Stát se součástí nového týmu nebo organizace je jako vstoupit do zcela nového světa. Pocit nejistoty a zábran se ještě umocňuje, když celý váš tým začíná od nuly. Myšlenka zapadnout do zcela nové skupiny může znít ohromující, ale pod správným vedením se dá snadno zvládnout.
Tato počáteční fáze, známá jako fáze formování v modelu vývoje týmu Bruce Tuckmana, je klíčová pro budování silného a soudržného týmu. Je to fáze, ve které se navazují vztahy, odstraňují překážky, buduje se důvěra a připravuje se půda pro budoucí úspěch.
Fáze formování položí základy pro zdravé a produktivní prostředí týmu, ve kterém jsou členové skupiny připraveni přijímat výzvy a dosahovat cílů týmu.
Podívejme se, jak můžete zvládnout fázi formování a dosáhnout organizační excelence!
Porozumění Tuckmanovým fázím vývoje skupiny
Než se ponoříme hlouběji do fáze formování a jejího významu, začněme tím, že si vysvětlíme Tuckmanovy fáze vývoje skupiny.
Tuckmanova teorie nebo model, navržený psychologem Brucem Tuckmanem v roce 1965, ilustruje přirozený vývoj týmu v různých fázích. Navrhl, že vývoj týmu prochází pěti fázemi: formováním, bouřlivým obdobím, normováním, výkonností a rozpuštěním.
Zde je vysvětlení významu jednotlivých fází vývoje týmu:
Fáze 1: Fáze formování
Fáze formování je první fází. V této fázi se členové týmu scházejí a začínají navazovat vztahy, rozdělovat role a stanovovat očekávání. Jako první z raných fází je charakterizována nejistotou, opatrností a závislostí na vedoucím.
Mezi klíčové rysy fáze formování patří:
- Vedoucí skupiny hraje v této fázi dominantní roli, pokud jde o poskytování pokynů a vedení.
- Členové týmu mohou váhat sdílet nápady, vyjadřovat názory nebo podstupovat rizika.
- Týmy mohou testovat a zkoumat hranice, očekávání, pracovní styly, způsoby komunikace, základní pravidla atd.
Fáze 2: Fáze bouřlivého vývoje
V další fázi, fázi bouřlivé, se odloží rukavice a vytasí se drápy. Zaznamenáte změnu v dynamice týmu, kdy konflikt, soutěživost a odpor brání dosažení cílů týmu. Každý člen týmu se bude snažit prosadit a zpochybnit status quo, což povede k bojům o moc.
Mezi klíčové rysy fáze bouřlivého vývoje patří:
- Vedoucí týmu nyní hraje roli mediátora, protože se podílí na hašení požárů.
- Členové týmu začínají vyjadřovat nesouhlas s cíli, rolemi, postupy a dalšími aspekty.
- Může se objevit určitý odpor vůči rozhodnutím a normám skupiny, přičemž členové týmu mohou zpochybňovat vedení nebo obecný směr.
Fáze 3: Fáze normování
Naštěstí bouřlivá fáze konfliktů připravuje půdu pro třetí fázi – fázi normování. V této fázi týmy začnou stanovovat normy, definovat role a jasně a přátelsky formulovat očekávání.
Zjednodušeně řečeno, situace se uklidní, jakmile členové týmu pocítí sounáležitost a odhodlání dosáhnout společně dohodnutého společného cíle.
Mezi klíčové charakteristiky fáze normování patří:
- Členové týmu se budou cítit více propojeni s ostatními členy týmu a jejich cíli.
- Týmy vyvíjejí standardizované procesy, operace a pracovní postupy.
- Jakmile týmy najdou optimální způsoby, jak překonat případné rozdíly, dojde ke zvýšení týmové spolupráce a kooperace.
Fáze 4: Fáze výkonu
Fáze výkonu je obvykle poslední fází vývoje skupiny (klíčovým slovem je zde „vývoj“, protože následuje rozpad týmu). Z tohoto důvodu některé varianty Tuckmanova modelu obsahují pouze čtyři fáze, které končí fází výkonu.
Tým zde dosáhl synchronní harmonie, špičkového výkonu a maximální produktivity. Výsledné vysoce výkonné týmy perfektně spolupracují a dosahují úspěchu na každém kroku.
Mezi významné rysy fáze výkonu patří:
- Vysoká úroveň výkonnosti a produktivity týmu vedoucí k snadnému dosažení cílů
- Silné vztahy a důvěra mezi členy týmu
- Společný závazek k úspěchu týmu a koordinované jednání k dosažení cílů týmu
Fáze 5: Fáze rozpuštění
Pátou fází je fáze rozpuštění. To je okamžik, kdy tým dosáhl svého cíle a je připraven přejít k dalšímu projektu. V některých případech se tým může také rozpadnout, aby se jeho členové mohli ujmout nových rolí a výzev a vytvořit zcela nový tým.
Mezi charakteristické rysy této fáze patří:
- Tým může reflektovat společné zkušenosti a oslavovat úspěchy.
- Vedoucí týmů mohou sbírat zpětnou vazbu od členů týmu nebo provádět hodnocení po skončení projektu.
- Rozchod může také vyvolat emocionální reakci, přičemž členové týmu mohou pociťovat pocit ztráty nebo smutku.
To je obecný přehled pěti fází vývoje týmu, jak je navrhuje Tuckman.
⭐️ Přátelská poznámka: Přechod mezi pěti fázemi vývoje týmu nemusí být vždy lineární. Týmy se mohou vracet k dřívějším fázím nebo přecházet mezi nimi a mohou si dokonce vytvořit vlastní verzi týmových norem. Nicméně díky tomuto rámci vývojové sekvence mohou vedoucí řídit vývoj týmu při jeho přechodu od skupiny cizinců k multifunkčním týmům!
Význam fáze formování v rozvoji týmu
Proč jsme se tedy rozhodli zaměřit se v tomto blogovém příspěvku pouze na fázi formování?
První setkání s novým týmem udává tón toho, jak bude tým fungovat v průběhu projektu.
Zde je několik důvodů, proč považujeme fázi formování za základní krok k vytvoření úspěšného týmu:
- Budování důvěry a sebedůvěry: Fáze formování dává členům týmu příležitost se navzájem poznat a budovat důvěru. Budování vztahů vštípí sebedůvěru, zatímco se tým připravuje na řešení problémů a spolupráci.
- Stanovení jasných rolí: Počáteční fáze zahrnuje přidělení jasných rolí, odpovědností a očekávání. Jejich definování hned na začátku procesu rozvoje týmu ponechává jen malý prostor pro nedorozumění a nesprávnou komunikaci.
- Pěstování pozitivní pracovní kultury: V dnešní době jsou spolupráce a kooperace dva klíčové pilíře úspěchu. Fáze formování to umožňuje vytvořením pozitivního a inkluzivního pracovního prostředí, kde se každý člen týmu cítí oceněn.
- Položení základů pro úspěch týmu: Když vedoucí týmu povzbuzují členy týmu k účasti a pocitům sounáležitosti se skupinou, dochází k větší soudržnosti mezi členy skupiny. Takové pocity pomáhají překonávat výzvy a řešit konflikty, které mohou nastat později během dalších fází vývoje týmu.
Výzvy ve fázi formování
Fáze formování je bezpochyby počátkem struktury týmu. Není však imunní vůči výzvám.
Zde je několik výzev, které mohou vedoucí týmů očekávat během fáze formování:
- Vyrovnávání se s nejistotou a nejednoznačností, zejména když si členové týmu nejsou jisti svými rolemi, odpovědnostmi a cíli. To může také vést k neefektivitě nebo neproduktivním vzorcům.
- Silná závislost na vedoucích týmů, kteří poskytují podporu, vedení a směr. To také potlačuje autonomii a kreativitu mezi motivovanými členy týmu.
- Řešení odporu ke změnám, protože členové týmu nemusí být ochotni experimentovat s novými způsoby práce nebo být otevření novým nápadům. Tento problém může být obzvláště častý, když jsou členové týmu zvyklí pracovat určitým způsobem.
- Vybudování důvěry a vztahů v novém týmu vyžaduje čas a soustavné úsilí. Neexistuje žádný zázračný recept na vybudování pevného základu důvěry, pokud není celý tým ochoten vynaložit potřebné úsilí.
- Překonání strachu z neúspěchu , protože členové týmu se mohou bát dělat chyby. To také omezuje jejich ochotu riskovat a schopnost zkoušet nové věci.
Osvědčené postupy pro zvládání výzev ve fázi formování
Jistě, mohou se vyskytnout výzvy, ale nic, co by efektivní vedení a kompetentní dovednosti v oblasti řešení konfliktů nedokázaly zvládnout. Samozřejmě, že s ClickUp pro řízení projektů máte všechny trumfy v ruce.
ClickUp je dokonalý nástroj pro zvýšení produktivity, který spojuje týmy. Ačkoli se budeme zabývat tím, jak můžete ClickUp využít ve fázi formování, můžete jej použít ve všech pěti fázích vývoje týmu.
Od přidávání nových členů týmu až po sledování pokroku týmu – s ClickUpem máte vše pod kontrolou. Zde je několik strategií vedení, které vám usnadní překonání počátečních obtíží při formování týmu:
Vypracování týmové charty
Vedoucí týmů musí nové týmy sjednotit. K tomu musí nejprve formalizovat a zdokumentovat záměr, který vedl k sestavení daného týmu.
Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je vytvoření týmové charty. Ta zachycuje poslání, cíle, role, odpovědnosti a procesy týmu. Funguje jako severní hvězda pro tým a ovlivňuje jeho rozhodnutí a pracovní normy.
Pomocí ClickUp Docs vytvořte chartu, kterou můžete přizpůsobit konkrétním potřebám svého týmu. Obsahuje poznámky ze schůzek a týmovou wiki a slouží jako vynikající nástroj pro správu znalostí a týmovou spolupráci.
Tím, že hned v rané fázi deklarujete účel týmu, vyjasníte očekávání hned na začátku a vytvoříte základ pro odpovědnost a koordinované jednání.
🧠 Pamatujte: Udělejte z této charty živý dokument. Často se k ní vracejte a provádějte příslušné úpravy, aby držela krok s vývojem vašeho týmu.
Provádění seznámení
Pořádání seznamovacích setkání je skvělým způsobem, jak podpořit otevřenou komunikaci, odstranit bariéry a uvolnit napětí mezi členy týmu.
Začněte s aktivitami, které jsou lehké a zábavné, ale mají smysl. Může se jednat například o honbu za pokladem, kvíz o kanceláři nebo výlet do herny. Cílem je totiž objevit společné zájmy, které nastartují proces a podnítí důvěru.
Pokud vám docházejí nápady, můžete začít s šablonou Ice Breaker Whiteboard Template od ClickUp.
Tato šablona nabízí:
- Prostor pro spolupráci, kde mohou členové týmu navzájem komunikovat
- Vizuálně dynamické prostředí s interaktivními prvky, které vzbudí zájem.
- Orientační seznam otázek nebo podnětů pro rozproudění konverzace
- Přizpůsobení požadavkům skupiny a maximalizace účasti jednotlivých členů
Brzy si všimnete, jak se tým spojí díky nástroji ClickUp Whiteboard a začne prosperovat!
Vytváření struktury týmů
Vytvoření struktury pro váš tým je ve fázi formování zásadní.
Můžete začít tím, že definujete role pomocí šablon pro seznámení s týmem a sdělíte je celému týmu. Přisuzuje odpovědnost za určité úkoly, akce a činnosti a stanoví základní očekávání.
Poté můžete toto posílit pomocí nástrojů, jako je šablona plánu řízení týmu ClickUp. Tato šablona pomáhá:
- Stanovte jasné pokyny pro komunikaci, rozhodovací proces a řízení úkolů.
- Definujte role a odpovědnosti, aby tým začal chápat, jak jejich individuální úsilí přispívá k dosažení cílů týmu.
- Poskytněte stabilitu a snižte nejistotu, aby tým mohl nabrat na síle a postoupit do fáze bouřlivého vývoje.
Plánování aktivit pro budování týmu
Budování týmu je běžným a opakujícím se tématem ve fázi formování. Koneckonců, je to lepidlo, které drží týmy pohromadě.
Záměrně naplánujte aktivity na budování týmu, které podpoří kamarádství a posílí vazby v týmu. Naplánujte kombinaci aktivit, které vyhovují různým osobnostem, geografickým podmínkám a dostupnosti – některé vyžadují kreativní řešení problémů, jiné pomáhají stmelit vzdálené týmy a některé jsou neformálními společenskými interakcemi naplánovanými mimo pracovní dobu.
Dále udělejte z budování týmu trvalý závazek, nikoli jednorázovou iniciativu. Pokud to budete dělat důsledně, váš tým se sblíží a zároveň se zlepší jeho výkonnost a spolupráce.
⚡ Archiv šablon: Potřebujete strukturovanější způsob, jak stmelit svůj tým? Podívejte se na šablonu ClickUp Meet the Team, díky které můžete snadno představit nové zaměstnance, zdůraznit jejich dovednosti a jako manažer rozjet týmovou spolupráci.
Stanovení jasných cílů a očekávání
Od samého začátku definujte jasné cíle a očekávání, abyste zajistili soulad týmu a poskytli mu směr. Stanovte malé cíle pro malé skupiny a složené cíle pro větší skupiny.
Využijte funkce jako ClickUp Goals k definování konkrétních, měřitelných, dosažitelných, relevantních a časově ohraničených (SMART) cílů. S ClickUp Goals můžete sledovat pokrok svého týmu v reálném čase.
Sladění cílů z kvantitativního i kvalitativního hlediska ovlivňuje fungování týmu a jeho úspěšnost.
Velké i malé skupiny pochopí, jak vypadá úspěch, a budou moci smysluplněji pracovat na jeho dosažení.
V případě potřeby rozdělte velké, náročné a odvážné cíle (také nazývané BHAG cíle) na menší, lépe dosažitelné části a pusťte se do nich. Takové soustředěné a cílené jednání zvyšuje šance vašeho týmu na rychlejší dosažení cílů.
Plánování pravidelných kontrol a schůzek
Plánování pravidelných kontrol a schůzek je strategií vedení, která pomáhá udržet tým na správné cestě a reagovat na změny. Časté dialogy také umožňují vedoucím týmů řešit jakékoli problémy přímo a v rané fázi.
K plánování a správě těchto kontaktních bodů použijte software pro týmovou spolupráci, například ClickUp.
Ať už prostřednictvím sdílených kalendářů nebo nástrojů pro videokonference, ClickUp zajistí, že nikdo nic nezmešká. Udržujte schůzku soustředěnou a efektivní díky jasnému programu. Vyhraďte čas pro ostatní členy, aby mohli vznést připomínky, požádat o vysvětlení nebo předložit doporučení.
Zobrazení kalendáře ClickUp je záchranou, pokud jde o pravidelné kontroly týmu. Tímto způsobem všichni znají rytmus individuálních schůzek, což vytváří předvídatelnost na obou stranách.
Zde je několik otázek, které můžete položit během individuálního rozhovoru:
- Jak se dnes máte? Povězte mi o minulém týdnu.
- Co vás v rámci vaší role [po určitou dobu] motivovalo a co pro vás bylo výzvou?
- Jak to jde s lidmi, se kterými pracujete/ve vašem týmu?
- Jak postupujete směrem ke svým větším kariérním a životním cílům?
- K čemu se zavazujete od teď do našeho příštího setkání?
💡 Profesionální tip: Nezapomeňte, že individuální rozhovory je třeba přizpůsobit každému zaměstnanci, kterého řídíte. Kopírování a vkládání nemusí fungovat. Použijte kombinaci otázek, jako jsou obecné otázky, otázky týkající se kariéry, sladění cílů/aspirací a otázky týkající se vztahů v týmu, aby byl rozhovor úspěšný pro obě strany. Ale nedržte se pouze scénáře a podle potřeby improvizujte.
Vytváření pozitivního a podpůrného prostředí
Vytvoření pozitivního a podpůrného prostředí, zejména během fáze formování, je klíčové pro vytvoření vítězných týmů. Pro začátek nastavuje tón pro týmovou spolupráci, která pohání výkon a produktivitu.
Dále odstraňuje strach z neúspěchu a povzbuzuje členy týmu k experimentování a posouvání hranic. A konečně, zvyšuje kompatibilitu týmů a posiluje důvěru.
Vedoucí týmů mohou podporovat kulturu otevřené komunikace tím, že zůstávají přístupní. Je důležité sbírat zpětnou vazbu prostřednictvím anonymních průzkumů a formulářů. Můžete vyzkoušet formuláře ClickUp, které jsou velmi přizpůsobitelné a usnadňují sběr zpětné vazby od týmů.
🧠 Pamatujte: Projevujte upřímný zájem o blaho svého týmu a vytvořte pro něj bezpečný prostor, kde může vyjádřit své obavy. Uznávejte a oslavujte milníky a spolupracujte na překonávání výzev. Okamžitě řešte nedorozumění a podporujte vzájemný respekt.
Tyto strategie vedení pomáhají týmům prosperovat a zvyšují jejich odolnost tváří v tvář výzvám.
Poskytování nezbytných zdrojů a podpory
Pro úspěch vašeho týmu je nezbytné vybavit jej správnými nástroji a zdroji. ClickUp je skvělým prostředkem, který zajistí, že každý bude mít přístup k potřebným zdrojům, ať už se jedná o informace, školení nebo software.
Najděte způsoby, jak maximalizovat výkonnost týmu a podpořit jej tím, že mu v pravý čas nabídnete správné nástroje a zdroje.
Navíc můžete vždy použít integrace ClickUp, aby váš systém zůstal modulární. Nabízí více než 1000 integrací s nástroji napříč celou platformou, takže váš tým nemusí neustále přepínat mezi nimi.
Vaše aktivní role při odstraňování překážek, plnění požadavků týmu a řešení případných nedostatků umožňuje týmům soustředit se na dosahování svých cílů bez zbytečných překážek.
„Formování“ úspěchu s ClickUp
Stručně řečeno, fáze formování je v rozvoji skupiny kritická, protože položí základy pro budoucnost vašeho týmu. Pokud si vedoucí uvědomí výzvy spojené s touto fází a budou je aktivně řešit, mohou z skupiny kvalifikovaných jednotlivců vytvořit vysoce výkonný tým.
Představili jsme řadu strategií, které mohou vedoucí týmů a projektoví manažeři využít k tomu, aby se bez problémů vypořádali se složitostmi fáze formování. Tyto strategie vám také pomohou připravit půdu pro udržitelný růst a spolupráci mezi budoucími týmy.
ClickUp může být vaším dokonalým partnerem při rozvoji týmu. Je bohatý na funkce a snadno zvládá svou práci. Na co tedy čekáte?
Zaregistrujte se na ClickUp, abyste mohli využívat všechny výše uvedené nástroje, šablony a zdroje, a začněte budovat svůj vysněný tým ještě dnes!