Strávili jste někdy hodiny prohledáváním svého digitálního úložiště a hledáním jednoho souboru, který jste si jasně pamatujete, že jste uložili?
Tyto situace se stávají častěji, než by se nám líbilo. Nemůžeme nikde najít soubory, které potřebujeme, a náš tým je unavený z čekání na nás.
To ale nemusí být pravda. Software pro organizaci souborů vám může pomoci vyřešit záhadné případy ztracených souborů. Takový nástroj vám umožňuje spravovat, ukládat a vyhledávat digitální data na základě konkrétní nomenklatury a organizační struktury, takže máte své soubory vždy po ruce.
Podívejme se na 10 nejlepších programů pro správu souborů roku 2024, analyzujme jejich funkce, výhody a nevýhody a zjistěme, jak vám mohou pomoci být v práci organizovanější.
Co byste měli hledat v softwaru pro organizaci souborů?
Váš software pro organizaci digitálních souborů musí odpovídat vašim konkrétním obchodním potřebám. Zde je několik klíčových funkcí, na které byste se měli zaměřit:
- Uživatelsky přívětivé rozhraní: Vyberte si software pro správu souborů s intuitivním uživatelským rozhraním, které zajistí, že všichni členové týmu budou moci snadno procházet soubory.
- Funkce pro organizaci souborů: Hledejte funkce jako vytváření složek, kategorizace souborů a přidávání značek, abyste udrželi strukturovaný a organizovaný systém souborů.
- Funkce vyhledávání: Robustní funkce vyhledávání je nezbytná pro rychlé vyhledání souborů. Nástroj by měl podporovat vyhledávání podle klíčových slov, filtry a pokročilé možnosti vyhledávání.
- Správa verzí: Při spolupráci na dokumentech jsou funkce správy verzí zásadní pro sledování změn, návrat k předchozím verzím a zabránění ztrátě dat.
- Bezpečnostní opatření: Upřednostňujte software s šifrováním, kontrolou přístupu a bezpečnými možnostmi sdílení, abyste ochránili citlivé soubory a zajistili soukromí dat.
- Kompatibilita napříč platformami: Vyberte si softwarové řešení, které funguje bez problémů na různých operačních systémech a zařízeních, abyste zvýšili flexibilitu a přístupnost.
- Synchronizace souborů: Díky snadným synchronizačním funkcím jsou soubory na všech zařízeních vždy aktuální, což snižuje riziko nesrovnalostí v datech.
- Přizpůsobitelné šablony: Vyberte si nástroj, který nabízí předformátované přizpůsobitelné šablony, jako jsou šablony SOP nebo šablony pro branding. Šetří čas a zajišťují konzistenci napříč různými formáty souborů.
10 nejlepších programů pro organizaci souborů
Na trhu je k dispozici mnoho softwarů pro správu souborů, ale ne všechny dokážou soubory organizovat tak, jak chcete. Vyzkoušeli jsme několik nástrojů a vybrali jsme 10 nejlepších:
1. ClickUp
Software pro správu projektů ClickUp pomáhá firmám všech velikostí systematicky organizovat soubory a dokumenty související s projekty. Pomocí funkce univerzálního vyhledávání ClickUp můžete najít jakýkoli soubor, ať už je v ClickUp, připojené aplikaci nebo na vašem lokálním disku. S univerzálním vyhledáváním můžete přidávat vlastní vyhledávací příkazy, jako jsou zkratky k odkazům, ukládání textu pro pozdější použití a další, abyste mohli vyhledávat cokoli na jednom místě.
K univerzálnímu vyhledávání máte přístup odkudkoli ve svém pracovním prostoru, včetně ovládacího centra, globální lišty akcí nebo plochy – vaše soubory jsou vždy jen jedno kliknutí nebo stisk klávesy daleko!
Pro větší flexibilitu a lepší organizaci můžete své externí soubory a soubory ClickUp seskupovat, třídit a filtrovat pomocí zobrazení seznamu nebo je uspořádat ve stylu Kanban pomocí zobrazení tabule. Pro celkový přehled o svém pracovním prostoru použijte zobrazení všeho.
ClickUp jde o krok dál a snižuje pracovní zátěž zaneprázdněných týmů a zvyšuje jejich produktivitu tím, že nabízí šablony připravené k okamžitému použití.
