Jak vytvořit strukturu rozdělení zdrojů

Anthony Bourdain, slavný šéfkuchař a autor, řídil své kuchyně pomocí brigádního systému. Rozdělil kuchyni na stanice, které připravovaly jednotlivé složky jídla. Každá stanice měla své zástupce šéfkuchaře, kuchaře a pomocníky s vlastními surovinami, nástroji a pracovními prostory.

Díky této struktuře, říká, „může být mnoho, mnoho úkolů ve velké, rušné kuchyni, i v nejrušnější době večeře, řízeno a koordinováno jednou osobou – šéfkuchařem.“

V obchodním světě by se taková hierarchie nazývala struktura rozdělení zdrojů. Ptáte se, co to je? Pojďme to zjistit.

Porozumění struktuře rozdělení zdrojů

Struktura rozdělení zdrojů (RBS) je seznam všech zdrojů potřebných k dokončení projektu, uspořádaných do hierarchie. Tyto zdroje mohou být lidské, materiální, finanční, informační a dokonce i časové.

Jedná se o nástroj pro řízení zdrojů, který je obvykle uspořádán do několika úrovní, přičemž v nejvyšší úrovni je uveden cíl projektu a v každé fázi se rozvětvují různé kategorie zdrojů. Zahrnuje všechny zdroje, které stojí peníze, s výjimkou samotných peněz.

Nejdůležitější je, že RBS není izolovaná. Úzce spolupracuje s různými činnostmi projektového plánování, jako je struktura rozdělení práce, struktura rozdělení rizik atd. Zde je návod, jak na to.

Struktura rozdělení práce (WBS) je dokument, který rozděluje práci na malé, zvládnutelné úkoly. Dobrá RBS bude tomuto dokumentu odpovídat a bude uvádět, jaké zdroje budou v každé fázi potřebné.

Například pokud je projekt vývoje softwaru rozdělen na fázi minimálně životaschopného produktu (MVP), fáze 1, 2 atd., RBS uvede zdroje potřebné v každé fázi. Ve fázi MVP budete možná potřebovat:

Jakmile je MVP hotové a produkt je nyní v provozu, možná budete potřebovat další zdroje, jako například:

Dalším aspektem, se kterým je RBS v souladu, je struktura rozdělení rizik. V každé fázi práce existují určitá rizika. Několik softwarových nástrojů ERP propojuje RBS, WBS a strukturu rozdělení rizik, aby poskytly ucelený přehled.

Například ve fázi MVP mohou nastat problémy s výkonem. Pokud na MVP pracuje více členů týmu, můžete čelit bezpečnostním rizikům. Pokud shromažďujete informace o uživatelích, můžete čelit rizikům v oblasti ochrany osobních údajů.

Struktura rozdělení zdrojů zahrnuje komponenty potřebné k minimalizaci těchto rizik v každé fázi. Během fáze MVP bude RBS pravděpodobně zahrnovat další zdroje pro cloudovou infrastrukturu. Pokud dojde k významnému nárůstu zájmu, může RBS do seznamu přidat bezpečnostní inženýry nebo konzultanty.

Nyní, když jsme si nastínili základy struktury rozdělení zdrojů, podívejme se, jak se používá v projektovém řízení.

Role a význam RBS v projektovém řízení

Struktura rozdělení zdrojů je jedním z mnoha rámců, které projektoví manažeři používají pro plánování a realizaci. Hraje klíčovou roli v průběhu celého životního cyklu projektu. Zde je návod, jak na to.

Přidělování zdrojů

Když víte, jaké zdroje potřebujete k dokončení projektu, můžete ty správné najímat, školit a přidělovat ve správný čas. RBS funguje jako plán pro přidělování zdrojů v průběhu celého projektu.

Pokud například RBS uvádí, že třetí sprint vyžaduje další vývojáře, může projektový manažer v dostatečném předstihu najít způsoby, jak tyto zdroje najmout a zapracovat.

Plánování

Ačkoli plánování ovlivňuje více struktura rozdělení práce než RBS, i ta hraje klíčovou roli. Při společném posouzení WBS a RBS mohou projektoví manažeři plánovat práci na základě dostupnosti zdrojů.

Například pokud máte pouze jednoho vývojáře v jazyce Scala, který je v době, kdy ho potřebujete, zaneprázdněn jiným projektem, můžete pomocí RBS přeplánovat práci na základě jeho dostupnosti, místo abyste najímali další lidi.

Rozložení pracovní zátěže

Struktura rozdělení zdrojů předem identifikuje, co projekt potřebuje: kolik lidí, na jak dlouho, v jakém období atd. Pokud vývojová fáze vyžaduje maximum zdrojů, budete moci najmout/začlenit další talenty a rovnoměrně rozložit pracovní zátěž.

Řízení rizik

Struktura rozdělení zdrojů je v podstatě prognózou. Stanovuje budoucí potřeby na základě aktuálních požadavků. Tím se snižuje několik rizik projektového řízení, jako například:

Dobrá RBS tyto eventuality předvídá a pomáhá vytvořit pohotovostní plány pro případ, že k nim dojde.

Analýza kritické cesty

Metoda kritické cesty je technika projektového řízení, která identifikuje nejdelší posloupnost závislých úkolů za účelem výpočtu minimální délky trvání projektu. RBS provede totéž, aby určila minimální potřebné zdroje.

Chcete-li optimalizovat plánování projektu, rozložení pracovní zátěže, řízení rizik a další aspekty, potřebujete robustní strukturu rozdělení zdrojů. Zde je podrobný průvodce, jak ji vytvořit.

Vytvoření struktury rozdělení zdrojů

RBS je seznam zdrojů potřebných k dokončení projektu. Zní to jednoduše, že? V závislosti na povaze vašeho projektu to však může být velmi složité. Chcete-li postupovat důkladně, vyzkoušejte následující kroky, které šikovně podporuje software pro správu zdrojů ClickUp.

1. Určete výstupy projektu

Začněte jasným definováním cílů projektu a odpovídajících výstupů. Pokud je vaším cílem dodat MVP s x funkcemi do daného termínu, zmapujte úkoly a dílčí úkoly, které musíte splnit. Pokud již WBS existuje, využijte ji.

Pokud ne, definujte rozsah projektu. Svolejte všechny klíčové zúčastněné strany projektu, abyste prodiskutovali očekávání a výstupy.

Pro rychlý start vyzkoušejte šablonu Project Scope Whiteboard od ClickUp. Použijte ji ke shromažďování informací o činnostech, úkolech a termínech od různých zainteresovaných stran. Shrňte informace a uspořádejte je vizuálně pro pozdější použití.

Stáhnout tuto šablonu

2. Určete kategorie zdrojů

Začněte tím, že určíte hlavní kategorie zdrojů, které budou tvořit nejvyšší úroveň vaší RBS. Může se jednat o:

Pamatujte, že RBS je hierarchie. Rozdělte tedy zdroje na konkrétní složky v rámci každé primární kategorie zdrojů. Například lidské zdroje by se dále rozdělily na:

Pokud je projekt dostatečně rozsáhlý, můžete se dostat ještě hlouběji. Můžete například mít vedoucího UX, který řídí tým UX složený z návrháře uživatelského rozhraní, návrháře animací, návrháře značky atd.

Stáhnout tuto šablonu

Pokud jste v plánování zdrojů začátečníkem, máme pro vás přesně to pravé. Vyzkoušejte šablonu pro plánování zdrojů ClickUp a vizualizujte úkoly a zdroje na jednom místě. S touto šablonou můžete také sledovat odpracované hodiny, spravovat subdodavatele a monitorovat pracovní postupy svého týmu.

3. Uveďte podrobnosti o zdrojích

Jděte do hloubky. Využijte WBS nebo dokument s rozsahem projektu k tomu, abyste si položili otázky ohledně toho, kdo co bude dělat. Ujistěte se, že vám nic neunikne.

