Podle průzkumu Americké psychologické asociace o práci a pohodě se 71 % zaměstnanců cítí v práci stresovaných. Nejde jen o psychické vyhoření – 44 % pracovníků uvedlo, že se cítí fyzicky vyčerpaní.
V reakci na to začaly společnosti zavádět zaměstnanecké výhody, jako je neomezená dovolená a čtyřdenní pracovní týden, aby je motivovaly k odpočinku.
Přesto si průměrný Američan (s neomezeným počtem dnů dovolené) bere pouze 10 dní dovolené ročně .
Společnosti možná říkají: „No tak, vezmi si tu dovolenou!“ Ale provozní realita často zaměstnancům ztěžuje odpojit se a plně si dobít baterky. Přetížení prací, stigma spojené s žádostí o dovolenou a další faktory způsobují, že se zaměstnanci zdráhají.
Řešení: standardizovaný proces žádostí o volno – s šablonami žádostí o volno – který snižuje emocionální zátěž spojenou s žádáním o volno a jeho schvalováním a zajišťuje, že všichni zaměstnanci jsou při žádání o volno zacházeno spravedlivě.
Tento článek se zabývá tímto tématem a poskytuje 10 bezplatných šablon, které vám pomohou vytvořit hladký a bezproblémový proces žádostí o dovolenou pro všechny zúčastněné.
Co jsou šablony žádostí o volno?
Šablona žádosti o dovolenou je standardizovaný dokument, který zaměstnanci používají k formálnímu podání žádosti o volno. Díky šablonám žádostí o dovolenou mohou společnosti urychlit schvalovací proces, snížit počet chyb a především zajistit dodržování zásad pro čerpání dovolené.
Šablona žádosti o dovolenou obvykle obsahuje následující tři části:
- Údaje o zaměstnancích: Základní informace o zaměstnancích, jako je jméno, identifikační číslo, oddělení a pracovní pozice.
- Podrobnosti žádosti: datum začátku a konce, typ dovolené (dovolená, nemocenská, osobní volno atd.) a stručný důvod absence.
- Sekce schválení: Tato oblast je vyhrazena pro podpisy a data, která dokumentují schvalovací proces, a zahrnuje podpis zaměstnance, schválení nadřízeným a někdy i potvrzení personálním oddělením.
Základní struktura formulářů žádostí o volno zůstává stejná, ale mohou existovat rozdíly v závislosti na velikosti společnosti, odvětví a konkrétních zásadách pro dovolenou. Například některé společnosti vás mohou požádat o preferovaný způsob kontaktu během dovolené nebo uvést, kdo bude přímo odpovědnou osobou (DRI) za vaše projekty, když nebudete k dispozici.
Co dělá šablonu žádosti o dovolenou dobrou?
Správná šablona žádosti o dovolenou je důležitá pro hladký a efektivní proces HR. Měla by věci zjednodušit, nikoli zvyšovat vaši pracovní zátěž.
Zde jsou klíčové faktory, které je třeba zvážit při výběru šablony:
- Audit trail: Šablona by měla obsahovat funkce pro sledování stavu žádostí, včetně dat podání, úrovní schvalování a historie verzí – to je obzvláště důležité, pokud považujete transparentnost za základní hodnotu společnosti.
- Zahrnuje všechny informace: Musí obsahovat všechny důležité podrobnosti potřebné jak pro zaměstnance, tak pro schvalovatele, abyste mohli minimalizovat vzájemnou komunikaci.
- Přizpůsobitelné: Kromě základních informací by dobrá šablona měla být přizpůsobitelná pro různé typy dovolených.
- Škálovatelné: Stejnou šablonu byste měli být schopni používat (možná s drobnými úpravami) alespoň několik let, nebo pokud se počet zaměstnanců ve vaší společnosti zvýší.
- Integrační možnosti: Vyhledejte šablonu, která se integruje s vaším softwarem pro řízení lidských zdrojů a mzdovou agendou, abyste mohli sledovat dovolené zaměstnanců.
Volitelně můžete hledat šablony, které lze opatřit logem vaší společnosti a které jsou přizpůsobené pro mobilní zařízení. To dodá profesionální vzhled a zajistí snadný přístup pro zaměstnance na cestách.
10 bezplatných šablon žádostí o dovolenou
Vybrali jsme pro vás 10 bezplatných šablon žádostí o dovolenou, abyste mohli zjednodušit své personální operace a hned se pustit do práce:
1. Šablona žádosti o dovolenou ClickUp
Šablona žádosti o dovolenou ClickUp je navržena tak, aby zjednodušila celý proces správy dovolených, od žádostí zaměstnanců až po schvalování manažery. Pomáhá vám sledovat čas zaměstnanců a vědět, kdo je mimo kancelář a kdy, abyste mohli podle toho naplánovat pracovní vytížení během jejich nepřítomnosti.
