Představte si, že dohlížíte na stavbu nového křídla nemocnice – projektu v hodnotě 5 milionů dolarů, který trvá 18 měsíců a zahrnuje několik subdodavatelů, složité lékařské systémy a přísné regulační požadavky.
Při realizaci tohoto komplexního stavebního projektu víte, že je zapotřebí komplexní dokumentace, abyste měli přehled o všech pracích, které je třeba provést. To zahrnuje práci, výdaje, inventář, povolení a všechny další podrobnosti související s tímto multimiliónovým projektem, který zahrnuje více dodavatelů a stovky úkolů.
To je místo, kde do hry vstupuje harmonogram hodnot (SOV).
V tomto blogu se budeme zabývat pojmem harmonogram hodnot, jeho významem pro projektové manažery ve stavebních projektech, kdy jej použít a výhodami jeho vytvoření.
Co je to harmonogram hodnot?
Cenová kalkulace je komplexní dokument, který rozděluje celkovou hodnotu zakázky stavebního projektu na menší, lépe zvládnutelné položky, aby bylo zřejmé, kolik stojí jednotlivé položky nebo úkoly v rámci projektu.
Používá se dodavateli, projektovými manažery a stavebními manažery ke sledování a správě financí a počtu úkolů potřebných k dokončení stavebního projektu.
Každá položka v harmonogramu hodnot představuje konkrétní složku projektu, jako je příprava staveniště, základové práce nebo elektroinstalace, spolu s příslušnými náklady. Tento podrobný rozpis nákladů je klíčovým referenčním bodem pro vlastníka projektu po celou dobu trvání projektu.
Například pro rezidenční projekt může harmonogram hodnot vypadat například takto:
Význam harmonogramu hodnot
Seznam hodnot hraje důležitou roli v řízení stavebních projektů, protože:
- Plán hodnot pomáhá předvídat a řídit cash flow po celou dobu životního cyklu projektu. Rozčleněním nákladů mohou projektoví manažeři předvídat výdaje a podle toho plánovat finance, aby zajistili konzistentní cash flow.
- Umožňuje projektovému manažerovi pečlivě sledovat průběh projektu. Po dokončení práce je snadné porovnat skutečný pokrok s plánovanou hodnotou pro každou položku.
- Ceník hodnot pomáhá zjednodušit proces plateb. Platby za postup prací se obvykle zakládají na procentuálním podílu dokončené práce pro každou položku, což usnadňuje přípravu a ověřování žádostí o platbu.
- Díky podrobnému rozčlenění nákladů na projekt pomáhá harmonogram hodnot lépe kontrolovat náklady a včas identifikovat případné odchylky od rozpočtu projektu. To pomáhá všem zúčastněným dodržovat plán a vyhnout se překročení rozpočtu nebo časového harmonogramu.
Kdy použít harmonogram hodnot pro stavební práce
Ačkoli je harmonogram hodnot prospěšný pro většinu projektů ve stavebnictví, je obzvláště důležitý pro:
Případ použití 1: Rozsáhlé komerční projekty se složitými fázemi a více subdodavateli
Tyto projekty mohou zahrnovat složité pracovní postupy a četné vzájemné závislosti. Harmonogram hodnot pomáhá zvládnout složitost tím, že rozděluje projekt na zvládnutelné komponenty.
Usnadňuje také lepší koordinaci subdodavatelů a zajišťuje, že práce a související náklady každé strany jsou jasně definovány a sledovány.
Případ použití 2: Projekty, u nichž je nezbytné pečlivé sledování cash flow a postupu projektu
U projektů s omezeným rozpočtem nebo přísnými termíny se harmonogram hodnot stává neocenitelným nástrojem pro projektového manažera.
Umožňuje sledovat výdaje v reálném čase ve srovnání s rozpočtovanými částkami, což pomáhá včas identifikovat potenciální překročení nákladů. Navíc podporuje přesné vykazování pokroku, což umožňuje stavebním manažerům vypočítat získanou hodnotu projektu.
Případ použití 3: Projekty s průběžným vyúčtováním nebo platbami na základě milníků
V těchto typech platebních struktur slouží harmonogram hodnot jako základ pro stanovení výše plateb. Umožňuje vám přesně vypočítat procenta dokončených prací.
Tento přístup pomáhá udržovat zdravý cash flow dodavatele tím, že zajišťuje spravedlivé a včasné platby. Rovněž poskytuje vlastníkovi projektu jasnou představu o tom, jak jsou jeho finanční prostředky rozdělovány v průběhu celého životního cyklu projektu.
Případ použití 4: Stavební práce, u nichž vlastníci projektu nebo věřitelé vyžadují podrobný rozpis nákladů
Někteří vlastníci projektů nebo finanční instituce vyžadují použití harmonogramu hodnot z důvodu transparentnosti a řízení rizik.
Poskytuje jim komplexní přehled o nákladech projektu, pomáhá jim posoudit finanční rizika, činit informovaná rozhodnutí a zajistit, že finanční prostředky jsou využívány podle plánu.
Poznámka: I u menších projektů může zjednodušený harmonogram hodnot pomoci poskytnout cenné informace, zlepšit řízení projektu a sloužit jako záznam pro předpověď financí a času potřebného pro podobné projekty v budoucnosti.
Klíčové složky harmonogramu hodnot
Dobře strukturovaný harmonogram hodnot obvykle obsahuje následující seznam položek:
- Obchodní informace: Jméno dodavatele, společnost, obchodní adresa, čísla smluv, název projektu atd.
- Položky: Podrobný rozpis všech prvků projektu
- Popis: Jasné vysvětlení projektu a jednotlivých položek
- Plánovaná hodnota: Celkový přidělený rozpočet a rozpočet pro každou položku.
- Předchozí aplikace: Částka fakturovaná v posledním platebním cyklu
- Aktuální aplikace: Částka fakturovaná v aktuálním cyklu
- Skladované materiály: Hodnota materiálů, které jsou skladovány, ale dosud nebyly nainstalovány.
- Celkem dokončeno a uskladněno: Součet dokončené práce a materiálů uskladněných pro budoucí použití
- Procento dokončení: Procento dokončené práce
- Zůstatek k dokončení: Celková zbývající částka, která bude vyúčtována později.
Vytvoření harmonogramu hodnot
Vytvoření SOV není žádná věda. Jeho zdokonalení může vyžadovat určitý čas a praxi, ale jakmile se to naučíte, budete si vše pamatovat jako své boty.
Dobře sestavený SOV bude snadno čitelný a srozumitelný. Musí obsahovat všechny kroky projektu, jeho finance a další doklady a měl by být přístupný všem zúčastněným stranám, aby byla zajištěna skutečná transparentnost.
Ale co se stane, jakmile začnete svůj projekt? Jak můžete zajistit, aby vy a váš tým zůstali na správné cestě, věděli, co a kdy dělat, a dodrželi termín?
Vyzkoušejte spolehlivý software pro řízení stavebních projektů, jako je ClickUp!
Nejlepší způsob, jak sledovat probíhající stavební projekt, je použití projektového softwaru. ClickUp je sice známý svými funkcemi pro řízení projektů, ale funguje také jako účinný nástroj pro vytváření harmonogramu hodnot. Podívejme se, jak na to.
Platforma softwaru ClickUp pro řízení stavebních projektů vám pomůže zjednodušit pracovní postupy, zlepšit spolupráci a dodávat projekty včas a v rámci rozpočtu.
Projděme si kroky k vytvoření komplexního harmonogramu hodnot a podívejme se, jak vám v tom může pomoci ClickUp:
Krok 1: Projděte si všechny dokumenty projektu
Začněte tím, že důkladně prověříte rozsah projektu, harmonogram výstavby, povolení a smluvní dokumenty, abyste se ujistili, že je vše připraveno před zahájením projektu.
To vám pomůže identifikovat všechny hlavní složky projektu a připravit je předtím, než na nich začnete pracovat.
ClickUp Docs vám pomůže s projektovou dokumentací a uložením všech informací, povolení, smluv a faktur na jednom místě. Můžete dokonce vytvořit dokument s rozpisem hodnot a snadno jej uložit.
Krok 2: Rozdělte projekt na jednotlivé části
Rozdělte celý projekt na logické a zvládnutelné části. Každá část by měla představovat významnou práci nebo klíčovou fázi projektu.
Můžete například mít různé kroky pro shromažďování surovin, přípravu staveniště a terénní úpravy, přidávání základů a stěn, zdivo z cihel a kamene, kovové konstrukce, dřevěné konstrukce, tepelnou izolaci, dveře, okna a kování atd.
Poté je dále rozčleňte, abyste do každé složky zahrnuli co nejvíce detailů. Větší projekty mohou vyžadovat podrobnější rozčlenění, zatímco menší projekty mohou používat širší kategorie.
ClickUp Tasks vám pomůže rozdělit váš projekt na menší úkoly a podúkoly, které se snáze sledují, vyhodnocují a dokončují.
Jakmile vytvoříte svůj harmonogram hodnot a rozdělíte všechny kroky stavebního projektu, stačí přidat všechny komponenty a úkoly do platformy ClickUp a přiřadit je určené osobě.
Je to (ClickUp) skvělý nástroj pro správu úkolů pro celou organizaci. Hodí se také pro opakující se úkoly, u kterých můžete naplánovat jejich výskyt. Je velmi snadný na používání a můžete přidávat vlastní pole, což je velmi užitečné. Líbí se mi různé zobrazení.
Je (ClickUp) skvělý pro správu úkolů pro celou organizaci. Také pro opakující se úkoly, kde můžete naplánovat jejich výskyt. Je velmi snadný na používání a můžete přidávat vlastní pole, což je velmi užitečné. Líbí se mi různé zobrazení.
ClickUp navíc poskytuje bezplatné šablony pro zefektivnění stavebních prací.
Šablona ClickUp pro řízení stavebních projektů
Šablona pro řízení stavebních projektů ClickUp je pokročilá šablona, která pomáhá stavebním manažerům organizovat a plánovat všechny fáze a etapy projektu. Ať už se jedná o novostavbu nebo renovaci, mějte přehled o každém kroku až do dokončení.
Tato šablona vám pomůže:
- Plánujte opakující se týdenní nebo měsíční úkoly snadno a najednou.
- Eliminujte ruční výpočty a vykazování, abyste ušetřili čas pro skutečné stavební úkoly.
- Mějte přehled o rozpočtu a zdrojích projektu, abyste mohli efektivně spravovat své náklady a zásoby.
Krok 3: Přiřaďte náklady nebo hodnoty
Po rozdělení projektu na menší kroky přidělte náklady na jednotlivé položky na základě nabídek subdodavatelů, nákladů na materiál, odhadů nákladů na práci a dalších nezbytných faktorů. Ujistěte se, že součet všech položek odpovídá celkové ceně zakázky.
ClickUp Dashboards vám umožňuje přizpůsobit si projektový dashboard podle svých představ. Získejte přehled o postupu projektu, financích, termínech a úzkých místech na jednom místě.
Váš přizpůsobený dashboard vám umožňuje zobrazit všechny vaše stavební projekty, jejich stav, dokončené úkoly, zbývající úkoly a další informace.
Propojte své finanční a účetní týmy přímo na platformě, aby všichni měli stejné informace. ClickUp Finance vás upozorní na splatné platby a umožní vám přidat opakující se úkoly na váš dashboard pro opakující se účty.
Po zaplacení měsíční faktury můžete úkol označit jako dokončený. Pokud se jedná o opakující se úkol, bude automaticky vytvořen nový úkol pro následující měsíc. Můžete dokonce integrovat finanční a účetní nástroje na ClickUp, abyste hladce propojili různé zúčastněné strany projektu.
Šablona pro správu financí ClickUp
Kromě toho můžete také použít šablonu ClickUp pro správu financí, což je šablona střední úrovně pro integrované projektové účetnictví. Jedná se o komplexní finanční pomoc, která vám pomůže sledovat vaše nabídky, faktury, produkty, služby, úkoly a jakékoli další nabídky, které můžete mít.
S touto šablonou můžete:
- Pečlivě sledujte svůj rozpočet a výdaje, abyste nepřekročili limit projektu.
- Zjistěte, kde můžete ušetřit peníze.
- Po dokončení projektu analyzujte finanční výsledky pomocí vizuálních analytických nástrojů, abyste mohli plánovat budoucí projekty.
- Přijímejte rozhodnutí podložená daty díky lepší přehlednosti vašich financí.
Přečtěte si také: 10 nejlepších nástrojů umělé inteligence pro účetnictví a finance
Krok 4: Sladění s harmonogramem projektu
Ujistěte se, že harmonogram hodnot je v souladu s časovým plánem a harmonogramem projektu. Tato shoda vám pomůže přesně sledovat průběh projektu.
Pro správu pohyblivých částí projektu lze vytvořit vlastní pole ClickUp. Každý projekt je jedinečný, tak proč by váš software pro správu projektů měl nabízet stejný plochý dashboard?
Přidejte kontaktní údaje klientů, dodavatelů, partnerů, typ domu, fázi projektu a termíny a přizpůsobte rozbalovací nabídky pomocí vlastních polí, aby vyhovovaly jedinečným potřebám každého projektu.
Krok 5: Kontrola a úprava
Projděte si harmonogram hodnot s klíčovými zúčastněnými stranami, včetně vlastníka projektu a generálního dodavatele, a zkontrolujte, zda vám něco neuniklo. Proveďte potřebné úpravy, aby všechny strany měly stejné informace.
Na základě shromážděných informací vygenerujte podrobné zprávy o souhrnu projektu, financích a postupu. Není třeba ručně počítat zprávy ani používat samostatný software pro vykazování stavebních prací. Automatizované zprávy můžete také během několika minut sdílet s klíčovými zúčastněnými stranami, zatímco se soustředíte na včasné dokončení projektu.
Přečtěte si také: 10 bezplatných šablon pro stavební rozpočet, které můžete použít
Výhody vytvoření harmonogramu hodnot
Seznam hodnot je důležitým dokumentem pro řízení stavebních projektů. Může sloužit jako jediný zdroj pravdivých informací pro všechny strany zapojené do stavebního projektu.
Pomáhá budovat důvěryhodnější vztah mezi dodavatelem a klientem, protože všechny úkoly, náklady a zásoby jsou zaznamenány a schváleny od prvního dne.
Kromě toho zde uvádíme klíčové výhody SOV pro všechny vaše stavební projekty.
- Lepší správa cash flow: Rozdělí projekt na menší, fakturovatelné úkoly a komponenty, aby dodavatelé mohli udržovat zdravější cash flow po celou dobu trvání projektu, čímž se sníží finanční zátěž.
- Vylepšené sledování pokroku: Slouží jako plán pro projektové manažery, aby mohli přesně sledovat pokrok v každé oblasti projektu a včas identifikovat případná zpoždění nebo problémy.
- Zjednodušený platební proces: Zjednodušuje proces žádosti o platbu a snižuje pravděpodobnost sporů díky jasnému rozčlenění dokončených prací a skladovaných materiálů.
- Lepší kontrola nákladů: Pomáhá vizualizovat skutečné náklady ve srovnání s plánovanými hodnotami, aby bylo možné rychle identifikovat a řešit případné překročení nákladů nebo neočekávané výdaje předem.
- Lepší komunikace: Stává se společným referenčním bodem pro všechny zúčastněné strany projektu, což usnadňuje jasnější komunikaci o stavu projektu, nákladech a pokroku.
Vytvořte si svůj plán hodnot pomocí ClickUp
Ceník je důležitým dokumentem pro projektové manažery, finanční kontrolory a majitele, kteří dohlížejí na stavební projekty jakéhokoli druhu.
Rozpis hodnot zajišťuje, že všechny projekty zůstanou finančně a časově v souladu s plánem, a to díky podrobnému rozčlenění nákladů, přesnému sledování pokroku a zefektivnění platebního procesu.
Ať už se zabýváte velkými komerčními projekty nebo menšími stavebními zakázkami, zvládnutí používání harmonogramu hodnot zlepší vaše dovednosti v oblasti řízení projektů a významně přispěje k úspěchu vašeho projektu.
A co ho může ještě vylepšit? Použijte správný software pro řízení projektů, jako je ClickUp, abyste vylepšili své schopnosti monitorování projektů, automatizovali opakující se úkoly, udržovali konzistentní cash flow a nakonec dodali úspěšné stavební projekty.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a vyzkoušejte si jej zdarma!