Chcete uzavřít obchodní příležitosti a vyřešit dotazy zákazníků během několika minut? Pokud vaše firma poskytuje většinu zákaznické podpory prostřednictvím telefonních hovorů, pak je třeba začít s jednoduchým úkolem, kterým je zvládnutí telefonních hovorů.
Studie ukazují, že 86 % zákazníků volá do firmy několikrát, aby vyřešili své problémy, a 72 % z nich tvrdí, že to má negativní dopad na jejich zkušenosti.
Právě v tomto případě je nezbytné mít podrobný záznam hovorů s klienty. Dokumentování klíčových detailů každého hovoru zajišťuje, že všechny vaše telefonní hovory jsou včasné, efektivní a cílené.
Přesné zaznamenávání a správa těchto záznamů však může být v záplavě příchozích a odchozích hovorů náročné.
V dnešním blogu se podělíme o nejlepší šablony protokolů v Google Docs a Excelu, které vám pomohou vylepšit zaznamenávání hovorů. 📞
Co dělá šablonu protokolu hovorů v Excelu dobrou?
Dobrá šablona pro záznamy hovorů umí mnohem víc než jen zaznamenávat podrobnosti o hovorech – umožňuje vám a vašemu týmu činit informovaná rozhodnutí, která podporují prodej, tržby a růst.
Zde je pět klíčových vlastností, které byste měli hledat v šabloně pro záznamy hovorů v Excelu: 🔍
- Snadné použití: Vyberte si šablonu, která se snadno používá a orientuje se v ní. Měla by vám například umožnit snadné zadávání dat a předvyplňování běžných nebo opakujících se údajů.
- Přehledná struktura: Vyberte si šablonu, která se vyznačuje přehlednou a jednoduchou strukturou. Formulář protokolu s jasně rozlišenými řádky a sloupci zajišťuje, že protokoly hovorů jsou přehledné a snadno se v nich orientuje.
- Komplexnost: Vyberte si šablony záznamů hovorů, které jsou komplexní, ale zároveň stručné. Měly by vám umožnit zaznamenávat základní údaje o hovorech, jako je jméno klienta, kontaktní číslo a délka hovoru, a to v kompaktní formě.
- Přizpůsobitelnost: Hledejte šablony záznamů, které nabízejí dostatečné možnosti přizpůsobení. Měli byste mít například možnost upravovat pole, barevná schémata, styly písma atd. Důležitou funkcí, kterou byste měli hledat, je podmíněné formátování.
- Automatizované funkce: Vyberte si šablonu protokolu hovorů s klienty, která vám umožní pomocí vzorců vypočítat důležité údaje, jako je počet hovorů, průměrná délka hovoru a míra dokončení.
➡️ Číst více: 8 bezplatných šablon seznamu kontaktů v Excelu a ClickUp
Bezplatné šablony pro záznamy hovorů v Excelu
Nyní, když víte, co tvoří vynikající šablonu záznamu obchodních hovorů, zde je několik nejlepších bezplatných šablon záznamu hovorů, které můžete otevřít a používat v aplikaci Microsoft Excel:
1. Šablona záznamu hovorů od Template.net
Šablona pro záznamy hovorů od Template.net je nástroj speciálně navržený pro zefektivnění procesu zaznamenávání hovorů. Ať už se jedná o příchozí nebo odchozí hovory, umožňuje vám zaznamenávat vaše denní hovory a podrobnosti, jako je datum, čas, délka trvání, účel a následné akce.
Struktura a formát šablony jsou také uživatelsky přívětivé. Od čistého designu po jemné barvy jsou všechny její prvky profesionální, což z ní činí vhodnou šablonu pro záznamy hovorů s klienty.
Proč si ji zamilujete:
- Automatizujte akce, jako je sledování hovorů s klienty a následné kroky.
- Přizpůsobte pole tak, aby šablona protokolu odpovídala vašim potřebám.
- Šablonu najdete v aplikacích Microsoft Excel i Google Sheets.
Ideální pro: Profesionály, kteří potřebují šablonu pro záznamy obchodních hovorů, aby mohli organizovat záznamy hovorů s klienty.
2. Šablona jednoduchých záznamů hovorů od Template.net
Jste unaveni z ručního zadávání podrobností hovorů? Šablona jednoduchých záznamů hovorů od Template.net je rámec, který vyřeší vaše problémy se zaznamenáváním hovorů. Je přehledná a efektivní a umožňuje vám rychle shrnout všechny hovory s klienty. Zaznamenávejte podrobnosti, jako je čas zahájení hovoru, čas ukončení, akce atd.
Šablona slouží zároveň jako šablona pro záznamy hovorů s pacienty. Pokud chcete ukládat informace o pacientech a podrobnosti o hovorech na jednom místě, je tato šablona pro vás ideální. Navíc díky standardnímu formátování je její používání velmi příjemné.
Proč si ji zamilujete:
- Uspořádejte si různé důležité podrobnosti o hovorech, jako je datum, CST, CET, celková doba trvání atd.
- Vytvářejte a dokumentujte důležité technické a statistické údaje o hovorech.
- Šablonu protokolu můžete bez problémů používat v aplikacích MS Word, Excel, Google Docs, Sheets a mnoha dalších.
Ideální pro: zdravotnické pracovníky nebo firmy, které potřebují jednoduchou šablonu pro záznamy hovorů s pacienty, aby mohly rychle a efektivně sledovat hovory.
3. Šablona pro tisk záznamů hovorů od Template.net
Častým problémem mnoha šablon pro záznamy v tabulkách je, že při tisku dochází k narušení jejich formátování. To však neplatí pro šablonu pro tisk záznamů hovorů od Template.net. S touto šablonou můžete vytvořit hmatatelný soubor všech svých poznámek k hovorům.
Tato šablona formuláře pro záznamy hovorů je velmi přizpůsobivá, takže všechny její prvky můžete přizpůsobit podle svých potřeb. Design šablony a celkový vizuální dojem jsou také uživatelsky přívětivé, takže je vhodná pro správu servisních požadavků.
Proč si ji zamilujete:
- Využijte vestavěné pokyny k přizpůsobení šablony pro všechny úrovně dovedností.
- Sledujte milníky hovorů a podle toho upravujte své strategie.
- Ušetřete na dodatečných výdajích za software díky snadno použitelnému rámci šablony.
Ideální pro: Firmy nebo servisní týmy, které potřebují šablonu protokolu hovorů pro tisk, aby mohly efektivně sledovat a spravovat servisní požadavky.
4. Šablona pro záznamy prodejních hovorů od Template.net
Pokud hledáte šablonu, která vám pomůže spravovat studené hovory, mohla by vás zaujmout šablona záznamů prodejních hovorů od Template.net. Jak název napovídá, tento dokument je speciálně přizpůsoben pro profesionály v oblasti prodeje.
Pomocí této šablony můžete zaznamenávat důležité informace související s hovory, jako je jméno klienta, kontaktní číslo, účel hovoru atd. Použijte tuto šablonu pro záznamy o prodejních hovorech ke sledování a následnému zpracování hovorů s klienty.
To vám pomůže identifikovat problémy a mezery, abyste zajistili, že vaše strategie studené akvizice je optimalizována pro dosažení výsledků.
Proč si ji zamilujete:
- Přizpůsobte prvky šablony tak, aby vyhovovaly různým obchodním potřebám.
- Automatizujte výpočty prognóz a rozpočtů pomocí vestavěné kalkulačky.
- Pomocí grafů a pruhů pokroku můžete snadno sledovat své cíle.
Ideální pro: Prodejní týmy, které používají záznamy hovorů ke sledování hovorů a následných kroků a ke zlepšení studených hovorů.
5. Sledování telefonních hovorů od společnosti Microsoft
Telephone Conversation Tracker od Microsoftu je nástroj pro zaznamenávání hovorů s vyhrazenými řádky a sloupci pro jména klientů, čas zahájení hovoru, čas ukončení hovoru, datum atd.
Tuto velmi univerzální šablonu lze také použít jako záznamník mediálních hovorů. Pokud vaše společnost komunikuje s novináři nebo jinými zástupci médií, použijte tento nástroj ke správě interakcí a organizaci záznamů.
Proč si ji zamilujete:
- Využijte animace, přechody a videa pro lepší pochopení dat.
- Přizpůsobte si prvky jako text, obrázky, barevná schémata a další.
- Sdílejte šablonu mezi týmy a podpořte tak spolupráci.
Ideální pro: Firmy, které potřebují šablonu pro záznamy servisních hovorů nebo nástroj pro sledování hovorů pro interakce s klienty a médii.
6. Šablona dashboardu kontaktního centra od Call Centre Helper
Šablona Contact Centre Dashboard Template by Call Centre Helper je funkční šablona formuláře pro záznamy hovorů. Kromě ukládání dat o hovorech sleduje také důležité KPI, jako je počet kontaktů, počet stížností, objem prodeje, míra opuštění atd.
Tímto způsobem můžete posílit své iniciativy v oblasti cold callingu a zákaznických služeb. A to nejlepší? Tato šablona prezentuje data ve vizuálně přitažlivém formátu a efektivně využívá sloupce, tabulky a grafy.
Proč si ji zamilujete:
- Upravte šablonu záznamů a přidejte nebo odeberte konkrétní KPI.
- Využijte integrované nástroje pro vizualizaci dat k analýze klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI).
- Rozpoznávejte historické trendy a přijímejte informovaná rozhodnutí.
Ideální pro: Kontaktní centra, která potřebují šablonu pro záznamy telefonních hovorů nebo šablonu pro záznamy hovorů s klienty, aby mohla sledovat klíčové ukazatele výkonnosti (KPI).
Omezení používání šablony záznamů hovorů v Excelu
Ačkoli jsou tyto šablony pro zaznamenávání hovorů v programech Microsoft Excel a Google Sheets účinné, jsou ideální pouze pro ty, kteří hledají základní šablonu pro denní záznamy hovorů. Zde je důvod:
- Žádný přístup v reálném čase: Jelikož jsou tyto šablony protokolů založeny na Excelu, možnosti spolupráce jsou omezené, což ztěžuje jejich sdílení s ostatními týmy ve vaší organizaci.
- Omezené funkce automatizace: Většina protokolů nabízí pouze základní podporu automatizace. Pokud tedy potřebujete automatizovat složité výpočty, nemusí to být možné.
- Nedostatek analytických nástrojů: Na rozdíl od sofistikovaných formulářů pro záznamy většina šablon pro záznamy nenabízí analytické nástroje ani nástroje pro vytváření reportů. Jsou speciálně navrženy pro ukládání dat.
💡 Tip pro profesionály: Zefektivněte svou šablonu pro záznamy hovorů pomocí 10 nejlepších šablon pro záznamy práce, které vám pomohou sledovat vaši produktivitu. Díky těmto šablonám budete přesně vědět, jak dlouho vám trvá dokončení každodenních úkolů! ⏳
7 alternativních šablon pro záznamy hovorů v Excelu
Pravděpodobně již víte, že ClickUp je skvělý nástroj pro správu projektů (jeho úžasné vlastnosti nejsou žádným tajemstvím!). Ale to není vše – nabízí ještě mnohem víc!
Kromě usnadnění správy projektů nabízí ClickUp také řadu šablon pro záznamy hovorů, které můžete použít ke zjednodušení zaznamenávání hovorů.
Zde je ukázka, jak ClickUp pomáhá organizacím zlepšovat jejich zákaznický servis 🎖️
Zavedení ClickUp nejen zlepšilo naše procesy, ale také pomohlo vytvořit oddělení zákaznické podpory, díky kterému jsme mohli zvýšit počet zákazníků z 2 000 na 8 000 ročně.
Zavedení ClickUp nejen zlepšilo naše procesy, ale také pomohlo vytvořit oddělení zákaznické podpory, díky kterému jsme mohli zvýšit počet zákazníků z 2 000 na 8 000 ročně.
Na rozdíl od výše uvedených jsou tyto šablony efektivní, univerzální a snadno použitelné.
Podívejme se na některé z nich podrobněji:
1. Šablona ClickUp pro prodejní hovory
Vytvoření prodejního kanálu s vysokou konverzí vyžaduje čas, úsilí a pokusy a omyly. I přesto nemusí být výsledky vždy podle očekávání. Naštěstí šablona ClickUp Sales Calls Template eliminuje z tohoto procesu dohady.
Zadejte všechny své scénáře prodejních hovorů pro rychlý přístup, aby vaši kolegové z prodejního týmu mohli vybrat ten správný scénář ve správný čas a zajistit, že neunikne žádná prodejní příležitost.
Tato šablona protokolu vám umožní sledovat interakce s klienty, organizovat prodejní data, přidělovat úkoly a sledovat potenciální zákazníky.
Proč si ji zamilujete:
- Sledujte každý potenciální zákazník pomocí přizpůsobených stavů, jako jsou „Obchodní hovor“ a „Uzavřeno – získáno“.
- Posilte vztahy s klienty a zvyšte své šance na uzavření obchodů.
- Plynule přepínejte mezi zobrazením Souhrn, Obchodní pipeline a Průvodce.
- Zvyšte efektivitu pomocí sledování času, značek a e-mailových nástrojů.
Ideální pro: Týmy, které potřebují šablonu pro záznamy prodejních hovorů, aby mohly spravovat záznamy hovorů, sledovat potenciální zákazníky, interakce s klienty a následné kroky.
2. Šablona prodejního procesu ClickUp
Šablona ClickUp Sales Pipeline je vizuálně poutavá šablona pro záznamy o prodejních hovorech, která je nezbytná pro obchodní profesionály v každé organizaci. Tato šablona pro záznamy o hovorech je velmi univerzální. Umožňuje vám vizualizovat váš prodejní trychtýř, spravovat údaje o klientech a stanovovat priority potenciálních zákazníků.
Tuto šablonu protokolu můžete použít pro spolupráci mezi odděleními, zefektivnění vývoje produktů a přesné prognózy prodeje. A jako by toho nebylo dost, šablona je snadno použitelná a vysoce přizpůsobivá.
Proč si ji zamilujete:
- Zobrazte si každou fázi pomocí 30 jedinečných stavů, od „Kvalifikováno“ po „Obnovení“.
- Udržujte data aktuální díky polím jako „Poslední kontakt“.
- Zjednodušte si přehled pomocí zobrazení seznamu, SOP a rámečků pro snadný přístup.
- Automatizujte pracovní postupy pomocí sledování času a upozornění.
Ideální pro: Obchodní zástupce, kteří potřebují vizuální šablonu pro záznamy hovorů pro fáze vedení, správu dat a prognózy.
3. Šablona kontaktního formuláře pro zákazníky ClickUp
Šablona formuláře pro kontakt se zákazníky ClickUp není běžná šablona pro záznamy o hovorech s klienty – je to dokonalý nástroj, který potřebujete pro zvýšení efektivity. Centralizujte cennou zpětnou vazbu od zákazníků a využijte ji různými způsoby, například k inovacím nových produktů nebo vylepšení stávajících.
Šablona pro záznamy hovorů se pyšní jednoduchým a vizuálně poutavým designem. Zaznamenává různé údaje o zákaznících, jako je jméno, kontaktní údaje, problém a zpráva. Pomocí šablony můžete přiřadit konkrétní problém příslušnému členovi týmu a vyřešit jej.
Proč si ji zamilujete:
- Organizujte požadavky s jasnými stavy pro lepší stanovení priorit.
- Rychlé vyhledávání informací díky přehledným zobrazením kontaktů a souhrnů
- Zůstaňte v obraze díky závislostem a sledování pomocí umělé inteligence.
Ideální pro: Týmy, které potřebují šablonu pro záznamy hovorů s klienty, která centralizuje zpětnou vazbu od zákazníků a přiřazování dotazů.
4. Šablona pro eskalaci zákaznického servisu ClickUp
Čelíte výzvám v oblasti správy zákaznických služeb? Získejte šablonu ClickUp Customer Service Escalation Template! Tento dokument pro záznamy hovorů zákaznického servisu zjednodušuje řešení dotazů zákazníků.
Pomocí této šablony pro záznamy hovorů můžete vytvářet úkoly pro hovory mimo provoz a přiřazovat je členům týmu k rychlému vyřešení. Pomáhá vám a vašemu týmu zůstat v souladu tím, že centralizuje dotazy zákazníků a sleduje stav jejich řešení.
Tato šablona pro záznamy hovorů je snadno použitelná a přehledná. Obsahuje informace týkající se služeb pro zákazníky komplexním, ale stručným způsobem.
Proč si ji zamilujete:
- Řešte eskalace pomocí stavů jako „Čekání na zákazníka“.
- Zaznamenávejte důležité informace, jako jsou e-maily klientů, podrobnosti o dodávkách a úrovně.
- Zefektivněte podporu pomocí zobrazení, jako je tabulka podpory na úrovni a seznam ticketů.
- Automatizujte a sledujte pro rychlé a efektivní řešení
Ideální pro: Týmy podpory, které potřebují šablonu protokolu servisních hovorů pro efektivní správu eskalací.
💡 Tip pro profesionály: Chcete vytěžit maximum ze svého zákaznického servisu? Naučte se, jak zlepšit etiketu zákaznického servisu a přizpůsobit své služby podle reakcí zákazníků! 📝
5. Šablona pro správu zákaznických služeb ClickUp
Řízení vztahů se zákazníky (CRM) je složité – a my to chápeme. Pokud však chcete svým potenciálním i stávajícím zákazníkům poskytnout uspokojivý zážitek, je bezproblémové CRM zásadní. Právě v tomto případě vám pomůže šablona pro správu zákaznických služeb ClickUp.
Tato šablona protokolu hovorů funguje jako hlavní dokument. Použijte ji k zaznamenávání zpětné vazby od klientů, řešení problémů, sledování hodnocení spokojenosti a následné komunikaci s ostatními členy týmu – vše na jednom místě.
V dlouhodobém horizontu se ukáže jako neocenitelný nástroj pro zefektivnění vašeho celkového přístupu k řízení vztahů se zákazníky.
Proč si ji zamilujete:
- Spravujte lístky vizuálně pomocí zobrazení Seznam, Tabule a Formulář.
- Zrychlete dobu odezvy díky přizpůsobitelným formulářům, které máte vždy po ruce.
- Standardizujte procesy pomocí přehledné dokumentace v Doc View.
- Sledujte každou žádost a zefektivněte tak podporu
Ideální pro: Týmy, které potřebují komplexní šablonu pro záznamy hovorů zákaznického servisu pro zefektivnění CRM.
➡️ Číst více: Jak zákaznická podpora ClickUp využívá ClickUp
6. Šablona ClickUp Client Discovery
I zkušení profesionálové někdy nedokážou proměnit potenciální zákazníky v reálné zákazníky kvůli nedostatečnému porozumění. Šablona ClickUp Client Discovery Template vám pomůže tomu zabránit.
Tato šablona pro záznamy o hovorech s klienty vám umožní vést komplexní záznamy o komunikaci s klienty, takže vám neuniknou žádné podrobnosti. Představte si ji jako formulář pro přijetí klienta – jen pokročilejší.
Šablona vám také umožňuje vytvořit komplexní profil klienta, který můžete sdílet se svými obchodními partnery, abyste s klientem mohli plynuleji komunikovat. Díky tomu budou vaše obchodní hovory efektivnější a osobnější.
Proč si ji zamilujete:
- Organizujte fáze projektu pomocí flexibilních stavů
- Přepínejte mezi zobrazeními, jako je Ganttův diagram nebo kalendář, aby odpovídaly vašemu pracovnímu postupu.
- Spolupracujte v reálném čase díky sdílení obrazovky a živým úpravám.
Ideální pro: Prodejní týmy, které potřebují šablonu pro záznamy servisních hovorů, aby mohly vytvářet podrobné profily klientů a zlepšovat vztahy.
7. Šablona protokolu konverzací ClickUp
Chcete sledovat všechny příchozí a odchozí hovory ve vaší organizaci? Šablona ClickUp Conversation Log je ideálním řešením.
Pomocí této šablony pro záznamy hovorů zaznamenávejte všechny obchodní hovory nebo interakce se zákazníky, které jste uskutečnili vy nebo kterýkoli člen vašeho týmu. Zaznamenávejte další důležité prvky hovoru, jako je jeho délka, následné akce, konkrétní poznámky atd.
Snadno použitelná, vysoce přizpůsobitelná a pro začátečníky vhodná šablona, která je nepostradatelným pomocníkem.
Proč si ji zamilujete:
- Zaznamenávejte klíčové body pomocí intuitivních polí
- Organizujte následné kroky v zobrazení Seznam, Gantt a Kalendář.
- Okamžitě spolupracujte díky živým komentářům a podpoře více příjemců.
- Sledujte průběh hladce pomocí jasných značek stavu
Ideální pro: Firmy, které potřebují šablonu denního záznamu hovorů pro dokumentaci prodejů a rozhovorů s klienty.
➡️ Další informace: 10 bezplatných šablon hlášení incidentů v ClickUp Docs, Word a Excel
Spravujte své hovory pomocí šablon záznamů hovorů ClickUp!
Záznamy hovorů jsou důležitým zdrojem dat, zejména pro oddělení prodeje a zákaznického servisu. Zlepšují interakci s klienty a pomáhají zefektivnit CRM a prodejní hovory.
Vedení přesných záznamů o každém hovoru je však náročné. V tomto kontextu poskytuje šablona protokolu podrobné informace o telefonních hovorech – od začátku do konce.
Až se příště budete snažit sledovat své telefonní hovory, vyberte si šablonu pro záznamy hovorů ze sady šablon ClickUp a zvyšte efektivitu správy svých záznamů hovorů.
Další podrobnosti najdete na ClickUp nebo se zaregistrujte zde a získejte bezplatnou zkušební verzi!