Nejistota na trhu práce, sklon generace Z k pomalejšímu životnímu stylu a globální příležitosti nezávislé na místě pobytu podpořily rozvoj gig ekonomiky. Lidé hledají větší autonomii a flexibilitu, což tradiční interní pozice nenabízejí.
Ve skutečnosti se 36 % respondentů průzkumu McKinsey American Opportunity Survey 2022 identifikovalo jako nezávislí pracovníci. To je přibližně 58 milionů Američanů.
Vytvoření efektivních procesů pro řízení nezávislých dodavatelů je pro interní manažery – nebo jednočlenné týmy, jak je tomu často v případě malých a středních podniků – důležitější než kdy jindy.
V tomto blogovém příspěvku se podíváme na to, jak řídit nezávislé dodavatele a kde je začlenit do procesů vašeho týmu při zachování zdravých hranic.
Koneckonců, základním pravidlem pro úspěšné řízení dodavatelů je uvědomit si, že NEJSOU zaměstnanci na plný úvazek.
Jak efektivně řídit dodavatele: 10 tipů
Dobré řízení dodavatelů je výhodné pro všechny. Když stanovíte jasná očekávání a komunikujete otevřeně, dodavatelé odvádějí lepší práci a zůstávají zapojení. Pro vás to znamená hladší průběh projektů a vysoce kvalitní výsledky.
Podívejme se, jak maximalizovat vaše vztahy s dodavateli tak, aby byly výhodné pro obě strany.
1. Posuďte a vyberte vhodné dodavatele
Prvním krokem je najít ty správné dodavatele – lidi, kteří jsou dobří v tom, co dělají, odvádějí kvalitní práci a zapadají do pracovní kultury a étosu vaší organizace. Bohužel, to je snazší říct než udělat.
Na rozdíl od zaměstnanců na plný úvazek, kteří mohou být ochotni absolvovat četná kola pohovorů a testovacích projektů, dodavatelé preferují rychlý proces pohovorů, kdy je najímáte na základě jejich předchozí práce (jejich portfolia).
Zde je několik tipů, jak rychle provést pohovor s nezávislými dodavateli a začlenit je do týmu:
- Naplánujte pohovory na základě jejich zkušeností: Upravte své otázky podle úrovně jejich zkušeností. U začátečníků kladněte důraz na technické dovednosti, u odborníků se zaměřte na jejich pracovní styl a přístup k projektům.
- Začněte placeným zkušebním projektem: To vám umožní vyhodnotit kvalitu práce dodavatele, jeho komunikační schopnosti a kulturní kompatibilitu s vaším týmem.
- Požádejte o reference od předchozích klientů: Obraťte se na předchozí klienty a získejte zpětnou vazbu z první ruky ohledně kvality práce, spolehlivosti a komunikačních schopností dodavatele.
Zde je několik otázek zaměřených na kulturu od zakladatele společnosti 37 Signals, Jasona Frieda. Kandidátům klade „méně zřejmé otázky“, aby vyhodnotil, zda se hodí do firemní kultury a jaký má pracovní styl.
2. Uzavírejte jasné smlouvy a dohody, abyste se vyhnuli právním úskalím
Jakmile najmete ty správné dodavatele, dalším důležitým krokem je formalizace úspěšného pracovního vztahu pomocí jasných a právně závazných smluv. Tyto smlouvy stanovují rozsah práce, platební podmínky, práva duševního vlastnictví, mlčenlivost a další aspekty partnerství.
Tím můžete chránit své obchodní zájmy, stanovit jasná očekávání a minimalizovat riziko nedorozumění nebo právních sporů.
Pokud jste při velké části své práce závislí na dodavatelích, budete zasílat mnoho smluv. Jedním ze způsobů, jak tento proces zefektivnit, je použití softwaru a šablon pro správu smluv. Tyto nástroje vám pomohou standardizovat proces, snížit počet chyb a zajistit dodržování zákonných a regulačních požadavků.
ClickUp je software pro správu projektů a smluv – komplexní nástroj pro správu nezávislých dodavatelů.
Šablona smlouvy s dodavatelem ClickUp je univerzální a můžete ji přizpůsobit pro různé projekty a lokality.
Tato šablona smlouvy pokrývá všechny klíčové části, včetně:
- Povinnosti klienta: Nastíňte své povinnosti, jako je poskytnutí potřebných nástrojů, schvalovací proces a podobně.
- Rozsah projektu: Definujte konkrétní hranice projektu, včetně výstupů, časového harmonogramu a očekávání.
- Platební podmínky: Uveďte platební kalendář, způsoby platby a případné sankce za opožděné platby.
- Doložka o mlčenlivosti: Chraňte citlivé informace sdílené mezi stranami.
- Podmínky oddělitelnosti: Stanovte podmínky ve smlouvě, které budou platné i v případě, že bude smlouva během sporů považována za neplatnou.
- Rozhodné právo: Uveďte právní jurisdikci, která bude v případě sporů rozhodovat o smlouvě.
Přečtěte si také: 10 šablon pro freelancery pro správu pracovního vytížení
3. Nastavte proces přijímání (a propouštění) dodavatelů
Stejně jako u zaměstnanců na plný úvazek zajistěte, abyste měli pracovní postup pro zaškolení dodavatelů. I když můžete některé prvky převzít z procesu zaškolení zaměstnanců na plný úvazek, tyto procesy jsou obvykle kratší a rychlejší.
Zde je tříkrokový proces pro přijímání smluvních pracovníků:
- Dokument pro zapracování: Vytvořte dokument, ve kterém nastíníte rozsah projektu, termíny, relevantní milníky a způsob, jakým je bude interní tým podporovat. V této fázi jim také můžete poskytnout přístup k jakýmkoli nástrojům a přidat je do svých komunikačních kanálů.
- Setkání: Domluvte si schůzku s freelancerem a dalšími interními členy týmu zapojenými do projektu. Je to vhodná příležitost k zopakování vaší pracovní kultury a procesů a k poskytnutí freelancerům více informací o vašich produktech a službách.
- První milník: Zde spolupracujete s freelancerem na prvním projektu – pomáháte mu překonat počáteční překážky a nabrat tempo.
Stejně tak zajistěte dobrý proces ukončení spolupráce, abyste zefektivnili předávání projektů a vyřešili všechny právní záležitosti. Zde je několik věcí, které můžete zahrnout do procesu ukončení spolupráce:
- Zkontrolujte, zda jsou všechny konečné platby zpracovány přesně a včas.
- Naplánujte hladké předání nedokončené práce, abyste zajistili kontinuitu.
- Získejte zpětnou vazbu prostřednictvím výstupního pohovoru a identifikujte oblasti, které je třeba zlepšit.
4. Stanovte své očekávání předem
Většina dodavatelů zažila alespoň jednu hororovou situaci, kdy projekt začal jako něco a skončil jako něco úplně jiného. Nebuďte takovým klientem.
Abyste se vyhnuli rozšiřování rozsahu projektu a zajistili úspěšný výsledek, stanovte si od začátku jasné cíle a milníky v dokumentu s popisem práce . To pomůže zabránit odchýlení projektu od původního plánu a zajistí, že vy a dodavatel budete mít stejný názor na cíle.
Zde jsou dva způsoby, jak toho dosáhnout:
- Při vypracování smlouvy finalizujte rozsah a cíle vašeho projektu. Nechte smlouvu zkontrolovat všemi interními zúčastněnými stranami, aby nikdo nepřicházel s změnami v polovině projektu.
- Nastavte si ve své platformě pro správu projektů sledování cílů, abyste mohli kontrolovat průběh projektu v klíčových fázích a ujistit se, že jste na správné cestě.
Sledujte milníky projektu pomocí ClickUp Goals.
Přidejte podrobnosti o svém projektu a klíčové výstupy do ClickUp Goals. Každý obecný cíl lze rozdělit na úkoly a podúkoly, které jasně popisují, co vše zahrnuje. To vám pomůže sledovat dokončení každého milníku a zajistí odpovědnost.
Cíle můžete využít k provádění hodnocení výkonu a měření produktivity vašich dodavatelů.
5. Definujte své komunikační kanály
Dodavatelé se často cítí odtrženi od interních členů týmu. Koneckonců nejsou oficiálními členy týmu – nemají přístup k osobním ani virtuálním neformálním rozhovorům, které jsou důležitou součástí budování vztahů v týmu.
Musíte udělat první krok a dát jim pocit, že jsou součástí týmu. Toho můžete dosáhnout jasným vymezením svých preferencí v oblasti komunikace, jako jsou komunikační kanály, četnost schůzek a hlavní kontaktní osoba.
Zde je několik tipů pro definování jasných a konzistentních komunikačních kanálů:
Vyberte si komunikační kanál
Vyberte si primární komunikační platformu na základě preferencí svého týmu a požadavků projektu (např. e-mail, software pro řízení projektů, instant messaging). Poté jděte ještě dál a zahrňte záložní kanály, abyste byli vždy dostupní.
Můžete také zvážit nabídku preferovaných asynchronních a synchronních nástrojů pro větší flexibilitu. Předpokládejme například, že provádíte revizi dokumentu nebo úpravy databáze. V takovém případě můžete využít funkce ClickUp Collaboration Detection, jako jsou komentáře, tagy a úpravy v reálném čase, aby konverzace zůstaly uvnitř dokumentu.
Při kontrole postupu projektu se snažte vést všechny rozhovory na jednom místě, abyste zabránili izolaci informací. Můžete například vytvořit skupinu v ClickUp Chat a nařídit, aby se aktualizace prováděly pouze v tomto kanálu. Tímto způsobem budou všichni informováni.
Naplánujte si pravidelné kontroly
Naplánujte pravidelné kontrolní schůzky, na kterých budete diskutovat o pokroku, řešit případné problémy a poskytovat zpětnou vazbu. Četnost kontrolních schůzek můžete určit na základě složitosti projektu a časového harmonogramu.
Sdílejte svou komunikační politiku
Pokud máte ve společnosti zavedenou komunikační politiku, sdílejte ji se svými externími spolupracovníky. Tak budou vědět, jak s vámi komunikovat – formálně, neformálně atd. – a zda vaše společnost preferuje asynchronní nebo synchronní aktualizace stavu.
💡Profesionální tip: Vytvořte šablonu dokumentu „Jak se mnou spolupracovat“ a požádejte své dodavatele, aby ji vyplnili. To vám pomůže nastínit vaše preference a očekávání a porozumět vzájemnému stylu práce. Může obsahovat informace, jako jsou preferované komunikační kanály a doby odezvy.
Můžete také sdílet šablonu ClickUp Working With Me [Individual Contributor] a požádat je, aby ji použili jako referenci při vytváření svých dokumentů.
6. Vytvořte zpětnou vazbu
Pravidelná zpětná vazba vám pomůže identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit, a posílit vztah mezi dodavatelem a klientem. Nezapomeňte však, že zpětná vazba je oboustranný proces – je třeba nastavit pracovní postup, který vám umožní poskytovat dodavatelům zpětnou vazbu a jim umožní sdílet jejich zpětnou vazbu.
Zde je návod, jak toho dosáhnout:
- Poskytujte konstruktivní zpětnou vazbu: Poskytujte konkrétní, praktickou zpětnou vazbu, která se zaměřuje na zlepšení výkonu, nikoli na kritiku.
- Vyžádejte si zpětnou vazbu: Aktivně si vyžádejte zpětnou vazbu od dodavatele ohledně vašeho výkonu jako klienta nebo projektového manažera během kontrolních schůzek.
- Používejte nástroj pro zpětnou vazbu: Zvažte použití formuláře nebo průzkumu k shromažďování anonymní zpětné vazby od dodavatelů.
Například můžete použít formuláře ClickUp pro měsíční nebo čtvrtletní kontroly u svých dodavatelů. Tvůrce formulářů nabízí různé typy polí a podmíněné otázky, které vám pomohou přizpůsobit průzkum vašim potřebám.
Odpovědi můžete také uspořádat do databáze. Ta může být obzvláště užitečná pro hledání vzorců v odpovědích dodavatelů v průběhu času nebo pro zkoumání toho, jak všichni dodavatelé (kolektivně) vnímají vaše procesy.
To vám pomůže vytvořit spolupráci a produktivní vztahy s vašimi dodavateli.
7. Standardizujte své platební podmínky a procesy
Standardizovaná platební politika a proces mohou zefektivnit provoz, snížit počet chyb a zlepšit vztahy s nezávislými dodavateli. Když jim vysvětlíte, jak to funguje, nemusíte je kontaktovat ohledně faktur a oni nemusí kontaktovat vás ohledně plateb.
Zde je několik bodů, které byste měli zahrnout do svých platebních podmínek:
- Frekvence plateb: Stanovte platební kalendář (např. týdně, dvakrát týdně, měsíčně).
- Způsob platby: Vyberte si preferovaný způsob platby (např. přímý vklad, šek, PayPal).
- Šablona faktury: Vytvořte standardizovanou šablonu faktury se všemi potřebnými informacemi, kterou můžete sdílet s dodavateli.
- Předkládání faktur: Uveďte, kdy mají dodavatelé předkládat faktury.
- Schvalování faktur: Zaveďte jasný schvalovací proces, abyste zajistili přesnost a včasné platby.
Vytvořte si vlastní zásady pomocí ClickUp Docs.
Pomocí nástroje jako ClickUp Docs můžete nastínit své platební podmínky a procesy a sdílet je se svými interními týmy a nezávislými dodavateli. Tím zajistíte plnou transparentnost a dodavatelům poskytnete jasné informace o vašich platebních postupech.
A co víc: ClickUp obsahuje nástroje pro psaní založené na umělé inteligenci, jako je ClickUp Brain. Můžete upravovat a lokalizovat své zásady do různých jazyků, což je obzvláště užitečné, pokud najímáte globální dodavatele.
💡Profesionální tip: Stanovte sazby pro různé typy smluvních prací a udržujte je aktuální, abyste se vyhnuli zdlouhavým jednáním s dodavateli a zajistili, že váš rozpočet bude odpovídat očekávaným nákladům.
8. Budujte dlouhodobé vztahy
Zpětná vazba je jen jedním ze způsobů, jak zajistit udržitelný vztah mezi dodavatelem a klientem. Koneckonců, smlouvy s nezávislými dodavateli jsou založeny na vztazích a vzájemném respektu.
Zde je několik způsobů, jak můžete freelancerům ukázat, že je respektujete, a položit základy pro zdravý a dlouhodobý vztah:
- Poskytujte spravedlivou odměnu: Zajistěte spravedlivé a včasné platby v souladu s dohodnutými podmínkami.
- Vyhněte se mikromanagementu: Dejte dodavatelům autonomii, kterou potřebují k efektivnímu plnění svých úkolů.
- Buďte flexibilní: Přizpůsobte se jejich stylu práce, včetně flexibilní pracovní doby nebo plánování schůzek. Někteří dodavatelé například nedodržují pracovní dobu od 9 do 17 hodin, zatímco jiní mohou preferovat alespoň dvoudenní předběžné oznámení o schůzce.
- Pošlete jim dárek: Projevte svou vděčnost dlouhodobým dodavatelům tím, že jim pošlete osobní dárek jako uznání za jejich přínos.
9. Vedejte databázi dodavatelů
Databáze dodavatelů je centralizované úložiště informací o vašem týmu nezávislých pracovníků napříč odděleními, takže administrativní týmy, jako je finance nebo HR, mohou sledovat podrobnosti o dodavatelích a zajistit dodržování pracovních zákonů a předpisů.
Doporučujeme používat nástroj jako ClickUp namísto tradičních tabulek nebo dokumentových nástrojů. Obsahuje velmi užitečné funkce pro správu databází, jako jsou filtry a štítky, které pomáhají kategorizovat dodavatele.
Například můžete použít zobrazení tabulky ClickUp k vytvoření centralizované databáze dodavatelů bez nutnosti programování. Díky pokročilému třídění, filtrování a vlastním polím můžete snadno segmentovat dodavatele podle oddělení, shromažďovat konkrétní podrobnosti a přizpůsobit rozložení databáze přesně podle svých potřeb.
Zde je několik polí, která byste měli zahrnout do své databáze dodavatelů:
- Informace o dodavateli: jméno, kontaktní údaje, daňové identifikační číslo a platební údaje
- Specifikace smlouvy: Doba trvání smlouvy, rozsah práce, platební podmínky a odkazy na smlouvu, dohodu o mlčenlivosti a další právní dokumenty.
- Podrobnosti o dodržování předpisů: Formuláře týkající se daní a klasifikace zaměstnanců, fakturační záznamy a další vládní dokumenty.
Volitelně můžete do databáze přidat pole Poznámky, kde můžete zaznamenat jejich specializované dovednosti, kontaktní údaje a odkazy na portfolio. To je obzvláště užitečné, pokud plánujete znovu oslovit starého dodavatele.
Navíc ClickUp integruje většinu systémů pro správu lidských zdrojů a mezd. To znamená, že můžete automatizovat úkoly, jako je aktualizace informací o dodavatelích nebo označení faktur jako zaplacených v ClickUp, když jsou zpracovány ve vašem mzdovém systému.
Poznámka: Vzhledem k tomu, že databáze obsahuje citlivé údaje, zavedete vhodné kontroly přístupu, abyste ochránili informace a zajistili ochranu osobních údajů.
10. Dodržujte právní předpisy
Dodržování právních předpisů je důležitým aspektem při najímání dodavatelů a liší se v závislosti na regionu. Ve Spojených státech má IRS specifická kritéria pro určení, zda je pracovník nezávislým dodavatelem nebo zaměstnancem.
Budete také muset vystavit formulář 1099-NEC, abyste nahlásili platby provedené nezávislým dodavatelům. Nástroj pro správu dodavatelů vám pomůže automatizovat a řešit tyto komplikace a zajistit dodržování místních pracovních a daňových zákonů.
🌈 Věděli jste, že některé státy USA mají zákony, které stanovují povinnost platit daň z prodeje při najímání nezávislých dodavatelů? To znamená, že můžete být povinni vybírat a odvádět daň z prodeje za své nákupy, i když v daném státě nemáte fyzickou kancelář.
Využijte technologie
Dalším aspektem, ve kterém může technologie pomoci, je automatizace náročných úkolů, ať už se jedná o řízení projektů na volné noze nebo systémové procesy, jako je podepisování smluv. Jednou z možností je automatizace schvalování faktur, iniciování kontrol u dodavatelů a vyřizování dalších administrativních úkolů.
Právní týmy mohou zvážit centralizaci procesu žádostí o smlouvy a zvýšení efektivity pomocí šablony pro správu smluv ClickUp.
Takto to funguje:
- Odeslání žádosti prostřednictvím formuláře: Stačí vyplnit formulář žádosti o smlouvu, uvést účel a typ smlouvy a požadovaný termín.
- Právní kontrola: Právní tým zkontroluje podrobnosti žádosti a zajistí, aby byly poskytnuty všechny potřebné informace.
- Vypracování a schválení: Právní tým vypracuje smlouvu, do které zahrne stanovené požadavky a zajistí soulad s příslušnými zákony a předpisy.
A co víc: šablona obsahuje přehled, který umožňuje právnímu týmu sledovat stav jednotlivých smluv a zajistit, aby byly všechny uzavřeny včas.
Zjednodušte správu dodavatelů pomocí ClickUp
Jak se říká: „Úspěch je založen na systémech.“ S ClickUpem můžete vytvořit spolehlivý rámec pro správu dodavatelů – centralizovaný, organizovaný a škálovatelný systém, který lze přizpůsobit potřebám různých týmů.
Od vypracování smluv a řízení projektů až po podporu zpětné vazby a centralizaci informací o dodavatelích – ClickUp vám pomůže zvládnout všechny vaše procesy z jednoho místa. Můžete si tak nastavit systém, který vám bude vyhovovat jak v prvním dni, tak i v desátém roce.
Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a zjistěte, jak vám pomůže efektivně řídit dodavatele.