🔎 Věděli jste? 94 % obchodních profesionálů dává přednost jednotné platformě, která propojuje jejich aplikace a automatizuje pracovní postupy, čímž eliminuje neefektivitu vyplývající z používání mnoha nesouvislých systémů a procesů.
Váš projekt je na dobré cestě. Od správy projektových zdrojů a stanovení rozpočtu až po sestavení seznamu nástrojů a požadavků – mysleli jste na všechno!
Bohužel se zdá, že v každé fázi brzdí pokrok jedna maličkost: schvalovací proces. Nedostatek včasných nebo jasných schválení způsobuje zpoždění, nedorozumění mezi týmy a přepracování – někdy dokonce vyžaduje kompletní přepracování projektu.
Právě v tomto případě poskytuje šablona schvalovací matice strukturovaný rámec pro definování osob s rozhodovací pravomocí v různých fázích rozhodovacího procesu.
Pokud chcete optimalizovat svůj schvalovací pracovní postup, zde je seznam 12 šablon schvalovací matice, které vám pomohou splnit úkol! ✨
Co jsou šablony schvalovací matice?
Šablona schvalovací matice je dokument pracovního postupu, který pomáhá zefektivnit a standardizovat schvalovací proces v rámci organizace. Vizuálně znázorňuje, kdo je oprávněn schvalovat konkrétní akce, rozhodnutí nebo dokumenty.
Tyto šablony obvykle popisují různé fáze schvalování a osoby nebo oddělení odpovědné v každé fázi, včetně:
- Předdefinované schvalovací pracovní postupy eliminují zmatek a zpoždění při rozhodování.
- Jasně vymezené úrovně schvalovací pravomoci, které určují, kdo schvaluje finanční transakce, návrhy projektů, smluvní dohody a další klíčová rozhodnutí.
- Přizpůsobitelné sekce, které lze sladit se specifickými schvalovacími procesy vaší organizace, včetně oprávnění pro konkrétní oddělení a eskalačních protokolů.
- Integrace s požadavky na dodržování předpisů zajišťuje, že všechna schválení jsou v souladu s firemními zásadami a předpisy daného odvětví.
Definuje tak schvalovací pravomoc, která pomáhá minimalizovat překážky, omezit chyby a zvýšit odpovědnost. Zajišťuje, že zúčastněné strany nesou odpovědnost za včasné schvalování, což pomáhá předcházet překážkám a zpožděním v projektech.
💡 Tip pro profesionály: Efektivní delegování pravomocí zabraňuje vzniku překážek v rozhodovacím procesu a umožňuje vašemu týmu převzít odpovědnost za své úkoly.
Co dělá šablonu schvalovací matice dobrou?
Dobře navržená šablona schvalovací matice musí být přehledná a přizpůsobitelná vašemu obchodnímu případu. Zde jsou klíčové vlastnosti, které tvoří skvělou šablonu:
- Jasná struktura: Hledejte šablonu schvalovací matice, která jasně vymezuje, kdo má pravomoc schvalovat jednotlivá rozhodnutí. Měla by rozdělit schvalovací proces podle rolí, úkolů a úrovní pravomocí, aby nedocházelo k nejasnostem ✅️.
- Přizpůsobivost: Vyhledejte přizpůsobivou šablonu schvalovací matice, protože každá organizace má jiné projektové požadavky a pracovní procesy. Měla by umožňovat snadné úpravy pro různé oddělení, projekty, odpovědnosti nebo typy rozhodnutí ✅️.
- Spolupráce: Vyberte si šablonu schvalovací matice, která podporuje spolupráci tím, že definuje role jednotlivých zúčastněných stran v schvalovacím procesu. Tím je zaručeno, že jsou zapojeny všechny potřebné strany a že rozhodnutí plynule přecházejí z jedné fáze do druhé ✅️.
