Špatná kvalita dat stojí podniky v průměru 13 milionů dolarů ročně v podobě ztracených příležitostí a promarněných zdrojů. 📉
Proč tomu tak je? Obchodní zástupci často tráví část svého dne bojem s nesprávnými kontaktními údaji, duplicitními záznamy a chybějícími informacemi, místo aby uzavíraly obchody.
Právě v tomto ohledu může správná správa CRM systému znamenat velký rozdíl. ✨
Ačkoli termín „hygiena CRM“ může znít jako proces čištění softwaru, ve skutečnosti se jedná o udržování čistých a spolehlivých údajů o zákaznících v celém vašem CRM systému. To vede k lepší kvalitě údajů, což zase pomáhá týmům činit rozhodnutí založená na údajích, která pozitivně ovlivňují prodejní výkonnost a úspěch zákazníků.
Projděme si správu CRM a stanovme některé osvědčené postupy, které můžete dodržovat, abyste optimalizovali svůj CRM systém.
🏆 Bonus: Prozkoumáme také, jak vám ClickUp může pomoci implementovat tyto osvědčené postupy díky svým funkcím!
⏰ 60sekundové shrnutí
👉 Špatná správa CRM je výsledkem problémů, jako jsou chyby při ručním zadávání dat, duplicitní záznamy, neúplné profily, nekonzistentní formátování a zastaralé informace.
👉 Tyto problémy vedou k plýtvání zdroji, neúspěšným marketingovým kampaním, nepřesným prognózám prodeje a poškození vztahů se zákazníky.
👉 Udržování CRM hygieny zahrnuje pravidelné audity dat, standardizované protokoly pro zadávání dat, automatizaci opakujících se úkolů a řízení přístupu na základě rolí, aby byla zajištěna přesnost dat.
👉 ClickUp pomáhá zefektivnit správu CRM automatizací kontrol kvality, centralizací komunikace se zákazníky a integrací s jinými platformami pro plynulou správu dat.
👉 Čisté CRM systémy zlepšují rozhodování, zvyšují cílení na zákazníky a chrání reputaci vaší společnosti – a to vše při současném zvýšení celkové efektivity.
Co je to správné používání CRM?
Nepořádný dashboard s roztroušenými poznámkami, náhodnými soubory a nesprávnými údaji o zákaznících – tak vypadá neorganizovaný CRM systém. 😣
Stejně jako udržování pořádku na pracovišti vám pomáhá lépe fungovat, čistá data CRM umožňují prodejním týmům (a dalším souvisejícím týmům) mít vždy po ruce správná data.
A tím se dostáváme k našemu tématu! ✅
Hygiena CRM se týká udržování čistých, přesných a aktuálních dat ve vašem systému pro správu vztahů se zákazníky. Často zahrnuje odstranění zbytečných dat, jako jsou staré e-mailové adresy, zastaralé poštovní adresy, neúplné záznamy a duplicitní kontakty z vaší databáze. 🤝
Tento koncept má dva pilíře: kvalitu dat a hygienu dat. Je to podobné jako organizování kancelářského prostoru, nikoli provádění auditu pracoviště.
Údržba dat se zaměřuje na opravu chyb a čištění informací, zatímco kvalita dat zahrnuje hodnocení, zda data splňují konkrétní standardy. 💯
Když vaši obchodní zástupci čistí svůj seznam kontaktů (hygiena dat), mohou smazat staré vizitky a aktualizovat telefonní čísla. Při kontrole kvality dat však posoudí, zda jsou tyto kontakty správně kategorizovány, zda je bodování potenciálních zákazníků přesné a zda tyto informace pomáhají posunout obchodní jednání vpřed.
📌 Příklad: Databáze e-mailového marketingu se přirozeně každoročně zmenšují o více než 20 %, protože lidé mění zaměstnání, stěhují se nebo aktualizují své kontaktní údaje. Pravidelné čištění dat pomáhá udržovat přesné profily zákazníků, což marketingovým týmům pomáhá vyhnout se oslovování nesprávného publika.
Proč je správná údržba CRM dat důležitá
Každý rok je 35 milionů telefonních čísel přiřazeno novým uživatelům.
Jaký to má dopad?
Nekvalitní data mají dominový efekt, který způsobuje problémy profesionálům v oblasti prodeje. Databáze pro e-mailový marketing začínají chátrat. Marketingové týmy plýtvají zdroji na zastaralé kontakty, zatímco obchodní manažeři přijímají rozhodnutí na základě nepřesných prognóz.
Důsledná údržba CRM (zejména jeho komponent ) promění vaši databázi z neuspořádaného systému na dobře organizovaný digitální pracovní prostor.
📌 Příklad: Dobře udržovaná databáze CRM přináší několik měřitelných výhod.
- Prodejní týmy uzavírají obchody rychleji díky přesným kontaktním informacím.
- Marketingové kampaně oslovují správné publikum ve správný čas
- Týmy pro správu výnosů vytvářejí spolehlivé prognózy na základě čistých dat.
Kromě efektivity chrání správná správa CRM také reputaci vaší společnosti. Zasílání gratulačních e-mailů k povýšení někomu, kdo před rokem odešel ze společnosti, nebo oslovování vedoucích pracovníků nesprávnými pracovními pozicemi poškozuje důvěryhodnost. 🙌
Když týmy prodeje a marketingu pracují s čistými daty, budují silnější vztahy se zákazníky.
Finanční dopad udržování dobré hygieny CRM také hovoří za vše. Společnosti, které používají nepřesná B2B data, riskují nejen ztrátu příležitostí, ale také potenciální zařazení na černou listinu domén z důvodu nadměrného počtu vrácených e-mailů. Ztracení potenciální zákazníci, ztracené příležitosti, v konečném důsledku nižší tržby a prodej.
🔗 Přečtěte si také: Příklady nejlepšího CRM softwaru a jejich použití pro zvýšení produktivity
Běžné příčiny špatné hygieny v CRM
Stejně jako barista, který během špičky zamění objednávky, i CRM systémy mohou být z různých důvodů nepřehledné a zmatené. Níže uvádíme hlavní důvody, proč se data CRM někdy mohou pokazit.
- Chyby při ručním zadávání dat: Tyto chyby jsou hlavním důvodem špatné hygieny CRM. Když obchodní zástupci spěšně zadávají informace mezi hovory, jednoduché překlepy změní „john. doe@gmail. com“ na „john. doe@gmail. cmo“, což vede k selhání komunikace a ztrátě příležitostí.
- Duplicitní data: To je další velká bolest hlavy – představte si dva samostatné profily vytvořené pro stejného zákazníka, které rozdělují cenné informace do více záznamů.
- Neúplná data: Vytváří mezery v profilech zákazníků, podobně jako u puzzle, ve kterém chybí spojovací dílky.
- Chybějící data: K tomu často dochází, když členové týmu v rušných obdobích vynechávají vyplňování určitých polí, takže v profilech chybí telefonní čísla, pracovní pozice nebo informace o společnosti.
91 % podniků trpí chybami v datech ve svých CRM systémech, což ukazuje, jak univerzální je tento problém. Nechcete skončit s těmito chybami? Zde je 5 opatření pro zabezpečení dat, která by měl přijmout každý profesionální tým, aby mohl fungovat bez problémů. ✅
Výše uvedené problémy se ještě zhoršují zastaralými informacemi.
Společnosti mění adresy, lidé mění zaměstnání a telefonní čísla se přepisují. Bez pravidelných aktualizací se váš CRM systém stane jako starý telefonní seznam – plný čísel, která již nefungují. Datové silo přidává další vrstvu složitosti, když různá oddělení udržují oddělené, často protichůdné záznamy o zákaznících.
Všechny tyto nešťastné nehody vedou k nedostatečné správě CRM, což podniky stojí miliony dolarů ročně.
Řešení? Následuje několik osvědčených postupů, které řeší hlavní příčiny špatné správy CRM a zabraňují jejich výskytu.
🔗 Přečtěte si také: Jak úspěšně implementovat CRM systém
Osvědčené postupy pro správu dat v CRM
1. Stanovte jasné pokyny a omezení ✅
Zásady správy dat fungují jako pravidla vašeho CRM. Vytvořte standardizované formáty pro telefonní čísla, adresy a názvy společností.
Například se rozhodněte, zda telefonní čísla budou obsahovat předvolby zemí nebo zda názvy společností budou používat „Inc.“ nebo „Limited“. Když se všichni řídí stejnými pravidly, data zůstávají konzistentní a čistá.
2. Provádějte pravidelné audity dat ✅
Naplánujte si měsíční kontroly kvality dat, podobně jako údržbu serveru. Zkontrolujte úplnost, přesnost a relevanci kontaktních záznamů. Obohaťte svá CRM data odstraněním nebo aktualizací zastaralých informací, sloučením duplicitních záznamů a ověřením kritických datových bodů. Pravidelné audity pomáhají identifikovat vzorce úbytku dat a oblasti, které vyžadují okamžitou pozornost.
3. Standardizace a zadávání dat ✅
Zaveďte jednotné standardy pro zadávání dat ve všech týmech. Pokud je to možné, vytvořte rozevírací nabídky namísto polí pro volný text.
Například standardizujte názvy pracovních pozic, abyste zabránili tomu, že vaše databáze bude zaplněna různými variantami, jako jsou „Chief Marketing Officer“, „CMO“ a „Marketing Chief“. Nastavte povinná pole, abyste mohli konzistentně zaznamenávat základní informace.
🔗 Přečtěte si také: Správa dat: osvědčené postupy pro implementaci
4. Automatizace a integrace ✅
Nechte technologii zvládnout opakující se úkoly. Používejte webové formuláře, které automaticky formátují data před zadáním.
Propojte svůj CRM systém s e-mailovými systémy, aby se kontaktní údaje aktualizovaly automaticky. Když zákazníci aktualizují své údaje prostřednictvím vaší webové stránky, CRM systém by měl tyto změny zohlednit bez nutnosti ručního zásahu.
V roce 2023 čelily americké společnosti pokutám IRS ve výši 7 miliard dolarů kvůli nesprávnému vykazování dat. Podívejte se na našeho průvodce jak vytvořit CRM reporty pro váš prodejní tým . 🙌
5. Správa duplicit ✅
Bojujte proti duplicitním záznamům pomocí automatizovaných detekčních nástrojů. Nastavte pravidla pro porovnávání na základě e-mailových adres, telefonních čísel nebo názvů společností.
Když se objeví potenciální duplikáty, pověřte člena týmu, aby záznamy pečlivě zkontroloval a sloučil, místo aby je hromadně mazal.
6. Řízení přístupu na základě rolí ✅
Ne každý musí upravovat všechno. Obchodní zástupci možná potřebují aktualizovat kontaktní údaje, zatímco marketingové týmy vyžadují přístup k údajům o kampaních. Definujte jasné role a oprávnění, abyste zabránili náhodným úpravám dat. Když může kritická pole upravovat méně lidí, integrita dat se přirozeně zlepší.
📌 Příklad: V maloobchodním prostředí může personál skladu kontrolovat stav zásob, ale prodejní tým může pouze prohlížet podrobnosti o produktech. Tímto způsobem mohou změny provádět pouze oprávněné osoby, což pomáhá omezit chyby a udržovat přesné informace o produktech.
7. Podporujte transparentnost a spolupráci ✅
Vytvořte zpětnou vazbu mezi týmy. Obchodní zástupci, kteří narazí na zastaralé informace, by měli mít jasný postup, jak na ně upozornit.
Marketingové týmy, které objeví nové informace o zákaznících, by je měly systematicky sdílet. Když všichni přispívají k čistotě dat, prospívá to celé organizaci.
🔗 Přečtěte si také: Strategie CRM: 10 strategií CRM pro řízení vašeho podnikání
Zlepšete správu CRM s ClickUp
Možná si teď říkáte, že zpracování všech těchto monotónních dat rozhodně není úkol pro jednu osobu a už vůbec ne pro jednu platformu.
Ale co kdyby existovala platforma, která by měla všechny funkce, které potřebujete k udržení správného fungování CRM? Právě zde přichází na řadu ClickUp.
Zrekapitulujme si, co chceme: čistá, organizovaná a sledovatelná data pro funkční CRM systém. ClickUp splňuje všechny tyto požadavky. ✅
Za prvé, ClickUp Automations automatizuje opakující se úkoly, jako je vyhledávání duplicitních záznamů a aktualizace kontaktních informací.
💡 Tip pro profesionály: Obchodní zástupce, který si uvědomí, že strávil hodiny slučováním duplicitních profilů zákazníků, může pomocí ClickUp Automations tento proces zjednodušit a uvolnit si tak čas, aby se mohl soustředit na skutečný prodej.
Další krok: organizace. Myslete na složky, seznamy a vlastní zobrazení, které vám poskytnou 360stupňový pohled na vaše projekty a úkoly.
ClickUp poskytuje výkonné zobrazení ClickUp – od Kanban tabulek po seznamová zobrazení – což vašemu týmu umožňuje přizpůsobit si pracovní postupy. Například prodejní týmy mohou vizualizovat celý prodejní proces pomocí Kanban tabulek, což usnadňuje sledování stavu jednotlivých obchodů a zabraňuje duplicitám.
Ale jak můžete s tolika obchodními příležitostmi a metrikami rozptýlenými po pracovním toku vašeho týmu zajistit, že vám neuniknou důležité úkoly a detaily?
ClickUp Tasks hraje v tomto procesu významnou roli, protože centralizuje všechny úkoly v organizaci, umožňuje nastavit termíny a přiřazovat úkoly členům týmu.
🏆 Bonus: S ClickUp Tasks můžete snadno propojit cíle, myšlenkové mapy, soubory a další dokumenty, aby všichni měli vždy k dispozici nejnovější data. Už žádné zmeškané důležité termíny!
Ale co jsou data bez sledování pokroku? ClickUp má samozřejmě řešení i pro tento případ.
Ať už sledujete prodejní aktivity nebo spravujete údaje o klientech, ClickUp Dashboards poskytuje přehled v reálném čase a obsahuje více než 50 přizpůsobitelných widgetů.
Prodejní týmy mohou pomocí ClickUp Dashboards sledovat celoživotní hodnotu zákazníků, měřit kvalitu dat a činit informovaná rozhodnutí z jedné obrazovky.
Líbí se vám tyto funkce? Existuje snadný způsob, jak je všechny vyzkoušet pomocí šablony CRM od ClickUp.
Tato šablona je kompletní sadou nástrojů pro efektivní správu vztahů se zákazníky. Prodejní týmy mohou sledovat potenciální zákazníky prostřednictvím přizpůsobitelných pipeline, zatímco marketingové týmy organizují kontaktní informace v jednom centrálním hubu.
👀 Poznámka: Při výběru CRM se ujistěte, že je kompatibilní s vašimi stávajícími pracovními postupy. Jednou z užitečných funkcí, na kterou byste se měli zaměřit, je počet integrací, které CRM systém podporuje (čím více, tím lépe).
ClickUp vám i v tomto ohledu pomůže. ClickUp Integrations podporuje více než 1 000 aplikací.
📌 Příklad: Zde je scénář, jak vám tyto integrace mohou pomoci: Chcete-li zachovat konzistentnost dat ve všech nástrojích, použijte integrace ClickUp s HubSpot a Zapier. Jakékoli aktualizace, které provedete na jednom místě, se automaticky zobrazí všude jinde. Máte videohovor s klientem? Použijte integraci ClickUp se Zoomem k nastavení hovorů a jejich snadnému uložení do kalendáře Google. To je ale pohodlí!
ClickUp se snadno integruje s dalšími oblíbenými nástroji v oboru, jako jsou Salesforce, Zendesk, Zoho CRM, Pipedrive a Freshworks.
Chcete se dozvědět více o tom, jak ClickUp kombinuje správu CRM s rutinními úkoly a projekty? 🤔 Podívejte se na náš seznam 10 nejlepších softwarových systémů pro správu zákaznických databází a jak kombinovat CRM a správu projektů – vše v jednom CRM softwaru . ” 👍
Výzvy a řešení při udržování CRM hygieny
Pravděpodobně chápete, jak důležité je pro vaši firmu udržovat správnou správu CRM. Ale buďme upřímní – je to snazší říct než udělat.
Problémy, jako jsou neúplná data nebo zastaralé záznamy, se mohou vplížit a způsobit chaos, pokud se s nimi nezabýváte včas. Jaké jsou tedy běžné překážky a jak je můžete překonat? Pojďme si to rozebrat:
Výzva 1: Neúplná data 💢
Vezměme si například Alexe, obchodního zástupce pracujícího na dálku, který po každém hovoru s klientem pečlivě aktualizuje svůj CRM systém. Všiml si však, že v některých záznamech chybí důležité údaje, jako například preferovaný způsob kontaktu klienta. Neúplná data často vedou k nedorozuměním a promarněným příležitostem.
🎉 Řešení: Zavedení standardizovaného kontrolního seznamu pro zadávání dat.
Tím, že Alex zajistí, aby byla před uložením záznamu vyplněna všechna nezbytná pole, může udržovat čistá data CRM a vyhnout se úskalím špatné hygieny dat.
Výzva 2: Nepořádek v datech 💢
Kevin, analytik prodeje, se potýká s nesprávným „hromaděním dat“. Jeho CRM je zaplněno potenciálními zákazníky z před pěti let, kteří se od své první interakce již neozvali.
Tyto zastaralé informace zkreslují prognózy prodeje a plýtvají úložnými zdroji.
🎉 Řešení: Zahrnuje nastavení automatických pravidel archivace. Pravidla jako tato označují neaktivní kontakty po 18 měsících, což týmům umožňuje znovu je aktivovat nebo archivovat, aby byla databáze přehledná a použitelná.
Výzva 3: Nesprávné formátování 💢
Arvindův problém, i když bez zbytečných ozdob, je velmi časově náročný. Polovina jeho týmu používá „Spojené státy“, zatímco ostatní píší „USA“ nebo „U. S. A.“ do polí pro lokalitu.
Nekonzistentní formátování způsobuje chaos při pokusu o segmentaci zákazníků podle regionu.
🎉 Řešení: Vytvoření standardizovaných rozevíracích nabídek pro pole s umístěním může jeho problém snadno vyřešit.
Odstranění odchylek mu poskytne správné, kategorizované kontakty, kterým může nabídnout své služby a uzavřít obchody.
🔗 Přečtěte si také: 12 bezplatných šablon CRM v Excelu, Google Spreadsheets a ClickUp
Vyčistěte své CRM procesy pomocí ClickUp
Pamatujte, že správná správa CRM není jednorázová hloubková údržba, ale průběžný proces, který vyžaduje zapojení všech členů týmu.
Automatizace a nástroje jsou sice užitečné pro udržování správného fungování CRM, ale i ty nejlepší systémy mohou selhat bez správné komunikace v týmu.
Právě v tomto ohledu vyniká ClickUp jako perfektní nástroj pro všechny vaše potřeby v oblasti CRM. S ClickUp má váš tým k dispozici širokou škálu nástrojů a funkcí pro udržování přesných údajů o zákaznících, zefektivnění pracovních postupů a dosažení lepších prodejních výsledků.
Jste připraveni něco změnit? Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes a dosáhněte cílů svého týmu! ✅