Cítíte se ve svém pracovním dni jako v filmu Na Hromnice o den více? Probudíte se, vyřídíte stejné e-mailové odpovědi, ručně aktualizujete stejné tabulky a projdete další koly schvalování, jen abyste to zítra mohli udělat znovu.
Mnoho podniků uvízlo v době před internetem, kdy se opakují nudné a vyčerpávající úkoly, které snižují produktivitu a často vedou k vyhoření zaměstnanců.
Skupina Stepstone nedávno uvedla, že průměrný zaměstnanec na plný úvazek stráví přibližně 8,7 hodiny týdně opakujícími se úkoly.
Ale pozor! Ukazuje se, že přechod na automatizovaný pracovní postup není tak složitý, jak jste si mysleli! Tento článek vám ukáže, jak přesně automatizovat manuální obchodní procesy, ušetřit čas, snížit náklady a zvýšit produktivitu.
⏰ 60sekundové shrnutí
Zajímá vás, jak automatizovat manuální obchodní procesy? Zde je postup krok za krokem:
- Identifikujte: Určete opakující se, časově náročné úkoly ve vašich současných pracovních postupech.
- Rozsah: Definujte jasné cíle a vyberte správné automatizační nástroje.
- Vývoj: Navrhujte a vytvářejte automatizované pracovní postupy, které odpovídají vašim obchodním požadavkům.
- Test: Pečlivě sledujte výkonnost automatizovaných procesů a sbírejte zpětnou vazbu.
- Monitorujte: Neustále zdokonalujte a vylepšujte své automatizované pracovní postupy na základě dat a zpětné vazby.
- Spolupracujte: Zapojte do procesu svůj tým a povzbuzujte jej k poskytování zpětné vazby za účelem neustálého zlepšování.
- A nakonec nezapomeňte využít automatizační nástroje založené na umělé inteligenci, jako je ClickUp, díky nimž je automatizace bez kódování hračkou!
Porozumění manuálním procesům
Manuální procesy jsou pracovní postupy nebo úkoly prováděné bez pomoci automatizace nebo pokročilých technologií. Tyto procesy se opírají o lidskou práci, fyzické nástroje nebo základní software s minimální propojeností. Jsou obvykle náročné na pracovní sílu a vyžadují ruční zadávání dat v každé fázi, což je činí náchylnými k neefektivitě a chybám.
Mezi běžné příklady manuálních procesů patří:
- Zadávání dat: Ruční zadávání dat z papírových formulářů nebo e-mailů do tabulek nebo jiných systémů.
- Zpracování faktur: Ruční generování, odesílání a slaďování faktur bez automatizovaného fakturačního softwaru
- Schvalovací pracovní postupy: Fyzické podepisování nebo schvalování prostřednictvím e-mailu namísto digitálních, sledovatelných systémů.
- Zaškolování zaměstnanců: Shromažďování dokumentů, vyplňování formulářů a provádění orientačních školení bez centralizované platformy
- Správa zásob: Používání papírových záznamů nebo samostatných tabulek pro sledování stavu zásob a potřebného doplnění
- Plánování a přidělování úkolů: Koordinace pracovních plánů nebo přidělování úkolů prostřednictvím e-mailových řetězců nebo fyzických tabulek.
- Řízení vztahů se zákazníky (CRM): Ruční vedení záznamů o zákaznících a interakcích namísto používání softwaru CRM.
Běžné výzvy spojené s manuálními procesy
Tyto manuální procesy často vedou k překážkám, chybám a neefektivitě, které brání růstu podniku a provozní dokonalosti.
Ačkoli jsou tyto procesy nezbytné, mají tendenci ovlivňovat vaši produktivitu. Zde je několik výzev spojených s manuálními procesy.
Časově náročné
Každá firma má nudné, opakující se manuální úkoly, ať už jde o třídění e-mailů nebo přidělování denních povinností. I když se tyto úkoly samy o sobě zdají být nepodstatné, dohromady zabírají nespočet hodin, které by jinak mohly být věnovány strategickým a kreativním iniciativám.
Jen si to představte. Je 9 hodin ráno a místo toho, abyste si dali kávu a užili si nový začátek pracovního dne, jste uvězněni v koloběhu monotónní práce. To není pro nikoho zábava!
Náchylné k lidským chybám
Představte si, že schválíte fakturu v hodnotě milionu dolarů, protože někdo přehlédl desetinnou čárku – au! Ruční chyby, jako je tato, mohou vést k problematickým výsledkům, zejména v oblastech citlivých na data, jako jsou finance nebo regulovaná odvětví.
Jednoduchá překlep nebo přehlédnutí mohou zmařit projekty, narušit pracovní postupy a stát podniky jmění (nemluvě o vaší důstojnosti na týmových schůzkách).
👀 Věděli jste? Japonská společnost Mizuho Securities přišla v roce 2005 kvůli typografické chybě při obchodování s akciemi o více než 225 milionů dolarů – což je drahá připomínka toho, jak ruční zadávání dat může vést k chybám.
Vysoké náklady na pracovní sílu
Každý úkol, který vyžaduje manuální zásah, také vyžaduje pracovní hodiny, což vede k finančním výdajům. Ať už se jedná o najímání dalších zaměstnanců nebo placení přesčasů za dokončení procesů, závislost na lidské práci při opakujících se úkolech může zbytečně zvyšovat provozní náklady.
Nedostatečná standardizace
Jste připraveni na pravdivou bombu? Jedním z největších problémů, kterým manažeři čelí, je přimět všechny, aby postupovali podle stejných kroků a dosahovali konzistentních výsledků. To často vede k zmatkům a zpožděním v práci.
Bez řádných standardních operačních postupů (SOP) mohou zaměstnanci pracovat podle vlastního uvážení. Je to jako požádat pět lidí, aby uvařili stejné jídlo bez receptu. Jedno jídlo je příliš slané, druhé spálené a nikdo neví, co se pokazilo.
Ale znamená to, že jste špatný manažer? Rozhodně ne! Potřebujete jen správný proces.
Omezená škálovatelnost
Spoléhání se na manuální procesy při zpracování úkolů znamená, že vaše dostupné lidské zdroje jsou omezené.
Pokud vaše firma roste, získáváte více klientů, zpracováváte větší objemy dat nebo spravujete více zainteresovaných stran, vaše současné obchodní procesy mohou pod tlakem selhat.
Neefektivní spolupráce
Spolupráce v práci by měla být zábavná, ne jako nekonečný e-mailový tenisový zápas typu „Hele, schválil jsi to?“ a „Myslel jsem, že ty!“
Přidejte k tomu několik schůzek a zpoždění se hromadí. Výsledkem jsou nekonečné komunikační řetězce, které nevedou k efektivní komunikaci, což všechny vyčerpává a frustruje.
📮ClickUp Insight: 83 % znalostních pracovníků využívá pro komunikaci v týmu především e-mail a chat. Téměř 60 % jejich pracovního dne však ztrácejí přepínáním mezi těmito nástroji a hledáním informací.
S aplikací pro práci , jako je ClickUp, se vaše projektové řízení, zasílání zpráv, e-maily a chaty spojí na jednom místě! Je čas na centralizaci a oživení!
Výhody automatizace manuálních procesů
Všechny tyto nesrovnalosti lze vyřešit jednoduchým řešením: automatizací.
Zde je několik způsobů, jak může automatizace pomoci vašemu podnikání.
- Digitální transformace: Automatizace procesů je jako upgrade vašeho podnikání z analogového na digitální. Nahrazuje hromady papírování a ruční zadávání dat elegantními digitálními pracovními postupy.
- Ušetřete čas společnosti: Proč trávit hodiny opakujícími se úkoly, když je automatizace zvládne za pár sekund? Uvolněte čas svého týmu pro strategičtější a kreativnější práci.
- Omezte lidský zásah: Rozlučte se s neustálým mikromanagementem. Začlenění robotické automatizace procesů (RPA) do vašeho podnikání se postará o rutinní úkoly a sníží pravděpodobnost chyb.
- Zlepšete provozní efektivitu: Automatizace zjednodušuje procesy, pomáhá efektivně využívat zdroje, zrychluje úkoly, snižuje počet chyb a udržuje konzistentní pracovní postupy pro lepší celkovou efektivitu.
- Zlepšete spolupráci: Už nemusíte hledat e-maily s aktualizacemi! Automatizace centralizuje informace a usnadňuje týmům sdílení aktualizací prostřednictvím komentářů k konkrétním úkolům, takže jsou všichni vždy na stejné vlně.
- Zvyšte spokojenost zákazníků: Když ušetříte čas na úkolech, můžete se více soustředit na rozvoj kvality svého podnikání. Příkladem automatizace v oblasti zákaznických služeb jsou automatické e-maily s aktualizacemi.
Stručně řečeno, automatizace nejenže odstraňuje neefektivitu, ale celkově zlepšuje vaše podnikání.
🧠 Zajímavost: Harvard Business Review uvádí, že 60 % zaměstnanců má pocit, že automatizace zvýšila jejich produktivitu a kvalitu práce a zvýšila bezpečnost jejich pracovních míst.
Jak automatizovat manuální procesy
Jak začít s automatizací obchodních procesů? Můžete se podívat na nespočet příkladů automatizace obchodních procesů dostupných online, ale ne všechny z nich budou pro vás vhodné.
Musíte experimentovat a vytvořit jedinečný pracovní postup, který bude odpovídat vašim požadavkům. Zde je podrobný návod, který vám pomůže začít:
Krok 1: Identifikujte možnosti zlepšení procesů
Než se pustíte přímo do automatizace, udělejte krok zpět a zhodnoťte své stávající procesy. Položte si následující otázky.
- Jaký je váš současný pracovní postup?
- Které úkoly zabírají nejvíce času?
- Kolik z nich lze automatizovat?
Tyto otázky vám pomohou určit procesy, které jsou připraveny na digitální transformaci. Pro usnadnění tohoto procesu použijte nástroje pro automatizaci obchodních procesů.
ClickUp je nejlepší software pro automatizaci úkolů, který vám pomůže automatizovat obchodní procesy, spolupracovat a sledovat pokrok, a to vše na jedné platformě.
Pomocí nástrojů, jako je ClickUp Mind Maps, vizualizujte svůj pracovní postup a snadno identifikujte oblasti, které je třeba zlepšit.
💡Tip pro profesionály: Zapojte do procesu svůj tým a spolupracujte s ním v reálném čase. Potřebujete propojit své vizuální brainstormingové nápady – pomocí lepících poznámek, tvarů a spojovacích prvků – se skutečnými úkoly? Vyzkoušejte ClickUp Whiteboards a vylepšování pracovních postupů bude mnohem zábavnější!
Krok 2: Určete požadavky na automatizaci
Jakmile zmapujete neefektivnosti, je čas stanovit jasné cíle. Jaké výsledky chcete od automatizace dosáhnout? ClickUp vám umožňuje vytvářet vlastní typy úkolů, které jsou přizpůsobeny různým aspektům vašeho podnikání.
Ať už spravujete dotazy zákazníků, sledujete milníky projektů nebo zpracováváte personální procesy, můžete každý typ úkolu definovat pomocí jedinečných vlastních polí a stavů, které odrážejí jeho účel.
Pomocí vlastních polí ClickUp můžete přidat konkrétní informace relevantní pro každý typ úkolu, například rozevírací seznamy pro priority nebo vzorce pro výpočet pokroku.
📌 Příklad: Pokud sledujete kategorie marketingových projektů, můžete vytvořit rozevírací nabídku Vlastní pole s možnostmi jako „Placená média“, „Organický obsah“ a „Obsah generovaný uživateli“. Přidejte jedinečná pole pro zaznamenání důležitých podrobností, jako jsou termíny publikování nebo typy kanálů.
To pomáhá udržovat konzistentnost při zaznamenávání informací. Uložte tyto vlastní typy úkolů jako šablony pro opakované použití v celé vaší organizaci.
Přečtěte si také: Příklady automatizace pracovních postupů a případy použití
Krok 3: Rozvíjejte automatizaci
Jakmile máte definované úkoly, je čas je automatizovat! ClickUp Automations vám umožňuje nastavit opakující se úkoly a vytvořit spouštěče, které automaticky iniciují akce.
Možná si myslíte, že to vyžaduje znalosti programování. Není tomu tak! Je to jako domino – jedna akce spouští druhou v dokonalé synchronizaci, což vede k automatickému provedení i těch nejnudnějších úkolů.
📌 Příklad: Řekněme, že váš tým označí návrhový úkol jako „dokončený“. Můžete vytvořit vlastní automatizaci, která vás okamžitě upozorní na schválení a naplánuje kontrolu kvality s termínem. Tím si zachováte odpovědnost a zajistíte, že nedojde k žádnému zpoždění.
Už není třeba ručně připomínat úkoly, na které bychom mohli zapomenout. Pouhými několika kliknutími můžete eliminovat riziko zbytečných opomenutí u všech souvisejících úkolů!
Před automatizací jsme museli pokaždé, když copywriter dokončil úkol, ručně informovat nadřízené, že text je hotový. To mohlo trvat až 36 hodin. Nyní je to skvělé, protože celý tým sleduje své denní úkoly v ClickUp.
Před automatizací jsme museli pokaždé, když copywriter dokončil úkol, ručně informovat nadřízené, že text je hotový. To mohlo trvat až 36 hodin. Nyní je to skvělé, protože celý tým sleduje své denní úkoly v ClickUp.
Krok 4: Pečlivě sledujte automatizaci již v rané fázi
Jakmile bude automatizační proces spuštěn, pečlivě jej sledujte a testujte, co vašemu týmu vyhovuje.
Vyberte si z více než 15 zobrazení ClickUp a sledujte svou práci způsobem, který dává smysl pro váš tým. Použijte zobrazení seznamu pro podrobnou správu úkolů, zobrazení kalendáře pro sledování termínů a zobrazení Gantt pro zobrazení všech milníků a závislostí.
Tyto pohledy jsou zcela přizpůsobitelné, takže je můžete upravit podle svých potřeb. Úkoly můžete také filtrovat podle stavu, přidělených osob a dalších kritérií, abyste ještě více uspořádali správu svých obchodních procesů.
Kromě toho poskytují panely ClickUp přehled o vašich pracovních postupech v reálném čase a umožňují vám efektivně sledovat klíčové ukazatele výkonnosti (KPI).
Od pracovního vytížení zaměstnanců po časové plány projektů – tyto přehledové panely vám umožní mít vše pod kontrolou a automatizovat vaše obchodní reportování.
Krok 5: Optimalizujte automatizaci v průběhu času
Ačkoli je automatizace velmi pohodlná, stále vyžaduje určitou míru lidského dohledu. Nestačí ji tedy jen nastavit a zapomenout na ni.
ClickUp nabízí nejrobustnější nástroje pro automatizaci reportingu. Náš reportingový software vám umožňuje vytvářet komplexní dashboardy, které budou sloužit jako vaše řídící centrum.
Je to stejně snadné jako přidání měřicích karet a grafů, vložení dat a přizpůsobení vizuálních prvků. Můžete vidět veškerou práci na vysoké úrovni a spravovat lidi, úkoly, čas, dokumenty, vložená data a sprinty na jednom místě.
Stanovte si čtvrtletní cíle a sledujte práci každého zaměstnance na jediném dashboardu. Správa zdrojů vám pomůže vizualizovat, jak dobře využíváte svůj tým, a analýza pracovní zátěže ukazuje, jak produktivní je váš tým, a to prostřednictvím sledování dokončených úkolů.
Konečný cíl? Identifikovat, co děláte dobře, a odstranit překážky ve vašich procesech prostřednictvím efektivní automatizace. Vizualizací každého kroku vašeho pracovního postupu budete řídit efektivnější týmy a dosáhnete lepších výsledků.
📮ClickUp Insight: Nedávno jsme zjistili, že přibližně 33 % znalostních pracovníků denně posílá zprávy 1 až 3 osobám, aby získali potřebné informace. Co kdyby však všechny informace byly zdokumentovány a snadno dostupné?
S ClickUp po boku se díky automatickým aktualizacím stává přepínání mezi kontexty minulostí.
Chcete rychlý přehled o pokroku týmu, aniž byste museli procházet dashboard? Použijte ClickUp Brain, svého asistenta poháněného umělou inteligencí!
Brain má odpověď na každou otázku související s projektem, protože čerpá informace z vašeho vlastního pracovního prostoru – úkolů, poznámek z jednání a dokonce i chatových konverzací. To znamená, že dostanete pouze to, co potřebujete, bez zbytečných informací a se 100% přesností!
Můžete jej také použít k vytváření vlastních automatizací v ClickUp pomocí příkazů v přirozeném jazyce.
Bonusový krok 6: Zapojte svůj tým do neustálého zlepšování
Váš tým je vaším největším aktivem – zapojte ho! Přidávejte komentáře k úkolům, abyste získali zpětnou vazbu k automatizovaným pracovním postupům a podpořili návrhy na zlepšení.
Naplánujte si pravidelné schůzky, na kterých budete diskutovat o tom, co funguje, a vymýšlet nápady pro optimalizaci.
Vše od nápadu po implementaci a reporting se odehrává zde, v ClickUp:
- Identifikujte opakující se a časově náročné úkoly
- Ušetřete čas vytvořením šablon pro typy úkolů a pole, které odpovídají vašim obchodním potřebám.
- Spouštějte automatická oznámení a připomenutí, aby byly dodrženy všechny termíny.
- Získejte přehled o automatizacích v reálném čase.
- Produktivně spolupracujte se svým týmem a uchovávejte všechny úkoly a konverzace na jednom místě.
Díky uživatelsky přívětivému rozhraní a plně přizpůsobitelným funkcím ClickUp se konečně můžete rozloučit s těmi obávanými manuálními úkoly:
Je to skvělé pro automatizaci opakujících se procesů, zvýšení přehlednosti a odpovědnosti a upřímně řečeno, aby nebylo nutné chodit třikrát po továrně a sbírat informace od tří různých členů týmu. Myslím, že lidé to většinou používají na podporu své administrativy nebo projektů, ale my jsme to docela dobře implementovali pro digitalizaci našeho výrobního procesu.
Je to skvělé pro automatizaci opakujících se procesů, zvýšení přehlednosti a odpovědnosti a upřímně řečeno, aby se předešlo nutnosti chodit třikrát po továrně a sbírat informace od tří různých členů týmu. Myslím, že lidé to většinou používají na podporu své administrativy nebo projektů, ale my jsme to docela dobře implementovali pro digitalizaci našeho výrobního procesu.
💡 Tip pro profesionály: Nezačínejte od nuly. Chcete-li automatizaci urychlit, použijte šablony přizpůsobené vašemu odvětví, například šablony pro pracovní postupy při přijímání nových zákazníků nebo pro sledování marketingových kampaní.
Osvědčené postupy pro úspěšnou automatizaci procesů
Automatizace řízení obchodních procesů je cesta, nikoli cíl. Dodržujte tyto osvědčené postupy, abyste zajistili hladký a úspěšný přechod.
Začněte v malém
Nesnažte se automatizovat vše najednou. Začněte s jedním jasně definovaným procesem v konkrétním oddělení. To vám umožní otestovat situaci, identifikovat potenciální výzvy a vylepšit svůj přístup, než automatizaci rozšíříte na celou organizaci.
Zapojte zainteresované strany od prvního dne
Automatizace výrazně mění váš pracovní postup, proto se ujistěte, že do plánovací fáze zapojíte více zainteresovaných stran.
Díky tomu se všichni budou podílet na procesu a lépe pochopí cíle automatizace. Shromážděte podněty od zaměstnanců, manažerů a dokonce i zákazníků, abyste identifikovali problematické body a oblasti, které je třeba zlepšit.
Standardizujte proces
Před zavedením jakékoli automatizace definujte, zdokumentujte a standardizujte své procesy v celé organizaci. Tím položíte základy pro hladký a úspěšný přechod k automatizovaným pracovním postupům.
Zvažte vytvoření a zavedení standardních operačních postupů (SOP) pro všechny klíčové procesy, aby i nováček mohl platformu používat s minimální manuální pomocí.
Proveďte rozsáhlé testování
Před finálním zavedením automatizované pracovní postupy důkladně otestujte. Po implementaci pečlivě sledujte výkonnost. Sledujte klíčové ukazatele, jako je doba zpracování, míra chybovosti a spokojenost zákazníků.
To vám umožní rychle identifikovat a řešit jakékoli problémy a zajistit, že automatizace přinese očekávané výsledky.
Začleňte umělou inteligenci
Umělá inteligence může výrazně zlepšit vaše automatizační úsilí. Využijte ji tedy co nejvíce, aby vám usnadnila život. Prozkoumejte řešení založená na umělé inteligenci pro analýzu dat, prediktivní modelování a úkoly v oblasti zákaznických služeb.
Pomůže vám identifikovat vzorce, činit informovanější rozhodnutí a personalizovat zákaznické zkušenosti.
Zachovejte lidský dohled
Ačkoli automatizace může výrazně snížit lidský zásah, je důležité zachovat určitou míru lidského dohledu. Některé úkoly budou vždy vyžadovat lidský úsudek, kreativitu a kritické myšlení.
Vyvažte automatizaci s lidským dohledem, abyste zajistili co nejlepší výsledky.
Dodržováním těchto osvědčených postupů můžete maximalizovat výhody automatizace procesů, zlepšit efektivitu pracovních postupů a úspěšně přejít na automatizaci, aniž byste byli zahlceni technologickou stránkou věci.
Osvoboďte se od papírování s ClickUp
Opakující se úkoly jsou jako malé kamínky v botách – zpočátku je snášíte, ale postupem času vás frustrují a zpomalují. Vzpomínáte si na ten pocit, když se vám konečně podaří tyto kamínky vyndat? Takový je pocit z automatizace.
Ale proč byste si pro automatizaci měli vybrat právě ClickUp?
Jedná se o špičkovou platformu pro automatizaci procesů s přizpůsobitelnými automatizacemi, řídicími panely a inteligentním asistentem AI. Je to váš klíč k plynulejším pracovním postupům, spokojenějším týmům a spokojeným zákazníkům. Proč se tedy spokojit s monotónností, když inovace jsou jen pár kliknutí daleko?
Je to docela jednoduché. Začněte v malém, zapojte svůj tým a postupně provádějte úpravy. Než se nadějete, budete se divit, jak jste bez automatizace vůbec mohli fungovat.
Jste připraveni na automatizaci? Zaregistrujte se nyní a získejte bezplatný účet ClickUp!