sledování času konzultantů je vynikajícím nástrojem pro sledování času přímo v rámci úkolů, což znamená, že vždy přesně víte, k čemu každá zaznamenaná hodina přispěla. Šablona časového rozvrhu konzultantů obsahuje vlastní pole pro zaznamenávání klíčových metrik, jako jsou hodinové sazby, odhadované náklady a celkové fakturovatelné částky.
Formulářová pole automaticky vypočítávají fakturovatelné hodiny, což vám umožňuje okamžitě porovnat odhadované a skutečné výdělky. To znamená, že můžete snadno identifikovat podfakturované projekty nebo nadměrně prodloužené úkoly. Ve spojení s několika možnostmi zobrazení, jako jsou seznamy, tabulky a přehledy, můžete filtrovat, třídit a vizualizovat sledovaný čas napříč projekty, členy týmu a klienty.
Rozptýlení práce je jedním z největších skrytých zabijáků produktivity v agenturách. Kreativní týmy často přeskakují mezi několika nástroji pro projekty, dalším pro fakturaci, samostatnou platformou pro sledování času a ještě dalším pro komunikaci s klienty. Každé přepnutí narušuje soustředění, zpomaluje tempo a vytváří mezery, kde se hodiny nesledují, ztrácejí se briefy a unikají výsledky.
Když je váš pracovní postup rozptýlený mezi různými záložkami, neztrácíte jen čas, ale také fakturovatelné hodiny a přidáváte komplikace ke každému projektu klienta. Konsolidovaný pracovní prostor vše spojuje dohromady: řízení projektů, sledování času, fakturaci, přidělování zdrojů a komunikaci v jednom plynulém systému. Už žádné přepínání mezi záložkami, žádné hledání souborů, žádné resetování kontextu. Váš tým pracuje rychleji, projekty zůstávají sladěné a agentura chrání fakturovatelný čas, který skutečně generuje příjmy.
Příklad sledování fakturovatelných hodin z praxe
Když týmy začnou sledovat fakturovatelné a nefakturovatelné hodiny, výsledky často mluví samy za sebe. Data odhalují neefektivitu, promarněné příležitosti a potenciální úniky zisku.
Pojďme si podrobněji vysvětlit pracovní postup, o kterém jsme hovořili.
Řekněme, že StudioBright, středně velká kreativní agentura, se rozhodne podrobněji prozkoumat, kam skutečně směřuje její čas. Navzdory stabilní práci pro klienty se marže z příjmů neustále snižují.
Krok č. 1: Stanovte jasné definice
Takto rozděluje práci vedoucí provozu:
- Fakturovatelné: Výstupy pro klienta, jako je návrh kampaně, revize nebo hovory s klientem.
- Nefakturovatelné: Interní schůzky, marketingové aktivity a školení
Vytvářejí značky ve svém pracovním prostoru, aby byla každá úloha transparentní.
Krok č. 2: Denně zaznamenávejte čas pomocí ClickUp
Například copywriter při psaní spustí časovač pro „Reklamní text – klient A“. Projektový manažer ručně zaznamená 45 minut strávených na schůzce s klientem ohledně zpětné vazby. AI projektový manažer ClickUp Brain shrnuje celkový počet hodin na klienta a označuje úkoly, které překračují odhadovaný čas.
Toto řekl Manaswi Dwivedi ze společnosti Cedcoss Technologies Pvt. Ltd. o používání ClickUp:
Jeho dashboard nám pomáhá zobrazovat data smysluplným způsobem a také šetří čas. Mohu také vytvářet různé prostory, kde mohu pracovat s problémy a vylepšeními. Navíc lze sledovat i naši každodenní práci a sledování času, který trávíme na konkrétním úkolu, také pomáhá zlepšit efektivitu práce.
Jeho dashboard nám pomáhá zobrazovat data smysluplným způsobem a také šetří čas. Mohu také vytvářet různé prostory, kde mohu pracovat s problémy a vylepšeními. Navíc lze sledovat i naši každodenní práci a sledování času, který trávíme na konkrétním úkolu, také pomáhá zlepšit efektivitu práce.
Krok č. 3: Pravidelně kontrolujte zprávy
Na konci každého týdne tým kontroluje údaje o čase pomocí panelů ClickUp Dashboards.
Zjistili určitý vzorec: designéři tráví téměř 10 hodin týdně interními hovory, což je neúčtovatelný čas, který snižuje marže.
Manažer nastaví automatizaci ClickUp tak, aby každý pátek byla automaticky sdílena „Týdenní zpráva o čase“ v kanálu #Operations ClickUp Chat.
💡 Tip pro profesionály: Porovnejte efektivitu klientů. Porovnejte poměr fakturovatelných a nefakturovatelných hodin u jednotlivých klientů. Někteří klienti vyžadují dvě hodiny režijních nákladů na každou fakturovatelnou hodinu, jiní pouze 15 minut. Využijte tyto informace k upřednostnění vysoce efektivních klientů, když máte plnou kapacitu.
Krok č. 4: Upravte pracovní postupy na základě získaných poznatků
Díky získaným údajům StudioBright vylepšuje svůj pracovní postup:
- Interní schůzky jsou omezeny na 15 minut.
- Komunikace s klienty je konsolidována do projektových dashboardů.
- Příliš časově náročné nefakturovatelné úkoly jsou automatizovány nebo sdružovány do dávek.
Po třech měsících jsou výsledky jasné:
⚡ Využitelnost fakturovatelných hodin se zvyšuje o 18 %.
💰 Ziskové marže se zlepšují o 22 %.
📅 Průměrná doba realizace projektu klesá o 15 %.
💟 Bonus: Brain MAX je váš desktopový pomocník poháněný umělou inteligencí, který agenturám pomáhá maximalizovat fakturovatelné hodiny a zefektivnit práci s klienty. Díky hluboké integraci s vašimi nástroji pro správu projektů, sledování času a fakturaci shromažďuje Brain MAX všechny vaše fakturovatelné aktivity do jednoho jednotného dashboardu.
Můžete použít funkci převodu řeči na text k zaznamenávání hodin, aktualizaci stavu projektů nebo zaznamenávání poznámek klientů bez použití rukou, zatímco několik předních modelů umělé inteligence vám pomůže generovat podrobné výkazy práce, shrnout průběh projektu a označit nezúčtovanou práci. Brain MAX může automatizovat připomenutí pro zadávání času, organizovat fakturovatelné a nefakturovatelné úkoly a zajistit, aby byla zaznamenána a vyúčtována každá minuta práce pro klienta, čímž se vaše agentura stane efektivnější, transparentnější a ziskovější.
📖 Přečtěte si také: Co je to fakturace podle milníků? Jak funguje (+ příklady)
Kontrolní seznam pro agentury založený na umělé inteligenci pro evidenci času a fakturaci
Zde je stručná souhrnná tabulka, která vám pomůže udržet si přehled o úkolech:
| Krok | Položka kontrolního seznamu |
|---|---|
| 1. Automatizujte úkoly s nízkou hodnotou, aby váš tým mohl zůstat kreativní | Využijte umělou inteligenci k automatizaci administrativních úkolů, které ruší designéry, stratégy a account manažery. Ti se tak mohou soustředit na důležité fakturovatelné úkoly namísto nekonečné administrativní práce a neustálého dohadování. |
| 2. Identifikujte skryté náklady ve vašem dodavatelském řetězci | Agentury přicházejí o ziskovost kvůli skrytým nákladům, jako jsou revize, interní kontroly, schůzky a nefakturovatelná práce. Odhalte tyto vzorce včas, protože nefakturovatelné hodiny mají větší význam, než si většina týmů uvědomuje. |
| 3. Zlepšete přesnost fakturace pomocí automatizovaného sledování | Zaveďte automatické sledování času, abyste zajistili, že kreativci zaznamenají všechny hodiny strávené prací pro klienta, což vám umožní přesné fakturace a plynulejší proces sledování času – což je obzvláště důležité pro rychle se pohybující produkční týmy. |
| 4. Zvyšte využití fakturovatelných hodin v celé agentuře | Sledujte míru využití svého týmu, míru fakturovatelného využití a celkový počet odpracovaných hodin, abyste pochopili, jak jsou rozloženy mezi více projektů, a odhalte příležitosti ke zvýšení fakturovatelných hodin. |
| 5. Poskytněte projektovým manažerům jasnější kontrolu nad dodávkami | Nechte AI pomáhat sledovat průběh projektu, rozlišovat fakturovatelné a nefakturovatelné úkoly a podporovat projektové manažery při koordinaci složitých projektů klientů s napjatými termíny a měnícím se rozsahem. |
