Proces účtování závazků (AP) je hrdinou vašich finančních operací, který tiše zajišťuje, že faktury jsou placeny včas a partnerství zůstávají pevná.
Bez správných nástrojů a strategií se však zpracování závazků může snadno stát noční můrou plnou chyb a zbytečně promarněného času. Díky několika chytrým vylepšením můžete tento proces proměnit z bolesti hlavy na efektivní a hodnotný proces.
V tomto blogu se podíváme na tipy a nápady, jak toho dosáhnout!
⏰ 60sekundové shrnutí
- Co je zlepšení procesu účtování závazků? Tento proces optimalizuje způsob, jakým vaše organizace zpracovává faktury.
- Důležitost zlepšení procesů účtování závazků: Digitální nástroje eliminují ruční zadávání dat, posilují vztahy s dodavateli a připravují vaši organizaci na růst.
- Výzvy v procesu zpracování závazků: Nákladné možnosti fakturace, které mohou překročit rozpočet vaší společnosti, a manuální chyby, které způsobují napětí ve vztazích s dodavateli.
- Strategie pro zlepšení procesu účtování závazků Automatizace transformuje pracovní postupy díky okamžitému schvalování faktur, které zkracuje dobu zpracování. Standardizace formátů faktur a objednávek zajišťuje konzistenci a zjednodušuje procesy trojstranného porovnávání. Pomocí nástrojů, jako je ClickUp, sjednoťte a sledujte tyto procesy od začátku do konce.
- Automatizace transformuje pracovní postupy díky okamžitému schvalování faktur, které zkracuje dobu zpracování.
- Standardizace formátů faktur a objednávek zajišťuje konzistentnost a zjednodušuje procesy trojstranného porovnávání.
- Pomocí nástrojů, jako je ClickUp, sjednoťte a sledujte tyto procesy od začátku do konce.
- Automatizace transformuje pracovní postupy díky okamžitému schvalování faktur, které zkracuje dobu zpracování.
- Standardizace formátů faktur a objednávek zajišťuje konzistentnost a zjednodušuje procesy trojstranného porovnávání.
- Pomocí nástrojů, jako je ClickUp, sjednoťte a sledujte tyto procesy od začátku do konce.
- Osvědčené postupy a časté chyby, kterým je třeba se vyhnout Sledujte termíny dodání a míru řešení sporů Pomozte dodavatelům snížit počet chyb při podávání žádostí, aby byl pracovní postup plynulejší Používejte analytické nástroje, abyste zajistili, že platby budou v souladu s potřebami likvidity
- Sledujte termíny dodání a míru řešení sporů
- Pomozte dodavatelům snížit počet chyb při předkládání dokumentů a zajistit plynulejší pracovní postupy.
- Pomocí analytických nástrojů zajistěte, aby platby odpovídaly potřebám likvidity.
- Sledujte termíny dodání a míru řešení sporů
- Pomozte dodavatelům snížit počet chyb při předkládání dokumentů a zajistit plynulejší pracovní postupy.
- Pomocí analytických nástrojů zajistěte, aby platby odpovídaly potřebám likvidity.
Co je to zlepšení procesu účtování závazků?
Zlepšení procesu účtování závazků (AP) se zaměřuje na zdokonalení a optimalizaci způsobu, jakým vaše firma zpracovává faktury a platební toky. Cíl je jednoduchý – snížit počet manuálních chyb, zrychlit zpracování plateb a zajistit včasné přijímání plateb. 🚀
Řekněme, že vaše oddělení AP ručně zpracovává každou příchozí fakturu. Každá faktura se vytiskne, zkontroluje, podepíše a poté zařadí do archivu. Je to časově náročné a chyby, jako jsou chybějící faktury nebo duplicitní platby, jsou běžné.
Porovnejte to se systémem, ve kterém jsou faktury digitalizovány, automaticky porovnávány s objednávkami a označovány v případě nesrovnalostí. Platby jsou plánovány elektronicky a tým sleduje jejich stav v reálném čase.
- V prvním scénáři je váš tým zahlcen opakujícími se manuálními úkoly.
- Ve druhém případě se zaměřují na úkoly vyšší úrovně, jako je kontrola zpráv a budování silnějších vztahů s dodavateli.
To je síla zlepšování obchodních procesů. Pomáhá firmám šetřit peníze, posilovat vztahy s dodavateli a kontrolovat jejich cash flow.
Proč je důležité zlepšit procesy účtování závazků
Zlepšení procesů účtování závazků (AP) zahrnuje vytvoření systému, který funguje chytřeji, snižuje počet chyb a udržuje finanční agilitu vaší firmy. Podívejme se na hlavní důvody, proč je to důležité:
- Snížení nákladů: Ruční zpracování je nákladné. Automatizace procesů AP snižuje výdaje a uvolňuje zdroje pro strategické iniciativy.
- Ušetřete čas na to, na čem záleží: Ruční zpracování faktur zabere spoustu času. Automatizace zkracuje tuto dobu na několik hodin, takže se týmy mohou soustředit na důležitější úkoly místo na opakující se práci.
- Posílení vztahů s dodavateli: Opožděné platby a chyby ve fakturách poškozují vztahy s dodavateli. Zefektivněné pracovní postupy AP zajišťují přesné faktury a včasné platby, což udržuje spokojenost dodavatelů a silná partnerství.
- Získání kontroly nad cash flow: Neefektivní procesy AP vytvářejí slepá místa v cash flow. Dobře optimalizovaný systém nabízí přehled v reálném čase, který umožňuje sledovat odchozí platby a udržovat finanční stabilitu.
- Příprava na růst: Vzhledem k tomu, že značný počet společností plánuje automatizovat procesy účtování závazků, jsou pro zvládnutí rostoucího objemu faktur a udržení konkurenceschopnosti nezbytné škálovatelné a efektivní systémy.
Běžné strategie a tipy pro zlepšení procesu účtování závazků
Zlepšení procesu zpracování závazků nemusí být časově náročné. Pár chytrých změn ho promění z časově náročné úlohy na efektivní operaci. Podívejme se, jak toho dosáhnout:
1. Posuňte se na vyšší úroveň díky digitálním nástrojům
Tradiční pracovní postupy v oblasti účtů splatných (AP) často zahrnují ruční zadávání dat, dlouhé schvalovací cykly a ztracené faktury, což vše vede ke zpožděním a neefektivitě. Digitální nástroje tyto překážky odstraňují automatizací rutinních úkolů, zlepšením přehlednosti a zvýšením přesnosti.
Jak digitální nástroje zlepšují proces zpracování závazků
✅ Automatizované zpracování faktur: Nástroje založené na umělé inteligenci pomáhají extrahovat údaje z faktur, porovnávat je s objednávkami a automaticky označovat nesrovnalosti.✅ Sledování v reálném čase: Cloudové panely vám umožňují sledovat stav faktur, čekající schválení a platební kalendáře na první pohled✅ Rychlejší schvalování: Digitální pracovní postupy umožňují okamžité směrování faktur správným schvalovatelům, čímž se zkracuje doba zpracování z týdnů na pouhých několik dní✅ Méně chyb: Inteligentní validační nástroje detekují duplicitní faktury, nesprávné částky a chybějící informace ještě před zpracováním plateb
Právě v tomto ohledu vám může pomoci ClickUp pro finanční týmy . Jako komplexní platforma vám ClickUp umožňuje spravovat rozpočty, nastavovat opakující se úkoly pro termíny plateb a sledovat finanční ukazatele pomocí přizpůsobených dashboardů. Výkonná výpočetní pole ClickUp vám také umožňují sumarizovat finanční data, což vám pomáhá optimalizovat cash flow a platební kalendáře.
💡 Tip pro profesionály: Zvažte použití šablon pro zlepšení procesů správy závazků, které vám pomohou standardizovat pracovní postupy, identifikovat úzká místa a zefektivnit úkoly, což povede k rychlejšímu schvalování, snížení počtu chyb a celkovému zvýšení efektivity!
2. Zbavte se hromady papírů: Přejděte na plně digitální zpracování
🧠 Věděli jste, že... Podle výzkumu IOFM se průměrné náklady na zpracování papírové faktury pohybují mezi 12 a 30 dolary za fakturu. Automatizované zpracování faktur meanwhile může snížit náklady až na 3 dolary za fakturu.
Spoléhání se na papírové faktury zpomaluje proces zpracování závazků, zvyšuje riziko ztráty dokumentů a vede k nákladným výdajům na skladování.
Papírové dokumenty se snadno ztratí, což způsobuje zpoždění plateb. Fyzické podepisování a předávání faktur také zbytečně prodlužuje celý proces. Přechod na digitální formát snižuje nepořádek a zajišťuje rychlé vyhledávání, bezpečné zálohování a přístup k finančním záznamům v reálném čase.
Přechod na bezpapírový systém AP
✔️ Digitalizujte všechny příchozí faktury: Použijte skenovací nástroje s OCR (optickým rozpoznáváním znaků) k extrakci dat z papírových faktur a jejich převodu do prohledávatelných digitálních souborů✔️Ukládejte faktury v cloudovém systému: Zaveďte nástroj pro správu dokumentů AP, který umožňuje snadný přístup, organizaci a vyhledávání. ✔️Automatizujte porovnávání faktur: Zaveďte systém trojitého porovnávání, který elektronicky porovnává faktury, objednávky a účtenky, aby se snížil počet chyb. ✔️Integrujte digitální faktury do účetního softwaru: Propojte svůj systém správy faktur s platformami QuickBooks, Xero nebo ERP, aby se finanční data synchronizovala automaticky.
Dokumenty ClickUp vám umožňují vytvářet, upravovat a ukládat soubory související s účty splatnými, jako jsou faktury, knihy objednávek a smlouvy, na jednom místě pomocí šablon připravených k použití. Představte si, že můžete upravovat a odesílat faktury několika kliknutími, místo abyste prohledávali kartotéky.
Jste připraveni na digitální upgrade? Podívejte se na šablonu účtů splatných od ClickUp a začněte.
✨ Rychlý tip: Použijte metodu „naskenovat, uložit, synchronizovat“. Naskenujte všechny papírové faktury, uložte je do centralizovaného cloudového systému a synchronizujte je s vaším účetním softwarem, abyste vytvořili plynulý bezpapírový pracovní postup. Tím zajistíte snadný přístup a bezpečné zálohování.
3. Nechte těžkou práci na automatizaci
Ruční správa závazků je pomalá, náchylná k chybám a nákladná.
Týmy AP tráví hodiny porovnáváním faktur, schvalováním a plánováním plateb, což vede ke zpožděním, promarněným slevám a napjatým vztahům s dodavateli. Automatizace tyto překážky odstraňuje a zajišťuje rychlejší zpracování, méně chyb a vyšší efektivitu.
Jak funguje automatizace AP
✅ Porovnávání faktur: Automatizace založená na umělé inteligenci porovnává faktury s objednávkami a dodacími listy a okamžitě označuje nesrovnalosti✅ Schvalovací pracovní postupy: Přednastavená pravidla směrují faktury správným schvalovatelům na základě hodnoty, dodavatele nebo oddělení, čímž eliminují manuální následné kontroly✅ Plánování plateb: Automaticky plánujte platby na základě splatnosti, zajistěte včasné platby a maximalizujte slevy za včasné platby✅ Detekce chyb: Umělá inteligence identifikuje duplicitní faktury, chybějící informace a nesprávné částky, čímž snižuje nákladné chyby
ClickUp Automation vám to usnadní tím, že vám umožní nastavit pracovní postupy, které automaticky přiřazují úkoly, mění stavy a odesílají upomínky k platbám.
Například příchozí faktura okamžitě spustí přiřazení úkolu ke schválení, takže vše pokračuje bez nutnosti neustálých ručních zásahů.
📚 Bonusové čtení: Automatizace pracovních postupů mění způsob, jakým spravujete procesy, jako je schvalování faktur, zadávání dat a komunikace s dodavateli. Přečtěte si několik příkladů automatizace pracovních postupů z praxe a podívejte se, jak pomáhají firmám zvýšit efektivitu a snížit počet chyb.
4. Zaveďte trojstranné porovnávání pro bezchybné platby
Zpracování faktur bez řádné kontroly vede k přeplatky, duplicitní platby a riziko podvodu. Trojité porovnání je klíčová kontrola AP, která zajišťuje, že každá faktura je legitimní před uvolněním platby.
Co je to trojstranné porovnání?
Trojstranné porovnání porovnává tři klíčové dokumenty:
📌 Objednávka (PO): Původní objednávka s podrobnými údaji o množství a cenách📌 Faktura: Účet předložený dodavatelem s žádostí o platbu📌 Potvrzení o přijetí zboží (GRN): Potvrzení, že zboží nebo služby byly dodány
Pokud se všechny tři shodují, faktura je schválena k platbě. V případě nesrovnalostí systém označí fakturu k ruční kontrole.
Jak nastavit systém trojitého porovnání
- Standardizujte formáty objednávek a faktur: Zajistěte, aby dodavatelé používali jasnou šablonu, aby nedocházelo k nesrovnalostem.
- Využijte automatizaci AP pro párování: Software okamžitě provádí křížovou kontrolu dokumentů a označuje nesrovnalosti.
- Vytvořte pracovní postup pro řešení výjimek: Stanovte jasný proces pro rychlé řešení neshodných faktur.
💡 Tip pro profesionály: Šablona objednávky zajišťuje jednotné formátování a povinná pole, což urychluje trojstranné porovnání a výrazně snižuje počet manuálních chyb!
5. Rozlučte se s nudným zadáváním dat díky kouzlu workflow
Zadávání dat je jednou z nejčasově náročnějších a nejvíce chybových částí zpracování závazků. Zaměstnanci ručně zadávají údaje z faktur, což vede k duplicitním záznamům, překlepům a zmeškaným termínům.
Software pro automatizaci účtů splatných tuto zátěž eliminuje tím, že data plynule zaznamenává a organizuje. Zde je návod, jak můžete automatizovat zadávání dat v AP:
- Používejte přednastavené pracovní postupy: Směřujte faktury ke schválení na základě dodavatele, částky nebo naléhavosti.
- Nastavte pravidla automatického ověřování: Okamžitě označujte duplicitní faktury a nesprávné částky.
- Synchronizace s účetním softwarem: Zajistěte hladkou integraci mezi automatizací AP a finančními záznamy.
🔍 Věděli jste? Počet plně automatizovaných týmů AP se za poslední dva roky zdvojnásobil a 41 % podniků plánuje automatizaci v příštím roce.
6. Přesnost na autopilotu: Implementace strojového učení
Strojové učení (ML) revolučním způsobem mění proces zpracování závazků tím, že identifikuje vzorce, předpovídá chyby a automatizuje kategorizaci faktur. Díky ML můžete vytvořit systém, který se naučí detekovat duplikáty, označovat anomálie a přesně přiřazovat faktury k objednávkám.
Například algoritmy strojového učení třídí velké objemy faktur, čímž výrazně snižují manuální zásahy a zvyšují přesnost. V průběhu času se tento inteligentní systém stává efektivnějším, šetří pracovní čas a snižuje nákladné chyby.
Jak strojové učení prospívá AP
- Detekuje duplicitní faktury: ML identifikuje vzorce v číslech faktur, datech a názvech dodavatelů, aby zabránila dvojím platbám.
- Označení nadměrných poplatků a chyb: Umělá inteligence prověřuje historická data, aby odhalila nesrovnalosti v cenách a nesprávné výpočty daní.
- Zrychluje schvalování: Systém předpovídá trendy schvalování a automaticky směruje faktury správným rozhodovacím osobám.
- Snižuje riziko podvodů: Strojové učení detekuje neobvyklé výdajové vzorce a zabraňuje podvodným platbám, než k nim dojde.
7. Sledujte svůj pokrok stanovením a monitorováním klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI)
Tajemství úspěšného procesu AP spočívá v měření toho, na čem záleží. Klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), jako je doba zpracování faktury, náklady na fakturu a slevy za včasnou platbu, poskytují přehled o vaší efektivitě.
Základní KPI pro sledování účtů splatných
- Doba zpracování faktury: Jak dlouho trvá zpracování faktury od jejího přijetí po zaplacení?
- Náklady na fakturu: Kolik stojí zpracování každé faktury, včetně nákladů na pracovní sílu a technologie?
- Míra včasných plateb: Jaké procento faktur je zaplaceno v den splatnosti nebo před ním?
- Zachycené slevy za včasnou platbu: Kolik peněz ušetříte včasnou platbou faktur?
- Míra chybovosti: jaké procento faktur vyžaduje opětovné zpracování z důvodu nesrovnalostí nebo chyb?
S pomocí dashboardů ClickUp je sledování těchto KPI hračkou. Můžete vytvářet přizpůsobitelné dashboardy s vizualizacemi v reálném čase, jako jsou grafy a tabulky, a sledovat tak pokrok. Můžete je například použít ke sledování průměrné doby schválení faktury nebo k identifikaci úzkých míst pomocí podrobných zpráv.
📑 Zajímavost: Společnosti jako QubicaAMF ušetřily 40 % času při vytváření reportů a grafů pomocí ClickUp Dashboards – představte si, jak by se to promítlo do rychlejších přehledů ve vašem systému AP!
8. Standardizujte formáty faktur a eliminujte dohady
Jednou z největších překážek v oblasti účtování závazků je nejednotné formátování faktur. Dodavatelé předkládají faktury v různých formátech, v nichž chybí klíčové údaje, jako jsou čísla objednávek (PO), platební podmínky a rozpis položek.
To vede k nejasnostem, zpožděním při schvalování a zvyšuje riziko chyb při platbách. Standardizace požadavků na předkládání faktur zajišťuje, že všechny faktury mají jasnou a jednotnou strukturu, což snižuje manuální zásahy a zrychluje zpracování.
Využijte různé šablony faktur v Google Sheets, abyste ušetřili čas a neunikl vám žádný detail.
💡 Tip pro profesionály: Vyhněte se bolestem hlavy při správě faktur. Šablona faktur ClickUp zefektivňuje fakturaci tím, že sleduje splatnosti, platby a údaje o klientech na jednom místě, což šetří čas a zlepšuje finanční přehlednost.
9. Centralizujte komunikaci s dodavateli
Nesprávná komunikace s dodavateli je jedním z hlavních důvodů zpožděných schválení, sporů a chyb v platbách v oblasti účtů splatných.
Mnoho firem se spoléhá na roztříštěné e-mailové konverzace, telefonáty a tabulky, což ztěžuje sledování dotazů a následných kroků týkajících se faktur. Centralizovaný komunikační systém shromažďuje veškerou komunikaci s dodavateli na jednom místě, čímž snižuje počet chyb a zefektivňuje schvalování plateb.
Jak zlepšit komunikaci s dodavateli v rámci AP
- Používejte sdílený portál dodavatelů: Samoobslužný portál dodavatelů umožňuje dodavatelům sledovat stav plateb, odesílat faktury a zadávat dotazy bez zásahu oddělení AP.
- Centralizujte veškerou komunikaci: Používejte platformu pro zasílání zpráv nebo software AP, kde se zaznamenávají všechny diskuse, spory a schválení související s fakturami.
- Pověřte specializované manažery dodavatelů: Určete člena týmu AP jako kontaktní osobu pro dotazy dodavatelů, abyste předešli nedorozuměním.
- Automatizujte aktualizace stavu: Posílejte automatické e-maily nebo oznámení o schválení, zamítnutí nebo zpracování plateb faktur.
ClickUp Chat tento proces zjednodušuje díky integraci komunikace přímo do vašich pracovních postupů. Při projednávání problémů s fakturami s dodavatelem můžete zprávy převést na úkoly, přiřadit je členům týmu a propojit je s příslušnými dokumenty.
Případová studie: Úspěch společnosti Walk the Room s ClickUp 🎯
Walk the Room, globální 3D studio, čelilo výzvám při řízení časových harmonogramů projektů, koordinaci týmů a alokaci zdrojů pomocí několika nesouvislých nástrojů.
Díky konsolidaci pracovních postupů do ClickUp zefektivnili svůj výrobní proces, zkrátili dobu nastavení projektů pomocí šablon na polovinu a zvýšili počet aktivních uživatelů ve svém týmu z 28 na více než 70.
Výsledek? Vyšší efektivita, lepší správa zdrojů a vylepšené sledování projektů – to vše z jedné platformy.
10. Propojte svůj systém AP s dalšími nástroji
Rozdrobená technologická infrastruktura je hlavní překážkou efektivity AP. Pokud software AP, systémy ERP a účetní nástroje nejsou propojeny, finanční týmy nakonec ručně přenášejí data mezi platformami, což zvyšuje riziko chyb a duplicitních plateb.
Integrace zajišťuje plynulý tok dat, zvyšuje finanční přesnost a snižuje pracovní zátěž.
ClickUp se integruje s oblíbenými nástroji, jako jsou QuickBooks, Xero a HubSpot, aby zajistil plynulý tok dat o závazcích mezi systémy.
Integrovali jsme Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell atd. To nám umožňuje sledovat finance, retenci, reporty a podrobnosti o zákaznících na jednom místě, protože můžeme čerpat informace ze všech nástrojů, které používáme, a kompilovat je v ClickUp pro snadné použití, aniž by se do toho musela zapojovat všechna oddělení a zabírat jim čas.
Integrovali jsme Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell atd. To nám umožňuje sledovat finance, retenci, reporty a podrobnosti o zákaznících na jednom místě, protože můžeme čerpat informace ze všech nástrojů, které používáme, a kompilovat je v ClickUp pro snadné použití, aniž by se do toho musela zapojovat všechna oddělení a zabírat jim čas.
11. Optimalizujte platební kalendáře, abyste maximalizovali slevy za včasné platby
Využívání slev za včasné platby nebo vyjednávání výhodných platebních podmínek šetří vaší firmě peníze a zároveň posiluje vztahy s dodavateli. Pro zefektivnění tohoto procesu zvažte použití šablon pro vedení účetnictví, které vám pomohou standardizovat a organizovat platební kalendáře.
Tyto šablony vám pomohou sledovat splatnosti, slevy za včasnou platbu a podmínky dodavatelů ve strukturovaném formátu, což vám zajistí využití příležitostí k úsporám.
📕 Bonusové čtení: Použijte tyto příklady hlavní knihy jako referenci, abyste zajistili přesné sledování záznamů o závazcích. To pomáhá udržovat konzistentnost při zaznamenávání transakcí, což usnadňuje audity a finanční výkaznictví a minimalizuje nesrovnalosti.
12. Prověřte a optimalizujte schvalovací pracovní postupy z hlediska rychlosti a přehlednosti
Schvalovací procesy zpomalují zpracování závazků, což vede ke ztrátě slev za včasnou platbu, zpožděným platbám dodavatelům a napjatým vztahům s dodavateli.
Mnoho týmů zabývajících se závazky se potýká s příliš mnoha úrovněmi schvalování, nejasnými odpovědnostmi a pomalým ručním schvalováním. Zefektivnění schvalovacího procesu zajišťuje rychlé a přesné kontroly a schvalování faktur.
Časté problémy s pracovním postupem schvalování
🚫 Příliš mnoho schvalovacích úrovní: Zbytečné schvalování zpomaluje zpracování faktur.
🚫 Nejasné rozdělení rolí: Týmy nevědí, kdo je zodpovědný za schvalování, což vede k nejasnostem.
🚫 Zmeškané termíny schválení: Ruční upomínky se často ztrácejí, což vede ke zpoždění plateb.
🚫 Univerzální přístup: Stejné zacházení se všemi fakturami vede ke ztrátě času při schvalování faktur s nízkou hodnotou.
Jak optimalizovat schvalovací pracovní postupy
- Proveďte audit stávajícího procesu: Identifikujte zpoždění schvalování analýzou zpráv o stáří faktur.
- Definujte prahové hodnoty pro schvalování: Automatizujte schvalování faktur s nízkým rizikem a faktury s vysokou hodnotou nebo označené faktury předávejte k ruční kontrole.
- Používejte schvalování na základě rolí: Přiřazujte schvalování faktur na základě dodavatele, částky nebo oddělení, abyste se vyhnuli překážkám.
- Automatizujte upomínky a eskalace: Nastavte upozornění na opožděné schválení a automaticky eskalujte neuhrazené faktury.
- Sledujte výkonnost schvalování pomocí KPI: Změřte průměrnou dobu schvalování a zjistěte, kde dochází ke zpožděním.
⚡ Rychlý tip: Definujte prahové hodnoty pro schvalování – automatizujte schvalování faktur s nízkou hodnotou a eskalujte pouze faktury s vysokou hodnotou nebo označené faktury. Tím zajistíte, že se pozornost soustředí na úkoly s vysokou prioritou a zároveň se sníží zpoždění.
13. Posilte bezpečnostní opatření, abyste předešli podvodům a chybám, jako jsou duplicitní platby
Podvody v oblasti závazků jsou stále větším problémem, protože společnosti každoročně přicházejí o miliardy kvůli duplicitním fakturám, neoprávněným platbám a phishingovým podvodům. Posílení bezpečnostních opatření zajistí, že budou proplaceny pouze legitimní faktury a neoprávněné transakce budou zablokovány ještě předtím, než k nim dojde.
Jak posílit bezpečnost AP
- Povolte dvoufaktorové ověřování (2FA): Vyžadujte vícefázové ověřování pro schvalování.
- Omezte přístup k systému: Omezte přístup k softwaru AP pouze na oprávněné uživatele.
- Využijte detekci podvodů založenou na umělé inteligenci: Nástroje umělé inteligence analyzují vzorce transakcí a označují podezřelé aktivity.
- Pravidelně kontrolujte údaje o dodavatelích: Před zpracováním transakcí ověřte změny v platebních údajích dodavatelů.
- Proškolte zaměstnance, aby rozpoznali varovné signály: Naučte týmy AP rozpoznávat podvodné faktury a phishingové e-maily.
14. Vytvořte jasný proces řešení sporů
Při fakturaci klientům narušují proces AP spory ohledně faktur, nesrovnalosti v dodávkách nebo platební podmínky a zhoršují vztahy s dodavateli. Bez strukturovaného procesu řešení ztrácejí týmy AP čas opakovanými jednáními s dodavateli, což zpožďuje schvalování faktur a vypořádání plateb.
Jak vytvořit silný proces řešení sporů
- Zřídit portál pro dotazy dodavatelů: Umožnit dodavatelům sledovat stav faktur a podávat námitky digitálně.
- Zřídit specializovaný tým pro řešení sporů: Pověřte specialisty na závazky, aby řešili problémy s platbami dodavatelům.
- Automatizujte sledování sporů: Používejte software k dokumentování důvodů sporů, řešení a doby odezvy.
- Standardizujte pracovní postupy při řešení sporů: Vytvořte předem definované kroky pro řešení různých typů sporů.
15. Vytvořte si silné vztahy s dodavateli pro dlouhodobý úspěch
Vaši dodavatelé jsou strategickými partnery, nejen poskytovateli služeb. Silné vztahy s dodavateli zajišťují přednostní služby, lepší platební podmínky a spolehlivé dodavatelské řetězce.
Pokud dodavatelé důvěřují vaší společnosti, je větší pravděpodobnost, že vám nabídnou slevy, prodlouží úvěr nebo sjednají výhodné platební podmínky.
Jak posílit vztahy s dodavateli
- Platby faktur včas: Včasné platby budují důvěru a zlepšují spolupráci s dodavateli.
- Jasná komunikace: Informujte dodavatele o stavu faktur, sporech a předpokládaných termínech plateb.
- Nabízejte předčasné platby, pokud je to možné: Využijte slevy za předčasné platby a prokažte finanční stabilitu.
- Spolupracujte s dodavateli během krizí: Pokud dodavatelé čelí finančním potížím, nabídněte jim flexibilní platební podmínky, abyste si udrželi dlouhodobé partnerství.
📖 Bonusové čtení: Chcete se dozvědět více o zefektivnění procesu účtování závazků? Zjistěte, jak jsou dodací listy (GRN) důležité pro zajištění bezchybných plateb a přesného sledování zásob.
Osvědčené postupy a časté chyby, kterým je třeba se vyvarovat
Zlepšení procesu účtování závazků vyžaduje pečlivé plánování, důsledné provádění a vyhýbání se nástrahám, které vedou k neefektivitě. Zde jsou osvědčené postupy, které je třeba dodržovat, aby byl zajištěn hladký provoz účtování závazků:
✅ Vytvořte přehled výkonnosti dodavatelů: Sledujte ukazatele výkonnosti dodavatelů, jako jsou termíny dodání, přesnost faktur a míra řešení sporů. Tyto informace využijte k vyjednání lepších podmínek a zlepšení spolupráce s dodavateli.
✅ Zaveďte školení dodavatelů o procesu zpracování závazků: Seznamte své dodavatele s preferovaným procesem předkládání faktur a termíny plateb. Tím se sníží počet chyb při předkládání faktur a zajistí se plynulejší pracovní postupy.
✅ Zaveďte schvalovací pracovní postupy: Přizpůsobte schvalovací pracovní postupy podle typu nebo hodnoty faktury. Například opakující se faktury můžete nasměrovat přímo k automatickému schválení, zatímco jednorázové nebo faktury s vysokou hodnotou můžete označit k ruční kontrole.
✅ Využijte prediktivní analytiku pro plánování plateb: Pomocí analytických nástrojů předpovídejte platební cykly na základě historických dat a trendů cash flow. Tím zajistíte, že platby budou vždy v souladu s potřebami likvidity.
Kromě toho se ujistěte, že se vyvarujete následujících častých chyb a vytvoříte efektivnější a účinnější proces zpracování závazků:
❗️Přehlížení zpětné vazby od dodavatelů: Pokud nepožádáte dodavatele o zpětnou vazbu ohledně problémových míst ve vašem procesu AP, může to vést k opakovaným chybám a napjatým vztahům.
❗️Rovnaké zacházení se všemi fakturami: Nesegmentování faktur podle naléhavosti nebo hodnoty vede k neefektivnímu stanovení priorit a zpožděním plateb.
❗️Zanedbávání neustálého zlepšování: Předpokládat, že váš proces AP je dostatečně dobrý bez pravidelných hodnocení a aktualizací, může vést k zastaralým pracovním postupům.
❗️Používání univerzálního systému: Pokud své nástroje a procesy pro zpracování závazků nepřizpůsobíte konkrétním potřebám své firmy, může to vést k neefektivitě a nespokojenosti uživatelů.
Myslete nad rámec efektivity: Proměňte proces zpracování závazků v motor růstu
Optimalizace procesu účtování závazků není jen o snižování nákladů nebo předcházení chybám – jde o to, aby vaše firma mohla růst chytřeji. Při hodnocení nástrojů nebo systémů se nezaměřujte pouze na automatizaci a digitalizaci.
Zvažte, jak se software integruje s vašimi stávajícími nástroji, podporuje škálovatelnost a podporuje spolupráci mezi vaším týmem a dodavateli.
V tom vyniká ClickUp. Jako platforma typu „vše v jednom“ kombinuje automatizaci, sledování v reálném čase a funkce pro spolupráci, aby vytvořila plynulé pracovní postupy přizpůsobené vašim potřebám. Od automatizace schvalování faktur po sledování KPI na přizpůsobitelných řídicích panelech – ClickUp zajistí, že budete efektivně spravovat proces AP a proměníte jej ve strategickou výhodu.
Jste připraveni převzít kontrolu nad procesem AP? Zaregistrujte se do ClickUp – je to zdarma!