Šablona, vytvořená na základě ClickUp Projects (sady pro správu úkolů ClickUp), umožňuje zaměstnancům snadno podávat žádosti o dovolenou, zobrazovat stav svých žádostí a dokonce dostávat oznámení, když je žádost schválena nebo zamítnuta.
Nejlepší na této šabloně je, že obsahuje formulář žádosti o dovolenou s přizpůsobitelnými poli pro typ dovolené, počet hodin/dnů, datum začátku a konce a důvod formální žádosti. Obsahuje také samostatné sekce, kde žadatel a nadřízený mohou přidat své elektronické podpisy.
Jakmile zaměstnanec odešle formulář, můžete pomocí ClickUp Automations přiřadit žádost jeho přímému nadřízenému, který ji může zkontrolovat. Manažeři mohou také použít zobrazení tabule a seznamu, aby zjistili, kdo je na dovolené, a filtrovat žádosti podle jejich stavu – nové, schválené nebo zamítnuté.
Díky určeným polím pro vše automatizuje tato šablona celý proces žádostí o volno a zajišťuje, že všichni jsou na stejné vlně. Objektivní povaha formuláře navíc dává zaměstnancům svobodu žádat o volno, aniž by se cítili omezeni nebo mikromanagementem.
Přečtěte si také: Den v životě manažera lidských zdrojů: role, odpovědnosti a výzvy
2. Šablona kalendáře dovolených ClickUp
Existuje sice spousta sofistikovaných aplikací a trackerů, ale pokud jde o organizaci času, nic se nevyrovná firemnímu kalendáři. Ať už sledujete úkoly, schůzky nebo dovolené zaměstnanců, kalendář poskytuje jasný vizuální přehled, který žádný jiný systém nedokáže nahradit.
Pokud máte rádi jednoduchost a přehlednost kalendáře, šablona kalendáře PTO od ClickUp je pro vás to pravé. Vytvoří sdílený kalendář se všemi dovolenými vašich zaměstnanců, takže každý ví, kdo je v práci a kdo ne.
Kalendář nejen ukazuje, kdo je mimo kancelář, ale také sleduje, kolik dní si každý zaměstnanec vzal volno. To je obzvláště užitečné pro povzbuzení členů týmu, aby využívali svou dovolenou.
Takto to funguje:
- Nejprve vytvořte dokument v ClickUp Docs a nastíňte, kolik volna zaměstnanci dostanou a jak se s ním nakládá.
- Vytvořte formulář žádosti o dovolenou pomocí ClickUp Forms.
- Pomocí zobrazení kalendáře ClickUp můžete vizualizovat placené volno zaměstnanců.
- Propojte ClickUp se svým HR softwarem, abyste mohli sledovat počet dovolených zaměstnanců a aktualizovat je.
Nakonec můžete kalendář zveřejnit, abyste podpořili přehlednost a transparentnost mezi všemi zaměstnanci.
Přečtěte si také: Využijte flexibilitu pracoviště: Rozšiřte svůj tým na dálku!
3. Šablona žádosti ClickUp
Nejedná se o přímou šablonu žádosti o dovolenou, ale spíše o základ pro hladký proces schvalování dovolených. Šablona žádosti ClickUp zjednodušuje proces zapracování nových zaměstnanců tím, že shromažďuje všechny potřebné informace od nových zaměstnanců najednou.
Kdykoli se připojí nový člen týmu, zaměstnanec (nebo jeho vedoucí týmu) a jeho tým mohou snadno požádat tým People Ops o nastavení profilu zaměstnance a poskytnutí přístupu k formuláři PTO a kalendáři.
Formulář obsahuje několik základních polí, ale můžete přidat další pole pro podrobnosti o směnách, informace o lokalitě nebo další relevantní údaje. Pokud máte například různé zásady pro dovolené v různých regionech a různé typy dovolené, jako jsou dovolená a nemocenské dny, můžete určit, které zásady se vztahují na nového zaměstnance.
Tímto způsobem prokážete svůj závazek k blahu zaměstnanců a rovnováze mezi pracovním a soukromým životem.
Přečtěte si také: 10 nejlepších online softwarů pro školení zaměstnanců
4. Šablona žádostí týmu ClickUp
Žonglování s několika formuláři pro různé žádosti může velmi rychle vést k chaosu, zejména pokud jste start-up nebo malá a střední firma (SMB) s příliš velkým množstvím práce. V takových případech může pomoci jeden formulář pro všechny žádosti zaměstnanců.
Šablona ClickUp Team Requests je obecný formulář, který zaměstnanci vyplňují, aby požádali o cokoli – od hardwarového vybavení a přístupu k nástrojům až po dovolenou. To usnadňuje práci i manažerům, protože nemusí kontrolovat více formulářů, aby zjistili, zda přišla nová žádost.
Stačí do formuláře přidat novou kategorii „volno“ spolu s přizpůsobitelnými poli pro podrobnosti o dovolené a máte hotovo. Formuláře ClickUp obsahují podmíněná pole, takže zaměstnancům můžete zobrazit pouze pole relevantní pro daný typ žádosti.
Zatímco zobrazení tabule umožňuje vedoucím týmů kategorizovat žádosti, můžete pomocí automatizací ClickUp nastavit žádosti o dovolenou jako vysokou prioritu, aby je vyřídili co nejdříve.
To vám pomůže vytvořit jednotný a efektivní systém pro všechny interní žádosti.
5. Šablona harmonogramu týmu ClickUp
Řízení pracovní zátěže během nepřítomnosti zaměstnanců je klíčové pro zajištění hladkého chodu všech obchodních procesů ve vaší organizaci. Pomáhá manažerům přerozdělovat úkoly tak, aby projekty pokračovaly podle plánu, i když jsou členové týmu mimo kancelář. Zaměstnanci tak mohou využívat svou dovolenou bez obav z hromadění práce, což je jeden z hlavních důvodů, proč se většina zaměstnanců zdráhá žádat o volno.
Šablona ClickUp Team Schedule Template je jednoduchá šablona úkolů, kterou vedoucí týmů a manažeři mohou kopírovat a používat kdykoli schvalují žádosti o dovolenou. Kontrolní seznam obsahuje čtyři akční položky:
- Zkontrolujte časové osy a termíny úkolů v rozvrhu zaměstnanců.
- Zkontrolujte, kdo další je součástí projektu (nebo se může zapojit).
- Zkontrolujte jejich aktuální a budoucí rozvrh.
- Ověřte si u nich, zda mohou převzít některé z úkolů s vysokou prioritou.
Díky strukturovanému přístupu k přerozdělování úkolů tento systém zajišťuje kontinuitu projektů, předchází vzniku překážek a především snižuje stres zaměstnanců na dovolené i jejich kolegů.
Přečtěte si také: 10 nejlepších softwarů pro sledování dovolené pro správu žádostí o volno
6. Šablona rozvrhu směn ClickUp
Pokud je řízení pracovní zátěže zaměstnanců s běžnou pracovní dobou od 9 do 17 hodin složité, pro společnosti s více směnami je to dvojnásob. Dobře strukturovaný rozvrh směn, který vám poskytne jasný přehled o dostupnosti týmu, vám pomůže zajistit efektivní plánování a schvalování dovolených.
Šablona ClickUp Shift Schedule Template to do značné míry zjednodušuje.
Šablona pomáhá rozdělit role do směn, přiřadit je odpovědné osobě a sledovat absence. To vám umožní:
- Na první pohled uvidíte, kdo a kdy pracuje.
- Snadno sledujte, kdo je pryč a proč.
- Upravujte směny podle dostupnosti týmu.
- Předvídejte personální potřeby a potenciální nedostatky
Díky centralizaci informací o směnách šablona strategicky zlepšuje komunikaci a spolupráci mezi členy týmu.
Máte pocit, že by tento proces mohl být lepší? ClickUp Goals vám pomůže posoudit, jak dobře fungují vaše směny, a najít oblasti, které je možné vylepšit. Můžete nastavit milníky a cíle, abyste změřili efektivitu svých procesů a našli oblasti, které je možné vylepšit. Například můžete v ClickUp použít cíle typu „pravda/nepravda“, abyste zkontrolovali, zda denně splňujete své požadavky na personální obsazení.
V podstatě nejen spravujete rozvrhy směn, ale také je optimalizujete pro maximální efektivitu.
7. Šablona kalendáře týmu ClickUp
Šablona kalendáře týmu ClickUp usnadňuje proces předávání úkolů od zaměstnance, který si bere dovolenou, a zajišťuje, že před jeho nepřítomností jsou sdíleny všechny důležité úkoly a informace. To minimalizuje zpoždění projektů, umožňuje hladký přechod a zaměstnancům umožňuje během dovolené zcela odpočívat.
Šablona obsahuje čtyři zobrazení:
- Aktivity projektu: „Seznam“, kde získáte přehled o všech úkolech přidělených týmu a kde můžete vytvářet a spravovat nové úkoly.
- Týdenní plán: Tabule ve stylu Kanban, která vizuálně organizuje úkoly podle jejich termínů splnění.
- Pracovní vytížení: Tento pohled poskytuje jasný přehled o pracovním vytížení jednotlivců i celého týmu, což pomáhá vyvážit úkoly a zabránit přetížení. Nejlepší na tom je, že můžete upravit dobu zobrazení na jeden měsíc, dva týdny nebo jeden týden a proaktivně plánovat dovolené zaměstnanců.
- Plán týmu: Jedná se o kalendářové zobrazení, které zobrazuje délku úkolů a jejich překrývání, což umožňuje efektivní správu času a přidělování zdrojů.
To pomáhá členům týmu koordinovat jejich úsilí, ať už se jedná o převzetí dalších povinností během nepřítomnosti kolegy nebo identifikaci potenciálních závislostí. Současně mohou manažeři efektivně přerozdělovat práci, aniž by kohokoli přetěžovali.
8. Šablona hodinového rozvrhu ClickUp
Sledování dovolené u hodinově placených zaměstnanců může být chaotické, pokud nemáte zavedený přesný systém. Na rozdíl od zaměstnanců s pevným platem jsou hodinově placení zaměstnanci odměňováni na základě skutečně odpracovaných hodin. To znamená, že musíte sledovat nejen „dny volna“, ale také „hodiny volna“.
Šablona hodinového rozvrhu ClickUp poskytuje rámec pro správu hodinových pracovníků pomocí kombinace kalendářových zobrazení a časových trackerů. To vám pomůže sledovat skutečný čas, který někdo odpracoval, a zajistí přesné záznamy o mzdách.
Šablona obsahuje týdenní kalendář, ve kterém můžete plánovat rozvrh zaměstnanců pro efektivní správu času.
Kdykoli si zaměstnanec chce vzít hodinu (nebo den) volna, můžete tento konkrétní časový úsek zablokovat jako „Mimo kancelář“ a přidat poznámku s vysvětlením, proč si vzal volno. Velmi praktické, že?
Přečtěte si také: 15 technik time managementu pro zvýšení produktivity vašeho týmu
9. Šablona HR pro evidenci dovolených od Template.net
Pokud jste malá firma nebo dáváte přednost jednoduchému přístupu ke sledování žádostí o dovolenou, pak vám může pomoci šablona HR pro evidenci dovolené od Template.net . Stačí ji zduplikovat pro každého zaměstnance a aktualizovat ji, kdykoli si někdo vezme dovolenou. Je to snadný způsob, jak sledovat dny dovolené a jiné absence.
Šablona obsahuje základní údaje, jako jsou informace o zaměstnancích, nárok na dovolenou, typy dovolené, zbývající zůstatek a historie čerpané dovolené. Přidání této politiky do záznamu každého zaměstnance může být užitečné, pokud máte různé politiky a kategorie dovolené – pro zaměstnance na plný úvazek, na částečný úvazek a podobně.
Takto nejen centralizujete záznamy o dovolených zaměstnanců, ale také zajistíte dodržování firemních zásad pro čerpání dovolené.
Přečtěte si také: Jak se vyhnout mikromanagementu na pracovišti
10. Formulář žádosti o dovolenou pro zaměstnance startupů od Template.net
Poslední šablona na našem seznamu je další jednoduchá šablona. Formulář žádosti o dovolenou pro zaměstnance startupu od Template.net je jednoduchý formulář, který mohou zaměstnanci sdílet se svými manažery při žádosti o dovolenou.
Šablona má čtyři části: údaje o zaměstnanci, údaje o dovolené, schválení manažerem (a komentáře) a schválení personálním oddělením. Můžete také připojit soubory, pokud firemní politika vyžaduje lékařské potvrzení při čerpání nemocenské dovolené.
Tato šablona je vhodná zejména pro malé podniky a start-upy, kde se upřednostňuje jednoduchý systém správy dovolených.
Spravujte dovolené zaměstnanců pomocí ClickUp
Dobře strukturovaný systém správy dovolených vám nejen pomůže sledovat absence a spravovat pracovní vytížení, ale také zajistí, že budete dodržovat místní pracovní předpisy. A ClickUp vám s tím může pomoci.
Sada nástrojů pro správu práce – šablony žádostí o dovolenou, rozvrhy týmů, sledování času a funkce pro správu pracovní zátěže – vám pomůže zjednodušit proces, omezit zbytečné dohadování a vytvořit kulturu, která upřednostňuje rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.
Navíc, protože ClickUp je integrován s více než 1000 aplikacemi a platformami (včetně většiny softwaru pro správu lidských zdrojů a mezd), můžete automaticky sledovat dovolené a zajistit přesné výplaty.
Tak proč to nezkusit? Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a standardizujte proces žádostí o dovolenou (a jejich schvalování).