První setkání s novým týmem je klíčovým momentem, který udává tón vašemu vztahu s týmem.
Je to příležitost pro vás a členy vašeho týmu navázat vztah a zahájit novou a plodnou pracovní spolupráci. Proto je tak důležité udělat pozitivní a trvalý první dojem.
Jako nový manažer budete s týmem spolupracovat na přidělování úkolů, řízení projektů a hodnocení výkonu. První schůzka vám umožní vykročit správnou nohou a položit základy pro budoucí spolupráci.
Jak tedy zvládnout první schůzku s novým týmem a jaké výzvy budete muset překonat?
Čtěte dál a dozvíte se více.
Výzvy při prvním setkání s novým týmem
Setkání s novým týmem je vzrušující a zároveň náročná zkušenost. Možná se nemůžete dočkat, až poznáte lidi, se kterými budete pracovat, a představíte se jim. Můžete se však také cítit jako outsider, který se snaží zapadnout.
Kromě nervozity a trémy existují i další výzvy, které budete muset při svém prvním setkání překonat. Pojďme si některé z nich stručně popsat.
Délka schůzky
Stanovení vhodné délky prvního setkání s novým týmem je náročné. Nechcete, aby bylo příliš krátké, aby lidé neměli dostatek času na interakci s vámi, ale také nechcete, aby byli příliš dlouho pryč z práce.
Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je připravit si jasný program a určit délku trvání každé části setkání. Vyhraďte si také čas na otázky a odpovědi a neformální rozhovory.
Přidejte přidělené časové úseky pro každou činnost nebo bod programu a vypočítejte jejich délku. Nezapomeňte si ponechat rezervu pro případ neočekávaných zpoždění.
Jakmile dokončíte představování a začnete pořádat pravidelné schůzky týmu, pořádávejte krátké schůzky ve stoje, aby byly efektivní a věcné.
Chybějící program
Věděli jste, že až 50 % schůzek je neproduktivních a představuje ztrátu času? Nejčastější příčinou neproduktivních schůzek je absence programu.
Bez programu může být vaše schůzka bezcílná a pro všechny zúčastněné ztrátou času. Bez struktury může trvat déle, než se očekávalo, aniž by se vyřešil jakýkoli účel.
Ani členové vašeho týmu nebudou vědět, co očekávat, a nepřijdou připraveni. Stanovení programu dodá vašemu setkání strukturu, díky čemuž bude efektivnější a účelnější.
Technické potíže
Pokud máte připravenou prezentaci pro první schůzku a v místnosti pro schůzky není k dispozici správné vybavení, je to velký problém. I se správným vybavením vám technické problémy mohou zabránit v promítání prezentace nebo videa.
Abyste se vyhnuli takovým situacím, zkontrolujte předem vybavení a zasedací místnost a ujistěte se, že vše funguje.
Pokud řídíte tým na dálku a plánujete online schůzku, může se mnoho věcí pokazit. Pomalé připojení k internetu nebo zpožděné videokonference mohou vaši schůzku znepříjemnit a snížit její efektivitu. Použijte dobrý software pro správu schůzek, abyste se těmto problémům vyhnuli a zajistili hladký průběh schůzky.
Nedostatečná příprava
Jednou z největších výzev, kterým můžete čelit při prvním setkání s novým týmem, je nedostatek témat k diskusi s členy týmu.
Pomůže vám v tom předběžný průzkum a příprava. Budete se svými členy týmu lépe komunikovat, pokud budete mít seznam témat k diskusi a představu o tom, kdo je kdo.
V opačném případě můžete kvůli nedostatečné přípravě zpanikařit nebo čelit trapnému tichu. Pokud tedy chcete udělat vynikající první dojem, přijďte na schůzku dobře připraveni.
Nevhodná velikost místnosti
Další výzvou, které můžete při pořádání prvního setkání čelit, je rezervace místnosti nesprávné velikosti. K tomu dochází, když používáte online rezervační systém k rezervaci zasedací místnosti, aniž byste ji fyzicky zkontrolovali.
Stejně jako technické vybavení byste měli předem zkontrolovat i zasedací místnost. Ujistěte se, že je dostatečně velká pro konání schůzky.
Pokud máte naplánované nějaké týmové aktivity, zajistěte, aby byl k dispozici dostatek prostoru a aby byla zasedací místnost pro ně připravena.
Příliš mnoho témat k diskusi
Další výzvou, které můžete čelit, je příliš mnoho věcí, které chcete říct a udělat během prvního setkání se zaměstnanci, a potřeba více času.
Jako nový manažer máte možná příliš mnoho věcí k projednání, ale musíte se naučit stanovovat priority. Nezapomeňte, že první schůzka je úvodní; pracovní schůzky můžete naplánovat na později.
Buďte struční a interaktivní, místo toho, abyste se snažili dosáhnout příliš mnoho během jednoho setkání.
Diskuse mimo téma
Jednou z nevyhnutelných výzev, kterým čelí většina nových manažerů během schůzky, je to, že se lidé nechají unést a odbočují od tématu. Konverzace se může ubírat jakýmkoli směrem, když se setkáte s partou lidí v neformálním nebo uvolněném prostředí.
Jako nový manažer musíte najít rovnováhu mezi neformálními interakcemi a strukturovaným setkáním podle programu. Sdělením jednotlivých bodů programu a času můžete setkání nasměrovat správným směrem.
Jak uspět při prvním setkání s novým týmem
Úspěšné úvodní setkání vám pomůže udělat na váš tým vynikající první dojem a vykročit správnou nohou.
Potřebujete však nástroje a strategie, které zajistí, že vaše první setkání proběhne hladce.
Postupujte podle níže uvedených tipů a zvýšíte tak své šance na úspěch.
Stanovte si správné cíle a sdělte je předem svému týmu
Pro každé setkání je nutné stanovit program; vaše první setkání s novým týmem není výjimkou. Stanovte cíle setkání a informujte svůj tým o jeho účelu.
Cílem prvního setkání by mělo být představení se a seznámení se s celým týmem. Měli byste jej však rozdělit na konkrétní úkoly a cíle, aby bylo pro účastníky jasnější.
Budete například potřebovat:
- Aktivita na prolomení ledů
- Projev, ve kterém se představíte
- Představení členů týmu
- Sekce otázek a odpovědí
Při plánování prvního setkání si sepište všechny takové aktivity a úkoly a každému z nich vyhraďte čas.
Pomocí ClickUp Docs vytvořte podrobný program s jasnými cíli a úkoly. Umožňuje vám vytvářet seznamy s odrážkami pro stanovení cílů a používat bohaté formátování pro přizpůsobení programu schůzky.
Pokud chcete příští schůzku využít k nastavení cílů týmu, použijte šablonu ClickUp pro nastavení cílů týmu. Jedná se o plně přizpůsobitelný dokument s předem navrženými poli, které vám pomohou nastavit cíle pro váš nový tým.
Zajistěte interaktivní zážitek
Nenechte, aby se první setkání s týmem točilo pouze kolem vás. Udělejte z něj interaktivní setkání, během kterého budou mít členové týmu možnost s vámi mluvit a lépe vás poznat.
Aktivně naslouchejte, abyste se dozvěděli více o dynamice týmu a jednotlivých členech týmu. Věnujte pozornost každému novému členovi týmu a zapojte se do diskuse.
Tip pro profesionály: Před prvním setkáním se dozvíte více o každém členovi týmu. Přečtěte si o jejich rolích, úspěších a dalších podrobnostech z profilů zaměstnanců vaší společnosti.
Pomůže vám to přizpůsobit konverzaci a zapojit každého člena týmu, přičemž jim dáte pocit, že jsou ceněni.
Zde je několik dalších tipů, jak učinit vaše úvodní setkání interaktivním:
- Proveďte aktivity na prolomení ledů, abyste rozproudili konverzaci a zlepšili dynamiku týmu.
- Pokud pořádáte online schůzku, přidejte interaktivní prvky, jako jsou kvízy, ankety atd., abyste aktivně zapojili členy svého vzdáleného týmu.
- Využijte cvičení na budování týmu, abyste podpořili spolupráci a řešení problémů jako tým.
- Uspořádejte otevřenou diskuzi, během které vám členové týmu mohou klást otázky.
- Během schůzky praktikujte aktivní naslouchání tím, že budete klást doplňující otázky a upřímně se zapojíte do konverzace.
Nechte zaměstnancům čas na otázky
Při plánování programu schůzky a akčních bodů si vyhraďte čas na otázky a odpovědi zaměstnanců.
Díky tomu si členové vašeho týmu ujasní své pochybnosti ohledně toho, jak budou věci fungovat v budoucnu a co se od nich očekává. Pomůže jim to také lépe poznat vás a váš styl vedení.
Je dobré ponechat čas na otázky a odpovědi, a to i během projektových schůzek. Díky tomu budou vaše schůzky interaktivnější a všichni se zapojí do diskuse.
Buďte připraveni zvládnout neočekávané situace
Jako manažer byste měli být připraveni na konflikty nebo neshody během prvního setkání. Předvídejte potenciální problémy a buďte na ně připraveni.
Pokud například plánujete změny a chcete členy týmu povzbudit, aby převzali nové odpovědnosti, buďte připraveni čelit určitému odporu.
Klíčem k úspěchu je zachovat klid a zdvořilost. Máte příležitost ukázat svému týmu, jaký budete vůdce. Předvídejte proto potenciální problémy a buďte připraveni je řešit.
Zamyslete se nad tím, jak první schůzku týmu silně zakončit
Připravte si body k diskusi, abyste schůzku řádně ukončili – zajistěte, aby neskončila náhle ani nepříjemně.
Připravte si krátký proslov, který inspiruje váš tým a pozitivně uzavře schůzku.
Než schůzka skončí, stanovte pro svůj tým jasné další kroky a úkoly. V případě potřeby naplánujte individuální schůzky s členy týmu.
Použijte nástroje umělé inteligence k pořizování poznámek a shrnutí ze schůzky a sdílejte je s členy svého týmu.
Následné kroky: Další kroky po prvním setkání týmu
První setkání je pouze začátek. Musíte také sdělit další kroky a naplánovat budoucí setkání. Pomůže vám to pochopit hodnoty týmu a poznat nové členy týmu.
První setkání je sice klíčové, ale nemůžete dosáhnout všeho najednou. Potřebujete akční plán a harmonogram pravidelných setkání týmu.
Pojďme si projít několik základních aspektů, na které byste se měli zaměřit.
Dělejte si poznámky a pořizujte zápis z jednání
Zaznamenávání schůzky a pořizování zápisu je velmi důležité, protože pomáhá uchovat záznamy o projednávaných bodech. Lidé by jinak mohli zapomenout na důležité úkoly a další kroky.
Pokud řídíte tým na dálku, je nahrávání schůzky ještě důležitější. Lidé mohou nahrávku použít jako referenci k bodům projednávaným během schůzky.
K zaznamenání prvního setkání použijte ClickUp Clip. Umožní vám nahrávat obrazovku a vytvořit videozáznam vašeho online setkání. Týmoví členové tak mohou slyšet, o čem se diskutovalo, a vidět vaši prezentaci.
Zápisy ze schůzek si zaznamenávejte jako snadno dostupné poznámky a shrnutí, pokud si chcete práci usnadnit. Díky pokročilým technologiím, které jsou k dispozici, to lze provést bez manuální práce.
Pomocí ClickUp Brain můžete během několika sekund automaticky generovat poznámky a shrnutí ze schůzky s vysokou přesností a bez manuální práce.
Měli byste si také poznamenat úkoly a další kroky pro členy svého týmu a sdílet je s nimi. Použijte šablony poznámek ze schůzky ClickUp s oddílem pro úkoly a další kroky.
Naplánujte a připravte si následující schůzky
Plánování další schůzky je dalším důležitým úkolem, který musíte během první schůzky splnit.
Neukončujte schůzku, aniž byste naplánovali další, abyste zkontrolovali pokrok v plnění úkolů. Vytvořte plán schůzek týmu a sdílejte jej se svým týmem, aby všichni věděli, jak často se s nimi plánujete setkávat.
Jako nový manažer byste měli naplánovat individuální schůzky s každým členem týmu. Budete také muset uspořádat úvodní schůzky k projektům, abyste prodiskutovali různé projekty a jejich časové harmonogramy.
Není nutné sdělit vše během prvního setkání. Místo toho pošlete sérii e-mailů, ve kterých sdělíte harmonogram různých typů setkání, která plánujete uspořádat.
Pomocí šablony programu příští schůzky ClickUp stanovte cíle a body k projednání pro vaši příští schůzku.
Zlepšete své schůzky pomocí správného nástroje
První setkání každého manažera nebo vedoucího týmu s novým týmem je klíčové, protože udává tón jejich pracovního vztahu s týmem.
Je to vaše šance udělat první dojem, představit se týmu a vybudovat důvěru. Pokud to uděláte správně, uděláte pozitivní první dojem a práce s novým týmem pro vás bude v budoucnu mnohem snazší.
Pokud řídíte tým na dálku a plánujete první schůzku online, ujistěte se, že máte k dispozici nástroje, které vám zajistí hladký průběh.
Pomocí ClickUp Meetings můžete spravovat všechny aspekty schůzky, od nastavení programu přes pořizování poznámek až po sdělení dalších kroků.
Zaregistrujte se na ClickUp a využijte jej k úspěšnému jednání.
Často kladené otázky
1. Co říci při prvním setkání s novým týmem?
Zde je několik bodů, které můžete zvážit pro své první setkání s novým týmem:
- Začněte tím, že se představíte a řeknete svému týmu o svých pracovních zkušenostech a oblastech odbornosti, spolu s vaším zázemím.
- Poděkujte týmu za vřelé přivítání a řekněte jim, jak se těšíte na spolupráci s nimi.
- Stanovte harmonogram schůzky a všechny aktivity a úkoly, které jsou naplánovány na zbytek schůzky, a stanovte základní pravidla.
- Proveďte úvodní aktivitu, aby se lidé cítili pohodlně, rozproudili konverzaci a poznali se na osobní úrovni.
- Dokončete své úkoly podle plánu a zakončete schůzku otázkami a odpověďmi a závěrečným slovem.
2. Co by měl týmový vedoucí udělat jako první při prvním setkání?
První věc, kterou byste měli během úvodního setkání udělat, je představit se novým členům týmu. Řekněte jim o svém osobním a profesním zázemí, pracovních zkušenostech a současné pozici.
Je to také skvělá příležitost nastavit očekávání tím, že jim představíte svůj styl vedení a způsob, jakým budete tým řídit v budoucnu.
Měli byste také poděkovat týmu za přivítání a sdělit jim, jak moc se těšíte na spolupráci s nimi.
3. Jak zahájit první setkání týmu?
První setkání týmu začněte tím, že všechny přivítáte a představíte se. Použijte ledoborec, abyste věci posunuli dál. Zmíňte klíčové body, které jsou na setkání naplánovány, a projděte je jeden po druhém.