Příklady použití Slacku pro lepší spolupráci týmu

Jako jedna z nejoblíbenějších aplikací pro zasílání zpráv je Slack jasnou volbou pro týmy po celém světě, kterým pomáhá zůstat v kontaktu a organizovaní, ať už pracují kdekoli (a kdykoli).

Ale co přesně Slack dělá? A jak zjistíte, které z jeho funkcí vám budou nejvíce vyhovovat?

V tomto článku zodpovíme všechny vaše otázky týkající se této platformy a mnoho dalšího.

Podíváme se na to, co Slack je, prozkoumáme jeho funkce, podělíme se o oblíbené příklady použití z praxe a poskytneme tipy a triky, jak vylepšit vaše zkušenosti. Pojďme začít. 🎢

Co je Slack?

Zjednodušeně řečeno, Slack je komunikační nástroj pro pracoviště, který byl vytvořen pro firmy, aby propojoval lidi a informace, které potřebují. Nabízí jednotný pracovní prostor, kde týmy mohou vytvářet kanály pro organizaci projektů, diskusí a zdrojů znalostní báze.

Týmy jej mohou používat k snadnému přístupu k souborům, odpovídání na zprávy a sledování nejnovějších aktualizací, jako jsou oznámení, přidělení úkolů a termíny, bez ohledu na jejich umístění nebo časové pásmo. Tato struktura pomáhá všem zůstat v souladu a podporuje rychlejší kolektivní rozhodování.

Klíčové funkce Slacku, které byste měli znát

Čím se tato platforma vyznačuje? Nabízí následující funkce:

1. Kanály

Jedná se o flexibilní prostory, kde může váš tým oznamovat novinky, sdílet soubory a spolupracovat na projektech. Můžete vytvořit libovolný počet kanálů, které mohou být buď otevřené všem členům týmu (veřejné), nebo přístupné pouze pozvaným členům (soukromé).

Můžete také vytvořit kanály pro diskusi o tématech mimo práci. Navíc díky Slack Connect můžete spolupracovat s externími zainteresovanými stranami a partnery z vašeho pracovního prostoru.

2. Zasílání zpráv

Slack vám umožňuje posílat přímé zprávy jednomu členovi týmu nebo chatovat s několika členy jako skupinou prostřednictvím přímých zpráv (DM). Vláknové konverzace udržují odpovědi uspořádané v rámci každého kanálu Slacku.

Všechny zprávy jsou prohledávatelné a automaticky ukládané do archivu vašeho pracovního prostoru, takže se k nim můžete v případě potřeby vrátit.

3. Sdílení souborů

Díky mnoha integracím dostupným na Slacku můžete nahrávat a sdílet dokumenty, fotografie, videa a další přímo do libovolného kanálu nebo zprávy, čímž svému týmu poskytnete správný kontext pro každou informaci.

4. Hlasové a videohovory

Spojení prostřednictvím hovorů je na této platformě snadné: stačí spustit Huddle pro rychlé neformální audiochaty nebo si vybrat jednu z integrací Slacku, jako je Cisco, join.me nebo Microsoft Teams, pro videokonference. V adresáři aplikací Slack najdete mnoho možností.

5. Integrace a aplikace

Slack se snadno přizpůsobí vašim stávajícím technologiím. Už používáte Asanu nebo Trello? Synchronizujte je s integrací projektového řízení Slack. Ale to není vše.

Od CRM systémů, jako je Salesforce, po e-commerce platformy, jako je Shopify, můžete využít více než 2 600 integrací, zefektivnit pracovní postupy a konsolidovat úkoly v rámci jedné platformy.

Můžete také použít nástroj Workflow Builder od Slacku k vytvoření vlastní automatizace opakujících se úkolů. API Slacku spolu s návody, jak vytvořit Slack bot, vám umožní vytvořit si vlastní automatizované pracovní postupy.

Populární příklady použití Slacku, které nelze ignorovat

Jak se tedy podařilo, že se stal jedním z nejlepších nástrojů pro správu úkolů na trhu, zejména pro týmy pracující na dálku? Pojďme si analyzovat tyto příklady použití Slacku.

1. Komunikace v týmu

Díky funkci zasílání zpráv v reálném čase eliminuje Slack nutnost nekonečných e-mailových řetězců a zvyšuje transparentnost. Členové vašeho týmu se mohou přímo spojit s kýmkoli, s kým potřebují mluvit, aniž by se museli potýkat s přeplněnou doručenou poštou nebo čekat hodiny na odpověď.

Na rozdíl od e-mailů umožňují veřejné kanály Slacku lepší přehled o spolupráci v rámci týmu nebo mezi týmy a pomáhají odstraňovat bariéry.

Ať už se jedná o vyhrazený kanál pro každý tým, projekt nebo oddělení, nebo o individuální schůzky s kolegou či podřízeným, vše můžete provádět na Slacku. Můžete také použít @zmínky, abyste upoutali pozornost konkrétní osoby, nebo založit vlákno, abyste udrželi své vedlejší konverzace mimo hlavní kanál.

I Slack má však izolovaný přístup, protože se jedná především o platformu pro zasílání zpráv , zatímco práce probíhá jinde, potenciálně na platformě pro správu projektů.

ClickUp Chat je vynikající alternativou ke Slacku, protože nahrazuje obvyklý chaos v komunikaci kontextem a přehledností díky integraci chatu s prací.

Můžete propojit zprávy přímo s úkoly, strukturovat chaty do prostorů podle potřeb každého týmu a sdílet dokumenty, odkazy nebo jiná data s robustními ovládacími prvky pro ochranu soukromí.

Ve skutečnosti můžete mít více kanálů pro konkrétní projekty, oddělení nebo úkoly, takže neustále spolupracujete se správnými lidmi a správným směrem.

Představte si to jako vytvoření kanálu Slack – organizujete konverzace podle témat, @zmíníte členy týmu, aby se připojili k relevantním chatům, a vše sledujete prostřednictvím svého kanálu oznámení.

Pokud hledáte funkci více zaměřenou na odpovědnost, vyzkoušejte funkci Assign Comments (Přiřadit komentáře) v ClickUp. Použijte ji k vytvoření akčních položek a přiřaďte je ostatním nebo dokonce sobě, aby vám neunikl žádný detail, nezapomněli jste na nic a nic nepřehlédli.

S ClickUpem máte všechny své diskuse, následné kroky a reference na jednom místě, což vám umožňuje přejít z chatu k akci, aniž byste něco zmeškali. Díky tomu je ClickUp komplexnějším nástrojem pro komunikaci v rámci projektů.

A co víc – funkce Chat v ClickUp je poháněna umělou inteligencí.

Díky navrhovaným odpovědím, shrnutým vláknům a možnosti automatizovat úkoly se můžete soustředit na to, co je důležité. Hledáte starý soubor nebo konverzaci ve svém pracovním prostoru? ClickUp Brain najde vše, co potřebujete, a díky jednoduchému vyhledávání to budete mít na dosah ruky.

2. Řízení projektů

V kanálu Slack můžete diskutovat o projektech se svým projektovým týmem, plánovat harmonogramy, sdílet soubory a aktualizace a sledovat pokrok, čímž zajistíte, že všichni, kteří potřebují být informováni, budou vždy v obraze.

Můžete zahájit Huddle, abyste mohli chatovat živě se svým týmem, nebo nahrát klip, abyste mohli rychle poskytnout zpětnou vazbu.

Chcete shromáždit, uspořádat a upřednostnit nejdůležitější části svých projektů v seznamu? Slack vám to také umožní.

Ale co když chcete jít více do detailů a porozumět pracovnímu zatížení jednotlivých týmů nebo členů týmu? ClickUp vám může pomoci! Můžete využít funkci Workload View (Zobrazení pracovního zatížení) v ClickUp k vizuálnímu znázornění pracovního zatížení každého člena týmu.

