Jak provést úspěšnou analýzu projektu [kroky, výhody a chyby, kterým je třeba se vyhnout]

Dokončení projektu je skvělý pocit! Vy a váš tým jste odvedli spoustu tvrdé práce a dosáhli jste výsledku.

Teď je čas si oddechnout. 😮‍💨 Ale počkejte, ještě zbývá jedna práce: postmortální analýza projektu.

Bez zpětného hodnocení přicházíte o příležitost pochopit, co se pokazilo a dokonce i co se povedlo. Došlo v týmu ke zpoždění úkolů? Došlo k překročení rozpočtu nebo nedostatku zdrojů?

Pokud se nyní nezabýváte základními problémy, pravděpodobně se s nimi setkáte znovu při svém příštím projektu.

Jak tedy provést efektivní post mortem? Nebojte se, v tomto článku vám to vysvětlíme. Než se pustíme do jednotlivých kroků, pojďme si nejprve vysvětlit, co je to post mortem a jaké jsou jeho výhody.

Porozumění projektové analýze

Pro mnoho společností končí životní cyklus projektového řízení dosažením milníků a předložením výsledků.

Problém je v tom, že mnoho týmů vynechává jeden důležitý krok – hodnocení výzev a úspěchů projektu. Analýza vám pomůže identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit, abyste mohli nastavit laťku pro svůj příští projekt ještě výš.

Co je to postmortální analýza projektu?

Analýzu projektu si představte jako debriefing týmu po velké události, kde svoláte klíčové zúčastněné strany, aby společně zhodnotily průběh projektu.

Stejně jako si v prosinci sednete s deníkem a zamyslíte se nad vzestupy a pády celého roku, postmortální schůzka vám umožní oslavit úspěchy projektu a poučit se z chyb.

Poskytuje příležitost k brainstormingu nápadů a zdokumentování osvědčených postupů, které vám mohou pomoci s připravovanými projekty a zlepšit budoucí výsledky.

Výhody provedení postmortální analýzy projektu

Studie o postmortálních analýzách IT projektů odhaluje, že „postmortální analýza není v procesu řízení IT projektů běžnou praxí“.

Možná si myslíte, že postmortální analýzy jsou jen dalším úkolem na vašem již tak plném seznamu úkolů, zejména pokud máte v plánu nové projekty.

Ale jejich provádění se vyplatí. Zde je několik výhod:

1. Najděte chyby a poučte se z nich

Každý projekt, bez ohledu na to, jak úspěšný je, má své překážky. Postmortální analýzy vám poskytují čas na reflexi toho, co se pokazilo a proč. Když si uděláte čas na zhodnocení chyb, ať už se jedná o nedodržení termínů, selhání komunikace nebo neočekávané překážky, získáte cenné ponaučení.

Postmortální analýzy umožňují projektovým manažerům, týmům a organizacím vyhodnotit minulé zkušenosti a poučit se z nich.

Klíčem je klást správné otázky:

2. Zlepšete efektivitu týmu

Projektový tým může pracovat rychleji a efektivněji, protože analyzoval, kde a jak lze zkrátit čas, aby se zabránilo zpoždění dodání projektu. Můžete identifikovat úzká místa, neefektivnosti a procesy, které tým zpomalovaly.

Řekněme, že projekt trval déle, než se očekávalo, kvůli zpožděním při schvalování. V postmortální analýze můžete analyzovat, proč schvalování trvalo tak dlouho – možná byl proces příliš komplikovaný nebo členové projektového týmu neměli jasno v tom, co je potřeba. Na základě toho můžete zjednodušit schvalovací proces pro budoucí projekty, ušetřit čas a vyhnout se podobným zpožděním.

3. Zvyšte morálku týmu

Postmortální analýzy nejsou jen identifikací chyb a analýzou jejich příčin. Uznáváte a oceňujete úsilí týmu a pomáháte členům týmu rozpoznat jejich nedostatky v podpůrném prostředí, kde se nikdo nesoudí.

Díky tomu se schůzka nebude jevit jako „hledání viníka“, ale spíše jako cenná zkušenost, ze které se lze poučit.

Pokud například váš tým úspěšně splnil termíny navzdory náročnému rozsahu projektu, věnujte čas ocenění tohoto úspěchu. Zdůraznění malých vítězství, jako je kreativní řešení problémů nebo dosažení klíčového milníku, posiluje kulturu uznání.

Když se členové týmu cítí oceněni, jsou více zapojení a motivovaní, což zajišťuje lepší spolupráci v budoucích projektech.

4. Podporujte neustálé zlepšování

Analýzy projektů jsou systematickým přezkoumáním výsledků projektu s cílem identifikovat slabá místa a oblasti, kde lze procesy vylepšit, aby v budoucnu přinesly lepší výsledky.

Předpokládejme, že zjistíte, že časté poruchy komunikace vedly ke zpoždění realizace projektu a nedodržení termínů. Projednejte tyto problémy na postmortální schůzce, abyste stanovili komunikační kanály a pokyny.

Nyní, když rozumíte výhodám postmortální analýzy projektu, pojďme se krátce podívat na účastníky takových schůzek.

Kdo by se měl účastnit postmortální analýzy projektu?

Analýzy po skončení projektu obvykle zahrnují všechny klíčové zúčastněné strany, včetně projektových manažerů, členů týmu, dodavatelů, klientů, odborníků na danou problematiku a technických vedoucích. Zde je několik důvodů, proč je potřebujete:

Navíc můžete do schůzky zapojit i nepřímé členy týmu, abyste získali různé pohledy a sdíleli cenné poznatky o standardních procesech projektu.

Jak provést úspěšnou analýzu projektu?

Nejúčinnější zpětné analýzy jsou dobře strukturované a zaměřené na praktické výsledky.

Vytvoření jasného procesu zpětné analýzy nemusí být nijak složité – jde o to připravit podmínky pro upřímné diskuse a zlepšení procesů.

Především si stanovte program schůzky.

Může to být „Porovnání cílů projektu s skutečnými výsledky“ nebo „Vyhodnocení překážek v pracovním postupu a návrh strategií optimalizace“. Program vaší následné analýzy může také zahrnovat kompletní revizi projektu – od plánování po realizaci. Poté postupujte podle těchto kroků:

Krok 1: Naplánujte schůzku a pozvěte klíčové zúčastněné strany

Máte připravený program schůzky a seznam účastníků?

Skvělé! Nyní vyberte termín pro postmortální schůzku co nejdříve po dokončení projektu, aby byly podrobnosti ještě čerstvé.

Naplánujte schůzku a sdílejte svůj kalendář veřejně, aby všichni měli k dispozici aktuální informace o schůzce. Vytvořte opakující se schůzky k analýze a nastavte si připomenutí, abyste žádnou z nich nezmeškali.

S kalendářem ClickUp můžete sdílet svůj kalendář veřejně nebo prohlížet kalendáře členů svého týmu a najít vhodný termín schůzky. Umožňuje vám také vytvářet připomenutí událostí, abyste nezmeškali schůzky po skončení projektu.

Jakmile naplánujete schůzku, rozešlete všem účastníkům pozvánky spolu s programem schůzky. ClickUp Meetings vám pomůže spravovat programy schůzek, nastavovat úkoly, vytvářet kontrolní seznamy a mnoho dalšího. Místo toho, abyste jmenovali lidského asistenta schůzky, můžete snadno pořizovat poznámky, dokumentovat podrobnosti a upravovat a organizovat poznámky ze schůzky pomocí AI.

Krok 2: Připravte časový plán projektu a klíčové metriky

Po naplánování schůzky je čas se na postmortální analýzu připravit.

Vytvořte podrobný časový plán projektu a sepište seznam základních výkonnostních metrik, které je třeba sledovat. To poskytne kontext pro diskusi na schůzce, protože účastníci budou mít rychlý přístup k důležitým detailům, jako jsou milníky projektu, termíny a výstupy.

Definujte metriky, které chcete vyhodnotit. Zde je několik projektových metrik, které můžete sledovat:

Pro usnadnění práce použijte šablony post mortem analýzy projektu. Tyto šablony vám ušetří čas tím, že vám pomohou nastavit post mortem průzkumy, provést analýzu příčin, zkontrolovat sprinty, shromáždit zpětnou vazbu a spravovat celou post mortem analýzu projektu.

Například šablona ClickUp Project Post Mortem Template usnadňuje shromažďování zpětné vazby od všech zúčastněných stran. Pomůže vám poučit se z chyb, najít oblasti, které je třeba zlepšit, a efektivněji naplánovat další projekt.

Stáhnout tuto šablonu

Pomocí této šablony můžete:

Například šablona Zobrazení vstupního formuláře pomáhá shromažďovat zpětnou vazbu od zúčastněných stran. Zobrazení nevyřízených úkolů vám umožňuje sledovat nevyřízené úkoly a pomocí Zobrazení stavu můžete sledovat průběh projektu. Nabízí také vlastní stavy, jako je Vyšetřování, Nový záznam, Vyřešeno a Nevyřešeno, které vám pomohou sledovat stav každého úkolu.

Krok 3: Shromážděte zpětnou vazbu od týmu prostřednictvím průzkumů nebo rozhovorů

Dalším krokem je zaslání dotazníků všem účastníkům a provedení rozhovorů s nimi za účelem získání zpětné vazby k projektu a procesům.

🌟 Položte ano-ne otázky, abyste zjistili, zda byly dodrženy plány projektu. Například:

🌟 Přidejte do průzkumu otevřené otázky nebo je položte během rozhovoru, abyste získali různé názory členů týmu. Například:

🌟 Dále můžete zahrnout subjektivní otázky, abyste získali odpovědi na zkušenosti členů týmu. Například:

Takové průzkumy vám pomohou identifikovat běžné vzorce a překážky, které je třeba během schůzky řešit.

Vytvořte podrobné průzkumy pomocí formulářů ClickUp a získejte potřebná data. Formuláře obsahují několik typů polí, která vám umožní zaznamenat jak kvantitativní, tak kvalitativní data – od dlouhých textů po kontakty a hodnocení.

Krok 4: Podpořte otevřenou a upřímnou diskusi

Jakmile obdržíte odpovědi z průzkumu, jste připraveni na schůzku.

V den schůzky podporujte upřímné rozhovory, aniž byste se odchýlili od programu schůzky. Zajistěte, aby účastníci bez váhání sdíleli své myšlenky.

Co dělat:

🙌 Vytvořte bezpečné prostředí bez kritiky, které podpoří důvěru mezi zúčastněnými stranami a povzbudí je, aby bez váhání sdílely své názory.

🙌 Začněte tím, co se povedlo, abyste nastolili pozitivní atmosféru a účastníci se cítili pohodlně, aby později mohli sdílet konstruktivní zpětnou vazbu.

🙌 Aktivně naslouchejte, reagujte uvážlivě a respektujte názory ostatních.

🙌 Zaměřte se na procesy, nikoli na lidi. Například řekněte: „Musíme zlepšit naše strategie časového harmonogramu“ místo „X a Z způsobily zpoždění“.

🙌 Připomeňte účastníkům, že cílem je učení a zlepšování, nikoli kritika nebo obviňování.

🙌 Proberte několik důležitých témat během jedné schůzky, abyste účastníky nepřetěžovali.

🙌 Vyhraďte si dostatek času na každé téma diskuse, aby se účastníci mohli zapojit.

Můžete použít ClickUp Docs k zaznamenání poznatků z postmortálních schůzek k projektu nebo k sepsání pravidel pro postmortální schůzky. Dokument můžete snadno upravovat s členy svého týmu v reálném čase a sdílet jej s ostatními.

Můžete také přiřazovat komentáře a akční položky a zároveň zajistit kontrolu přístupu.

Vyzkoušejte ClickUp Docs

ClickUp Chat může usnadnit diskuse o postmortální analýze projektu tím, že centralizuje veškerou komunikaci související s projektem. Můžete podrobně zkontrolovat výsledky a výzvy projektu a synchronizovat úkoly a dokumenty projektu.

A to nejlepší? Můžete okamžitě reagovat na zpětnou vazbu tím, že důležité zprávy převedete na úkoly.

Umožňuje vám také vytvořit samostatné kanály pro každý projekt, abyste se vyhnuli zmatkům a mohli efektivně provádět postmortální analýzu projektu. To znamená, že nemusíte přepínat mezi záložkami, abyste zkontrolovali úspěchy nebo neúspěchy projektu.

Krok 5: Analyzujte data, abyste identifikovali vzorce a poučení

Řekněme, že jste provedli průzkum mezi členy svého týmu a rozhovory s klienty a dodavateli, abyste zjistili jejich zkušenosti s projektem. Dalším krokem je analýza všech odpovědí a diskusí z jednání, abyste identifikovali opakující se problémy a úspěchy. Nejprve shromážděte relevantní data, abyste získali jasný obraz o projektu.

Systematicky analyzujte data, abyste identifikovali oblasti, které vyžadují vaši pozornost. Může se jednat například o:

Pokud například více členů týmu, klientů a dodavatelů diskutovalo o zpožděních při přijímání nejnovějších aktualizací projektu, mohlo by to signalizovat potřebu robustnějšího plánu, který podrobně popisuje frekvenci a kanály komunikace. To pomůže zabránit poruchám komunikace a zpožděním v budoucích projektech.

Pomocí přizpůsobitelných panelů ClickUp Dashboards můžete vizualizovat data pomocí srozumitelných koláčových a sloupcových grafů, grafů, ukazatelů průběhu a dalších prvků.

Vyzkoušejte panely ClickUp

S pomocí panelů ClickUp můžete:

Krok 6: Zaznamenejte zjištění do komplexní zprávy

Shromážděte všechny poznatky z analýzy a začněte sestavovat komplexní zprávu, která bude obsahovat:

⚠️ Výzvy: Konkrétní problémy, jejich příčiny a dopad

🏆 Úspěchy: Úspěšné strategie, které stojí za to napodobit

🚧 Rizika: Potenciální překážky pro budoucí projekty

📝 Hlavní body: Získané zkušenosti a praktické poznatky

🚀 Vylepšení: Jasná a praktická doporučení pro další kroky

Abyste ušetřili čas a úsilí, použijte reportovací panely, které vám pomohou prezentovat zjištění srozumitelným způsobem. Můžete snadno:

Kromě toho můžete použít šablony zpráv po skončení akce, abyste snadno provedli analýzu projektu a zdokumentovali své závěry z jednání.

Krok 7: Sdílejte zprávu a implementujte proveditelná doporučení

Nakonec sdílejte závěrečnou analýzu se všemi zúčastněnými stranami projektu. Uspořádejte krátkou schůzku, abyste prodiskutovali zjištění projektu, získali praktické poznatky a navrhli zlepšení. Jakmile naplánujete zlepšení, delegujte úkoly k implementaci změn v procesu projektu a sledujte jejich časový harmonogram pomocí šablony Ganttova diagramu v ClickUp.

Navíc od příštího projektu můžete použít zprávy o stavu projektu, abyste klíčovým zúčastněným stranám poskytli přehled o aktuálním stavu projektu. To vám pomůže udržet všechny informované o postupu a proaktivně identifikovat a řešit potenciální problémy.

Vyzkoušejte ClickUp Brain

Chyby, kterých se při zpětném hodnocení projektu vyvarujte

Provedení úspěšné postmortální analýzy projektu nestačí pouze dodržet výše uvedené kroky. Abyste dosáhli maximálního úspěchu, musíte se vyvarovat těchto chyb 👇

Neprovádění schůzky okamžitě

Načasování je při analýzách po skončení projektu zásadní. Pokud neuspořádáte schůzku ihned po skončení projektu, účastníci mohou zapomenout podrobnosti, ztratit zájem nebo se zapojit do jiného projektu.

✅ Řešení: Zařaďte postmortální schůzku do svého projektového plánu. Dejte svému týmu po termínu krátkou pauzu, ale nenechte uběhnout celé týdny. Schůzku uspořádejte během několika dní po skončení projektu, dokud mají zúčastnění ještě čerstvé vzpomínky.

Vynechání externích zainteresovaných stran

Bez zpětné vazby od externích zainteresovaných stran, jako jsou klienti, dodavatelé a uživatelé, nezískáte ucelený obraz o úspěších a neúspěších projektu. Je například důležité vědět, zda aplikace po dodání softwaru splňuje požadavky uživatelů.

✅ Řešení: Proveďte 360stupňovou analýzu za účasti externích zainteresovaných stran. Získáte tak širší pohled na klady a zápory projektu.

Nestanovení jasného programu schůzky

Bez jasného programu může analýza po skončení projektu sklouznout mimo téma. Navíc, pokud účastníci nevědí, co mohou očekávat, mohou se odradit od účasti na schůzce.

✅ Řešení: Stanovte a sdílejte program schůzky, aby bylo jasné, na co se schůzka zaměří. Seznamte body k projednání, abyste se vyhnuli odbočkám od tématu, a stanovte základní pravidla, abyste se vyhnuli negativním rozhovorům a vzájemnému obviňování.

Vyhněte se přípravě schůzek

Pokud nejste na schůzku připraveni s příslušnými dokumenty, bude s největší pravděpodobností neúspěšná. Účastníci nebudou mít jasno v detailech projektu, což povede spíše ke konfliktům než k řešení problémů.

✅ Řešení: Před schůzkou připravte správné dokumenty – program postmortální analýzy, dotazník a další podpůrné dokumenty, jako jsou rozpočty projektu, časové plány, plány zdrojů a zpětná vazba od klientů. Díky jejich přípravě bude schůzka plodnější.

Zajistěte si budoucí úspěchy pomocí postmortálních analýz projektů

Postmortální analýzy jsou rekapitulace projektů, které vám pomohou přehodnotit procesy s ohledem na zpětnou vazbu od zúčastněných stran projektu. Výsledek? Efektivnější přístup k budoucím projektům.

Klíčem je mít správný software, který vám pomůže provést úspěšnou postmortální schůzku.

Řešení pro správu projektů ClickUp nabízí širokou škálu funkcí, které vám pomohou úspěšně zorganizovat postmortální analýzu. Můžete použít zobrazení formuláře k provádění průzkumů, dashboardy pro vytváření reportů, dokumenty pro zaznamenávání zjištění, vestavěný chat pro jasnou komunikaci a spoustu šablon pro sledování a správu všeho – od KPI a zpětné vazby až po jakékoli aspekty schůzky.

Tak na co čekáte? Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a objevte další funkce! 🏃‍➡️