- Integrace pracovních postupů: Vyberte šablony schvalovací matice integrované do pracovních postupů vašeho týmu. Pomocí automatizačních nástrojů zjednodušíte schvalovací žádosti, budete sledovat pokrok a eliminujete ruční sledování ✅️
📚 Přečtěte si také: Jak napsat návrh projektu (příklady a šablony)
12 šablon schvalovací matice
Nyní, když již rozumíte tomu, co je schvalovací matice a co tvoří dobrou šablonu, pojďme se podívat na nejlepší dostupné šablony schvalovací matice. Tyto šablony od ClickUp, aplikace pro vše v práci, vám pomohou definovat jasné rozhodovací procesy a zefektivnit vaše schvalovací pracovní postupy.
1. Šablona schvalovací matice ClickUp
Šablona schvalovací matice ClickUp nabízí efektivní a organizovaný přístup ke správě schvalovacích pracovních postupů. Tato šablona vám pomůže definovat schvalovací pravomoci, identifikovat klíčové zúčastněné strany a přiřadit úkoly, čímž zajistí, že všechna rozhodnutí projdou správnými kanály.
Tuto šablonu můžete snadno přizpůsobit tak, aby odrážela interní hierarchie, potřeby projektu nebo role jednotlivých oddělení. Přehlednost schvalovacích řetězců vede k rychlejšímu zpracování a minimalizuje zpoždění způsobená nedorozuměním nebo nejasnostmi ohledně rolí.
🌟 Co se vám na tom bude líbit:
- Definujte jasné schvalovací role pro každou fázi projektu nebo rozhodovacího procesu.
- Snadno sledujte stav schvalování, abyste zajistili včasné dokončení.
- Přizpůsobte řádky a sloupce tak, aby odrážely různé úrovně rozhodování nebo oddělení.
- Hladká integrace s nástroji pro správu úkolů ClickUp pro lepší automatizaci pracovních postupů.
🔑 Ideální pro: Týmy a organizace musí zavést jasný a efektivní schvalovací proces, který zajistí odpovědnost a hladké rozhodování.
➡️ Číst více: Nejlepší aplikace pro schvalovací pracovní postupy
2. Šablona schvalovací matice ClickUp pro bílou tabuli
Šablona ClickUp Approval Matrix Whiteboard Template posune váš schvalovací proces na vyšší úroveň díky interaktivnímu vizuálnímu přístupu. Tato šablona umožňuje týmům mapovat schvalovací pracovní postupy v dynamickém, snadno srozumitelném formátu, což podporuje spolupráci a zajišťuje, že každý zná svou roli v každé fázi rozhodování.
Tato šablona schvalovací matice využívá rozložení bílé tabule, aby poskytla jasný přehled o celém schvalovacím procesu, což usnadňuje odhalení úzkých míst a přiřazení úkolů správným zúčastněným stranám. Ať už mapujete zapojení zúčastněných stran nebo restrukturalizujete pracovní postup v reálném čase, tato šablona vytváří interaktivní a transparentní prostředí pro vyjasnění toho, kdo co schvaluje.
🌟 Co se vám na tom bude líbit:
- Prezentujte pracovní postupy vedení pomocí přehledného vizuálního rozvržení.
- Identifikujte překážky schvalování během brainstormingových sezení
- Vytvořte vizuální, interaktivní znázornění svého schvalovacího procesu.
- Snadno spolupracujte s členy týmu, přidělujte úkoly a sledujte schvalování.
🔑 Ideální pro: Týmy, které preferují vizuální přístup k schvalovacím pracovním postupům a chtějí spolupracující prostředí pro správu rozhodnutí.
📮 ClickUp Insight: 92 % pracovníků používá nekonzistentní metody ke sledování akčních položek, což vede k opomenutým rozhodnutím a zpožděnému provedení. Ať už se jedná o zasílání následných poznámek nebo používání tabulek, proces je často roztříštěný a neefektivní. Řešení pro správu úkolů ClickUp zajišťuje plynulý převod konverzací na úkoly, takže váš tým může jednat rychle a zůstat v souladu.
3. Šablona matice delegování pravomocí ClickUp
Šablona matice delegování pravomocí ClickUp pomáhá organizacím definovat, kdo má pravomoc schvalovat rozhodnutí na různých organizačních úrovních. Zajišťuje, že každé rozhodnutí je učiněno správnou osobou nebo týmem na základě jejich odpovědností a úrovně pravomocí.
Tato šablona pro projektová rozhodnutí vám pomůže udržet kontrolu a transparentnost v rozhodovacím procesu vaší organizace. Definuje prahové hodnoty pravomocí napříč odděleními a sladí odpovědnost s rozhodovacími právy.
🌟 Co se vám na tom bude líbit:
- Zabraňte zpožděním při rozhodování díky jasně přiděleným pravomocím.
- Jasně definujte a dokumentujte úrovně oprávnění pro různé úkoly a rozhodnutí.
- Zajistěte odpovědnost tím, že přidělíte odpovědnost za schvalování správným osobám.
- Dodržujte předpisy v regulovaných nebo politikou řízených prostředích
🔑 Ideální pro: Podniky, finanční týmy a právní oddělení, které chtějí kodifikovat rozhodovací pravomoci a udržet provozní kontrolu.
📚 Přečtěte si také: Jak napsat obchodní případ: Vzorec pro získání schválení projektu od zainteresovaných stran
4. Šablona žádosti o projekt a schvalování ClickUp
Centralizujte způsob, jakým jsou nové projekty žádány, hodnoceny a schvalovány, pomocí šablony ClickUp Project Request and Approval Template. Nabízí standardizovaný pracovní postup, v rámci kterého zúčastněné strany předkládají nápady na projekty, přidělují recenzenty a sledují rozhodnutí v každé fázi schvalování.
Šablona minimalizuje ruční sledování a podporuje transparentnost tím, že zaznamenává zpětnou vazbu recenzentů a výsledky v jednom jednotném formátu.
🌟 Co se vám na tom bude líbit:
- Shromažďujte a organizujte všechny podrobnosti o požadavcích projektu na jednom místě.
- Zjednodušte schvalovací proces pomocí jasných fází a schvalovacích cest.
- Sledujte stav žádostí, abyste zajistili včasné rozhodování.
- Zaznamenávejte schválení, zamítnutí a zpětnou vazbu pro větší transparentnost.
🔑 Ideální pro: PMO, vedoucí oddělení a produktové týmy, které spravují příchozí návrhy projektů.
➡️ Další informace: Bezplatné šablony projektových návrhů v aplikacích Word, Excel a ClickUp
5. Šablona procesu schvalování projektu ClickUp
Šablona procesu schvalování projektů ClickUp je ideální pro týmy a organizace, které potřebují strukturovaný přístup k posuzování a schvalování projektů. Tato komplexní šablona poskytuje formalizovanou strukturu pro schvalování projektů, od počátečního předložení až po konečné schválení, a zachycuje důležité podrobnosti, jako je rozsah, rozpočet, cíle a přidělení osob s rozhodovací pravomocí.
Díky integrovaným automatizacím a přiřazování úkolů se snižuje tření a zajišťuje se, že všichni vědí, co je třeba, než projekt pokročí dál. Už žádné honění schvalovatelů nebo hledání chybějících dokumentů.
🌟 Co se vám na tom bude líbit:
- Automaticky přidělovat recenzenty na základě kategorie projektu
- Udržujte auditní stopy pro účely dodržování předpisů a budoucího použití.
- Definujte jednotlivé fáze schvalovacího procesu projektu pro větší přehlednost a efektivitu.
- Přiřazujte úkoly a schvalování příslušným zúčastněným stranám v každém kroku.
🔑 Ideální pro: Projektové manažery a týmy, které potřebují opakovatelný, formální proces pro hodnocení a schvalování interních projektů nebo projektů zaměřených na klienty.
💡 Tip pro profesionály: Pečlivé definování a dokumentování požadavků projektu je základem každého úspěšného podniku. Zde je návod, jak na to:
- Jasně nastíňte, co projekt bude a nebude zahrnovat a čeho chcete dosáhnout 🎯
- Porozumějte potřebám a očekáváním všech zúčastněných stran, od podniku až po koncové uživatele 🗣️
- Formálně zaznamenejte všechny požadavky v jasném, stručném a srozumitelném formátu ✍️
- Ověřte dokumentované požadavky na přesnost a úplnost ✅
- Sledujte změny požadavků v průběhu celého životního cyklu projektu a efektivně je spravujte, abyste zabránili rozšiřování rozsahu projektu ⚙️
6. Šablona návrhu projektu ClickUp
Chcete představit novou iniciativu? Šablona návrhu projektu ClickUp pomáhá strukturovat nápady do poutavého formátu s oddíly pro cíle, rozsah, rizika, výstupy a požadovaná schválení. Šablonu lze přizpůsobit tak, aby vyhovovala jakémukoli projektu, a poskytuje jasnou strukturu, ve které mohou týmy nastínit klíčové podrobnosti projektu a zajistit si schválení od rozhodujících osob.
Tato šablona usnadňuje objektivní hodnocení návrhů a zajišťuje, že zúčastněné strany mají správné informace pro včasnou zpětnou vazbu nebo schválení. Navíc překlenuje propast mezi koncepcí a realizací.
🌟 Co se vám na tom bude líbit:
- Přidejte odkazy, vizuální prvky a úkoly, abyste posílili návrh.
- Podporujte zpětnou vazbu prostřednictvím komentářů a přidělených recenzentů.
- Strukturovejte návrhy projektů pomocí sekcí pro cíle, rozsah, časový harmonogram a rozpočet.
- Spolupracujte v reálném čase s členy týmu a zainteresovanými stranami pomocí komentářů a přiřazování úkolů.
🔑 Ideální pro: Projektové manažery, týmy a firmy, které chtějí vytvářet organizované, profesionální projektové návrhy, které optimalizují schvalovací proces.
Toto si o používání ClickUp myslí Judy Hellen, manažerka administrativní podpory v nadaci Brighten A Soul Foundation :
Sledování a organizace firemních projektů je s softwarem ClickUp velmi snadné a efektivní. Od jednoduchých seznamů po složité projekty, software ClickUp se používá k dosažení očekávaných výsledků. Jedná se o velmi efektivní software při řešení problémů s řízením úkolů a sledováním pokroku v rámci probíhajících úkolů a projektů organizace.
Sledování a organizace firemních projektů je s softwarem ClickUp velmi snadné a efektivní. Od jednoduchých seznamů až po složité projekty, software ClickUp se používá k dosažení očekávaných výsledků. Jedná se o velmi efektivní software při řešení problémů s řízením úkolů a sledováním pokroku v rámci probíhajících úkolů a projektů organizace.
7. Šablona návrhu rozpočtu ClickUp
Šablona návrhu rozpočtu ClickUp vám pomůže vytvořit podrobné a přesné návrhy rozpočtu projektu a zajistí, že budou pokryty všechny finanční aspekty. Ať už předkládáte rozpočty pro interní projekty nebo návrhy pro klienty, tato šablona vám zajistí, že budete moci prezentovat svůj finanční plán.
Formát podporuje podrobné rozpisy podle kategorií a propojuje výdaje se strategickými výsledky, což schvalovatelům poskytuje vše, co potřebují k tomu, aby mohli s jistotou podepsat. Šablona zjednodušuje proces schvalování rozpočtu díky vyhrazeným sekcím pro odhadované náklady, návratnost investic, zdůvodnění a časový harmonogram.
🌟 Co se vám na tom bude líbit:
- Nastíňte finanční potřeby a očekávané výnosy v jednom přehledu a rozčleňte náklady podle úkolů, zdrojů nebo milníků.
- Propojte žádosti o rozpočet s celkovými cíli projektu a podpořte tak finanční plánování pomocí jasné a podrobné logiky.
- Odhadujte a organizujte náklady na projekty v přehledném a strukturovaném formátu.
- Sledujte stav schvalování rozpočtu, abyste zajistili včasné rozhodování.
🔑 Ideální pro: vedoucí týmů, žadatele o finance a provozní manažery, kteří předkládají podrobné návrhy rozpočtu.
💡 Tip pro profesionály: Automatizace opakujících se pracovních postupů umožňuje týmům soustředit se na úkoly s vysokou přidanou hodnotou a zvýšit efektivitu.
8. Šablona modelu DACI od ClickUp
Šablona modelu ClickUp DACI je navržena tak, aby definovala role a odpovědnosti při rozhodování o projektech. Všichni členové týmu se shodují na tom, kdo je při rozhodování odpovědný, konzultován a informován.
Rámec DACI (Driver, Approver, Contributor, Informed) poskytuje jasnou strukturu, která týmům pomáhá omezit zmatek, vyhnout se překážkám a efektivně přijímat rozhodnutí. Je ideální pro týmy, které chtějí stanovit jasné role v rozhodovacím procesu a zefektivnit pracovní postupy v rámci projektu.
🌟 Co se vám na tom bude líbit:
- Definujte jasné role pro každého člena týmu v rozhodovacím procesu.
- Zefektivněte komunikaci tím, že určíte, kdo musí být konzultován a informován.
- Sledujte průběh rozhodování a schvalování, abyste zajistili včasné přijetí opatření.
- Vytvořte soulad mezi odděleními ohledně vlastnictví a jasně zdokumentujte důvody a výsledky rozhodnutí.
🔑 Ideální pro: Projektové manažery, týmy, organizace a mezifunkční týmy, které řídí velké iniciativy, kde je jasnost rozhodování zásadní.
➡️ Další informace: Bezplatné šablony pro rozhodování v Excelu, Docs a ClickUp
9. Šablona RACI matice ClickUp
Šablona RACI Matrix od ClickUp je nezbytná pro definování a vyjasnění rolí a odpovědností v jakémkoli projektu nebo úkolu. Díky použití rámce RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) umožňuje tato šablona všem členům vašeho týmu znát svou přesnou roli v procesu rozhodování a realizace.
Tato šablona umožňuje týmům zjednodušit komunikaci, omezit nejasnosti a zlepšit spolupráci tím, že stanoví, kdo je zodpovědný za jednotlivé úkoly, s kým je třeba se poradit a koho je třeba informovat.
🌟 Co se vám na tom bude líbit:
- Přiřazujte a sledujte role pomocí rámce RACI pro každý úkol.
- Zlepšete spolupráci jasným vymezením odpovědností a osob, které je třeba konzultovat.
- Odstraňte nejasnosti a zajistěte, aby všichni členové týmu byli seznámeni s odpovědnostmi v rámci projektu.
- Pomocí ClickUp Tasks integrujte matici do svého celkového pracovního postupu.
🔑 Ideální pro: Projektové manažery a týmy, které musí vyjasnit role, odpovědnosti a rozhodovací procesy u složitých projektů.
Zde je stručný přehled osvědčených postupů pro nastavení projektu:
10. Šablona formuláře žádosti o nákup ClickUp
Šablona formuláře žádosti o nákup ClickUp zjednodušuje a organizuje nákupní proces vaší organizace. Standardizuje způsob, jakým týmy žádají o zboží, služby nebo software, takže nákupní proces probíhá podle dokumentované cesty s příslušnými podpisy.
Kromě toho můžete spravovat nákupní požadavky od začátku do konce, zajistit, aby všechny požadavky prošly správnými schvalovacími kanály, snížit počet chyb a udržet efektivitu procesu.