Například šablona struktury složek pro správu projektů ClickUp vám umožňuje nastavit jednotnou strukturu pro všechny vaše projekty, organizovat různé verze souborů a záznamů a spolupracovat s členy týmu.
Můžete přidat až osm vlastních atributů, jako je datum kontroly, oddělení, poznámky, pokrok, typ zdroje a další, abyste uložili důležité informace o projektech a snadno vizualizovali projektová data.
Pomůže vám lépe sledovat projekty a ušetří vám čas při hledání dokumentů.
Nejlepší funkce ClickUp
- Organizujte soubory a složky pomocí značek a štítků, abyste je snáze našli.
- Vyberte si z více než 15 přizpůsobitelných zobrazení a organizujte a vizualizujte své soubory a složky podle svých představ.
- Přibližte si jednotlivé úkoly a rychle vyhledejte související soubory.
- Zmenšete zobrazení a získejte komplexní přehled o postupu projektu a úzkých místech pomocí agilních dashboardů ClickUp.
- Vytvářejte seznamy úkolů, navrhujte plány projektů a efektivně navrhujte zprávy o stavu projektů pomocí šablon pro správu projektů ClickUp.
- Využijte snadno použitelné uživatelské rozhraní vhodné pro týmy s různou úrovní technických znalostí.
- Pište, upravujte, spolupracujte na dokumentech a kontrolujte historii verzí pomocí ClickUp Docs, výkonné alternativy Google Docs.
- Automatizujte opakující se úkoly a získejte přehled o svých souborech a datech pomocí ClickUp Brain.
Omezení ClickUp
- Pro začátečníky mírná náročnost na naučení
- Některé funkce zatím nejsou k dispozici v mobilní aplikaci.
Ceny ClickUp
- Navždy zdarma
- Neomezený: 7 $ za uživatele za měsíc
- Podnikání: 12 $ za uživatele za měsíc
- Enterprise: Kontaktujte nás ohledně cen
- ClickUp Brain: K dispozici ve všech placených tarifech za 5 $/člen pracovního prostoru/měsíc
Hodnocení a recenze ClickUp:
- G2: 4,7/5 (více než 9 000 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 4 000 recenzí)
2. OneDrive
OneDrive patří mezi nejoblíbenější software pro organizaci souborů pro firmy a profesionály. Jako součást ekosystému Microsoftu organizuje vaše soubory napříč zařízeními a v reálném čase.
OneDrive vám nabízí personalizovaný panel pro sdílení souborů, spolupráci s ostatními a sledování souborů z jiných nástrojů Microsoft. Soubory můžete lépe organizovat pomocí barevného kódování, vytváření zkratek a práce offline pro soubory v zařízení.
Předplatné OneDrive funguje na všech zařízeních a verzích Windows, takže se nemusíte starat o uživatelské rozhraní nebo dostupnost souborů.
Nejlepší funkce OneDrive
- Zajistěte si plynulou synchronizaci souborů mezi zařízeními.
- Pomocí funkce historie verzí můžete sledovat nebo obnovit staré soubory.
- Využijte offline režim k organizaci lokálních souborů.
Omezení služby OneDrive
- Občasné problémy se synchronizací souborů
- Někteří uživatelé považují funkci vyhledávání za neefektivní, zejména pokud je souborů velké množství.
Ceny služby OneDrive
- OneDrive for Business (plán 1): 5 $/uživatel za měsíc (fakturováno ročně)
- Microsoft 365 Business Basic: 6 $/uživatel za měsíc (fakturováno ročně)
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $/uživatel za měsíc (fakturováno ročně)
Hodnocení a recenze OneDrive
- G2: 4,3/5 (více než 9 000 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 11 000 recenzí)
3. Abelssoft
Software pro správu digitálních souborů Abelssoft udržuje každý soubor na svém místě a zajišťuje, že váš pracovní stůl bude přehledný.
Můžete nastavit neomezený počet pravidel pro třídění souborů PDF, obrázků, zvukových souborů, dokumentů, videí a dalších typů médií ve vašem počítači. Jakmile pravidlo nastavíte, můžete soubory automaticky třídit do správných složek pouhým jedním kliknutím. Díky tomu je vyhledávání správných souborů ve správný čas hračkou!
Abelssoft funguje na Windows 11, Windows 10, Windows 8. 1, Windows 8 a Windows 7.
