Všichni jsme už zažili schůzky, které se objevily z ničeho nic, narušily náš den a všichni jsme se divili, co se to vlastně stalo.
Podle výroční zprávy Microsoft Work Trend Index 2022 zaznamenal průměrný uživatel aplikace Teams od roku 2020 ohromný nárůst týdenní doby strávené na schůzkách o 252 % a počet týdenních schůzek se rovněž zvýšil o 153 %.
I když se zvýšení frekvence schůzek může někdy zdát jako zátěž, pravidelné kontroly jsou důležité pro udržení konzistentní komunikace a sladění týmů.
Opakované schůzky jsou účinným způsobem, jak toho dosáhnout. Podívejme se na osvědčené postupy pro plánování a rozvrhování opakovaných schůzek, aby byl jejich dopad co největší.
Co jsou opakující se schůzky?
Opakující se schůzky jsou předem naplánované a opakující se schůzky, které se konají týdně, měsíčně nebo čtvrtletně. Tyto pravidelné intervaly zajišťují nepřetržitou komunikaci a pomáhají členům vašeho týmu efektivně sdělovat své nápady, pokroky a problémy ve správný čas.
Jedním z příkladů opakujících se schůzek jsou stand-up schůzky, na kterých každý účastník stručně informuje o aktuálním stavu své práce. Úspěšná stand-up schůzka poskytuje vedoucímu týmu důležité informace a stanoví jasný harmonogram dokončení projektu.
🧠 Zajímavost: Průměrná stand-up schůzka trvá asi 15 minut – je dostatečně krátká, aby všichni zůstali soustředění, ale zároveň dostatečně dlouhá, aby se tým sladil. Další zkrácení stand-up schůzek však může zvýšit zapojení týmu, protože podporuje stručné aktualizace a méně odboček od tématu.
Důležitost opakujících se schůzek
Při efektivním řízení mohou opakované schůzky zvýšit produktivitu a zlepšit rozhodování. Společnosti mohou těžit z pravidelných kontrol, které pomáhají vyjasnit cíle a řešit aktuální výzvy.
Postupujte takto:
Konzistence a odpovědnost
Opakované schůzky zajišťují konzistentní komunikaci a odpovědnost, ať už váš tým pracuje v kanceláři nebo na dálku. Ze své podstaty vyžadují, aby se účastníci schůzek připravili, sdíleli novinky a aktivně se zapojili do diskuzí.
Sledování pokroku
Členové týmu mohou snadno sledovat dlouhodobé projekty a časové plány, aby mohli kontrolovat probíhající práci, diskutovat o postupu projektu a řešit případné problémy. Strukturovaná povaha opakujících se schůzek vytváří rytmus a zajišťuje, že všichni účastníci vědí, kdy a kde se setkat. To je obzvláště výhodné při řízení velkých týmů nebo složitých projektů.
Budování týmu
Opakované schůzky pomáhají rozvíjet pocit sounáležitosti a vzájemného porozumění, což je nezbytné pro vytvoření produktivního a spolupracujícího prostředí. Umožňují členům týmu společně řešit výzvy, hledat pomoc a oslavovat milníky.
Přečtěte si také: 10 nejlepších online nástrojů pro týmové schůzky (bezplatné i placené)
Osvědčené postupy pro produktivní opakované schůzky
Opakované schůzky jsou sice prospěšné, ale při nesprávné organizaci mohou také vést k problémům.
Pokud například zrušíte opakující se schůzku bez předchozího upozornění, účastníci mohou zbytečně ztrácet čas čekáním na schůzku.
Aby se takovým situacím předešlo, doporučujeme přijmout tyto osvědčené postupy pro produktivní schůzky:
Stanovte jasné cíle
Všechny opakující se schůzky, které naplánujete, by měly mít jasné cíle. Takto si účastníci mohou lépe připravit na schůzku. Nestanovení jasných cílů schůzky může být neproduktivní a může vést ke ztrátě času, který by bylo lepší věnovat praktickým úkolům.
To také pomáhá udržet diskusi zaměřenou na dané téma a zajistit, že účastníci rozumí požadovaným výsledkům a pracují na jejich dosažení. Když jsou nápady všech na stole, můžete se rozhodnout, jakým směrem se vydat, abyste dosáhli svých cílů.
Vyberte správnou frekvenci a délku trvání
👀 Věděli jste? Podle výroční zprávy Microsoft Work Trend Index 2023 jsou neefektivní schůzky uváděny jako největší překážka produktivity, přičemž příliš mnoho schůzek se umístilo na třetím místě.
To zdůrazňuje, proč je důležité zvolit správnou frekvenci a délku schůzek – správná rovnováha může pomoci vyhnout se zbytečným přerušením a udržet produktivitu na správné úrovni.
Chtěli byste se účastnit opakujících se schůzek více než dvakrát týdně? Pokud pomineme výjimečné případy, o čem byste denně diskutovali, aniž byste dosáhli skutečného pokroku?
Příliš dlouhé schůzky snižují zájem účastníků, odvádějí je od jejich cíle a jsou ztrátou času. Proto je ideální délka opakované schůzky, která se koná jednou nebo dvakrát týdně, 30–60 minut.
💡Tip pro profesionály: Upravte frekvenci schůzek podle potřeb týmu – příliš časté schůzky mohou vést k vyhoření, příliš vzácné schůzky zase ke ztrátě směru.
Vytvářejte a sdílejte programy schůzek
Program schůzky obsahuje klíčové informace, které účastníkům pomáhají vědět, co mohou očekávat. Pokud účastníci vědí, co se bude na schůzce projednávat, ušetří čas a mohou se rovnou pustit do diskuse.
Než vás zaplaví otázky ohledně toho, jaké informace zahrnout do programu budoucích schůzek a kde je sdílet, máme pro vás odpovědi!
Ideální program schůzky obsahuje informace, jako je čas schůzky, místo a téma diskuse. K uspořádání a strukturování těchto informací můžete použít šablonu programu Clickup, která vám umožní sdílet všechny důležité informace na jednom místě.
Podrobnosti schůzky mohou zahrnovat typ, rozsah, datum, čas a místo (osobní zasedací místnost nebo odkaz pro vzdálené schůzky ). S touto šablonou můžete:
- Přiřaďte účastníkům konkrétní role, například moderátor, zapisovatel a účastníci, a zajistěte tak jasné rozdělení odpovědností.
- Vytvořte tabulku, která obsahuje program, odpovídající úkoly a osobu odpovědnou za každý úkol.
- Sledujte pokrok každého účastníka a zajistěte, aby splnili své cíle včas a zůstali zodpovědní vůči skupině.
- Do svého programu přidejte podrobnosti po schůzce, jako je shrnutí schůzky (nebo odkaz na záznam schůzky) a informace o další schůzce.
Chcete-li sdílet tento program, můžete použít veřejný nebo omezený odkaz, stáhnout jej ve formátu PDF, HTML nebo markdown a odeslat e-mailem. Můžete také soubor nahrát na Google Drive a připojit odkaz na soubor k pozvánce na naplánovanou schůzku v kalendáři všech účastníků.
Sdílení tohoto programu s interními členy týmu je ještě snazší díky ClickUp – komplexní aplikaci pro práci, která centralizuje správu projektů, dokumentů a znalostí. Můžete přímo pozvat požadované členy týmu k dokumentu nebo jej sdílet v rámci pracovního prostoru nebo týmového prostoru na ClickUp.
Podporujte účast
Nemá smysl pořádat schůzku, pokud se jí nikdo nezúčastní, že? Vaše role nekončí plánováním a organizováním schůzek. Musíte zajistit, aby tyto týmové schůzky byly zábavné, produktivní a poutavé, aby během nich vznikaly různé pohledy na danou problematiku.
Po naplánování schůzky jasně nastíňte a slaďte následné kroky, aby se diskuse ze schůzky promítly do hmatatelných výsledků. Pokud však neradi děláte poznámky (jako my všichni!), můžete k vytvoření strukturovaných poznámek ze schůzky použít šablonu ClickUp pro zápisy ze schůzek.
💡Tip pro profesionály: Vytvářejte programy schůzek na základě metrik, časových harmonogramů projektů nebo KPI, aby schůzky byly zaměřeny na výsledky a nebyly jen litanií aktualizací stavu.
Snadno použitelný formát šablony s předem připravenými stránkami pro shrnutí schůzek vám zajistí, že zachytíte klíčové výsledky a poznatky. Jedná se o nástroj pro spolupráci, který je skvělý jak pro začátečníky, tak pro zkušené uživatele a je plně přizpůsobitelný.
A co víc? S ClickUp Brain můžete automaticky shrnovat diskuse z jednání a přeměnit je na úkoly, které lze realizovat. Tyto úkoly pak můžete přiřadit členům svého týmu v ClickUp a posílat automatické připomenutí, abyste získali informace o jejich pokroku.
Díky tomu se účastníci schůzky mohou okamžitě soustředit na své úkoly a dodržovat termíny. Váš tým se také může soustředit na činnosti s vysokou přidanou hodnotou, místo aby se zabýval administrativními úkoly.
S ClickUp Brain můžete snadno vytvářet programy schůzek zadáním klíčových údajů, jako jsou cíle, účastníci a témata. To zefektivňuje proces plánování a zajišťuje, že všichni budou před začátkem schůzky na stejné vlně.
Aby však vše fungovalo tak, jak má, potřebujete správné nástroje. Nástroje jako ClickUp, Google Calendar, Zoom a asistenti využívající umělou inteligenci pomáhají spravovat plánování, dokumentaci a sledování opakujících se schůzek. O nich si povíme podrobněji v další části!
Díky komplexním funkcím správy úkolů v ClickUp, jako jsou automatické aktualizace úkolů, můžete zajistit, aby vaše týmy držely krok s opakujícími se vzory klíčových projektů, a zajistit tak konzistentní komunikaci a sledování pokroku.
🧠Zajímavost: Společnost McKinsey uvádí, že přední společnosti v oblasti zavádění umělé inteligence zaznamenávají průměrné snížení nákladů o 5–10 %. Zároveň přesouvají pozornost svých zaměstnanců na hodnotnější úkoly a podporují inovace. To může znamenat rychlejší cykly v testování výzkumu a vývoje nebo vývoji kódu, nebo jednoduše podněcování větší kreativity v týmech.
Přečtěte si také: Jak vést následnou schůzku
Jak naplánovat opakující se schůzku
Stanovení jasných cílů, výběr správné frekvence schůzek a využití nástrojů, jako jsou ClickUp Meetings, Google Calendar a Zoom, může vést k produktivním a poutavým schůzkám, které urychlují postup projektu a zajišťují odpovědnost.
Plánování opakujících se schůzek v různých nástrojích pro schůzky
Pokud hledáte místo, kde můžete centralizovat své kalendáře a sledovat všechny schůzky a úkoly, ClickUp je pro vás tím pravým nástrojem. Integruje se s vašimi stávajícími kalendářovými aplikacemi a synchronizuje se s nimi v reálném čase.
Pokud máte naplánovanou schůzku v událostech Google Kalendáře, Zoomu nebo Apple Kalendáře, můžete si je všechny zobrazit v zobrazení kalendáře ClickUp. Můžete také vytvořit malé úkoly před a po schůzce a nastavit připomenutí jejich dokončení, abyste zajistili vysokou produktivitu schůzky.
Pokud máte na stejný den naplánováno více úkolů a schůzek, můžete je přetáhnout do správných časových úseků a upravit jejich prioritu tak, aby byly důležité úkoly a schůzky zvýrazněny jako první. Denní, týdenní a měsíční zobrazení vám navíc umožní vizualizovat vaši práci a sledovat pokrok za dané časové období.
Synchronizace ClickUp s aplikacemi kalendáře
Zde jsou kroky pro synchronizaci ClickUp s jinými aplikacemi kalendáře:
- Otevřete ClickUp. Přejděte do nabídky rychlých akcí kliknutím na ikonu vedle ikony vašeho profilu v pravém horním rohu.
- Přejděte do App Centra
- Vyberte všechny aplikace, které chcete integrovat s ClickUp.
- V novém okně klikněte na „Připojit“ a budete přesměrováni na přihlašovací stránku svého účtu Google spojeného s Kalendářem Google.
- Souhlaste s nezbytnými podmínkami a nastavte oprávnění. Poté klikněte na Povolit a máte hotovo.
V ClickUp jsou všechny události označeny jako úkoly ClickUp. Jakmile integrujete svůj kalendář, můžete k organizaci svých schůzek (úkolů) použít šablonu schůzek ClickUp.
Tato šablona zobrazuje všechny naplánované úkoly a jejich podrobnosti, včetně tématu, odhadovaného času, termínu a priority.
Vytvoření opakující se úlohy (schůzky) v ClickUp
Nyní, když jste integrovali ClickUp s ostatními kalendáři, se podívejme, jak naplánovat schůzku v ClickUp:
- Otevřete ClickUp a přejděte do zobrazení kalendáře nebo použijte zobrazení úkolů k vytvoření nové události.
- Klikněte na tlačítko Přidat úkol v pravém horním rohu a začněte plánovat schůzku.
- Přidejte název schůzky, termín, prioritu a další podrobnosti.
- Chcete-li úkol nastavit jako opakující se, přejděte v levém panelu do sekce schůzky a vyberte schůzku, kterou chcete nastavit jako opakující se. Ve sloupci termínu splnění klikněte na ikonu kalendáře a v levém dolním rohu klikněte na Nastavit opakování.
- Přiřaďte tento úkol příslušným členům týmu. Chcete-li nastavit připomenutí, přejděte na úkol v kalendáři, klikněte na něj pravým tlačítkem myši a klikněte na Připomenout mi.
- Uložte a zobrazte schůzku společně s úkoly, projekty a termíny ve svém centralizovaném kalendáři.
Mít vše na jednom místě usnadňuje správu velkého týmu. Pokud úkol postupuje pomalu, můžete upravit jeho prioritu nebo nastavit připomenutí pro rychlé dokončení. K libovolnému úkolu (schůzce) můžete také přidat časový tracker a sledovat čas strávený na každé schůzce.
Plánování opakujících se schůzek v Kalendáři Google
Kdo ještě neslyšel o Kalendáři Google? Je zdarma a snadno se používá.
Podívejme se, jak naplánovat opakující se schůzku v Kalendáři Google:
- Otevřete Kalendář Google, klikněte na tlačítko „Vytvořit“ v levém horním rohu a z rozevíracího menu vyberte možnost Událost.
- Zadejte podrobnosti schůzky, jako je název schůzky, datum a čas.
- V rozevíracím seznamu „Neopakovat“ vyberte vzorec opakování – může to být denně, týdně, měsíčně nebo si jej přizpůsobte podle své preferované frekvence.
- Pošlete účastníkům schůzky pozvánku zadáním jejich e-mailových adres.
- Nastavte potřebná připomenutí nebo oznámení a klikněte na Uložit.
- Vaše událost v kalendáři bude vytvořena a přidána do kalendáře Google všech pozvaných účastníků.
Plánování opakujících se týmových schůzek v Zoom
Postupujte podle těchto kroků, abyste naplánovali opakující se schůzku v Zoom:
- Přihlaste se ke svému účtu Zoom
- Klikněte na možnost Naplánovat schůzku na ovládacím panelu.
- Vyplňte název schůzky, popis a čas.
- Zaškrtněte políčko Opakovaná schůzka.
- Vyberte nastavení opakování, včetně frekvence, data ukončení a toho, jak často se schůzka bude opakovat (denně, týdně atd.). Po dokončení klikněte na tlačítko Uložit.
- Zkopírujte vygenerovaný odkaz na schůzku nebo pošlete pozvánku na schůzku přímo účastníkům.
Díky integraci ClickUp s Google Kalendářem a Zoomem můžete plánovat a spravovat diskuse a zároveň mít jistotu, že všechny podrobnosti o schůzkách jsou uloženy na jednom místě. Můžete také nastavit připomenutí, která účastníky před schůzkou upozorní, a podpořit tak jejich účast.
Integrace ClickUp Zoom je fantastický způsob, jak zvýšit svou produktivitu propojením správy úkolů s videokonferencemi.
Toto vám mohou přinést:
- Snadné plánování schůzek: Opakující se schůzky Zoom můžete plánovat přímo ze svých úkolů v ClickUp, což je rychlé a bezproblémové.
- Buďte v obraze: Získejte oznámení o nových schůzkách Zoom souvisejících s vašimi úkoly, aby byl váš tým vždy informován.
- Spusťte okamžité schůzky: Spusťte schůzky Zoom přímo z ClickUp Tasks nebo Chat pomocí jednoduchých příkazů.
- Přístup k nahrávkám: Pokud schůzku nahráváte, ClickUp může odkazovat na nahrávky a přepisy, díky čemuž lze důležité informace snadno najít.
Tato integrace vám pomůže zefektivnit pracovní postupy kombinací projektového řízení s komunikačními nástroji, díky čemuž bude vše fungovat efektivněji!
Zůstaňte organizovaní a informovaní díky ClickUp
Nikdo nemůže tvrdit, že si pamatuje všechny položky ze svého týdenního seznamu úkolů (a pokud ano, lže!). Opakované schůzky vám pomohou snadno si zapamatovat a sledovat všechny úkoly díky konzistentní komunikaci, sledování postupu projektu a podpoře spolupráce v týmech. Produktivní schůzky jsou účinným nástrojem pro udržení spojení mezi týmy, zejména v dnešním hybridním a vzdáleném pracovním prostředí.
ClickUp usnadňuje plánování opakujících se schůzek, uchovává všechny podrobnosti o schůzkách na jednom místě a umožňuje snadné sledování úkolů a pokroku. Díky výkonné integraci s nástroji pro schůzky, které denně používáte, je ideální volbou pro sjednocení vašich úkolů a konverzací na jedné platformě.