| 6. Chraňte příjmy z zakázek s pevnou cenou | Mnoho agentur stanovuje ceny za práci prostřednictvím paušálních plateb nebo projektů s pevnou cenou, což znamená, že chybějící záznamy o čase nebo rozšiřování rozsahu projektu mohou vést ke ztrátě peněz. Umělá inteligence pomáhá odhalit problémy, které brání přímým výnosům a zdravému fungování dodávek. |
| 7. Zjednodušte provoz v rámci systémů agentury | Využijte software pro řízení projektů založený na umělé inteligenci k zefektivnění interních procesů, snížení administrativních nákladů a zlepšení každodenního chodu – od plánování zdrojů po správu mezd. |
| 8. Posilte zákaznickou zkušenost a retenci | Skvělé agentury závisí na silných vztazích s klienty. Umělá inteligence pomáhá udržovat spokojenost klientů díky předvídatelnějším dodávkám, lepší přehlednosti o postupu prací a menšímu počtu překvapení v časových harmonogramech nebo fakturaci. |
| 9. Vytvářejte přesné faktury během několika minut | Umělá inteligence dokáže analyzovat fakturovatelný čas, pomáhat se sledováním fakturovatelné práce napříč účty a pomáhat vašemu týmu vytvářet přehledné faktury pouhými několika kliknutími, čímž se snižuje tření jak pro agenturu, tak pro klienta. |
| 10. Upravte pracovní postupy podle typu projektu | Pracovní vytížení agentur se liší v závislosti na smlouvách o poskytování služeb, kampaních s velkým objemem dodávek nebo projektech s pevnou cenou, takže vaše systémy musí být flexibilní a přizpůsobovat se vaší kombinaci služeb a měnící se kapacitě. |
Zajistěte přesné fakturace s ClickUp
Sledování fakturovatelných a nefakturovatelných hodin se točí kolem pochopení toho, kam směřuje energie vašeho týmu, odhalování ušlých výnosů a přijímání chytřejších rozhodnutí o projektech.
ClickUp, konvergovaný pracovní prostor s umělou inteligencí, to umožňuje hladce. Sledování času projektu zajišťuje, že každý úkol a podúkol je přesně zaznamenán. ClickUp Brain pomáhá automatizovat aktualizace postupu a sledovat stav projektu. Automatizace zajišťuje konzistentnost opakujících se úkolů a reportingu, zatímco dashboardy poskytují přehled o produktivitě v reálném čase, čímž maximalizují fakturovatelné hodiny a kapacitu týmu.
Tyto nástroje vám společně pomohou získat zpět ztracené hodiny a optimalizovat pracovní postupy, abyste zvýšili ziskové marže.
Zaregistrujte se do ClickUp zdarma ještě dnes! ✅
Často kladené otázky (FAQ)
Agentury díky sledování času stráveného na projektech přesně vědí, jak týmy tráví čas. Fakturovatelné hodiny představují práci pro klienta, kterou lze fakturovat, zatímco nefakturovatelné hodiny zahrnují interní úkoly, jako jsou schůzky nebo administrativní práce. Přesné sledování zabraňuje ztrátám příjmů, umožňuje transparentní fakturaci a pomáhá vám pochopit alokaci zdrojů.
ClickUp umožňuje týmům sledovat čas v reálném čase pomocí časovačů, ručně zadávat hodiny nebo zaznamenávat čas. Záznamy o čase se přímo vážou k úkolům a projektům, čímž vytvářejí podrobné časové rozpisy a souhrny. Integrace s jinými nástroji pro sledování času snižuje manuální chyby, poskytuje přesný přehled o fakturovatelných hodinách a umožňuje přesné a snadné fakturace.
Nesledování fakturovatelných hodin může vést k podfakturaci klientů, ztrátě příjmů, špatnému řízení zdrojů a napjatým vztahům s klienty. Můžete selhat při identifikaci neefektivnosti nebo nadměrné nefakturovatelné práce, což povede k nižším ziskovým maržím.
Sledování času přesně ukazuje, kam směřují vaše úsilí, což vám umožňuje soustředit se na úkoly s vysokou hodnotou a omezit neúčtovatelnou práci. Umožňuje přesný odhad nákladů na projekt, lepší rozložení pracovní zátěže a identifikaci úzkých míst.