🌟 Co se vám na tom bude líbit:
- Okamžitě přesměrujte podání na finanční oddělení nebo schvalovatele
- Omezte zpoždění tím, že eliminujete opakované vyjasňování.
- Připojte přímo nabídky, specifikace nebo smlouvy s dodavateli.
- Sledujte stav každé žádosti v průběhu schvalovacího procesu.
🔑 Ideální pro: Nákupní týmy, finanční oddělení a podniky, které chtějí optimalizovat a standardizovat své procesy zadávání nákupních požadavků.
11. Šablona pro kontrolu smluv ClickUp
Šablona ClickUp Contract Review Template pomáhá týmům prověřit smlouvy před jejich finálním schválením. Podporuje sledování verzí, interní komentáře a právní zpětnou vazbu – vše v rámci ClickUp, bez nutnosti přepínat mezi nástroji.
Přesměrujte dokumenty příslušným recenzentům, přiřaďte vlastníky a zajistěte, aby byla před podpisem zohledněna každá klauzule. Tato šablona zefektivňuje spolupráci mezi právním, nákupním a obchodním týmem, čímž zkracuje dobu zpracování.
🌟 Co se vám na tom bude líbit:
- Rozdělte smluvní ustanovení na úkoly, které lze snadněji kontrolovat a spravovat.
- Přiřaďte recenzenty a jasně zdokumentujte důvody rozhodnutí.
- Zajistěte soulad s interními politikami a právními normami.
- Zrychlete dobu zpracování pomocí pracovních postupů založených na úkolech.
🔑 Ideální pro: Právní týmy, pracovníky nákupu a zainteresované strany odpovědné za kontrolu smluv nebo dodavatelských kontraktů.
Naučte se, jak dosáhnout konzistence pomocí šablon v ClickUp:
12. Šablona pro analýzu rizik v rámci řízení projektů ClickUp
Šablona ClickUp pro analýzu rizik v projektovém řízení proaktivně identifikuje, hodnotí a řídí potenciální rizika ve vašich projektech. S touto šablonou projektoví manažeři nastiňují potenciální rizika, hodnotí jejich dopad a definují strategie pro jejich zmírnění, aby projekty pokračovaly podle plánu.
Tato schvalovací matice zvyšuje přehlednost potenciálních problémů a umožňuje týmům rychle reagovat, čímž minimalizuje pravděpodobnost zpoždění nebo neúspěchu projektu.
🌟 Co se vám na tom bude líbit:
- Dokumentujte, posuzujte a stanovujte priority rizik během plánování nebo aktivních fází.
- Upřednostněte rizika pomocí bodového hodnocení dopadu a pravděpodobnosti
- Přiřaďte odpovědnost za každý plán zmírnění rizik příslušným členům týmu.
- Sledujte a aktualizujte stav rizik v průběhu celého životního cyklu projektu.
🔑 Ideální pro: Projektové manažery a týmy, které chtějí efektivněji řídit rizika a zajistit hladší průběh projektů.
💡 Tip pro profesionály: Posouzení rizik by mělo být klíčovým prvkem vašich schvalovacích pracovních postupů. Se správným softwarem pro řízení rizik můžete činit informovaná rozhodnutí založená na datech.
Zefektivněte schvalování a vylepšete své pracovní postupy s ClickUp
Všichni víme, že schvalování může být opravdovou noční můrou! Abyste získali schválení včas, musíte mít vše zorganizované, zajistit, aby všichni byli na stejné vlně, a vyhnout se nepříjemným překážkám, které vše zpomalují.
Pomocí šablon od ClickUp optimalizujte své schvalovací pracovní postupy, sledujte rozhodnutí v reálném čase a zajistěte, aby každý proces byl co nejefektivnější. Ať už spravujete rozpočty, smlouvy nebo návrhy projektů, výkonné šablony ClickUp vám pomohou udržet pořádek a kontrolu.
Jste připraveni zlepšit svůj schvalovací proces? Začněte s ClickUp a získejte přístup k těmto bezplatným šablonám ještě dnes!