Mezi nejčastěji požadované informace patří dovednosti, zkušenosti, odměna, dostupnost atd. Například,

Zajistěte si také potřebné počty. Zjistěte, kolik obchodních analytiků, vývojářů nebo testerů potřebujete, a zdokumentujte to.

4. Najděte ty správné lidi pro danou roli

Nyní jste připraveni přejít od teoretického plánování k vytváření praktických scénářů. Pro každou roli vyberte vhodného zaměstnance na základě jeho dostupnosti.

Zobrazení pracovní zátěže v ClickUp je skvělý způsob, jak na jednom místě sledovat dostupnost všech členů týmu. V tomto zobrazení také vidíte, na čem právě kdo pracuje. Pokud tedy potřebujete zdroj, který je již přidělen k něčemu jinému, můžete se obrátit na projektového manažera a požádat o jeho přeřazení nebo sdílení.

Pokud dáváte přednost trochu více strukturovanému přístupu, vyzkoušejte šablonu ClickUp Employee Workload Template. Tato šablona pro pokročilé pomáhá při plánování kapacity, vizualizaci práce, porovnávání odhadů času se skutečností a v mnoha dalších oblastech.

Díky šabloně ClickUp pro pracovní vytížení zaměstnanců bude správa pracovního vytížení hračkou.

5. Spojte si souvislosti

Dobrá struktura rozdělení zdrojů je více než jen seznam. Je to přehled toho, jak všechny zdroje vzájemně spolupracují na dokončení projektu. Jak jsme viděli dříve, děje se to hierarchicky a pomáhá to při vyrovnávání zdrojů.

Zdroje tedy uspořádejte hierarchicky, s nejobecnějšími kategoriemi nahoře a konkrétními podkategoriemi směrem dolů ve struktuře. Příklad struktury rozčlenění zdrojů může vypadat takto:

6. Nastavení projektu

Nastavte projekt v nástroji pro správu zdrojů, jako je ClickUp, abyste odstranili všechny nedostatky. Použijte ClickUp Tasks k přehlednému zveřejnění struktury rozdělení práce. Poté přidejte ke každému úkolu zdroje, nastavte termíny a přidejte popisy. V případě potřeby můžete také přidat přílohy nebo odkazy na externí soubory.

Nevymýšlejte kolo znovu. Použijte šablonu pro alokaci zdrojů ClickUp a mějte přehled o všech materiálech a pracovní síle, které pro svůj projekt potřebujete. S touto šablonou pro středně pokročilé si můžete zapisovat podrobné poznámky o každém zdroji, spravovat jejich dostupnost, vizualizovat strukturu týmu a mnoho dalšího.

Stáhnout tuto šablonu

Nyní sdílejte RBS a nastavení projektu se zainteresovanými stranami, včetně klienta, sponzorů, vedoucích týmů a členů týmu. Vyzvěte je, aby upozornili na případné nesrovnalosti v prognózách.

Využijte zobrazení Seznam v ClickUp k přehledu všech úkolů a zapojených zdrojů. Zobrazení Tabule v ClickUp je skvělé pro organizaci práce podle různých fází. A zobrazení Ganttův diagram v ClickUp pomáhá vizualizovat závislosti a časové osy.

Zní to jednoduše? To ano. Pamatujte však, že jednoduché neznamená vždy snadné. Při vytváření struktury rozdělení zdrojů můžete narazit na řadu výzev.

Zde uvádíme některé výzvy, kterým projektoví manažeři pravidelně čelí, a kroky k jejich překonání.

Výzvy a řešení při implementaci RBS

Projekty mohou být složité, může dojít k rozšiřování rozsahu a cíle, na kterých jste projekt založili, se mohou změnit. Podívejme se, co v takových případech dělat.

1. Nedostatečná identifikace zdrojů

Jednou z největších výzev, kterým projektoví manažeři čelí, je nepřesná identifikace potřebných zdrojů. Může to být způsobeno nedostatečným přehledem o projektu, nesprávně stanoveným rozsahem prací nebo podceněním náročnosti projektu.

V každém případě, pokud vaše RBS nezahrnuje všechny potřebné zdroje, můžete čelit riziku překročení rozpočtu a zpoždění. Abyste tomu předešli:

2. Měnící se požadavky projektu

Agilní projekty jsou ze své podstaty přizpůsobivé změnám. RBS, kterou vytvoříte na začátku projektu, může být po několika sprintech již nedostatečná. I když je to pro řízení zdrojů nepohodlné, je to také nevyhnutelné.

Chcete-li se tomu přizpůsobit:

Pokud k tomu používáte nástroj jako ClickUp Docs, můžete změny zvýraznit a sdílet je se zainteresovanými stranami, čímž jim dáte možnost spolupracovat na úpravách nebo zanechat zpětnou vazbu v podobě komentářů. Můžete například ukázat změny v nákladech projektu, aby je mohl schválit sponzor projektu nebo finanční ředitel.

3. Nedostatečná podpora ze strany zainteresovaných stran

Projektoví manažeři na začátku kariéry mohou udělat chybu a vytvořit strukturu rozdělení zdrojů bez konzultace s ostatními. I přes nejlepší úmysly může práce v izolaci později vést k omezením zdrojů.

Projektový manažer může například předpokládat, že stačí jeden návrhář uživatelského rozhraní. Vedoucí UX však nemusí mít k dispozici návrháře uživatelského rozhraní, který by byl zároveň zběhlý v mikroanimacích, což znamená, že nyní potřebují dva lidi.

Abyste tomu předešli, zajistěte si podporu zainteresovaných stran na všech úrovních. Vyzvěte všechny zainteresované strany, aby si RBS prošli a vyjádřili svůj souhlas, čímž zajistíte optimální využití zdrojů.

4. Zmatení členové týmu

Struktura rozdělení zdrojů také slouží k definování řídicí struktury projektu. To zahrnuje informace o tom, kdo komu podléhá, kdo kontroluje práci koho atd.

Bez jasné hierarchie a aktivního potvrzení může být řízení týmu chaotické. Například jste možná přidali front-end vývojáře do hierarchie UX, zatímco tento pracovník si může myslet, že podléhá vedoucímu vývoje.

Těmto situacím můžete předejít díky transparentnosti. Zveřejněte struktury rozdělení zdrojů a vyzvěte všechny členy týmu, aby se na ně podívali. Udržujte je přehledné a vizuálně srozumitelné, aby je každý snadno pochopil. Otevřete komunikační kanály pro případ, že by někdo měl obavy nebo zpětnou vazbu.

Strukturovejte své projekty a posuňte se na vyšší úroveň s ClickUp

Agilní softwarové projekty dnes upřednostňují autonomii a samosprávu, což znamená, že Bourdainův brigádní systém organizace práce by se mohl ukázat jako kontraproduktivní. Je zde však ještě hlubší a zásadnější poučení, které si můžeme vzít k srdci.

Bourdainova kuchyně ukazuje, že k efektivnímu a konzistentnímu dodání projektu i v situacích pod velkým tlakem potřebujete jasné rozdělení toho, kdo za co odpovídá a jak práce přechází z jedné fáze do druhé – tedy strukturu rozdělení zdrojů.

Robustní nástroj pro řízení projektů, jako je ClickUp, dokáže integrovat strukturu rozdělení zdrojů do vašeho plánovacího procesu. Bez vytváření dalšího dokumentu Google Docs nebo tabulky můžete pomocí ClickUp uchovávat veškerou dokumentaci související s projektem na jednom místě.

A co víc? Přímo na platformě můžete sdílet, upravovat a spolupracovat s různými zúčastněnými stranami. Můžete si také vytvořit vlastní šablonu struktury rozdělení zdrojů pro budoucí použití.

Konsolidujte svůj projektový pracovní prostor. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma.