Každý sport potřebuje pravidla. Existuje snad větší sport než podnikání, jehož jádrem je strategie, týmová práce a výkon?
Pokud provozujete podnik nebo spravujete jeho lidské zdroje, potřebujete pravidla pro své zaměstnance.
Příručka pro zaměstnance je tímto pravidlem.
Příručka pro zaměstnance nebo firemní manuál popisuje očekávání, pokyny a důležité podrobnosti, které zaměstnanci potřebují znát, aby byli ve vaší společnosti úspěšní. A zároveň tím utváří firemní kulturu.
Důležitost příručky pro zaměstnance
Příručka pro zaměstnance je formální dokument, který se předává novým zaměstnancům a slouží jako centrální zdroj základních informací o společnosti a rolích zaměstnanců.
Jeho význam nelze podceňovat.
Společnosti jako Costco a Southwest Airlines jsou známé svou silnou firemní kulturou, jejíž důležitou součástí je jasná komunikace a zavedené postupy.
Dobře napsaná příručka je přínosem jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance. Jasná příručka může pomoci předejít nedorozuměním a zmatkům a podpořit pozitivní pracovní prostředí. Ve skutečnosti může také pomoci zaměstnavatelům dodržovat pracovní zákony a předpisy. Zde je několik dalších důvodů, proč byste měli vytvořit dobrou příručku pro zaměstnance.
Příručka:
- Jasně komunikuje firemní zásady, postupy a očekávání.
- Poskytuje zaměstnancům informace o jejich právech, výhodách a povinnostech.
- Slouží jako reference pro zaměstnance ohledně informací o firemních zásadách.
- Pomáhá při sporech, stížnostech a podnětech, stejně jako při řešení konfliktů.
- Posiluje firemní kulturu, hodnoty a standardy.
- Snižuje riziko obtěžování a diskriminace a zajišťuje bezpečnost zaměstnanců.
- Pomáhá s postupy při nástupu nových zaměstnanců a stanovováním očekávání.
- Podporuje jednotnost v rozhodování a zásadách napříč týmy a funkcemi.
Příručky pro zaměstnance slouží několika klíčovým účelům. Objasňují, co se od zaměstnanců očekává, například dress code, pracovní dobu, kodex chování, výkonnostní standardy a pravidla pro používání majetku společnosti.
Příručka je také centrálním zdrojem důležitých informací, jako jsou podrobnosti o zaměstnaneckých benefitech, pravidlech pro čerpání dovolené a postupech proti obtěžování.
Kromě toho konzistentní uplatňování zásad zajišťuje, že všichni jsou na stejné vlně, podporuje spravedlnost a snižuje riziko protekce.
Význam příručky pro zaměstnance v řízení lidských zdrojů
Dobře zpracovaná příručka pro zaměstnance může zjednodušit různé oblasti vašich procesů v oblasti lidských zdrojů.
1. Nábor a výběr
Příručka pro zaměstnance jasně popisuje zásady, kulturu a hodnoty společnosti pro potenciální zaměstnance a pomáhá jim pochopit, zda zapadají do organizačního rámce.
Příručka může sloužit jako nástroj pro nábor talentů, protože představuje kulturu, výhody a pracovní prostředí vaší společnosti. Berte ji jako první dojem potenciálních zaměstnanců.
Příručka také popisuje proces podávání žádostí a formát pohovorů, stanovuje jasná očekávání a informuje nové zaměstnance o plánu školení, který je čeká během procesu zapracování.
2. Hodnocení výkonu
Dobře zpracovaná příručka pro zaměstnance obsahuje podrobné zásady a postupy pro řízení výkonu. Obvykle vyjasňuje, jak se provádějí hodnocení výkonu , jaká jsou kritéria a metriky a jaká je frekvence hodnocení. Tato transparentnost pomáhá řídit očekávání zaměstnanců a zvyšuje efektivitu hodnocení.
Příručka by měla obsahovat přehled očekávaných výkonů pro různé role, což pomáhá při hodnocení výkonnosti. Stanovení jasných standardů výkonnosti zajišťuje, že všichni pracují na dosažení stejných cílů.
Kromě toho dokumentované zásady pro hodnocení výkonu zajišťují spravedlivý a konzistentní proces hodnocení pro všechny zaměstnance.
3. Řízení pracovní síly
Příručka poskytuje jasné pokyny k různým aspektům řízení pracovní síly, jako jsou docházka, chování na pracovišti, zásady pro čerpání dovolené a postupy pro podávání stížností. Tím je zajištěno jednotné zacházení se všemi zaměstnanci a omezuje se zmatek a konflikty.
Příručka by měla obsahovat podrobné a jasné zásady týkající se žádostí o dovolenou, nároků na volno a disciplinárních řízení. To pomáhá personálnímu oddělení efektivně a konzistentně spravovat tyto žádosti.
Sdílejte s zaměstnanci hodnocení výkonu, abyste zdůraznili oblasti, ve kterých by mohli potřebovat získat nové dovednosti nebo zlepšit ty stávající.
Jasné vysvětlení práv a povinností zaměstnanců týkajících se pracovní doby, přestávek a ochrany osobních údajů posiluje postavení zaměstnanců a snižuje nejistotu v oblasti lidských zdrojů.
Klíčové součásti příručky pro zaměstnance
Vytvoření příručky pro zaměstnance se může zdát jako náročný úkol, ale je to zásadní nástroj pro sdělování firemních zásad a očekávání vašim zaměstnancům.
Zde je přehled základních prvků, které by měly být zahrnuty v příručce pro zaměstnance, aby byla zajištěna srozumitelnost a dodržování předpisů:
1. Hodnoty, poslání a historie společnosti
Začněte příručku jasným uvedením hodnot, poslání a historie vaší společnosti. Tato část udává tón organizační kultury a uvádí, co vaše společnost reprezentuje.
Pomáhá také zaměstnancům pochopit základní identitu společnosti, její účel a to, jak jejich role přispívá k celkovému obrazu.
Je to téměř jako sdílení příběhu a smyslu existence společnosti!
2. Odměny a benefity
Nastíňte, co mohou zaměstnanci očekávat v oblasti platu, benefitů a dalších výhod. Tato transparentnost pomáhá řídit očekávání a omezit nedorozumění.
Tato část by měla podrobně popisovat odměňování zaměstnanců, včetně struktury mezd, platebního kalendáře, zásad pro přesčasy a bonusů.
Měla by také vysvětlovat všechny výhody, jako je zdravotní pojištění, placená dovolená a penzijní plány.
3. Pracovní doba a rozvrh
Určete pracovní dobu společnosti – začátek a konec pracovní doby, přestávky, směny a zásady pro práci na dálku.
Kodifikujte pracovní dobu, včetně standardní pracovní doby, možností flexibility (pokud jsou nabízeny) a zásad pro přestávky. Tato část by měla také objasnit postupy pro žádosti o volno a změny směn.
4. Podrobnosti pracovní smlouvy a zásady týkající se zaměstnání na dobu neurčitou
Pokud vaše společnost používá pracovní smlouvy, shrňte zde jejich klíčové podmínky.
Koncept „zaměstnání na dobu neurčitou“ umožňuje zaměstnavateli nebo zaměstnanci ukončit pracovní poměr bez odpovědnosti, pokud neexistuje výslovná smlouva na dobu určitou, která upravuje pracovní poměr. V případě potřeby jasně definujte a popište tyto zásady.
5. Zásady Komise pro rovné příležitosti v zaměstnání (EEOC)
EEOC zakazuje diskriminaci při přijímání, povyšování, odměňování a dalších podmínkách zaměstnání na základě rasy, barvy pleti, náboženského vyznání, pohlaví (včetně těhotenství), národnosti, věku (40 let a více), neurodiverzity, zdravotního postižení nebo genetických informací.
Shrňte závazek vaší společnosti k rovným příležitostem a nastíňte postupy pro podávání stížností. Zajistěte, aby vaše příručka obsahovala část, která potvrzuje váš závazek k rovným příležitostem v zaměstnání.
6. Zásady týkající se obtěžování a diskriminace ve světle zákona ADA
Zákon ADA (Americans with Disabilities Act z roku 1990) zakazuje diskriminaci kvalifikovaných osob se zdravotním postižením. Zaměřte se na to, jak vaše společnost dodržuje zákon ADA a další příslušné zákony na ochranu zaměstnanců před obtěžováním a diskriminací.
Jasně definujte, co představuje obtěžování a diskriminaci, a stanovte politiku nulové tolerance společnosti vůči takovému chování.
Je také důležité vysvětlit, jak vaše společnost poskytuje přiměřené úpravy pro zaměstnance se zdravotním postižením.
7. Předpisy týkající se zdraví a bezpečnosti a pokyny pro požární bezpečnost
Podrobně popište zásady vaší společnosti v oblasti zdraví a bezpečnosti, včetně těch, které jsou stanoveny zákonem o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci (OSHA) ve Spojených státech.
Shrňte předpisy OSHA, abyste zajistili bezpečné pracovní prostředí. Mělo by to zahrnovat požární bezpečnostní postupy, evakuační plány pro případ nouze a pokyny pro hlášení nebezpečí na pracovišti.
8. Zákony na ochranu soukromí a bezpečnost počítačů
Vzhledem k rostoucímu riziku narušení bezpečnosti dat je nezbytné zahrnout do příručky zásady týkající se ochrany osobních údajů a IT bezpečnosti.
Nastíňte zásady vaší společnosti týkající se ochrany osobních údajů a počítačové bezpečnosti.
Může zahrnovat omezení shromažďování a používání osobních údajů a pokyny pro silná hesla a bezpečné návyky při prohlížení internetových stránek.
9. Informace o právech zaměstnanců na dávky v nezaměstnanosti
Informujte zaměstnance o jejich právech podle zákonů o dávkách v nezaměstnanosti ve vašem státě a místních zákonech, aby pochopili svá práva a povinnosti.
Poskytněte základní vysvětlení, jak mohou zaměstnanci získat nárok na jejich čerpání. Můžete uvést zdroje, kde lze získat další informace.
Osvědčené postupy pro efektivní příručku pro zaměstnance
Účinná příručka pro zaměstnance slouží jako základ firemní politiky a kultury.
Zde je několik osvědčených postupů, díky nimž bude váš manuál komplexní, praktický a pro vaše zaměstnance zajímavý.
Tip pro profesionály: Používání softwaru pro správu příručky pro zaměstnance vám zajistí, že pokryjete všechny důležité body.
1. Zdůraznění uznání a motivace
Motivujte zaměstnance tím, že jim představíte programy uznání a odměn vaší společnosti.
Může se jednat například o ocenění zaměstnance měsíce, výkonnostní bonusy nebo plány na rozdělení zisku. Vysvětlení fungování těchto programů může podnítit zapojení zaměstnanců.
Tato část by měla podrobně popisovat kritéria způsobilosti, proces odměňování a příklady uznaných úspěchů z minulosti.
2. Definování firemní kultury a chování zaměstnanců
Příručka by měla sdělovat podstatu vaší firemní kultury a poskytovat pokyny, jak mohou zaměstnanci k této kultuře přispívat a udržovat ji.
Může zahrnovat pokyny pro týmovou práci, styly komunikace nebo standardy zákaznického servisu. Vysvětlením, jak mohou zaměstnanci podporovat firemní kulturu, posílíte týmového ducha.
3. Udržujte jej aktuální
Navrhněte příručku pro zaměstnance jako živý dokument, který se může vyvíjet. Jasně uveďte, že příručka bude pravidelně aktualizována, aby odrážela nejnovější zásady společnosti.
Zákony týkající se zaměstnanosti, federální a státní zákony a předpisy se také často mění, proto plánujte pravidelné revize, abyste zajistili, že všechny informace jsou aktuální a přesné. To zahrnuje také začlenění všech aktualizací firemních zásad nebo nabízených benefitů.
4. Použití příručky pro stanovení cílů
Příručka by měla vysvětlovat, jak se individuální cíle zaměstnanců shodují s cíli společnosti. To zahrnuje i to, jak si zaměstnanci mohou stanovit cíle a jak přispívají k celkové obchodní strategii.
Příručka může být nástrojem pro stanovení jasných cílů jak pro společnost, tak pro jednotlivé zaměstnance.
Příručka může motivovat zaměstnance, aby převzali odpovědnost za svůj úspěch ve společnosti, a to tím, že nastíní očekávání ohledně výkonu a možnosti profesního rozvoje.
Jak napsat příručku pro zaměstnance
Nástroje pro správu, jako je ClickUp, s komplexním softwarem pro řízení lidských zdrojů a snadno použitelnými šablonami příruček pro zaměstnance, mohou výrazně zjednodušit vytváření příručky pro zaměstnance.
Zde je stručný průvodce, jak využít funkce a šablony ClickUp k vytvoření komplexní příručky pro zaměstnance.
1. Šablona příručky pro zaměstnance ClickUp (pokročilá)
Šablona příručky pro zaměstnance (pokročilá) od ClickUp může být vaším základním dokumentem pro vytvoření velmi podrobné a efektivní příručky pro zaměstnance.
Chcete-li začít, postupujte podle těchto kroků:
1. Přihlaste se ke svému účtu ClickUp (nebo se zaregistrujte na ClickUp).
2. Vyberte (nebo vytvořte) svůj pracovní prostor
3. Vyberte prostor nebo složku, do které chcete šablonu importovat.
4. Přejděte do průvodce pro začátečníky: Obsahuje všechny kroky potřebné k přizpůsobení obsahu příručky pro vaši společnost.
5. Šablona obsahuje tři přednastavené stránky.
a. Šablona příručky: Toto je hlavní stránka, která obsahuje úvod do společnosti a uvítací prohlášení od výkonného týmu. Obsah můžete napsat podle potřeby.
b. Vše o (společnosti): Tato podstránka představuje společnost, její služby, strukturu, vedoucí tým a online přítomnost. Tyto sekce můžete naplnit obsahem, který odpovídá potřebám vaší společnosti.
c. Standardní kodex chování: Toto je druhá podstránka, která představuje kodex chování prostřednictvím poslání společnosti, základních hodnot, důvodu jeho existence a osob, na které se vztahuje. Opět přizpůsobte obsah požadavkům vaší společnosti.
Šablona obsahuje různé podstránky, včetně nástupu, odchodu, zásad docházky, firemních benefitů atd., jak je uvedeno výše, kam můžete přidat příslušný obsah.
Každá z možností uvedených v části Standardní kodex chování má podstránky, jak je uvedeno níže.
Podle potřeby můžete také přidat další stránky, aby příručka odrážela měnící se potřeby organizace a jejích zaměstnanců.
2. ClickUp Brain
ClickUp Brain je první neuronová síť na světě, která propojuje úkoly, dokumenty, lidi a veškeré znalosti vaší společnosti s umělou inteligencí. Jedná se o správce znalostí, projektového manažera a asistenta pro psaní s umělou inteligencí přizpůsobeného vaší práci.
Jeho generátor příručky pro zaměstnance s podporou umělé inteligence může zjednodušit proces vytváření komplexní příručky pro zaměstnance.
Nástroj AI vás vyzve k zadání klíčových údajů, jako jsou firemní zásady, postupy, benefity a zákonné požadavky, do dokumentu ClickUp Doc. Můžete také použít editační funkce ClickUp k přidání loga vaší společnosti a prvků brandingu.
Na základě vašich podnětů bude vytvořen návrh příručky, který bude v souladu s potřebami vaší společnosti i s průmyslovými standardy a předpisy.
Díky využití zpracování přirozeného jazyka a automatizace může tento nástroj zajistit konzistentnost tónu a obsahu a zároveň vám nabízí flexibilitu přizpůsobit jednotlivé sekce podle potřeby. To nejen šetří čas a zdroje, ale také pomáhá udržovat příručky aktuální, aby odrážely měnící se potřeby organizace a jejích zaměstnanců.
Díky generátoru příručky pro zaměstnance s umělou inteligencí mohou firmy zefektivnit tvorbu tohoto důležitého dokumentu, podpořit jasnou komunikaci, dodržování osvědčených postupů a pozitivní organizační kulturu.
ClickUp Brain sice poskytuje dobrý výchozí bod, ale nemusí zachycovat všechny jedinečné aspekty vaší společnosti.
Musíte pečlivě zkontrolovat návrh a přizpůsobit jej konkrétním zásadám, postupům a firemní kultuře, stejně jako vnést do něj hlas a osobnost vaší společnosti.
Zahrňte jasné a stručné vysvětlení zásad a rozdělte složité informace do srozumitelných částí. Nakonec sdílejte návrh příručky s příslušnými členy týmu z oddělení lidských zdrojů, právního oddělení a vedoucími oddělení, aby vám poskytli zpětnou vazbu.
K tomu můžete využít funkci Docs v ClickUp, která umožňuje úpravy a komentáře v reálném čase.
To umožňuje společné zdokonalování a zajišťuje, že všichni budou na stejné vlně.
3. Nástroje ClickUp pro řízení lidských zdrojů
Nástroje platformy ClickUp pro řízení lidských zdrojů vám pomohou vytvořit úložiště údajů o zaměstnancích a zjednodušit proces vytváření příručky pro zaměstnance. Nabízejí různé funkce, které pomáhají manažerům lidských zdrojů organizovat všechny potřebné sekce příručky pro zaměstnance, přizpůsobit každou sekci zásadám společnosti a procesu zapracování nových zaměstnanců a spolupracovat na příručce díky úpravám v reálném čase a snadnému sdílení.
Jak na to:
- Sledujte a zlepšujte výkon, zapojení a růst zaměstnanců pomocí přizpůsobivých zobrazení ClickUp navržených pro sladění pracovních sil.
- Usnadněte soukromý dialog mezi nadřízenými, manažery a členy týmu pomocí zobrazení chatu v ClickUp.
- Přilákejte a udržte si výjimečné kandidáty pomocí efektivního systému, který spravuje údaje o uchazečích, komunikaci a procesy.
- Urychlete nábor pomocí předem připravených šablon pro personální oddělení , přizpůsobených ukazatelů pokroku a automatizovaných pracovních postupů pro nábor a zapracování nových zaměstnanců.
- Zkraťte dobu zaškolování nových členů týmu pomocí komplexního programu pro nové zaměstnance, který je připraví na jejich práci.
- Zjednodušte proces školení pomocí přiřaditelných úkolů ClickUp , centralizované dokumentace a interaktivních funkcí pro vkládání komentářů, které zajistí větší zapojení a lepší komunikaci.
Šablona příručky ClickUp HR Handbook Template vám navíc pomůže vytvořit komplexní příručku přizpůsobenou požadavkům vaší společnosti.
Díky tomu bude váš tým schopen:
- Najděte aktuální podrobnosti o firemních zásadách a protokolech.
- Pochopte standardy chování a produktivity zaměstnanců.
- Získejte přesné informace o benefitech, povolených absencích a dalších důležitých aspektech.
4. Šablona příručky pro zaměstnance ClickUp pro začátečníky
Šablona příručky pro zaměstnance od ClickUp může být výchozím bodem pro začátečníky.
Tato šablona vám pomůže uspořádat všechny nezbytné části příručky pro zaměstnance a přizpůsobit každou část tak, aby odpovídala zásadám vaší společnosti a procesu zapracování nových zaměstnanců. Obsahuje následující základní části:
- Účel: V této části uveďte poslání vaší společnosti a vyprávějte její příběh. To by mělo inspirovat vaše zaměstnance a nadchnout je pro práci v týmu.
- Základní hodnoty: V této části popište základní hodnoty nebo zásady, které řídí kulturu vaší organizace a rozhodovací procesy.
- Kodex chování: V této části sdělte očekávání na pracovišti, včetně pravidel oblékání, zásad proti diskriminaci, zásad proti obtěžování, disciplinárních postupů atd.
- Benefity: Tato část příručky by měla vašim zaměstnancům pomoci porozumět jejich balíčku benefitů, zdravotním plánům atd.
- Právní informace: V této části uveďte očekávání týkající se ukončení pracovního poměru a odchodu zaměstnanců. Tato část příručky bude také obsahovat ustanovení, jako je zákaz konkurence a zákaz nabízení služeb.
Šablona vám také umožňuje přizpůsobit příručku pro zaměstnance pomocí atraktivního formátování, jako jsou snadno přidatelné GIFy, grafy a vizuální prvky. Poskytuje podrobný obsah, který lze snadno sdílet a vyplnit. Díky úpravám v reálném čase a snadnému sdílení můžete při vytváření příručky pro zaměstnance spolupracovat s ostatními.
Vytvořte obsah, který čtenáři umožní přejít na konkrétní části příručky, nebo přidejte vnořené stránky, abyste uspořádali informace o zaškolování a přehledy benefitů.
5. Šablona příruček pro zaměstnance, zásad a postupů ClickUp
Komplexní příručka pro zaměstnance, zásady a šablony postupů jsou nezbytné k zajištění toho, aby váš tým znal pravidla a očekávání vašeho pracoviště.
Šablona příruček, zásad a postupů pro zaměstnance ClickUp vám pomůže vytvořit komplexní dokument, který pokrývá vše od výplat až po zásady týkající se dovolené – vše na jednom místě!
Tato šablona vám pomůže stanovit jasné pokyny pro zaměstnance, eliminovat nejasnosti, řešit různé situace a minimalizovat nákladné chyby a nedorozumění.
Díky jasným zásadám a postupům zajistíte, že všichni zaměstnanci budou důsledně rozumět firemním pravidlům. Pomáhá také vytvářet bezpečné a zdravé pracovní prostředí a udržovat konzistentnost při prosazování a výkladu zásad.
Ať už právě začínáte nebo chcete aktualizovat stávající příručku pro zaměstnance, tato šablona obsahuje vše, co potřebujete!
Tip pro profesionály: Pro inspiraci si prohlédněte tyto osvědčené postupy a příklady příruček pro zaměstnance.
Zvláštní aspekty příručky pro zaměstnance malých podniků
Vytvoření příručky pro zaměstnance pro malou firmu není snadné. Musíte najít rovnováhu mezi komplexností a praktičností. Musíte také zajistit, aby zásady podporovaly provozní potřeby jak zaměstnanců, tak firmy.
Zatímco základní prvky kvalitní příručky pro zaměstnance platí pro všechny podniky, malé podniky mohou mít některé specifické aspekty, které je třeba zohlednit.
Zde je několik věcí, které byste měli mít na paměti:
1. Vyvážení praktičnosti a právních požadavků
Malé podniky musí zajistit, aby jejich příručky byly v souladu s právními předpisy, aniž by byly tak těžkopádné, že by se obtížně implementovaly. Příručka by měla pokrývat všechny právní základy a být dostatečně flexibilní, aby se mohla přizpůsobovat růstu podniku.
Malé podniky možná nepotřebují stejnou úroveň detailů jako větší společnosti. Zaměřte se na zahrnutí nejrelevantnějších zásad pro vaše každodenní činnosti a zároveň zajistěte, abyste pokryli všechny právní základy.
Například malá marketingová agentura možná nepotřebuje dlouhou kapitolu o bezpečnostních postupech ve výrobě, ale měla by jasně nastínit zásady týkající se duševního vlastnictví.
2. Zásady placeného volna
Zásady týkající se placeného volna (PTO) jsou velmi důležité, zejména v malých podnicích, kde je absence i jediného zaměstnance velmi citelná.
Malé podniky často nabízejí flexibilnější pracovní podmínky. Zvažte přístupy k placenému volnu (PTO), které odpovídají velikosti a kultuře vaší společnosti.
Zásady by měly jasně stanovit, jak se získává nárok na placené volno, jak jej lze čerpat a jaké jsou případné limity. Tento systém by mohl kombinovat nemocenskou dovolenou, dovolenou a osobní volno do jedné banky placeného volna.
Důležité je také jasně stanovit sazby pro čerpání dovolené a postupy pro podávání žádostí, a to bez ohledu na zvolenou strukturu dovolené.
Vytvořte příručku pro zaměstnance pomocí perfektního nástroje
Pamatujte, že dobrý zaměstnanecký manuál je více než jen dokument plný zásad – je to dynamický zdroj, který může vašemu týmu pomoci orientovat se ve složitosti moderních pracovišť a zároveň jej sladit s hodnotami a cíli vaší společnosti.
Dodržováním těchto osvědčených postupů a přizpůsobením příručky vaší konkrétní společnosti můžete vytvořit zdroj, který posílí postavení zaměstnanců a nastaví vaši společnost na cestu k úspěchu.
S ClickUpem můžete vytvořit perfektní systém, který zjednoduší nábor, zaškolování a rozvoj zaměstnanců.
Využijte bezplatné šablony a formuláře pro personální oddělení a stanovte jasné zásady a postupy pro zaměstnance.
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes!