Jste zahlceni hromadou účtenek, faktur a výpisů z bankovních účtů? Pokud ano, nejste sami.
Pomůže vám dobře strukturovaný finanční plán. Může zvýšit vaše úspory, snížit dluhy a přinést vám klid v duši, který pramení z vědomí, že jste finančně připraveni na neočekávané životní situace.
Samozřejmě, pro většinu z nás je sestavení finančního plánu asi stejně zábavné jako skládání prádla v neděli odpoledne. Pokud tedy přemýšlíte, jak zorganizovat své finance a dosáhnout finanční stability, jsme tu, abychom vám to usnadnili.
Čtěte dál a získejte podrobného průvodce, jak sledovat své výdaje, stanovovat rozpočty, šetřit peníze a dosahovat svých finančních cílů.
Osobní finance vs. finance malých podniků: porozumění rozdílům
Organizace osobních financí zahrnuje správu peněz, výdajů, úspor a investic.
Na druhé straně finance malých podniků zahrnují správu cash flow, mezd, zásob a provozních výdajů. Zahrnují také orientaci v daňových povinnostech, dodržování předpisů a alternativních možnostech financování.
V obou případech se soustředíte na organizaci financí a správu peněz pro jednotlivce nebo relativně malou skupinu osob. Obvykle také pracujete s menším počtem méně složitých finančních dokumentů.
Vaším cílem jako majitele malé firmy nebo jednotlivce je v konečném důsledku snížit výdaje a ušetřit peníze, ať už prostřednictvím zisků z podnikání nebo zvýšených příjmů.
Ačkoli mají tyto dvě věci mnoho společného, některé jedinečné výzvy je činí zcela odlišnými. Pojďme si o tom popovídat.
Výzvy při organizaci financí: osobní vs. malé podniky
| Výzvy | Osobní finance | Finance malých podniků |
|---|---|---|
| Výzvou v oblasti osobních financí je zajistit, aby vaše výdaje byly výrazně nižší než vaše příjmy a abyste si odkládali peníze na nouzové situace a investice. | V malých podnicích je výzvou efektivní generování příjmů a optimalizace výdajů s cílem zajistit provozní efektivitu, růst a udržitelnost. | |
| Osobní finanční management se obvykle zaměřuje na sestavování rozpočtu za účelem kontroly výdajů, spoření na mimořádné situace a investování pro dlouhodobou finanční jistotu. | Malé podniky musí dobře plánovat rozpočet s ohledem na očekávané příjmy v daném období. Výzvami jsou řízení výdajů, projektové účetnictví a rozpočtování pro oddělení jako IT a marketing atd., aby se vyvážily náklady a zároveň zajistily výsledky. | |
| Zdroje příjmů jsou obvykle stabilní, ale mohou kolísat v důsledku změny zaměstnání, povýšení nebo období nezaměstnanosti. | Příjmy malých podniků jsou komplexní kvůli výkyvům v jejich provozu, poklesům tržeb, konkurenci a dalším vnějším faktorům. | |
| Jako fyzická osoba musíte platit daň z příjmu podle zákonů svého státu nebo země. Úkolem je zajistit, aby všechny vaše finanční dokumenty byly aktuální a aby byly požadované daně zaplaceny včas. | Podniky potřebují přesné finanční záznamy pro daňová přiznání, audity, projekty a dodržování regulačních požadavků, včetně zákonů o zaměstnanosti a odvětvových předpisů. | |
| Jednotlivci spravují osobní dluhy, jako jsou hypotéky, studentské půjčky, kreditní karty a osobní půjčky, a vyvažují splátky s cíli úspor. | Malé podniky často potřebují externí financování prostřednictvím půjček, investorů nebo crowdfundingu, aby mohly zahájit nebo rozšířit svou činnost. Proto je pečlivé řízení dluhů a vlastního kapitálu tak důležité. | |
| Osobní investiční strategie často upřednostňují diverzifikaci, aby se riziko rozložilo mezi různá aktiva, jako jsou akcie, dluhopisy, podílový fondy a nemovitosti. | Malé podniky považují investice za součást svého plánování do budoucna. To může zahrnovat rozhodnutí o investicích do expanze, fúzí, akvizic, posílení značky atd. |
Klíčové strategie pro efektivní organizaci vašich financí
Nyní, když rozumíte složitosti správy osobních financí a financí malého podniku, pojďme se podívat na klíčové strategie, které tyto procesy zefektivní.
Uspořádejte si finance s ClickUp
ClickUp je software pro finanční správu a produktivitu, který vám pomůže organizovat vaše účty a finance srozumitelným způsobem, ať už spravujete finance jednotlivce nebo malé firmy.
Od sledování vašich financí po připomínky splatných termínů – ClickUp pro finanční správu vám umožní to vše a ještě mnohem více. Zde je návod, jak jej můžete použít ke správě plateb účtů, plateb kreditními kartami, volitelných výdajů a všech vašich dalších finančních a úsporných cílů.
- Vytvořte si plně přizpůsobitelné přehledy, abyste získali podrobné zprávy o rozdělení svého rozpočtu a přehled o svém finančním zdraví s atraktivními vizualizacemi.
- Pomocí polí vzorců ClickUp můžete provádět výpočty na základě svých dat.
- Pomocí zobrazení kalendáře můžete na první pohled vidět všechny své finanční úkoly a mít přehled o tom, co je třeba udělat.
- Vytvořte si pomocí ClickUp Tasks Checklist komplexní seznam svých účtů a jejich splatnosti.
- Využijte připravené a plně přizpůsobitelné šablony, jako jsou šablony rozpočtu, kontrolních seznamů a účetnictví, pro efektivnější správu.
- Používejte opakující se úkoly pro své měsíční účty, abyste všechny platby uhradili včas. Pro snadné plánování si prohlédněte všechny opakující se úkoly v kalendářovém zobrazení.
- Stanovte si krátkodobé a dlouhodobé cíle, sledujte pokrok a dodržujte harmonogram, abyste jich dosáhli s ClickUp Goals.
- Pomocí vlastních polí můžete přidat podrobnosti, jako jsou částky a způsoby platby, a vylepšit přehledy na řídicím panelu.
- Nastavte si připomenutí z mobilních zařízení nebo počítačů, abyste nezapomněli na důležité úkoly, jako je platba účtů, kontrola rozpočtu atd., pomocí ClickUp Reminders.
- Integrujte více než 1000 aplikací a spravujte své finance na jedné platformě
Arnold Rogers, manažer zákaznické podpory ve společnosti Launch Control, o ClickUp říká:
Integrovali jsme Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell atd. To nám umožňuje sledovat finance, retenci, reporty a podrobnosti o zákaznících na jednom místě, protože můžeme čerpat informace ze všech nástrojů, které používáme, a kompilovat je v ClickUp pro snadné použití, aniž by se do toho musela zapojovat všechna oddělení a zabíralo to jejich čas.
Integrovali jsme Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell atd. To nám umožňuje sledovat finance, retenci, reporty a podrobnosti o zákaznících na jednom místě, protože můžeme čerpat informace ze všech nástrojů, které používáme, a kompilovat je v ClickUp pro snadné použití, aniž by se do toho musela zapojovat všechna oddělení a zabíralo to jejich čas.
Tip pro profesionály: Využijte šablonu finančního řízení ClickUp ke sledování a monitorování rozpočtů, analýze finančních výsledků a spolupráci s týmem na finančním plánování. Šablona nabízí 28 přizpůsobitelných stavů pro sledování finančních projektů. Pomocí této šablony získáte kontrolu nad svými financemi tím, že:
- Sledování výdajů
- Identifikace oblastí, kde lze ušetřit nebo zvýšit příjmy
- Stanovení vlastních cílů
- Získávání informací o cash flow v reálném čase
Pravidelně kontrolujte a aktualizujte rozpočet
Prvním krokem při organizaci financí – osobních i podnikových – je sestavení rozpočtu. Rozpočet je jednoduše písemný plán, ve kterém rozdělíte své peníze na různé výdaje. Pomůže vám zjistit, kam každý měsíc vaše peníze směřují, a snížit zbytečné náklady.
Vytvoření rozpočtu je však pouze začátek. Je nezbytné jej pravidelně kontrolovat a aktualizovat, aby odrážel vaše příjmy, výdaje a finanční cíle. Zjistíte, že váš rozpočet je třeba v určitých obdobích upravit. Postupem času můžete tyto výdajové vzorce identifikovat a rozpočet podle toho aktualizovat.
Pravidelné kontroly vám pomohou zjistit, zda jste překročili rozpočet, a provést příslušné úpravy. Pokud se váš příjem zvýšil nebo snížil, upravte svůj rozpočet tak, aby odrážel vaši aktuální finanční situaci. Stejně tak, pokud jste měli nové výdaje nebo se vám podařilo snížit stávající výdaje, aktualizujte svůj rozpočet, aby tyto změny zohlednil.
Pokud nevíte, jak začít s osobním rozpočtem, použijte šablony měsíčního rozpočtu, jako je šablona osobního rozpočtu ClickUp. Šablona vám pomůže identifikovat vzorce výdajů, naplánovat dlouhodobé cíle, upravit rozpočet a připravit se na neočekávané výdaje. V zobrazení kalendáře ClickUp můžete zobrazit svůj rozpočet podle kategorií a zkontrolovat termíny splatnosti.
Šablony projektového rozpočtu, jako je šablona ClickUp Business Budget Template, mohou zjednodušit proces sestavování rozpočtu pro malé podniky. Šablona vám umožňuje vytvořit rozpočty projektů a systém archivace s podrobným rozpisem, abyste mohli centralizovat své obchodní výdaje a sledovat skutečný výkon v porovnání s plánovaným výkonem. S touto šablonou můžete v reálném čase sledovat výsledky v porovnání s plány, najít oblasti, které je třeba optimalizovat, a snížit náklady.
Platit účty včas
Každý měsíc musíte zaplatit desítky účtů – účty za služby, nájem, hypotéku, kreditní kartu, předplatné, mzdy a další.
Včasné placení účtů je zásadní pro chod vaší domácnosti nebo firmy a pro to, abyste se zbavili dluhů a zůstali bez dluhů. To může být výzva, pokud máte účty s různými splatnostmi, různé částky a musíte zajistit, abyste měli dostatek finančních prostředků na včasné platby.
Včasné platby vám pomohou vyhnout se poplatkům za prodlení, udržet si dobrou kreditní skóre a efektivně spravovat své finanční toky.
Tipy, které vám pomohou nezapomenout platit účty včas:
- Začněte tím, že si vytvoříte komplexní seznam nebo kontrolní seznam všech opakujících se účtů a jejich splatnosti.
- Využijte technologie k nastavení připomínek splatnosti účtů. Můžete použít kalendářové aplikace, připomínky v telefonu nebo aplikace pro správu financí, jako je ClickUp, které vás upozorní na splatnost účtů.
- Automatizujte platby svých účtů, kdykoli je to možné. Většina bank a poskytovatelů služeb nabízí možnosti automatických plateb, které vám umožňují naplánovat platby tak, aby byly odečteny z vašeho bankovního účtu v den jejich splatnosti.
- Pravidelně kontrolujte zůstatky na svých bankovních účtech, abyste měli dostatek prostředků na zaplacení nadcházejících účtů. Nastavte si upozornění na nízký zůstatek, abyste mohli využívat automatické platby a vyhnuli se poplatkům za přečerpání účtu nebo nezaplaceným účtům z důvodu nedostatečných prostředků.
Sledujte své výdaje
Dalším krokem je sledování vašich výdajů, abyste věděli, kam vaše peníze jdou. Sledování vám pomůže:
- Určete oblasti, ve kterých možná utrácíte příliš mnoho peněz
- Vytvořte si realistický rozpočet, který bude v souladu s vašimi finančními cíli.
- Přidělte prostředky na úspory, splácení dluhů a další finanční cíle
- Identifikujte neoprávněné nebo podvodné transakce
Takto můžete sledovat své výdaje:
- Vede podrobný záznam o všech výdajích v zápisníku nebo tabulce
- Využijte software pro správu rozpočtu projektu a aplikace pro sledování výdajů, které automaticky kategorizují transakce z propojených bankovních účtů a kreditních karet.
- Rozdělte hotovost do obálek nebo kategorií (např. potraviny, zábava) a sledujte výdaje v rámci každé kategorie.
- Použijte šablony výkazů výdajů k komplexnímu zaznamenávání svých obchodních výdajů
- Projděte si měsíční bankovní výpisy, abyste ručně roztřídili a analyzovali výdaje.
Vyrovnejte společné účty
Pokud máte společný účet, je důležité jej pravidelně vyvažovat, abyste zachovali transparentnost, důvěru a finanční harmonii se svým spolumajitelem. V závislosti na počtu osob na společném účtu a jejich oprávnění provádět transakce může být vyvažování společných účtů náročné.
Takto můžete vyrovnat společné účty:
- Nastavte limity transakcí pro každého ze společných držitelů účtu na vaší platformě pro správu financí.
- Vytvořte proces, prostřednictvím kterého může spolumajitel účtu autorizovat platbu (například: předběžné plánování platby, společné schválení výdajového dokladu atd. )
- Zaveďte systém, ve kterém si všichni držitelé účtů navzájem sdělují své výdaje v aplikaci nebo na platformě pro správu výdajů.
- Zajistěte, aby všichni spolumajitelé společného účtu dostávali pravidelné aktualizace o zůstatku účtu z aplikace pro správu výdajů.
- Přiřaďte konkrétní typy plateb, které může provádět každý ze společných držitelů účtu (například platby související s výplatami, služby, marketingové výdaje atd. )
Pomáhá při přesném sestavování rozpočtu a finančním plánování, protože všichni majitelé účtů mohou vidět, kam jejich peníze směřují, a podle toho upravit své výdaje.
Pomáhá také předcházet poplatkům za přečerpání účtu a souvisejícím výdajům, které mohou nastat, pokud jeden z majitelů účtu neví o čekajících transakcích.
Stanovte si a dosáhněte svých cílů v oblasti úspor
Úspory jsou nezbytné. Nejlepší způsob, jak šetřit, je stanovit si jasné cíle. Ať už šetříte na důchod nebo na koupi nového domu, mít cíl vám dá směr, motivaci a jasný plán.
Zde je návod, jak si stanovit a dosáhnout svých cílů v oblasti úspor:
- Stanovte si jasné cíle spoření. Mohou to být krátkodobé cíle, jako je spoření na dovolenou, nebo dlouhodobé cíle, jako je koupě domu.
- Je přirozené mít více než jeden cíl spoření. Proto seřaďte své cíle podle důležitosti a naléhavosti.
- Stanovte si konkrétní a měřitelné cíle v oblasti úspor. Místo vágního cíle, jako je „ušetřit více peněz“, si stanovte jasný cíl, například „letos ušetřit 5 000 dolarů na rezervu pro případ nouze“.
- Vytvořte si speciální spořicí plán, ve kterém si stanovíte, kolik musíte pravidelně spořit, abyste dosáhli svých cílů. Pro výše uvedený cíl se tedy můžete rozhodnout, že budete po dobu příštího roku spořit každý týden navíc 100 dolarů. Začleňte tento plán do svého rozpočtu.
Používejte přímé vklady výplat
Přímé vkládání výplat je pohodlný a efektivní způsob správy vašich příjmů. Zajišťuje, že vaše výdělky jsou rychle a bezpečně vkládány na váš bankovní účet. Má to mnoho výhod:
- Je to pohodlné, protože vaše výplata je automaticky převedena na váš účet v den výplaty.
- Můžete nastavit automatické převody, aby se část vaší výplaty převáděla na spořicí, výdajové nebo investiční účty.
- Získáte okamžitý přístup k finančním prostředkům
Chcete-li nastavit přímé vklady výplat, kontaktujte své personální nebo mzdové oddělení a ověřte si u své banky, zda přijímá přímé vklady. Dalším krokem je povolení automatických převodů, aby byly prostředky přiděleny na různé účty, například pro případ nouze, důchod nebo investice.
Využijte finanční aplikace
Díky technologii nemusíte své finance organizovat ručně. Finanční aplikace jsou revolucí ve světě financí. Pomáhají vám spravovat vaše osobní finance nebo finance malé firmy odkudkoli na světě.
Většina aplikací má funkce, které vám umožňují sledovat výdaje, nastavovat připomenutí, vytvářet rozpočty, platit účty a sledovat investice. Zde je několik výhod používání finančních aplikací:
- Spravujte své finance kdykoli a kdekoli
- Automaticky kategorizujte a sledujte výdaje propojením s vašimi bankovními účty
- Vytvořte si rozpočet a dodržujte ho stanovením limitů výdajů
- Stanovte si finanční cíle a sledujte jejich plnění pomocí výkonných vizualizací
- Posílejte upomínky na blížící se platby účtů a vyhněte se poplatkům za opožděné platby
Při výběru finanční aplikace si pečlivě prostudujte její funkce. Zkontrolujte, zda aplikace splňuje přísné bezpečnostní standardy a zda ji zákazníci považují za užitečnou.
Začleňte správu kreditních karet
Efektivní správa kreditních karet pomáhá udržovat finanční zdraví, vyhýbat se dluhům a maximalizovat výhody. Umožňuje vám také využívat odměny, zlepšit vaše kreditní skóre a zajistit, že se budete držet svého rozpočtu.
Mezi způsoby, jak začlenit správu kreditních karet do finančního řízení, patří:
- Seznamte se s podmínkami, úrokovými sazbami, poplatky a výhodami každého úvěru, který máte. Zjistěte si jejich fakturační cykly, splatnosti a bezúročné období, abyste se vyhnuli poplatkům za opožděné platby.
- Používejte finanční aplikace ke sledování transakcí na kreditní kartě
- Vyhraďte si určitou část svého rozpočtu na výdaje kreditní kartou
- Platit účty včas, aby se předešlo poplatkům za opožděné platby
- Využijte odměny a výhody, které nabízejí vaše kreditní karty, jako jsou cashback, cestovní body nebo slevy.
Použijte metodu dluhové sněhové koule
Metoda „dluhové sněhové koule“ je účinný způsob, jak systematicky eliminovat své dluhy. Zaměřuje se na splácení menších dluhů jako prvních, aby se vytvořila dynamika a motivace. Chcete-li tuto metodu použít, postupujte podle těchto kroků:
- Začněte tím, že si vytvoříte komplexní seznam všech svých dluhů.
- Seřaďte své dluhy vzestupně podle dlužné částky.
- Vypracujte podrobný rozpočet, abyste zjistili, kolik peněz navíc můžete utratit na splácení dluhů.
- Splácejte minimální měsíční splátky všech svých dluhů, abyste se vyhnuli poplatkům za prodlení a dalším úrokům.
- Použijte všechny volné prostředky, které jste ve svém rozpočtu identifikovali, na splacení nejmenších dluhů.
- Nejprve splaťte nejmenší dluh, pak přejděte k dalšímu nejmenšímu dluhu na vašem seznamu a tak dále.
Jak splácíte každý dluh, zvyšuje se částka, kterou můžete přidělit na splácení dalšího dluhu. Tento sněhový efekt vám umožňuje splácet větší dluhy rychleji.
Tato metoda může být účinným způsobem, jak se zbavit dluhů, a pokaždé, když splatíte dluh, pocítíte pocit úspěchu. Také vám umožní soustředit se na jeden dluh najednou, aniž byste se cítili přetížení.
Hledáte komplexní nástroj, který vám pomůže zefektivnit správu financí vaší malé firmy? Přečtěte si našeho komplexního průvodce, jak pomocí ClickUp zdarma rozvíjet vaši malou firmu!
Dosáhněte finanční organizace s ClickUp
Organizace financí se může zdát nudná a náročná, ale výhody stojí za tu námahu. Pravidelné kontroly rozpočtu, včasné placení účtů, vyrovnávání společných účtů a sledování výdajů vám mohou pomoci vést zdravý, bezpečný a bezstresový finanční život.
Pamatujte, že organizace financí není jednorázová záležitost. Je to nepřetržitý proces. Začněte tedy v malém, buďte důslední a oslavujte své pokroky.
Zaujměte proaktivní přístup a využijte nástroj jako ClickUp, abyste získali kontrolu nad svými financemi. Zaregistrujte se zdarma ještě dnes!