Abyste mohli Slack využívat na maximum a rozšířit jeho možnosti, potřebujete integraci Slacku do ClickUp!

Potřebujete vytvořit nový úkol ClickUp přímo ze Slacku? Stačí do kanálu napsat „/clickup new“. Tím se vám zobrazí výzva k okamžitému zachycení nápadů a akcí z platformy, aniž byste museli opustit Slack.

Za druhé, když zveřejníte odkaz na úkol ClickUp ve Slacku, automaticky se „rozbalí“ nebo rozbalí a zobrazí se důležité podrobnosti, jako je název úkolu, popis, termín splnění a stav. To je užitečné, když mluvíte s členem týmu a chcete mu poskytnout nějaký kontext.

Navíc pomocí rozbalovacích nabídek Slacku můžete přímo z kanálu rychle upravovat své úkoly v ClickUp, například měnit termíny nebo přiřazovat členy týmu. Tím se optimalizuje pracovní postup projektu a zajistí se, že nic neunikne vaší pozornosti.

3. Práce na dálku a budování virtuálního týmu

Když vás dělí tisíce kilometrů, může být budování vztahů a spolupráce s týmem jedinečnou výzvou.

Slack je však záchranným lanem, které překlenuje geografické vzdálenosti.

Podporuje pocit sounáležitosti tím, že vám umožňuje vytvářet nebo žádat o nové kanály na základě společných zájmů týmu, jako jsou videohry, fotbal, superhrdinové a další, a pojmenovat je například #zábava-a-hry nebo #náhodné.

Pokud neformální konverzace ještě nejsou součástí DNA vašeho vzdáleného týmu, vytvořte si tento zvyk. Stanovte si jednou týdně čas na diskusi o nějakém tématu (např. „Četl někdo z vás v poslední době nějakou dobrou knihu?“) a pozvěte členy týmu, aby se zapojili do konverzace, přispěli svými názory a navázali vztahy s ostatními.

Můžete také vytvářet ankety, přidávat GIFy nebo náhodně organizovat virtuální schůzky členů týmu u kávy (díky integraci Donut), aby byla práce pro všechny zajímavá a pozitivní.

Můžete také použít @zmínky, abyste upoutali pozornost konkrétní osoby, nebo založit vlákno, abyste udrželi své vedlejší konverzace mimo hlavní kanál.

4. Zákaznická podpora

Díky Slacku se poskytování zákaznické podpory stává efektivnější a více založené na spolupráci. Vaši zástupci zákaznického servisu mohou vytvořit boční panely, jako je „Správa ticketů“, a seskupit do nich všechny kanály, kde jsou zadávány a kontrolovány dotazy zákazníků.

Pro týmy se specializovanými znalostmi můžete vytvořit odpovídající sekce (např. Podpora fakturace) pro snadný přístup. Integrace s nástroji podpory, jako jsou Zendesk nebo Freshdesk, zajišťuje, že lístky přicházejí přímo do Slacku pro rychlé vyřešení.

5. Interní sdílení znalostí

Díky Slacku je sdílení znalostí v rámci týmu snazší než kdykoli předtím. Můžete přidávat soubory, URL adresy a aktualizace odkudkoli a nastavit samostatné kanály pro jejich organizaci, například podle trendů v oboru, aktualit společnosti, často kladených dotazů nebo článků nápovědy.

Kromě toho vám vyhledávací funkce Slacku umožňuje najít informace z minulých konverzací nebo sdílených dokumentů.

Máte důležité odkazy, které chcete sdílet s novými zaměstnanci, například příručku o firemní etiketě na Slacku? Připněte důležité informace nebo zprávy pomocí funkce Připnout do kanálu. Kdokoli v tomto kanálu má přístup k položkám v záložkách Připnuté a Záložky.

Pokud chcete zažít dynamičtější brainstorming, vyzkoušejte digitální nástroje pro tvorbu tabulek, jako je ClickUp Whiteboards.

Využijte jej k mapování nápadů, informačních toků a projektových plánů pomocí různých prvků, jako jsou konektory, lepící poznámky, barevné bloky a vektorová grafika (např. čáry, šipky a tvary), které vám poskytnou dynamičtější zážitek ze spolupráce.

Můžete exportovat svou tabuli ClickUp Whiteboard do Slacku jako obrázek nebo PDF a nahrát ji do svého kanálu nebo vygenerovat sdílený odkaz, který můžete přímo vložit do konverzace.

Po stanovení strategie vytvořte sérii dokumentů ClickUp Docs, abyste informace přehledně uspořádali. Pro zvýšení čitelnosti využijte funkce formátování bohatého textu, jako jsou styly textu, nadpisy a struktury, tabulky, emodži, vložené odkazy a další.

Příběhy úspěchu zákazníků: Jak Slack transformuje procesy

Podniky po celém světě zaznamenaly po přechodu na Slack obrovský nárůst produktivity a snadnější spolupráci. Zjistěte, jak to udělaly některé z největších značek.

1. Cíl

Síť více než 3 000 inženýrů společnosti Target používá Slack k organizaci a archivaci svých konverzací, z nichž mnohé obsahují neverbální informace, jako jsou kódy nebo IP adresy. Slack usnadňuje sdílení a vyhledávání těchto dat bez zbytečného procházení nebo pátrání ve složkách.

Na druhou stranu funkce emoji reakcí umožňuje jejich inženýrům rychle reagovat na nové zprávy, i když jsou na cestách.

2. Intuit

Společnost Intuit využívá Slack k zefektivnění svého oddělení zákaznické podpory a k vytvoření 360stupňového pohledu na zákazníka prostřednictvím kanálů Slack. Vytvořila také 1 200 pracovních postupů Slack v rámci celé společnosti za účelem automatizace procesů, včetně zapracování nových zaměstnanců s okamžitým přístupem ke všem informacím a nástrojům, které noví zaměstnanci potřebují.

3. SingleThread

Díky Slacku mohla společnost SingleThread vytvořit jednotnou a transparentní komunikační linku mezi zaměstnanci farmy, kuchyně a restaurace. Farma může rychle sdělovat kuchyni aktuální informace o denní produkci, včetně fotografií, které jim ukážou, co mohou očekávat.

Díky této výměně informací v reálném čase dochází k mnohem menšímu plýtvání produkty, protože kuchyně může připravit denní menu přesně podle toho, co dostane, a obsluha restaurace může zákazníkům přesněji poradit, co si mají objednat.

4. Autodesk

Díky Slacku je nyní 85 skupin v Autodesk hladce propojeno. Technický tým využil integrace a automatizaci k nastavení Slacku pro rychlejší správu incidentů, čímž se zkrátila průměrná doba opravy.

5. Lyft

Společnost Lyft zřídila samostatné kanály pro každý region a účty pro snadnou synchronizaci týmů, které nahrazují týdenní schůzky. Integrace Zendesk pomáhá okamžitě reagovat na žádosti o podporu, zatímco integrace Salesforce pomáhá obchodním zástupcům být produktivnější a uzavírat obchody rychleji.

Osvědčené postupy pro správné používání Slacku

Shromáždili jsme osvědčené tipy a triky, jak efektivně používat Slack pro optimální produktivitu. Zaměříme se také na klávesové zkratky, pokročilé funkce a pravidla etikety, která je třeba na Slacku dodržovat.

1. Nastavte sekce a kanály s hvězdičkou

S tolika skvělými nápady na kanály Slacku, které nepochybně máte, se věci mohou snadno zkomplikovat. Ale nemusí to tak být.

Nejdůležitější kanály můžete označit hvězdičkou kliknutím na ikonu hvězdičky vedle názvu kanálu ve Slacku, aby se vám snáze hledaly. Můžete také vytvářet vlastní sekce – podobné složkám pro kanály – přetažením souvisejících kanálů do jednotlivých sekcí.

Díky tomu bude váš pracovní prostor ve Slacku přehledný a soustředěný.

2. Používejte zvýraznění klíčových slov pro konkrétní zmínky

Řekněme, že chcete být informováni pokaždé, když se zmíní konkrétní produkt nebo zákazník. Klikněte na název svého pracovního prostoru, přejděte do sekce Předvolby a v části Moje klíčová slova vyberte fráze, které chcete sledovat. Je to podobné jako nastavení Google Alerts pro všechny typy témat.

3. Pomocí tlačítek historie se můžete vrátit na místo, kde jste byli.

Omylem jste smazali kanál Slack z postranní lišty? To se stává i těm nejlepším z nás. Pomocí tlačítek Zpět nebo Historie v horní části se můžete vrátit tam, kde jste byli.

4. Klikněte pravým tlačítkem myši na časové razítko zprávy a zkopírujte odkaz na ni.

Pokud potřebujete sdílet zprávu z jednoho kanálu s jiným kanálem nebo osobou, můžete kliknout pravým tlačítkem myši na časové razítko vedle osoby, která zprávu sdílela, a vybrat možnost Kopírovat odkaz. Můžete také najet kurzorem na zprávu a kliknout na Sdílet.

5. Hlasujte o možnostech pomocí číselných emodži

Snadný způsob, jak provést hlasování v kanálu Slack, je napsat zprávu s očíslovanými možnostmi a reagovat na zprávu počtem emodži pro každou možnost. Místo toho, aby ostatní odpovídali stále stejnou zprávou, mohou jednoduše kliknout na příslušnou emodži reakci a hlasovat – a voilà, máte výsledek.

6. Udržujte názvy kanálů konzistentní

Dodržování konvence pojmenování kanálů Slack pomáhá objasnit jejich účel. Mnoho firem kategorizuje své kanály pomocí předpon jako #team-, #project- nebo #client—.

Když jsou kanály pojmenovány tímto způsobem, Slack automaticky seskupí podobné kanály na postranním panelu, aby byla navigace přehlednější.

Využití klávesových zkratek a pokročilých funkcí

Bez ohledu na to, jak dobře umíte platformu používat, vždy se najde nějaká nová zkratka nebo zajímavá funkce. Zde je několik našich oblíbených triků pro Slack, které vám pomohou zvýšit produktivitu.

Etiketa Slacku a pokyny pro komunikaci

Virtuální konverzace mohou být neformální, což může vést k nedorozuměním nebo ztrátě profesionality. Proto je důležité stanovit určité pokyny, které podporují vzájemný respekt. Zde je několik doporučení pro správné používání Slacku.

✅ Při odpovídání na konkrétní zprávu v rušném kanálu odpovídejte ve vlákně.

✅ Používejte @zmínky s rozvahou; označujte pouze ty, kteří jsou pro konverzaci nezbytní.

✅ Vyhněte se sarkasmu nebo vtipům, které by mohly být špatně vyloženy, zejména v mezikulturních týmech.

✅ Nepoužívejte @channel nebo @everyone, pokud to není nezbytně nutné, protože to může narušit práci celého týmu.

✅ Vyhněte se zdlouhavým zprávám; jděte rovnou k věci, aby byla vaše komunikace efektivnější.

✅ Vzhledem k tomu, že Slack je ze své podstaty asynchronní, použijte funkci priority zpráv nebo možnost Označit jako urgentní, pokud je vyžadována okamžitá akce.

✅ Nastavte si status, když jste pryč nebo zaneprázdněni; použijte funkci Nerušit, když potřebujete nerušený čas na práci.

✅ Pro přehlednost formátujte své zprávy pomocí odrážek, tučného písma a kurzívy; pro kód nebo dlouhý text použijte blok kódu („`).

Časté výzvy a řešení: Navigace ve Slacku

Slack je obecně uživatelsky přívětivý nástroj, ale stejně jako každá jiná platforma má i své výzvy. Zde jsou nejčastější problémy, se kterými se při používání Slacku můžete setkat, a způsoby, jak je vyřešit.

1. Vyhledávání informací

Konverzace ve Slacku jsou rozděleny do kanálů, ve kterých se sdílejí zprávy a soubory. V závislosti na tom, kolik kanálů máte, to může znamenat stovky vzájemných komunikací, jejichž prohledávání může být zdlouhavé.

Ale právě v tomto ohledu vyniká ClickUp s funkcemi jako Connected Search, která během několika sekund vyhledá všechny soubory nebo informace z vašeho pracovního prostoru a propojí aplikace třetích stran.

2. Využití interaktivních funkcí

Slack nabízí různé interaktivní funkce pro zprávy. Můžete zprávu odložit, uložit na později nebo ji převést na úkol. Problém nastává, když tyto interaktivní parametry nefungují tak, jak očekáváte, což vede k neočekávaným nebo matoucím výsledkům.

ClickUp Chat naopak nabízí mnohem plynulejší způsob propojení úkolů se zprávami a naopak, což usnadňuje mapování vztahů mezi nimi.

3. Funkce navrhovaných odpovědí

Na našem seznamu výhod a nevýhod Slacku je to možná jedna z největších nevýhod. Slack využívá Guru, platformu pro správu znalostí od třetí strany, která umožňuje rychlý přístup k odpovědím, aniž byste museli platformu opustit.

Často však poskytuje nepřesné odpovědi a může být obtížné deaktivovat vestavěnou funkci navrhovaných odpovědí. Ve srovnání s tím je ClickUp Brain zabudován do ekosystému ClickUp a může vám poskytovat přesné odpovědi, navrhovat reakce a provádět akční položky díky kombinované síle AI Knowledge Manager, AI Writer a AI Project Manager.

4. Nahrávání souborů a limity úložiště

Nejčastějším scénářem je příliš velká velikost souboru, kterou bezplatná verze platformy nepodporuje. Ve skutečnosti má celkový limit úložiště pracovního prostoru 5 GB pro všechny uživatele. Může se tedy stát, že se nahrávání souborů zasekne nebo selže.

5. Trvalá oznámení

Mnoho uživatelů se setkává s tímto problémem: oznámení Slacku, které nezmizí, i když jste zkontrolovali vše. K tomu může dojít, pokud dojde k poškození dočasných dat uložených platformou.

Oznámení v ClickUp jsou trochu odlišná, ale podle nás jsou ještě lepší. Vaše doručená pošta v ClickUp funguje jako centrální velín pro všechna oznámení a zároveň vám umožňuje podrobně kontrolovat, jaká oznámení dostáváte, kde a kdy.

Pokud budete i nadále nespokojeni s touto platformou, možná by stálo za to vyzkoušet konkurenční produkty.

ClickUp vs. Slack, ptáte se? My jsme jednoznačně pro ClickUp.

Je pravda, že si Slack vybudoval jméno v kategorii instant messagingu.

Jak jsme však viděli, není zdaleka dokonalý a ClickUp vynahrazuje všechny oblasti, ve kterých Slack zaostává: automatizace pracovních postupů založená na umělé inteligenci, špičková spolupráce, reportování a přehledy a mnoho dalšího.

Usnadněte komunikaci pomocí ClickUp

Slack je jednou z nejlepších platforem, která pomáhá vašemu týmu zůstat v kontaktu a být produktivní, ať už se členové týmu nacházejí kdekoli. S těmito odbornými tipy můžete plně využít jeho potenciál.

Ať už jste zkušený týmový manažer nebo poprvé sestavujete asynchronní tým, Slack vám pomůže se vším, co potřebujete k plynulé komunikaci.

Pokud však chcete využívat robustní funkce pro správu projektů, rozsáhlé možnosti přizpůsobení a pokročilé integrační funkce, přejděte na ClickUp.

A pokud chcete využít to nejlepší z obou světů, vyzkoušejte naši integraci Slacku jedním kliknutím, která vám zajistí komplexní zvýšení produktivity. Vyzkoušejte to! Budete překvapeni, co všechno naše platforma dokáže.

Začněte tím, že se ještě dnes zdarma zaregistrujete na ClickUp.