Nejlepší funkce Abelssoft
- Nastavte pravidla, která určují, které soubory se mají přesunout a kam.
- Pomocí funkce drag-and-drop můžete soubory automaticky přiřadit do správné složky a ušetřit tak drahocenný čas.
- Získejte minimálně šest měsíců bezplatných aktualizací.
- Rychle najděte jakýkoli typ souborů uložených ve vašem počítači
Omezení Abelssoft
- Funguje pouze na počítačích s Windows. Není vhodný pro žádné jiné operační systémy.
- Nepodporuje organizaci souborů umístěných v cloudu.
Ceny Abelssoft
- Zkušební verze: zdarma
- Plná verze: 29,95 $
Hodnocení a recenze Abelssoft
- G2: Nedostatek recenzí
- Capterra: Nedostatek recenzí
4. Tabbles
Tabbles je software pro správu souborů a spolupráci na dokumentech se zaměřením na strukturování souborů pomocí značek.
Umožňuje vám přidávat tagy k jakémukoli typu souborů, včetně obrazových souborů a hudebních souborů, které se nacházejí na lokálních discích, síťových discích nebo v cloudu. Můžete také použít funkci automatického tagování, která automaticky označí vaše soubory na základě jejich názvu, obsahu nebo cesty.
Tabbles nabízí funkce pro spolupráci: přidávejte komentáře k souborům nebo záložkám a komunikujte se svým týmem. Kromě značek a obsahu souborů lze vyhledávat také komentáře, což umožňuje rychlé a plynulé vyhledávání souborů.
Nejlepší funkce Tabbles
- Organizujte soubory pomocí automatického označování
- Vyhledávejte soubory podle značek, komentářů a obsahu souborů pomocí jednotného vyhledávacího pole.
- Označte soubory uložené v cloudových složkách Google Drive nebo Dropbox pomocí služeb synchronizace souborů.
Omezení Tabbles
- Chybějící moderní uživatelské rozhraní
- Vyžaduje mírné zaučení
Ceny Tabbles
- Navždy zdarma
- Základní: 3 € za uživatele za měsíc (účtováno ročně)
- Pro: 5 € za uživatele měsíčně (fakturováno ročně)
- Firemní: 6 € za uživatele za měsíc
Hodnocení a recenze Tabbles
- G2: Nedostatek recenzí
- Capterra: 4,3/5 (více než 20 recenzí)
5. DocuWare
DocuWare je navržen tak, aby snížil množství papírových dokumentů díky inteligentnímu nahrávání a organizaci objemných dokumentů do cloudu.
Obsahuje funkci OCR (optické rozpoznávání znaků), která vám pomůže digitalizovat staré dokumenty a uložit je pro snadný přístup. Týmy mohou nasadit DocuWare na různých zařízeních pro hladší spolupráci a sledování souborů. Poskytuje také bezpečnost a soulad s předpisy na podnikové úrovni, aby vaše soubory byly v bezpečí.
Díky výkonnému indexování, skenování na zařízení a sledování verzí je DocuWare jedním z nejintuitivnějších softwarů pro organizaci souborů pro firmy.
Nejlepší funkce DocuWare
- Skenujte a třídějte fyzické soubory, abyste snížili rizika a zátěž spojenou s papírováním.
- Ušetřete čas díky vyhledávání pomocí podrobných filtrů.
- Zavedením cloudového řešení získáte flexibilitu a cenovou dostupnost.
- Integrujte jej s dalšími obchodními nástroji pro zvýšení produktivity.
Omezení DocuWare
- Náročná křivka učení může být pro technicky neznalé týmy příliš náročná.
- Mobilní aplikace nenabízí všechny funkce a možnosti.
Ceny DocuWare
- DocuWare Cloud 4: Individuální ceny
- DocuWare Cloud 15: Individuální ceny
- DocuWare Cloud 40: Ceny na míru
- DocuWare Cloud 100: Individuální ceny
Hodnocení a recenze DocuWare:
- G2: 4,5/5 (více než 200 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 80 recenzí)
6. Bynder
Bynder je software pro správu souborů a aktiv pro podniky.
Tento nástroj vám umožňuje vyhledávat soubory pomocí vlastních filtrů, řídit přístupová oprávnění a sdílet je s interními nebo externími zúčastněnými stranami. Soubory můžete ovládat i po jejich sdílení přidáním datumu vypršení platnosti oprávnění a sledováním historie sdílení.
Bynder využívá umělou inteligenci k odstranění duplicitních souborů a přidání metadat k digitálním aktivům, aby se zlepšila jejich vyhledatelnost. Umožňuje vám stahovat soubory ve formátech specifických pro daný kanál a ořezávat nebo upravovat je, aby byla zachována jednotnost napříč různými kontaktními body.
Nejlepší funkce Bynderu
- Najděte důležité dokumenty během několika sekund díky intuitivní struktuře filtrů Bynderu.
- Sdílejte soubory přímo ze svého systému pro správu digitálních aktiv (DAM).
- Chraňte digitální aktiva omezením přístupu a práv k používání sdílených souborů.
- Integrujte API Bynder do svého softwaru pro plánování podnikových zdrojů (ERP).
Omezení Bynderu
- Vyžaduje značné úsilí při osvojování
- Uživatelské rozhraní by mohlo být lepší.
Ceny Bynder
- Správa digitálních aktiv (DAM): Individuální ceny
- DAM + Škálování vašich operací s obsahem: Individuální ceny
- DAM + Integrovaný digitální ekosystém: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Bynder
- G2: 4,5/5 (více než 600 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 200 recenzí)
7. Dokmee
Dokmee Document Management System (Dokmee DMS) nabízí bezproblémové řešení pro zachycování, ukládání, vyhledávání, načítání a sdílení souborů.
Tento nástroj, vhodný pro firmy všech velikostí, vám umožňuje organizovat soubory do různých složek, a to buď ručně, nebo pomocí automatizace. Poskytuje vám kontrolu nad vašimi digitálními aktivy – sdílejte jakýkoli typ souboru, spolupracujte s členy týmu a využijte na maximum kontrolu verzí pro úpravy dokumentů.
Můžete si přizpůsobit pracovní postupy tak, aby vyhovovaly potřebám vaší firmy. Schránka pracovních postupů je k dispozici jak pro webovou, tak pro mobilní verzi softwaru, což vám umožňuje schvalovat a spravovat soubory i na cestách.
Nejlepší funkce Dokmee
- Sledujte aktivitu souborů pomocí integrovaného kontrolního protokolu.
- Třídit soubory do složek a úrovní, ručně nebo automaticky
- Přidávejte k souborům poznámky a sdílejte je se svým týmem.
- Nastavte si vlastní pravidla, aby byl váš pracovní postup plynulejší.
Omezení Dokmee
- Někteří uživatelé považují uživatelské rozhraní za obtížně ovladatelné.
- Funkce vyhledávání musí být výkonnější.
Ceny Dokmee
- Ceny na míru
Hodnocení a recenze Dokmee
- G2: Nedostatek recenzí
- Capterra: 4,7/5 (více než 50 recenzí)
8. Google Drive
Google Drive, který je součástí ekosystému Google Workspace, patří mezi nejoblíbenější cloudová řešení pro organizaci souborů. Drive vám umožňuje přistupovat k dokumentům, fotografiím a dalším souborům ze synchronizovaných zařízení připojených k internetu.
Můžete vytvářet složky, kategorizovat soubory a využívat výkonné vyhledávací funkce, které zjednodušují vyhledávání. Jeho funkce pro spolupráci umožňují úpravy a sdílení v reálném čase, což zlepšuje týmovou práci a produktivitu.
Nejlepší funkce služby Google Drive
- Integrujte jej s dalšími výkonnými nástroji v ekosystému Google.
- Označte důležité soubory hvězdičkou nebo je přidejte na stránku Priority.
- Využijte historii verzí pro podrobný záznam změn.
- Ovládejte, kdo může vaše soubory prohlížet, upravovat nebo komentovat, a zachovejte soukromí dat.
Omezení služby Google Drive
- Nefunguje dobře offline
- Nedostatek možností přizpůsobení
Ceny služby Google Drive
- Business Starter: 7,20 $/uživatel za měsíc
- Business Standard: 14,40 $/uživatel za měsíc
- Business Plus: 21,60 $/uživatel za měsíc
- Enterprise: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Google Drive
- G2 (pro Google Workspace): 4,6/5 (více než 42 000 recenzí)
- Capterra: 4,8/5 (více než 27 000 recenzí)
9. Dropbox
Dropbox je software pro sdílení souborů s robustními funkcemi cloudového úložiště a organizace souborů. Je vhodný pro jednotlivce i týmy všech velikostí.
Tento nástroj nabízí řadu filtrů pro správu více souborů. Obsah můžete organizovat pomocí klíčových slov, seskupovat soubory podle aktivity nebo časového rámce nebo je kategorizovat do existujících podsložek na základě inteligentních doporučení Dropboxu.
Chcete-li spolupracovat na souborech, můžete sdílet složky s členy týmu a kontrolovat, kdo je může prohlížet nebo upravovat. Můžete přizpůsobit strukturu svého systému ukládání souborů tak, aby oprávnění členové týmu měli přístup k potřebným souborům.
Nejlepší funkce Dropboxu
- Organizujte a sdílejte soubory mezi zařízeními připojenými k internetu.
- Upravujte soubory přímo v Dropboxu, aniž byste museli přepínat mezi platformami.
- Buďte informováni o posledních změnách provedených v souborech.
- Ovládejte, kdo má přístup k vašim souborům, pomocí funkcí, jako je ochrana heslem, oprávnění ke stažení a odkazy s omezenou platností.
Omezení Dropboxu
- Synchronizace souborů mezi zařízeními je časově náročný proces.
- Drahé předplatné
Ceny Dropboxu
- Základní: Zdarma
- Plus: 11,99 $/uživatel za měsíc
- Profesionální: 22 $/uživatel za měsíc
- Standard: 24 $/uživatel za měsíc
- Pokročilé: 32 $/uživatel za měsíc
- Enterprise: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Dropboxu
- G2: 4,4/5 (více než 23 000 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 21 000 recenzí)
10. WinZip
WinZip je vhodný pro osobní i firemní použití a nabízí snadný způsob vyhledávání, otevírání, úprav, přesouvání a sdílení souborů z vašeho počítače, sítě nebo cloudového úložiště.
Tento nástroj umí rozbalit různé formáty komprese, jako jsou Zip, Zipx, RAR, VHD a další, a vytvářet šifrované soubory Zip nebo Zipx. Můžete převádět soubory do formátu PDF, přidávat vodoznaky a pohodlně sdílet soubory, a to vše na jedné platformě.
WinZip Enterprise nabízí robustní možnosti přizpůsobení. Společnosti různých velikostí mohou přizpůsobit funkce a integrace podle svých obchodních potřeb.
Nejlepší funkce WinZip
- Komprimujte, dekomprimujte a organizujte digitální data, abyste zvýšili produktivitu.
- Chraňte citlivé informace, jako jsou hesla a osobní údaje, pomocí šifrovacích funkcí programu WinZip.
- Získejte pokročilé možnosti zabezpečení a licencování s WinZip Enterprise.
- Využijte integraci SharePointu a cloudového úložiště v nastavení Enterprise.
Omezení programu WinZip
- Drahé vzhledem k nabízeným funkcím
- Postrádá propracovanost a pokročilé bezpečnostní možnosti, které nabízejí jiné moderní nástroje.
Ceny WinZip
- WinZip Standard: 29,95 $
- WinZip Pro Combo: 59,95 $
- Big Zipper: 84,95 $
Hodnocení a recenze WinZip
- G2: Nedostatek recenzí
- Capterra: 4,5/5 (více než 40 recenzí)
Mějte přehled o svých souborech díky softwaru pro organizaci digitálních souborů
Systémy pro organizaci souborů zajišťují rychlý přístup k správným souborům ve správný čas, šetří čas a zvyšují funkčnost týmů. Vyberte si nástroj, který vám umožní spravovat pracovní postupy a související soubory na jednom místě, aniž byste museli přepínat mezi aplikacemi.
A co může být lepší volbou než ClickUp?
Tento bezplatný software pro správu projektů organizuje soubory v hierarchické struktuře, což vám umožňuje vizualizovat pracovní postupy, vyhledávat soubory a snadno je sdílet s týmy. ClickUp je vysoce přizpůsobitelný, takže jej můžete přizpůsobit potřebám svých týmů a zvýšit produktivitu. Rozlučte se s nepořádkem a už nikdy neztraťte žádný soubor. Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes.